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18 ACCURAT – PERSONALABRECHNUNG „Zwischen Entgeltabrechnung und Human Resource Management“ Bei der OLYMPUS Optical Co. (Europa) GmbH ist er u.a. verantwortlich für Personalabrechnung und Vergütung: Klaus Horstmeier. Rund 800 Mitarbeiter in ganz Deutschland betreut der Compensation and Benefits Manager von Hamburg aus mit einem dreiköpfigen Team. Die Löhne und Gehälter werden im Service Center von AC-Service abgerechnet. Für die Brücke zu den vor- und nachgelagerten Auswertungsanforderungen der Personalabrechnung sorgt ACCURAT Office. ACTUELL im Gespräch mit Klaus Horstmeier über die Personalarbeit in der Europa-Zentrale des weltweit bedeutenden Herstellers von Medizintechnik und Kameras. Ihr Titel ist für den deutschsprachigen Raum ungewöhnlich Die Bezeichnung „Compensation and Benefits Manager“ bringt die Ausrichtung meines Bereichs richtig zur Geltung und ist im internationalen Sprachraum gut eingeführt. Compensation and Benefits zielt auf den gesamten Bereich der Personalvergütung und aller damit zusammenhängenden Fragen und Aufgaben. Wie kam OLYMPUS zu AC-Service und ACCURAT? Vor meiner heutigen Tätigkeit war ich bei AEG Westinghouse beschäftigt und bin, wenn Sie so wollen, mit PAISY groß geworden. Die Entscheidung unseres Hauses für ACCURAT ist eine Entscheidung für ein stimmiges Dienstleistungskonzept, aber auch eine Entscheidung für die Abrechnungsplattform PAISY, die AC-Service für uns aus dem Rechenzentrum bereitstellt. Was sagt Ihre IT-Abteilung zu einer Personalabrechnung außer Haus? Personaldaten sind etwas Besonderes. Sie unterliegen dem Datenschutz und damit vielfältigen Restriktionen. Schon aus Gründen der Sicherheit und Diskretion möchten wir keine Verarbeitung im eigenen Hause vornehmen. Zudem liegen die Prioritäten der internen IT-Abteilung bei der Unterstützung unseres eigentlichen Geschäfts. Daher haben wir bei OLYMPUS für die Entgeltabrechnung stets eine Outsourcing-Lösung präferiert. Bild Kamera Wie ist Ihr Bereich „Compensation and Benefits“ organisiert? Wir sind ein Teil der Business Area Personnel, in dem drei Sachbearbeiterinnen überwiegend in der Personalabrechnung und -administration arbeiten. Hier erfolgt auch mit Hilfe von ACCURAT Office die Bewerberverwaltung, das Bescheinigungswesen und das Reporting. Entsprechend internen Organisationsstrukturen erfolgt die Betreuung des Personals und der Bereiche durch Personalreferenten, die abteilungsintern einem eigenen Bereich zugeordnet sind. OLYMPUS war einer der ersten Anwender von ACCURAT Office In der Tat haben wir ACCURAT Office sehr früh als Brücke zwischen dem „Backend“, d.h. dem eigentlichen Abrechnungssystem, sowie nachgelagerten Stufen eingeführt. Informationen, die bei der Verarbeitung im Rechenzentrum entstehen, werden bei uns später z.B. in der Buchhaltung benötigt, etwa für Kosten- und Lohnarten, die auf bestimmte Kostenstellen gebucht werden. Zudem können wir mit dem Personalinformationssystem die Werte aus PAISY im Excel-Format bereitstellen und damit Daten für die Zukunft generieren, die wir für eine vorausschauende Personalkostenplanung benötigen. Die Pflege der Personalstammdaten erfolgt bei uns historisch bedingt außerhalb von ACCURAT Office direkt im PAISY Dialog. Welche Bereiche von ACCURAT Office sind bei Ihnen besonders ausgeprägt? Eine grundlegende Anwendung liegt im Bescheinigungswesen, das in der Personalarbeit in Deutschland einen erheblichen Umfang aufweist. Besonders interessant sind für uns auch die Reporting-Funktionen. Unsere Anwendungen reichen hier weit über die Standardauswertungen hinaus. Wir nutzen sehr ausgeprägt die Möglichkeiten von kostenstellenbezogenen Auswertungen, die in Verbindung mit Lohnarten, geleisteten Einmalzahlungen, Sozialversicherungsabgaben oder Informationen für die betriebliche Altersversorgung stehen. Solche Auswertungen sind für die Kostenstellenverantwortlichen eine große Hilfe.
