MA 33, Prüfung der Aufbauorganisation - Kontrollamt der Stadt Wien
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KONTROLLAMT DER STADT WIEN<br />
Rathausstraße 9<br />
A-1082 <strong>Wien</strong><br />
Tel.: 01 4000 82829 Fax: 01 4000 99 82810<br />
e-mail: post@kontrollamt.wien.gv.at<br />
www.kontrollamt.wien.at<br />
DVR: 0000191<br />
KA III - <strong>33</strong>-1/07<br />
<strong>MA</strong> <strong>33</strong>, <strong>Prüfung</strong> <strong>der</strong> <strong>Aufbauorganisation</strong><br />
Tätigkeitsbericht 2007<br />
TO 20
KA III - <strong>33</strong>-1/07 Seite 2 von 16<br />
KURZFASSUNG<br />
Im Zuge <strong>der</strong> Einschau in die <strong>Aufbauorganisation</strong> <strong>der</strong> Magistratsabteilung <strong>33</strong> - <strong>Wien</strong><br />
leuchtet waren Mängel betreffend die Aktualität und Vollständigkeit <strong>der</strong> Arbeitsplatzbeschreibungen<br />
festzustellen. Ein Verbesserungspotenzial war auch in <strong>der</strong> Einführung<br />
einer bezirkseinheitlichen Referatsaufteilung zu erkennen.
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INHALTSVERZEICHNIS<br />
1. Allgemeines .................................................................................................................4<br />
2. Personalstand..............................................................................................................5<br />
3. Dienstpostenplan.........................................................................................................6<br />
4. Dokumentation <strong>der</strong> <strong>Aufbauorganisation</strong> ......................................................................6<br />
4.1 Organigramm.............................................................................................................6<br />
4.2 Arbeitsplatzbeschreibungen ......................................................................................7<br />
5. Darstellung <strong>der</strong> Abteilung ............................................................................................9<br />
5.1 Gruppe BM ................................................................................................................9<br />
5.2 Gruppe BF ...............................................................................................................10<br />
5.3 Gruppe PL ...............................................................................................................10<br />
5.4 Sonstige Referate....................................................................................................11<br />
6. Weitere Empfehlungen des <strong>Kontrollamt</strong>es.................................................................12<br />
6.1 Aktualität und Vollständigkeit...................................................................................12<br />
6.2 Referatsleitung <strong>der</strong> Gruppe BM ...............................................................................12<br />
6.3 SpezialfacharbeiterInnen und FacharbeiterInnen ....................................................12<br />
6.4 Bezirksaufteilung in den Gruppen BM und BF.........................................................13<br />
Anhang<br />
ALLGEMEINE HINWEISE.............................................................................................15<br />
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS......................................................................................16
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PRÜFUNGSERGEBNIS<br />
1. Allgemeines<br />
Die Magistratsabteilung <strong>33</strong> ist lt. Geschäftseinteilung für den Magistrat <strong>der</strong> <strong>Stadt</strong> <strong>Wien</strong><br />
(GEM) für die Planung, Errichtung, Betriebsführung und Erhaltung <strong>der</strong> öffentlichen Beleuchtung,<br />
<strong>der</strong> öffentlichen Uhren sowie von Lichtinstallationsanlagen, wie <strong>der</strong> Anstrahlungsanlagen<br />
und Effektbeleuchtungen im öffentlichen Raum zuständig. Weiters fällt die<br />
