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Perspektive Klaus Hölbling<br />

Thomas Künstner<br />

Christina Marsch<br />

Niko Steinkrauss<br />

Kundenbetreuung der<br />

nächsten Generation<br />

Das neue strategische<br />

Differenzierungsmerkmal


Contact Information<br />

Beirut<br />

Ghassan Hasbani<br />

Partner<br />

+961-1-985-655<br />

ghassan.hasbani@booz.com<br />

Bahjat El-Darwiche<br />

Principal<br />

+961-1-985-655<br />

bahjat.eldarwiche@booz.com<br />

Copenhagen<br />

Torsten Moe<br />

Partner<br />

+45-3318-70-02<br />

torsten.moe@booz.com<br />

Düsseldorf<br />

Thomas Künstner<br />

Partner<br />

+49-211-3890-143<br />

thomas.kuenstner@booz.com<br />

Christina Marsch<br />

Principal<br />

+49-211-3890-257<br />

christina.marsch@booz.com<br />

Niko Steinkrauss<br />

Principal<br />

+49-211-3890-256<br />

niko.steinkrauss@booz.com<br />

Houston<br />

Kenny Kurtzman<br />

Partner<br />

+1-713-650-4175<br />

kenny.kurtzman@booz.com<br />

Paris<br />

Pierre Peladeau<br />

Partner<br />

+33-1-44-34-3074<br />

pierre.peladeau@booz.com<br />

Sydney<br />

Ian Buchanan<br />

Senior Executive Advisor<br />

+61-2-9321-2853<br />

ian.buchanan@booz.com<br />

Vienna<br />

Klaus Hölbling<br />

Partner<br />

+43-1-518-22-907<br />

klaus.hoelbling@booz.com<br />

Booz & & Company


ExEcutivE<br />

Summary<br />

Der Kundendienstbereich hat heutzutage aufgrund veränderter<br />

Kundenbedürfnisse in nahezu allen Branchen und Märkten mit<br />

neuen Herausforderungen zu kämpfen. Mit diesem Problem beschäftigte<br />

sich Booz & Company in einer kürzlich durchgeführten,<br />

umfassenden Studie namens „The Next Generation Customer Service“.<br />

Darin wurden per sönliche Interviews mit 30 Senior Executives aus<br />

dem Bereich Kundendienst (u. a. Chief Service Officers und CEOs)<br />

und 50 Top-Managern aus Europa und dem Nahen Osten zusammengefasst.<br />

Es ergaben sich fünf grundlegende Herausforderungen,<br />

die auf dem Weg zum erfolgreichen Kundendienst beachtet werden<br />

müssen: Der effektive Einsatz der Kundenbetreuung zur Umsatzsteigerung,<br />

die Implementierung von innovativen Veränderungen<br />

an der Kundenschnittstelle, die Integration von Kontaktpunkten<br />

für Kunden, die Förderung einer kundenzentrierten Unternehmensausrichtung<br />

und die Entwicklung von leistungsfähigen Abläufen.<br />

Zur Erfüllung der gestiegenen Kundenanforderungen ist ein<br />

unternehmensweites Verständnis und Engagement notwendig.<br />

Die angestrebten Verbesserungen dürfen nicht nur isoliert auf<br />

Abteilungsebene betrachtet werden. Führende Dienstleistungs-<br />

Organisationen fördern erhöhte Trans parenz in der Dienstleistung<br />

und betonen, wie wichtig zufriedene <strong>–</strong> und dadurch loyale <strong>–</strong> Kunden<br />

