Lastenheft IMEX Frankfurt

Lastenheft
bezüglich des Standbaus an der IMEX in Frankfurt – Rumänienstand, in der
Zeitspanne 24-26.05.2011
I – Allgemeine Daten
• Zeitspanne: IMEX: 24-26.05.2011
• Fachbesuchermesse
• Dimensionen: 100 qm, 4 offene Seiten
• Anzahl Infotheken: 19 Stück (1 Zentralinfotheke für die Rumänische
Zentrale für Tourismus + 18 Infotheken für Unterausteller)
• Externer Veranstalter: Regent Exhibitions, UK & Messe Frankfurt
II – Dokumente des Anbietrers
(1) Das technische Angebot wird ein technisches Memo erhalten und eine
Skizze des Standes, tridimensionell, farbig. Es wird folgendes
aufgelistet: die Art der modularen Struktur, Art der Personalisierung
des Standes (Logo, Bildmaterial), alle verwendeten Materialien, Grafik,
andere Elemente wie: Szene, Regale, Bartheke, Tische, Stühle,
Schaufenster, Hostessen).
(2) Finanzielles Angebot:
a. Das finanzielle Angebot wird auf konstitutive Elemente
aufgebaut und wird in Euro angegeben.
b. Das finanzielle Angebot wird auch folgende Kosten enthalten:
i. 3 (drei) Hostessen, die die englische Sprache gut
beherrschen, die, wenn notwendig auch beim Service
mithelfen
ii. Tabletts, Servietten, Wischlappen, 500 Kaffeelöffelchen
aus Plastik
iii. 1 professionelle Kaffeemaschine, Kaffee, Tassen, Becher,
Zucker und Milch für die ganze Zeitspanne
iv. 1 Wasserbehälter mit Wasser, ca. 100 l, mit Becher
v. Orangensaft für die ganze Zeitspanne
vi. 300 Weingläser
vii. 1 Geschirrspülmaschine
viii. 150 rumänische Weinflaschen – weiß und rot, trocken
ix. 50 Champagnerflaschen
- Werbemittel, wie folgt:
o 300 USB Sticks, 2 GB, Version 2.0; beschriftet mit Logo
Rumänien, Webseite www.rumaenien-tourismus.de , wie

auch mit allen Elementen aus dem Brandmanual;
Dimensionen 4,2 x 1 cm, mit Deckel. Die Sticks werden die
Präsentationen aller Aussteller vom Rumänienstand
beinhalten.
o 300 Mappen, aus Leder oder Ähnliches, für Dokumente,
ausgestattet mit Papier und Kugelschreiber (schwarz) mit
Rumänienlogo; Dimensionen der Mappe 35,5 x 25 x 5 cm, mit
Logo Rumänien und Webseite www.rumaenien-tourismus.de ,
wie auch mit allen Elementen des Brandmanuals
- Realisierung von:
o Broschüre: Rumänien Allgemein (mindestens 24 Seiten) –
5.000 St. (Format A4 – Deutsch)
o Karte: Rumänien – 5.000 Stück, Format A1, Deutsch
o Broschüre: Transsilvanien (min. 24 Seiten, Format A4) – 5.000
St., Deutsch
o Broschüre: Naturtourismus in Rumänien (mindestens 24
Seiten, Format A4) – 5.000 St., Deutsch
o Broschüre: Meeting Romania (MICE Segment), min. 24 Seiten,
Format A4) – 1.000 Stück, Englisch
- Alle Bauelemente und Werbemittel werden gemäß dem
Brandmanual gemacht, wie auch abhängig von dem Operationellen
Regionalen Programm (www.inforegio.ro)
- Andere Dienstleistungen:
o Dienstleistungen wie: Wasseranschluss und Konsum,
Elektroanschluss und Konsum, Standreinigung,
Müllentfernung, GEMA Gebühren.
o Transport der Broschüren vom Münchener Büro zur Messe und
Retour (ca. 50 Kartons, ca. 500 kg)
o Eventuelle Abdeckungen und Abhängungen (gemäß der
Messe).
o Internetzugang für alle Unteraussteller und alle Theken für
alle drei Massetagen
o Internetkosten und Gebühren
o Realisierung von 5 Fotos, Format A4 mit dem Rumänienstand
III – Technisch-organisatorisches Konzept
(1) Die Projektion und Durchführung des Standes, wie auch der Bau, haben
als Grundlage die Realisierung einer modernen Ambiente und wie auch

