Ein- und ausgehende Mails - work ... for all!

Ein- und ausgehende MailsDie E-Mail-Funktion ist in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten eine der wichtigsten Aktivitätengeworden. So finden Sie Ihre ein- und ausgehenden E-Mails im eigens dafür vorgesehenenInfofenster.Auch das Schreiben von E-Mails haben wir für Sie komfortabler gestaltet. Im Folgenden zeigen wir,wie einfach und unkompliziert Sie E-Mails aus work … for all! versenden können, und welche Optionenzur Verfügung stehen.Infofenster E-MailIn diesem Infofenster landen sowohl der Postein- als auch der Postausgang. Dort erstellte E-Mailswerden automatisch abgelegt, eingehende müssen dem Kunden zuerst zugeordnet werden. MöchtenSie beide Postfächer trennen, lassen Sie sich von Ihrem Systemadministrator separate Infofensteranlegen!Erfolgreich gesendete E-Mails erkennen Sie am grünen Brief-Symbol.Bereits erstellte aber noch nicht gesendete E-Mails werdenmit einem roten Punkt markiert.Empfangene und korrekt zugeordnete E-Mails erkennen Sieam blauen Brief-Symbol.Neue E-MailFür eine neue Nachricht klicken Sie wie immer auf das Plus-Symbol im Infofenster E-Mail:An ist der primäre Empfänger. Die E-Mail geht an den ausgewählten Ansprechpartner.Hat dieser keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten, wird sie an dieallgemeine Firmen-Adresse „info@...“ versendet.Cc erhält eine Kopie der E-MailBcc ist der „Blindkopie-Empfänger“, niemand erfährt, dass Bcc eine Kopie erhaltenhat.Wie Sie es von Outlook kennen, können Sie mehrere Empfänger und Mitarbeiterangeben. Klicken Sie zum Auswählen eine der Schaltflächen an.Der Betreff ist ein Pflichtfeld, das Sie mit sinnvollem Inhalt füllen sollten, da dieserim Infofenster angezeigt wird.Wie finde ich die richtigen Empfänger?Klicken Sie auf An, Cc oder Bcc! Die schnellste und einfachste Möglichkeit einen Ansprechpartner zufinden ist das Eintippen des Vornamens, Nachnamens oder der Firmenbezeichnung in das nunfolgende Suchfeld:1

Ein- und ausgehende E-Mails- Der Filter ist standardmäßig auf die Ansprechpartner des ausgewählten Kunden gesetzt. MöchtenSie diesen aufheben, klicken Sie auf das Filter-Symbol.- Benötigen Sie die E-Mail-Adresse eines Lieferanten oder eines Mitarbeiters, benutzen Sie diegleichnamigen Schaltflächen.- Die gesamte Kunden- oder Lieferanten-Liste erhalten Sie per Mausklick auf die rechte SchaltflächeAuswahl.- Erstellen Sie eine E-Mail über die Projektebene können Sie hier Ihre Projektverteiler auswählen.- Je nach dem, was Sie eingeblendet haben, erscheint eine lange Liste mit E-Mail-Adressen, aus derSie nach Belieben auswählen und über die Schaltflächen An, Cc und Bcc übernehmen können.- Bestätigen Sie das Übernehmen der ausgewählten E-Mail-Adressen, indem Sie auf das Auswahl-Symbol ganz links klicken.Anrede in E-MailsFalls Sie weniger als vier Empfängeradressen ausgewählt haben, fügt work … for all! eine persönlicheAnrede für jeden Empfänger ein:Bei vier und mehr Adressen beginnt work … for all! die E-Mail mit „Sehr geehrte Damen und Herren“.Zuordnung der E-Mail zum AnsprechpartnerEgal welche E-Mail-Adresse Sie manuell ins Feld An eintippen oder zusätzlich noch ausgewählt haben,die E-Mail wird immer demjenigen Ansprechpartner zugeordnet, der vorher auf dem Schreibtisch ausgewähltwurde bzw. als Hauptansprechpartner eingetragen war!Die exakte Zuordnung erkennen Sie im rechten Bildschirmbereich Ihrer E-Mail-Maske:Auch hier haben Sie ggf. noch die Möglichkeit, eine Firma oder einenAnsprechpartner neu zuzuordnen, indem Sie auf die nach unten zeigendenPfeile klicken.2

