eusenC O L L E G EIT-RESSOURCEN SINDNICHT MEHR NUR BITSUND BYTESDie Zeiten, <strong>in</strong> denen die Aufgaben von unternehmens<strong>in</strong>ternenIT-Abteilungen lediglich nur technischer Artwaren, s<strong>in</strong>d längst vorüber. IT-Departments s<strong>in</strong>d heute<strong>in</strong>tegraler Bestandteil von komplexen Unternehmensorganisationenund Teil strategischer Entscheide.Die Bereitstellung von IT-Ressourcen wird längst nicht mehrnur <strong>in</strong> Bits und Bytes ausgedrückt, sondern ihre Dienstewerden als IT-Services <strong>in</strong> H<strong>in</strong>blick auf Qualität, Quantität,Zeit und Kosten erfasst. IT-Abteilungen müssen sich daherimmer mehr auch an marktüblichen Leistungskennzahlenmessen lassen.Mit der rasanten Entwicklung im IT-Bereich steigenauch die Anforderungen an e<strong>in</strong>e optimal funktionierendeIT-Abteilung ständig weiter. Mit e<strong>in</strong>em konsequent verfolgtenIT-Service-Management können diese Herausforderungenerfolgreich bewältigt werden.ITIL – e<strong>in</strong> De-facto-StandardDie IT Infrastructure Library (ITIL) ist e<strong>in</strong> De-facto-Standard.Dieser wurde <strong>in</strong> den achtziger Jahren <strong>in</strong> Großbritanniendurch die Central Computer und TelecommunicationAgency (CCTA) entwickelt. Der ITIL-Standard stellt e<strong>in</strong>eGrundlage dar, IT-Serviceprozesse zu optimieren undtransparent zu gestalten. ITIL bietet damit den optimalenRahmen für die erfolgreiche Verwirklichung e<strong>in</strong>er umfassendenIT-Service-Managementstruktur.Der Ansatz für e<strong>in</strong>e erfolgreiche Integration e<strong>in</strong>es IT-Service-Managementsystems nach ITIL basiert auf BestPractices. Der Best Practices Ansatz eignet sich vor allemdort, wo IT-Dienstleistungserbr<strong>in</strong>ger und Bus<strong>in</strong>ess Managemente<strong>in</strong>e Schnittstelle bilden müssen. Der De-facto-Standard ITIL umfasst <strong>in</strong> dieser Grafik dargestellte Themenbereiche:Umfassender De-facto-Standardfür IT-Service Management1. Configuration Management6. Service Level Management2. Help Desk7. Kostenmanagement3. Problem Management8. Kapazitätsmanagement4. Change Management9. Verfügbarkeitsmanagement5. Softwarekontrolle&Verteilung10. Eventualfall-PlanungDER WEG ZUM WIN-WIN FÜR DIE BETEILIGTEManaged Services ermöglichen, abgegrenzteBetriebs- und Supportleistungen e<strong>in</strong>er e<strong>in</strong>zelnenSoftwareanwendung an e<strong>in</strong>enDienstleister zu übergeben und damit Kostenzu sparen oder e<strong>in</strong>e bessere als die <strong>in</strong>terneBetreuung zu erhalten. Was ist zu beachten?Auch hier gilt, wenn zwei Unternehmen oder mehrere engzusammenar<strong>bei</strong>ten, treten an den Schnittstellen Reibungsverlusteund Unsicherheiten auf. Durch entsprechendeVorkehrungen können solche Risiken begrenzt werden undManaged Services sich zu e<strong>in</strong>er klassischen W<strong>in</strong>-W<strong>in</strong>-Situation für <strong>bei</strong>de Unternehmen entwickeln. Solche Risikens<strong>in</strong>d zum Beispiel e<strong>in</strong>e nicht optimale Betreuung, Unflexibilitätdes Dienstleisters <strong>bei</strong> notwendigen Anpassungen derSoftware oder e<strong>in</strong>e Nichtbeteiligung des Auftraggebers ander Weiterentwicklung e<strong>in</strong>gesetzter Software. Weiterh<strong>in</strong>können zwischen den beteiligten Seiten Unterschiede <strong>bei</strong>der Leistungsbewertung auftreten. Diese Faktoren s<strong>in</strong>d aufder e<strong>in</strong>en Seite nicht zu unterschätzen, sie können aberdurch Wahl des richtigen Dienstleistungspartners unddurch Beachtung e<strong>in</strong>iger Grundregeln und Vorgehensweisenleicht ausgeschaltet werden. Vor der Entscheidung,Anwendungen über Managed Services zu beziehen, sollte
