Jonet - Arbeitskreis Personalentwicklung des BOW

BOW-Arbeitskreis PersonalentwicklungIntranet als Lernplattform imEv. JohanneswerkStabsabteilung PersonalmanagementStefanie Brandt10.06.2013

Das Ev. Johanneswerk in KürzeJahresumsatz: 245 Mio €Beschäftigte: 6.300 MitarbeitendeLohn- u. Gehaltssumme: 180 Mio €tOstwestfalenRuhrgebietuResidencia MontebelloLa Nucía (Alicante)2

Unsere ArbeitsbereicheUnternehmensgruppeAltenarbeitSozial- und HeilpädagogikArbeit mit Menschen mit einer BehinderungSozialarbeitSchulenEuropaKlinikenproServiceproTeammitLeidenschaftHospizvereinDW WittgensteinDiakonie für BielefeldKooperationen

Intranet im Ev. JohanneswerkWas ist jonet?• jonet, eine Sprachschöpfung aus JOhanneswerk und IntraNET, ist das Intranet des Ev.Johanneswerks. Mit Einführung des unternehmensweiten jonet hat das Johanneswerk einMedium für zeitgemäße Information und Zusammenarbeit im Unternehmen geschaffen.• Seit dem Start im Jahr 2005 hat sich das jonet inzwischen als internes Kommunikations- undArbeitsmittel im Johanneswerk etabliert. Wichtige Prozesse wie das gesamteBewerbungsmanagement, Dokumentendownloads, Newsletter oder die Belegung vonPflegeeinrichtungen werden über das jonet abgewickelt.• Das Intranet basiert auf dem Open Source-Content Management System TYPO3 und istoptimiert für Microsoft Internet Explorer (ab 6.0), da dies der Standardbrowser imJohanneswerk ist. Andere Browser wie Mozilla Firefox finden allenfalls in der Entwicklungund aufgrund von Sicherheitsbestimmungen nicht im produktiven Einsatz Verwendung.• Teile des jonet sind zusätzlich auf Englisch, Polnisch, Russisch, Türkisch und Spanischverfügbar, um allen Mitarbeitenden Zugang zu wichtigen Informationen und Materialien zuermöglichen.4

jonet – Einführung eines Intranets im Ev. Johanneswerk• Innovative Kommunikation: jonet ermöglicht eine schnelle, kostengünstige undregionsweite Verteilung von Mitteilungen.• Erfüllung der Mitarbeiterbedürfnisse nach Information und Kommunikation:jonet trägt zur Befriedigung der Grundbedürfnisse der Mitarbeitenden nachInformation und Kommunikation im Unternehmen bei.• Einführung eines Wissensmanagements: jonet ist Teil einerWissensmanagementstrategie und ermöglicht es, Wissen zu sammeln, zuhinterlegen und den Mitarbeitenden zugänglich zu machen.• Verbesserung der Arbeitsprozesse: jonet ermöglicht neue Arbeitsabläufe und istein Instrument zur Aufgabenerfüllung.5

jonet – Welches Wissen ist abrufbar?• Wissen zur Organisation• Organisationsaufbau und -struktur• der Unternehmensgruppe• der Unternehmensteile und Regionen• Leitbild• Führungsgrundsätze• Organisationsrichtlinien, z.B.• IT-Richtlinien• Kommunikationsrichtlinien• Bewerbungsmanagement• Wissen zu rechtlichen Rahmenbedingungen• Veränderungen innerhalb der Organisation7

jonet – Welches Wissen ist abrufbar?• Fachwissen• Fachspezifisches Wissen der Unternehmensteile• z.B. Altenhilfe, Behindertenhilfe, Kliniken, Pädagogik, etc.• Personalspezifisches Wissen• z.B. Stellenbeschreibungen, Dienstvereinbarungen, und Themen wie Vereinbarkeitvon Beruf und Familie, Gesundheitsmanagement• Wissen zu unternehmensweiten Projekten und/oder Projekten, die einzelneUnternehmensteile betreffen• z.B. Einführung von elektronischer Pflege-Dokumentation in der Altenhilfe,Neustrukturierungen von Unternehmensteilen, Veränderungen derArbeitsvertragsrichtlinien• Diakonisches Basiswissen• Grundsätzliches und Wissenswertes zur Diakonie• Gestaltung von Gottesdiensten und Andachten• Abschiedskultur und Sterbebegleitung• Materialsammlungen8

jonet – Aufbau und Struktur• Eine zentrale Johanneswerk-Plattform• Sie beinhaltet „Zentrale Rubriken“ innerhalb des jonet. Hier werden Wissenund Informationen zur Verfügung gestellt, die für alle Mitarbeitenden in derUnternehmensgruppe Johanneswerk von Interesse sind.• Zusätzlich Plattformen der jeweiligen Unternehmensteile bzw. Regionen• Alle Informationen, die ausschließlich für Mitarbeitende der einzelnenRegionen oder Unternehmenstöchter eine Bedeutung haben, befinden sich inden jeweiligen regionalen Rubrikenstrukturen.• Persönliche Anpassungen sind möglich über „Mein jonet“• Einrichten einer eigenen Startseite, Erstellen von Favoriten9

