Wertstrom im Unternehmen - Schuh Group

Wertstrom im Unternehmen:
Prozesse sehen lernen
Norbert Große Entrup
Der Geschäftsalltag und seine Hektik, beziehungsweise die auf das Management einströmenden Informationen
und Entscheidungsanfragen sorgen dafür, dass viele Manager heute kaum die Zeit finden, sich
Gedanken um die operative und strategische Optimierung ihrer Firma zu machen. Das Gefühl für die
Steuerung des Schiffes „Firma“ geht verloren und man findet sich oft operativ in der Kommandozentrale
damit beschäftigt, die Fahrt zu erhöhen oder zu bremsen, leichte Ruderkorrekturen zu veranlassen
oder eine Planung der Routenressourcen wie Spritverbrauch und Mannschaftsversorgung zu planen.
Gefangen im Alltag: Managementscheuklappen
Der Sinn und Zweck hinter dem Handeln tritt zurück
und schafft Platz für „operative Hektik und planlose
Reaktionen“. Asiatische Weise fordern nicht umsonst,
dass der Mensch zehn Minuten am Tag über sein
Handeln und Tun und sein Dasein reflektieren soll. Es
sollte ein Lebensbild entstehen, dem man automatisch
durch Verinnerlichung nachfolgt und sein Handeln
auch dann situativ immer auf diese Zielausrichtung
anpasst. Nur so können langfristig gesteckte Ziele
erreicht werden, das Bild als Ziel muss immer vor dem
inneren Auge präsent sein.
Lernen zu sehen
Welcher Manager hat das Bild seiner Firma vor
Augen Wo steht sein Schiff im Meer der Wirtschaft
Welchen Zweck erfüllt es, für wen, für welche Kunden
und erfüllt es diesen Zweck und die Bedürfnisse der
Kunden auf eine „schlanke“ Weise, sprich mit dem
minimalsten Ressourcenaufwand
Es gibt verschiedene Schiffe, Kreuzfahrtschiffe,
Tanker, Segelschiffe, Fregatten, Forschungsschiffe und
viele weitere Arten, die alle unterschiedliche Kundenbedürfnisse
befriedigen. Es gilt herauszufinden, welche
Abb. 1: Beispiel einer Wertstromanalyse
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Art von Schiff man darstellt und wie dieses Schiff
mit seiner Mannschaft die Wünsche der Kunden am
effizientesten erfüllt bzw. erfüllen kann.
Die Methode der Wertstromanalyse als Brille für
das Management
Die Methodik der Wertstromanalyse erlaubt es dem
Management und der Mannschaft, sich so ein Bild zu
verschaffen (Abb. 1). Es werden die Prozesse als verknüpfte
Landschaft dargestellt und die Beziehungen
untereinander. So können schnell lange Durchlaufzeiten,
lange Liegezeiten, komplexe und schwierige
Schnittstellen erkannt und in einem weiteren Schritt
alternative Prozesse und Abläufe definiert werden.
Rückfragequoten zeigen auf, wo die Prozesse nicht
sauber definiert sind und es ggf. an früheren Stellen in
der Prozesslandschaft zu eindeutigen Klärungen und
Weitertransport der Information kommen muss. Die
Verschwendung wird aufgezeigt, wird transparent und
kann somit aktiv beseitigt werden.
Im Rahmen eines Wertstromanalyse-Workshops fangen
viele Manager und auch ihre Mitarbeiter erst an zu
„sehen“. Sie erkennen an der prozessorientierten und
bildhaften Darstellung, wo die Probleme stecken und
fangen an, neue Lösungen und Alternativen anzudenken.
Im Tagesgeschäft suchte man in der Vergangenheit
zwar auch bereits nach Lösungen, aber da die Zeit
fehlte, sich den gesamten Zusammenhang darzulegen,
konnten auch keine oder nur suboptimale Verbesserungen
erzielt werden. Mit der Wertstromanalyse
stellen sie ihre, auf den Kunden gerichteten Prozesse
auf den Prüfstand und können diese sukzessiv und im
Kontext mit Kreativität und im Team verbessern.
Was kennzeichnet eine Wertstromanalyse
1. Alle Beteiligten am Wertstrom des Unternehmens
haben die Ziele des Wertstromanalyse-Workshops
verinnerlicht. Diese Ziele sind, Verfügbarkeit erhöhen,
Qualität verbessern, Individualität gewährleisten
und Kosten reduzieren.
2. Alle Beteiligten kennen die Verschwendungsarten,
die es gilt zu eliminieren. Überproduktion und
Blindleistung, hohe Lagerbestände, unnötige Materialtransportwege,
Warte- und Liegezeiten, Technologie-
und Prozessdefizite, unnötige Handhabung
durch den Menschen, Rückfragen und Qualitätsverlust.
