Checkliste Ermittlung der Fluktuationskosten - I.O. BUSINESS
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I.O. <strong>BUSINESS</strong> ®<br />
Kompetenzfeld Finanzen | Controlling<br />
<strong>Checkliste</strong>:<br />
<strong>Ermittlung</strong><br />
<strong>der</strong> <strong>Fluktuationskosten</strong><br />
Gemeinsam Handeln – I.O. <strong>BUSINESS</strong> ®
<strong>Checkliste</strong><br />
<strong>Ermittlung</strong> <strong>der</strong> <strong>Fluktuationskosten</strong><br />
Diese <strong>Checkliste</strong> unterstützt Sie bei <strong>der</strong> Ist-Analyse <strong>der</strong> Kosten, die durch die Fluktuation von<br />
Mitarbeitern im Unternehmen verursacht werden. Sie haben die Möglichkeit, die Kosten <strong>der</strong><br />
Fluktuation für eine individuelle Stelle zu ermitteln und sich einen Überblick über die jährlichen<br />
<strong>Fluktuationskosten</strong> zu verschaffen.<br />
Im Einzelnen geht es um folgende Aspekte:<br />
Einzelanalyse <strong>der</strong> <strong>Fluktuationskosten</strong> einer Stelle<br />
Basisdaten zur Stelle und zum ausscheidenden Stelleninhaber<br />
<strong>Ermittlung</strong> <strong>der</strong> direkten Kosten durch das Ausscheiden des Stelleninhabers<br />
<strong>Ermittlung</strong> <strong>der</strong> durch die Fluktuation verursachten indirekten Kosten<br />
Durch die Fluktuation entstandene Opportunitätskosten<br />
Summe aller durch die Fluktuation auf dieser Stelle verursachten Kosten<br />
Ist-Analyse aller im Jahresverlauf entstandenen <strong>Fluktuationskosten</strong><br />
Einschätzung <strong>der</strong> Wahrscheinlichkeit künftiger <strong>Fluktuationskosten</strong><br />
Feststellung <strong>der</strong> Unternehmensbereiche mit den höchsten <strong>Fluktuationskosten</strong><br />
Ursachenanalyse bezüglich <strong>der</strong> <strong>Fluktuationskosten</strong>treiber für diese Stellen<br />
Bei dieser <strong>Checkliste</strong> handelt es sich lediglich um Denkanstöße und nützliche Aspekte rund um<br />
die <strong>Ermittlung</strong> <strong>der</strong> <strong>Fluktuationskosten</strong>. Im Einzelfall empfiehlt sich eine Anpassung möglichst<br />
nach entsprechen<strong>der</strong> Beratung. Jedwede Verwendung dieses Textes geschieht auf eigenes<br />
Risiko und unter jeglichem Haftungsausschluss <strong>der</strong> I.O. <strong>BUSINESS</strong>.<br />
Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich über dieses Thema mit einem Experten austauschen<br />
möchten.<br />
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Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Kopieren o<strong>der</strong> Nachdruck verboten; Ausnahmen nur mit ausdrücklicher<br />
Genehmigung. Das Zitieren von Auszügen kann nur gestattet werden, wenn I.O. <strong>BUSINESS</strong> ® als Quelle genannt wird.<br />
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Ist-Analyse <strong>der</strong> <strong>Fluktuationskosten</strong><br />
Basisdaten:<br />
Exakte Bezeichnung <strong>der</strong> Stelle:<br />
Firmenbezeichnung (bei Konzernen):<br />
Standort (Zentrale, Werk / Filiale, überregional):<br />
Bereich:<br />
Abteilung:<br />
Team / Gruppe:<br />
Übergeordnete Position:<br />
Name des ausscheidenden Stelleninhabers:<br />
__________________________<br />
__________________________<br />
__________________________<br />
__________________________<br />
__________________________<br />
__________________________<br />
__________________________<br />
__________________________<br />
Eintrittsdatum: _____________ Kündigungsdatum: __________________________<br />
weiterbeschäftigt<br />
weiterbeschäftigt bis _______ , dann Urlaub<br />
freigestellt<br />
______________ bis zum Austrittsdatum am: __________________________<br />
Beschäftigungsdauer im Unternehmen:<br />
______ Jahre ______ Monate<br />
Personalverantwortung des Stelleninhabers: nein ja, für _____ Mitarbeiter<br />
Gründe des Ausscheidens:<br />
__________________________<br />
________________________________________________________________________<br />
Wechsel zu folgendem Unternehmen (falls bekannt):<br />