Jonet – Aufbau und StrukturNeuigkeitenDen zentralen Raum auf der Startseitenehmen die News ein. Ganz oben jeweils dieaktuellste oder wichtigste johanneswerkweiteNachricht, darunter fortlaufend nachAktualität vier weitere regionale undüberregionale Meldungen.Von der Startseite gelangt man auch zumNachrichten-Archiv mit verschiedenÜbersichten.11

jonet – Funktionen des Intranets• Veröffentlichung von Informationen für alle Mitarbeitenden bzw. bestimmteFunktionsgruppen• Stellenmarkt• Arbeitshilfen• Anleitungen• Bestellwesen fürjohanneswerkinterneMaterialen12

jonet – Beispiel Bewerbungsmanagement• Das Bewerbungsmanagement im jonet ist dievollständig digitalisierte Fortführung undWeiterentwicklung des Stellenausschreibungs- undBewerbungsverfahrens. Das digitaleBewerbungsmanagement stellt ein hohes Maß anAktualität sicher.• Mitarbeitende des Johanneswerkes können sich imjonet über freie Stellen informieren und dieStellenmarkt-benachrichtigung abonnieren(interner Mailversand mit Hinweis auf eine neueStelle). Externe Interessenten finden die freienStellen auf www.johanneswerk.de.• Eingehende Bewerbungen auf eine externausgeschriebene Stelle gehen automatisch instrukturiert aufbereiteter Form per Mail an die(regionalen) Ansprechpartner einerStellenausschreibung – fertig zur Übernahme inlaufende Bewerbungsverfahren.13

jonet – Beispiel Initiativbewerber-Pool14

jonet – Funktionen des Intranets• Plattform für Verknüpfungen zu weiteren Systemen und Plattformen• Links zur Homepage des Unternehmens und weiteren Unternehmenstöchtern• Links zu anderen IT-Systemen, z. B. Zeiterfassungssysteme,Dienstplansysteme• Links zu externen Informationssystemen, z.B. perdoc• Vernetzung von Beruf und Privat• Spaß und Spiel• z.B. Tippspiel zur WM/EM• Rubrik Suche & Biete• Mein jonet• Erfahrungsaustausch zum Thema Beruf und Familie15

jonet für die Mitarbeitenden• Wochenspruch, interner StellenMarkt, uw.Info, „so geht jonet“• Suche&Bietedie Plattform für Dinge,die Mitarbeitendebenötigen oder dieandere gebrauchenkönnten – privat unddienstlich. Vonverschenken, verkaufen,vermieten bis hin zutauschen ist alles möglich.• Mein jonetMitarbeitende des Johanneswerks arbeiten nicht nur mit jonet – jonetarbeitet auch für sie und nach ihren Wünschen. In Mein jonet kannjonet individuell eingestellt und angepasst werden. Hier sinddarüberhinaus alle wichtigen jonet-Anwendungen und Tools zu finden,angefangen bei der Administration von Zugriffsberechtigungen bis hinzum kompletten Workflow des Bewerbungsmanagements.16

jonet – Wissen für alle Mitarbeitenden?• Grundsätze der Struktur für die Zugangsberechtigungen• Möglichst viel Wissen soll im Unternehmen generiert und geteilt werdenkönnen• Es soll eine offene Kommunikation und Diskussion ermöglicht werden• Hauptzielgruppe sind Fach- und Führungskräfte• jonet steht grundsätzlich allen Mitarbeitenden zur Verfügung, die über einenComputer-Zugang verfügen• Ca. 1/3 aller Mitarbeitenden verfügt über einen direkten Zugang• Prinzipiell können alle anderen MA z.B. über Bereichscomputer auf das jonetzugreifen – Aber: nur wenige machen davon Gebrauch• Außerdem begrenzter Zugang für Führungskräfte:• Handwerkszeug zur Unterstützung im Alltagsgeschäft17

jonet – wichtige Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die Nutzung• Die Gestaltung des „jonet“ ist ein laufender Prozess• Die Aktualität der eingestellten Daten muss sichergestellt sein• Nachhaltige Nutzung vor allem der Führungskräfte als Vorbildfunktion• Gut funktionierende Suchfunktion• Übersichtlichkeit der Darstellung der Seiten• Nutzbarkeit für möglichst vielfältige Zwecke• Neben unternehmensrelevanten Bestandteilen kann die zusätzliche Nutzung auch fürpersönliche Zwecke die Anwendung im Alltag erhöhen• Sicherstellung eines Zugangs zum Intranet für eine größtmögliche Anzahl vonMitarbeitenden18

jonet – zukünftige Anforderungen• Ausweitung von Foren zur Diskussion unterschiedlicher Themen• Erweiterte Nutzungsmöglichkeiten des Stellenmarktes• Erweiterung des Wissensmanagements• Benachrichtigungsfunktion für Newskategorien und neue Inhalte, ggf. einOnlineshop für Werbeartikel• Onlineformulare für alle denkbaren Anforderungen, wie z.B. StörmeldungHaustechnik• Insgesamt soll jonet interaktiver werden und in Zukunft noch stärker alsAusgangspunkt für weitere Anwendungen, mit denen das JW arbeitet,dienen.19

Herzlichen Dank fürIhre Aufmerksamkeit.Stabsabteilung PersonalmanagementStefanie Brandt10.06.2013