Landkreis Passau Gesundheitseinrichtungen führen ... - Microsoft

KundenprofilCloud-Computing mit Microsoft Office 365Landkreis Passau Gesundheitseinrichtungen führenQualitätsmanagement-Portal als gehostete Lösung einLand: DeutschlandBranche: MedizinMitarbeiter: 1000UnternehmenLandkreis Passau Gesundheitseinrichtungen(LPG) sind eine regionale Servicegesellschaft,unter der sich Krankenhäuserund medizinische Bildungseinrichtungenvereinen, die jährlich über 44 000 Patientenmit 1000 Mitarbeitern versorgen.AusgangssituationLPG erforderten eine QM-Portal-Lösungals Hilfe zur Erfüllung der Anforderungender Norm ISO 9001:2008.LösungDie Business Systemhaus AG entwickeltediese Lösung auf Basis von SharePointOnline als Teil des neuen MicrosoftOffice 365-Cloud-Services.Nutzeng Sicherer Zugriff via Internetbrowser fürMitarbeiter und Auditorg Kostengünstige Lösung ohne zusätzlicheInfrastrukturinvestitiong ISO 9001:2008 Konformität„Mit SharePoint Online können wir unsere Prozesseeffektiv steuern, Lücken erkennen und schneller entscheiden,welche Änderungen nötig sind.“Joachim Eger, Leiter IT, Landkreis Passau GesundheitseinrichtungenUnter Landkreis Passau Gesundheitseinrichtungen (LPG) vereinensich mehrere Krankenhäuser und Berufsfachschulen, die aufdie Versorgung von ambulanten und stationären Patienten imLandkreis Passau spezialisiert sind. Jährlich werden dort mit über1000 Mitarbeitern circa 44 000 Patienten behandelt. LPG unterliegenregelmäßigen Qualitätskontrollen im Rahmen von QM-Audits und erforderten eine kostengünstige Lösung zur Unterstützungdes hausinternen Qualitätsmanagements. Dabei sollteden Anwendern sicherer Zugriff ermöglicht werden, ohne dasseine zusätzliche Beanspruchung von IT-Ressourcen notwendigist. Die Business Systemhaus AG, Microsoft Gold Certified Partner,wurde zu Rate gezogen, um diese Lösung auf Basis vonSharePoint Online zu entwickeln. SharePoint Online ist Teil desCloud-Services Microsoft Office 365. Mit dieser normgerechtenLösung können LPG nicht nur internen Mitarbeitern, sondernauch externen Anwendern sicheren Zugriff auf wichtige QM-Dokumente ermöglichen.

„Bisher hatten wir Bedenken,unsere IT-Infrastrukturauch externen Anwendernzugänglich zu machen,aber mit SharePoint Onlinekonnten wir diesen Zugangermöglichen, ohne Risikeneinzugehen.“Joachim Eger, Leiter IT, Landkreis PassauGesundheitseinrichtungenDie Landkreis Passau Gesundheitseinrichtungen(LPG) bestehen seit 1994 und bietenstationäre und ambulante medizinischeVersorgung für Patienten im LandkreisPassau. Mit dem Hauptsitz inVilshofen umfassen LPG vier Krankenhäuser,zwei Fachschulen und ein medizinischesVersorgungszentrum. Die Krankenhäuserund das Versorgungszentrum behandelnüber 44 000 Patienten pro Jahr.LPG wurden im Jahr 2010 vom „GreatPlaces to Work Institute Deutschland“ mitdem Gütesiegel „Deutschlands beste Arbeitgeberim Gesundheitswesen“ ausgezeichnet.Um den Qualitätsanforderungen der deutschenund europäischen Gesundheitsbehördenzu entsprechen, sind LPG gemäßISO 9001:2008 zertifiziert. Die InternationaleOrganisation für Normung (ISO) legtNormen fest, die bestimmte Verfahrenstandardisieren. Diese Regeln werden regelmäßigvon Experten überprüft und neuzertifiziert, damit die Aufrechterhaltungund ständige Verbesserung des Qualitätssystemsgewährleistet sind.LPG hatten bereits ein existierendes Systemfür das Qualitätsmanagement, wolltendas jedoch aufgrund einer Reihe vonSchwachstellen durch ein modernes Systemablösen. So handelte es sich bei demBestandssystem um ein proprietär entwickeltesProgramm, dessen Entwickler mittlerweileLPG verlassen hat, das heißt diePflege und Aktualität der Software warenlängerfristig nicht sichergestellt. Weiterhinwurde dieses System vor dem Zusammenschlussder Krankenhäuser in den LPG-Verbundentwickelt und war nicht für dasstandortübergreifende Management vonQualitätsdokumenten ausgelegt. ExterneBenutzer hatten keinen Zugang, obwohl sieim Rahmen der Qualitätskontrolle häufigEinsicht in Prozessdokumente benötigten.LPG war auf der Suche nach einer neuenLösung für die Verwaltung aller Qualitätsprozesseund -dokumente, welche in allenKrankenhäusern eingesetzt werden kann.