Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02 ... - WWI 01 B

Thema: Workflow Management Systeme vs. ERPSystemeVertiefungsarbeitvonCarola Schmidtaus BerlinBERUFSAKADEMIE LÖRRACH– STAATLICHE STUDIENAKADEMIE –UNIVERSITY OF COOPERATIVE EDUCATIONAusbildungsbereich WirtschaftBetreuende(r) Dozent(-in): Prof. Dr. TreffertAbgabetermin: 09.02.2004Kurs:WWI 01 BFachrichtungInformationssystemeUnternehmenTechem Energy Services GmbH & Co.KGBetreuer(in) im Betrieb: ---

Ehrenwörtliche ErklärungIch versichere hiermit, dass ich meine Vertiefungsarbeit mit dem ThemaWorkflow Management Systems vs. ERP Systemsselbstständig verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzthabe.Lörrach, 09.02.2004Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 2

KurzfassungIn Zeiten, in denen „nur die Schnellen“ 1 überleben werden, ist Business Process Reingeneeringeine Notwendigkeit. Enterprise Resource Planning Systems und Worklow Management Systemsverprechen beide bei der Geschäftprozeßoptimierung unterstützend mitzuwirken.Was sich hinter den zwei genannten Systemen verbirgt, erläutere ich in dieser Arbeit näher. Darüberhinaus erarbeite ich Unterschiede und Gemeinsamkeiten von ERP Systemen und WorkflowManagement Systemen.Ziel der Arbeit ist es zu wissen, wann es sich lohnt, ein Workflow Management System einzusetzenund wann es passender ist, lieber mit einem ERP System zu arbeiten.1S. 12, [Götz95]Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 3

InhaltsverzeichnisSeiteEhrenwörtliche Erklärung...................................................................................21 Einleitung ....................................................................................................71.1 Motivation ...............................................................................................................71.2 Problemstellung und –abgrenzung ......................................................................81.3 Ziel der Arbeit .........................................................................................................81.4 Vorgehen .................................................................................................................82 Definitionen .................................................................................................92.1 Workflow Management Systeme.........................................................................102.2 Enterprise Resource Planning Systeme ............................................................113 Historische Entwicklung ..........................................................................134 WfMS im direkten Vergleich zu ERP-Systemen......................................154.1 Anwendungsbereich ............................................................................................154.1.1 Prozesse.....................................................................................................164.1.2 Unabhängigkeit / Abhängigkeit vom Anwendungsbereich..........................164.1.3 Dynamische / statische Anwendungsbereiche ...........................................164.1.4 Internationalität ...........................................................................................174.2 Technologie...........................................................................................................174.3 Implementierung ..................................................................................................194.3.1 Codegenerierung ........................................................................................194.3.2 Bottom-Up / Top-Down Methode.................................................................204.3.3 Datenkonvertierung ....................................................................................205 Anwendungsintegration...........................................................................215.1 Innerbetriebliche Integration...............................................................................215.2 Unternehmensübergreifende Integration...........................................................235.3 Web Services ........................................................................................................236 ERP Systeme mit Workflow- Funktionionalität ......................................257 Zusammenfassung und Ausblick............................................................267.1 Ausblick ................................................................................................................26Quellenverzeichnis............................................................................................27Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 4

AbkürzungsverzeichnisBzwB2BEAIERPSOAPUDDIWfMCWfMSWSDLz.B.beziehungsweiseBusiness to BusinessEnterprise Application IntegrationEnterprise Resource PlanningSimple Object Access ProtocolUniversal Discription, Discovery and IntegrationWorkflow Management CoalitionWorkflow Management SystemeWeb Service Description Languagezum BeispielWorkflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 5

AbbildungsverzeichnisAbbildung 1: Charakteristika eines Workflow Management Systemes (nach Dadam)[STRI03] ..................................................................................................11Abbildung 2: ERP Systeme sind monolithisch [Kreu03] ............................................... 12Abbildung 3: ERP Systeme bieten keine unternehmensübergreifenden Funktionenan [Kreu03]............................................................................................. 12Abbildung 4: Unterschiede zwischen ERP Systemen und WfMS [CaBS02] ................ 15Abbildung 5: Architektur von einer Applikationsintegration [Kreu03] ............................ 22Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 6

1 EinleitungUm auf dem heutigen Markt mithalten und konkurrenzfähig sein zu können, wird in den Unternehmeneine kontinuierliche Optimierung der Geschäftprozesse und der Geschäftsorganisationdurchgeführt. Diesen Prozeß bezeichnet man als Business Process Reingeneering und wurde1990 von Hammer und Champy entwickelt.Im Zeitalter der Informationstechnologie gibt es mittlerweile unterschiedliche Informationssysteme,die das Business Process Reingeneering unterstützen. An dieser Stelle müssen die EnterpriseResource Planning Systeme und die Workflow Management Systeme (WfMS) genanntwerden. Trotz aller Unterschiede dieser beiden Systeme haben sie ein gemeinsames Ziel, nämlichdie Implementierung von Geschäftsprozessen.WfMS unterstützen einerseits das Prozessmanagement und andererseits ermöglichen sie eineschnelle und flexible Realisierung neuer Geschäftprozesse.ERP Systeme hingegen sind die „ständigen Begleiter“ während eines Geschäftsfalles. In ERPSystemen sind alle wichtigen Informationen schnell abrufbar.Beide Systeme haben jedoch unterschiedliche Ansatzpunkte und Anwendungsbereiche. Diesewerden in der folgenden Arbeit erarbeitet.1.1 MotivationIch beschäftige mich in dieser Arbeit mit dem Thema „WfMS versus ERP Systeme“ um herauszufinden,wo die Vor- und Nachteile der jeweiligen Systeme liegen. Besondere Beachtung erfährtder Aspekt der Geschäftsprozessimplementierung, die eine Folge von Optimierung, Änderungoder Neueinführung von Geschäftsprozessen ist. Dabei sind die verschiedenen Ansätze der beidenSysteme näher zu betrachten.Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 7

