Handbuch zur Einhaltung der Antikorruptionsgesetze - Universal ...

Handelsvertretertreter zu verwalten und nutzt hierfür ein vom ComplianceKomitee genehmigtes, standardisiertes Verwaltungssystem,um Aktivitäten und Fragen der Verkaufsvertreter zuerfassen und zu überwachen.Alle Verkaufsvertreter werden von Personal, welches vomCompliance Komitee designiert wurde, bezüglich ihrerVerpflichtungen gemäß der entsprechenden Vereinbarungenund geltenden Gesetzen zur Anti-Korruptions-Compliancegeschult. Das Compliance Komiteeist dafür verantwortlich (in Zusammenarbeit mit kompetentemManagement-Personal, einschließlich des SRO)einen Zeitplan für ein solches Training zu erstellen undsicherzustellen, dass alle Verkaufsvertreter Kopien vonUniversals Verhaltenskodex und gültigen Compliance-Richtlinien erhalten, sowie alle Fragen zu klären, die sichaus solch einer Schulung ergeben.Das DDA und Compliance Komitee sind, mit Unterstützungdurch lokales und regionales Compliance-Personal,dafür verantwortlich, regelmäßige Überwachungsberichtezu den Aktivitäten von Verkaufsvertretern von demzuständigen Geschäftspersonal zu erhalten und zu prüfen.Bestandteil dieses Verfahrens ist eine Prüfung aller Informationen,die von Verkaufsvertretern gemäß der vertraglichenVerpflichtungen abgegeben wurden. Als Teil dieserVerantwortung muss der SRO mindestens einmal pro Jahrfür jeden Verkaufsvertreter einen Performance ActivityReport (PAR) erstellen. Der PAR muss unter anderem eineBeschreibung der kommerziellen Aktivitäten des Verkaufsvertreters,das Verkaufsvolumen, compliance-relevanteAngelegenheiten, in die der Verkaufsvertreter verwickeltwar und die Ausgaben des Verkaufsvertreters im Zusammenhangmit staatlichen Kunden einschließen.Viele der Vereinbarungen von Universal enthalten dieanzuwendende Provisionsrate, aber erlauben eine Anpassungmit beidseitiger schriftlicher Zustimmung. Dies sollermöglichen, dass die Provisionsraten reduziert werdenkönnen, falls es während der Verhandlungen notwendigwird, den entsprechenden Verkaufspreis konkurrenzfähigzu gestalten, oder die Provisionsrate zu steigern, umden Verkauf von Nebenprodukten zu ermöglichen. AlleVorschläge zur Anpassung einer Provisionsrate, die voneiner genehmigten Vereinbarung festgelegt wurde, müssenschriftlich vom Compliance Komitee genehmigt werden,bevor eine Anpassung und Umsetzung vereinbart werdenkann.Alle drei Jahre nach der Umsetzung oder nach der Durchführungder letzten Due Diligence, fordert das ComplianceKomitee eine aktualisierte Due Diligence zu allenVereinbarungen mithilfe der verantwortlichen Geschäftseinheitenan. Eine solche Due Diligence istan die Erneuerung solcher Vereinbarungen gebunden,die den geltenden Vertragsbedingungen entsprechen.Die Überprüfung wird alle relevanten Fragen behandeln,einschließlich von: Andauernder geschäftlicher Notwendigkeit fürden Einsatz eines Verkaufsvertreter und Einschätzungder weiterhin bestehenden Angemessenheitder Vergütung des Verkaufsvertreters, basierendauf dessen Geschäftsleistung. Aktualisierung der Due Diligence-Informationenbetreffend des Verkaufsvertreters und der Unterbevollmächtigtenoder verbundener Verkäufer. Einhaltung aller Verpflichtungen zur Bekämpfungvon Korruption und anderer vertraglicher Sicherheitsklauseln. Bedarf an und Ergebnis von allen Befragungen/Prüfungen des Verkaufsvertreters. Notwendigkeit von Ergänzungen der Vereinbarungenim Zusammenhang mit Compliance-Fragen. Bedarf an zusätzlichen Compliance-Schulungenfür Verkaufsvertreter und zuständige Mitarbeitervon Universal, welche die Geschäftsbeziehungverwalten.14