„Unsere IT-Abteilung ist verantwortlich fürdie Bereitstellung einer zuverlässigen IT-Infrastruktur“, so Joachim Eger, IT-Leiterbei Landkreis Passau Gesundheitseinrichtungen.„Meine Mitarbeiter müssen standortübergreifendden Überblick behaltenund stellen sicher, dass alle medizinischenApparate und Systeme einwandfrei laufen.Daher wollten wir nicht noch weitere Entwicklungs-und Betreuungsaufgaben hinzufügen.“Weitere Mitarbeiter einzustellenkam ebenfalls nicht infrage.Das System sollte außerdem problemlosenZugang zu Dokumenten und Formularenfür alle Mitarbeiter der verschiedenen, inmehreren Domänen verwalteten Krankenhäuserund Institutionen bieten. JedesKrankenhaus verfügt historisch über eineeigenständige Active Directory-Struktur.„Wir wollten nicht unsere gesamte Securitynur wegen einer neuen QM-Lösung umbauen.SharePoint Online passt sich gut inunsere bestehende Infrastruktur ein undermöglicht uns, eine domänenübergreifendeSecurity für das QM-Portal zu betreiben“,so Eger.Der Zugang für verschiedene Benutzertypenstellte eine weitere Herausforderungdar. Es sollte bestimmten Anwendern ermöglichtwerden, die Arbeit an Prozessdokumentenauch außer Haus durchführenzu können, ohne das eigene Netzwerknach außen öffnen zu müssen. Weiterhinsollten verschiedene Rechte für Mitarbeiterkonfigurierbar sein, damit zum BeispielDokumente zwar zum Ausdrucken oderzur Durchsicht zugänglich gemacht, jedochnicht absichtlich oder versehentlichverändert werden können.LösungLPG zogen den Microsoft Gold CertifiedPartner Business Systemhaus AG (BSH AG)zu Rate, um die neue Lösung zu entwickeln.Die BSH AG bietet seit 1995 mit rund40 Mitarbeitern Consulting- und Entwicklungsdienstleistungenin den BereichenEnterprise Resource Planning (ERP), Informationsmanagementund Infrastrukturplanungan. Die Lösungen werden auf Basisvon Microsoft Dynamics NAV, MicrosoftSharePoint Server, Microsoft OnlineServices und anderen Microsoft Server-Lösungenumgesetzt. Die BSH AG unter-

Technik im ÜberblickMicrosoft Office 365Microsoft Office 365 bietet eine leistungsstarkeProduktivität in der Cloud-Umgebung für Unternehmen jederGröße . Sie sparen Zeit und Geld und setzenwertvolle Ressourcen frei. Office 365vereint die Cloud-Versionen unserer bewährtenSoftware für E-Mail, Kommunikationund Zusammenarbeit – ExchangeOnline, SharePoint Online und LyncOnline – mit unserer vertrauten OfficeProfessional Plus-Desktopsuite. Dazuerhalten Sie robuste Sicherheit undeine Vereinbarung zum Servicelevelmit einer garantierten Betriebszeit von99,9 Prozent.stützt Unternehmen ebenfalls bei der Umstellungauf Cloud-Technologien wieMicrosoft Office 365 oder Microsoft Azure,um IT-Kosten zu sparen.Zunächst erwägte LPG den Einsatz vonMicrosoft SharePoint Server 2010 on-premises,wurde jedoch von der BSH AG aufMicrosofts leistungsstarke ProduktivitätsumgebungOffice 365 aufmerksam gemacht,die Cloud-Versionen von MicrosoftExchange, SharePoint und Lync mit dervertrauten Office Professional Plus-Desktopsuiteverbindet. Die BSH AG entwickeltedie Lösungen auf Basis von MicrosoftSharePoint Online, einer mit SharePointServer 2010 vergleichbaren, gehostetenInformationsplattform. LPG traten demMicrosoft Rapid Deployment Program bei,um ein Pilotprojekt auf der Basis vonSharePoint Online zu erstellen. LPG warbesonders am Hosting interessiert, um einenzusätzlichen Administrationsaufwandzu vermeiden.Zu Beginn des Projekts organisierte dieBSH AG verschiedene Workshops mit LPG,um die Systemanforderungen zu ermitteln.Die BSH AG passte als nächstes TeamSites in SharePoint Online an, um einenPrototypen des Qualitätskontrollsystemszu