3. Alle Beteiligten kennen die Philosophie des Wertstroms:
Alles ist auf den Kunden ausgerichtet und
fokussiert, es gilt seine Anforderungen optimal zu
erfüllen, d. h. weder zu viel noch zu wenig. Alles
fließt als Wertstrom, d. h. auch Lieferanten und
ausgelagerte Prozesse fließen mit dem Hauptstrom
hinein und werden ganzheitlich mit betrachtet. Alles
funktioniert optimal nach dem Pull-Prinzip, der
Abb. 2: Wertstromdesign
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Bedarf „triggert“ die vorgelagerten Aktionen des
Systems.
Es wird ständig im Kreislauf kontrolliert und ein
kontinuierlicher Verbesserungsprozess eingerichtet,
der sicherstellt, dass der Kunde zufrieden ist und
bleibt, auch bei geänderten Rahmenbedingungen.
Alle Prinzipien des Wertstroms sind in der bildhaften
Darstellung (Abb. 2) zu finden und sollten
gemeinsam mit allen Beteiligten immer wieder vor
einem Workshop wiederholt werden.
4. Trennung nach Tätigkeitsarten: Alle Tätigkeiten
werden analysiert und in Haupt-, Neben- oder Organisationstätigkeiten
klassifiziert.
Wie ordnet sich die Wertstromanalyse in die
ganzheitliche Optimierung hin zu einer schlanken
Organisation ein
Analysephase: In dieser Phase wird das Geschäftsmodell
hinterfragt und dargelegt, die bestehende
Organisation aufgenommen sowie die Auftragsarten
des Unternehmens klassifiziert. ABC Analyse teilt die
Aufträge nach Umsatz und Menge ein, wobei die XYZ
Analyse die Aufträge nach Häufigkeit und Regelmäßigkeit
einteilt. In den Wertstromanalyse-Workshops
sollten primär die Auftragsarten untersucht werden,
die in die Kategorie AX fallen, um schnellstmöglich
die größten Verbesserungseffekte zu erzielen. Es gilt
nicht, das Zahlen- und Datenmaterial bis auf die letzte
Kommastelle genau zu ermitteln. In der Wertstromanalyse
kann man und muss man oft (besonders in den
administrativen Bereichen, weniger in der Produktion)
mit einer gesicherten ggf. 2 x abgefragten Schätzung
leben lernen.
Der Wertstrom wird skizziert und aufgenommen
mit Brown Paper und den Standardprozesskärtchen,
die die speziellen Informationen wie Zeitbedarf und
Subprozesse beeinhalten. An Stellen, wo nicht sofort
transparent wird, wo die Probleme liegen, muss mit einer
Prozessfeinanalyse in die Tiefe „gebohrt“ werden.
Aus den ersten Wertstromanalyse-Workshops lassen
sich oft schon die ersten „quick wins“, also schnell
umsetzbare Lösungen definieren, die dann auch zügig
per aufgesetztem Maßnahmenplan in Angriff genommen
werden müssen.
Modularisierungsphase: In dieser Phase prüfen wir,
ob und wo wir innerhalb der Prozesslandschaft Module
bilden können, die eindeutig sind und wiederholt
nutzbar. Diese so definierten Module werden spezifiziert
und festgeschrieben und einer weiteren Optimierungsprüfung
unterzogen. Sind alle möglichen Module
definiert, erfolgt die Standardisierung der Information,
es werden die Schnittstellen geprüft und eindeutig
beschrieben. Informationen werden dort erhoben,
wo sie automatisch und ohne großen Mehraufwand
abfallen und werden dann auf effiziente Weise durch
den Wertstrom mit transportiert.
Integrationsphase: In dieser Phase werden die Module
in die Prozesslandschaft eingepasst und auf ihre
Gesamtfunktionalität untersucht.
Umsetzungsphase: In dieser Phase erfolgt die Anpassung
der Kapazitäten, Umsetzung der operativen
Prozesse und eine damit ggf. verbundene Veränderung
der Organisationsstruktur. Idealerweise erfolgt eine
parallele Einführung eines Prozesskostenmanagements
und die Absicherung durch einen kontinuierlichen
Verbesserungsprozess.
Der Wertstrom-Workshop und seine Inhalte
Die wichtigsten und notwendigen Kundendaten
werden erfasst und bereit gestellt. Welche Daten in
welcher Tiefe Sinn machen, muss der Workshopmanager
und -coach mit dem Kunden vorab definieren und
erarbeiten. Es werden die betroffenen Stellen definiert
und aufgenommen. Die prozessauslösenden Stellen
müssen identifiziert und die einzelnen Prozessschritte
auf dem Brown Paper in Schwimmbahnen dargestellt
werden.
