Benchmarking als ein Instrument zur Qualitätsentwicklung in Haus ...

4 Benchmarking als Projekt
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jedoch langfristig aus. Erst die präzise Zielformulierung macht
es möglich, die wesentlichen Maßnahmen zu bestimmen, die
umgesetzt werden müssen. Unklare Zielformulierungen gehen
in der Regel immer mit einem aufgeblähten Maßnahmenkatalog
einher, da die Maßnahmen hinsichtlich ihres Beitrags zur
Zielerreichung unter diesen Voraussetzungen nicht bewertet
und eingeschätzt werden können. Ganz getreu dem Motto
„Als sie ihr Ziel aus den Augen verloren, verdoppelten sie ihre
Anstrengungen.“
Ein anderer Aspekt spielt an dieser Stelle erneut eine Rolle.
Klare Zielbestimmungen würden das Selbstbewertungsteam
vor die Aufgabe stellen, vor dem Hintergrund unterschiedlicher
Positionen um tragfähige Vereinbarungen zu ringen. Mit unklaren
Zielformulierungen lassen sich diese Auseinandersetzungen
vermeiden. Alle Mitarbeitenden eines Selbstbewertungsteams
werden sich zum Beispiel schnell auf die Zielformulierung
„Kernprozesse optimieren“ einigen können. Dagegen fällt es
schwerer, sich der verbindlichen Zielformulierung „Senkung der
Zeit zur Wiederbelegung eines freigewordenen Zimmers von
10 auf 6 Tage“ anzuschließen.
In schwammigen Zielformulierungen kann hingegen jeder
seine eigenen Zielvorstellungen gut unterbringen; deshalb
sind alle zufrieden. Unter gruppendynamischer Perspektive
müsste das Selbstbewertungsteam hingegen eine neue, kurze
Stormingphase durchlaufen.
Damit ist die Selbstbewertung abgeschlossen. Alle weiteren
Kriterien, soweit vorhanden, werden mit dem gleichen Vorgehen
nacheinander bearbeitet. Die Ergebnisse werden in sogenannten
Selbstbewertungsformularen dokumentiert. Damit ist
der erste wesentliche Arbeitsschritt absolviert.
4.5 Ob kurz oder lang: Variationen zur
Durchführung der Potenzialanalyse
Variante 1: Ein typisches Vorgehen einer
„Kurz-Selbstbewertung“
Die Potenzialanalyse wird durch einen internen und/oder externen
Moderator durchgeführt. Sie wird in drei Arbeitsschritten
durchgeführt.
• Die Ergebnisse der Befragungen und anderer Beobachtungen
werden dem Wohn-Pflegeangebot vorab zur Vorbereitung
auf den Termin zur Verfügung gestellt. Eine knappe
Vorstellung der Basisdaten erfolgt durch den externen
Moderator und bildet den Auftakt zur eigentlichen „Selbstbewertung“.
An der Vorstellung sollen die Mitglieder des
Steuerungskreises beteiligt sein oder zumindest die Leitung
und/oder Geschäftsführung, Vertreter der beteiligten
Professionen wie die Pflege und ggf. Alltagshelfer oder
andere für die Betreuung verantwortliche Personen wie
etwa Angehörige und gesetzliche Betreuer. Gegebenenfalls
können ausgewählte Ergebnisse auch einem größeren
Kreis präsentiert werden. Die Präsentation erfolgt unmittelbar
nach dem Vorliegen von erhobenen „Befunden“, um
die Aktualität der Ergebnisse zu nutzen.
• Der nächste Schritt dient der Prioritätensetzung und
Aktionsplanung durch den extern moderierten Steuerungskreis.
Hierfür werden die Verbesserungsbereiche
gebündelt, mit Prioritäten versehen und zu einer konkreten
Umsetzungsplanung mit entsprechenden Zielen, Maßnahmen,
Umsetzungsverantwortlichkeiten, Aufwandsabschätzungen
sowie einer Zeitplanung erstellt.
• Die Umsetzung der Aktionsplanung als dritter Schritt
erfolgt durch die Wohn- und Hausgemeinschaften und soll
insbesondere von der Moderation begleitet werden.
Die einzelnen Umsetzungsaktivitäten erfordern allerdings
eine weit breitere Beteiligung von Leitung und Beschäftigten
der Einrichtung.
Mit einem Abstand von etwa 12 Monaten soll die Potenzialanalyse
in Form einer moderierten Selbstbewertung wiederholt
werden. In einer eintägigen Überprüfung durch die Moderation
können methodische Fragen wie Ergebnisse diskutiert und
Lösungen für die Einrichtung erörtert werden.
Variante 2: Untergruppen bilden
in der Selbstbewertung
Ein Kriterium wird exemplarisch gemeinsam mit allen Mitarbeitenden
des Selbstbewertungsteams bearbeitet. Danach werden
die restlichen Kriterien arbeitsteilig von Untergruppen bearbeitet.
Die Ergebnisse werden anschließend im Plenum präsentiert
und gegebenenfalls ergänzt. Der Vorteil dieser Vorgehensweise
liegt darin, dass die arbeitsteilige Bearbeitung zeitliche Ressourcen
sparen hilft. Der Nachteil liegt unter Umständen darin, dass
die Qualität der Selbstbewertung sinkt, weil die Untergruppen
nicht mehr das umfassende Know-how und die Vielzahl der
unterschiedlichen Perspektiven bereitstellen können; so können
wesentliche Aspekte verloren gehen. Ob das arbeitsteilige
Vorgehen sinnvoll eingesetzt werden kann, hängt natürlich vor
allem von der Größe der Selbstbewertungsgruppe ab.
Variante 2a: Untergruppen bilden zur Vorbereitung
der Selbstbewertung.
Schon vor der eigentlichen Selbstbewertung bilden sich Untergruppen,
die nach fachlichen Gesichtspunkten zusammengestellt
werden können und die jeweils die Bewertung weiterer
Kriterien vorbereiten. Die Ergebnisse werden im Rahmen der
gemeinsamen Selbstbewertung präsentiert und gegebenenfalls
ergänzt. Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass
die Untergruppen vorbereitend gezielt Dokumente sichten
und benötigte Daten erheben können. Außerdem können die
Befragungen gezielt ausgewertet und für die Selbstbewertung
aufbereitet werden. So gewinnt die Selbstbewertung an Präzision
und wird insgesamt fundierter.