die Erschaffung einer modernen Präsentation als Werbung für
Rumänien.
(2) Die Standstruktur wird eine optimale Funktionalität darbieten,
ebenfalls sollte sie elegant und anziehend sein. Es werden keine
kaputten, gekratzten oder exfolierten Plakate verwendet. Es werden
transparente Bauelemente bevorzugt (aus Plexik oder Glas) um ein so
hell wie mögliches Bild zu erreichen.
a. Folgendes wird beachtet:
i. Fachbesucher
ii. Hauptthema: entdecke den Garten der Karpaten, bezogen
auf das MICE Segment
(3) Die entstandenen Räumlichkeiten werden so gut wie möglich
verwendet: Präsentationen, Gesprächstische, Lager, Wege, etc.
(4) Die Präsentationsflächen und die Gesprächstische werden an die
Teilnehmer korreliert.
(5) Der Stand wird folgende feste Elemente enthalten:
a. Lager (mit Kleiderhacken, Regale, Spiegel) für ungefähr 50
Personen; mit Küchenausstattung mit 1 Kühlschrank, 1
Kaffeeautomat, Spülbecken, Mülleimer, Kleiderhacken
b. 1 partiell geschlossener Raum für offizielle Gespräche,
ausgestattet mit 6 Sesseln, 1 niedriger Tisch, Garderobe)
c. Eine Hauptinfotheke der Rumänischen Zentrale für Tourismus,
mit 3 Barhockern. Die Theke wird als Hauptinfotheke signalisiert,
wird aus schwarzen Plexiglas (oder ähnliches) gebaut, beleuchtet
vom Inneren, mit Logo Rumänien, tridimensionell, beleuchtet.
Der obere Teil der Theke wir in Form eines Blattes sein ( siehe
Logo Rumänien)
d. 1 Tafel mit allen teilnehmenden Aussteller, positioniert neben
der Hauptinfotheke
e. 18 Infotheken, jeweils mit Türe und Schloss mit Schlüssel, 2
Barhocker, mit Steckdose und Internetzugang. Die Infotheken
werden schwarz sein, beleuchtet aus dem Inneren, aus Plexiglas
(oder Ähnliches), ähnlich der Hauptinfotheke, der Name des
Unterausstellers wird in grüner Fabre beschriftet.
f. 10 Tische mit jeweils 4 Stühlen
g. Beschriftung der Infotheken (Logo und Name)
h. 2 Plasmabildschirme mit integrierten Boxen und 2 DVD für Filme
i. Logo Rumänien – sichtbar auch vom Weiten (eventuell
suspendiert, abhängig vom Standbau).
j. Der Stand wird drei Komponente haben: auf den Seiten werden
die Theken aufgebaut; im Inneren wird ein Präsentationsraum
gestaltet, bestuhlt, Classroom-Style, für Präsentationen. Hier
wird auch ein Bildschirm positioniert, DVD Player, Computer
(Laptop) für die Power Point Präsentationen, CD Player

Installation mit Boxen (ohne Stativ), Mikro und
Verstärkungsstation. Ebenfalls hier wird eine Leinwand
positioniert und ein Beamer.
k. Der Präsentationsraum wird von dem anderen Raum durch hohe
beleuchtete Kassetten delimitiert (Dimensionen 1,5 x 3 m –
mindestens). Bezogen aus dem Standdesign werden mehrere
Kassetten oder eine einzige grosse positioniert.
l. In den freien Flächen werden Tische und Stühle sein.
m. Blumendekoration für den Stand und Tische
n. Vor jeder Präsentation werden für die Teilnehmer Häppchen (mit
rumänischem Käse und Wurst) angeboten, wie auch ein Glas
Champagner
(6) Es werden nur neue Bauelemente akzeptiert.
(7) Die Hauptinfotheke wird im Vordergrund gestellt.
(8) Das Rumänienlogo wird auf maximaler Höhe aufgetragen, mit
Einhaltung der Messeregelungen.
(9) Der Stand wird in den Farben schwarz und grün gebaut. Der Fussboden
wird aus plastischem Material gebaut (oder Ähnliches), von unten
beleuchtet. Auf dem Fussboden wird das Rumänienlogo sein, in schwarz
oder grün, abhängig vom Projekt).
(10) Für die Weinverkostungen werden Weingläser organisiert. Für das
Essen wird Geschirr organisiert Teller, Servietten, wie auch genügend
Wurst und Käse für die ganze Messezeit.
(11) Es wird eine Person ernannt, die die ganze Zeit für technische
Fragen zur Verfügung stehen wird, wie auch für eventuelle
Defektionen.
(12) Es wird genug Licht durch Scheinwerfer erreicht, die Fotos
werden beleuchtet. Wasseranschluss wie auch Elektroanschluss wird
gemäß der Regelung der Messe realisiert.
(13) Falls der Standbau nicht optimal eingerichtet wurde, falls
Defektionen erscheinen, die nicht sofort gelöst werden, wird das in
einem Protokoll vermerkt. Es kann als Grundlage verwendet werden
und zum Schluss auf die Endsumme die gezahlt werden muss
beansprucht werden.
(14) Alle Bedruckungen werden gemäß dem Brandmanual gemacht,
wie auch abhängig von dem Operationellen Regionalen Programm. Die
Hauptfarbe wird grün sein, in unterschiedlichen Nuancen.
Alle Werbemittel, alle Bauelemente, die Theken und Broschüren werden
gemäß dem Brandmanual gemacht, wie auch abhängig von dem
Operationellen Regionalen Programm (www.inforegio.ro)

IV – Finanzielle Bedingungen
Das finanzielle Angebot wird auf allen Elementen aus dem Lastenheft
aufgelistet, andere Dienstleistungen, jeweils mit dem Wert in Euro.
Das finanzielle Angebot wird den Wert in Euro enthalten, wie auch den Wert
der MWSt.
V – Wählbarkeit
Der Anbieter ist verpflichtet neben dem Angebot auch folgende Dokumente zu
senden und zwar: Dokumente aus denen folgen soll, dass sein Umsatz im
letzten Jahr mindestens 160.000 Euro war. Ebenfalls, wird ein Anbieter
Dokumente senden die beweisen, dass er mindestens drei ähnliche Stände
(sowohl technisch, als auch finanziell) gebaut hat (Schreiben von Kunden oder
Kopien von Verträgen).Ebenfalls wird der Anbieter mindestens drei
Empfehlungen von Kunden mitbringen.
Die Anbieter werden als Beweis einen ähnlichen Vertrag mitbringen, dessen
Wert 24.000 Euro ist, oder drei Verträge mit dem Gesamtwert von 40.000
Euro.
Falls diese Dokumente nicht präsentiert werden, wird der Anbieter
desqualifiziert.