Die Schnittstellen des Informationsflusses werden
definiert und ermittelt. Wichtig und elementarster
Bestandteil ist die Aufnahme der Prozesszeiten, die
Aufnahme der Liege- und Wartezeiten sowie die
Zeiten für Rückfragebedarf und Reklamationen.
An kritischen Stellen muss eine Prozessfeinanalyse
einsetzen, um Details besser herauszuarbeiten und
Problemen auf den Grund zu gehen. Aus den im
Workshop erlangten Erkenntnissen werden Maßnahmen
für sogenannte „quick wins“ geplant und umgesetzt.
Dies erhöht die Motivation für alle Beteiligten,
an der Optimierung des Wertstroms auch langfristig
mitzuwirken.
Häufige Probleme bei der Umsetzung in der Praxis
1. Zuviel Theorie. Die Methodik wird zu theoretisch
angewendet. Man versteift sich auf das prozedurale
Vorgehen und vergisst dabei „das Bild zu zeichnen“,
es bedarf hier einer gewissen Kreativität
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und auch eines gewissen Pragmatismus, damit das
Thema nicht zu holzig und frustrierend wird für alle
Beteiligten.
2. Zu wenig Zeit und nicht alle beteiligt. Das
Tagesgeschäft ruft und wichtige Personen für die
Teilnahme am Workshop, deren Know-how um die
Abläufe unverzichtbar ist, nehmen nicht teil. Die
Häufigkeit der aufeinanderfolgenden notwendigen
Treffen wird unterschätzt und wichtige Personen
sind durch Reisetätigkeiten oder andere Projekte
immer wieder verhindert. Workshops ohne die
wichtigsten Ansprechpartner sind wertlos und
können keine Lösungen erarbeiten. Die Investition
„Zeit“ ist die wertvollste und wichtigste, die ein
Unternehmen bereit sein muss zu leisten.
3. Abkürzungen und Fokus auf Teilelemente.
Leider wird aufgrund der sich abzeichnenden Aufwändungen
und Zeiten für eine Wertstromanalyse-
Workshopreihe oft eine Abkürzung genutzt. Man
fokussiert sich direkt auf identifizierte Problemstellen
(1-3 Stück), die man dann angeht und mehr oder
minder prozessorientiert versucht zu optimieren.
Dies entspricht in keinster Weise der Wertstromanalyse
und greift natürlicherweise viel zu kurz. Die
grundsätzlichen Riesenpotenziale, die sich oft mit
der Wertstrombetrachtung auftun, sind so nicht zu
erschließen.
4. Keine professionelle Begleitung. Die Moderation
und Vorbereitung der Workshops muss von
einem erfahrenen Wertstromexperten erfolgen. Nur
so ist sichergestellt, dass man mit dem geringsten
Aufwand und zielgerichtet im Team arbeitet. Von
einer Eigenmoderation (es sei denn, es hat eine Ausbildung
zum Moderator z. B. am Lean Enterprise
Institut stattgefunden) ist dringend abzuraten. Auch
der Blickwinkel von Außen, wo sind Potenziale zu
finden und zu heben, ist wichtig und kann wertvolle
Hinweise liefern und die Ergebnisse sehr positiv
beeinflussen.
Fazit
Die Wertstromanalyse ist ein wichtiges und wertvolles
Werkzeug zur ganzheitlichen Betrachtung und Optimierung
einer Firma oder einer Organisation. Wichtig
ist die konsequente Anwendung der Wertstromprinzipien
und die bewährte Vorgehensweise. Sind die Optimierungen
erarbeitet und wird das neue Firmenbild
von allen Beteiligten gepflegt und verinnerlicht, stehen
einer Neuausrichtung und einem Erfolg im Markt und
im Wettbewerb nichts mehr entgegen. Viele Firmen
haben daher die Wertstromanalyse als strategisches
Werkzeug für ihre permanente strategische Weiterentwicklung
festgeschrieben und wenden die Methodik
regelmäßig an.
Die Schuh & Co. GmbH setzt diese Methodik in
vielen Projekten ein und begleitet die Firmen bei einer
einmaligen Reorientierung oder aber auch über
Change-Projekte bis hin zur kompletten Verinnerlichung
neuer Werkzeuge und Methoden in einer ganzheitlichen
Form, die zur neuen Unternehmenskultur
wird. Durch die enge Anbindung an die Wissenschaft
und Forschung in Aachen und durch den hohen Praxisbezug
der Berater ist eine optimale Ausgestaltung
und Begleitung der Kunden über Workshopreihen hin
zu operativer Exzellenz möglich.
Kontakt
Norbert Große Entrup
Telefon: +49 2405 459 02
norbert.grosse-entrup@schuh-group.com
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