Großhandel, Überweiser- geschäft oder Direkteinkauf? - IPAM Wismar

Management
Großhandel, Überweisergeschäft
oder Direkteinkauf?
Der Apotheke stehen prinzipiell drei Arten zur Verfügung, wie
sie Waren einkauft: der Bezug über den Großhandel, das Über-
weisergeschäft (Bestellung beim Hersteller,
Auslieferung und Fakturierung über den
Großhandel) und der Direktbezug vom Hersteller.
Mit der Frage, welche Einkaufsart
für die Apotheke die kostengünstigste ist,
befasste sich eine prozesskostenorientierte
Analyse am Institut für Pharmakoökonomie
und Arzneimittellogistik an der Hochschule Wismar.
Prozesskostenorientierte
Analyse alternativer Einkaufsstrategien
Von Thomas Wilke und
Kai Neumann
Einkaufsstrategien von
Offizinapotheken
Die von einer Offi zinapotheke 1
abgesetzten Produkte werden
heute in der Regel nicht mehr
selbst hergestellt, sondern als
Fertigarzneimittel eingekauft.
Damit stellt sich für eine öffentliche
Apotheke 2 – wie für jeden
anderen Handelsbetrieb auch –
die strategische Frage, wie der
Wareneinkauf (in diesem Fall
der Arzneimitteleinkauf) zu organisieren
ist.
Einer im deutschen Markt tätigen
Offi zinapotheke bieten sich
drei unterschiedliche Möglich-
keiten, Arzneimittel zu erwerben:
der Direkteinkauf, das
Überweisergeschäft und der
Großhandelseinkauf. Im Rahmen
des Direkteinkaufs tritt die
Apotheke direkt mit dem pharmazeutischen
Hersteller in Kontakt,
bestellt bei diesem die Ware
und wird (unter Einsatz eines
vom Hersteller bestimmten Logistikers)
beliefert. Auch die
Fakturierung erfolgt in aller Regel
durch den Hersteller selbst.
Im Rahmen des Überweisereinkaufs
beauftragt der Hersteller
einen pharmazeutischen Großhändler,
die mit der Apotheke
vereinbarte Warenlieferung vor-
Einkaufsstrategien Wann lohnt sich der Direkteinkauf von Ware? Ist der Bezug über
den Großhandel immer der günstigere? Welche Faktoren müssen berücksichtigt werden?
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Foto: DAZ/Sket
zunehmen. Auch die Fakturierung
der Lieferung übernimmt
der Großhändler.
Die dritte Form des Arzneimitteleinkaufs
stellt der Großhandelseinkauf
dar. Angesichts ca.
120.000 im deutschen Markt
verfügbarer Arzneimittel, die bei
bis zu 1400 pharmazeutischen
Herstellern bzw. Betrieben mit
Zulassungsinhaberschaft 3 erworben
werden können, nimmt
der pharmazeutische Großhandel
die ökonomische Funktion
der Bündelung der Warenströme
und der Sicherung der kurzfristigen
Lieferbereitschaft der Apotheken
durch eigene Warenlagerung
wahr. Erwerben Apotheken
Arzneimittel ohne unmittelbaren
Kontakt zu deren Herstellern
beim pharmazeutischen Großhandel,
spricht man vom Großhandelseinkauf.
Mit dem am 1. Mai 2006 in
Kraft getretenen Arzneimittelversorgungs-
und -wirtschaftlichkeitsgesetz
(AVWG) 4 verfolgt
der Gesetzgeber unter anderem
das Ziel, durch eine
Neuregelung der gewährten Rabatte
im Arzneimittelsektor Kostensenkungspotenziale
zu generieren.
Den Vorschriften des
AVWG folgend sind zwar sämtliche
Einkaufsoptionen nach >
1 Die ca. 21.500 in Deutschland domizilierenden
Offi zinapotheken (Quelle:
ABDA) sind grundsätzlich von ca. 540
Krankenhausapotheken zu unterscheiden.
Für letztere gelten andere Regulierungsgrundsätze
und die Eigenherstellung
von Arzneimitteln spielt eine
wesentlich größere Rolle. Ca. 300 Offi
zinapotheken nehmen eine Zwischenstellung
in Deutschland ein, da sie zugleich
eines oder mehrere Krankenhäuser
beliefern.