für die unternehmensweiten strategischen Ziele und das<br />

Gesamtergebnis sind.<br />

Booz & Company 1


DiE NEuE aGENDa<br />

FÜr DEN<br />

KuNDENDiENSt<br />

2<br />

Die Konsumenten von heute verfügen<br />

nicht nur über ein umfassendes<br />

Know-how, sondern haben darüber<br />

hinaus Zugang zu einer Fülle an<br />

Informationen, auf die sie ihre Kaufentscheidung<br />

stützen können. Sie<br />

sind daran gewöhnt und erwarten<br />

sogar, in einem regelmäßigen Dialog<br />

mit Unternehmen zu stehen. Die<br />

Vielfalt der Kommunikationskanäle<br />

für den Kundenkontakt <strong>–</strong> in Geschäften,<br />

über Kontaktzentren, Internet<br />

und Mobilgeräte <strong>–</strong> wird immer größer.<br />

Im Laufe der letzten fünf Jahre<br />

hat sich die Art und Weise, in der<br />

Kunden kommunizieren, Informationen<br />

über neue Produkte erhalten und<br />

Kaufentscheidungen treffen, grundlegend<br />

geändert.<br />

Langsam begreifen Unternehmen<br />

dieses veränderte Konsumver halten<br />

und stellen sich darauf ein, beispielsweise<br />

durch einen modifizierten<br />

Marketing-Mix. Kundendienst-Interaktionen<br />

werden immer häufiger<br />

als Gelegenheit zum Aufbau einer engeren<br />

Kundenbeziehung wahrgenom-<br />

men, um ein besseres Verständnis für<br />

die Kundenbedürfnisse zu schaffen<br />

und das einhergehende Service angebot<br />

im Sinne der Umsatzsteigerung zu<br />

verbessern. Innovationen im <strong>technische</strong>n<br />

Bereich unterstützen diesen<br />

Trend, da große Mengen an Kundendaten<br />

heutzutage viel effektiver<br />

generiert und genutzt werden<br />

können als je zuvor.<br />

Um die zukünftige Ausrichtung<br />

des Kundendienstbereiches besser<br />

verstehen zu können, führte Booz<br />

& Company kürzlich eine Studie<br />

namens „The Next Generation<br />

Customer Service“ durch. Darin<br />

wurden persönliche Interviews mit<br />

30 Senior Executives aus dem Bereich<br />

Kundendienst (u. a. Chief Service<br />

Officers und CEOs) und 50 Top-<br />

Managern aus Europa und dem<br />

Nahen Osten zusammengefasst.<br />

Im Laufe der letzten fünf Jahre hat sich<br />

die Art und Weise, in der Kunden kommunizieren,<br />

Informationen über neue Produkte<br />

erhalten und Kauf entscheidungen<br />

treffen, grundlegend geändert.<br />

Booz & Company


Aus dieser Studie und zahlreichen<br />

Diskussionen mit Kunden <strong>–</strong> insbesondere<br />

Kunden, die in gesättigten<br />

Märkten tätig sind <strong>–</strong> geht hervor,<br />

dass viele Unternehmen sich eine<br />

völlig neue Form der Kundenbetreuung<br />

vorstellen, die wesentlich zur<br />

Wertsteigerung des Kundenbestands<br />

beitragen kann und als wichtiges strategisches<br />

Differenzierungsmerkmal<br />

in zunehmend gesättigten Märkten<br />

fungiert.<br />

Unsere Studie zeigt jedoch auch, dass<br />

in vielen Unternehmen noch eine<br />

große Diskrepanz zwischen dieser<br />

innovativen „Vision“ des Kundendienstes<br />

auf der einen Seite und<br />

ihrer tatsächlichen Umsetzung auf<br />

der anderen Seite besteht, da meist<br />

nur inkrementelle Änderungen<br />

vorgenommen werden, die Kosten<br />

reduzieren und alltägliche Probleme<br />

verringern. Dienstleistungs-Organisationen<br />

müssen sich entscheiden, ob<br />

ihr Kundendienst weiterhin lediglich<br />

als „Hygienefaktor“ fungieren soll,<br />

oder ob die Bereitschaft besteht,<br />

größere Veränderungen - hin zu einer<br />

wirklich kundenzentrierten Organisation<br />

- vorzunehmen. Um dies zu<br />

erreichen, muss der Kundendienstleiter<br />

eine grundlegend neue Rolle<br />

übernehmen: Er oder sie fungiert<br />

nicht länger nur als Experte im<br />

operativen Betrieb, sondern muss<br />

weitergehend als Mitglied der obersten<br />

Führungsebene wichtige, strategische<br />

Verantwortlichkeiten übernehmen.<br />

Unsere Analyse verdeutlicht fünf<br />

Schlüsselmethoden, mit denen eine<br />

deutlich verbesserte Qualität der<br />

Kundenbetreuung erreicht werden<br />

kann (siehe Anhang 1).<br />

Anhang 1<br />

Fünf Trends, die den Weg zu einem Kundendienst der nächsten Generation<br />

IMPLEMENTIERUNG VON INNOVATIVEN<br />

VERÄNDERUNGEN AN DER KUNDEN<br />

SCHNITTSTELLE<br />

- Bereitstellung mehrerer Absatzkanäle<br />

- Einsatz von Web 2.0-Methoden zur<br />

Kundenbindung<br />

- Verwendung von intelligenten Automatisierungsfunktionen<br />

für eine ausgewogene Mischung aus<br />

automatisierter und menschlicher Interaktion<br />

- Experimentieren mit technologischen Innovationen<br />

FÖRDERUNG EINER KUNDENZENTRIERTEN<br />

UNTERNEHMENSAUSRICHTUNG<br />

- Entwicklung eines Kundendienstes mit<br />

funktionsübergreifenden Bereichen<br />

- Ernennung eines Chief Service Officers<br />

(Kundendienstleiters)<br />

- Demonstration des hohen Servicewerts<br />

- Gestaltung einer servicezentrierten Unternehmenskultur<br />

Quelle: Analyse von Booz & Company<br />

EFFEKTIVER EINSATZ DES KUNDENDIENSTES<br />

ZUR UMSATZSTEIGERUNG<br />

- Einsatz von Cross-Selling und Kundenbindungs<br />

methoden während einer Service-Interaktion<br />

- Durch Kundeninteraktionen einen tieferen<br />

Einblick in die Kundenbedürfnisse erhalten<br />

- Attraktive Service-Angebote als Differenzie-<br />

rungsmerkmal<br />

Kundenbetreuung<br />

der nächsten<br />

Generation<br />

Der effektive Einsatz des Kundendienstes<br />

zur Umsatzsteigerung.<br />

Es ist absolut wichtig, den regelmäßigen<br />

Dialog mit Kunden zu suchen<br />

und aus jedem einzelnen Kundenkontakt<br />

den größtmöglichen Nutzen<br />

zu ziehen. In der Vergangenheit<br />

konzentrierte sich der Kundendienst<br />

schwerpunktmäßig darauf, das<br />

Problem des Kunden „vom Tisch zu<br />

bekommen“ <strong>–</strong> also möglichst schnell<br />

den Anruf zu beenden und mit dem<br />

nächsten Anruf fortzufahren. Doch<br />

ein solches Konzept der Kontaktvermeidung<br />

wird immer häufiger durch<br />

intelligentes Kontaktmanagement<br />

ersetzt. Die neuen Herausforderungen<br />

lauten deshalb wie folgt: Pflegen Sie<br />

persönliche und proaktive Kundenbeziehungen,<br />

entwickeln Sie gezielte<br />

Cross- und Upselling-Strategien für<br />

bestimmte Zielgruppensegmente und<br />

<strong>–</strong> dies gilt insbesondere für gesättigte<br />

INTEGRATION VON KONTAKTPUNKTEN<br />

FÜR KUNDEN<br />

- Einbindung des Servicekanal-Managements an<br />

allen Kontaktpunkten<br />

- Entwicklung und Umsetzung einer integrierten<br />

Vertriebskanal-Strategie<br />

- Gewährleistung eines nahtlosen Service-<br />

Erlebnisses<br />

ENTWICKLUNG VON<br />

LEISTUNGSFÄHIGEN ABLÄUFEN<br />

- Steigerung der Effektivität und Effizienz<br />

- Vereinheitlichung und Synchronisierung von<br />

Prozessen und Systemen<br />

- Selektive Auslagerung einfacher Prozesse<br />

- Automatisation von Antworten für Standard-<br />

anfragen<br />

Booz & Company 3


Märkte <strong>–</strong> stellen Sie Servicequalität<br />

als wesentliches Differenzierungsmerkmal<br />

heraus.<br />

Die Implementierung von innovativen<br />

Veränderungen an der Kundenschnittstelle.<br />

Führende Dienstleistungs-Organisationen<br />

stellen ihren wertvollsten Kunden<br />

mehrere Kommunikationskanäle zur<br />

Verfügung, indem Sie den Mix an<br />

Absatzkanälen an die bevorzugten<br />

Kommunikationswege ihrer Kunden<br />

anpassen und eine intelligente Ausgewogenheit<br />

zwischen Automatisierung<br />

und menschlichem Dialog anstreben.<br />

Sie nutzen Web 2.0-Werkzeuge,<br />

um mit ihrer Zielgruppe in Kontakt<br />

zu treten und bieten verschiedene<br />

Selbstbedienungsoptionen an, um<br />

Kunden die Kontaktaufnahme zu<br />

erleichtern und zu weiteren Interaktionen<br />

zu ermutigen. Immer häufiger<br />

wird statt in Automatisierungslösungen<br />