Detailprojektierung, Errichtung, Betriebsführung und Erhaltung elektro- bzw. lichttechnischer<br />
Anlagen zur Regelung und Sicherung des Verkehrs, wie Verkehrslichtsignalanlagen,<br />
beleuchtete Verkehrszeichen und Wegweiser, innenbeleuchtete Verkehrslichtsäulen<br />
und sonstige Verkehrsleiteinrichtungen in ihren Wirkungsbereich.<br />
Gemäß <strong>der</strong> GEM plant, errichtet, betreibt und erhält die Magistratsabteilung <strong>33</strong> insgesamt<br />
etwa 243.000 Lampen und 151.000 Leuchten, betreut rd. 200 öffentliche Uhren<br />
und ebenso viele öffentliche Anstrahlungen und Effektbeleuchtungen. Laut Wirtschaftsbericht<br />
ist die Magistratsabteilung <strong>33</strong> seit 10. Oktober 2006 neben <strong>der</strong> Störungsbehebung<br />
an elektro- bzw. lichttechnischen Anlagen zur Regelung und Sicherung des Verkehrs<br />
wie Verkehrslichtsignale, beleuchtete Verkehrszeichen und Wegweiser, innenbeleuchtete<br />
Verkehrszeichen und Wegweiser, innenbeleuchtete Verkehrslichtsäulen<br />
und sonstige Verkehrsleiteinrichtungen auch für <strong>der</strong>en Planung, Errichtung, Betrieb und<br />
Instandhaltung zuständig.<br />
Dieser Bereich war bis dahin <strong>der</strong> Magistratsabteilung 46 - Verkehrsorganisation und<br />
technische Verkehrsangelegenheiten zugeordnet. In beiden Abteilungen waren jeweils<br />
Gruppen eingerichtet, die ihre Aufgaben in den Bezirken erledigten. Im Zuge <strong>der</strong> Zusammenlegung<br />
wurden lt. Magistratsabteilung <strong>33</strong> 20 Dienstposten mit 19 Mitarbeiterinnen<br />
und Mitarbeitern von <strong>der</strong> Magistratsabteilung 46 an die Magistratsabteilung <strong>33</strong><br />
übertragen und in dieser Dienststelle neue Teams für die Arbeit in den Bezirken gebildet.<br />
Für die Zusammenlegung <strong>der</strong> Arbeitsbereiche waren folgende Überlegungen ausschlaggebend:
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- Für Bezirke, Expertinnen bzw. Experten und AnrainerInnen wurde eine gemeinsame<br />
Ansprechpartnerin bzw. ein gemeinsamer Ansprechpartner für Ampeln und Licht (d.s.<br />
die Bezirksreferentin bzw. <strong>der</strong> Bezirksreferent des jeweiligen Teams im Bezirk) geschaffen.<br />
- Maste, Kabelgräben und Baumethoden sind bei Licht und Ampeln häufig ident. Innerhalb<br />
<strong>der</strong> Teams ist eine schnellere und bessere Abstimmung möglich. Bauarbeiten<br />
können so schneller, termingenauer und kostengünstiger durchgeführt werden.<br />
- Die raschere Behebung von Störungen führt zu mehr Verkehrssicherheit und kürzerer<br />
Verkehrsbeeinträchtigung.<br />
Derzeit werden u.a. mehr als 1.200 Verkehrsampeln betreut. Der Name <strong>der</strong> Abteilung<br />
wurde gleichzeitig mit <strong>der</strong> Än<strong>der</strong>ung <strong>der</strong> GEM von Magistratsabteilung <strong>33</strong> - Öffentliche<br />
Beleuchtung auf Magistratsabteilung <strong>33</strong> - <strong>Wien</strong> leuchtet geän<strong>der</strong>t.<br />
Die Behebung <strong>der</strong> laufenden Störungen und Ausfälle an <strong>der</strong> öffentlichen Beleuchtung<br />
sowie die Erstversorgung <strong>der</strong> Ampelanlagen erfolgen durch Eigenpersonal. Dazu ist ein<br />
Schichtdienst eingerichtet, <strong>der</strong> rund um die Uhr Gebrechensmeldungen entgegennimmt<br />
und Störungen behebt.<br />
2. Personalstand<br />
In <strong>der</strong> Magistratsabteilung <strong>33</strong> waren zum Zeitpunkt <strong>der</strong> <strong>Prüfung</strong> 153 Personen beschäftigt.<br />
Die Personalentwicklung <strong>der</strong> letzten Jahre stellt sich wie folgt dar:<br />
2002 2003 2004 2005 2006<br />
Beamtinnen/Beamte 97 91 88 84 92<br />
Vertragsbedienstete 44 48 48 53 60<br />
Summe 141 139 136 137 152<br />
Dienstpostenplan 146 146 146 144 140<br />
Der Personalstand und die geplanten Dienstposten <strong>der</strong> Jahre 2002 bis 2005 waren<br />
leicht abnehmend. Im Jahr 2006 führte die Übernahme von Personal <strong>der</strong> Magistratsabteilung<br />
46 zu einer Erhöhung des Personalstandes. Diese Umstrukturierung wurde im<br />
Dienstpostenplan ab dem Jahr 2007 berücksichtigt.
