PROJEKTHANDBUCH - fmberatung.de

PROJEKTHANDBUCH
für die Organisation eines Neubauvorhabens im Sinne des Facility Management Controlling
Inhalte
A Allgemeine Angaben
1.0 Ziele, Geltungsbereich und Handhabung des Projekthandbuches
1.1 Ziele
1.2 Geltungsbereich
1.3 Handhabung
2.0 Objekt- und Projektbeschreibung
2.1 Objektbeschreibung
2.2 Objektnutzung
2.3 Bebauungsstrukturen
2.4 Projektbeschreibung
3.0 Termine
Aktuelle Terminpläne gem. vorangestelltem Inhaltsverzeichnis
4.0 Aufbauorganisation / Routinebesprechungen
4.1 Organigramme
a) Bauherrn- und Nutzerorganigramme
b) Planer- und Firmenorganigramme
c) Besprechungskalender
4.2 Projektbeteiligtenliste
4.3 Routinebesprechungen und Besprechungskalender
B Verfahrensrichtlinien
VRL 01 Schnittstellenkoordination
.1 Schnittstellen-Verzeichnis der Planungs,- / Projektbeteiligten
VRL 02 Informationsverteilung
.1 Informations-Verteilungsmatrix
.2 Informationsaustausch
VRL 03 Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen
.1 Geltungsbereich
.2 Vorbereitung von Besprechungen
VRL 04 Berichtswesen
Allgemeine Hinweise
1 Geltungsbereich
2 Routine-Berichte
3 Kostenberichte
4 Außerordentliche Berichte
5 Sonstiges Berichtswesen
Formulare
a) Formular Rechnungsfreigabe
b) Formular Änderungsanweisung
c) Organigramm Zahlungslauf
d) Auftragsnummerierung (vorläufig)
VRL 05 Planläufe und Planfreigabe
1 Planläufe und Planfreigaben
2 Ablaufschema Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung
3 Ablaufschema Firmenplanung (M+W / Ausführungsplanung)
4 Freigabekennzeichnung
VRL 06 Kennzeichnung und Gliederungen
1Bestandsdokumentation
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1.0 Ziele, Geltungsbereich und Handhabung des Projekthandbuches
1.3 Handhabung
1.1 Ziele
Sicherstellen einer einheitlichen, geordneten Vorgehensweise in der Projektabwicklung, Information
für hinzukommende Projektbeteiligte über das Objekt, das Projekt und die Beteiligten,
Bereitstellung der in der Abwicklung zu verwendenden Formblätter.
1.2 Geltungsbereich
Die Verfahrensrichtlinien dieses Projekthandbuches gelten für die Stellen der Objekt KG und der
von ihr beauftragten Planungs-beteiligten die mit der Projektabwicklung befassten Stellen des
Nutzers bzgl. Abwicklung dieses Projekts die beauftragten, aus-führenden Firmen, wo relevant.
Das Projekthandbuch wird als Lose-Blatt-Sammlung ausgegeben.
Änderungen und Ergänzungen erfolgen durch den Projektsteuerer, in Abstimmung mit der
Projektleitung. Fortschreibung erfolgt über Index.
Das Projekthandbuch ist alleine zur Anwendung im gegenständlichen Projekt erstellt.
Die Verwendung des Projekthandbuches oder Teile daraus in anderen Vorhaben ist nur mit
ausdrücklicher Zustimmung des Verfassers, nämlich der ............ zulässig.
2.0 Objekt- und Projektbeschreibung
2.1 Objektbeschreibung
2.1.1 Baugrundstück und Höhenbezug
2.1.2 Erschließung
Das Baugrundstück liegt in der Gemeinde ......... . Es ist begrenzt im Norden durch die ........straße
im Süden durch die ........... sowie angrenzender, derzeit unbebauter Fläche im Westen durch die.
Das Grundstück hat eine Fläche von ca. ... ha. Die Topographie des Grundstücks weist ein von
Süden nach Norden verlaufendes Gefälle mit einem Höhenunterschied auf.