19 Mit dem EURO kommt Neues auf die Personalabteilungen zu. Wie sieht Ihr Fahrplan aus? Intern haben wir bereits auf die neue Einheitswährung umgestellt. Der EURO ist schon heute unsere Hauswährung. Die Personalabrechnung läuft derzeit noch in Landeswährung, die als Fremdwährung an die Finanzbuchhaltung übermittelt wird. Damit soll aber bald Schluss sein. Ab 1. Januar 2001 soll bei uns auch die Entgeltabrechnung in EURO erfolgen. Welche Schritte müssen dabei besonders beachtet werden? Um sich leichter an den EURO zu gewöhnen, geben wir bereits heute wesentliche Entgeltinformationen wie Gesamtbrutto oder Gesamtnetto auf dem Gehaltsbogen zusätzlich in EURO aus. Auf einen vollständigen Doppelausweis dagegen verzichten wir. Neuere Arbeitsverträge sollten rechtzeitig mit entsprechenden EURO-Optionen ausgestattet werden, alle übrigen DM- Beträge sollen im Zuge der Gehaltsrunde im Herbst auch aufgerundete EURO-Beträge ab 1. Januar 2001 ausweisen. Auch die Anpassung der Betriebsvereinbarungen wird auf den kommenden Jahreswechsel hin abgeschlossen sein. Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger lassen bereits jetzt schon eine EURO-Abrechnung zu. Lediglich die Steuerbescheinigung auf der Steuerkarte muss in 2001 noch in Landeswährung erfolgen. Das Gros der Unternehmen wird wohl erst per 1.1.2002 umsteigen. Wir möchten dies bewusst ein Jahr früher hinter uns bringen und versprechen uns davon auch etwas weniger Hektik und bessere Testmöglichkeiten. In welchen Bereichen rechnen Sie besonders mit Korrekturen? Ich denke hier natürlich vor allem an unsere Personalkostenplanung, die auf vielfältigen Einzelwerten beruht, die aus zurückliegenden Abrechnungsperioden stammen und die ebenfalls lückenlos in EURO umgerechnet werden müssen. Das bedeutet einen nicht zu unterschätzenden Aufwand. Gesonderte Prüfläufe mit ACCURAT Office sollen sicherstellen, dass wir auch wirklich keinen Wert übersehen haben, um schließlich eine konsistente Grundlage für die ersten Planungsrunden in EURO zu erhalten. Generell wird wohl das Thema Rückrechnung aus einem EURO- in einen DM-Zeitraum schwierig sein. Welche Schwerpunkte bestimmen den Ausbau Ihrer Personalabrechnung? Wir haben eine ganze Reihe von Zukunftsthemen in Bearbeitung. So wollen wir unsere Bewerberverwaltung zukünftig enger mit dem Internet koppeln und würden Bewerbungen aus dem Internet gerne direkt in ACCURAT Office einfließen lassen. Unsere eMail- und Workgroup- Lösung ist Lotus Notes. Mit ihr sollen zukünftig u.a. auch ausgewählte Formulare aus ACCURAT Office weitergeleitet werden. In unserer verteilten Organisation, rund 1/3 unserer 800 Mitarbeiter in Deutschland arbeiten außerhalb unseres Standortes hier in Hamburg, rechnen wir uns damit eine deutliche Vereinfachung aus: Die Resultate unserer Zeiterfassung erhält PAISY bereits heute aus TARIS von Atoss. Intelligente Verbindungen zu anderen Systemen spielen eine wichtige Rolle? In der Tat. Andere Zukunftsthemen erhalten ihren Anstoß zum Beispiel aus der Qualitätssicherung. Gemäß Qualitätsmanagementhandbuch müssen wir jedem Mitarbeiter klare Führungsstrukturen in Form aktueller Organigramme zugängig machen. Bei einer dynamischen Personalentwicklung ist der Aufwand dazu nicht unbeträchtlich. Wir arbeiten daher an einer Lösung, die die Organigramme selbst erstellt und die Informationen dazu aus der Mitarbeiterdatenbank von ACCURAT Office erhält. Alle Änderungen werden dann einmalig und an zentraler Stelle in der Datenbank hinterlegt, die Organigramme selbst dagegen werden vom System dynamisch nachgezogen. Ein anderer Zukunftsbereich tut sich bei der digitalen Personalakte auf. Mit EASY Archiv haben wir bereits ein Archivierungssystem im Hause, mit dem wir in anderen Geschäftsbereichen schon begonnen haben, Archive aufzubauen. Gerade in der Entgeltabrechnung wollen wir diese Archivierung auch zügig einführen und vielleicht einmal bis zur digitalen Personalakte führen. Herr Horstmeier, wir bedanken uns für das interessante Gespräch. OLYMPUS Optical Co. (Europa) GmbH OLYMPUS Optical Co. (Europa) ist die Europa-Zentrale des japanischen OLYMPUS- Konzerns, einer der führenden Hersteller der opto-elektronischen Industrie. 1963 gegründet, umfasst die OLYMPUS-Gruppe in Europa heute 21 Vertriebs- und Servicegesellschaften in allen wichtigen europäischen Ländern sowie Gesellschaften, die in Europa für den Weltmarkt forschen, entwickeln und produzieren. Der Konzernumsatz betrug im Geschäftsjahr 1999/2000 über 1,8 Mrd. DM, erwirtschaftet mit über 3000 Mitarbeitern europaweit. Zum Produktangebot von OLYMPUS gehören in Japan hergestellte Digitalkameras, Spiegelreflex- und Sucherkameras, Ferngläser, Kommunikations-Systeme, flexible medizinische und industrielle Endoskope, Mikroskope und Analysesysteme sowie in Europa produzierte starre Endoskope und biomedizinische Reagenzien.
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