DFC Newsletter Ausgabe 2006/09 September [Deutsch] (PDF, 103 kB)

Finanzen & Controlling
Ausgabe 01/06 September 2006
Newsletter der Direktion Finanzen und Controlling
Vorwort..................................................................................................................................................................................................... 1
Die ETH Gerätebörse im Intranet – gratis und kinderleicht zu bedienen !..................................................................2
ETH-interne Verrechnung mit dem Umbuchungsformular ..............................................................................................2
Originalbelege bei Kreditkartenabrechnungen...................................................................................................................... 4
Hotline der Abteilung Rechnungswesen ................................................................................................................................... 4
Vorwort
Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ETH Zürich,
Die Direktion Finanzen und Controlling möchte Sie künftig über aktuelle Themen und Neuerungen informieren
und ruft daher den Newsletter der Direktion Fonanzen und Controlling ins Leben.
Dieser Newsletter erscheint nur bei Bedarf, ca. viermal jährlich und wird je nach Themenschwerpunkt an die
Inhaber der Rollen Administrator/in und/oder Fondsinhaber und/oder Budgetverantwortliche und deren
Stellvertreter versandt.
Sollten Sie zu den publizierten Informationen Fragen haben, wenden Sie sich bitte direkt an die zuständige
Stelle, diese ist jeweils am Ende eines Betrag in solch einem grau hinterlegten Kästchen genannt.
Ihre Direktion Finanzen und Controllig

Die ETH Gerätebörse im Intranet – gratis und kinderleicht zu bedienen !
Am 1. Dezember 1999 wurde im Intranet der ETH Zürich auf Initiative der Abteilung Rechnungswesen ein
⇒ Virtueller Markt für Occasions-Geräte unter www.geraeteboerse.ethz.ch/
aufgeschaltet. Jeder ETH-Angehörige kann dort nicht mehr benötigte Geräte ausschreiben und so der Wiederverwendung
zuführen oder die Listen der angebotenen Geräte einsehen.
Günstig gute Occasionen finden - für nicht mehr gebrauchte Geräte Geld bekommen:
⇒ Einheiten, die ein Gerät nicht mehr benötigen, müssen es nicht mehr unbenutzt in den Keller stellen, bis
es entsorgt werden muss, sondern können dafür noch einen Erlös erwirken;
⇒ Einheiten, die ein Gerät benötigen, können dort günstig ein Occasionsgerät aus bekannter Herkunft beschaffen,
und auf diese Weise teure Neukäufe vermeiden.
Verkäufer werden für Ihre Bemühungen belohnt !
In den meisten Fällen kann die verkaufende Einheit 50 % des Verkaufserlöses vereinnahmen; dies als Belohnung
für die Bemühungen, ein nicht mehr gebrauchtes der Wiederverwendung zuzuführen, statt es einfach
in die Ecke zu stellen.
Die Börse wird genutzt, hat aber noch Potential !
Pro Jahr wurden durchschnittlich 175 Inserate publiziert. Das ist nicht wenig, könnte aber mehr sein, besonders
angesichts der Tatsache, dass die Publikation der Inserate kinderleicht und gratis ist.
Aktuelle Angebote:
Im Moment sind gerade im Angebot: Labortablettenpresse, 21" CRT-Monitor, Thermoanalysengerät, Vakuumpumpe,
Lasertable, Densitometer und, und und……..
Schauen Sie herein – es lohnt sich !
Sektion Nebenbuchhaltung, Herr Fritz Rysler
Telefon: 632 20 94
E-Mail: fritz.rysler@fc.ethz.ch
ETH-interne Verrechnung mit dem Umbuchungsformular
⇒ Erbringen Sie Leistungen für andere ETH-interne Stellen oder verkaufen Sie ETH-intern Material?
⇒ Beziehen Sie Leistungen oder Material von ETH-internen Stellen?
Wenn ja, bitten wir Sie, nachfolgendes zu beachten.
Worum geht es ?
Im neuen Finanzreglement wird die Verrechnung von internen Dienstleistungen und Material im Art.
48 Absatz 5 unter dem Thema „Umbuchungen“ geregelt. Daraus geht hervor, dass ETH interne Ver-
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echnungen nicht mehr mit dem „Rechnungsformular für Kunden“ abgewickelt werden können. Eine
ETH-interne Verrechnung von Leistungen ist als eine ETH-interne „Umbuchung“ zu betrachten. Aus
diesem Grund wurde das Umbuchungsformular erweitert und mit einer zweiten Seite ergänzt.
Bitte benutzen Sie zukünftig für ETH-interne Verrechnungen nicht mehr das „Rechnungsformular für
Kunden“. Um Ihnen die ETH-interne Rechnungsstellung weiterhin zu ermöglichen, können Sie im
Umbuchungsformular die Auswahl
⇒ „Auftrag zur Verrechnung von intern erbrachten Dienstleistungen/Material (mit Zusatzseite)“
verwenden.