2 Die Begriffe Offi zinapotheke und öffentliche
Apotheke werden synonym
gebraucht.
3 Quelle: Bundesverband der Arzneimittel-Hersteller:
Der Arzneimittelmarkt in
Deutschland in Zahlen, 2004.
4 Vgl. Bundesgesetzblatt Teil 1 Nr. 21,
Jahrgang 2006, S. 984-987
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Tab. 1: Struktur der analysierten Apotheken
Apotheke Anteil
Direkteinkauf
in %
1 (bestehend aus
2 Apotheken)
Anteil
Überweisereinkauf
in %
Anteil
Großhandelseinkauf
in %
3,8% 0,0% 96,2% 3640
2 24,0% 4,2% 71,8% 846
3
5,3% 4,8% 89,9% 1387
4
0,8% 0,3% 98,9% 1868
5
5,6% 9,3% 85,1% 1089
Durchschnitt 5,6% 2,3% 91,1% 1766
wie vor grundsätzlich zulässig,
allerdings kommt es durch die
regulierenden Eingriffe des Gesetzgebers
hinsichtlich der
Preisverhandlungen zwischen
Apotheken und Herstellern zu
gravierenden strukturellen
(Preis-)Veränderungen.
Grundsätzlich erfordert eine betriebswirtschaftlich
orientierte
Führung der Apotheke, die Einkaufsstrategie
strukturell zu kontrollieren
und jede der drei Einkaufsarten
hinsichtlich der erzielbaren
Rabatte und der relevanten
Prozesskosten zu bewerten.
Das betriebswirtschaftliche Kalkül,
welches dieser Bewertung
zugrunde liegt, ist offensichtlich:
Relevant sind zum einen
der Preis der Arzneimittel bzw.
die gewährten Rabatte (Wirkung
auf den Rohertrag) sowie zum
anderen die Kosten in der Apotheke,
die die Bearbeitung der
Einkäufe bis hin zu ihrer Einlagerung
verursacht (Wirkung auf
das Betriebsergebnis). Die Preise
und Rabatte sind für jede
Apotheke transparent, jedoch
sind die mit einer Einkaufsstrategie
verbundenen Kosten (Prozesskosten)
bisher nicht systematisch
analysiert worden. Dies
war der Hintergrund eines Projektes,
welches das Institut für
Pharmakoökonomie und Arzneimittellogistik
(IPAM) an der
Hochschule Wismar gemeinsam
mit ausgewählten Apotheken
von Oktober 2005 bis März
5 Die Prozesskostenrechnung gehört seit
den 1990er Jahren zu den Standardinstrumenten
des Controllings. Sie wurde
von Horváth / Mayer in das deutschsprachige
Schrifttum eingeführt. Vgl.
Horváth, Peter / Mayer, Reinhold: Prozesskostenrechnung,
in: Controlling, 1.
2006 durchgeführt hat. Gegenstand
der Analyse war die Frage,
welche Prozesskosten 5 (Personal-
und Sachkosten) die drei
unterschiedlichen Einkaufsalternativen
in einer durchschnittlichen
Apotheke verursachen.
Im Rahmen des Projektes wurden
fünf unterschiedliche Apotheken
analysiert, von denen
eine im Direktgeschäft als Einkaufszusammenschluss
von
zwei Apotheken tätig wird und
somit bei einer auf Einkaufsprozesse
abzielenden Analyse auch
als prozessuale Einheit zu betrachten
ist. Tabelle 1 gibt einen
Überblick über die wesentlichen
Kennzahlen der analysierten
Apotheken.
Für die Prozesskostenanalyse
wurden Apotheken ausgewählt,
die bezüglich ihrer Größe und
historischen Einkaufsstruktur
unterschiedliche, für den Gesamtmarkt
aber durchaus typische
Apothekensegmente repräsentieren.
Damit gelang es, für
den Untersuchungsgegenstand
eine betriebswirtschaftliche
Datenbasis zu generieren, die
vor dem Hintergrund der Analyseziele
wegen der geringen
Stichprobengröße zwar im statistischen
Sinne nicht als repräsentativ,
zugleich jedoch als betriebswirtschaftlich
sehr aussagekräftig
anzusehen ist.
