Siegfried – wenn die Substanz zählt Geschäftsbericht 2008

3.6 Informations- und Kontrollinstrumentegegenüber der GeschäftsleitungBasis der Information ist das Monthly Reporting, das wiefolgt ausgestaltet ist: Monatlich werden die Umsatz- und Betriebsergebnisseder Gruppe und der Divisionen sowie dieUmsätze der Standorte detailliert aufgezeigt und mit demBudget und den Vorjahresergebnissen verglichen. Darin enthaltenist zusätzlich eine Prognose bezüglich der Ergebniserwartungenper Ende Jahr. In monatlichen Kommentarenwird insbesondere auf Planabweichungen und wichtige Geschäftsvorfällesowie auf die wichtigsten Key PerformanceIndikatoren eingegangen. Vierteljährlich wird ein voll konsolidierterAbschluss erstellt. Es besteht ein Mittelfristplan, welcherdie Planung für die nächsten fünf Jahre darstellt.An den Verwaltungsratssitzungen werden die Ergebnisse mitdem CEO, dem CFO und den Divisionsleitern diskutiert undbewertet.Auszug aus dem Organisationsreglement der Siegfried Gruppe3.3.3 Ausschüsse des VerwaltungsratesDer Verwaltungsrat kann Ausschüsse bestellen, mindestens für die ThemenbereichePersonelles (Subcommittee HR), Produkte/Markt (SubcommitteeProducts & Market), Nominierungen/Entschädigungen (Subcommittee Nomination& Compensation) sowie Revision/Finanzen (Subcommittee Audit & Finance).Solche Ausschüsse dienen u. a. dazu, die Risiken in verschiedenenSachbereichen durch den Kontakt mit den Verantwortlichen frühzeitig zuerfassen und dem Verwaltungsrat zu berichten; sie haben keine Entscheidungsbefugnis(Ausnahme: VR-Ausschuss Nominierungen/Entschädigungenfür die Bezüge der Geschäftsleitung), indessen ein umfassendes Auskunftsrechtsowie ein Weisungsrecht hinsichtlich der Berichterstattung zu Handendes Verwaltungsrates. Sie können die Traktandierung eines Gegenstandes ander nächsten Verwaltungsratssitzung verlangen und erstatten an den Sitzungendes Verwaltungsrates Bericht über ihre Tätigkeit. Einem Ausschuss gehörenin der Regel zwei Mitglieder des Verwaltungsrates an, wovon eines denVorsitz führt. Die Ausschüsse tagen so oft wie notwendig, mindestens aberzwei Mal pro Jahr.Die zu behandelnden Themen sind:Personelles– Personalpolitik der Gruppe und der Divisionen– Erhalt internen Know Hows, Aus- und Weiterbildung– Attraktivität als Arbeitgeber– Rahmenbedingungen für Verhandlungen mit den Sozialpartnern– Personalumfragen und Auswertungen– Talent-Förderung, Kader-Nachwuchs– Alle Systeme der Altersvorsorge und anderer sozialen Leistungen derGruppengesellschaftenProdukte/Markt– Pipelines– Angebots-Struktur, Services, Produkte– Marktbearbeitung, Instrumente, geographische Präsenz– Markt-Erfassung, Markt-Daten und Markt-BeurteilungenNominierungen/Entschädigungen– Nominationen für VR, VR-Ausschüsse, Divisionsleiter undHolding-Funktionen– Gehaltspolitik der Siegfried Gruppe– Vorschlag für die Entschädigung der Verwaltungsräte zu Handen desGesamtverwaltungsrates.– Festlegung der Anstellungsbedingungen und Entschädigungen für Divisionsleiter,Holdingfunktionen und Mitglieder der Geschäftsleitungen– Bonus-Systeme sowie Aktien- und Options-PläneRevision/Finanzen– Rechnungslegung– Externe und interne Revision– Budget, Mittel- und Langfristplanung– Finanzplanung– Überwachung des internen ControllingsCorporate Governance25