erstellen, und setzte die Webanwendungvon Microsoft Word dazu ein, Formulareund Prozessdokumente zu erstellen.Mit Feedback von Mitarbeitern derKrankenhäuser entwarf die BSH AG ebenfallsdie Workflows für Dokumentenverwaltungund half LPG dabei, die passendeStrategie für die Dokumentenklassifikationzu erarbeiten.Da oft leitende Angestellte wie Oberärztein LPG Prozesse freigeben müssen, um sicherzustellen,dass Änderungen fachlichkorrekt vorgenommen werden und keinenegativen Auswirkungen auf die Organisationund ihre Patienten zu befürchten sind,führte die BSH AG auch einen Workflowfür Feedback und Freigabe für alle neuenund geänderten Dokumente ein. „WennMitarbeiter auf das System zugreifen oderMicrosoft Outlook öffnen, können sie sofortsehen, wer einen neuen Entwurf gespeichertoder ein Dokument abgezeichnethat“, sagt Michael Zettl, Consultant beider Business Systemhaus AG. „Die Transparenzdes Systems ermöglicht das Erfüllender ISO-Anforderungen und gewährleistetdie detaillierte Nachverfolgbarkeit von Änderungenan Prozessen und Dokumenten.“Für den Zugang zum QM-System für Ärzte,Krankenschwestern und andere Mitarbeiterrichtete die BSH AG gemeinsam mitLPG Benutzerkonten ein, damit die verschiedenenBenutzergruppen die korrektenZugriffsberechtigungen erhalten.LPG verwalten rund 300 Kiosk-PCs imKrankenhausnetzwerk, mit denen MitarbeiterZugang zu verschiedenen Prozessenund Dokumenten erhalten. Bisher war esmöglich, dass ein Mitarbeiter versehentlicheine Änderung an einem Dokument vornahm.„Mit Office 365 können wir Berechtigungengezielt steuern“, so Eger. „UnsereKiosk-Benutzer haben nur Lesezugriff aufProzesse und Formulare, aber können sofortsehen, welche Änderungen vorgenommenwurden.“ Rund 70 Mitarbeiterhaben volle Zugriffsberechtigung undkönnen Dokumente ändern.Mithilfe der Versionsverwaltung vonSharePoint Online haben die Anwenderheute nur ein einziges Dokument zu verwalten,anstelle mehrerer Kopien mit unterschiedlichenVersionsständen. Nur wenigeMitarbeiter haben Zugang zu einemEntwurf, bevor die endgültige Version zurVerfügung steht. Die meisten Mitarbeitersehen nur die letzte freigegebene Version.Mit der Cloud-basierten Lösung könnenLPG auch externen Anwendern sicherenZugang zum QM-Portal ermöglichen. Mitihren eigenen Online-Benutzerkontenkönnen die externen Anwender sowohlWorkflows und Prozessdokumente alsauch Formulare in SharePoint Online einsehen.Zugang zu den krankenhausinternenNetzwerken ist dazu nicht nötig. „Wirverwenden die Word Web-Anwendung,die in Office 365 enthalten ist, um die Dokumentedem Anwender anzuzeigen. Sogibt es keine Probleme mit verschiedenenVersionen von Word auf den Desktop-PCs,da alles online geöffnet werden kann“, erläutertZettl.

„Das attraktive Lizenzmodellvon Office 365 warausschlaggebend für LPGsEntscheidung, da mangenau bestimmen konnte,wer auf die Lösung Zugriffhaben sollte und welcheLizenzen man dafür benötigte– ohne dass manversteckte Kosten befürchtenmusste.“Michael Zettl, Projektleiter,Business Systemhaus AGDie BSH AG hat weiterhin Team Sites fürLPG erstellt, mit denen Qualitätszirkel gemanagtwerden. Entscheidungen und Aufgabenkönnen festgehalten und Aufgabenmit Terminen und Verantwortlichen versehenwerden. Der Meeting-Manager erleichtertebenfalls die Erstellung von Statusberichten.LPG setzen darüber hinaus Teamkalenderein, um die Dienstpläne von Notärztenund Spezialisten zu verwalten. LPG planen,mit SharePoint Online weitere Lösungenzur Effizienzsteigerung und verbessertenZusammenarbeit zu entwickeln.VorteileMit den Cloud-Services von Office 365 undder Hilfe von BSH AG können LPG jetzt einkostengünstiges Qualitätsmanagementsystemeinsetzen, das allen Mitarbeiternder verschiedenen Standorte Einblick inwichtige Dokumente bietet und die Arbeiterleichtert, ohne eine zusätzliche Belastungfür die IT-Abteilung darzustellen. LPGkönnen externen Anwendern Zugriff ermöglichenund Änderungen an Dokumentenkomfortabel nachverfolgen.Zugriff von überallMitarbeiter der verschiedenen LPG-Standortegreifen auf das Cloud-System vonKiosk -Stationen zu. Die Benutzerkontenfür Kiosk-Stationen haben beschränkte Zugriffsrechte,damit LPG sicherstellen können,dass Dokumente nicht versehentlichverändert werden.Die Tatsache, dass externe Anwender Zugangzum Qualitätsmanagementsystemhaben, ohne Zugang zu den krankenhausinternenNetzwerken zu benötigen,stellt einen weiteren großen Vorteil dar.