© <strong>IFS</strong>ITM: Welche Anforderungen haben Siesomit an die neue <strong>ERP</strong>-Software gestellt?Welche Kriterien musste sie erfüllen?A. Novak: Eines der Hauptkriterien war natürlichdie Internationalität. Wir suchten einSystem, das alle Länder, in denen wir vertretensind, bedienen kann. Gleichzeitig sollteauch der Anbieter international aufgestellt,also mit Hauptfirma und nicht nur mit einemPartnernetzwerk an den gleichen Standortenwie wir vertreten sein. Denn zu bedenkensind die unterschiedlichen Zeitzonen in Chinaund Amerika: Zu deutscher Schlafenszeitkönnen wir keinen hundertprozentig schnellenSupport gewährleisten. Darum war es unswichtig, dass der Hersteller in greifbarer Nähesitzt.S. Ludwig: Da sich im Grunde aus unsererkleinen Finanzgeschichte doch noch die Suchenach einer ganz großen Lösung entwickelte,mussten wir uns gut überleben, wiewir alle Anforderungen möglichst zukunftsorientiertabdecken können. Aus diesemGrund stellten wir mithilfe der Software„IT-Matchmaker“ von Trovarit ein Lastenheftfür die <strong>ERP</strong>-Evaluation zusammen.A. Novak: Das hat uns sehr geholfen, dennwir waren ein wenig in Eile. Schließlich kamdie Idee für ein neues System im Juni 2009auf und im Dezember sollte bereits der Vertragunterschrieben werden.ITM: Wie viele Anbieter kamen in die engereAuswahl?A. Novak: Insgesamt waren es 12 Anbieter,doch wir konzentrierten uns auf die erstenvier, die die meisten unserer Anforderungenerfüllten. <strong>IFS</strong> lag zunächst an vierter Stelle.Die anderen Anbieter und Lösungen warenSAP, eine Branchenlösung sowie die Navision-Lösungeines Microsoft Partners. Allevier Anbieter luden wir ein, führten mit ihnenWorkshops durch und schauten uns jedenBereich im Detail an, der mit dem neuen<strong>ERP</strong>-System abgebildet werden sollte. Mitdabei waren immer die entsprechenden Bereichs-oder Abteilungsleiter unseres Hauptstandortssowie Vertreter der deutschenTochtergesellschaften. Im Nachgang bewertetenwir alle Lösungen mit standardisiertenFragebögen.ITM: Wie konnte <strong>IFS</strong> das Rennen für sich gewinnen?A. Novak: Als uns der Anbieter das erste Malbesuchte und sein System vorstellte, warenwir zunächst sehr enttäuscht. Doch späterpräsentierte er uns die neue Oberfläche seinerLösung, die uns überzeugte. Die Oberflächedes <strong>IFS</strong> Enterprise Explorer ist übersichtlichund intuitiv bedienbar. Da konntendie anderen Anbieter nicht mithalten. Gepaartmit den sehr guten Funktionen, die dieLösung bietet, lassen sich Prozesse schnellund sicher darstellen. Bereits im Auswahlprozesshaben wir uns und unsere Prozessein der Software gut abgebildet gesehen.S. Ludwig: Die erste Begeisterung zeigte sichbei uns intern in der IT-Abteilung. Wir warenüberzeugt, dass sich die Lösung vor allemaufgrund ihres Unterschieds zum konventionellenAufbau der Benutzeroberfläche definitivlohnen würde. Durch die gute Erlernbarkeiterwarten wir eine größere undschnellere Akzeptanz bei den Mitarbeitern.Wir luden den Anbieter letztlich erneut ein,um mit ihm auch zu reflektieren, warum daserste Treffen nicht von Erfolg gekrönt war.ITM: Sie sind eines der ersten Unternehmenim deutschsprachigen Raum,das die Lösung <strong>IFS</strong> Applications mitihrer neuen Oberfläche nutzt. HattenSie keine Bedenken? Haben Sie sichReferenzprojekte anschauen können?A. Novak: Referenzprojekte haben wir unsmit der alten Oberfläche angeschaut und derEinsatz bei diesen Kunden überzeugte uns.S. Ludwig: Gefühlt ist man immer der Erste.Es gibt keine andere Firma mit den gleichenProblemen. Deshalb stellten wir uns Anfangsnatürlich die Frage, ob es ein Risiko ist, aufeine Lösung mit neuer Oberfläche zu setzen.Der Anbieter versicherte uns zu diesem Zeitpunktaber, dass der Enterprise Explorerkonsequent weiter entwickelt werde.12 <strong>IFS</strong> <strong>WORLD</strong>