EINLEITUNG1.2 Problemstellung und –abgrenzungIn dieser Arbeit möchte ich die Frage beantworten, welches System ein Business Process Reingeneeringbzw. die Einführung eines neuen Geschäftsprozesses besser unterstützt. Auf dem Wegzur Beantwortung dieser Frage werden beide Systeme gegenübergestellt und verglichen. Um denRahmen dieser Arbeit nicht zu sprengen, gehe ich beim direkten Vergleich beider Systeme lediglichauf die Dimensionen ein, bei denen nennenswerte Unterschiede auftreten.1.3 Ziel der ArbeitZiel meiner Arbeit ist es, die Begriffe ERP Systeme und WfMS klarer werden zu lassen. Dabeimöchte ich die Gemeinsamkeiten und Unterschiede der beiden Systeme erarbeiten. Ein weiteresZiel ist die Erörterung, unter welchen Bedingungen die jeweiligen Systeme besser geeignet sind.1.4 VorgehenIch beginne im Kaptiel 2 mit einer Definition der jeweiligen Systeme und der einiger Grundbegriffe,um die Grundlagen gesetzt zu haben. Dann folgt unter Punkt 3 eine kurze geschichtlicheEntwicklung von WfMS und ERP Systemen, um deren momentanen Marktposition nachvollziehenzu können.Anschließend folgt in dem Kapitel 4 ein direkter Vergleich der beiden Systeme. Hier orientiereich mich an Dimensionen, bei denen Unterschiede zwischen beiden Systemen auftreten. Die Dimensionenlauten: Anwendungsbereich, Technologie und Implementierung.Im Kapitel 5 folgt die Anwendungsanalyse, dich ich in innerbetrieblich und unternehmensübergreifendunterteilt habe. Ich gehe auch auf die zukunftsversprechenden Web Services ein und erläutereden Zusammenhang zwischen Web Services und WfMS bzw. ERP Systeme.Abschließend betrachte ich ERP Systeme, die Workflow- Funktionalitäten integriert haben.Mit einer Zusammenfassung und dem dazugehörigen Ausblick schließe ich diese Arbeit ab.Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 8

DEFINITIONENGemeint ist damit die Weiterreichung von Dokumenten, Informationen oder Aufgaben zwischenTeilnehmern eines Prozesses. Hier kristallisiert sich heraus, dass ein Workflow eine Automatisierungeines Geschäftprozesses ist.Ein Workflow beschreibt Aktivitäten von Geschäftsprozessen auf konzeptioneller Ebene, was dieBasis für das Verständnis, die Realisierung und die Optimierung dieser Prozesse darstellt. Das istdie Begründung, warum Workflow-Konzepte eng mit dem Reingeneering und der Automatisierungvon Geschäftsprozessen zusammen hängt. [Kreu03]Jedoch verfolgen auch ERP-Systeme das Ziel, Geschäftsprozesse abzubilden und zu automatisieren.Im folgenden möchte ich die unterschiedlichen Ansätze beider Systeme aufzeigen.2.1 Workflow Management SystemeEin Workflow Management System wird von dem Workflow Management Coalition, auf dasich später genauer eingehen werde, wie folgt definiert:“A system that completely defines, manages and executes “workflows” through the execution ofsoftware whose order of execution is driven by a computer representation of the workflowlogic.” [WFMC95]Workflow Management Systeme koordinieren zum größten Teil räumlich oder zeitlich verteilteArbeitsgruppen. Sie sind speziell zur Unterstützung von betrieblichen Abläufen geeignet, diefolgendes aufweisen: Einbeziehung vieler Personen oder Applikationen, einen hohen Strukturierungsgradgekoppelt mit einer geringen Komplexität, oder eine hohe Wiederholungsfrequenz mitwenig Ausnahmefällen. [ÖsVo96]Im allgemeinen verhindern WfMS Probleme wie z.B. zu lange Durchlaufzeiten, mangelnde Informationüber den Bearbeitungsstand und Aufträgen, inflexible Steuerung des Bearbeitungsprozessesoder Redundanz, mangelnde Aktualität und Inkonsistenz durch Mehrfacharchivierung.Die Basis für Workflow Management Systeme ist das Modell des Workflows, welches die einzelnenSchritte des modellierten Geschäftsprozesses abbildet. Die im Vorfeld definierten Schrittewerden von einzelnen Workflow-Instanzen ausgeführt, indem sie auf Daten zugreifen sowie Applikationenund deren Benutzer integrieren.Diese charakteristische Eigenschaft von WfMS wird in Abbildung 1 dargestellt: Zu Beginn werdendie Geschäftsprozesse analysiert und modelliert, konkrete Instanzen verwirklichen anschließendden Kontroll- und Datenfluß für die einzelnen Prozessinstanzen.Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 10