Das Grundstück ist unbebaut. Erste Baugrunduntersuchungen haben ergeben:
Der Baugrund besteht ab Unterkante des Mutterbodens aus Kies.
Das vorgefundene Grundwasser bedingt keine besonderen Vorkehrungen zum Schutz gegen
Auftrieb oder drückendes Wasser.
Die + 0,00-Kote ist die Ebene OK FFB Erdgeschoss. Sie liegt auf ...,.. m über N.N.
a) Kfz-Erschließung für den Baustellenverkehr:
Die Erschließung für den Baustellenverkehr ist über die Autobahn geplant. Ab der Ausfahrt soll der
Verkehr über eine provisorische Zufahrt nach Süden und unter der Autobahn über die ......straße auf
das Grundstück geführt werden.
Eine Notausfahrt ist im südlichen Bereich des Grundstücks geplant.
b) Kfz-Erschließung nach Fertigstellung:
Die Erschließung des Objektes erfolgt von Norden über den noch zu errichtenden
Autobahnanschluss, von Süden über eine Behelfserschließung (nur für Notfälle).
2.2 Objektnutzung
a) Folgende Nutzungen sind im Objekt geplant:
Büros
Physikalische Forschungs- und Entwicklungsarbeitsplätze
Rechenzentren
Konferenzbereiche
Tagungsstätte
Sozialeinrichtungen (Kasino, Ärztliche Dienste)
Kindertagesstätte
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2.3 Bebauungsstrukturen
2.4 Projektbeschreibung
Standortdienste (Betriebshof, Feuerwehr) Sporteinrichtungen sowie die notwendigen
technischen Ver- und Entsorgungseinrichtungen und Kfz-Stellplätze.
a) Auf beiden Längsseiten eines im östlichen Drittel des Geländes liegenden Freiflächenstreifens
sind die Standort-Hauptfunktionen (Büros, Forschungs- und Entwicklungsarbeitsplätze,
Testerfelder, Rechenzentren) in Modulen geplant.
b) Die Kfz-Erschließung ist als Ring im Basisgeschoss entlang der zum Anger liegenden
Stirnseiten der Module geplant.
c) Nördlich der Module befindet sich die mit "Nordbauten" bezeichnete Gebäudegruppe. Hier sind
folgende Funktionen
geplant:
d) Als bauliche Hervorhebungen ist das ........
e) Im südöstlichen Bereich des Geländes ist eine noch näher zu definierende Freizeiteinrichtung
geplant.
2.4.1 Errichter und Nutzer
Das Objekt wird von der .................. als Objektgesellschaft geplant und ausgeführt. Als Nutzer ist
............... vorgesehen. Einzelne Nutzungsbereiche (z. B. Einrichtungen zur Deckung des täglichen
Bedarfs) können von Externen genutzt werden.
2.4.2 Abwicklungsablauf
Das zur Errichtung notwendige Baurecht wurde auf dem Weg eines "Vorhabenbezogenen
Bebauungsplanes" und Erschließungsvertrages, und dem entsprechenden Vorhaben- und Erschließungsplan
erreicht.
2.4.3 Projektdaten
Flächen:
Grundstück ca. 000.000 m² Geschossfläche (Stand Bauantrag 00.00.02) ca. 000.000 m²
Fläche Teich ca. 00.000 m²
Mitarbeiter:
Mitarbeiterzahl (gesamt) ca. 000 MA Mitarbeiter (ständig anwesendca. 0 %) ca. 0000 MA
Stellplätze:
Stellplätze (nachgewiesen) .......... STP davon für Besucher ca. ... STP
3.0 Termine
3.1 Folgende Terminpläne sind gültig:
Plan-Nr. Index Bezeichnung / Inhalt
4.0 Aufbauorganisation / Routinebesprechungen
4.1 Organigramme
a) Bauherrn- und Nutzerorganigramme gem. Anlage
b) Planer- und Firmenorganigramme gem. Anlage
4.2 Projektbeteiligtenliste
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A Nutzer / Bauherr / Steuerung
B Sonstige Beteiligte
C Planungsbeteiligte
D Behörden
Routine – Besprechungen
4.3 Routinebesprechungen und Besprechungskalender
Für jede Routine - Besprechung sind nachstehend Angaben zu finden bzgl.