Ein- und ausgehende E-MailsFunktionen zum Erstellen und Versenden der E-MailDie Zwischenablage kennen Sie aus Ihren Office-Programmen. Sie funktioniertin work ... for all! genauso! Alternativ stehen Ihnen die folgendenTastenkombinationen zur Verfügung:Strg + C: KopierenStrg + X: AusschneidenStrg + V: EinfügenAuch die Formatierungssymbole sind die gleichen wie in allen anderenOffice-Programmen. Probieren Sie einfach aus!Das Hinzufügen von Datei-Anhängen geschieht hier. Den nachfolgendenDialog kennen Sie aus anderen Windows-Programmen:- Eine Datei anhängen: Doppelklick auf die Datei- Mehrere Dateien im Block anhängen: Klick auf die erste Datei,Umschalt-Taste festhalten und Klick auf die letzte Datei.- Mehrere Dateien anhängen: Klick auf die erste, Strg-Taste festhalten,Klick auf alle weiteren anzuhängenden Dateien.Legen Sie die Priorität ggf. per Mausklick fest.Wählen Sie aus der Liste der Textbausteine, falls vorhanden.Textbausteine, die hier zur Verfügung stehen sollen, müssen zuvor vonIhnen oder Ihrem Administrator erfasst werden, und zwar unter Extras –Textbausteine.E-Mail-Vorlage erstellen: siehe separates Kapitel!Benachrichtigung erstellenE-Mail druckenRechtschreibprüfung aktivierenDie Registerkarte Einfügen beherbergt weitere Symbole zum Erstelleneiner Tabelle bzw. zum Einfügen einer Datei oder eines Hyperlinks, wieSie es auch von anderen Office-Produkten kennen. Klicken Sie bei Bedarfeinfach auf die Schaltflächen und probieren Sie diese aus!3

Ein- und ausgehende E-MailsSollten Sie ein anderes Format benötigen, klicken Sie bitte auf dieRegisterkarte Optionen und wechseln Sie es dort.- Nur Text: Enthält keine Formatierung oder Bilder- HTML: Kann Formatierungen und Bilder enthalten und ist mit denmeisten E-Mail-Programmen kompatibel. Möglicherweise wird nichtjeder Empfänger Ihre E-Mail lesen können, wenn er z.B. einen veraltetenE-Mail-Client einsetzt oder die Daten über das Internet abruft.- Rich-Text: Kann Formatierungen enthalten, ist jedoch nur mitOutlook und MS Exchange kompatibelHaben Sie den Text geschrieben und alle Einstellungen vorgenommen,klicken Sie bitte auf Senden.Wurde Ihre E-Mail aus irgendwelchen Gründen nicht richtig gesendet,oder möchten Sie dieselbe erneut an jemand ganz anderen senden,öffnen Sie die E-Mail bitte mit einem Doppelklick im gleichnamigenInfofenster und klicken auf Erneut senden.Die über work ... for all! gesendeten E-Mails werden automatisch im Infofenster beim Kunden oderAnsprechpartner sortiert nach Datum archiviert und sind hierüber jederzeit abrufbar. Die aktuellen E-Mails liegen dabei an oberster Stelle. Zum Anschauen der E-Mails älteren Datums klicken Sie bitte aufdie Infofenster-Überschrift E-Mail, und es öffnet sich die komplette Liste.Empfangene E-Mails zuordnenFür eingehende E-Mails speichern wir generell nur den Text-Inhalt.Das Zuordnen von empfangenen E-Mails ist denkbar einfach. Wechseln Sie hierfür zunächst in Ihren E-Mail-Client (Outlook, Tobit, etc.), markieren die E-Mail die Sie zuordnen möchten und ziehen dieseper Drag&Drop bei gedrückter Maustaste auf Ihren work ... for all! Schreibtisch. Die Maske zum Zuordnenvon E-Mails öffnet sich mit weiteren Möglichkeiten, den Kontakt direkt von hier anzurufen odereine aus der E-Mail hervorgehende Aufgabe zu definieren. Auch die Person, der die E-Mail zugeordnetwerden soll, kann im rechten Bildschirmbereich noch geändert werden.Empfangene und korrekt zugeordnete E-Mails erkennen Sie im Infofenster am blauen Brief-Symbol.Eine empfangene und in work ... for all! zugeordnete E-Mail könnenSie direkt hier beantworten oder weiterleiten. Unmittelbar nach demÖffnen stehen dazu die neben stehenden Funktionen zur Verfügung.Die weitere Handhabung kennen Sie bereits aus Ihren bisherigen E-Mail-Programmen.Beim Versuch eine E-Mail zuzuordnen, die bereits zugeordnet wurde, erscheint der folgende Hinweis,bei dem Sie entscheiden können, ob Sie ein Duplikat anlegen möchten (redundante Daten!) odernicht.4