Wechsel zu folgen<strong>der</strong> Position dort (falls bekannt):<br />
__________________________<br />
__________________________<br />
Notizen:__________________________________________________________________<br />
________________________________________________________________________<br />
Durchschnittlicher Bruttojahresverdienst<br />
inklusive arbeitgeberseitig zu tragen<strong>der</strong><br />
Nebenkosten: ___________________ Euro<br />
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Durch das Ausscheiden des Stelleninhabers angefallene direkte Kosten<br />
Direkte Kosten sind alle Kosten, die durch die Fluktuation unmittelbar verursacht werden.<br />
Stellenbezeichnung:<br />
Jahr:<br />
Beauftragte Person<br />
o<strong>der</strong> Firma:<br />
Entstandene Kosten:<br />
Direkte Kosten: Teil 1<br />
Kosten für Freistellung<br />
Kosten durch Krankmeldung nach Kündigung<br />
Stellenanzeige in Online-Medien<br />
Stellenanzeige in Printmedien<br />
Personalberater<br />
Suchkosten für Interimspersonal (Interimsmanager<br />
o<strong>der</strong> via Personaldienstleister)<br />
Kosten für Interimspersonal<br />
Porto, Papier, Briefumschläge für<br />
Schriftverkehr an Bewerber, z.B. Einladungen<br />
Externe Beobachter / Mo<strong>der</strong>atoren<br />
für ein Assessment Center (AC)<br />
Reisekostenerstattung für angereiste<br />
Bewerber<br />
Nachvertragliche Karenzentschädigung<br />
Anwaltskosten bei arbeitsrechtlichen<br />
Auseinan<strong>der</strong>setzungen<br />
Gerichtskosten bei arbeitsrechtlichen<br />
Auseinan<strong>der</strong>setzungen<br />
Höheres Entgelt des neuen Arbeitnehmers im<br />
Vergleich zum ausgeschiedenen<br />
Externe Schulung, Weiterbildung des neuen<br />
Mitarbeiters<br />
Hotelkosten, Maklergebühren, Umzugskosten<br />
für den neuen Arbeitnehmer<br />
Erstattung von Heimreisen<br />
--<br />
--<br />
--<br />
Fortsetzung siehe Folgeseite<br />
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Stellenbezeichnung:<br />
Jahr:<br />
Beauftragte Person<br />
o<strong>der</strong> Firma:<br />
Entstandene Kosten:<br />
Direkte Kosten: Teil 2<br />
Trennungsentschädigung: zahlbar an das vorige<br />
Unternehmen des neuen Mitarbeiters für dessen<br />
vorzeitiges Ausscheiden<br />
Nur bei betriebsbedingter Kündigung durch den<br />
Arbeitgeber: ggf. Zahlung einer Abfindung<br />
--<br />
Erstattung des Arbeitslosengeldes älterer<br />
Arbeitnehmer nach Vollendung des 57.<br />
Lebensjahres an die Agentur für Arbeit bei<br />
Kündigung durch den Arbeitgeber<br />
Summe aller direkten Kosten:<br />
Indirekte Kosten<br />
Bitte tragen Sie hier alle Kosten ein, die durch den administrativen Mehraufwand innerhalb des<br />
Unternehmens als Folge <strong>der</strong> Fluktuation entstehen.<br />
Stellenbezeichnung:<br />
Jahr:<br />
Indirekte Kosten Teil 1<br />
Austrittsgespräch führen<br />
Bearbeiter:<br />
Stundensatz<br />
inkl.<br />
Nebenkosten:<br />
Bearbeitungszeit:<br />
Entstandene<br />
Kosten:<br />
An<strong>der</strong>e Mitarbeiter über das Ausscheiden des<br />
Arbeitnehmers informieren<br />
Abmelden bei den Sozialversicherungsträgern<br />
Sicherheitsmaßnahmen bei Ausscheiden eines<br />
Mitarbeiters<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen <strong>der</strong> Stelle prüfen<br />
und ggf. beschreiben<br />
Stellenbeschreibung prüfen<br />
und ggf. neu formulieren<br />
Fortsetzung siehe Folgeseite<br />
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Stellenbezeichnung:<br />
Jahr:<br />
Indirekte Kosten Teil 2<br />
Anfor<strong>der</strong>ungsprofil prüfen<br />
und ggf. neu erstellen<br />
Stellenanzeige erstellen<br />
Bearbeiter:<br />
Stundensatz<br />
inkl.<br />
Nebenkosten:<br />
Bearbeitungszeit:<br />
Entstandene<br />
Kosten:<br />
Veröffentlichung <strong>der</strong> Stellenanzeige intern<br />
Veröffentlichung <strong>der</strong> Stellenanzeige<br />
auf <strong>der</strong> Homepage<br />
Veröffentlichung <strong>der</strong> Stellenanzeige<br />