im Backend-Bereich in qualitative Verbesserungen<br />

am Frontend investiert.<br />

Die Integration von Kontaktpunkten<br />

für Kunden.<br />

Um den Wert jeder einzelnen Kundeninteraktion<br />

zu erhöhen, werden<br />

Berührungspunkte, die keine Verbindungen<br />

zueinander haben, schlichtweg<br />

abgeschafft. Unter nehmen, die mehrere<br />

Produkte anbieten, stellen stattdessen<br />

4<br />

sicher, dass sie ihr komplettes Portfolio<br />

über dieselben Berührungspunkte<br />

abdecken und die meisten Kontaktkanäle<br />

sowohl für Vertriebs- als auch<br />

Kundendienst-Interaktionen genutzt<br />

werden können. Die besten Anbieter<br />

setzen auf ein integriertes Management<br />

aller Kontaktkanäle, um die<br />

Servicekosten am Wert der Interaktionen<br />

auszurichten und den Kunden<br />

ein nahtloses Service-Erlebnis zu<br />

bieten.<br />

Die Förderung einer kundenzentrierten<br />

Unternehmensausrichtung.<br />

Der Kundendienst verfügt häufig<br />

über eine der größten ungenutzten<br />

Ressourcen im Unternehmen:<br />

Kundendaten und Kunden-Feedback.<br />

Dabei kann die Nutzung dieses<br />

Potenzials zu einem deutlichen<br />

Mehrwert führen. Zukunftsorientierte<br />

Unternehmen setzen einen effektiven<br />

Kundendienstleiter ein, der über<br />

herausragende strategische Fähigkeiten<br />

verfügt und eng mit Marketing,<br />

Vertrieb und Technologieabteilung<br />

zusammenarbeitet.<br />

Diese Führungskraft entwickelt<br />

eine klare Zukunfts perspektive<br />

und entwirft ein umfassendes und<br />

bereichsübergreifendes Programm,<br />

um vorhandene Kundenprozesse zu<br />

optimieren, wobei der Kundendienst<br />

als treibender Faktor und zentraler<br />

Koordinationspunkt für die<br />

„Stimme des Kunden“ fungiert.<br />

Kundendienstvorgänge werden transparent<br />

gemacht und tragen ihren<br />

Teil zu den strategischen Zielsetzungen<br />

des Unternehmens bei. Einige<br />

Unternehmen versuchen, durch<br />

die Verbindung von Vertrieb und<br />

Service kontraproduktive Rivalitäten<br />

zwischen den beiden Abteilungen zu<br />

vermeiden.<br />

Die Entwicklung von leistungs fähigen<br />

Abläufen.<br />

Viele Kundendienstabteilungen<br />

kämpfen noch immer mit schlechtem<br />

Service und ineffizienten Prozessen,<br />

die es ihnen erschweren, über die<br />

grundlegenden Funktionen des<br />

Kundendienstes hinauszukommen.<br />

Die größte Herausforderung besteht<br />

darin, Änderungen vorzunehmen<br />

und gleichzeitig den Alltagsbetrieb<br />

aufrechtzuerhalten, da sich nur so<br />

ein realer Mehrwert für das<br />

Unternehmen erzielen lässt.<br />

Der Kundendienst verfügt häufig über<br />

eine der größten ungenutzten Ressourcen<br />

im Unternehmen: Kundendaten<br />

und Kundenfeedback.<br />

Booz & Company


EFFEKtivEr<br />

EiNSatZ DES<br />

KuNDENDiENStES<br />

Zur umSatZ-<br />

StEiGEruNG<br />

Eine der grundlegendsten Änderungen,<br />

die für den Kundendienst der<br />

nächsten Generation ansteht, besteht<br />

darin, Kundenkontakt nicht länger zu<br />

vermeiden, sondern aktiv zu suchen.<br />

Bislang wurden Kundeninteraktionen<br />

aus Kostengründen oft so kurz wie<br />

möglich gehalten. Doch Unternehmen<br />

realisieren, dass jeder Kontakt<br />

genutzt werden sollte, um mehr über<br />

die Kunden zu erfahren, deren Loyalität<br />

zu steigern und die Interaktion<br />

als Cross-und Upselling-Potenzial<br />

wirksam zu nutzen.<br />

Durch effektive Kundeninteraktion<br />

und ein umfassendes Kundendaten-<br />

Management können wertvolle<br />

Erkenntnisse über den Kunden<br />

gewonnen werden, wodurch eine<br />

individualisierte Kundenbetreuung<br />

ermöglicht wird und sich endlich<br />

auch die kostspielige Investition in<br />

ein CRM-System (Customer Relationship<br />

Management) amortisieren kann.<br />

Anhang 2<br />

Schwerpunkt bei der Handhabung eingehender Anrufe<br />

Beide identisch<br />

Effektiver Einsatz von<br />

Kundenkontakten für<br />

Cross-und-Upselling-<br />

Maßnahmen<br />

13%<br />

52%<br />

Einer der Studienteilnehmer gab an,<br />

für ihn bedeute„hervorragender<br />

Kundendienst ‚Informationen über<br />

die Interessen und Vorlieben der<br />

Kunden zu sammeln und diese dann<br />

auch zu nutzen“. Der so erzielte ROI<br />

ist problemlos quantifizierbar: „Je<br />

mehr man im Kundendienst über die<br />

Kunden erfährt, desto höher ist der<br />

Umsatz“, so ein anderer Teilnehmer.<br />

Auch wenn häufig komplizierte Trialand-Error-Verfahren<br />

und langwierige<br />

Datenanalysen erforderlich sind, um<br />

schließlich personalisierte Angebote<br />

generieren zu können, sind diese zielgerichteten<br />

Informationen immens<br />

hilfreich für den Einsatz von Cross-<br />

und Up-Selling-Maßnahmen. Ein<br />

Telekommunikations- Unternehmen<br />

berichtete im Rahmen der Umfrage,<br />

durch eine solche automatisierte<br />

Unterstützung beachtliche Erfolge<br />

erzielt zu haben. Die verfügbaren<br />

Daten eingehender Anrufer versetzen<br />

die Mitarbeiter des Kundendienstes<br />

in die Lage, kundenspezifische Empfehlungen<br />

aussprechen zu können.<br />

Beispielsweise werden im System<br />

Produkte und Services angezeigt,<br />

die der Kunde bereits erworben hat.<br />

Gleichzeitig werden neue Produkte<br />

und Services vorgeschlagen, und dem<br />

Mitarbeiter wird ein Skript zur Verfügung<br />

gestellt, mit dessen Hilfe er<br />

diese Angebote umgehend anbieten<br />

kann. Bei bis zu 50 Prozent der Fälle<br />

können die Mitarbeiter auf diese Weise<br />

direkt auf den Kunden zugeschnittene<br />

Empfehlungen aussprechen. Die Erfolgsrate<br />

liegt bei 20 bis 30 Prozent.<br />

Wie aus der Umfrage hervorgeht,<br />

wird die zielgerichtete Generierung<br />

von Zusatzverkäufen bereits in<br />

mehreren Telekommunikations- und<br />

Finanzunternehmen umgesetzt. In<br />

der Vergangenheit bestand das hauptsächliche<br />

Ziel des Kundendienstes<br />

darin, das Problem des Kunden<br />

möglichst schnell „vom Tisch zu<br />

bekommen“, doch die Ergebnisse der<br />

Umfrage zeigen deutlich, dass heutige<br />

Unternehmen ihren Fokus stärker auf<br />

ein aktives Kundenmanagement legen<br />

(siehe Anhang 2). Deshalb werden in<br />

führenden Dienstleistungs-Organisationen<br />

Gesprächsnotizen erstellt, die<br />

jeden Kundenkontakt dokumentieren,<br />

um so die Kundenzufriedenheit zu<br />

steigern, den angebotenen Service zu<br />

verbessern und mehr Kundennutzen<br />

zu generieren.<br />

TELEKOMMUNIKATIONSBRANCHE FINANZDIENSTE / VERSICHERUNGSBRANCHE<br />

35%<br />

Hinweis: Basierend auf einer Befragung von 31 Telekommunikations- und<br />

20 Finanzdienstleistern/Versicherungsunternehmen.<br />

Quelle: Analyse von Booz & Company<br />

Minimierung von<br />

Kundenkontakten und<br />

der Reduzierung der<br />

Gesprächszeiten<br />

Effektiver Einsatz von<br />

Kundenkontakten für<br />

den Verkauf von zusätzlichen<br />

Produkten/<br />

Wartungsaktivitäten<br />

Beide identisch<br />

Schnelle Lösung<br />

Booz & Company 5<br />

40%<br />

5%<br />

55%


imPLEmENtiEruNG<br />

vON iNNOvativEN<br />

vErÄNDEruNGEN<br />

aN DEr KuNDEN-<br />

ScHNittStELLE<br />

6<br />

Quer durch alle Branchen haben<br />

die erfolgreichsten Dienstleistungs-<br />

Organisationen ihr Servicekonzept<br />

grundlegend verändert und konzentrieren<br />

sich nun auf die Veränderung<br />

der Kundenschnittstelle als treibende<br />

Kraft der Wertsteigerung. Diese<br />

führenden Unternehmen setzen<br />

Drittanbieter-Dienste ein und beobachten<br />

die innovativen Ansätze von<br />

Top-Unternehmen anderer Branchen.<br />

Technologie- und Service-Innnovationen<br />

werden nicht mehr nur<br />

ausschließlich als Mittel zur Produktivitätssteigerung<br />