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3. Dienstpostenplan<br />
Die Dienstpostenpläne für die Jahre 2006 und 2007 mit Stichtag 1. Jänner glie<strong>der</strong>n sich<br />
wie folgt:<br />
Bedienstetenkategorien 2006 2007<br />
Beamtinnen/Beamte des höheren technischen Dienstes<br />
A/VIII 1 1<br />
A/VII 1 0<br />
A/III 1 1<br />
Fachbeamtinnen/Fachbeamte des technischen Dienstes, Bedienstete mit EDV-Zulage<br />
B/VII 2 1<br />
B/VI 5 9<br />
B/III 8 12<br />
Beamtinnen/Beamte des technischen Dienstes, Kanzleibeamtinnen/Kanzleibeamte,<br />
Werkmeisterinnen/Werkmeister<br />
C/V 7 10<br />
C/IV 15 20<br />
C/III 19 22<br />
D/D1 1 2<br />
selbstständige Monteurinnen und Monteure<br />
1 11 11<br />
Obermagazineurinnen/Obermagazineure, SpezialfacharbeiterInnen<br />
2 19 18<br />
FacharbeiterInnen<br />
2/3P 45 43<br />
KraftwagenlenkerInnen<br />
3P/3A/3 1 1<br />
Amtsgehilfinnen/Amtsgehilfen<br />
3P/3 1 1<br />
Magazineurinnen/Magazineure<br />
3A/3 3 2<br />
Summe 140 154<br />
Die Übernahme von Aufgaben und Personal <strong>der</strong> Magistratsabteilung 46 führte zu Erhöhungen<br />
im Dienstpostenplan, insbeson<strong>der</strong>e in den Kategorien Fachbeamtinnen und<br />
Fachbeamte sowie Beamtinnen und Beamte des technischen Dienstes.<br />
4. Dokumentation <strong>der</strong> <strong>Aufbauorganisation</strong><br />
Der Aufbau <strong>der</strong> Abteilung und die Aufgabenbereiche werden von <strong>der</strong> Magistratsabteilung<br />
<strong>33</strong> in einem Organigramm und in Arbeitsplatzbeschreibungen dargestellt.<br />
4.1 Organigramm<br />
4.1.1 Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung <strong>der</strong> <strong>Aufbauorganisation</strong> und dient<br />
<strong>der</strong> Visualisierung von organisatorischen Einheiten sowie <strong>der</strong>en Aufgabenverteilung und
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Kommunikationsbeziehungen. Ein Organigramm bietet Orientierung und ist Grundlage<br />
<strong>der</strong> Kommunikation nach innen und außen.<br />
4.1.2 Das Organigramm <strong>der</strong> Magistratsabteilung <strong>33</strong> ist übersichtlich aufgebaut. Die Magistratsabteilung<br />
<strong>33</strong> wird darin vollständig und detailliert abgebildet. Jede Organisationseinheit<br />
wird mit sämtlichen Dienstposten, versehen mit Namen und Bedienstetenkategorie<br />
dargestellt.<br />
Lediglich in einem grafischen Detail ist <strong>der</strong> hierarchische Aufbau nicht klar erkennbar.<br />
Das Team M2 - Magazin/Lager, Werkzeuge, Transporte, das lt. Stellenbeschreibung<br />
dem Team C2 - Verkehrsfernsehen, Elektronische Parkleitsysteme, Fernwirksystem,<br />
Verkehrsleitzentrale unterstellt ist, wird am Organigramm auf gleicher Ebene und mit<br />
einer horizontalen Verbindung abgebildet.<br />
Das <strong>Kontrollamt</strong> empfahl, den hierarchischen Aufbau im Organigramm deutlich darzustellen.<br />
Der Dienstpostenplan sieht für das Jahr 2007 einen Personalstand von 154 Bediensteten<br />
vor. Ergänzt mit vier Bediensteten, die dem Behin<strong>der</strong>tenkontingent <strong>der</strong> Personalausgleichsstelle<br />
zuzurechnen sind, ergeben sich die 158 aus dem Organigramm ersichtlichen<br />
