21c - QI Einführung des BK-Systems WinBK
21c - QI Einführung des BK-Systems WinBK
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<strong>Einführung</strong> <strong>des</strong> <strong>BK</strong>-<strong>Systems</strong> Win<strong>BK</strong><br />
<strong>21c</strong> - <strong>QI</strong>
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
Entscheidung zur <strong>Einführung</strong> von Win<strong>BK</strong><br />
�1. Win<strong>BK</strong> ist eine integrierte <strong>21c</strong>-Kern - Applikation<br />
�2. Keine Abhängigkeit zu Add-On-Anbieter<br />
�3. Funktionalität ist auch bei Releasewechsel sichergestellt<br />
�4. Kostenersparnis<br />
2
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
Arbeitsschritte zur <strong>Einführung</strong> von Win<strong>BK</strong><br />
�1. Ist-Analyse der bestehenden Dokumente<br />
3<br />
� Istanalyse: Welche Dokumente werden wie oft verwendet?<br />
� Weitergabe der Analyse an Fachbereich: Welche Dokumente können gelöscht werden?<br />
� Auflistung der umzustellenden Dokumente<br />
�2. Organisation <strong>des</strong> Teilprojekts<br />
� Festlegung eines Teilprojektleiters<br />
� Technische Einrichtung von Win<strong>BK</strong> (Installation, Serveranbindung, Druckereinrichtung etc.)<br />
� Auswahl der Redakteure (hohe Affinität zu EDV notwendig)<br />
� Schulung der Redakteure durch BITMARCK-Fachberater oder ISC<br />
� Erstellung einer Datenbank (Access)<br />
� Festlegung von Regeln (Corporate Design, Dateinamenkonvention, Schlagworte, Briefnamen)<br />
� Zugriffsrechte auf Verzeichnisse und Adminrechte in <strong>21c</strong> einrichten<br />
�3. Umstellung der Dokumente<br />
� Erstellung einer Standard-Dokumentvorlage (Normal.dot)<br />
� Erstellung von Briefköpfen<br />
� Erstellung von individuellen Variablen (Wertevariablen, Kassenvariablen, Fokusvariablen)<br />
� Erstellung von Dokumenten und Einbindung in <strong>21c</strong><br />
� Test der Dokumente durch Fachbereiche
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
Teilprojekt Win<strong>BK</strong> im Zeitverlauf<br />
4<br />
Istanalyse<br />
September 2008<br />
Organisation <strong>des</strong><br />
Projektteams<br />
Oktober 2008<br />
Beginn der<br />
Umstellungsarbeiten<br />
November 2008<br />
Meilenstein:<br />
90% umgestellt<br />
April 2009<br />
Beginn der finalen<br />
Dokumententests<br />
Mai 2009<br />
Go-Live<br />
01.11.2009
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
Schulung und Organisation der Redakteure<br />
�Kurzfristige Schulung vor Beginn der Umstellungsarbeiten<br />
�Erstellung von Schulungsunterlagen<br />
�Organisation von Redakteur-Besprechungen<br />
�Versendung von Infos (Newsletter an Redakteure)<br />
�Einrichtung einer gemeinsamen E-Mail-Adresse<br />
�Einrichtung einer Support-E-Mail-Anschrift um Probleme mit Win<strong>BK</strong> zu melden<br />
5<br />
Wichtig ist die gleichartige Vorgehensweise aller<br />
Redakteure bei der Briefumstellung
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
Festlegung von Regeln<br />
6<br />
Dateinamenkonvention:<br />
Schlagwort1_Schlagwort2_Nummer.dot<br />
Schlagwort 1 = Bereiche (KM, VM, UE, MA, etc.)<br />
Schlagwort 2 = Unterbereiche (Einstufung, Krankengeld, Deuev, etc.)<br />
Nummer = Auf drei Stellen festgelegt<br />
Beispiel: KM_Begruessung_001.dot<br />
Corporate Design:<br />
Schriftart<br />
Schriftgröße<br />
Abstände zu den Rändern<br />
Einrückung von Text<br />
Position <strong>des</strong> Briefkopfes<br />
Inhalte <strong>des</strong> Briefkopfes<br />
Sonderzeichen (Euro)
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
7<br />
Erstellung einer Datenbank (Access)<br />
�Übersicht der noch umzustellenden Briefe (Altbestand)<br />
�Übersicht der umgestellten Briefe (Neubestand)<br />
�Übersicht der verwendeten Bausteine !