und Personalkostensenkung<br />

eingesetzt (siehe Anlage 3).<br />

Anhang 3<br />

Technologische Innovationen im Kundendienst<br />

VERTRIEBSKANALSPEZIFISCHE<br />

TECHNOLOGIE-TRENDS<br />

- Warteschlangen-Management<br />

- Automatisierte Service-Stationen<br />

(Kioske)<br />

- Podcasts<br />

(visualisierte Schnittstellen)<br />

- Erweiterte IVR-Funktionen*<br />

- Video-Kontaktzentrum<br />

- Elektronische Qualitätssicherung/<br />

computergestütztes Kunden-<br />

Feedback<br />

- Automatisierte Postverarbeitung<br />

- Verbesserte Personalisierung<br />

- Virtuelle Agenten<br />

- Wechselseitige Kommunikation in<br />

Kunden-Communities<br />

- Verbesserte Such- und Datenbank-<br />

funktionen<br />

*Computergestützter Sprachdialog<br />

Quelle: Analyse von Booz & Company<br />

SERVICEKANAL<br />

Intern<br />

Kontaktzentrum<br />

Post<br />

Online<br />

Moderne Spracherkennungssysteme<br />

verstehen nicht nur Wörter und Sätze,<br />

sie sind darüber hinaus ebenfalls in<br />

der Lage, Emotionen zu erkennen,<br />

sodass ein Kundenanruf gegebenenfalls<br />

automatisch an die Beschwerdeabteilung<br />

oder einen Vertriebsmitarbeiter<br />

weitergeleitet werden kann. Zusätzlich<br />

zu kanalspezifischen Technologien<br />

setzen immer mehr Unternehmen<br />

Optimierungstechnologien für das<br />

wechselseitige Zusammenspiel der<br />

Kanäle ein. Im Frontend-Bereich<br />

gewährleisten leistungsfähige Support-<br />

Systeme die nahtlose Interaktion<br />

eines Online-Shoppers mit einem<br />

Contact Center-Agenten (insbeson-<br />

KANALÜBERGREIFENDE<br />

TECHNOLOGIE-TRENDS<br />

Interaktion zwischen Mitarbeitern<br />

und Kunden<br />

Gemeinsame Nutzung/ Integration<br />

von Informationen über alle<br />

Kanäle hinweg<br />

Nutzung von Synergien durch<br />

vertriebskanalübergreifende<br />

Systemintegration<br />

Booz & Company


dere, um Warenkorbabbrüche zu<br />

verhindern), und sorgen dafür, dass<br />

die Shop-Mitarbeiter den gesamte<br />

Interaktionsverlauf einsehen können.<br />

Im Backend-Bereich ermöglicht die<br />

gemeinsame Nutzung konsolidierter<br />

Wissensmanagement-Systeme eine<br />

positive Kundenerfahrung <strong>–</strong> den<br />

Kunden werden über alle Kanäle<br />

hinweg übereinstimmende Informationen<br />

vermittelt <strong>–</strong> und senkt gleichzeitig<br />

IT-Kosten, die für die Verwaltung<br />

mehrerer Wissensmanagement-<br />

Systeme anfallen würden.<br />

Einige Unternehmen haben bereits<br />

erkannt, dass schon das reine<br />

Vorhandensein eines Dienstleis-<br />

tungsangebots ein wichtiges Differenzierungsmerkmal<br />

darstellen<br />

kann und die Gelegenheit bietet, eine<br />

persönliche Verbindung zum Kunden<br />

aufzubauen. Beispielsweise wandelt<br />

die sogenannte „Geek Squad“ der<br />

US-Einzelhandelskette Best Buy eine<br />

Support-Anfrage in eineinzigartiges<br />

Kundenerlebnis um. Das Konzept<br />

ist einfach: Der Einzelhändler setzt<br />

Geek Squad-Mitarbeiter ein, die eine<br />

Uniform à la Men in Black tragen,<br />

sich gegenseitig mit militärischen<br />

Rangbezeichnungen ansprechen und<br />

zu ihren Kundeneinsätzen speziell<br />

gekennzeichnete VW-Käfer fahren<br />

(sogenannte „Geek-Mobiles“). Auf<br />

diese Art und Weise bietet das Un-<br />

ternehmen einen außergewöhnlichen<br />

Kundendienst für Privat- und Unternehmenskunden.<br />

In den USA sind<br />

bereits über 17.000 „Geek-Agenten“<br />

im Einsatz, und das Programm wird<br />

derzeit auf Kanada, Großbritannien<br />

und Spanien erweitert.<br />

Die sogenannte „Geek Squad“ der<br />

US­Einzelhandelskette Best Buy verwandelt<br />

eine gewöhnliche Support­Anfrage in ein<br />

einzigartiges Kundenerlebnis.<br />

Booz & Company 7


Swisscom ist das marktführende<br />

Telekom-Unternehmen in der<br />

Schweiz und sorgt mit gleich zwei<br />

innovativen Dienstleistungsangeboten<br />

für Aufsehen. Bei „HelpPoint“-<br />

Kursen handelt es sich um Produktschulungen<br />

für bestimmte<br />

Kundengruppen, beispielsweise für<br />

Computer oder Mobiltelefone. Dieser<br />

Service wird in speziell ausgestatteten<br />

Schulungszentren oder mobilen<br />

Schulungsbussen durchgeführt, die<br />

nach einem festen Zeitplan im Land<br />

unterwegs sind. Das HomeService-<br />

Team hilft Kunden vor Ort bei der<br />

Konfiguration von Computer, Netzwerk<br />

und Sicherheitsfunktionen<br />

sowie bei Installationen, Datensicherung<br />

und allgemeinen IT-Fragen.<br />

Dieser Service <strong>–</strong> eine echte Marktinnovation<br />

<strong>–</strong> ist jedoch nicht nur<br />

für Swisscom-Kunden verfügbar,<br />

sondern für alle Schweizer, die Hilfe<br />

dieser Art benötigen.<br />

Andere Unternehmen experimentieren<br />

mit Paid Services als zentrales<br />

Element ihrer Leistungsversprechen.<br />

Mithilfe von Apples ProCare-Service<br />

zum Beispiel können Kunden <strong>–</strong> für<br />

einen entsprechenden Preis <strong>–</strong> von<br />

erst klassigem Kundendienst profitieren.<br />

Auch bei BT und BlackBerry<br />

8<br />

wurde die Bereitschaft auf Seiten<br />

der Kunden erkannt, ein erweitertes<br />

Supportpaket für <strong>technische</strong> Unterstützung<br />

zu erwerben. In einigen<br />

Unternehmen wurde sogar deutlich,<br />

dass ihre B2C-Kunden (Business-to-<br />

Consumer) es häufig vorziehen, eine<br />

höhere Servicestufe zu wählen und<br />

für Programme zu bezahlen, die<br />

eigentlich den B2B-Kunden (Businessto-Business)<br />

vorbehalten sind.<br />

Darüber hinaus nutzen Unternehmen<br />

die Möglichkeiten des Web 2.0, um<br />

ihre Kunden aktiv in den Serviceprozess<br />

zu involvieren.<br />

Zu den gängigen Web-Services<br />

gehören Live-Chats mit Kundendienst-<br />

Mitarbeitern, moderierte Communities<br />

und Foren, Mitarbeiter- und<br />

Anwender-Blogs sowie Videos mit<br />

Produktvorführungen. Beispielsweise<br />

reichen Kunden Vorschläge über<br />

bidirektionale Schnittstellen ein, die<br />

Kundendienst-Mitarbeiter daraufhin<br />

direkt kommentieren oder nachverfolgen<br />

können. Solche Werkzeuge<br />

ermöglichen nicht nur einen hochwertigen<br />

Kundendienst zu geringen<br />

Kosten, sondern verschaffen außerdem<br />

Einblicke in die Wünsche der<br />

Kunden <strong>–</strong> eine wichtige Voraussetzung<br />

zu einer gesteigerten Wertschöpfung.<br />

Unsere Untersuchungen zeigen, dass<br />

der Bedarf an erhöhter Interaktivität<br />

und den damit verbundenen Service-<br />

Verbesserungen wesentlich dazu<br />

beitragen könnte, Aktualisierungen<br />

im Call Center-Betrieb voranzutreiben.<br />

Wissensdatenbanken auf Wiki-Basis,<br />

Webchats und visuelle Kontakte im<br />

Online-Shop sind nur einige der<br />

Möglichkeiten, die das Web 2.0 bietet.<br />

Besonders in der Telekommunikationsbranche<br />

spielt die Verwendung dieser<br />

neuen, innovativen Kanäle eine wichtige<br />

Rolle, um mehr Kundenkontakte<br />

zu erreichen. Etwa 55 Prozent der<br />

befragten Studienteilnehmer gaben<br />

an, Services solcher Art bereits zu<br />

nutzen. Eine angemessene Ausgewogenheit<br />

zwischen automatisierten<br />

Prozessen und direkten Kontakt zu<br />

Service-Mitarbeitern ist ein wichtiger<br />

Erfolgsfaktor im Kundendienstbereich.<br />

Booz & Company


iNtEGratiON vON<br />

BEZiEHuNGS-<br />

PuNKtEN<br />

FÜr KuNDEN<br />

Es ist mittlerweile allgemein akzeptiert,<br />

dass der Kundendienst heutzutage<br />

mehr umfassen sollte als eine bloße<br />

Verpflichtung Kunden gegenüber.<br />

Stattdessen muss der Kundendienst<br />

dazu dienen, Werte zu generieren<br />

und strategische Wettbewerbsvorteile<br />

zu erzielen. Aus diesem Grund<br />

versuchen Unternehmen, ihre<br />

Kundenbeziehungs-Punkte auf drei<br />

