Schulsekretariate AHS, BHAK/BHAS sowie BAKiP - zaverwaltung.at

Zukunft • Bildung • Kultur
GZ 466/36-ILL'C/99
BUNDESMINISTERIUM
FÜR UNTERRICHT
UND KULTURELLE
ANGELEGENHEITEN
Arbeitsplatzbeschreibung für Schulsekretännnen/S chulsekretäre
an Allgemeinbildenden höheren Schulen Bundeshandelsakademien Minoritenpiatz 5
und Bundeshandeisschulen sowie Bundes-Bildungsanstalten für
A-1014 Wien
Kindergartenpädagogik Tel . +43-1/531 20-0
Fax+43-1/531 20-
SB : MR Dr . ZHvllvilRMANN
TeI . 01/531 20/3245
Fax 01/531 20/3445
• Verteiler:
Sachgebiet :
Inhalt :
Rechtsgrundlage § 137 BDG 1979
Geltung :
unbefristet
VII, N
Personalwesen
Arbeitsplatzbeschreibung für Schulsekretärinnen/Schulsekretäre
an Allgemeinbildenden höheren Schulen, Bundeshandelsakademien
und Bundeshandeisschulen sowie Bundes-Bildungsanstalten für
Kindergartenpädagogik
Rundschreiben Nr . 49/1999
An alle
Landesschuiräte (Stadtschulrat für Wien)
Durch die in den letzten Jahren vorgenommene Erweiterung der Gestaltungsmöglichkeiten der
Schulen im Bereich der pädagogischen, personellen und finanziellen Autonomie hat sich das
Aufgabengebiet der Schulsekretariate erheblich erweitert .
In der Anlage wird daher eine im Einvernehmen mit dem Zentralausschuss für Bundesbedienstete
erstellte einheitliche neue Arbeitsplatzbeschreibung für die SchulsekretärinnenlSchulsekretäre an den
Allgemeinbildenden höheren Schulen, B undeshandelsakademien und Bundeshandelsschulen sowie an
den Bundes-Bildungsanstalten für Kindergartenpadagogik übermittelt . Diese Arbeitsplatzbeschreibung
bildet auch die Grundlage für eine neue Bewertung der Arbeitsplätze dieser
Bediensteten . Diesbezüglich ergeht noch ein gesondertes Rundschreiben . Hinsichtlich der
planstellenmäßigen Ausstattung der Schulsekretariate tritt keine Änderung ein . Diese stellt sich wie
folgt dar :

- 2-
bis 12 Klassen . . . . . . . . . . . . . . 1/2 Planstelle der EGr . v3 ;
von 13 bis 24 Klassen . . . . . . 1 Planstelle der VGr ./EGr . A3/v3 ;
von 25 bis 36 Klassen . . . . . . 1 Planstelle der VGr ./EGr. A3/v3 und
1/2 Planstelle der EGr . v4 ;
ab 37 Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Planstelle der VGr ./EGr . A3/v3 und
1 Planstelle der VGr ./EGr . A4/v4 .
HAKJHASch
bis 10 Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . 1/2 Planstelle der EGr . v3 ;
von 11 bis 20 Klassen . . . . . . . 1 Planstelle der VGr ./EGr . A3/v3 ;
von 21 bis 30 Klassen . . . . . . . 1 Planstelle der VGr ./EGr . A3/v3 und
1/2 Planstelle der EGr . v4 ;
von 31 bis 40 Klassen . . . . . . . 1 Planstelle der VGr ./EGr . A3/v3 und
1 Planstelle der VGr ./EGr . A4/v4
ab 41 Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Planstelle der VGr ./EGr . A3/v3,
1/2 Planstelle der EGr . v3 und
1 Planstelle der VGr ./EGr . A4/v4 .
Für jede Sonderformklasse bzw. für je 30 Externisten werden
1,5 Klassen in Anschlag gebracht (z .B . 8 Normalformklassen +
2 Sonderforrnklassen 3 + 8 1 1), wobei ab fünf Zehntel
aufzurundenist .
BBA f.
Kindergartenpädagpgik
bis 7 Klassen . . . . . . . . . . . . . . . 1/2 Planstelle der EGr . v3 ;
von 8 bis 14 Klassen . . . . . . 1 Planstelle der VGr ./EGr . A3/v3 ;
von 15 bis 21 Klassen
.1 Planstelle der VGr ./EGr, A3/v3 und
1/2 Planstelle der EGr . v4 ;
ab 22 Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Planstelle der VGr./EGr . A3/v3 und
1 Planstelle der VGr ./EGr . A4/v4 .