Dienstposten. Zum Zeitpunkt <strong>der</strong> <strong>Prüfung</strong> waren davon 153 Dienstposten<br />
besetzt und fünf Dienstposten vakant.<br />
4.2 Arbeitsplatzbeschreibungen<br />
4.2.1 Eine Arbeitsplatzbeschreibung (Stellenbeschreibung) ist eine schriftliche, personenunabhängige<br />
Beschreibung eines Arbeitsplatzes. Arbeitsplatzbeschreibungen im<br />
öffentlichen Dienst sind Organisationsmittel für die Führungsebene und Orientierungshilfe<br />
für die einzelnen MitarbeiterInnen. Sie haben den Zweck:<br />
- Arbeitsplätze unabhängig von <strong>der</strong> Stelleninhaberin bzw. dem Stelleninhaber zu definieren,<br />
- Aufgaben, Arbeitsabläufe, Befugnisse und Organisationssachverhalte festzulegen,
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- Anfor<strong>der</strong>ungen an MitarbeiterInnen hinsichtlich Kompetenzen, Qualifikation und Ar-<br />
beitsverhalten festzuschreiben, was insbeson<strong>der</strong>e bei <strong>der</strong> Personalauswahl und<br />
-entwicklung von Bedeutung ist,<br />
- mit <strong>der</strong> Festlegung <strong>der</strong> Anfor<strong>der</strong>ungen an MitarbeiterInnen die Eingruppierung <strong>der</strong> Mit-<br />
arbeiterInnen in das Lohn- und Gehaltsgefüge festzustellen; zur Beurteilung beizutra-<br />
gen, da sie eine Grundlage bilden, die es ermöglicht, die Stärken und Schwächen <strong>der</strong><br />
Stelleninhaberin bzw. des Stelleninhabers zu ermitteln; geeignete Fortbildungsmaß-<br />
nahmen vorzuschlagen und eine Laufbahnberatung zu bieten,<br />
- Aufschluss über das Stellenprofil, das Stellenumfeld und die Stellenanfor<strong>der</strong>ungen zu<br />
geben. Potenzielle BewerberInnen können anhand <strong>der</strong> Arbeitsplatzbeschreibung fest-<br />
stellen, inwieweit sie für eine freie Stelle geeignet sind, was die Stelle wirklich bein-<br />
haltet und welche Qualifikationen erfor<strong>der</strong>lich sind.<br />
4.2.2 Die Arbeitsplatzbeschreibungen in <strong>der</strong> Magistratsabteilung <strong>33</strong> sind einheitlich aufgebaut.<br />
Sie enthalten folgende Elemente:<br />
- Die Bezeichnung Arbeitsplatzbeschreibung,<br />
- das Datum,<br />
- die Bezeichnung <strong>der</strong> Dienststelle,<br />
- die Bezeichnung <strong>der</strong> Organisationseinheit,<br />
- die Funktion des Arbeitsplatzes,<br />
- die Bedienstetenkategorie,<br />
- die Bewertung des Dienstpostens,<br />
- eine Aufzählung <strong>der</strong> Aufgaben, die <strong>der</strong> Organisationseinheit übertragen sind,<br />
- die Ziele <strong>der</strong> Stelle,<br />
- die Aufgaben allgemein,<br />
- die Aufgaben im Beson<strong>der</strong>en,<br />
- eventuelle projektspezifische Aufgaben,<br />
- eventuell persönlich übertragene Aufgaben,<br />
- die organisatorische Einbindung,<br />
- die Befugnisse,<br />
- die passive Stellvertretung (wird vertreten von ...) und
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- die Unterschriften <strong>der</strong> bzw. des unmittelbar Vorgesetzten, Gruppenleiterin bzw. Grup-<br />
penleiters, Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiters und Bediensteten.<br />
Der Aufbau <strong>der</strong> Arbeitsplatzbeschreibungen erschien dem <strong>Kontrollamt</strong> logisch und<br />
nachvollziehbar. Das <strong>Kontrollamt</strong> empfahl, darüber hinaus folgende Punkte in die Arbeitsplatzbeschreibungen<br />