verschiedenen Ebenen zu integrieren.<br />

1. Integration des Gesamt-<br />

programms:<br />

Immer mehr Unternehmen, die<br />

verschiedene Produkte anbieten,<br />

entscheiden sich für die Entwicklung<br />

einer einzigen Kundenschnittstelle:<br />

Die Ausrichtung erfolgt nicht<br />

mehr an den jeweiligen Produkten,<br />

sondern am Kunden. Die Deutsche<br />

Telekom und viele andere<br />

Telekommunikationsanbieter, die<br />

inzwischen ganze Produktpakete<br />

verkaufen, machen zum Beispiel<br />

in Bezug auf den Kundenservice<br />

keinen Unterschied mehr zwischen<br />

Festnetzprodukten und<br />

Mobiltelefonen.<br />

Vielmehr wird ein umfassender<br />

Service umgesetzt, der sich über die<br />

gesamte Produktbreite erstreckt und<br />

sich an den Kundenanforderungen<br />

der verschiedenen Zielgruppen<br />

orientiert. Eine solche Vorgehens-<br />

weise hat viele Vorteile: höhere<br />

Kunden zufriedenheit, mehr Cross-<br />

Selling-Möglichkeiten und geringere<br />

Kosten durch Synergieeffekte.<br />

2. Vertriebs- und Service-<br />

integration:<br />

Voneinander abgeschottete<br />

Fachabteilungen gehören der Vergangenheit<br />

an. Ein Shop fungiert<br />

nicht länger nur als reiner Vertriebskanal,<br />

und ein Kontaktzentrum<br />

nicht mehr als reine Servicezentrale.<br />

Die Notwendigkeit, auf die Bedürfnisse<br />

und Vorlieben der einzelnen<br />

Zielgruppen einzugehen und jede<br />

Kundeninteraktion optimal zu<br />

nutzen, macht jeden Kontaktpunkt<br />

zur Vertriebs- und Servicestelle<br />

zugleich <strong>–</strong> unabhängig davon, ob<br />

es sich um den Shop, das Kontaktzentrum<br />

oder die Website handelt.<br />

3. Kontaktpunktintegration:<br />

In Umgebungen, in denen oft bis<br />

zu drei verschiedene Kontakt kanäle<br />

angeboten werden, so dass Kunden<br />

je nach Problem, Situation und<br />

Laune unterschiedliche Kontaktpunkte<br />

nutzen können, bedeutet<br />

„Kundenbetreuung der nächsten<br />

Generation“ Folgendes: Erstens muss<br />

eine nahtlose, kanalübergreifende<br />

Kundenerfahrung gewährleistet werden.<br />

Die reibungslose Abwicklung<br />

einer Kundentransaktion beginnt<br />

Der Kundendienst entwickelt sich zu<br />

einem wesentlichen Antrieb für höhere<br />

Wertgenerierung und gilt zunehmend als<br />

strategischer Wettbewerbsvorteil in<br />

einem übersättigten Markt.<br />

Booz & Company 9


10<br />

auf der Website, wird gegebenenfalls<br />

umgehend von einem Agenten<br />

unterstützt und führt schließlich im<br />

Online-Shop zu einem Verkauf.<br />

Zweitens muss eine ebenso kanalübergreifende<br />

Servicestrategie<br />

entwickelt und umgesetzt werden.<br />

Das bedeutet, das Service-Portfolio<br />

je nach Zielgruppe und Kontaktkanal<br />

anzupassen, Steuermechanismen<br />

zu entwickeln und Kaufanreize zu<br />

schaffen, um diese Ziele auch zu<br />

erreichen.<br />

Viele Dienstleistungs-Organisationen<br />

wagen derzeit ihre ersten Schritte hin<br />

zu einer Integration, die alle Kontaktpunkte<br />

im Vertriebs- und Kundendienstbereich<br />

umfasst. Bislang gibt es<br />

jedoch nur wenige erfolgreiche Umsetzungen.<br />

In einigen Fällen wird das<br />

Zusammenspiel der Kanäle wirksam<br />

eingesetzt, um die Nutzung bestimmter<br />

Kanäle zu fördern oder<br />

mehr wertvolle Kontakt gelegenheiten<br />

zu generieren. So hat beispielsweise<br />

Best Buy, der US-amerikanische<br />

Einzelhandelsriese für Unterhal-<br />

tungselektronik, seine Filialen mit<br />

dem Onlineportal vernetzt, um die<br />

Besucher- und Verkaufszahlen anzukurbeln.<br />

Auf der Website werden<br />

spezielle Funktionen angeboten,<br />

beispielsweise die Reservierung von<br />

Artikeln, welche die Kunden dann<br />

innerhalb einer Stunde im nächstgelegenen<br />

Laden abholen können.<br />

Gleichzeitig sind die Kunden in der<br />

Lage, auch im Geschäft über spezielle<br />

Zugangs punkte online angebotene<br />

Gutscheine abzurufen und einzulösen.<br />

Als weiteres Beispiel kann Dell<br />

genannt werden. Der Computer-<br />

Anbieter hat seinen Online-Shop mit<br />

dem Kontaktzentrum verbunden,<br />

sodass Mitarbeiter via Live-Chat<br />

Fragen beantworten und Kundenprobleme<br />

lösen können. Auf diese Weise<br />

werden kostenintensive Verkaufsabbrüche<br />

verringert. Zudem stellt Dell<br />

eine Plattform zur Verfügung, auf<br />

der Kunden ihre Problemlösungsvorschläge<br />

einreichen können. Dell-Mitarbeiter<br />

überwachen die Aktivitäten<br />

auf der Webseite, geben Kommentare<br />

ab und bieten bei Bedarf Hilfe.<br />

Während die meisten Kontaktzentren<br />

Vertrieb und Kundendienst bereits<br />

zusammengeführt haben, werden<br />

andere Kanäle <strong>–</strong> zum Beispiel direkt<br />

in den Geschäften und im E-Channel-Bereich<br />

<strong>–</strong> noch immer nicht<br />

optimal genutzt.<br />

Gleichzeitig bieten einige<br />

Unternehmen spezielle Premium-<br />

Dienstleistungen an, um Cross-und-<br />

Upselling-Aktivitäten zu fördern.<br />

Das Onlineportal von Best Buy gibt<br />

Kunden die Möglichkeit, Artikel zu<br />

reservieren und diese dann innerhalb<br />

einer Stunde im nächstgelegenen<br />

Laden abzuholen.<br />

Booz & Company


Apple hat in seinen Verkaufsstellen<br />

beispielsweise <strong>„Genius</strong> <strong>Bars“</strong> errichtet,<br />

<strong>technische</strong> Supportstationen, die in<br />

ihrer Einzigartigkeit sowohl neue als<br />

auch bestehende Kunden anziehen.<br />

Die rundum geschulten Vertriebs-<br />

und Kundendienstmitarbeiter nutzen<br />

den Kundenkontakt vor Ort, um<br />

Zusatzverkäufe zu fördern. Das Konzept<br />

der <strong>„Genius</strong> <strong>Bars“</strong> ist ein extrem<br />

erfolgreiches Beispiel für die Integration<br />

von Vertrieb und Kundendienst<br />

und wird vom Apple-Management<br />

als „Herz und Seele“ der Apple<br />

Stores bezeichnet.<br />

Zudem sind die Verkaufsstellen des<br />

Unternehmens mit dem Online-<br />

Portal verbunden: Kunden können<br />

Servicetermine online vereinbaren,<br />

oder Reservierungen für Personal<br />

Shopping-Services, Workshops und<br />

andere Aktivitäten innerhalb der<br />

Apple Stores vornehmen. Immer<br />

mehr Unternehmen werden sich<br />

bewusst, dass Online-Dienste nicht<br />

mehr als bloßes Hilfsmittel dazu eingesetzt<br />

werden sollten, persönlichen<br />

Kundenkontakt zu vermeiden (und<br />

dadurch Kosten zu sparen). Erfolgreiche<br />

Online-Services schaffen es,<br />

Kunden zur regelmäßigen Rückkehr<br />

zu bewegen, und verwischen die<br />

Grenzen zwischen Vertrieb und Kundendienst.<br />

Die Website des deutschen<br />

Mobilfunkanbieters O2 verzeichnet<br />

beispielsweise im Vergleich zu seinen<br />

Konkurrenten dreimal so viele Besuche<br />

pro Abonnent und deutlich mehr<br />

Online-Verkäufe. Der „kontextuelle<br />

Verkauf “ im Servicebereich sorgt<br />

bei registrierten Benutzern für mehr<br />

Umsatz als der Online-Shop selbst.<br />

Die Integration der Kundenkontaktpunkte<br />

führt zu großen Herausforderungen<br />

im Backend-Bereich des<br />

Kundendienstes. Unsere Umfrage<br />

zeigt, dass die meisten Unternehmen<br />

einheitliche Standards und Verfahren<br />

für alle Kontakt- und Interaktionspunkte<br />

entwickeln, um sicherzustellen,<br />

dass allen Kunden das gleiche Einkaufs-<br />

und Service-Erlebnis geboten<br />

wird. Zu diesem Zweck werden<br />

umfassende Kundendaten über alle<br />

Service-Kanäle hinweg bereitgestellt.<br />

60 Prozent der befragten Unternehmen<br />

sind davon überzeugt, dass ein<br />

solcher Ansatz in Zukunft immer<br />

wichtiger wird.<br />

Das Apple­Management<br />

bezeichnet seine <strong>„Genius</strong> <strong>Bars“</strong> <strong>–</strong> <strong>technische</strong><br />