-3-
Hiemit treten die Rundschreiben Nr . 235/1977, GZ 778/8-6/77 (Allgemeinbildende höhere Schulen),
Nr. 246/1986, GZ 466/11 -III] 11/86 (Bundeshandelsakademien/Bundeshandeisschulen) und
Nr . 403/1982, GZ 466/19-6/1982 (Bundes-Bildungsanstalten flur Kindergartenpädagogik), außer
Kraft .
Wien, 15 . November 1999
Für die Bundesministerin :
Dr . Oberleitner
Bei!ag neue Arbeitsplatzbeschreibung

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für Schulsekretärinnei/Sc1zulsekretiire
an Allgemeinbildenden höhere Schulen, Handelsakademien/Handeisschulen
und an Bundes-Bildungsanstalten für Kindergartenpädagogik
19.10.1999
KATALOG der Tätigkeiten, die zur Erfüllung der Aufgaben des Arbeitsplatzes notwendig
sind, verbunden mit einer Quantifizierung des für diese Tätigkeiten erforderlichen
Zeitaufwandes im Verhältnis zum Gesamtbeschäftigungsausmaß (= 100)
TÄTI GKEITEN
QUANTIFIZIERUNG
A. BUDGET- UND RECHNUNGSFÜHRUNG
1. Eigenverantwortliche Überprüfung und Feststellung der
ordnungsgemäßen und rechnerischen Richtigkeit der Belege sowie der
Zahlungs- und Verrechnungsaufiräge und deren Aufbewahrung mit
den dazugehörigen Belegen ; Anlage und fortlaufende Führung der
Kontoblätter nach den finanzgesetzlichen Ansätzen und
Verrechnungsposten ; Anlage und Führung der
Kontoblätterverzeichnisse ; Kassabuchführung .
2.. Anforderung und Abrechnung des Monatsverlages .
3 . eigenverantwortliche Verbuchung aller Einnahmen und Ausgaben ;
eigenverantwortliche Erstellung der Monatsrechnungsabschlüsse
(Abschluss des Kassabuches und der Kontenblätter, Erstellung der
Kontensuinmenübersichten) und Übermittlung derselben an di
Buchhaltung des LSRJSSR für Wien .
1. Führung der Handkasse und diverser Verzeichnisse (Geld,
Postwertzeichen, Fahrscheine) .
5 . Aufteilung des Jahreskredites nach Weisung des Direktors/der
Direktorin auf die Konten; Mitwirkung bei der Planung der
‚2-Posten" ; Meldung an den LSR/SSR für Wien zur PH 9-Buchung ;
laufende Kontrolle der einzelnen Budgetansätze .
6 . Bestell- und Rechnungswesen :
Einholung von Offerten, Durchführung von Bestellungen, Mitwirkung
bei der Durchführung von Ausschreibungen gern . 0-Norm 2050 :
60%
7. Anschaffung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (z .B . Bürobedarf) .
8. Ankauf von Anlagegütern nach Vorgabe des Direktors/der Direktorin ;
sachliche und rechnerische Prüfung der Anbote .