DEFINITIONENAbbildung 1: Charakteristika eines Workflow Management Systemes (nach Dadam) [STRI03]2.2 Enterprise Resource Planning SystemeEnterprise Resource Planning Systeme sind Standardsoftwarelösungen unterstützt mit einer einheitlichenDatenbasis, um Redundanzen zu vermeiden. Diese Software deckt die Planung undSteuerung der gesamten Wertschöpfungskette ab. Es handelt sich um mehrere Module (Bausteine),die zusammen ein ERP System ergeben. Die Applikationen dienen z.B. dem Einkauf, derMaterialwirtschaft, der Produktionsplanung und Produktionssteuerung, der Lagerverwaltung, derPersonalverwaltung, der Qualitätssicherung und dem Finanzmanagement. Das Ziel von ERPSystemen liegt in der Optimierung der internen Wertschöpfungskette eines Unternehmens, auchValue Chain genannt.Die folgende Definition erläutert meine oben genannte Erklärung etwas näher.“Die ERP-Lösungen sollten die durchgängige – abteilungsübergreifende – DV-Unterstützung derGeschäftsprozesse ermöglichen und damit die Ineffizienzen, die aus der Verwendung vieler heterogenerEinzellösungen mit redundanter Datenhaltung resultieren, vermeiden.“ 4Da es sich bei Enterprise Resource Planning Systeme um eine Standardsoftware handelt, wählendie Unternehmen die jeweiligen Module, die sie benötigen. Die einzelnen Applikationen bzw.Module werden über Parameter an die Geschäftsprozesse angeglichen. Dieser Vorgang wird alsCustomizing bezeichnet. Die Grundstrukturen der Prozesse sind implizit in den Programmcodeder Softwaremodule codiert. Die Parametereinstellung reicht daher oft nicht aus, die standardisiertenModule an die unternehmensspezifischen Abläufe anzugleichen.Dies zeigt, dass eine ERP-Standardlösung nicht alle Anforderungen der Unternehmen erfüllenkann. Meist ist der Wunsch nach Erweiterungen oder zusätzlichen Applikationen vorhanden.4S. 18, [ScWe03]Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 11

DEFINITIONENObwohl ein Enterprise Resource Planning System aus mehreren Modulen besteht, ist es monolithisch.Die einzelnen Bausteine stehen einander in Abhängigkeit, was Erweiterungen bzw. Änderungennur schwer möglich macht. Abbildung 2 verdeutlicht dies. Kopplungen mit anderenSystemen ist darüber hinaus schwierig realisierbar.Abbildung 2: ERP Systeme sind monolithisch [Kreu03]Mit klassischen ERP Systemen sind unternehmensübergreifende Anwendungen nicht möglich.Es werden nur Funktionen zur Verfügung gestellt, die innerhalb eines einzelnen Unternehmensgefordert werden.Abbildung 3: ERP Systeme bieten keine unternehmensübergreifenden Funktionen an [Kreu03]Abschließend ist zu erwähnen, dass ERP Systeme restriktiv sind. Ihre Daten- und Prozessstrukturmuß streng eingehalten werden. Darüber hinaus unterstützen ERP Systeme keine Ad Hoc-Prozesse und keine Ausnahmebehandlungen.Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 12

HISTORISCHE ENTWICKLUNG3 Historische EntwicklungWie lange ein System bereits auf dem Markt ist und wie die Entwicklung aussah, entscheidet oftüber Akzeptanz und Bereitwilligkeit dieser Produkte. Die historische Entwicklung verrät ebensovieles über die Popularität und den Ruf von in diesem Fall Informationssystemen. Daher geheich in diesem Kapitel auf die geschichtliche Entwicklung von ERP Systemen und von WorkflowManagement Systemen ein.In den sechziger und siebziger Jahren wurden mit Material Requirement Planning (MRP) Softwarebereits die ersten Schritte für eine Systematisierung des Informationsflusses unternommen.Diese Systeme fokussierte sich auf die Materialbedarfsplanung. Die Weiterentwicklung warendann MRP-II Systeme. Jene Systeme konnten in den 80er-Jahren bereits die gesamten Produktionsprozesseeiner Fabrik automatisieren und teilweise optimieren. Diese Anwendungen solltendarüber hinaus ebenso robuster werden. In den neunziger Jahren folgte schließlich die Entwicklungder ERP-Software. Dabei handelt es sich um „ (...) ein umfassenderes „Paket“ von Anwendungen,mit denen alle internen Transaktionen miteinander verknüpft werden können.“. 5ERP Systeme sind, wie eben aufgezählt, durch die kontinuierliche Erweiterung und Verbesserungvon vorhanden Informationssystemen entstanden. Dadurch ist die Akzeptanz der ERP Systemekeine Problematik. Die Anwender sind seit den 4 Jahrzehnten gewöhnt, mit diesenInformationssystemen zu arbeiten. Die schrittweise Weiterentwicklung führte zu Änderungen, andie sich die Anwender schnell gewöhnen konnten. Neben der Akzeptanz der Anwender ist dieAkzeptanz der Unternehmen vorhanden.Workflow Management Systeme haben dagegen eine weniger kontinuierliche Entwicklungdurchlebt. Die Geburtsstunde des Workflows lag in den 90er Jahren. „“Workflow“ wurde in jüngererZeit hauptsächlich dann verwendet, wenn elektronische Archive bzw. Dokumentenverwaltungssystemegemäß vorgegebener Statusverwaltung gefüllt, bearbeitet und gelesen werdensollten. Die hierbei aus Qualitätsgründen in jedem Betrieb zu beachtenden Freigabevorschriften,5S.1, [NHDB02]Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 13

HISTORISCHE ENTWICKLUNGfalls ISO 9000 zertifiziert genau schriftlich fixiert, erzwingen eine sequentielle Folge von PrüfundFreigabeschritten, die sich sehr gut programmtechnisch unterstützen lässt.“ 6So sind aus dem Bereich Engineering Data Management (EDM) und Product Data Management(PDM) die ersten Workflow Management Systeme entstanden.Die Ursprünge von WfMS können jedoch bereits in den 70er Jahren gefunden werden. Manhoffte auf die Durchsetzung von automatisierter Büroarbeit, um Papier zu sparen und Effizienzzu gewinnen, mit Office Information Systeme (OIS).In den 80er Jahren stellte man jedoch fest, dass die OIS mehr versprochen haben, als sie haltenkönnen. Die Nachfrage an OIS sank auch, weil mehrere größere Implementierungsprojektescheiterten.Jedoch kam in den 90er Jahren der Traum von Office Automation Systems durch die Entwicklungneuer Technologien auf.Der Einsatz von WfMS ist bis jetzt noch nicht sehr verbreitet. Jedoch halten viele Anwender diesesSystem für sehr bedeutend. Die Popularität dieser Systeme steigt unter anderem durch dieWorkflow Management Coalition.Die Workflow Management Coalition (WfMC) ist ein Zusammenschluß von WfMS Herstellern,großen Anwendern von WfMS und Forschungsgruppen. Dieses internationale Gremium wurde1993 gegründet. Das Ziel des WfMC ist die Verbreitung der WfMS zu fördern, indem Standardsfür die Terminologie des Workflow Managements und entsprechende Schnittstellen entwickeltund verbreitet werden.[WFMC03]6S. 7 und 8, [MüSt99]Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 14

WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMEN4 WfMS im direkten Vergleich zu ERP-SystemenIn diesem Kapitel werde ich die wesentlichen Unterschiede zwischen ERP Systemen und WfMSerarbeiten. Dabei orientiere ich mich an [CaBS02], wo drei unterschiedliche Dimensionen betrachtetwerden, in welchen Differenzen zwischen beiden Systemen entdeckt worden sind: derAnwendungsbereich (domain scope), die Technologie (technological scope) und die Implementierung(system implementation). Abbildung 4 stellt einen Überblick über alle in diesen drei Bereichenvorkommenden Unterschiede. Im folgenden bearbeite ich jeden Punkt dieser Tabelle.Abbildung 4: Unterschiede zwischen ERP Systemen und WfMS [CaBS02]4.1 AnwendungsbereichDer Anwendungsbereich definiert die Brauchbarkeit eines Systems für einen spezifischen Anwendungsbereichoder einer spezifischen Organisation. Da jedes Unternehmen ihre eigenen Bedürfnisseund Eigenheiten hat, ist diese Charakterisierung der Systeme sehr wichtig. EineWorkflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 15

WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMENFinanzorganisation hat z.B. andere Anforderungen als eine Marketingorganisation. Ebenso habenERP Systeme und WfMS Eigenschaften, die für bestimmte Unternehmen bzw. für bestimmteAnwendungsbereiche von Vorteil sind, für andere wiederum weniger. Im Folgenden beschreibeich die einzelnen Eigenschaften.4.1.1 ProzesseProzesse sind bei Workflow Management Systeme, wie bereits bei Punkt 2.1 aufgeführt wordenist, kundenspezifisch. Die Geschäftsprozesse werden jeweils individuell modelliert. In den einzelnenWorkflowkomponenten verläuft der Datenfluß in den darunter liegenden Applikationentransparent.ERP Systeme sind dagegen datenzentriert. Alle Applikationsmodule, egal für welchen Anwendungsbereich,greifen auf den selben Datenbestand zu. Parametertabellen bilden die Prozesse inERP Systemen ab und sind dadurch nicht explizit sichtbar.4.1.2 Unabhängigkeit / Abhängigkeit vom AnwendungsbereichWfMS können in unterschiedlichste Anwendungsbereiche implementiert werden. Workflowswerden in Sub-Workflows zerlegt und anschließend in ein grafisches Prozessmodell abgebildet.WfMS trennen den Workflow von den eigentlichen Systemkomponenten durch das Prozessmodell.[Kreu03]ERP Systeme sind vom Anwendungsbereich abhängig. Sie stellen ein Referenzmodell mit bestpractacesfür mannigfaltige Geschäftsprozesse zur Verfügung. ERP Systeme beinhalten Sammlungenvon vordefinierten Geschäftsprozessen für verschiedene Sachgebiete.Das Referenzmodell reflektiert die bevorzugten Geschäftsprozessmodelle. Dadurch bieten ERPSysteme eine Lösung an, die viele Organisationen zufrieden stellt.Tausende von Parametern müssen bei der Einführung von ERP Systemen eingestellt werden,damit die Anwendungen an die individuelle Organisation angepasst sind (siehe Punkt 2.2). DieParametereinstellung reicht jedoch oft nicht aus, die standardisierten Module an die unternehmensspezifischenAbläufe anzugleichen. Folglich sind die Unternehmen gezwungen, ihre organisatorischenAbläufe an den ERP Systemprozeß anzupassen. Diese Anpassung fällt bei WfMSweg, da sie ein funktionierendes Framework für den Einsatz unabhängig zum Anwendungsbereichzur Verfügung stellen.4.1.3 Dynamische / statische AnwendungsbereicheEin dynamischer Anwendungsbereich kennzeichnet sich durch schnell ändernde abzubildendenProzessen aus. Durch Business Process Reingeneering oder Anforderungswechsel können z.B.solche ständigen Änderungen aufkommen. Darüber hinaus gibt es auch Prozesse, deren Aufgabenkeine bestimmte Reihenfolge hat. [Kreu03]Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 16

WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMENWorkflow Management Systeme können für diese dynamischen Anwendungsbereiche Ad-hoc-Workflows einsetzen. „Zur Zeit existieren zwei Arten von Ad-hoc-Workflows:Ad-hoc-Workflow, bei dem zuständige Bearbeiter während der Ausführung zugewiesen und geändertwerden können und Ad-hoc-Workflow, der aus dem Business Workplace heraus definiertwerden kann. Dieser Ad-hoc-Workflow wird zu einem im Business Workplace vorliegendenAnwendungsobjekt definiert.“ [SAPb04]Ad-hoc-Workflows benötigen einen großen Koordinationsaufwand unter den Beteiligten.ERP Systeme können aufgrund ihres vordefinierten Referenzmodells in der Regel dynamischeProzesse nicht unterstützen. Lediglich das in Grenzen gehaltene Customizing ermöglicht einestatische Anpassung an den geänderten Geschäftsprozeß.4.1.4 InternationalitätWfMS beinhalten bis jetzt noch nicht die folgenden für ein internationales Unternehmen unentbehrlichenEigenschaften: Internationalisierung, Multiwährungsfähigkeit und die Multisprachfähigkeit.Das zeigt, dass Workflow Management Systeme kein länderübergreifendes Arbeitenunterstützt.Die Parametereinstellungen bei ERP Systemen sind hingegen auf Internationalität ausgelegt.Nicht nur die Spracheinstellung und Währungsumrechnung werden unterstützt, sondern auchländerspezifische gesetzliche Vorschriften werden abgebildet.4.2 TechnologieWfMS und ERP Systeme haben die Gemeinsamkeit, dass sie sich vom Mainfraim zur Server/Client-Technologieentwickelten und ihre Zukunft im Web liegt. Obwohl beide Systeme Geschäftsprozessemanagen, hat sich jedes System auf eine unterschiedliche Geschäftsprozessartfokussiert. [CaBS02]Dies verkörpert z.B. die Gegenüberstellung folgender beider Geschäftsprozesse. Beim erstenhandelt es sich um einen Bestellprozeß, bei dem Kundenbestellungen sowie Inventar- und Finanzdatenaktualisiert werden. Der zweite Geschäftsprozeß tritt in einem Labor auf, bei dem dieAufgaben der Labormitarbeiter koordiniert und die Gerätschaften kontrolliert werden.Diese beiden Geschäftsprozesse haben verschiedene Ansprüche an die Technologie. Währendbeim ersten erwähnten Prozeß die Anforderungen im Datenbankbereich liegen (Datenbankzugriff,Synchronisation und Datenbankinteroperabilität), verlangt der zweite genannte Geschäftsfalldie Koordination der Aufgaben von Menschen, ebenso wie die Kontrolle vonGerätschaften.Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 17

WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMENDas internationale Standardisierungsgremium Workflow Management Coalition unterscheidetvier grundlegende Workflow-Typen voneinander:1. Ad-hoc-Workflow2. Collaborative Workflow3. Administrative Workflow4. Production Workflow [WORD04]Workflow Management Systeme unterstützen alle oben aufgezählten vier Workflowarten, weilsie prozessorientiert sind.„Der Ad-hoc-Workflow unterstützt einmalige oder stark variierende Prozesse, die wenig strukturiertund nicht vorhersehbar sind.“ [WORD04]Der Collaborative Workflow unterstützt das gemeinsame Erarbeiten eines Ergebnisses. EinWfMS verteilt in diesem Fall z.B. Aufgaben unter den prozeßinvolvierten Mitarbeitern. Der erläuterteLabor- Geschäftsprozeß ist ein typisches Beispiel für einen Collaborative Workflow.„Der Administrative Workflow unterstützt strukturierte Routineabläufe, die nicht strategisch, seltenzeitkritisch und von geringem Geldwert sind.Der Production Workflow unterstützt fest strukturierte und vordefinierbare Vorgänge, die zumeistzeitkritisch und von strategischer Bedeutung sind.“ [WORD04] Der bereits erwähnte Bestell-Geschäftsfall zählt zu den Production Workflows. Transaktionen fallen auch in dieseKategorie, weil die Transaktionseigenschaften ACID (atomar, konsistent, isoliert und dauerhaft)beim Production Workflow erfüllt werden.[CaBS02] bezieht sich auf das Buch „An Overview of Workflow Management“ und erwähnt dahernur 3 Workflow- Typen (siehe Abbildung 4). Ich habe mich für die Darstellung derWorkflow- Typen vom Workflow Management Coalition, weil die Einteilung wesentlich aktuellerist.ERP Systeme können durch ihre Datenzentriertheit nicht alle Workflow- Typen unterstützen. DerFokus der ERP Systeme liegt hauptsächlich auf strukturierten Datentransaktionen, also auf denProduction Workflow. Ziel der Systeme ist, die Konsistenz der von verschiedenen Anwendungengeteilten Datenstrukturen zu bewahren. Dies wird erreicht, indem ERP- Module direkt mit interoperablenDatenbanken operieren.Das ERP Konzept hat die Forderung, dass alle Datenstrukturen innerhalb einer Organisation homogensind. Das bedeutet z.B. in manchen Fällen, dass alle Datenbanken vom gleichen Anbietersind. Einige ERP Systeme unterstützen lediglich spezifische Datenbankmanagementsysteme, anderewiederum geben den meisten bekannten Datenbankplattformen Unterstützung. Daher mußin den meisten Fällen bei den ERP- Einführungen ein Umstieg auf relationale Datenbanken erfolgen.Eine bereits vorhandene relationale Datenbank erfordert häufig eine Migration, weil vonWorkflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 18

WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMENden ERP Systemen eine strenge standardisierte Struktur der Daten benötigt wird, welche zwingendeingehalten werden muß.Zusammenfassend ist zu erwähnen, dass Workflow Management Systeme alle Workflow- Typenunterstützen, aber besonders für Ad-Hoc-Workflows und Collaborative Workflows geeignet sind.Der Umgang mit autonomen und heterogenen Systeme sind die Stärke von WfMS. Hingegen dazusind ERP Systeme eher für den Production Workflow von Vorteil. Wenn jedoch ein ProductionWorkflow in einem heterogenem System vorkommt, ist die Anwendung von WfMSempfehlenswerter.Besonders für kleinere Unternehmen mit heterogenen Systemen mag die Integration eines WfMSdie bessere Lösung sein. Weder die zeitliche noch die finanzielle Investition, die ein ERP Systemmit sich zieht, ist erforderlich.4.3 ImplementierungDie letzte der drei Dimensionen des direkten Vergleiches ist die Implementierung. Es gibt vieleFakten über Systemimplementierung, die in der Literatur beleuchtet werden. In dieser Arbeitliegt der Fokus jedoch auf den technischen Unterschieden, welche die Implementierung Beeinflussen.WfMS und ERP Systeme unterscheiden sich in dem Punkt in den folgenden drei Hauptaspekten:Automatisch genierter bzw. vorgefertigter Code, Bottom-up bzw. top-down Methodeund in Datenkonvertierung.4.3.1 CodegenerierungWie in Punkt 2.1 die Abbildung 1 darstellt, wird bei einem Workflow Management Systeme jederGeschäftsprozeß bei der Implementierung modelliert. Das System generiert für jede Anwendungautomatisch den notwendigen Code. Der generierte Code steuert den Daten- undKontrollfluß.WfMS sind nicht nur in der Hinsicht flexibel, dass jeder unternehmensspezifische Geschäftsprozeßunterstützt wird, sondern dass Workflows innerhalb verschiedener Abteilungen oder sogarunternehmensübergreifend eingesetzt werden können.Da ERP Systeme als Standardprodukte verkauft werden, fehlt ihnen diese große Flexibilität, wiesie WfMS aufweisen. Ein ERP System ist aus vielen vorgefertigten Modulen zusammengesetzt.Damit die Systeme flexibel genug sind, sich den Gegebenheiten und den unterschiedlichen Geschäftsfällenverschiedener Organisationen anpassen zu können, werden bei der Konfigurationunzählig viele Parametereinstellungen benötigt.Hier ist vom Punkt 2.2 wiederholend zu erwähnen, dass die Grundstrukturen der Prozesse implizitin den Programmcode der Softwaremodule codiert sind. Weil die Parametereinstellung oftWorkflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 19

WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMENnicht ausreicht, die standardisierten Module an die unternehmensspezifischen Abläufe anzugleichen,müssen oft die Geschäftsprozesse an die ERP Systeme angeglichen werden.Ein erworbenes ERP Modul wird in einem Funktionsbereich eingesetzt. Um unterschiedlicheFunktionsbereiche verknüpfen zu können, müssen mehrere unterschiedliche Module erworbenwerden. ERP Systeme sind jedoch nicht unternehmensübergreifend einsetzbar.4.3.2 Bottom-Up / Top-Down MethodeAls Implementierungsstrategie findet die Bottom-Up-Methode bei Workflow Management Systemenoft Anklang. Ein in einem Unternehmen vorkommender Geschäftsprozeß wird zuerst alsdieser identifiziert und definiert. Anschließend erfolgt, oft in graphischer Form, die Darstellungdes Prozesses in einem Workflow Model. Diese Vorgehensweise verdeutlicht, dass die Geschäftsprozesseder Treiber in diesem Prozedere sind. Dadurch sind die WfMS vollständig nachden vorhandenen Prozessen gerichtet.Bei ERP Modulen ist bereits der Kern der Prozesslogik in den Applikationen enthalten ist. Dahermüssen ERP Systeme mit der Top-Down-Methode eingeführt werden. Der Schritt des Customizingsbeinhaltet demzufolge lediglich eine Auswahl an bereits vorhanden Auswahlmöglichkeiten.4.3.3 DatenkonvertierungFür WfMS und ERP Systeme ist es notwendig, Daten für Prozesse integrieren zu können. Diesist oft mit einer Datenkonvertierung oder Migration verbunden.WfMS integrieren bestehende Datenquellen aus Altsystemen in ihre Prozessmodelle. Dadurchkönnen bestehende Daten ohne großen Probleme und Aufwand im Prozeß genutzt werden.ERP Systeme hingegen basieren auf relationale Datenbanken, die eine strenge standardisierteStruktur der Daten benötigen (siehe Punkt 4.2). Vorhandene Datenbestände müssen demzufolgein diese Struktur konvertiert werden. Dies kann einen sehr hohen zeit- und kostenintensivenAufwand bedeuten.Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 20

ANWENDUNGSINTEGRATION5 AnwendungsintegrationIm vorigen Abschnitt erwähnte ich die Wichtigkeit der Datenintegration für WfMS und ERPSysteme. Jedoch muß auch die Integration bestehender Anwendungen beachtet werden.In diesem Bezug ist Enterprise Application Integration (EAI) zu erwähnen. EAI bezeichnet diePlanung, die Methoden und die Software, um heterogene, autonome Anwendungssysteme unternehmensweitoder -übergreifend zu integrieren.Auch WfMS und ERP Systeme können einen Beitrag zur innerbetrieblichen als auch zur unternehmensübergreifendenAnwendungsintegration leisten.5.1 Innerbetriebliche IntegrationIn den meisten Unternehmen sind die verschiedenen Anwendungen unabhängig voneinander.Dadurch ist sicher gestellt, dass Änderungen an einer Applikation alle anderen Anwendungennicht beeinflussen.ERP Systeme unterstützen allgemein keine Applikationsintegration. Mit den vorgefertigten Modulenwurde angedacht, daß komplette Spektrum eines Unternehmens abdecken zu können.Bei WfMS sieht das allerdings anders aus, da sie ihre Dienste oft als Middleware zur Verfügungstellen. Mehrere Applikationen können dann über die Middleware integriert werden. Solche Systemewerden als EAI-Tools bezeichnet.„Als Middleware bezeichnet man Dienste, die verteilte Anwendungen integrieren, die Systemplattformmit einzelnen Applikationen verbinden oder die Integration von Softwareanwendungenuntereinander herstellen.“ 7Um kurz zu erläutern, wofür eine Middleware sorgt, ist folgendes zu erwähnen: Datenänderungenin einem System ziehen auch die Änderung dieser Daten in anderen System mit sich. Trigger,welche sich auf der Datenbankebene befinden, können diese Vorgänge auslösen. Die7[Chri03]Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 21

ANWENDUNGSINTEGRATIONMiddleware benötigt dafür genaue Kenntnisse über die Struktur der Daten, sowie über die Implementierungder beteiligten Programme. Ändert sich eines dieser Programme, so muß überprüftwerden, ob die Middleware noch wie gewünscht funktioniert. Gegebenfalls muß diese dann angepaßtwerden.Abbildung 5: Architektur von einer Applikationsintegration [Kreu03]Abbildung 5 stellt die Architektur dar, die ein EAI-Tool verwirklicht. Der gemeinsame MessageBus sorgt für den Austausch standardisierter Nachrichten, wie z.B. Corba oder DCOM. Zusätlichwerden über den Message Bus unterschiedliche Anwendungen, wie z.B. Legacy Systeme oderERP Systeme, miteinander gekoppelt. Über ein Workflow Model erfolgt die Modellierung. Übereinem darüber liegenden WfMS können die Prozesse automatisiert werden.Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 22