Support­Stationen <strong>–</strong> als „Herz und Seele“<br />

der Apple Stores.<br />

Booz & Company 11


FÖrDEruNG<br />

EiNEr KuNDEN-<br />

ZENtriErtEN<br />

uNtErNEHmENSauSricHtuNG<br />

12<br />

Was bedeutet all dies für die Rolle des<br />

Kundendienstes innerhalb des Unternehmens?<br />

Der Großteil der Befragten<br />

betonte, dass ihre Unternehmen in<br />

Zukunft einen stärkeren Fokus auf<br />

den Service legen werden, um so<br />

eine höhere Kundenzufriedenheit<br />

zu erreichen. Der Erfolg des Kundenservices<br />

hängt letztendlich von<br />

der Stärke, den strategischen Fähigkeiten,<br />

der Glaubhaftigkeit und dem<br />

Einfluss des Kundendienstleiters ab.<br />

Unsere Untersuchungen zeigen,<br />

dass eine institutionalisierte Rolle<br />

des Chief Service Officers (Kundendienstleiters)<br />

stark befürwortet wird,<br />

wobei nur ein Drittel der befragten<br />

Unternehmen eine solche Position<br />

bereits geschaffen hatten. Auffallend<br />

ist, dass ein Viertel der befragten<br />

Telekommunikations-Unternehmen<br />

der Überzeugung ist, dass der Kundendienst<br />

als eigenständige Funktion<br />

betrachtet werden sollte, während<br />

die Mehrheit es vorziehen würde,<br />

ihn in einen breiter angelegten<br />

Funk tionsbereich einzubinden.<br />

Die meisten Unternehmen erwähnten<br />

im Rahmen unserer Umfrage, dass<br />

direkte Interaktion zwischen Service,<br />

Vertrieb, Marketing und Technologieabteilung<br />

unbedingt erforderlich<br />

ist. Fast drei Viertel glauben, dass<br />

Vertrieb, Marketing und Kunden-<br />

Booz & Company


dienst in Zukunft verstärkt strategisch<br />

zusammenarbeiten. Etwa 71 Prozent<br />

der befragten Telekommunikations-<br />

Unternehmen gehen davon aus, dass<br />

die Nutzung detaillierter Kundendaten<br />

im Laufe der nächsten zwei bis<br />

fünf Jahre weiterhin an Bedeutung<br />

gewinnt. Da Kunden während des<br />

Lebenszyklus einer Kundenbeziehung<br />

zu verschiedenen Zeitpunkten Service<br />

benötigen, können diese Interaktionen<br />

wiederholt dazu eingesetzt werden,<br />

Kundenbedürfnisse zu erkennen<br />

und ganzheitlich zu betrachten.<br />

In einem servicezentrierten Unternehmen<br />

hat der Kundendienst<br />

deshalb die Aufgabe, den Kunden<br />

zu repräsentieren, Verbesserungen<br />

Anhang 4<br />

Kundendienst als die „Stimme des Kunden“<br />

KUNDENERFAHRUNGSPUNKTE<br />

Kunde<br />

Suche<br />

Abruf<br />

SetUp<br />

Nutzung<br />

Änderungen<br />

Bezahlung<br />

Hilfe<br />

Ausstieg<br />

Quelle: Booz & Company<br />

Kunden zuhören<br />

und verstehen<br />

Kundendienst<br />

durchzusetzen und die Kundenzufriedenheit<br />

auf allen Ebenen<br />

zu steigern (siehe Anhang 4).<br />

Relevante Erkenntnisse können<br />

genutzt werden, um Verbesserungen<br />

zu implementieren, beispielsweise in<br />

der Produktentwicklung, im Marketing,<br />

im Vertrieb und im operativen<br />

Bereich. Tatsächlich haben Unternehmen,<br />

die sich durch besonders guten<br />

Kundendienst auszeichnen, diese Zusammenarbeit<br />

durch regelmäßigen,<br />

abteilungsübergreifenden Austausch<br />

bereits institutionalisiert, und so genannte<br />

„Product Factories“ ins Leben<br />

gerufen, in denen Vertriebs-, Marketing-<br />

und Kundendienst-Mitarbeiter<br />

Die „Stimme<br />

des Kunden“<br />

als Treiber für<br />

Veränderungen<br />

ORGANISATION<br />

Produkt-<br />

entwicklung<br />

Kommunikation/<br />

Marketing<br />

an der Entwicklung neuer Produkte<br />

und Services beteiligt werden.<br />

Damit das angestrebte Ziel, die<br />

Kundenbindung zu stärken und<br />

gleichzeitig den Umsatz zu steigern,<br />

erreicht werden kann, müssen<br />

Dienstleistungs-Organisationen ihre<br />

Abläufe transparent machen. Obwohl<br />

alles dafür spricht, dass Dienstleistungen<br />

ein wesentlicher Bestandteil<br />

für den Aufbau von Kundenbindung<br />

und Kundenloyalität darstellen, sind<br />

keine genaue Statistiken verfügbar.<br />

Momentan verfolgen nur 20 bis<br />

30 Prozent aller Dienstleistungs-<br />

Organisationen den Erfolg ihrer<br />

Cross- und Upselling-Strategien.<br />

Booz & Company 13<br />

Verkauf<br />

Abläufe/<br />

Backoffice


Es ist jedoch positiv zu vermerken,<br />

dass über 85 Prozent der befragten<br />

Unternehmen planen, innerhalb<br />

der nächsten zwei Jahre Kennzahlen<br />

einzusetzen, mit denen die Kundenzufriedenheit<br />

gemessen werden kann.<br />

EDS nutzt beispielsweise ein proprietäres<br />

Servicedashboard, das<br />

dem Management in Echtzeit einen<br />

zuverlässigen Überblick über die<br />

geleistete Service-Qualität bietet<br />

und gleichzeitig einen Einblick in<br />

Kundenpräferenzen ermöglicht.<br />

Die Kunden werden dazu ermutigt,<br />

während des gesamten Kontaktvorganges<br />

den Grad ihrer Zufriedenheit<br />

mit dem geleisteten Service zu<br />

bewerten. Auf diese Weise erhält das<br />

Unternehmen direktes Feedback und<br />

Kundeninformationen, die zu einer<br />

ständig wachsenden Kundendatenbank<br />

hinzugefügt werden können.<br />

14<br />

Die Kundendatenbank des EDS ist<br />

beeindruckend und überaus leistungsfähig:<br />

Sie umfasst über 2.000<br />

Führungskräfte in 700 aktiven<br />

Kundenunternehmen, und jedes Jahr<br />

werden persönliche Befragungen von<br />

über 500 Führungskräften durchgeführt,<br />

die der wichtigsten 150 bis 175<br />

dieser Kundenunternehmen angehören.<br />

EDS betont, dass dieses Engagement<br />

für herausragenden Service ein<br />

wesentliches Differenzierungsmerkmal<br />

im IT-Markt darstellt. Dies wird<br />

durch das proklamierte Ziel der<br />

EDS verdeutlicht:<br />

100 Prozent Kundenzufriedenheit<br />

und 100 Prozent Kundenloyalität.<br />

Den Kunden zuzuhören, ihre<br />

Bedürfnisse zu verstehen und das<br />

Serviceangebot daran auszurichten,<br />

ist auch weiterhin die wichtigste<br />

Voraussetzung für eine langfristige<br />

Anhang 5<br />

Die fünf wichtigsten Bereiche für Weiterentwicklungen im Kundendienst<br />

Den Kunden zuhören und ihre<br />

Bedürfnisse verstehen<br />

Verbessern der Kundenbetreuung<br />

Geschulte Mitarbeiter mit<br />

Hintergrundwissen<br />

Vertraut mit neuesten Technologien<br />

Optimieren von Systemen/ Prozessen<br />

Hinweis: Basierend auf einer Befragung von 31 Telekommunikations- und<br />

20 Finanzdienstleistern/Versicherungsunternehmen.<br />

Quelle: Analyse von Booz & Company<br />