Prozesskostenanalyse von
Einkaufsprozessen:
Methodisches Vorgehen
Zur Vorbereitung der Erhebung
und Analyse der Einkaufsprozesskosten
in den Apotheken
wurde gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen
vor Ort der
Einkaufsprozess in den Apothe-
Jährliches Einkaufsvolumen
2005 zu
AEP 1 in Tsd. €
ken in die relevanten Teilprozesse
(Tätigkeiten) gegliedert,
um in einem zweiten Schritt die
Prozesskosten pro Teilprozess
zu ermitteln. Tabelle 2 systematisiert
die Teilprozesse sowie deren
Relevanz beim Direkteinkauf,
Überweisereinkauf bzw.
Großhandelseinkauf. Neben den
mit Personaleinsatz ablaufenden
Tätigkeiten wurden drei dem
Wareneinkauf direkt zuzurechnende
Kostenkategorien (keine
eigentlichen Teilprozesse im
Sinne einer Aktivität) berücksichtigt.
Hierzu gehören die
Fracht- und Belieferungskosten
(M), die Kapitalbindungskosten
(N) und der Warenverfall (O).
Diese Kosten sind grundsätzlich
in ihrer Höhe von der jeweiligen
Einkaufsart abhängig und somit
auch für die auf Basis der Prozesskostenrechnungabzuleitende
Vorteilhaftigkeitsanalyse relevant.
Konstitutiver Bestandteil des Direkt-
und Überweisergeschäfts
sind Gespräche und Verhandlungen
mit den Herstellern (A/B).
Die laufenden Gespräche (A) –
oft ohne vorherige Anmeldung
der Herstellervertreter – werden
in der Apothekenpraxis von den
Mitarbeitern in der Apotheke (in
der Regel durch pharmazeutisch-kaufmännischeAssistentinnen
– PKA) durchgeführt.
Die durchschnittliche Apotheke
führte dabei pro Jahr ca. 120
Gespräche.
Die grundsätzlichen Verhandlungen
mit den Herstellern (B) –
dann oft nach Anmeldung in der
Apotheke – fi nden mit einer
Häufi gkeit von durchschnittlich
23 Gesprächen im Jahr weitaus
seltener statt. Diese Verhandlungen
haben meist den Charak-
Jg., 1989, S 214-219. >
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Tab. 2: Analysierte Teilprozesse und deren Relevanz in den drei Einkaufsarten
Teilprozesse Direkteinkauf
ter eines Jahresgesprächs, so
dass sie ganz überwiegend auch
von den Apothekern (Inhabern)
durchgeführt werden. Die Charakterisierung
als Jahresgespräch
wird auch bestätigt durch
die durchschnittliche Zahl der
Direktlieferanten in den Apotheken,
die bei ca. 20 Arzneimittelherstellern
lag. Im Rahmen des
Großhandelsgeschäfts (C) fi nden
hingegen keine laufenden Vertreterkontakte
statt. Die Preis-
und Bezugsverhandlungen mit
dem Großhandel werden maximal
einmal im Quartal durch die
Apotheker durchgeführt, wobei
sie dann sämtliche bezogene
Arzneimittel betreffen.
Nicht wenige Apotheken koordinieren
ihr Direkt- und Überweisergeschäft
aufgrund der von
den Herstellern geforderten
Mindestabnahmemengen bzw.
geleisteten mengenabhängigen
Rabatte mit anderen Apotheken.
In diesem Fall ist es notwendig,
die Bestellmengen zwischen den
beteiligten Apotheken abzustimmen
(D). In den beobachteten
Apotheken wurde diese Abstimmung
durchschnittlich jeweils
50-mal pro Jahr für das Direkt-
und Überweisergeschäft durch
die Apotheker durchgeführt.