in Print- und / o<strong>der</strong> Online-Medien<br />
Suche nach Interimspersonal<br />
Suche nach einem geeigneten Nachfolger in<br />
Online-Stellenbörsen und Printmedien<br />
Beauftragung eines Personalberaters<br />
Sichten <strong>der</strong> eingegangenen Bewerbungen<br />
Vorauswahl <strong>der</strong> Bewerber durch die<br />
Personalabteilung<br />
Vorauswahl <strong>der</strong> Bewerber durch die<br />
Fachabteilung<br />
Einladung von Bewerbern zum<br />
Vorstellungsgespräch o<strong>der</strong> AC<br />
Koordination und Vorbereitung von<br />
Interviews, Eignungstests, AC...<br />
Durchführen von Eignungstests und <strong>der</strong>en<br />
Auswertung<br />
Führen <strong>der</strong> Bewerbungsinterviews<br />
Durchführen eines Assessment Centers<br />
Abstimmung und Gespräche mit dem<br />
Betriebsrat / Personalrat<br />
Entscheidungsfindung zur Personalauswahl<br />
Schreiben von Zwischenbescheiden, Ab- /<br />
Zusagen, Rücksendung Unterlagen<br />
Einstellungsantrag stellen<br />
Einstellungsantrag bearbeiten<br />
Abgabe <strong>der</strong> einstellungsrelevanten Unterlagen<br />
des neuen Mitarbeiters nachhalten<br />
Fortsetzung siehe Folgeseite<br />
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Stellenbezeichnung:<br />
Jahr:<br />
Indirekte Kosten Teil 3<br />
Erfassen <strong>der</strong> Stammdaten<br />
Bearbeiter:<br />
Stundensatz<br />
inkl.<br />
Nebenkosten:<br />
Bearbeitungszeit:<br />
Entstandene<br />
Kosten:<br />
Arbeitsvertrag erstellen<br />
Personalakte erstellen<br />
Anmelden bei den Sozialversicherungsträgern<br />
Ausgabe bzw. Einrichtung relevanter<br />
Gegenstände zur Arbeitsaufnahme<br />
Unterstützung des neuen Mitarbeiters bei <strong>der</strong><br />
Wohnungssuche<br />
Untersuchung des neuen Mitarbeiters durch<br />
den Werksarzt<br />
Plan für die Einarbeitung erstellen<br />
Arbeitsplatz einrichten<br />
Einstellungsgespräch führen<br />
Neuen Mitarbeiter vorstellen<br />
Paten / Mentor auswählen<br />
Neuen Mitarbeiter einarbeiten<br />
Betreuung des neuen Mitarbeiters durch den<br />
Paten / Mentor<br />
Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten<br />
Firmeninterne Schulung durchführen<br />
Summe aller indirekten Kosten:<br />
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Opportunitätskosten<br />
Opportunitätskosten bezeichnen den entgangenen Nutzen o<strong>der</strong> Gewinn, den das Unternehmen<br />
ohne die Fluktuation erzielt hätte. Bitte schätzen Sie diese Kosten:<br />
Stellenbezeichnung:<br />
Jahr:<br />
Opportunitätskosten: Entgangener Nutzen durch:<br />
Nichtarbeit des ausscheidenden Mitarbeiters in seinem Tätigkeitsbereich<br />
Entgangener<br />
Nutzen in Euro:<br />
Tragen Sie<br />
einen Minimalund<br />
einen<br />
Maximalwert<br />
ein.<br />
Aufträge werden nicht akquiriert, Kunden nicht betreut, Produkte nicht<br />
produziert / Dienstleistung nicht erbracht, Anfragen nicht bearbeitet,<br />
Projekte nicht planungsgemäß fertig gestellt etc.<br />
(Je nach Art <strong>der</strong> Tätigkeit des ausgeschiedenen Arbeitnehmers)<br />
Verlust des taziten Wissens des Arbeitnehmers im Unternehmen<br />
Das Wissen und Können des ausgeschiedenen Mitarbeiters kommt einem<br />
konkurrierenden Unternehmen zugute<br />
Kontakte zu Kunden, Lieferanten, Partnern reißen ab<br />
Störung des Betriebsklimas<br />
Multiplikatoreffekte, z.B. an<strong>der</strong>e Mitarbeiter verlassen das Unternehmen<br />
Mitarbeiter des Ausgeschieden reduzieren ihr Engagement, bis "<strong>der</strong><br />
Neue" da ist<br />
Überstunden bei an<strong>der</strong>en Mitarbeitern durch die Übernahme von<br />
Aufgaben <strong>der</strong> vakanten Stelle<br />
Produktivitätsverlust während <strong>der</strong> Einarbeitungszeit des neuen Mitarbeiters.<br />
Je nach Stelle und Funktion wird eine Einarbeitungszeit von 2-12<br />
Monaten angenommen mit einer vermin<strong>der</strong>ten Produktivität von Ø 50%<br />
Verzögerung <strong>der</strong> Arbeit von Kollegen / des Mentors durch Einarbeitung<br />
des neuen Mitarbeiters<br />