18%<br />

16%<br />

24%<br />

32%<br />

34%<br />

Kundenbindung (siehe Anhang 5).<br />

Genauer danach gefragt, welche<br />

Entwicklungsprioritäten in diesem<br />

Bereich gesetzt werden, gaben die<br />

Unternehmen an, das Zuhören und<br />

Verstehen der Kundenanforderungen<br />

stehe an erster Stelle (34 Prozent),<br />

gefolgt von einer Verbesserung des<br />

Kundendienstes (32 Prozent). Im<br />

Vergleich dazu werden Faktoren wie<br />

die Implementierung neuer Technologien<br />

(18 Prozent) und die Optimierung<br />

von Systemen und Prozessen<br />

(16 Prozent) zwar als wichtige Maßnahmen<br />

zur Instandhaltung gesehen,<br />

aber nicht als Sprungbrett zum Kundendienst<br />

der nächsten Generation.<br />

Booz & Company


ENtWicKLuNG<br />

LEiStuNGS-<br />

StarKEr<br />

BEtriEBS-<br />

aBLÄuFE<br />

Dienstleistungs-Organisationen<br />

müssen eine solide Servicegrundlage<br />

schaffen, bevor sie erstklassigen<br />

Kundenservice gewährleisten<br />

können. Unsere Gespräche zeigten,<br />

dass viele Unternehmen noch immer<br />

mit Problemen im Servicebereich zu<br />

kämpfen haben, dass der vorhandene<br />

Kundendienst in einigen Fällen die<br />

Kunden tatsächlich eher abschreckt<br />

und dass in manchen Firmen<br />

ineffektive und unverhältnismäßig<br />

kostenintensive Prozesse verwendet<br />

werden. Fast zwei Drittel der Befragten<br />

berichteten, dass sie sich bei den<br />

jüngsten Verbesserungen hauptsächlich<br />

darauf konzentriert hatten,<br />

bestehende Abläufe und Prozesse<br />

zu optimieren und die Mitarbeiterqualifikation<br />

zu verbessern.<br />

Sobald die richtigen Werkzeuge<br />

und Prozesse eingeführt werden,<br />

müssen als nächstes leistungsfähige<br />

Abläufe entwickelt werden,<br />

um die Organisations- und Personalstruktur<br />

zu optimieren.<br />

Mitarbeitermotivation ist eine<br />

wesentliche Voraussetzung für<br />

effiziente Abläufe und hochwertigen<br />

Service. Im Rahmen unserer<br />

Studie stießen wir auf verschiedene<br />

bewährte Verfahren, um leistungsfähige<br />

Mitarbeiter aufzubauen und<br />

an das Unternehmen zu binden:<br />

Mitarbeiter in verschiedenen<br />

Bereichen ausbilden, Spezialisten<br />

entwickeln, Schulungen und Coachings<br />

fördern, die beruflichen<br />

Ziele der Mitarbeiter berücksichtigen<br />

und flexible Arbeitszeiten anbieten.<br />

Das in Großbritannien angesiedelte<br />

Telekommunikations-Unternehmen<br />

Orange geht in Bezug auf Arbeitsflexibilität<br />

als gutes Beispiel voran.<br />

Im Jahr 2007 entwickelte das Unternehmen<br />

eine Strategie für flexiblere<br />

Arbeitsstunden, welche die Anforderungen<br />

der Mitarbeiter und des<br />

Unternehmens gleichermaßen berücksichtigt.<br />

Die sieben neu eingeführten<br />

Arbeitszeitmuster lassen sich an<br />

verschiedene Lebensstile anpassen.<br />

Auch das Schulungsprogramm<br />

wurde flexibler gestaltet.<br />

Die Auswirkungen zeigten sich<br />

sofort: Der Anteil der Teilzeitmitarbeiter<br />

wuchs von 9 Prozent auf 29<br />

Prozent, die Bewerbungen stiegen<br />

um 29 Prozent und die Einstellungskosten<br />

verringerten sich um<br />

30 Prozent. Die Fluktuation neuer<br />

Mitarbeiter (mit zwei oder weniger<br />

Jahren Erfahrung) fiel von 60 auf<br />

33 Prozent. Besonders beachtens-<br />

wert ist, dass kein Mitarbeiter, der<br />

seitdem das Unternehmen verließ,<br />

als Kündigungsgrund Unzufriedenheit<br />

mit der Arbeitszeit angab.<br />

Während ein zuverlässiger und<br />

effizienter Kundendienst unbestritten<br />

einen wichtigen Eckpunkt für die<br />

Umsetzung einer neuen Vision für<br />

den Servicebereich darstellt, realisieren<br />

jedoch nur wenige Unternehmen<br />

den Stellenwert innovativer, auf die<br />

Zukunft ausgerichteter Investitionen.<br />

Unternehmensintern lässt sich diese<br />

neue Vision eines Kundendienstes für<br />

die nächste Generation nur schwer<br />

durchsetzen, da dringende Leistungsprobleme<br />

oder Kostenfragen immer<br />

wieder von mittel- und langfristigen<br />

Zielen ablenken. Einige der Befragten<br />

sowie mehrere unserer Kunden konnten<br />

jedoch in dieser Hinsicht bereits<br />

erfolgreich „freigesetzte“ Ressourcen<br />

zur Generierung von Mehrwert einsetzen.<br />

Die Herausforderung besteht<br />

darin, ein ausgewogenes Verhältnis<br />

zu schaffen zwischen kurzfristigen,<br />

inkrementellen Investitionen<br />

und längerfristigen Maßnahmen,<br />

um die Rolle des Kundendienstes<br />

grundlegend neu zu definieren.<br />

Das Telekommunikations­Unternehmen<br />

Orange hat eine Strategie für flexiblere<br />

Arbeitszeiten entwickelt, welche die<br />

Anforderungen der Mitarbeiter und<br />

des Unternehmens gleichermaßen<br />

berücksichtigt.<br />

Booz & Company 15


FaZit<br />

Für einen Kundendienst der<br />

nächsten Generation muss<br />

umgedacht werden: Der Kundendienst<br />

wird nicht länger lediglich<br />

als notwendiges Instrument zur<br />

Lösung von Kundenproblemen<br />

betrachtet, sondern als werterzeugender<br />

Faktor, der ein strategisches<br />

Differenzierungsmerkmal auf dem<br />

Markt darstellt. Als Grundlage zur<br />

Bewertung von Serviceleistungen<br />

dienen nicht mehr ausschließlich<br />

die jeweiligen Servicekosten.<br />

Kundenzufriedenheit und Deckungsbeitrag<br />

sind nun die<br />

wichtigsten Kennzahlen, um den<br />

Erfolg eines Unternehmens zu<br />

beurteilen. Der Mehrwert wird in Zukunft<br />

davon abhängen, wie wirksam<br />

der Kundendienst dazu eingesetzt<br />

werden kann, die Kundeninteraktion<br />

zu verbessern, mehr über die<br />

Kunden zu erfahren und das gesamte<br />

Unternehmen in eine kundenzentrierte<br />

Organisation umzuwandeln.<br />

Viele Unternehmen, die einen Kundendienst<br />

der nächsten Generation<br />

anstreben, müssen mit einer inkrementellen<br />

Harmonisierung der<br />

Prozesse und Werkzeuge beginnen.<br />

Nur auf einer festen Grundlage lässt<br />

sich ein leistungsstarker Kundendienst<br />

16<br />

aufbauen, von dessen mittelfristigen<br />

Zielen Führungskräfte und Mitarbeiter<br />

gleichermaßen überzeugt sind. Auch<br />

wenn für inkrementelle Änderungen<br />

finanzielle und organisatorische<br />

Aufwendungen benötigt werden,<br />

sollte die größere Perspektive nicht<br />

aus den Augen verloren werden.<br />

Freigesetzte Ressourcen müssen in<br />

Aktivitäten umgeleitet werden, mit<br />