aufzunehmen:<br />
- Die aktive Stellvertretung (die Stelleninhaberin bzw. <strong>der</strong> Stelleninhaber ist Vertreterin<br />
bzw. Vertreter für ...),<br />
- das Anfor<strong>der</strong>ungsprofil (spezielle Kenntnisse, Ausbildungen, Führerschein etc.) und<br />
- die Einglie<strong>der</strong>ung betreffend Dienstaufsicht und Fachaufsicht.<br />
5. Darstellung <strong>der</strong> Abteilung<br />
Die Magistratsabteilung <strong>33</strong> glie<strong>der</strong>t sich in die Gruppen Baumanagement (BM), Betriebsführung<br />
(BF), Planungs- und Vergabemanagement, Qualitätssicherung (PL) sowie<br />
die Abteilungsleitung unterstützende Referate. Dem Organigramm und den Arbeitsplatzbeschreibungen<br />
waren folgende organisatorische Details zu entnehmen:<br />
5.1 Gruppe BM<br />
Die Gruppe BM ist für den Neubau und die Instandsetzung <strong>der</strong> Anlagen verantwortlich.<br />
Sie ist in fünf Referate aufgeteilt:<br />
Referat G1 - Sekretariat<br />
Referat B1 - Mitte/West, Bezirke 1, 4, 5, 9, 17, 18, 19<br />
Referat B2 - Süd/Ost, Bezirke 3, 10, 11, 12, 23<br />
Referat B3 - West, Bezirke 6, 7, 8, 13, 14, 15, 16<br />
Referat B4 - Nord, Bezirke 2, 20, 21, 22<br />
Laut Organigramm sind dieser Gruppe 30 Dienstposten zugeteilt. Es wurden Arbeitsplatzbeschreibungen<br />
für die Gruppenleiterin bzw. den Gruppenleiter sowie für Referentinnen<br />
bzw. Referenten und WerkmeisterInnen <strong>der</strong> Referate B1 bis B4 übermittelt. Nicht<br />
vorhanden waren Arbeitsplatzbeschreibungen für das Sekretariat und für die Stellver-
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tretung <strong>der</strong> Referatsleitung und die Sachbearbeiterin bzw. den Sachbearbeiter des Re-<br />
ferates B2. Die ReferatsleiterInnen wurden in den Arbeitsplatzbeschreibungen lediglich<br />
als Referentinnen und Referenten angeführt. Die Bezirksaufteilung in den Arbeitsplatz-<br />
beschreibungen war nicht aktuell.<br />
5.2 Gruppe BF<br />
Die Gruppe BF ist für den Betrieb, die Störungs- und Schadensbehebung verantwortlich.<br />
Die Gruppe glie<strong>der</strong>t sich in neun Teams:<br />
Team C1 - Permanenzdienst, Gebrechensbehebungen<br />
Team C2 - Verkehrsfernsehen, Elektronische Parkleitsysteme, Fernwirksystem, Verkehrsleitzentrale<br />
Team D1 - Sekretariat<br />
Team D2 - Anlagendokumentation, Licht - GIS<br />
Team E1 - Bezirke 14 - 19, 21<br />
Team E2 - Bezirke 10 - 13, 20, 22, 23<br />
Team E3 - Bezirke 1 - 9, Passagen, Brückenanstrahlungen, Infrastruktur, Betriebsstandort<br />
Team M1 - Materialwirtschaft<br />
Team M2 - Magazin/Lager, Werkzeug, Transporte<br />
Diese Gruppe ist mit 107 Dienstposten die größte <strong>der</strong> Abteilung. Die Gruppenleitung<br />
und Stellvertretung waren auf Arbeitsplatzbeschreibungen abgebildet. Für das Team C1<br />
und C2 existierten Arbeitsplatzbeschreibungen für die Leiterin bzw. den Leiter, für das<br />
Team C1 darüber hinaus auch für SchichtleiterInnen, SpezialfacharbeiterInnen und<br />
FacharbeiterInnen. Für die Teams E1 und E2 wurden Arbeitsplatzbeschreibungen für<br />
die Teamleitung vorgelegt, für E1 auch für die Stellvertretung <strong>der</strong> Teamleitung und für<br />