Ein- und ausgehende E-MailsNutzen Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Client, haben Sie auch die Möglichkeit E-Mails direkt ausdiversen Outlook Ordnern zu importieren. Dabei werden alle E-Mails, die sich in den angegebenenOrdnern befinden, in der Mehrfachzuordnungsmaske angezeigt. Um die Ordner auszuwählen ausdenen Sie Ihre E-Mails importieren möchten gehen Sie wie folgt vor:Klicken Sie dazu zuerst in den Persönlichen Einstellungenauf E-Mail Einstellungen und dort auf die SchaltflächeAuswahl.Nun öffnet sich ein Fenster in dem Sie Ihre OutlookOrdner-Struktur sehen. Setzen Sie nun einfach einenHaken bei den Ordnern, aus denen Sie Ihre E-Mailsimportieren lassen möchten.Um den Vorgang zu starten brauchen Sie nun nur noch auf die Schaltfläche Zuordnen im InfofensterE-Mail zu klicken. Dabei werden alle noch nicht importierten E-Mails in der Mehrfachzuordnungsmaskeangezeigt. Importierte E-Mails werden in Ihrem Outlook mit einer roten Fahne markiert.Nach dem Sie das Zuordnungssymbol angeklickt haben erscheint folgende Maske:Markieren Sie nun die E-Mails die Sie zuordnen möchten und wählen Sie rechts einen Kunden oderLieferanten aus. Mit Speichern schließen Sie den Vorgang ab.5

Ein- und ausgehende E-MailsEin-/Ausblenden des ZuordnungssymbolsDas Symbol zum Zuordnen von E-Mails können Sie miteinem Rechtsklick neben den Titel, je nach Bedarf, einoderausblenden.Die E-Mail-ListeKlicken Sie im Infofenster E-Mail auf die Überschrift, und die Liste mit allen Nachrichten wird geöffnet:Ist die Schaltfläche Vorschau aktiviert, werden die Details der ausgewählten Nachricht im unterenBereich angezeigt. Der Status der E-Mail wird in der ersten Spalte symbolisiert.Weitere Funktionen des Infofensters E-MailsMit Rechtsklick auf eine E-Mail können Sie eine Aufgabe zu dieser E-Mail erstellen oder eineBenachrichtigung versenden.E-Mail-Signaturen und Vorlagen einrichtenLesen Sie hierzu bitte das gleichnamige Kapitel Signaturen und E-Mail-Vorlagen im HandbuchAdministration!Benutzerrechte in E-MailsOb Sie E-Mails anlegen, ändern und löschen dürfen, ist abhängig von den Benutzerrechten, die vomAdministrator unter Extras -> Rechte vorgenommen werden.6