RKG Bonn: Vom Individualsystem zum Standard Dealer ...

abgeschlossen, also war nur noch ein geringes Restrisiko vorhanden. Schon
am ersten Tag, 05.01.2009, hat sich gezeigt: „Das Ziel, ein reibungsloser Umstieg
ohne Kundenbeeinträchtigung ist erreicht“. Nach einer Woche habe
ich mich entspannt.
Wir hatten mehr Schwierigkeiten erwartet, da wir ja die komplette Firma in
allen Prozessen zu einem Stichtag umgestellt haben. Hut ab vor den Mitarbeitern!
Sie haben ein hohes Engagement an den Tag gelegt und sehr selbständig
und verantwortungsvoll die Umstellung durchgeführt. Die Meilensteine
haben wir mit T-Systems perfekt erreicht.
Die Erfolgsfaktoren.
Welche Faktoren waren für den Erfolg des Projektes Voraussetzung?
Das Kernteam, Jörg Bott Leiter Buchhaltung/Personalwesen, Günter Wittemann
Technische Leitung Service, Wolfgang Richarz Leiter Teile/Zubehör,
Holger Fehr Leiter Verkauf Gebrauchtfahrzeuge und ich als zuständiger IT-
und Projektleiter, hat wirklich als TEAM zusammengearbeitet und an einem
Strang gezogen.
Nicht zuletzt trug das hohe Engagement der Geschäftsleitung in Person von
unserem Geschäftsführer Ulrich Hamacher zum Gelingen dieses Projektes
bei. In wöchentlichen Statussitzungen mit Herrn Hamacher, Herrn Bott und
mir wurden wichtige Schritte des Projektes abgestimmt und Problempunkte
diskutiert. Hinzu kamen monatliche Projektsitzung mit Herrn Feibel, dem
Projektleiter von T-Systems und seiner Mannschaft. Wie Sie sich denken
können, geht ein Projekt in dieser Größenordnung nicht immer reibungslos
über die Bühne. Dass es kein einziges Mal zu einem wie auch immer gearteten
Projektstop kam, war ein Verdienst aller beteiligen Personen. Einen besonderen
Dank möchte ich hier meinem gesamten EDV-Team für den uneingeschränkten
Einsatz auch an Sonn- und Feiertagen aussprechen.
Positiv hervorzuheben ist auch die Einigung mit dem Betriebsrat über Zeitmodelle
bei Einführung der neuen Zeiterfassung sowie die Zustimmung
des BR zum Trainingskonzept,wobei im Vorfeld bestehende Bedenken des
BR am Schulungsplan in sehr kooperativ geführten Gesprächen ausgeräumt
werden konnten.
Ein ganz wichtiger Punkt war auch die intensive Schulung der Mitarbeiter,
die teilweise aufgrund Ihrer Position in der Firma an mehreren Schulungen
teilnehmen mussten. Ebenso auch die Bereitschaft der Mitarbeiter, neben
dem täglichen Geschäft diese Schulungen zu absolvieren und das gelernte
auf der Testmaschine zu vertiefen. In dem Zusammenhang zeigte sich auch,
dass die Wahl des Standortes der zwei Schulungscontainer auf dem Gelände
des Hauptbetriebes, in unmittelbarer Nähe der EDV-Abteilung, ideal war. Ab
Sept. 2008 bis 2 Monate nach Livestart standen die Schulungscontainer
Mitarbeitern und Trainern zur Verfügung. Dadurch war auch hier ein gezieltes
Nachcoaching möglich. Der überwiegende Teil unserer Mitarbeiter war nach
intensiven Trainings „heiß“ auf den Echtbetrieb. Wollten, dass es endlich los
Erfolgreiches Projektteam.
Reihe unten, v. li.:
Erwin Görtz, RKG, Leitung IT und Projektleitung, Jörg Bott, RKG, Kaufmännische
Leitung, Wolfgang Richarz, RKG, Leitung Teile und Zubehör,
Herbert Retterath, RKG, Leitung Verkauf Nutzfahrzeuge
Reihe Mitte, v. li.:
Holger Fehr, RKG, Leitung Verkauf Gebrauchtfahrzeuge, Jürgen Feibel,
T-Systems, Projektleitung, Oliver Ambros, T-Systems, Vertriebsberater,
Marion Martin, T-Systems, Leitung Consulting,
Reihe hinten, v. li.:
Günter Wittemann, RKG, Technische Leitung Service, Sieglinde Walz,
T-Systems, Leitung Vertrieb, Katrin Henker, T-Systems, Leitung Produktmanagement
geht. Eine Idee von Herrn Hamacher, dass Herr Wittemann Technische Leitung
Service und Herr Richarz Leitung Teile/Zubehör nach dem Livestart
jeden Tag in eine andere Filiale fahren, um Vorort Prozessfragen mit den
Mitarbeitern zu besprechen, kam sehr gut an und gab den Mitarbeitern das
Gefühl, dass sie mit dem neuen System nicht alleine gelassen wurden.
Meine Mitarbeiter und ich sind von Anfang an als „First Level Support“ für
das gesamte Spektrum tätig. Es war mir wichtig, dass die Kollegen weiterhin
mit vertrauten Personen Ihre Probleme besprechen können und nicht direkt
mit einer fremden Hotline konfrontiert werden.
Welchen Rat würden Sie als Projektleiter anderen geben, die ein solches
Projekt zu stemmen haben?
Alle Entscheidungsträger von vorneherein involvieren. Geschäftsleitung und
Fachbereiche müssen voll hinter dem Projekt stehen und mit der Projektleitung
eng zusammenarbeiten. Ganz wichtig hierbei ist es, das Altsystem, Fachbereich
für Fachbereich in enger Zusammenarbeit mit Usern zu analysieren.
Dabei stellt sich oft heraus, dass manche Prozesse und Auswertungen in der
bestehenden Form nicht mehr benötigt werden und im neuen System damit
nicht berücksichtigt werden müssen.
Desweiteren hat man eine große Chance, den Datenbestand zu überarbeiten
und vor allem zu bereinigen. In unserem Fall betraf dies besonders die Vertriebssteuerung
mit allen wichtigen Kundendaten, speziell der Kundenkontaktbereich
der Neuwagenverkäufer. Auch der Kunden- und Fahrzeugstamm
war davon betroffen. Da eine Übernahme aller Daten aus unserer Vertriebssteuerung
– speziell der Kundenkontaktbereich – nach EKS nicht möglich
war, haben wir mit Hilfe von Zeitkräften die EKS Daten einzeln bearbeitet
und vervollständigt. Ein von mir erstellter Leitfaden zur Dateneingabe in EKS
diente hierbei den Zeitkräften als Vorlage. Dieser zusätzliche Aufwand ist
aber immer vom jeweiligen Altsystem abhängig.
Wichtig war auch, das wir ca. 40 Mitarbeiter als Key User ausgewählt haben,
um Sie für das Projekt speziell zu motivieren. Dies haben wir auf Anraten von
T-Systems getan und ein dementsprechendes Meeting abgehalten. Effekt:
diese Key User geben Informationen an die Kollegen weiter und dienen als
erste Anlaufstelle bei kleineren Problemen.