Sowohl im Direkt- und Über-
Überweisereinkauf
Großhandelseinkauf
A. Laufende Gespräche mit Herstellern/
Vertretern
√ √
B. Verhandlungen mit Herstellern √ √
C. Verhandlungen mit Großhandel √
D. Interne Abstimmung Bestellungen mit
anderen Apotheken
√ √ √
E. Angebotssuche √ √ √
F. Ermittlung Bestellbedarf √ √ √
G. Auslösen Bestellungen √ √ √
H. Empfang/Einlagerung Lieferungen √ √ √
I. Interne Lieferungen zwischen Apotheken √ √
J. Prüfen Rechnungen √ √ √
K. Internes Umräumen/Suchen von Waren √ √
L. Bearbeitung Retouren √ √ √
M. Fracht-/Belieferungskosten √ √ √
N. Kosten Kapitalbindung √ √ √
O. Kosten Warenverfall √ √ √
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weiser- als auch im Großhandelsgeschäft
ist es möglich, temporär
offerierte Angebote im
Einkauf zu nutzen. Die in der
Apotheke in der Regel durch die
PKA durchgeführte Angebotssuche
(E) fi ndet im Direkt- und
Überweisergeschäft in Summe
50-mal pro Jahr statt, im Großhandelsgeschäft
wird in den
Apotheken in der Regel mehr
als einmal am Werktag (ca. 300mal
im Jahr) nach Angeboten
recherchiert.
Basis jeder Direkt-, Überweiser-
oder Großhandelsbestellung ist
das Feststellen des Bestellbedarfs
(F). Dieser Teilprozess fi ndet
je nach Einkaufsart in der
durchschnittlichen Apotheke unterschiedlich
häufi g statt: Im Direktgeschäft
wird ca. 75-mal im
Jahr der Bestellbedarf geprüft,
im Überweisergeschäft sind es
aufgrund des deutlich geringeren
Volumens ca. 30 Prüfungen.
Im Großhandelsgeschäft ist es in
Offi zinapotheken in aller Regel
üblich, mehr als einmal pro
Werktag den Bestellbedarf zu
prüfen. Dieser durch im Warenwirtschaftssystem
vordefi nierte
Dispositionsmengen unterstützte,
dennoch aber auch manuelle
Tätigkeiten beinhaltende Teilprozess
fi ndet in den analysier-
ten Apotheken durchschnittlich
440-mal im Jahr statt. Allerdings
ist nicht für jede Großhandelsbestellung
eine manuelle Tätigkeit
des Apothekenpersonals
notwendig. Einige der Großhandelsbestellungen
erfolgen ausschließlich
aufgrund der Nachfrage
eines Kunden nach einem
speziellen, nicht vorrätigen Arzneimittel.
Diesen Bestellungen
geht keine Analyse des Bestellbedarfs
voraus.
Teilprozess G betrifft das Auslösen
der Bestellungen. In aller
Regel fi ndet dies im Großhandelgeschäft
auf elektronischem
Weg statt, indem der Großhändler
die aus dem Warenwirtschaftssystem
der Apotheken
generierten Bestellungen zu vordefi
nierten Zeitpunkten per Datenfernübertragung
abruft. Allerdings
ist es in nicht wenigen
Apotheken üblich, ein- oder
mehrmals täglich zusätzlich den
telefonischen Kontakt mit dem
Großhändler aufzunehmen, um
Kleinstmengen nachzubestellen
oder aber offene Fragen zu klären.
Im Überweiser- und Direktgeschäft
wird in der Regel auf
klassische Bestellsysteme (insbesondere
Telefon und Fax bzw.
Vor-Ort-Bestellung beim Vertreter)
zurückgegriffen. Die
durchschnittliche analysierte
Apotheke löste pro Jahr ca. 160
Direktbestellungen (davon 20 %
elektronisch), ca. 100 Überweisergeschäftsbestellungen
(davon
20 % elektronisch) sowie ca.
1750 Großhandelsbestellungen
(davon 50 % elektronisch) aus.
Eine elektronische Bestellung,
der eine telefonische Nachbestellung
wenige Minuten später
folgt, bündelt der Großhandel zu
einer Lieferung.
Einen sehr personalintensiven
Teilprozess stellt in jeder Apotheke
der Empfang und die Einlagerung
der Lieferungen (H)
dar. Er schließt die Erstprüfung
der Lieferungen, das Buchen des
Wareneingangs (in der Regel
mit einem Scannersystem) sowie
das Wegräumen der Ware und
deren Einlagerung in die Apothekenlager
ein. In der Durchschnittsapotheke
werden pro
Jahr ca. 160 Direktlieferungen
und ca. 100 Überweiserlieferungen
empfangen und bearbeitet.