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
Einbindung von Dokumenten in <strong>21c</strong> - Vorgehensweise<br />
8<br />
Dokument<br />
erstellen<br />
Erfassung im I-<br />
Server<br />
Erfassung im<br />
Kern-Admin<br />
Test<br />
Dokumente werden unter Beachtung aller Vorgaben als .dot –<br />
Vorlagen erstellt. Bausteine werden für sich wiederholende<br />
Textpassagen erstellt. Für Service-Telefonnummern werden<br />
Variablen verwendet.<br />
Grundeinstellung <strong>des</strong> Dokumentes: Ausgabeart,<br />
Druckersteuerung, Sortierreihenfolge<br />
Einbindung in den <strong>21c</strong>-Kern: Festlegung der Datenquelle,<br />
manuelle Variablen, Kontakthistorieneintrag,<br />
Nachbearbeitungsmöglichkeit, etc.<br />
Finaler Test <strong>des</strong> Dokumentes: Grundsätzliche Funktionalität,<br />
Variablenauflösung, Formatierung, Druckersteuerung
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
Beispiel: 1. Dokument erstellen<br />
9<br />
.MEKopf_Standard_SB_001.doc<br />
Fortführung Ihrer Krankenversicherung<br />
.MEAL_Baustein_008.doc<br />
Ihr Versicherungsverhältnis hat sich nach meinen Informationen geändert. Damit Sie<br />
auch weiterhin bei uns krankenversichert sind, benötige ich Ihre Unterstützung.<br />
Bitte senden oder faxen Sie den beigefügten Fragebogen innerhalb von fünf Tagen<br />
ausgefüllt zurück. Sie können mir die Angaben auch gerne telefonisch durchgeben.<br />
Wichtig: Nur durch Ihre Mithilfe können wir sicherstellen, dass Ihr<br />
Versicherungsschutz auch weiterhin besteht.<br />
.MEAL_Baustein_002.doc<br />
Freundliche Grüße<br />
«sba_sbvname» «sba_sbname»
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
2. Erfassung im I-Server<br />
10
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
3. Erfassung im Kern-Admin<br />
11
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
4. Test: Ausdruck <strong>des</strong> Briefes über den <strong>21c</strong> - Kern<br />
12
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
13<br />
Systematik der Datenquellen in <strong>21c</strong><br />
�<strong>21c</strong> übergibt fachbezogene Variablen an das <strong>BK</strong>-System<br />
� In jedem Fachbereich gibt es ein Portfolio an verschiedenen Variablen<br />
� Die Datenquelle ist abhängig vom Anwendungsfall<br />
�Jede Vorlage wird im Kern-Admin genau einer Datenquelle zugeordnet<br />
� Briefe können nur aus der jew. Fach-Anwendungsmaske heraus gedruckt werden<br />
� Es werden nur die Briefe im Druckdialog angezeigt, die dieser Datenquelle zugeordnet wurden<br />
� Bei übergeordneten Datenquellen (z.B. Meldungen) sind Briefe aus mehreren Anwendungsfällen heraus<br />
aufrufbar<br />
�Fachinformationen sind notwendig, um die Briefe den Datenquellen zuzuordnen<br />
� Redakteure müssen über entsprechen<strong>des</strong> Fachwissen verfügen<br />
� Redakteure müssen für jeden Brief die entsprechende Datenquelle kennen (Einbindung Fachbereiche)
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
14<br />
Datenquellen in <strong>21c</strong><br />
Es gibt in <strong>21c</strong> über 100 verschiedene Datenquellen – Hier ein paar Beispiele:<br />
Datenquelle für allg. Partnerdaten (Document)<br />
Datenquelle für individuellen Leerbrief (Document)<br />
BEI - BPDUR Übersicht der Arbeitgeberbeiträge (List)<br />
BEI - BPDUR Übersicht der Arbeitnehmerbeiträge (List)<br />
BEI - Stammdaten für Arbeitgeber (Document)
<strong>Einführung</strong> Win<strong>BK</strong><br />
Eckdaten Teilprojekt Win<strong>BK</strong><br />
15<br />
�Anzahl Redakteure: 8<br />
�Anzahl Briefe WinEfW: 3.400<br />
�Anzahl Briefe Win<strong>BK</strong>: 1.200<br />
�Anzahl Bausteine Win<strong>BK</strong>: 80<br />
�Anzahl erstellter Variablen: 360<br />
�Laufzeit Teilprojekt: 7 Monate<br />
�Nach Go-Live: Support durch 2 Redakteure - EDV
Vielen Dank für die Aufmerksamkeit
Name<br />
Thomas Kieber<br />
Telefon<br />
06 11 999 09 – 175<br />
Fax<br />
06 11 999 09 - 77175<br />
Email<br />
thomas.kieber@bkk-ruv.de<br />
Abteilung<br />
Qualitätsmanagement / Innenrevision<br />
Stand<br />
03. Februar 2010<br />
Weitere Informationen<br />
im Internet<br />
www.bkk-ruv.de<br />
Vielen Dank für die Aufmerksamkeit
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