die Teams E1, E2 und E3 für SpezialfacharbeiterInnen und FacharbeiterInnen. Die<br />
Arbeitsplatzbeschreibung einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs stimmte nicht mit dem<br />
Organigramm überein.<br />
5.3 Gruppe PL<br />
Die Gruppe PL glie<strong>der</strong>t sich in vier Referate:
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Referat P1 - Planungsmanagement, Qualitätssicherung, technische Entwicklungen<br />
Referat P2 - Vergabemanagement<br />
Referat P3 - Projektierung von Lichtinstallationen und Uhren<br />
Referat P4 - Informations- und Kommunikationstechnologie<br />
Von dieser Gruppe gab es lediglich eine Arbeitsplatzbeschreibung für die Leiterin bzw.<br />
den Leiter. Für die restlichen sieben Dienstposten existierten keine Arbeitsplatzbeschreibungen.<br />
Auffallend war, dass in dieser Gruppe sehr kleine Referate gebildet wurden.<br />
Das Referat P1 bestand aus einem Referatsleiter, <strong>der</strong> Posten <strong>der</strong> Stellvertretung<br />
war seit Längerem unbesetzt. Das Referat P2 bestand aus einem Referatsleiter, stellvertreten<strong>der</strong><br />
Referatsleiter war <strong>der</strong> Referatsleiter des Referats P1. Im Referat P3 war<br />
<strong>der</strong> Referatsleiter gleichzeitig stellvertreten<strong>der</strong> Gruppenleiter <strong>der</strong> Gruppe PL, ein Referatsleiter-Stellvertreter<br />
war vorhanden. Das Referat P4 bestand aus einem Referatsleiter<br />
und dessen Stellvertreter.<br />
Durch die Besetzung <strong>der</strong> Referate mit lediglich ein bis zwei Personen war die Frage <strong>der</strong><br />
Vertretungsregelung im Fall <strong>der</strong> Verhin<strong>der</strong>ung nicht einfach zu lösen, sodass sich für<br />
das <strong>Kontrollamt</strong> die Vorteile dieser kleinen Organisationseinheiten nicht eindeutig erschlossen.<br />
5.4 Sonstige Referate<br />
Zur Unterstützung <strong>der</strong> Abteilungsleitung sind folgende Referate eingerichtet:<br />
Referat A1 - Assistenz <strong>der</strong> Abteilungsleiterin, Kundinnenkommunikation<br />
Referat A2 - Assistenz des Stellvertreters <strong>der</strong> Abteilungsleiterin, Budget, Kontrakt,<br />
Controlling<br />
Referat A3 - Büromanagement<br />
Referat A4 - Personalmanagement<br />
Laut Organigramm gibt es in diesen Referaten insgesamt zehn Dienstposten. Es wurde<br />
dem <strong>Kontrollamt</strong> eine Arbeitsplatzbeschreibung übermittelt, die sich mit dem Organigramm<br />
deckt. Weitere fünf übermittelte Arbeitsplatzbeschreibungen stimmten nicht mit
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<strong>der</strong> aktuellen Referatseinteilung überein. Für die restlichen Dienstposten gab es keine<br />
Arbeitsplatzbeschreibungen.<br />
6. Weitere Empfehlungen des <strong>Kontrollamt</strong>es<br />
6.1 Aktualität und Vollständigkeit<br />
Da zum Zeitpunkt <strong>der</strong> <strong>Prüfung</strong> ein Großteil <strong>der</strong> gegenständlichen Arbeitsplatzbeschreibungen<br />
nicht auf dem neuesten Stand war, <strong>der</strong> neue Tätigkeitsbereich <strong>der</strong> Verkehrslichtsignalanlagen<br />
in den Arbeitsplatzbeschreibungen noch nicht eingearbeitet war und<br />
zahlreiche Arbeitsplatzbeschreibungen fehlten bzw. auf Grund von Umorganisationen<br />