Im Großhandelsgeschäft >
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sind dies je nach Apotheke zwischen
drei und acht Großhandelslieferungen
pro Tag. Dies
entspricht in der Durchschnittsapotheke
ca. 47.100 gelieferten
Zeilen bzw. Positionen pro Jahr.
Bestellen Apotheken im Direkt-
und Überweisergeschäft als Einkaufsverbund,
ist nach der Anlieferung
der Waren auch der
Transport in die beteiligten Apotheken
zu organisieren. Dieser
Teilprozess (I), der ausschließlich
im Direkt- und Überweisergeschäft
vonstatten geht, fi ndet
in der Durchschnittsapotheke ca.
70-mal im Jahr statt.
Unabhängig davon wie die Waren
bestellt und angeliefert werden,
ist es notwendig, die von
den Lieferanten gestellten Rechnungen
zu prüfen (J). Großhandelsrechnungen
werden in der
Regel als zweiwöchige bzw.
monatliche Sammelrechnungen
Abb. 1: Übersicht erhobene Daten und Datenerhebungsmethodik
Relevante Prozessschritte/
prozess relevante Kosten
Analysierte Daten/Informationen Datenerhebungsmethoden
Häufigkeit
Teilprozess
Dauer pro
Teilprozess
Verantwortlichkeit
Befragung Systemdaten Beobachtung
A: Laufende Gespräche
mit Herstellern
√ √ √ √ √
B/C: Verhandlungen mit
Herstellern/Großhandel
√ √ √ √
D: Interne Abstimmung mit anderen
Apotheken
√ √ √ √
E: Suche nach Angeboten √ √ √ √ √
F: Ermittlung des Bestellbedarfs
√ √ √ √ √ √
G: Auslösen Bestellungen √ √ √ √ √
H: Empfang/Einlagerung
Lieferungen
√ √ √ √
I: Interne Lieferungen
zwischen Apotheken
√ √ √ √
J: Rechnungsprüfung/
Rechnungsbegleichung
√ √ √ √ √ √
K: Internes Umräumen
von Waren
√ √ √ √ √
L: Retouren/Reklamationen √ √ √ √ √
M: Fracht-/Belieferungskosten
√
N: Kosten Kapitalbindung √
O: Kosten Warenverfall Analyse von zusätzlichen
√ √
Einkaufsvolumen in Einkaufsarten/Lagerbestände
Kostenkategorien
und Prozesstreibern
√
Personalkostensätze
Mitarbeitergruppen
√
Quelle: Institut für Pharmakoökonomie und Arzneimittellogistik.
60 | 4600 | DEUTSCHE APOTHEKER ZEITUNG | 147. JAHRGANG
gestellt, währenddessen im Direktgeschäft
jede Lieferung separat
durch den Hersteller in
Rechnung gestellt wird. Fakturiert
der Großhandel auch die
Überweisereinkäufe, werden
diese separat auf den regulären
Großhandelsrechnungen ausgewiesen.
Überweiser- und noch stärker
Direktlieferungen der Hersteller
unterliegen einer Mindestmengenlogik:
Hersteller bieten attraktive
Rabatte nur bei Bestellung
von größeren Mengen oder
aber im Rahmen von Aktionen
(„Winterbevorratung“). Nicht
unbedeutend ist in diesem Kontext,
dass insbesondere im nichtverschreibungspfl
ichtigen OTC-
Bereich auch das Erzeugen
eines „Lagerdrucks“ von Seiten
der pharmazeutischen Hersteller
nach wie vor als Instrument zur
Verkaufsförderung gesehen
wird. Die „regulären“ Lagerkapazitäten
(Apothekenschränke)
reichen für Direkt- und Überweiserlieferungen
häufi g nicht,
zusätzlich müssen weitere Lagerräume
bereitgestellt werden.
Dies führt zu einem nochmaligen
internen Umlagern der
Waren (K), sobald reguläre Lagerplätze
über eine hinreichende
Kapazität verfügen. Die betrachtete
Durchschnittsapotheke vollzog
diesen Prozess ca. 220-mal
im Jahr, also praktisch einmal je
Werktag.