Besprechungsinhalt ,Teilnehmer, Zuständigkeit für die Vorbereitung, Führung und Protokollierung.
Fällt eine Besprechung auf einen Feiertag, ist es Aufgabe der für die Vorbereitung und Führung der Besprechung
zuständigen Stelle, einen Ersatztermin zu bestimmen oder über den Ausfall der Besprechung zu befinden.
N
r.
Art Wesentliche Inhalte Rhythmus Regelmäßige Teilnehmer Fallweise
Teilnahme
OB
Objektüberwachu Baustellenabwicklung
wöchentlich,
Montag, 08.00 Uhr
Sicherheitskoordinator
Bauleiter ausführender Firmen
ngs-Baustellen- nach Objektteilen
auf der Baustelle Planungsbeteiligte nach
Technische Klärungen
Einzeleinladung der
Einzelbesprechungen
Qualitäten
Objektüberwacher im Auftrag der
Termine
Objektüberwachung
Besondere Ereignisse
Objektgesellschaft
OJ
Objektgesellschaft
Jour-fixe
OF
Objektüberwachungs-
Jour-fixe
Organisationsbelange
Termine Planung /
Bauvorbereitung
Kosten- und
Änderungswesen
Aufträge und Nachträge
Leistungsstand
Notwendige Bauherrnentscheidungen
notwendige Nutzerentscheidungen
besondere Ereignisse
Montag, gerade
Woche 14.00 Uhr
wöchentlich
Donnerstag, 14.00
Uhr
Technische und Kaufmännische
Projektleitung
Rechtsbeistand der
Objektgesellschaft
Nutzer
Projektsteuerer
Projektleitung Technik der
Objektgesellschaft
Objektüberwacher der
Einzelprojekte Projektsteuerer
Leiter der Objektüberwachung
FJ
Finanz-Jour-fixe
Finanzieurung
Montag, gerade
Woche 11.00 Uhr
Nutzer
Projektleitung der
Objektgesellschaft
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Protokollführer
Besprechungskalender
Woche Ungerade Woche Gerade Woche
Tag Mo Di Mi Do Fr Mo Di Mi Do Fr
Vormittag
OB
(08.00
Uhr)
OB
(08.00
Uhr)
Nachmittag
OF
(14.00
Uhr)
FJ
(11.00
Uhr)
OJ
(14.00
Uhr)
Schnittstellenkoordination
Schnittstellenverzeichnis / Planungsbeteiligter
Planungsverfasser Schnittstellenverzeichnis vom Bestandteil folgender Planungsunterlagen
o.ä.
02 Informationsverteilung
1. Informations-Verteilungsmatrix
Hinweise zu nachstehender Tabelle:
(1) Der jeweilige Adressat ist bei Schreiben, Fax etc. nicht noch einmal gesondert als Empfänger aufgeführt.
(2) Verwendete Kürzel:
O = Original OG = Objektgesellschaft
K = Kopie, ohne Ausnahme PS = Projektsteuerer
F
PL = zuständige Planer
OÜ = zuständige Objektüberwachung
AF = Ausführende Firma
N = Nutzer
= Fallweise, nach Einzelbedarf als Kopie
(3) Die Verteilung innerhalb der Objektgesellschaft (OG) an CBM, MKG und MOT erfolgt über das
Sekretariat der Objektgesellschaft.