nicht mehr aktuell waren, empfahl das <strong>Kontrollamt</strong>, die fehlenden Arbeitsplatzbeschreibungen<br />
anzufertigen und die vorhandenen bei Umorganisationen stets anzupassen.<br />
6.2 Referatsleitung <strong>der</strong> Gruppe BM<br />
Die untere Führungsebene <strong>der</strong> Gruppe BM war in den Arbeitsplatzbeschreibungen lediglich<br />
über Referentinnen und Referenten definiert. Die Bezeichnung Referatsleitung<br />
bzw. <strong>der</strong>en Stellvertretung fehlte. Weiters waren in den Arbeitsplatzbeschreibungen den<br />
Stelleninhaberinnen bzw. Stelleninhabern keine Befugnisse zugeordnet.<br />
Es konnte somit nicht geklärt werden, wer die Dienst- bzw. Fachaufsicht hinsichtlich<br />
dieses Kreises von Bediensteten wahrnimmt bzw. wie ein Referat mit fünf bis acht Mitarbeiterinnen<br />
und Mitarbeitern ohne Festlegung <strong>der</strong> Befugnisse geführt werden kann.<br />
Das <strong>Kontrollamt</strong> empfahl, den hierarchischen Aufbau dieser Organisationseinheit gemäß<br />
<strong>der</strong> Darstellung im Organigramm in den Arbeitsplatzbeschreibungen zum Ausdruck<br />
zu bringen.<br />
6.3 SpezialfacharbeiterInnen und FacharbeiterInnen<br />
In <strong>der</strong> Gruppe BF waren die Arbeitsplatzbeschreibungen <strong>der</strong> SpezialfacharbeiterInnen<br />
und FacharbeiterInnen deckungsgleich. SpezialfacharbeiterInnen sind im Regelfall beson<strong>der</strong>s<br />
qualifizierte ArbeiterInnen, <strong>der</strong>en Kenntnisse und Fähigkeiten merklich über<br />
denen <strong>der</strong> FacharbeiterInnen liegen.
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Das <strong>Kontrollamt</strong> näherte sich diesem Umstand mit den Fragestellungen, ob die Aufga-<br />
ben <strong>der</strong> beiden Bedienstetengruppen tatsächlich gleich o<strong>der</strong> ob die Arbeitsplatzbe-<br />
schreibungen teilweise unrichtig sind. Das <strong>Kontrollamt</strong> empfahl, das zur Verfügung ste-<br />
hende Personal jedenfalls entsprechend seiner Fähigkeiten einzusetzen, dies in <strong>der</strong><br />
Aufgabenverteilung zu berücksichtigen und in den Arbeitsplatzbeschreibungen entsprechend<br />
zu dokumentieren.<br />
6.4 Bezirksaufteilung in den Gruppen BM und BF<br />
In den Gruppen BM und BF ist die referatsinterne Aufgabenverteilung bzgl. ihrer Tätigkeit<br />
in den Bezirken unterschiedlich vorgenommen worden. Die Referatseinteilung in<br />
<strong>der</strong> Gruppe BM wurde mit <strong>der</strong> Magistratsabteilung 28 - Straßenverwaltung und Straßenbau<br />
akkordiert, da in diesem Bereich häufig eine Zusammenarbeit erfor<strong>der</strong>lich ist.<br />
In <strong>der</strong> Gruppe BF wurde eine von diesem System abweichende Bezirksaufteilung beibehalten.<br />
In den Arbeitsplatzbeschreibungen für Fachbedienstete des technischen<br />
Dienstes zählte die enge Zusammenarbeit <strong>der</strong> Gruppe BM mit <strong>der</strong> Gruppe BF (z.B. bei<br />
<strong>der</strong> Erstellung eines fünfjährigen Instandhaltungskonzepts) zwar zu den Aufgaben, um<br />
dieses Ziel jedoch zu erreichen, muss ein Team des BM mit bis zu drei Teams <strong>der</strong> BF in<br />
Kontakt treten.<br />
Aus <strong>der</strong> Sicht des <strong>Kontrollamt</strong>es war die Kommunikation zwischen den Gruppen BM<br />
