Interdisziplinäre Kanzleien gezielt steuern

ORGANISATIONDATEV
Interdisziplinäre Kanzleien
gezielt steuern
Bereichsübergreifendes Controlling sichert Wettbewerbsvorteile.
Rechtsanwälte und Steuerberater
erkennen zunehmend,
dass sie erfolgreicher sein
können, wenn sie gemeinschaftlich
am Markt agieren.
Aus den in der Regel langfristigen
Mandantenbeziehungen des Steuerberaters
erwachsen regelmäßig lukrative Rechtsberatungs-Mandate.
Zudem ist es für die Kanzlei
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ein Kundenbindungs-Element, wenn Rechtsund
Steuerberatung unter einem Dach abgedeckt
werden können. Arbeiten Rechtsanwälte
und Steuerberater gemeinsam in einer interdisziplinären
Kanzlei, sind allerdings einige
Besonderheiten in der Organisation zu berücksichtigen.
Als äußerst wichtig erweist sich hierbei die
Einrichtung eines differenzierten Controllings.
Dies ist unerlässlich, um der interdisziplinären
Partnerschaft eine zuverlässige Grundlage für
die wirtschaftlich erfolgreiche Kanzleisteuerung
zu geben. Denn auch Sozietäten oder
Partnerschaftsgesellschaften von Rechtsanwalt
und Steuerberater können nur dann Gewinn
bringend wirtschaften, wenn sie Kosten und
Erträge planen und permanent überprüfen. Da
sich aber Arbeitsorganisation und Abrech-

nungsmodalitäten beider Berufsgruppen
grundlegend unterscheiden, sind die Anforderungen
an ein übergreifendes Controlling sehr
spezifisch. Spezielle Organisationslösungen für
solche Mischkanzleien bietet etwa die Nürnberger
DATEV eG an.
Deren Kanzleiorganisationsprogramm
Phantasy unterstützt zunächst die Rechtsanwaltskanzlei
bei der Arbeitsorganisation insbesondere
mit Funktionen wie Akten- und
Adressverwaltung, Verwaltung von Fristen und
Terminen, Mandantenkonto, transparenter
Finanzbuchführung sowie Zwangsvollstreckung.
Für die Abrechnung der anwaltlichen Leistungen
sind die Gebührentatbestände und Anrechnungsvorschriften
nach dem bestehenden
Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) hinterlegt.
Ein nützliches Werkzeug ist der Auswertungspool,
der eine ABC-Analyse über den
Mandantenstamm, eine einfache Identifikation
profitabler Mandate und Referate sowie die
Erlösverteilung als Basis für die Gewinnverteilung
möglich macht. Das Programm verfügt
zudem über ein Auskunftssystem, mit dem sich
die aktuellen Zahlen und Fakten übersichtlich
aufbereiten lassen. Einen Überblick über die
wichtigsten kurzfristig beeinflussbaren Steuerungsgrößen
gibt das Anwalts-Cockpit, das die
Informationen tagaktuell und übersichtlich auf
einer Bildschirmseite zusammenfasst.
ORGANISATIONSSOFTWARE
Analog steht dem Steuerberater und dem
Wirtschaftsprüfer mit Eigenorganisation
comfort eine umfassende Organisations- und
Controllinglösung zur Verfügung, die auf ihre
Arbeitsorganisation zugeschnitten ist. Zu den
hier maßgeblichen Funktionalitäten gehört die
Unterstützung bei den Kernprozessen Stammdaten-
und Dokumentenverwaltung, Leistungserfassung
und Rechnungsschreibung,
Fristenkontrolle sowie Bescheidabgleich. Für
eine effiziente Kanzleisteuerung bietet das
System eine operative und strategische Mitarbeitereinsatzplanung,
die eine optimale Ressourcenauslastung
sicherstellt. Ein weiteres
zentrales Element ist eine prozessorientierte
Auftragsplanung und -steuerung, die Handlungsbedarf
(zum Beispiel bei Terminverzug
oder Kostenüberschreitungen) aktiv meldet.
In interdisziplinären Kanzleien ist jedoch
nicht allein die Funktionsvielfalt der einzel-
nen Lösungen von Bedeutung. Für eine übergeordnete
Betrachtung müssen die relevanten
Informationen aus beiden Systemen zusammenfließen.
Dies ist wegen der unterschiedlichen
Arbeitsweisen der zwei Berufsfelder
jedoch nicht einfach: Während für den
Rechtsanwalt die Akte der zentrale Ordnungsbegriff
ist, organisiert sich der Steuerberater
nach Aufträgen. Um dieses Problem zu lösen
und den Datenfluss zwischen den Programmen
zu optimieren, geht die Kompatibilität
der Systeme Phantasy und Eigenorganisation
comfort über eine bloße Export- oder Import-
Schnittstelle hinaus.
ZENTRALE STEUERUNG
So können in Eigenorganisation comfort
auch die Aufträge aus dem rechtsanwaltlichen
Bereich angezeigt werden. Auf diese Weise ist
das Programm in der Lage, alle Dienstleistungsbereiche
von Rechtsanwälten, Steuerberatern
und Wirtschaftsprüfern zentral abzubilden.
Der interdisziplinären Kanzlei liefert dieser
Datenpool die Basis für eine übergreifende
Steuerung – sowohl auf operativer als auch auf
strategischer Ebene, da sich alle geografischen,
rechtlichen, kostenrechnerischen und
organisatorischen Strukturen darstellen lassen.
Durch diese Gesamtsicht wird es möglich, für
alle Dienstleistungsbereiche zentral die Pla-
nung vorzunehmen und die Steuerung der
Aufträge mit Aktenbezug operativ zu unterstützen.
So lässt sich der Mitarbeitereinsatz
über alle Dienstleistungsbereiche der Kanzlei
optimal planen.
Als Basis für die zentrale Pflege aller
Stammdaten dient eine zentrale Mandanten-,
Mitarbeiter- und Institutionsverwaltung.
Ebenso lassen sich die Überwachung von
Fristen, die Bescheidprüfung und die Korrespondenzerstellung
zentral steuern. Die Aufwandserfassung
erfolgt einheitlich im Steuerberater-System.
Die Daten stehen dann in der
Anwalts-Lösung für die Rechnungskalkulation
und Fakturierung zur Verfügung. Die verdichteten
Rechnungsdaten lassen sich wiederum von
der Akte an den Mandantenauftrag übergeben.
Aufgrund der durchgängigen Datenweitergabe
sind Informationen jeweils dort verfügbar,
wo sie gebraucht werden, und liefern die
Grundlage für eine gezielte betriebswirtschaftliche
Steuerung der gesamten Kanzlei. Aufgrund
der kumulierten Datenbasis steht den
Nutzern dazu ein umfassendes Auswertungspaket
zur Verfügung, das ein anwendungsübergreifendes
Controlling zur Kanzleisteuerung
unterstützt. Für die Gesamtkanzlei lassen sich
damit Auswertungen wie ein gemeinsames
Rechnungsausgangsbuch, Jahrestabellen oder
Monatsstatistiken erstellen.
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ZUSAMMENARBEIT: Rechtsanwälte und Steuerberater erkennen zunehmend,
dass sie erfolgreicher sein können, wenn sie gemeinschaftlich am Markt agieren.
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