„Bisher hatten wir Bedenken, unsere IT-Infrastruktur auch externen Anwendernzugänglich zu machen, aber mit Share-Point Online konnten wir diesen Zugangermöglichen, ohne Risiken einzugehen“,so Eger.Der Teamkalender erlaubt Ärzten undSpezialisten, die zwischen Krankenhäusernpendeln, die Einsicht in Einsatzpläne unabhängigihres Standorts.Transparente VerwaltungLPG planen, das neue Informationsportalauch dafür zu verwenden, weitere sinnvolleAnwendungsfälle im Krankenhausbereichabzudecken. „Mit SharePoint Onlinekönnen wir unsere Prozesse effektiv steuern,Lücken erkennen und schneller entscheiden,welche Änderungen nötig sind“,so Eger.Die Krankenhäuser haben bessere Einsichtin standortübergreifende Prozesse, weilalle dasselbe System einsetzen. Das Managementmuss sich nicht mehr verstärktum das Verwalten von Abläufen in individuellenInstitutionen kümmern, da alle Änderungenaufgezeichnet und in einem Systemverfügbar gemacht werden. „Da alleZugriff zum Cloud-System haben, könnenauch alle sehen, wer einen Prozess bearbeitetoder abgezeichnet hat“, fügt Eger hinzu.Eine kostengünstige LösungOffice 365 ermöglichte LPG, ein QM-Portalmit definierbaren Kosten einzusetzen.Für eine SharePoint Server 2010 on-premises-Installationhätten LPG circa 20 000Euro für Hardware und Software investierenmüssen. Weiterhin wäre ein zusätzlicherIT-Aufwand angefallen, um die Lösungzu verwalten, kontinuierlich Patchseinzuspielen oder das System in die Datensicherungeinzubinden. Das alles hätteTausende Euros gekostet. „Das attraktiveLizenzmodell von Office 365 war ausschlaggebendfür LPGs Entscheidung, daman genau bestimmen konnte, wer auf dieLösung Zugriff haben sollte und welche Lizenzenman dafür benötigte – ohne dassman versteckte Kosten befürchten musste“,erläutert Zettl.Kein zusätzlicher IT-AufwandDa Microsoft für die Verwaltung der Infrastrukturdes Cloud-basierten Office 365zuständig ist, fiel kein zusätzlicher Aufwandfür LPGs IT-Team an. Weiterhinmusste keine neue Hardware angeschafftwerden. Wartungsaufgaben wie zum Beispieldas Installieren von Service Packs undUpdates fallen ebenfalls für LPG nicht an,und um zukünftige Aktualisierungen die-

Weitere InformationenReferenzkundeLandkreis Passau Gesundheitseinrichtungen(LPG)Roseggerstraße 194474 VilshofenTel.: 08541 206-0E-Mail: gf@lkr-pa-kh.dewww.lkr-pa-kh.deser Lösung braucht sich LPG ebenfalls nichtzu sorgen. „Microsoft managt diese Lösungals Cloud-Service, und unsere IT-Mitarbeiterkönnen sich wie gehabt auf dierestliche IT-Infrastruktur und die medizinischenGeräte konzentrieren, damit wir weiterhinhöchste Qualität liefern können“,freut sich Eger.Microsoft-PartnerBusiness Systemhaus AGLudwig-Thoma-Straße 36a95447 BayreuthTel.: 0921 595-0Fax: 0921 595-95E-Mail: info@bsh-ag.dewww.bsh-ag.deGeschäftskundenbetreuungMicrosoft Deutschland GmbHKonrad-Zuse-Straße 185716 UnterschleißheimTel.: 0180 5 672330**0,14 Euro/Min., deutschlandweit;Mobilfunkgebühren können abweichenWeitere Informationen zu MicrosoftOffice 365:www.office365.de© 2011 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.Namen und Produkte anderer Firmen können eingetrageneWarenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein.5000-1183-24 YU 06/11Software und Servicesg Microsoft Office 365g Microsoft Office Professional Plusg Microsoft SharePoint Onlineg Microsoft Word Web AppPartnerg Business Systemhaus AG