19.10.1999
9. Abwicklung der finanziellen Autonomie (Kreditbewirtschaflimg) :
Verwaltung des Jahresbudgets nach Vorgabe des Direktors/der
Direktorin flir folgende flnanzgesetzliche Ansätze :
Ui' 3 Anlagen, UT 7 Software, UT 8 Aufwendungen, Sonderbudgets
(Modell Schulbibliothek, ÖKS, Arbeitsgemeinschaften, usw) ;
Berechnung der Benützungsentgelte flur Schulraumüberlassung und
Sponsoring ;
Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben, Ausfertigung von
Rechnunnen flur die Vereine, Einnahmen- und Ausgabenkontrolle,
Kontenzuordnung, Mahnwesen ;
TDberwachung der Einhaltung der Voranschlagsbeträge ;
Überwachung der Kreditrahmen auf Grund der
Monatsaufzeichnungen,
Buchung und Berechnung von Verrechnungsbeträgen flur
Schulveranstaltungen (z.B . Wandertage9Schikurse, Lehrausgänge,
Projektwochen und Schulsportwochen) ;
Verrechnung der „Fremden Gelder" (z .B . Schüleru.nterstützung und der
Verrechnung der Beiträge flur Arbeitsmittel) sowie Auszahlung der
Schülerunterstützungsbeträge .
10. Ausfertigung, Kontrolle und Mitunterfertigung von Saminel- und
Einzelüberweisungen sowie Schecks nach den Bundeshaushaitsvorschriften
und den Vorschriften betreffend den Scheck- und
Giroverkehr.
11 . Führung und Verwahrung des Schlüsselverzeichnisses flur den
Kassenbehälter und Tresor, der Unterschriftenprobenblätter und der
Rundsiegelverwahrungsaufträge .
12 . Anforderung, Ausstellung und Ausgabe von Bahnkontokarten .
13 . Kontrolle der Reiserechnungen und Weiterleitung an die Buchhaltung ;
Meldung der Ausgabenbeträge an die Buchhaltung .
14 . Führung der Hausinventaraufzeichnungen :
Eintragung von Anschaffungen und ausgeschiedenen Inventargegenständen,
jährliche Inventar(bestands)meldungen an den LSR/SSR flur
Wien, Kennzeichnung der Inventargegenstände, Eintragung im
Hauptinventar nach RIM ; Meldung des Bundesvermögens
sowie Meldung der Zu- und Ausgänge ohne haushaltsmäßige
Verrechnung .

-_‚ -
19.10 .1999
15. Erhebung und Errechnung der Bedarfsbeträge flur die Erstellung des
Bundesvoranschlages .
16 . Ausstellung von ZVA flur die Abrechnung der Mehrdienstleistungen
des Verwaltungspersonals (einschließlich Evidenthaltung und
Berechnung des Zeitausgleichs) .
17. Verwaltung und Evidenthaltung sowie - über Auftrag des Direktors/
der Direktorin - die Kündigung von Wartungsverträgen (z .B . flur
Kopierer) .

-r -
19.10.1999
1 . Selbsts1ndige Führung der Personalhandakte, Berechnung und
Evidenthaltung des Anspruches auf Erholungsurlaub, auf Pflegeurlaub
umd Sonderurlaub sowie diesbezügliche Meldungen an den LSRJSSR
iir Wien;
Evidenthaltung der Krankenstände sowie Namens-, Adress- und
Familienstandsänderungen und diesbezügliche Meldungen an den
LSRJSSR für Wien ;
Durchführung von PIS-Eingaben .
2 . Post-Ein- und Ausgang, Vermerk im Postjoumal, Verteilung und
Bearbeitung (selbstständig oder nach Absprache mit dem Direktor/der
Direktorin).
3 . Evidenthaltung, Bestellung und Verwahrung aller Drucksorten
(Zeugnisse, Dienstausweise, Prüfungsprotokolle, Klassenbücher,
Kataloge u .ä .ni) .
4. Parteien- und Telefonverkehr,
insbesondere Auskunftserteilung über Schulprofil, Schullaufbahn,
Schultypen, Sonderformen, Tagesheimschulen und die damit
'rbundenen Kosten, Freigegenstände, unverbindliche Übungen,
Wahlpflichtgegenstände und Schulversuche, Uberlassung von
Schuiraum sowie. Vermietung von Werbeflächen .
5. F'ühmna des Terminkalenders für den Direktor/die Direktorin sowie
alle schulintemen Abläufe und bezüglich Behördenmelduirgen .
6. Beratung und Hilfestellung für Lehrer und das Verwaltungspersonal in
verwaltungstechnischen Fragen .
7. EDV-inäßige Verwaltung und Bearbeitung von Schülerdaten .
8. Durchführung von Schüleraufnahmen nach Rücksprache mit dem
Direktor/der Direktorin .
9. Evidenthaltung von Gesetzen, Verordnungen und Erlässen sowie
alli1ige Weiterleitung von Informationen nach Weisung des
Direktors/der Direktorin an den zuständigen Personenkreis .
10 . Aziszählung und Weiterleitung diverser Broschüren und Drucksachen
an Lehrer und Schüler .