A. Novak: Wir hatten zwar Bedenken, da wirder erste Kunde in Deutschland sind, dochwir führten viele Gespräche mit Referenzkundenin den USA und Schweden. Zudembot uns der Dienstleister an, den Einsatz derLösung direkt vor Ort in Schweden anzuschauen.Aufgrund der guten Gespräche wardies aber nicht mehr nötig.ITM: Wie mussten Sie sich im Unternehmenauf die Einführung der neuen Lösung vorbereiten?A. Novak: Nach der Evaluationsphase vonJuni bis Dezember wurde ein Tag vor Weihnachtender Vertrag unterschrieben. Im Januar2010 scharrten wir dann alle mit den Hufen,weil wir unbedingt loslegen wollten.Doch man darf nicht vergessen, dass auf Seitendes Anbieters und des Anwenders natürlicherst einmal ein Team zusammengestelltwerden muss. Dies geschah im Januar. Ansonstengestaltete sich die <strong>ERP</strong>-Einführungwie jedes andere Projekt auch. Für uns wares ein bisschen einfacher, da wir schon sehrviele IT-Projekte durchgeführt haben. Außerdemhat uns der Anbieter an die Hand genommen.Der Projektleiter und Solution Managerleisteten gute Arbeit und lagen genauauf unserer Wellenlänge, womit wir wiederbei unserem Erfolgsrezept wären: Es sindweniger die Technologien als vielmehr dieMenschen, die auch in diesem Projekt Teamgeistzeigten und somit maßgeblich zum Erfolgbeitrugen.ITM: Wie viele Personen waren insgesamtam Projekt beteiligt?A. Novak: Bei uns in der Firma waren es 20Mitarbeiter. Die Lösung wurde parallel inGarbsen und Erlangen ausgerollt. Gleichzeitigführten wir ein Produkt-Daten-Management-System(PDM) ein. Unser <strong>ERP</strong>-Anbietersuchte sich hierzu eine Partnerfirma. ImPDM C<strong>IM</strong> Database von Contact läuft alleszusammen, was vor dem <strong>ERP</strong>-System liegt.Über eine Schnittstelle fließen sämtliche Informationenwie Artikel, Stücklisten undDokumente aus dem PDM- ins <strong>ERP</strong>-Systemund werden automatisiert der Logistik bereitgestellt.Der Einkauf erhält beispielsweise zujeder Beschaffungsposition eine Verknüpfungzur Fertigungszeichnung, wenn es diese erfordert.Ebenso werden der Produktion dienotwendingen Stücklisten und Montagezeichnungenzur Verfügung gestellt. Vorhergeschahen diese Vorgänge alle manuell.Schlussendlich haben wir also zwei Systemeeingeführt, die mittlerweile reibungslos miteinanderlaufen.ITM: Gibt es auch noch Schnittstellenzu anderen Systemen?S. Ludwig: Seit 2006 haben wir das Customer-Relationship-Management-System(CRM) Siebel im Einsatz, das eine Schnittstellezum alten System vorwies. So konntenwir zumindest bei den Kunden und den dazugehörigenAdressen eine Datenkonsistenzgewährleisten. Die gleiche Funktionalität erwartetenwir auch von der neuen <strong>ERP</strong>-Lösung.Über die realisierte Schnittstelle werdenKunden, Kontakte, CRM-relevante Artikelsowie Anlagen inklusive einer mehrstufigenStruktur der Komponenten uni- und bidirektionalabgeglichen. Desweiteren haben wirunidirektionale Schnittstellen zu unserenZeiterfassungssystemen sowie der Zollabwicklungrealsiert.A. Novak: Unser Ziel ist es, dass jeder Mitarbeiterweitestgehend mit nur noch einem Systemarbeiten muss: das Marketing, der Vertriebund der Service mit dem CRM-, dieEntwicklung mit dem PDM- und der Logistik-sowie Finanzbereich mit dem <strong>ERP</strong>-System.Durch die Schnittstellen sind alle Systememiteinander verbunden, so dass keineDaten doppelt gepflegt werden müssen.© <strong>IFS</strong>ITM: Sie erwähnten eingangs, dass dieneue <strong>ERP</strong>-Software mehr auf Internationalitätausgerichtet ist. Inwieweitmussten Sie dadurch vielleicht Kompromisseauf Prozessseite eingehen?A. Novak: Wir mussten keinerlei Kompromisseeingehen. Die Lösung kann grundsätzlichan jedem Standort eingesetzt werden.Wenn unsere chinesischen Kollegen lieber inChinesisch anstatt in Englisch arbeitenmöchten, ist das rein technisch jederzeitmöglich. Und das beschleunigt meiner Ansichtnach sogar die Prozesse, weil die Mitarbeiterdas System so schneller verstehen.ITM: Welche konkreten <strong>ERP</strong>-Moduleund Komponenten kommen heute zumEinsatz?S. Ludwig: Wir haben einen Großteil der vomDienstleister angebotenen Module im Einsatz.Das umfasst das Rechnungswesen, Vertriebund Support, Engineering, Produktionsowie die Logistik. Dazu kommen Querschnittsmodulewie Dokumenten- und Qualitätsmanagement.A. Novak: Die Entwickler arbeiten alle mitC<strong>IM</strong> Database oder einem Projekt-ManagementTool. Das <strong>ERP</strong>-System kommt dannins Spiel, wenn es um die Angebotserstellung,Materialbestellung, Produktion, Lager- undAuftragsabwicklung, Logistik, Rechnungserstellungund Finanzen geht. Alle nachfolgendenProzesse, vor allem Vertrieb, Marketingund Aftersales-Bereich, laufen über dasCRM-System.ANJA NOVAKAlter: 33Familienstand: verheiratetBeruflicher Werdegang: Ausbildungzur Industriekauffrau bei <strong>LPKF</strong>,Studium der Wirtschaftswissenschaften,Abteilungsleitung Organisationim Jahr 2008 bei <strong>LPKF</strong>Derzeitige Position:Vice President Organisation & ITHobbys: Yoga, Musik<strong>IFS</strong> <strong>WORLD</strong> 13
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