Informationsgegenstand OG PS PL OÜ AFN Hinweise
1. Schriftverkehr Objektgesellschaft an
Nutzer
2. Schriftverkehr Nutzer an
Objektgesellschaft
3. Schriftverkehr Objektgesellschaft mit
Behörden / Träger öffentlicher Belange
K F F O
O K F F
K K F F K
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4. Technischer Schriftverkehr
Planungsbeteiligte mit Behörden /
Träger öffentlicher Belange / Ver- und
Entsorgungsunternehmen
K K F F F K
5. Schriftverkehr Planer / Planer K K F
6. Schriftverkehr Planer an Nutzer zu
technischen Belangen
K K F
Informationsgegenstand OG PS PL OÜ AFN Hinweise
8. Schriftverkehr Objektgesellschaft an
Planer
K
F
9. Schriftverkehr Planer an
Objektgesellschaft
O K F
10. Schriftverkehr Objektgesell-schaft an
ausführende Firmen
K
K K
11. Schriftverkehr ausführende Firmen an
Objektgesellschaft
12. Schriftverkehr Planer an ausführende
Firmen
O K K K
K K K
13. Schriftverkehr Firmen an Planer K K O K
14. Schriftverkehr ausführende Firmen an
Objektüberwachung
K K K O
15. Protokolle Jour-fixe der
Objektgesellschaft
K
K
16. Protokolle Jour-fixe der
Objektüberwachung
17. Protokolle der Einzel-Baustellen-
Besprechungen
K K K O
K K K O K
Bzgl. Einzelvorgänge (Ausschreibung und Vergaben, Rechnungsprüfungen und Vergaben) siehe entsprechende
Festlegungen in den relevanten Verfahrensrichtlinien.
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2. Informations-Austausch
Informationsaustausch mit dem Nutzer
Der Informationsaustausch mit dem Nutzer zu Belangen mit vertraglichen Auswirkungen erfolgt ausschließlich zwischen
der Geschäftsführung der Objektgesellschaft und dem Nutzer. Dies betrifft:
Vorschlag oder Freigabe von Festlegungen und Veränderungen in Funktion, Qualitäten und Quantitäten,
Kostenbelange und Terminen.
Informationsweitergabe an Externe
Die Informationsweitergabe an Externe, mit Ausnahme von Behörden, Ver- und Entsorgungsunternehmen, eingeschaltete
Prüfinstanzen (z.B. TÜV) bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Projektleitung der Objektgesellschaft je Einzelfall.
Informationsweitergaben an vorgenannte Stellen, die Verpflichtungen des Bauherrn an den Nutzer zur Folge haben, sind
im Einzelfall von der Geschäftsführung freizugeben.
Presseveröffentlichungen (inkl. Rundfunk und Fernsehen), Vorträge zum Objekt- und Projektinhalt und Führung von
Externen durch die Baustelle bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung sowohl der Projektleitung als auch des Nutzers.
Der Kommunikationsberater ist in die Handlung einzubeziehen.
Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen
1. Geltungsbereich
Diese Verfahrensrichtlinie gilt für die Routine- und außerordentlichen Besprechungen:
Jour-fixe
Planungsbesprechungen
Baustellenbesprechungen
alle Einzelbesprechungen
2. Vorbereitung von Besprechungen
Tagesordnungen
Für jede Besprechung ist von der gesprächsführenden Stelle eine Tagesordnung
aufzustellen. Sofern von Gesprächsteilnehmern Beiträge zu einzelnen Punkten
vorzubereiten sind, ist dies als Randanmerkung ("Zuständig") anzugeben.
Die Tagesordnung ist den Gesprächsteilnehmern so rechtzeitig zuzuleiten, dass der
Eingang bei den Empfängern spätestens am zweiten Arbeitstag vor der Besprechung bis
12.00 Uhr sichergestellt wird (d.h. z.B. bei einer Besprechung am Mittwoch, Eingang der
Tagesordnungen am Montag davor).
Berichtswesen
1. Geltungsbereich
Diese Verfahrensrichtlinie gilt für Berichte
der Planungsbeteiligten gegenüber dem Projektsteuerer
des Projektsteuerers gegenüber dem Bauherrn.