ANWENDUNGSINTEGRATION5.2 Unternehmensübergreifende IntegrationIn der heutigen Zeit ist die Zusammenarbeit und die Kooperation mit anderen Unternehmen notwendig,um sich auf dem Markt behaupten zu können. Die rasante Entwicklung von z.B. demB2B-Bereich und von Supply Chain Management beweist diese Aussage. Die Durchführbarkeitder Zusammenarbeit erfordert die unternehmensübergreifende Integration von IT-Systemen. Eineunternehmensübergreifende Integration ist im Allgemeinen wesentlich komplexer undschwieriger als eine Integration innerhalb eines Unternehmens.Eine unternehmensübergreifende Integration ist mit WfMS leichter durchführbar als mit ERPSystemen. Workflow Management Systeme können als Brücke zwischen verschiedenen Unternehmenfungieren. Wie bereits im vorigen Kapitel erarbeitet worden ist, können WfMS andereSysteme integrieren. Dabei ist selbst die unternehmensübergreifende Integration keine großeHürde.ERP Systeme hingegen erfordern, wie im Punkt 4.2 beschrieben worden ist, Homogenität. DieseVoraussetzung erschwert eine Integration enorm.Viele ERP Hersteller spezialisierten sich auf die ERP Systemintegration in die Wertschöpfungskettevom Supply Chain Management. Dies ist jedoch nicht ohne Zusatzprodukte realsisierbar.Es handelt sich hier um Produkte, die als Schicht über ein ERP system gelegt werden und aus offenenStandards wie z.B. Java, Corba oder XML besteht. [Kreu03]5.3 Web ServicesUm auf Zukunftsaspekte eingehen zu können, darf die Erläuterung von Web Services nicht fehlen.Das Galileo Computing definiert Web Services wie folgt:„Web Services ist der Oberbegriffe für eine Sammlung aus den drei Technologien: SOAP, UDDIund WSDL. Web Services erlauben das maschinelle Auffinden und Nutzen von Services, bei denenes sich in der Regel um Softwaremodule handelt. Diese sind in Verzeichnissen (UDDI)beschrieben. Die Kommunikation bei der Suche und der Nutzung wird über das SOAP-Protokollabgewickelt. Die Services (Funktionen) und deren Parameter werden in der WSDL-Sprachebeschrieben.“ [WORD03]Der Ansatz von dieser Technologie ist unter verschiedenen Namen bekannt: IBM spricht von„Web Serivces“, Mircosoft von „.Net“, Oracle von „Network Services“ und Sun von „OpenNetwork Environment“ bzw. „J2EE“.Im Hinblick auf die Applikationsintegration ermöglichen Web Services die Kommunikation zwischenzwei unterschiedlichen Web-Applikationen. Dadurch sind Web Services für Unternehmenvon großem Interesse.Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 23

ANWENDUNGSINTEGRATIONEs wäre von Vorteil, wenn aus einer Sammlung von Web Services die Bildung eines Workflowsmöglich wäre. So würde eine bestimmte Reihenfolge von Web Services einen Prozeß abbilden.Um diesen Vorteil Wirklichkeit werden zu lassen, wurden bereits mehrer Modelle entworfen, diein dieser Richtung eine Standardisierung vornehmen. Hier ist eine Annäherung an WfMSersichtlich. [CaBS02]Die Mitarbeit der ERP Hersteller bei der Standardisierung von Frameworks für die Nutzungkomplexer Web Services zeigt, dass auch von Seiten der ERP Hersteller großes Interesse an derEntwicklung von Web Services vorhanden ist. Mittlerweile bieten ERP Module Services für externeSysteme an. [Kreu03]Wenn sich Web Services auf dem Markt durchsetzen, wird es für ERP Systeme immer schwieriger,sich gegen WfMS zu behaupten. Durch die hohe Integrationsfähigkeit von Web Serviceskönnen Unternehmen sich für alle betrieblichen Bereiche die besten Applikationen zusammenstellen,die dann über Workflows integriert werden. Die von ERP Systemen geforderte Homogenitätwürde dann der Vergangenheit angehören.Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 24

ERP SYSTEME MIT WORKFLOW- FUNKTIONIONALITÄT6 ERP Systeme mit Workflow- FunktionionalitätBei den bis jetzt in dieser Arbeit erwähnten und in Abschnitt 4.2 näher erläuterten Workflowshandelt es sich um autonome Workflows. Dahinter verbirgt sich eigenständige Applikationssoftware,die Workflow- Funktionalität bereitstellt.Als zweite Art von Workflows gibt es die eingebetteten Workflows. Diese sind Bestandteil andererSysteme, die z.B. eines ERP Systems. Für ERP Systeme fungieren die eingebettetenWorkflows als Erweiterung. Sie erzielen eine Workflow- Fähigkeit und beschaffen dem ERPSystem Workflow- Standardfunktionalitäten wie z.B. die Dokumentenverwaltung.„Diese Erweiterungen werden den bestehenden Geschäftsprozessen übergestülpt und erlaubenauf diese Weise mehr Übersicht über die bestehenden Prozesse.“ [Kreu03]In vielen Forschungsprojekten gibt es den Ansatz, dass WfMS den im ERP System aufkommendenWorkflow als Sub-Workflow integrieren.Allerdings gibt es noch keine großen Erfahrungen bei der Einführung dieses Erweiterungsproduktes.Hinzu kommt, dass diese Integration den WfMS einen ihrer großen Vorteile beraubt,nämlich der enormen Flexibilität.Daß ERP Systeme mit Workflow- Funktionalitäten auf dem Markt angeboten werden zeigt, dassERP Herstellern die Wichtigkeit von WfMS bewusst ist. „ERP Systeme haben zwar einen hohenMarktanteil, trotzdem fehlt ihnen die Funktionalität von WfMS, die für eine effiziente informationstechnischeUnterstützung von Geschäftsprozessen notwendig ist.“ [Kreu03]Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 25

