Prozesse im Umzugsmanagement - fmberatung.de

Prozesse im Umzugsmanagement
1. Einleitung
2. Definitionen
2.1 Begriffe
2.1.1 Projekt
2.1.2 Projektmanagement
2.1.3 Projektgründung
2.1.4 Machbarkeitsstudie
2.1.5 Projektleiter
2.1.6 Kernteam
2.1.7 Umzugsbeauftragter
2.1.8 Schnittstelle
2.1.9 Meilenstein
2.1.10 Point of now return
2.1.11 Prozess
2.1.12 Testphase
2.1.13 Probephase
2.1.14 Projektgegenstand
2.1.15 Umzugsbroschüre
2.1.16 Objektbroschüre
2.1.17 Pflichtenheft
2.1.18 Gebäude neu
2.1.19 Gebäude alt
2.2 Abkürzungen
3. Vorgehensmodell im Umzugsmanagement
3.1 Darstellung der Grobstruktur
3.2 Erläuterung der einzelnen Teilprozess
3.2.1 Erläuterung der Vorgehensweise
3.2.2 Auslöser
3.2.3 Machbarkeitsstudie
3.2.4 Planung
3.2.5 Durchführung
3.2.6 Nachbereitung
3.3 Aufgaben und Kompetenzen der Beteiligten
3.3.1 Darstellung aus Sicht des Auftragnehmer
3.3.2 Darstellung aus Sicht des Auftraggebers
4. Aufzeigen von Schnittstellen und der Schnittstellenproblematik
4.1 Schnittstellen aus der Sicht des Auftragnehmer
4.2 Schnittstellen aus der Sicht des Auftraggebers
5. Detaillierte Darstellung einzelner Tätigkeiten
5.1 Bestandsaufnahme Projektgegenstand
5.2 Erstellung eines Belegungsplanes
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1. Einleitung
Oftmals wird die Möglichkeit der strukturierten Planung und Durchführung eines Umzuges mit Hilfe des
Umzugsmanagements nicht in Erwägung gezogen.
Umzüge werden meist noch ohne genaue Planung, Organisation und einer Projektstruktur durchgeführt, was oft
zu erheblichen und unnötigen Kosten und Verschiebung der Termine führt.
Wird bei einem Umzug die Bedeutung der Einflussfaktoren (Termine, Kosten, Qualität und Ressourcen)
unterschätzt, wirkt sich dies negativ sowohl auf die Planung als auch auf den Ablauf und vor allem die Kosten des
Umzuges aus. Dies trifft gleichermaßen für große Umzugsprojekte und kleinere interne Umbelegungen zu.
Die Unternehmen berücksichtigen bei der Kalkulation des Umzuges oft nur die eigentlichen Umzugskosten
(Möbelsysteme, Spedition usw.). Jedoch muss neben diesen Kosten auch die Umsatzverluste (durch die
Ausfallzeit der betroffenen Mitarbeiter), der Produktionsausfall (durch Ausfallzeit der Produktionsanlagen) sowie
der Stillstand der IT – Anlagen in der Kalkulation berücksichtigt sein.
Umsatzverlust und Produktionsausfall haben oft eine größere Gewichtung bei der Ermittlung der Kosten als die
eigentlichen Umzugskosten. Dies wird deutlich wenn man die einzelnen Parameter in der nachfolgenden Formel
genauer betrachtet.
Betrachtet man die Häufigkeit der internen Umbelegungen oder Umzüge in den Unternehmen so wird deutlich
welches Einsparpotential durch Umzugsmanagement zu erzielen ist.
Durch die
- Verbesserung der Organisation der Abläufe
- Koordination der Aufgaben der Umzugsplanung
- Arbeitserleichterung für die beteiligten Mitarbeiter
wird unter anderem die Umzugsdauer und damit die Ausfallzeit der Mitarbeiter verringert, die Qualität des
Projektes und das Wohlbefinden der Mitarbeiter gesteigert.
Die nachfolgende Ausarbeitung stellt einen möglichen Lösungsansatz über die einzelnen Prozesse und deren
zeitliche Reihenfolge dar, wie sie im Umzugsmanagement zu befolgen wären.
Die Prozessinhalte und die damit verbundenen Tätigkeiten werden mit Hilfe eines Konzeptes aufgezeigt.
Weiter werden die Aufgaben und Kompetenzen der am Umzug beteiligten definiert und die wichtigsten
Schnittstellen, die im Umzugsmanagement auftreten können, allgemein erläutert.
FM Beratung möchte dem Interessenten eine Möglichkeit schaffen, Umzüge in Zukunft effizienter planen,
koordinieren und durchführen zu können.