2. Routine-Berichte
1.) Fortschrittsberichte
Fortschrittsberichte der Planungsbeteiligten (inkl. Objektüberwachungen)
(a) Planungsstatus
Die Planungsbeteiligten übergeben dem Projektsteuerer ohne weitere
Aufforderung wöchentlich jeweils bis Montag, 10.00 Uhr, ab Beginn der
Entwurfsplanung eine Planliste zu den in Ihren Büros erstellten Plänen. Die
Listen haben mindestens folgende Angaben zu enthalten:
Plan-Nr. / Index
Plan-Bezeichnung
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Status (Konzept / frei zur Planung durch andere
Projektbeteiligte / frei zur Ausführung / ungültig)
(b) Baustellenstatusberichte
(b1) Berichte zum Leistungsfortschritt
Die Objektüberwachungen übergeben dem Projektsteuerer ohne weitere Aufforderung wöchentlich jeweils montags bis
10.00 Uhr, einen Baustellen-Fortschrittsbericht. Der Bericht hat, bezogen auf jeden erteilten Auftrag inkl. beauftragter
Nachträge, den Leistungsstand je Kernleistung, Bauteil und Geschoss in Prozent der Leistungen auszuweisen. Bei
geschossübergreifenden Aktivitäten (z. B. Fassadenmontagen, Steigestränge-Montagen) ist der entsprechende Bereich
anzugeben.
Bauteile sind:
Für die Außenanlagen: Zonen (*** noch festzulegen)
Für den Hochbau:
- die Module
- die Akzente
- die Nordbauten getrennt nach Nutzung
- sonstige Bauteile
Muster / je Bauteil gesondert aufzustellen:
Leistungsbereich Aktivität Geschoss/Be
reich
Heizungsanlagen Rohmontagen T
B
E
1
2
Aufzugsanlagen Montage Führungsschienen
Aufzug 1
Aufzug
4
Ist-Stand (%)
60
50
10
5
5
100
50
Letzter Stand
(%)
50
10
0
0
0
60
00
Hinweise
Dachdeckung -
-
90 50 Aufzugsüberfahrten
nur Notabdichtung
(b2) Massenänderungsberichte
3. Kostenberichte
2. Kostenberichte
Wird im Zuge der Ausführung festgestellt, dass ausgeschriebene Massen, oder geplante, sich um 5
% mehren oder verringern und ergibt diese Änderung eine Kostenabweichung von mehr als €
5.000,-- (netto), ist dies
dem Projektsteuerer, mit Kopie an die Projektleitung, unverzüglich mitzuteilen.
1. Datenberichte
Der Projektsteuerer übergibt der Projektleitung zusammen mit dem monatlichen Fortschrittsbericht
DV-Ausdrucke aus der Kostenverfolgung mit Angaben zu Auftrags- und Abrechnungsstand
Kostenhochrechnung.
Eine Liste zum Bearbeitungsstand der vorliegenden Nachträge (Eingang / geprüft / verhandelt /
beauftragt; erstellt durch den Vergabekoordinator) wird den DV- Ausdrucken beigelegt.
Die Berichterstattung beginnt nach Freigabe des Projektbudgets das
auf Grundlage der Kostenberechnungen durch den Bauherrn
Aufgestellt wird.
Der Projektsteuerer übergibt der Projektleitung quartalsweise, und zwar spätestens 3 Wochen nach
Quartalsende, einen Kostenbericht, der über die Aufstellungen gemäß Datenbericht hinaus textliche
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Erläuterungen zur Kostenentwicklung und den hochgerechneten Kosten beinhaltet. Der Bericht
weist aus
Hauptaufträge
Nachträge
Abrechnungsstand.
4. Außerordentliche Berichte
Bei besonderen Ereignissen hat die zuständige Stelle über das Ereignis unverzüglich einen Bericht
abzufassen.
Die Berichte sind der Projektleitung und dem Projektsteuerer zuzuleiten. Solche besonderen
Ereignisse sind z. B.:
Baustellenunfälle mit Personenschäden oder terminlichen Auswirkungen,
Festgestellte Planungsfehler mit Auswirkung auf die Termin- und Kostenvorgaben,
Erkannte wirtschaftliche Gefahr bei beauftragten Firmen oder Bietern,
Lieferengpässe infolge höherer Gewalt bei ablaufbestimmenden Bauteilen oder Materialien.