Im Apothekenbereich gelten in
aller Regel in allen drei analysierten
Geschäftsarten großzügige
Retourenregelungen. Retourenprozesse
(L) sind allerdings in
aller Regel arbeitsaufwendig und
bedürfen – zumindest soweit das
Direktgeschäft betroffen ist –
nicht selten auch der Abstimmung
mit dem Hersteller. >
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Abb. 2 Ergebnisse der Prozesskostenanalyse für den Direkteinkauf
Die durchschnittliche Apotheke
beschäftigt sich ca. 60-mal im
Jahr mit Retouren im Rahmen
des Direktgeschäfts, im Großhandelsgeschäft
werden ca. 170
Retouren pro Jahr bearbeitet.
Um die mit den beschriebenen
Teilprozessen verbundenen Prozesskosten
in den beteiligten
Apotheken zuverlässig zu ermitteln,
wurde eine umfangreiche
Vor-Ort-Erhebung in
sämtlichen beteiligten Apotheken
durchgeführt. Dabei wurden
Methoden der Befragung,
der Erhebung von Daten aus
den Apothekensystemen und –
wo immer möglich – auch der
Vor-Ort-Beobachtung von Prozessen
eingesetzt. Dabei ist offensichtlich,
dass die Befragung
die methodisch schwächste
Form der Datenerhebung darstellt.
Insofern wurde sie lediglich
bei Teilprozessen eingesetzt,
die in einem sehr unregelmäßigen
Rhythmus stattfi nden
und zudem nur unter Inkaufnahme
sehr langer und praktisch
kaum realisierbarer
Zeiträume vor Ort zu beobachten
wären. Abbildung 1 gibt
eine Übersicht zur Methodik
der Datenerhebung und der Relevanz
der eingesetzten Datenerhebungstechniken
in den
Apotheken.
Die mit den dargestellten Methoden
ermittelten Informationen
zu Prozesshäufi gkeiten, Prozessdauern
und assoziierten Personal-
und sonstigen Kosten
wurden zu Teilprozesskosten
verdichtet. Schließlich wurden
die ermittelten Kosten mit den
62 | 4602 | DEUTSCHE APOTHEKER ZEITUNG | 147. JAHRGANG
Arzneimitteleinkäufen in den
Apotheken im Jahr 2005 (standardisiert
zu AEP) in Beziehung
gesetzt, um die Prozesskosten
als anteiligen Betrag pro 1 Euro
Einkaufsvolumen ableiten zu
können.
Ergebnisse der Prozesskostenanalyse
Abbildung 2 zeigt die Ergebnisse
der Prozesskostenanalyse
für das Direktgeschäft: Der
durchschnittlichen Offi zinapotheke
entstehen Prozesskosten
zur Abwicklung des Direktgeschäfts
in Höhe von 0,072 Euro
pro 1 Euro Einkaufsvolumen,
entsprechend 7,2%. Abbildung 2
zeigt, welche Teilprozesse zu
diesen Gesamtkosten beitragen.
Dominierend sind hierbei die
Entgegennahme und Einlagerung
der Lieferungen (Prozess
H), die aufgrund von Übervorräten
notwendige Umlagerung von
Arzneimitteln (Prozess K) sowie
die aufgrund der hohen Lagermengen
nicht unbedeutende Kapitalbindung
(N) 6 . In Abbildung
2 sind neben den Prozesskosten
pro 1 Euro Einkauf auch die jeweiligen
Häufi gkeiten der Prozessschritte
sowie die ermittelte
Dauer pro Prozessschritt dargestellt.
Multipliziert man diese
beiden Positionen mit den Personalkostensätzen
der Prozessverantwortlichen
und teilt diese
dann durch das Gesamtdirekteinkaufsvolumen,
ergeben
sich die in der Abbildung dargestellten
Prozesskosten 7 .
Abbildung 3 zeigt die Ergeb-
nisse der Prozesskostenanalyse
für das Überweisergeschäft.
Dieses verursacht aufgrund
deutlich stärker standardisierter
Prozesse lediglich 0,044 Euro
Prozesskosten pro 1 Euro Einkaufsvolumen.
Auch hier dominieren
– auf niedrigerem Niveau
– die Prozesse H (Empfang und
Einlagerung der Lieferungen), K
(Umlagerung von Arzneimitteln)
sowie die Kapitalbindung (N).
Abbildung 4 stellt schließlich
die erhobenen Prozesskosten für
den Großhandelseinkauf dar.