2. Definitionen
2.1 Begriffe
2.1.1 Projekt
Ein Projekt ist
► die Zusammenfassung sämtlicher Tätigkeiten und Aktivitäten
► die darauf zielen, ein bestimmtes definiertes Produkt
► innerhalb einer voraus festgelegten Zeitspanne mit festem Endtermin
► mit einer projektspezifischen Aufbau- und Ablauforganisation
► mit geeigneten Hilfsmitteln, die Zielerreichung unterstützen
► und qualitativ und quantitativ abgestellten Ressourcen
► von organisatorischen Stellen und Bereichen zu erstellen
► in denen hierfür geeignete und ausgewählte Personen tätig sind.
► Die DIN 69 901 definiert ein Projekt als „ ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die
Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. „
2.1.2 Projektmanagement
Projektmanagement beinhaltet die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Prozesses
mit geeigneten Instrumenten wie z. B.
► Risikoanalyse
► Kostenplanung
► Netzplantechnik und die Projektorganisation.
► Die DIN definiert Projektmanagement als „die Gesamtheit von Führungsaufgaben,
-organisation, -techniken und –mittel für die Abwicklung eines Projektes“.
2.1.3 Projektgründung
Die Projektgründung umfasst alle Maßnahmen, die nötig sind um die Voraussetzungen
für den Start des Projektes zu schaffen.
Dies beinhaltet u. a. folgende Tätigkeiten:
► Benennung der Beteiligten und die Zuordnung der Kompetenzen, Aufgabengebiete
und Verantwortungen
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► Erstellung einer Leistungsbeschreibung
► Klärung von Abhängigkeiten mit anderen Projekten
► Festlegung der Projektziele
► Untersuchung der Vorraussetzungen und Randbedingungen für das Projekt
► Anlegen einer Projektakte
►Vorbereitung des Projekt – Kick - Offs
2.1.4 Machbarkeitsstudie
Eine Machbarkeisstudie untersucht, ob unter Einhaltung der vorgegebenen Projektparametern,
► Kosten
► Termine
► Qualität
► Ressourcen das Projekt mit dem definierten Umfang zu verwirklichen ist.
2.1.5 Projektleiter = FM Berater/Consultant
Aufgaben:
Aufgabe des Projektleiters ist das Realisieren des definierten Projektzieles und die
Einhaltung des Termin- und Kostenrahmens bei Erfüllung der vom Auftraggeber
geforderten Qualität und des Leistungsumfangs.
Verantwortlichkeiten:
► Erreichen des vorgegebenen Ergebnisses/Produktes, d. h. personifizierte Ergebnisverantwortung
► Die Einhaltung vorgegebener Rahmenbedingungen wie:
■ Kosten
■ Termine
■ Qualität
■ Ressourcen
■ Angemessener Einsatz von Personal und Ressourcen
Kompetenzen:
► Erster Ansprechpartner für alle am Projekt Beteiligten
► Mitspracherecht bei der Formulierung des Projektzieles
► Fachliche Weisungsbefugnisse gegenüber den Projekt-Mitarbeitern
► Direkte Informationspflicht zu seinem Auftraggeber und allen an dem Projekt Beteiligten
► Befugnis für seine Projektmitarbeiter mit den Disziplinar-Vorgesetzten deren Aufgaben,
Einsatzzeit sowie Abwesenheiten abzustimmen
► Befugnis regelmäßige Projektbesprechungen mit der Projektgruppe und den am Projekt
Beteiligten einzuberufen und durchzuführen
► Befugnis von allen Ebenen und Fachabteilungen des Unternehmens für das Projekt relevante
Informationen im Rahmen seines Verantwortungsbereiches einzufordern
► Auftragsvergabe an fremde Stellen
2.1.6 Kernteam
Das Kernteam dient als Unterstützung des Projektleiters und ist für die sach- und termingerechte
Erledigung der Ihm übertragenen Aufgaben verantwortlich.
Dazu zählen Aufgaben wie:
► Mitwirkung bei der Projektplanung und insbesondere bei der Erstellung der betreffenden
Arbeitsaufträge
► Erstellen der Berichte gemäß Projektstandards
► Umzugsleitung und Teilkoordination des Umzugs
► Ansprechpartner für die Umzugsbeauftragten der Fachbereiche
2.1.7 Umzugsbeauftragte
Die Umzugsbeauftragten dienen als Schnittstelle zwischen den betroffenen Mitarbeitern des
Unternehmens und dem Projektleiter und dessen Kernteam und sind für die sach- und termingerechte
Abwicklung der übertragenen Aufgaben verantwortlich.
Das Aufgabengebiet umfasst auszugsweise folgende Bereiche:
► Ansprechpartner für die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen
► Änderungen wie z. B. Belegung (Mitarbeiter), Mengen (Umzugsgut), Zieladressen melde
..... usw. .....
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