Checkliste - Sind Sie fit für SEPA? (PDF) - RV Bank Rhein-Haardt eG

SEPA – Single Euro Payments AreaCheckliste für Firmen, Behörden und VereineIm Rahmen der Einführung von SEPA müssen alle bisherigen Einzugsermächtigungslastschriften in sogenannteSEPA-Basis-Lastschriften umgestellt werden; Abbuchungsauftragslastschriften müssen in SEPA-Firmen-Lastschriften umgestellt werden. Dies macht außerdem die Umstellung („Umdeutung“) der vom Kundenerteilten Einzugsermächtigungen in sog. SEPA-Lastschrift-Mandate erforderlich. Abbuchungsaufträge könnennicht umgedeutet werden. Hier ist die Einholung neuer Aufträge (SEPA-Firmen-Lastschriftmandate) notwendig.Was ist zu tun?1 Beantragen Sie bei der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer (CI) unter:www.glaeubiger-id.bundesbank.de2 Überprüfen Sie Ihre Zahlungsverkehrssoftware und IhrFinanzbuchhaltungsprogramm auf SEPA-Fähigkeit. Fragen Sie beiIhrem Softwareanbieter nach. Ggf. müssen Updates eingespielt werden.3 Geben Sie Ihre Bankverbindung auf Ihren Rechnungen, relevantenFormularen und Zahlscheinen zusätzlich mit IBAN und BIC an.4 Fragen Sie Ihre Geschäftspartner, Kunden bzw. Mitglieder nach derenBankverbindung auf der Basis von IBAN und BIC. Ergänzen Sieentsprechend die Angaben in Ihren Stammdaten/Buchhaltung.5 Schließen Sie mit Ihrer Bank eine neue „Vereinbarung über den Einzugvon Forderungen durch Lastschriften (Inkassovereinbarung)“ ab.Hierzu benötigen Sie Ihre Gläubiger-ID, welche Sie bei der DeutschenBundesbank beantragt haben (siehe Punkt 1).Wer setzt esum?Erledigt?Ja/Nein6 SEPA-Lastschriften können i.d.R. nur „online“ eingereicht werden. Esgibt keine Lastschrift-Belege mehr. Falls noch nicht geschehen,schließen Sie mit Ihrer Bank eine „Vereinbarung über die Nutzung desOnline-Banking“ ab. Überprüfen Sie in diesem Zusammenhang, ob IhrZahlungsverkehrsprogramm „Online-Banking fähig“ ist.7 Überlegen Sie sich eine Vergabemethode bzw. den Aufbau für dieMandatsreferenz. Jedes SEPA Lastschriftmandat muss eine eindeutigeNummer aufweisen, durch die eine eindeutige Identifizierung derzugrundeliegenden Forderung möglich ist. Diese Mandatsreferenzkönnen Sie frei wählen; sie darf bis zu 35 alphanumerische Zeichen langsein. Als Mandatsreferenz kann zum Beispiel eine Vertragsnummerverwendet werden.8 Umdeutung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Lastschriftmandate. Informieren Sie Ihre Kunden/Mitglieder schriftlichüber die Änderung des Lastschriftverfahrens. In diesem Schreiben teilenSie Ihrem Kunden/Mitglied Ihre Gläubiger-ID (siehe Punkt 1) und dieMandatsreferenz (siehe Punkt 7) mit. Das „Unterschriftsdatum“ für dasSEPA-Mandat (im SEPA-Lastschrifteinzug ein Pflichtfeld) können Sieselbst definieren. Es muss allerdings nach dem Datum desInformationsschreibens liegen. Wichtig: Die Möglichkeit derUmdeutung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandathaben Sie nur dann, wenn Ihnen die ursprüngliche EinzugsermächtigungIhres Kunden schriftlich vorliegt. Musteranschreiben mit oder ohnegleichzeitige Vorabinformation (siehe Punkt 13) finden Sie unter:www.rvbank-rhein-haardt.de/sepaStand: 30. September 2012

SEPA – Single Euro Payments AreaCheckliste für Firmen, Behörden und VereineWas ist zu tun?9 Wenn Sie neue Einzugsermächtigungen einholen, lassen Sie sich gleichein Kombimandat unterschreiben. Dadurch sparen Sie sich später dieNeueinholung eines SEPA-Lastschriftmandates bzw. die Umdeutung.Beispiele für alle Arten von SEPA-Lastschriftmandaten finden Sie unter:www.rvbank-rhein-haardt.de/sepa10 Wenn Sie Lastschriften im Abbuchungsauftragsverfahren einziehen,müssen Sie von Ihren Kunden ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandateinholen. Eine Umdeutungsmöglichkeit wie bei der Einzugsermächtigunggibt es hier nicht. Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren kannzukünftig nur noch zwischen Geschäftskunden („Nicht-Verbrauchern“)genutzt werden. Beispiele für ein SEPA-Firmenlastschrift-Mandat findenSie unter: www.rvbank-rhein-haardt.de/sepaWenn Sie Abbuchungsaufträge mit Privatpersonen (Verbraucher)vereinbart haben, müssen Sie künftig ein anderes Zahlungsverfahren,wie z.B. das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren verwenden.11 Erfassen Sie die Mandatsdaten (Mandatsreferenz, Abschlussdatum,Ausführungsart) in Ihrer Zahlungsverkehrssoftware oder IhremFinanzbuchhaltungsprogramm. Auch Änderungen der Mandatsdatenmüssen erfasst werden. Diese Daten sind Pflichtfelder in der SEPA-Lastschriftdatei.12 Führen Sie eine schriftliche Mandatsakte. Legen Sie die Mandate inkl.evtl. Änderungen alphabetisch ab. Bei Reklamation desZahlungspflichtigen müssen Sie gegebenenfalls das Mandat vorlegen.13 Mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit müssen Sie IhreKunden/Mitglieder über die anstehende Lastschrift informieren. DieseVorabinformation (Pre Notification) enthält den Betrag der Lastschrift,den Fälligkeitstag, die Mandats-ID und Ihre Gläubiger-ID. Beiwiederkehrenden Lastschriften muss die Vorabinformation nur einmalerfolgen. Die Vorabinformation kann auch z.B. ein Teil einer Rechnungoder eines Vertrages sein. Sie können individuell mit IhrenKunden/Mitgliedern andere Fristen vereinbaren.14 Einreichungsfristen für SEPA-Basis-Lastschriften:Erst- und Einmallastschriften müssen Sie spätestens 7 Bankarbeitstagevor Fälligkeit und Folgelastschriften spätestens 4 Bankarbeitstage vorFälligkeit bis 16 Uhr bei der Bank einreichen. Sie können dieLastschriften frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit einreichen.15 Einreichungsfristen für SEPA-Firmen-Lastschriften:SEPA-Firmenlastschriften müssen Sie spätestens 3 Bankarbeitstage vorFälligkeit bis 16 Uhr bei der Bank einreichen. Bei der Firmenlastschriftist es egal, ob es sich um eine Erst- oder Folgelastschrift handelt. Siekönnen die SEPA-Firmenlastschriften frühestens 14 Kalendertage vorFälligkeit bei uns einreichen.Wer setzt esum?Erledigt?Ja/NeinStand: 30. September 2012