Dieser ist aus Prozesskostensicht
die effi ziente Form des
Einkaufs in den analysierten
Apotheken, da er lediglich 0,02
Euro Prozesskosten pro 1 Euro
Einkaufsvolumen verursacht.
Wiederum dominieren auch hier
der Empfang und die Einlagerung
der Lieferungen (H). Allerdings
sind sämtliche sonstige
Teilprozesse stark standardisiert
(Sammelrechnungen, 4 Ge- >
6 Es wird davon ausgegangen, dass ca.
30 % des Warenbestandes im Direktgeschäft
zum Zeitpunkt der Rechnungsbegleichung
bereits veräußert wurden.
Für die verbleibenden 70 % des durchschnittlichen
Warenbestandes von ca.
16.000 € wurde die Kapitalbindung mit
einem Zinssatz von 8 % errechnet.
7 Beispiel: Verhandlungen mit Herstellern
(B) fi nden im Durchschnitt an 16
Terminen statt. Die Gesprächsdauer beträgt
dabei 28 Minuten. Multipliziert
mit dem Personalkostensatz für den
prozessbeteiligten Apotheker von 0,63
€/Minute resultieren hieraus Prozesskosten
von 282 €. Teilt man diese durch
das Einkaufsvolumen im Direkteinkauf
in Höhe von 81.833 €, ergeben sich die
dargestellten Prozesskosten in Höhe
von 0,003 € pro 1 € Einkaufsvolumen.
11.10.2007 | Nr. 41

Management
Abb. 3 Ergebnisse der Prozesskostenanalyse für den Überweisereinkauf
spräche pro Jahr), damit haben
die mit ihnen verbundenen Prozesskosten
nur eine geringe
quantitative Bedeutung. Auch
die Kapitalbindung ist wegen
der mehrmaligen Tageslieferungen
des Großhandels von untergeordneter
Bedeutung.
Aus Prozesskostensicht ist der
Großhandelseinkauf, gefolgt
vom Überweisereinkauf, die kostenminimale
Organisationsform
des Arzneimitteleinkaufs in Apotheken.
Um dieses Resultat auf
seine Validität und Stabilität zu
prüfen, wurde eine Szenarioanalyse
in zwei unterschiedlichen
Formen durchgeführt:
. Apotheken-Szenarien: Geprüft
wurde, inwieweit die Resultate
nicht nur für die Durchschnittsapotheke,
sondern auch für jede
einzelne Apotheke gelten.
. Kostentreiber-Szenarien: Geprüft
wurde, inwieweit die Resultate
Bestand haben, wenn
zentrale Kostentreiber variiert
werden.
Tabelle 3 zeigt die Ergebnisse
der Apotheken-Szenarien. Die
Prozesskosten des Direkteinkaufs
schwanken zwischen
0,041 Euro und 0,104 Euro pro
1 Euro Einkaufsvolumen. Ursache
hierfür sind unterschiedliche
Personalkosten in den
Apotheken, unterschiedliche Organisationsformen
des Direkteinkaufs
und nicht zuletzt
unterschiedlich effi zient organisierte
Abläufe. Der Überweisereinkauf
mit seinen weitgehend
standardisierten Prozessen kann
in einer apothekenintern gut organisierten
Form mit Prozesskosten
von 0,024 Euro nahezu
die Effi zienz des Groshandelseinkaufs
erreichen. Allerdings
bleibt der Großhandelseinkauf –
mit einer im Apothekenvergleich
sehr hoch einzuschätzenden Stabilität
der ermittelten Prozess-
Abb. 4 Ergebnisse der Prozesskostenanalyse für den Großhandelseinkauf
64 | 4604 | DEUTSCHE APOTHEKER ZEITUNG | 147. JAHRGANG
kosten – die effi zienteste Form
des Arzneimitteleinkaufs. In jeder
der analysierten Apotheken
lagen die Prozesskosten des
Großhandelseinkaufs unter denen
des Überweisereinkaufs; der
Direkteinkauf verursachte stets
die höchsten Prozesskosten.