denen das Unternehmen echten<br />

Mehrwert erzielen kann.<br />

Dadurch, dass jeder Kundenkontakt<br />

als Kommunikationsgelegenheit<br />

wahrgenommen wird, kann der<br />

Kundendienst seinen Teil dazu<br />

beitragen, engere Beziehungen<br />

aufzubauen, Cross-and-Upselling-<br />

Programme für verschiedene<br />

Zielgruppensegmente zu ent-<br />

wickeln und qualitativ hochwertige<br />

Dienstleistungen als Differenzierungsmerkmal<br />

in gesättigten Märkten<br />

einzusetzen. Unternehmen, die ihren<br />

Innovationsvorsprung halten können,<br />

indem sie beispielsweise Web 2.0-Tools<br />

für eine engere Kundenbindung<br />

einsetzen, werden feststellen, dass<br />

Service ein wesentlicher Faktor<br />

beim Aufbau der Kundenloyalität<br />

sein kann.<br />

Natürlich können solche Pläne<br />

nur umgesetzt werden, wenn der<br />

Kundendienst voll in die Wertschöpfungskette<br />

des Unternehmens<br />

integriert ist. Die Ernennung eines<br />

effektiven Chief Service Officers<br />

(Kundendienstleiters) als jemand,<br />

der direkt mit Kollegen in den<br />

Marketing-, Vertriebs- und Technologieabteilungen<br />

kommunizieren<br />

kann, ist ein wichtiger Schritt hin zu<br />

einem Kundendienst der nächsten<br />

Generation. Wenn diese Person dann<br />

auch noch mit den notwendigen<br />

Ressourcen ausgestattet wird, um den<br />

abteilungsübergreifenden Informationsaustausch<br />

zu koordinieren,<br />

ist auch schon der zweite wichtige<br />

Schritt getan. Der dritte Schritt<br />

besteht in der Zusammenführung<br />

von Vertriebs- und Serviceverantwortlichkeiten,<br />

die von der<br />

Person des Chief Sales and Service<br />

Officers (Vertriebs- und Kundendienstleiter)<br />

übernommen werden.<br />

In den heutigen gesättigten Märkten ist<br />

der Erfolg eines Unternehmens bei<br />

der Kundengewinnung und Kundenbindung<br />

immer mehr von der<br />

Leistung des Kundendienstes<br />

abhängig. Der Kundendienst<br />

kann sich nur dann zu einem<br />

entscheidenden strategischen<br />

Differenzierungsmerkmal entwickeln,<br />

wenn die Herangehensweise<br />

im Kundendienst geändert wird<br />

und auf der Führungsebene die<br />

Bereitschaft zur Investition in<br />

Service-Innovationen vorhanden ist.<br />

Booz & Company


Methodik<br />

Um die stets wachsenden Anforderungen an den Kundendienst zu erforschen,<br />

führte Booz & Company kürzlich eine umfassende Studie namens<br />

‚Next-Generation Customer Service‘ durch. In diesem Rahmen wurden persönliche<br />

Interviews mit 30 Senior Executives aus dem Bereich Kundendienst<br />

(u. a. Chief Service Officers und CEOs) sowie 50 Top-Managern aus Europa<br />

und dem Nahen Osten geführt. Anschließend erstellten wir eine Reihe von<br />

Best-Practice-Vergleichen innerhalb verschiedener Branchen und nutzten die<br />

Service-Benchmarks von Booz & Company, um sich abzeichnende Trends<br />

und bewährten Verfahrensweisen für den Kundendienst der nächsten<br />

Generation zu ermitteln.<br />

Über die Autoren<br />

Klaus Hölbling ist Partner<br />

von Booz & Company und<br />

lebt in Wien. Er unterstützt<br />

marktführende Unternehmen<br />

in verbraucherorientierten<br />

Branchen, beispielsweise in den<br />

Bereichen Telekommunikation,<br />

High-Tech und Transport, bei der<br />

Verbesserung ihrer Fähigkeiten in<br />

Bezug auf Marketing, Vertrieb und<br />

Kundendienst.<br />

Thomas Künstner ist Partner<br />

von Booz & Company und lebt in<br />

Düsseldorf. Er ist auf den Aufbau<br />

von Kompetenzen im Bereich Marketing,<br />

Vertrieb und Kundendienst<br />

für Telekommunikations- und<br />

Medienunternehmen spezialisiert.<br />

Christina Marsch ist Partner<br />

von Booz & Company und lebt<br />

in Düsseldorf. Sie ist auf die<br />

Optimierung der Ressourcen im<br />

Bereich Marketing, Vertrieb und<br />

Kundendienst in der Telekommunikations-Branche<br />

und anderen<br />

Branchen spezialisiert.<br />

Niko Steinkrauss ist Partner<br />

von Booz & Company und lebt in<br />

Düsseldorf. Er ist auf Marketing,<br />

Vertrieb und Kundendienst in<br />

Telekommunikations- und Medienunternehmen<br />

spezialisiert.<br />

Booz & Company 17


Eine aktuelle Liste<br />

mit den Adressen und<br />

Telefonnummern unserer<br />

Niederlassungen finden<br />

Sie auf unserer Website<br />

unter www.booz.com.<br />

Niederlassungen<br />

weltweit<br />

Asien<br />

Peking<br />

Delhi<br />

Hongkong<br />

Mumbai<br />

Seoul<br />

Shanghai<br />

Taipei<br />

Tokio<br />

Australien,<br />

Neuseeland und<br />

Südostasien<br />

Adelaide<br />

Auckland<br />

Bangkok<br />

Brisbane<br />

Canberra<br />

Jakarta<br />

Kuala Lumpur<br />

Melbourne<br />

Sydney<br />

Europa<br />

Amsterdam<br />

Berlin<br />

Kopenhagen<br />

Booz & company ist ein marktführendes, weltweit<br />

tätiges management consulting unternehmen, das<br />

große unternehmen, regierungen und Organisationen<br />

zu seinen Kunden zählt.<br />

Edwin Booz gründete 1914 das erste management<br />

consulting unternehmen und legte so den Grundstein<br />

für diesen Berufsstand.<br />

Heute beschäftigen wir über 3.300 mitarbeiter in<br />

59 Niederlassungen weltweit und bieten unseren Kunden<br />

Prognosen, Know-How, funktionales Fachwissen und<br />

einen praktischen ansatz zur Weiterentwicklung und<br />

umsetzung wettbewerbsrelevanter vorteile. in enger<br />

Zusammenarbeit mit unseren Kunden erarbeiten und<br />

liefern wir wesentliche Wettbewerbsvorteile.<br />

unser management-magazin strategy+business<br />

finden Sie unter www.strategy-business.com.<br />

Besuchen Sie uns unter www.booz.com, um mehr über<br />

Booz & company zu erfahren.<br />

Gedruckt in den USA.<br />

©2009 Booz & Company Inc.<br />

Dublin<br />

Düsseldorf<br />

Frankfurt<br />

Helsinki<br />

London<br />

Madrid<br />

Mailand<br />

Moskau<br />

München<br />

Oslo<br />

Paris<br />

Rom<br />

Stockholm<br />

Stuttgart<br />

Wien<br />

Warschau<br />

Zürich<br />

Naher Osten<br />

Abu Dhabi<br />

Beirut<br />

Kairo<br />

Dubai<br />

Riad<br />

Nordamerika<br />

Atlanta<br />

Chicago<br />

Cleveland<br />

Dallas<br />

Detroit<br />

Florham Park<br />

Houston<br />

Los Angeles<br />

McLean<br />

Mexico City<br />

New York City<br />

Parsippany<br />

San Francisco<br />

Südamerika<br />

Buenos Aires<br />

Rio de Janeiro<br />

Santiago<br />

São Paulo

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