Das Umbuchungsformular finden Sie auf der Webseite der Direktion für Finanzen und Controlling
www.fc.ethz.ch.
Umgang mit dem Umbuchungsformular ETH-intern:
⇒ Der Rechnungssteller (Leistungserbringer) benutzt das Umbuchungsformular und wählt den
„Auftrag zur Verrechnung von intern erbrachten Dienstleistungen/ Material (mit Zusatzseite)“
aus. Die Zusatzseite dient der Erfassung von Details zur Rechnungsstellung (optional).
⇒ Die Angaben zur Kontierung (Gutschrift-Fonds, Belastungs-Fonds), der Totalbetrag der Verrechnung
sowie die Kontaktperson werden wie üblich auf der ersten Seite des Formulars erfasst.
Kennt der Rechnungssteller den Belastungs-Fonds und -Finanzstelle nicht, lässt er diese Felder offen
und füllt nur die Gutschriftseite aus. Hinweise zum Sachkonto können pro Zeile auf der Zusatzseite
angegeben werden (optional).
⇒ Der Rechnungssteller sendet beide Seiten an den Rechnungsempfänger (Leistungsbezüger) elektronisch
als PDF-File oder per interne Post. Eine Kopie zuhanden der Debitorenbuchhaltung ist
nicht erforderlich.
⇒ Der Rechnungsempfänger (Leistungsbezüger) vervollständigt die erste Seite des Umbuchungsformulars
(insbesondere den Belastungs-Fonds und Finanzstelle) und unterschreibt gemäss Ausgabenkompetenzen
des Finanzreglements. Nachdem das Formular vollständig ausgefüllt ist,
sendet er beide Seiten an die Abteilung Rechnungswesen zur Verbuchung.
⇒ Der Rechnungssteller prüft periodisch mit Hilfe des Fondsauszugs oder direkt im System, ob die
Gutschriften eingegangen sind (Eingangskontrolle).
Ab wann gilt der neue Ablauf?
Die Umstellung auf das neue Verfahren erfolgt per 1.September 2006.
Für alle Rechnungssteller, welche in begründeten Fällen nicht auf das Umbuchungsformular wechseln
können, wird eine Übergangsfrist mit dem bisherigen Verfahren bis zum 31.12.2006 gewährt. In
jedem Fall werden jedoch ETH-interne Rechnungen ab dem 1.September nur dann verbucht, wenn sie
vom Fondsverantwortlichen der Belastungs-Seite unterschrieben sind.
Haben Sie weitere Fragen?
Das Finanzielle Rechnungswesen unterstützt Sie gerne bei der Umstellung oder beantwortet weitere
Fragen.
Sektion Finanzielles Rechnungswesen:
Telefon: 632 56 34
E-mail: finanzbuchhaltung@fc.ethz.ch
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Originalbelege bei Kreditkartenabrechnungen
In Artikel 102 des Finanzreglementes wurde bisher erwähnt, dass die Kreditkartenrechnung "mit den
dazugehörenden Originalbelegen..." eingereicht werden soll.
Die Abteilung Rechnungswesen verzichtet ab sofort auf die einzelnen Transaktionsbelege. Zur Bezahlung
von Kreditkartenrechnungen muss, neben dem korrekt ausfüllten Formular „Abrechnung von
beruflichen Auslagen/Bezahlung von Kreditkartenrechnungen", nur die Originalrechnung der Kreditkartenfirma
beigelegt werden. Wünscht der Kreditkarteninhaber, dass die einzelnen Transationsbelege
durch die Abteilung Rechnungswesen eingescannt werden und elektronisch verfügbar sind,
können diese selbstverständlich zusätzlich beigelegt werden.
Artikel 102 des Finanzreglementes wurde dementsprechend angepasst:
Die Kreditkartenabrechnung ist gemeinsam mit dem Formular "Abrechnung von beruflichen Auslagen/Bezahlung
von Kreditkartenrechnungen" einzureichen.
Sektion Nebenbuchhaltung, Frau Deborah Schlatter:
Telefon: 632 76 30
E-Mail: deborah.schlatter@fc.ethz.ch
Hotline der Abteilung Rechnungswesen
Im Rahmen der Neuausrichtung einzelner Teile der Abteilung Rechnungswesen wird es künftig für
alle Ihre Anfragen rund um Finanzen, Rechnungen und Fonds nur noch eine zentrale Hotline geben.
Sofern möglich werden wir Ihr Anliegen direkt, schnell und unkompliziert bearbeiten. Im Einzelfall
kann es jedoch sein, dass wir Sie an eine andere Stelle innerhalb des Abteilung weiterleiten müssen.
Sie als unsere Kunden müssen sich jedoch künftig für alle Fragen des Rechnungswesen nur noch eine
zentrale Nummer notieren:
HOTLINE der Abteilung Rechnunsgwesen:
Telefon: 632 43 50
E-Mail: fonds@fc.ethz.ch
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