Service Level ManagementBeim Service Level Management werden die Ansprüchevon (<strong>in</strong>ternen) Nutzern an IT-Dienste erfasst und anhandvon bestimmten Kriterien (Reaktionszeiten, Restriktionenetc.) spezifiziert. Verschiedene Anspruchniveaus (ServiceLevel Requirements) können somit unterschiedliche Kostenverursachen. IT-Dienstleistungsvere<strong>in</strong>barungen könnenda<strong>bei</strong> <strong>in</strong> sogenannten Service Level Agreements (SLA) festgehaltenwerden. Die Erstellung der (<strong>in</strong>ternen) IT-Dienstleistungenwird somit transparent und kann z.B. mit marktüblichenBenchmarks verglichen werden.Optimierung des IT-ServicesystemsIm Rahmen des IT-Service-Managements stehen sich dieangebotenen Servicedienstleistungen (Qualität, Quantitätund Reaktionszeiten) und die damit e<strong>in</strong>hergehendenKosten <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er Beziehung gegenüber. E<strong>in</strong> aktuelles IT-Servicesystem stellt daher e<strong>in</strong> bestimmtes, von se<strong>in</strong>en <strong>in</strong>ternenNutzern nachgefragtes, Serviceniveau zu bestimmtenKosten bereit. Ziel des IT-Service-Managements muss esse<strong>in</strong>, e<strong>in</strong> Servicesystem zu entwickeln, welches den gefordertenKundennnutzen <strong>in</strong> Abhängigkeit vom Serviceniveauunter optimalen Kosten garantiert.Kann e<strong>in</strong> bestimmtes Serviceniveau nicht oder nur zuhohen Kosten erreicht werden, so muss die IT-Systemlandschaftangepasst und e<strong>in</strong> verbessertes IT-Servicesystemerrichtet werden.N UNTERNEHMEN ?erst e<strong>in</strong>mal die Überlegung stehen, welche Kompetenzenüberhaupt aus dem Haus gegeben werden können, umsich von dem Dienstleister nicht <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em unvertretbarenMaße abhängig zu machen.Sollen Managed Services durch e<strong>in</strong>en externenDienstleister erbracht werden, so ist die Auswahl deszukünftigen Partners e<strong>in</strong> wesentlicher Faktor. Hier solltenzwar wirtschaftliche Erwägungen e<strong>in</strong>e Rolle spielen, dochdie Entscheidung nicht unbed<strong>in</strong>gt auf den günstigstenAnbieter fallen. Professionalität, Erfahrung und Flexibilitäts<strong>in</strong>d Werte des Dienstleisters, die auf e<strong>in</strong>em geme<strong>in</strong>samenWeg erhebliche Kosten sparen helfen.Ebenso ist schon <strong>bei</strong> der Auswahl des Dienstleistersdarauf zu achten, dass Erfahrungen mit notwendigenMechanismen und Voraussetzungen zur Vermeidung dero.g. Risiken vorhanden s<strong>in</strong>d. Diese sollten <strong>in</strong> die vertraglichenRegelungen mit e<strong>in</strong>bezogen werden.Outsourc<strong>in</strong>g von IT-DienstleistungenOutsourc<strong>in</strong>g von IT-Dienstleistungen kann für Unternehmene<strong>in</strong>e Alternative zur eigenständigen Unterhaltung dereigenen IT-Infrastruktur darstellen, um sich auf se<strong>in</strong>e Kernkompetenzenzu konzentrieren. Outsourc<strong>in</strong>gkontraktewerden <strong>in</strong> der Regel auf der Basis von (bestehenden) SLAsowie der aktuellen Kostensituation abgeschlossen. Damitbesteht die Möglichkeit, rasch und flexibel auf sich änderndeRahmenbed<strong>in</strong>gungen und Bedürfnisse reagieren zukönnen. Dieser Beitrag entstand mit freundlicherUnterstützung der BC Basel Consult<strong>in</strong>g GroupWAS HEISSTChange ManagementSolche Voraussetzungen und Mechanismen s<strong>in</strong>d:Service Level Agreements(SLA)/Dienstleistungsvere<strong>in</strong>barungenService Level ManagementDef<strong>in</strong>iertes Release-ManagementKlar def<strong>in</strong>ierte Mitwirkungsleistungendes UnternehmensTransparenz der Leistungen und BerichtswesenChange Management für ServiceleistungenSubjektive E<strong>in</strong>schätzung (z.B. aus Angebotspräsentation,Kommunikation)Referenzen etc.?Change Management <strong>bei</strong>nhaltet die Planung, Steuerungund Validierung aller Abläufe zur Implementierung vonVeränderungen <strong>in</strong> der zentralen und dezentralen InformatikundVersorgungs<strong>in</strong>frastruktur, die kont<strong>in</strong>uierliche Verbesserungdieser Abläufe h<strong>in</strong>sichtlich Ergebnisqualität undSicherheit von Veränderungen, Reaktionsfähigkeit aufneue Anforderungen und ISO 9000ff Konformität.Zum Change Management zählt die Bewertung undFreigabe oder Ablehnung der durchzuführenden Änderungenentsprechend den def<strong>in</strong>ierten Regeln und Richtl<strong>in</strong>ienzur Sicherung und Bewertung der Änderungsqualität, dieVerifizierung, Betriebsablaufsicherung und Entsorgung derÄnderungen zur Sicherung der Kundenzufriedenheit,Qualität und E<strong>in</strong>haltung der Richtl<strong>in</strong>ien.