und BF durch die in Rede stehende Referatseinteilung erschwert. Das <strong>Kontrollamt</strong><br />
empfahl, die Referatsstruktur <strong>der</strong> Gruppe BF an das System <strong>der</strong> Gruppe BM anzupassen.<br />
Eine kongruente Teamausrichtung auf Bezirksebene könnte intern zu einem verbesserten<br />
Informationsaustausch führen, die Kommunikation erleichtern und in <strong>der</strong><br />
Folge die Transparenz und Kundinnen- und Kundenfreundlichkeit <strong>der</strong> Abteilung erhöhen.<br />
Stellungnahme <strong>der</strong> Magistratsabteilung <strong>33</strong>:<br />
Die Empfehlungen des <strong>Kontrollamt</strong>es wurden teilweise umgesetzt<br />
bzw. bis 31. Dezember 2007 finalisiert:
KA III - <strong>33</strong>-1/07 Seite 14 von 16<br />
- Aktualisierung <strong>der</strong> Arbeitsplatzbeschreibungen entsprechend <strong>der</strong><br />
Än<strong>der</strong>ung <strong>der</strong> GEM vom 10. Oktober 2006.<br />
- Ergänzung <strong>der</strong> Arbeitsplatzbeschreibungen bzgl. <strong>der</strong> Stellvertre-<br />
tung, spezieller Anfor<strong>der</strong>ungen wie Führerschein und Eingliede-<br />
rung betreffend Dienst- und Fachaufsicht.<br />
- Deutlichere Abgrenzung <strong>der</strong> Arbeitsplatzbeschreibungen <strong>der</strong><br />
SpezialfacharbeiterInnen von den Facharbeiterinnen und Facharbeitern<br />
nach <strong>der</strong>en Tätigkeiten.<br />
- Im Zuge <strong>der</strong> für 1. Februar 2008 geplanten organisatorischen<br />
Än<strong>der</strong>ung im Rahmen <strong>der</strong> Gruppe BF (Zusammenführung aller<br />
SpezialfacharbeiterInnen und FacharbeiterInnen in einem Team)<br />
ergibt sich, dass die Bezirkseinteilungen <strong>der</strong> beiden verbleibenden<br />
Tagdienstteams an die Referatseinteilung <strong>der</strong> Gruppe BM<br />
angepasst werden und so die interne Kommunikation verbessert<br />
wird.<br />
Der <strong>Kontrollamt</strong>sdirektor:<br />
Dr. Erich Hechtner<br />
<strong>Wien</strong>, im Jänner 2008
KA III - <strong>33</strong>-1/07 Seite 15 von 16<br />
ALLGEMEINE HINWEISE<br />
Allfällige Rundungsdifferenzen bei <strong>der</strong> Darstellung von Berechnungen wurden nicht<br />
ausgeglichen.<br />
Schützenswerte personenbezogene Daten wurden im Sinn <strong>der</strong> rechtlichen Verpflichtung<br />
zum Schutz <strong>der</strong>artiger Daten anonymisiert, auf die Wahrung von Geschäfts- und<br />
Betriebsgeheimnissen wurde bei <strong>der</strong> Abfassung des Berichtes Bedacht genommen. Es<br />
wird um Verständnis gebeten, dass dadurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt<br />
sein könnte.
KA III - <strong>33</strong>-1/07 Seite 16 von 16<br />
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS<br />
BF.................................................. Betriebsführung<br />
BM ................................................. Baumanagement<br />
GEM .............................................. Geschäftseinteilung für den Magistrat <strong>der</strong> <strong>Stadt</strong> <strong>Wien</strong><br />
GIS ................................................ Geografisches Informationssystem<br />
PL .................................................. Planungs- und Vergabemanagement, Qualitätssicherung