19.1O .199
11 . Eigenverantwortliche Evidenthaltung, Ausfertigung, Ausgabe und
Gegenzeichnung der Krankenkassenschecks sowie der Quartaislisten ;
Vorbereitung der Abrechnung der ausgegebenen
Krankenkassenschecks, Meldung an den LSRJSSR flur Wien .
12 . Kontaktaufnahme mit der bezugsauszahlenden Stelle bei Unklarheiten
in der Gehaltsabrechnung .
13 . Ausstellen von Bestätigungen (z . B . Schulbesuchsnachweise und
Freifahrausweisanträge) .
14 . Auskunfiserteilung und Ausgabe von Formularen betreffend
Schülerbeihilfe, Heimbeihilfe und Beihilfe flur Schulveranstaltungen .
15 . Archivfuhrung .
16. Meldungen an die Schulpflichtmatrik bzw . an die Zugangsschule oder
an den Bezirksschulrat .
17. Administrative Unterstützung des Schularztes/der Schulärztin .
18 . Schulbuchaktion :
eine Mitwirkung besteht ausschließlichbezüglich des Posteinlaufes
und der Herstellung des Vernichtungsprotokolles .
[9. Evidenthaltung und Kontrolle der monatlichen Zahlungskontrollhisten .
iO. Weiterleitung von Anträgen an den LSRJSSR f . Wien .
II . Erstattung von Unfalimeldungen .
2. Mitarbeit bei der Organisation und Administration von diversen
Prüfungen, wie Aufhahms-, Wiederholungs-, Nach-, Eignungs- und
Reifeprüfungen .
3 . Veranlassung von Service- und Reparaturarbeiten, soweit sie nicht in
den Aufgabenbereich des Schuiwartes fallen .
24 . Vorlage von diversen Anträgen betreffend Austauschassistenten,
Hospitanten und Unterrichtspraktikanten .
25 . Vorbereitungsarbeiten flur die Durchfiihrung der Elternsprechtage,
Klasseneltemabende und Sitzungen des Schulgemeinschaftsausschusses
.

19 .1O .199
C) SCIIREIBARBEITEN
Schriftverkehr (selbstständig oder nach Weisung des Direktors/der
Direktorin)
- in Personalangelegenheiten (z .B . Dienstantrittsmeldungen,
Vorlage der Kurantrage, Adressänderungen und der unterschriebenen
Dienstverträge und sonstige Meldungen an den LSRISSR für Wien) ;•
- mit Firmen bezüglich Anbote, Mängel sowie in Angelegenheiten der
Schulraumüberlassung und des Sponsoring ;
- in sonstigen Angelegenheiten .
Ausstellung von Zeugnisduplikaten ;
Ausfertigung der Zeugnisse betreffend das Unterrichtspraktikum ;
Schreiben von Konferenzprotokollen nach Diktat .
ZUSÄTZLICHE AUFGABEN ergeben sich
bei Handelsakademien und Handelsschulen
durch die Verbuchung und Budgetierung der Gelder für die Übungsfirmen
und
bei den Bildungsanstalten für Kindergartenpädagogik
durch die Verrechnung von Kindergartenbeiträgen .

19.10i999
APPROBATIONSBEFUGNIS in folgenden Angelegenheiten'
Mitunterfertigung von Schecks und Scheckverkehrs-Aufträgen;
Schulnachweisbestätigung für Ämter und Behörden;
Schulbesuchsbestätigung für Schulausweise und Freifahrausweise ;
Krankenkassenschecks ;
Obernahmsbestätigung für gelieferte Waren und Sachgüter;
Anforderung von fehlenden Unterlagen bi Behörden und Ämtern ;
Zwischenerledigungen
Beglaubigung von Dokumentkopien .
Sonstige Befugnisse
ZUGETEILTES und UNTERSTELLTES P E R S 0 N A L
ANZAHL
GLIEDERUNG nach VERWENDUNGS- und
ENTLOHNUNGSGRUPPEN

19.10.1999
ANFORDERUNGEN des ARBEITSPLATZES
Kenntnisse der dienst-, haushalts- und schulrechtlichen Vorschriften ;
Genauigkeit;
rasches, rationelles und wirtschaftliches Arbeiten ;
Eignung zum Parteienverkehr ;
Kontaktf'ähigkeit .