5. Sonstiges Berichtswesen
Siehe Anlagen a
Planläufe und Planfreigabe
1. Geltungsbereich
Diese Verfahrensrichtlinie gilt dem Planlauf zwischen Planern; Bauherrn,
Firmen.
Nutzer und ausführenden
2. Planläufe
Der Planlauf ist in nachstehendem Ablaufdiagramm dargestellt. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der
Projektsteuerung im Einzelfall.
Der im Diagramm verwendete Begriff "Objektplanung" steht für die Objektplanung Hochbau und für die
Freiflächenplanung.
Der Bearbeitungsdurchlauf erfolgt für die Vorplanung und Entwurfsplanung jeweils in den Durchgängen
"Konzept" und "Reinzeichnungen".
Planfreigaben erfolgen in Planfreigabe-Sitzungen mit dem Ziel einer Durchlaufverkürzung. Der Planlauf für
die Ausführungsplanung ist im Planlaufschema nachstehend dargestellt.
Ausnahmen bedürfen der Zustimmung des Projektsteuerer im Einzelfall.
Die Eintragung von Schlitzen und Durchbrüchen erfolgt auf Grundlage der Entwurfsplanung der Fachplaner.
3. Einrichtungsplan des Nutzers
Der Planlauf der Einrichtungsplanung ist nachstehend dargestellt. Planfreigaben erfolgen, analog zur Vorund
Entwurfsplanung in Freigabesitzungen.
Belegpläne
Das Planlaufschema gibt die Form der Weitergabe in der laufenden Bearbeitung (Papier / Datenträger / E-
Mail) nicht vor. Zur Freigabe vorgelegte Planungsergebnisse sind der freigebenden Stelle 2-fach in
Papierform vorzulegen. Eine Fertigung bleibt bei der freigebenden Stelle, eine erhält der Verfasser zurück.
Von jedem indexierten Planstand erhält die Dokumentationsstelle der Objektgesellschaft unaufgefordert eine
Papierausfertigung.
Prüfung Werkstatt
5. Freigabekennzeichnung
Kennzeichnung "Freigegeben" bei Vorplanung / Entwurfsplanung
Die Kennzeichnung als von der Objektgesellschaft und vom Nutzer freigegeben erfolgt im Datenbestand
(Dokumentenverwaltungssystem) durch Ergänzungsangabe
G = für die Objektgesellschaft
N = für den Nutzer.
Die Eintragung obliegt dem Planverfasser.
Kennzeichnung "frei zur Ausführung"
Frei zur Ausführung gegebene Pläne sind auf den Plänen mit Eintrag "Frei zur Ausführung" zu kennzeichnen.
Die Pläne werden den Firmen über die Objektüberwachungen weitergeleitet. Die Kennzeichnung im
Datenbestand erfolgt analog zu Pkt. 2.5.1 mit der Kennung "F".
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Planprüfung und Freigabe
Mit der Freigabe von Plänen übernimmt die freigebende Stelle keine Haftung für die Vollständigkeit oder
Richtigkeit der geprüften Unterlagen. Die Verantwortung hierfür bleibt beim Planverfasser.
Wird im Zuge der Planprüfung festgestellt, dass die Unterlagen zu ändern oder zu ergänzen sind, so ist es
Pflicht des Planverfassers, der prüfenden Stelle ohne weitere Aufforderung eine Ausfertigung der
fortgeschriebenen Unterlage zukommen zu lassen.
5. Dokumentation der Planeingänge / Ausgänge
Die Dokumentation der Planausgänge und Planeingänge erfolgt automatisch durch das Dokumenten-
Managementsystem.
Kennzeichnung und Gliederung
Siehe beigefügte Dokumentationsrichtlinie
Änderungsmanagement
Siehe beigefügte Schema
Bau- / Planungs- und kostenrelevante Unterlagen
Hinweise siehe beigefügte Unterlagen:
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