7 Zusammenfassung und AusblickIn der Arbeit bin ich nicht nur auf die Eigenschaften von ERP Systemen und WfMS eingegangen,sondern habe auch die jeweiligen Vor- und Nachteile der Systeme erarbeitet. Damit versuchteich die Unterschiede und Gemeinsamkeiten beider Systeme zu erarbeiten.Es kristallisierte sich heraus, dass ERP Systeme bei innerbetrieblicher Integration von großenNutzen sein können, wenn Homogenität in diesem Unternehmen ermöglicht werden kann. DerNachteil allerdings ist, dass die Geschäftsprozesse oft an das ERP System angeglichen werdenmüssen, da das Customizing nicht genügend Spielraum gibt, das System an die vorhandenenProzesse anzupassen.Der Vorteil der WfMS liegt eindeutig in deren große Flexibilität. Sie können z.B. problemlos inheterogenen Umgebungen eingesetzt werden. Die Geschäftsprozesse können eins zu eins übernommenwerden und bilden die Vorgänge exakt so ab, wie sie im Unternehmen auftreten. Wieerarbeitet wurde, unterstützen WfMS alle Workflow- Typen.7.1 Ausblick„Nach Meinung vieler Marktbeobachter hat das traditionelle ERP ausgedient. An seine Stelletritt der so genannte Collaborative Commerce, der mittels entsprechender Software unternehmensübergreifendeProzesse abdecken soll.“ 8Mittlerweile orientieren sich die Standardsoftwareanbieter neu. Es stehen nicht mehr die unternehmensinternenProzesse im Vordergrund, sondern die firmenübergreifenden Beziehungen.Dies zeigt auch die Entwicklung von ERP Systemen mit Workflow- Funktionen.Genau in diesen Kombinationen liegt, meines Erachtens nach, die geeigneteste Unterstützungvon Geschäftsprozessen.8[Born01], S. 83Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 26

QuellenverzeichnisZeitschriftenartikel[Born01]A. Born; ERP-Anbieter bauen Brücken zur Außenwelt – Neu gemischt, iX3/2001, S. 83-87.Workshop-Bericht[ScWe03] M-A. Schultze, Michael Wettklo: ERP-Strategien im collaborative Business –ERP in der Sackgasse?. White Paper, veröffentlicht durch Detecon InternationalGmbH, Eschborn, März 2003.Diplom- / Studienarbeit[CaBS02]J. Cardoso, R.P. Bostrom, A. Sheth: Workflow Management Systems vs. ERPSystems – Differences, Commonalities and Applications. Technical Report, ComputerScience Department, University of Georgia, LSDIS La, 2002.[Kreu03]G. Kreutler: Workflow Management Systems vs. ERP Systems: Differences,Commonalities, and Applications. Seminararbeit an der Universität Klagenfurt,Institut für Informatiksysteme, Klagenfurt, 07.01.2003.Buch[Götz95] K. Götzer: Workflow – Unternehmenserfolg durch effizientere Arbeitsabläufe –Technik, Einsatz, Fallstudien. Computerwoche-Verlag München 1995.[HeSW98][Köhl98]T. Herrmann, A. Scheer, H. Weber: Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblenWorkflow-Management-Systemen 1- Von der Erhebung zum Sollkonzept.Physica-Verlag 1998.W. Köhler-Frost: Electronic-Office-Systeme – Workflow-und Groupware-Anwendungen in der Praxis. Erich Schmidt Verlag 1998Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 27

[MüSt99]B. Müller, P. Stolp: Workflow-Management in der industriellen Praxis – VomBuzzword zum High-Tech-Instrument. Springer 1999[NHDB02]G. Norris, J. Hurley, K. Hartley, J. Dunleavy, J. Balls: E-Business und ERP – InterneProesse mit dem Internet verbinden. Wiley 2002.[ÖsVo96]Hubert Österle, Petra Vogler: Praxis des Workflow-Managements – Grundlagen,Vorgehen, Beispiele. Vieweg 1996.Internet[Chri03]Christard, am 10.10.2003 veröffentlicht,http://www.net-lexikon.de/Middleware.html. Abgerufen am 31.01.2004[WFMC95] Workflow Management Coalition: The Workflow Reference Model. 1995[WFMC03][REFE03][WORD04][WORD03][IIUZ04][STRI03][SAPb04]http://www.wfmc.org/standards/docs/tc003v11.pdf. Abgerufen am 09.01.2004Workflow Management Coalition,http://www.wfmc.org/about.htm. Abgerufen am 10.12.2003Workflow Management Coalition,http://www.wfmc.org/standards/model.htm. Abgerufen am 10.12.2003.http://www.informationweek.de/index.php3?/channels/channel10/000236.htm.Abgerufen am 08.01.2004http://www.galileocomputing.de/glossar/gp/anzeige-8845/FirstLetter-WAbgerufen am 10.12.2003Institut für Informatik der Universität Zürich,http://www.ifi.unizh.ch/ikm/Vorlesungen/IM3/WS0102/IM3_files/9_2-WorkflowMgmt_slides.pdf. Abgerufen am 15.01.2004Prof. Dr. W. Stucky, C. Richter: Workflow Management – Architekturen und Produkte,Institut für angewandte Informatik und formale Beschreibungsverfahren,Sommersemester 2003.http://www.aifb.uni-karlsruhe.de/Lehrangebot/Winter2001-02/WFM03/vorges03_8_3.pdf. Abgerufen am 17.01.2004SAP Business Workflowhttp://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/de/69/31c21170ddd311ba4d0800060d888b/content.htm. Abgerufen am 18.01.2004Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme 09.02.2004 28