Summe aller Opportunitätskosten:<br />
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Zusammenfassung <strong>der</strong> <strong>Fluktuationskosten</strong> des Arbeitsplatzes:<br />
Stellenbezeichnung:<br />
Jahr:<br />
Art <strong>der</strong> Kosten<br />
Direkte Kosten<br />
Höhe <strong>der</strong> Kosten<br />
Indirekte Kosten<br />
Opportunitätskosten<br />
Multipliziert mit dem Prozentsatz <strong>der</strong><br />
Wahrscheinlichkeit, dass die<br />
<strong>Fluktuationskosten</strong> erneut anfallen bei<br />
vorzeitigem Ausscheiden des neuen<br />
Mitarbeiters, zum Beispiel durch<br />
Fehlbesetzung (Faktor im Ø = 1,3)<br />
Summe aller <strong>Fluktuationskosten</strong>:<br />
Vergleich <strong>der</strong> Ist-Analysen für einen definierten Zeitraum<br />
Vergleich <strong>der</strong> <strong>Fluktuationskosten</strong> im Jahr:<br />
Geschäftsbereich Stellenbezeichnung Direkte<br />
Kosten<br />
Indirekte<br />
Kosten<br />
Opportunitätskosten<br />
Gesamte<br />
<strong>Fluktuationskosten</strong><br />
Summe:<br />
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Einschätzung <strong>der</strong> Wahrscheinlichkeit künftiger <strong>Fluktuationskosten</strong><br />
In welchen Bereichen und Positionen entstanden die höchsten <strong>Fluktuationskosten</strong><br />
Was waren die Gründe für das ungewollte Ausscheiden dieser Mitarbeiter<br />
Bereich Position Kosten Grund<br />
__________________ ___________________<br />
__________________ ___________________<br />
__________________ ___________________<br />
__________________ ___________________<br />
__________________ ___________________<br />
__________________ ___________________<br />
__________________ ___________________<br />
__________________ ___________________<br />
__________________ ___________________<br />
____________ ____________________<br />
____________ ____________________<br />
____________ ____________________<br />
____________ ____________________<br />
____________ ____________________<br />
____________ ____________________<br />
____________ ____________________<br />
____________ ____________________<br />
____________ ____________________<br />
Welche <strong>der</strong> folgenden <strong>Fluktuationskosten</strong>treiber treffen auf die Stellen mit hohen<br />
<strong>Fluktuationskosten</strong> zu<br />
Die Stellen sind betriebsspezifisch und erfor<strong>der</strong>n für eine erfolgreiche Besetzung zuvor eine<br />
innerbetriebliche Schulung des Stelleninhabers<br />
<strong>Fluktuationskosten</strong> steigen, je mehr das Unternehmen in den Arbeitnehmer zu dessen Ausübung <strong>der</strong><br />
Position investiert hat. Somit steigen die Kosten <strong>der</strong> Fluktuation, je spezifischer das Wissen des<br />
Mitarbeiters ist.<br />
Der bisherige Stelleninhaber war beson<strong>der</strong>s produktiv<br />
Die Stelle kann lange nicht besetzt werden<br />
Es finden sich auf dem Arbeitsmarkt keine geeigneten Bewerber<br />
Das Entgeltniveau liegt unter dem branchen- und ortsüblichen Niveau<br />
_________________________________________________________________________<br />
_________________________________________________________________________<br />
_________________________________________________________________________<br />
_________________________________________________________________________<br />
_________________________________________________________________________<br />
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I.O. <strong>BUSINESS</strong> ®<br />
Unternehmensberatung und Training<br />
Engelsstraße 6 (Villa Engels)<br />
D-42283 Wuppertal<br />
www.io-business.de<br />
Tel. +49 (0)202 / 69 88 99-0<br />
Mail info@io-business.de<br />
I.O. <strong>BUSINESS</strong> ist eine Marke <strong>der</strong> Wolf I.O. Group GmbH, Engelsstr. 6, D-42283 Wuppertal.<br />
Handelsregister: HRB 22341, Amtsgericht Wuppertal. USt-IdNr.: DE267693528.<br />
Geschäftsführung: Diplom-Betriebswirt (FH) Yvonne Wolf.
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