Abbildung 5 zeigt die zweite
Form der Szenarioanalyse (Kostentreiber-Szenarien):
In einer
vorgenommenen Variation der
Personalkosten und der zwei
weiteren wichtigsten Kostentreiber
(Häufi gkeit Lieferungen sowie
Zeitbedarf Empfang/Einlagerung
der Lieferungen) wurde
ermittelt, inwiefern diese Variationen
das Gesamtergebnis – die
Prozesskosten der Einkaufsarten
– beeinfl ussen. Die Personalkosten
der pharmazeutisch-kaufmännischen
Angestellten (PKA)
stellen den wichtigsten Faktor
dar: Sinken die Personalkosten
einer PKA um 10 %, fallen >
11.10.2007 | Nr. 41

Management
Tab. 3: Szenarioanalyse – Prozesskostenunterschiede in untersuchten Apotheken
Prozesskosten in € pro
1 € Einkaufsvolumen
die Prozesskosten des Direkteinkaufs
auf 0,066 Euro und somit
auf 91,6 % des ursprünglichen
Niveaus. Einen geringeren, dennoch
aber relevanten Effekt
üben die Variation der Prozessdauer
für Teilprozess H (Empfang
/ Einlagerung Lieferungen)
sowie die Häufi gkeit der Liefe-
rungen aus, während die kalkulatorischen
Personalkosten der
Apothekerinnen und Apotheker
keinen entscheidenden Einfl uss
haben; deren Involvierung in die
Prozessabläufe ist für einen bedeutenden
Einfl uss zu gering.
Implikationen und
Handlungsempfehlungen
Mit den Ergebnissen der Analyse
ist es Apotheken unmittelbar
Apotheke mit
Prozesskostenminimum
möglich, eine kaufmännisch
sinnvolle Entscheidung zu ihrem
Einkaufsverhalten zu treffen:
Entsprechen die Prozesse denen
der in dieser Analyse ermittelten
„Durchschnittsapotheke“, ist ein
Direkteinkauf von Arzneimitteln
nur sinnvoll, wenn dieser einen
Rabattvorteil von fünf Prozent-
punkten gegenüber dem Großhandelseinkauf
generiert (Abbildung
6). Der Mindestrabattvorteil
des Überweisereinkaufs
gegenüber dem Großhandelseinkauf
beträgt zwei Prozentpunkte.
Eine Umstellung der apothekenindividuellenEinkaufsstrategie
vom Direkt- und
Überweisereinkauf hin zum
Großhandelseinkauf führt allerdings
nicht automatisch zu
Durchschnittsapotheke Apotheke mit
Prozesskostenmaximum
Direkteinkauf 0,041 0,072 0,104
Überweisereinkauf 0,024 0,044 0,063
Großhandelseinkauf 0,018 0,020 0,022
Quelle: Analysierte Apotheken; Institut für Pharmakoökonomie und Arzneimittellogistik.
Abb. 5 Szenarioanalyse – Einfl uss wesentlicher Prozesstreiber auf die Prozesskosten
Abb. 6 Mindestrabattunterschiede bei alternativen Einkaufsstrategien
66 | 4606 | DEUTSCHE APOTHEKER ZEITUNG | 147. JAHRGANG
Kosteneinsparungen, da es sich
bei den relevanten Prozesskosten
im wesentlichen um Fixkosten
(mit Ausnahme der
Kosten der Kapitalbindung)
handelt. Jede Prozessoptimierung
generiert – zumindest soweit
Personal betroffen ist –
Kostensenkungspotenziale, die
aber durch Managemententscheidungen
des Unternehmers
realisiert werden müssen. Alternativ
können aber auch frei
werdende Personalkapazitäten
für wertschöpfende Prozesse
eingesetzt werden, diese sind
in der Offi zinapotheke besonders
im Handverkauf und der
kompetenten Beratung der
Kunden über die angebotenen
Arzneimittel und Nicht-Arzneimittel
zu fi nden. <
Die Autoren danken der gesine.net.ag
und der Gehe Pharma Handel GmbH für
die geleistete Unterstützung.
Kontakt zu den Autoren:
Prof. Dr. Thomas Wilke, Prof. Dr. Kai
Neumann, beide Hochschule Wismar,
University of Technology, Business and
Design, Institut für Pharmakoökonomie
und Arzneimittellogistik
PF 1210, 23952 Wismar, E-Mail: t.wilke
@wi.hs-wismar.de, kai.neumann@
wi.hs-wismar.de, www.ipam-wismar.de
11.10.2007 | Nr. 41