Handbuch zur Einhaltung der Antikorruptionsgesetze - Universal ...

DrittparteienRisiko der Kategorie I (hoch) klassifiziert werden und derAntragsteller muss dann die notwendigen Verfahren fürDritte der Kategorie I durchführen. Alle identifiziertenWarnsignale müssen vom, und zur Zufriedenheit des,zuständigen Regionalen Compliance Teams oder ComplianceKomitees durch zusätzliche spezifische Diligence (wieeine Befragung des potentiellen Partners oder die Retentioneines Händlers, der auf Due Diligence spezialisiert ist, umzusätzliche Information zu bekommen), vertragliche Sicherheitsklauseln,Training, und/oder anderen angemessenenFörderunterricht adressiert werden.Alle Dritten der Risikokategorie I (hoch) und II (mittel)müssen sich alle drei Jahre einer erneuten Due Diligenceunterziehen. Im Falle einer entscheidenden Veränderungdes Dritten oder unserer Inanspruchnahme des Drittenmuss dies früher geschehen. Sollte diese erneute DueDiligence nicht innerhalb dieses Zeitraums (und allenangemessenen, vom Compliance Komitee genehmigten,Verlängerungen dieses Zeitraums) durchgeführt werden,so wird -die Vereinbarung mit dem Dritten unter Einhaltungder standardmäßigen Kündigungsregelungen desVertrags gekündigt.BEWERTUNG & GENEHMIGUNGDritte der Risikokategorie III (niedrig) werden von IhremUnternehmen gemäß den „Compliance Standard OperatingProcedures für Dritt-Dienstleister“ genehmigt. Dritteder Risikokategorie II (mittel) müssen vom zuständigenRegionalen Compliance Team genehmigt werden. Dritteder Risikokategorie I (hoch) müssen vom ComplianceKomitee in Richmond genehmigt werden.VERTRAGLICHE SICHERHEITSKLAUSELN& KONTROLLEBevor jegliche Geldmittel von Universal an einen Drittenfließen, muss das betroffene Universal-Unternehmenund der Dritte einen schriftlichen Vertrag oder andereschriftliche Dokumentation ausgehandelt und ausgeführthaben, welche Bedingungen und Konditionen enthält, dierelevante Korruptionsrisiken adressieren. Eine vollständigeListe der Bedingungen und Konditionen, die für diejeweilige Kategorie des Dritten erforderlich sind, befindetsich in den „Compliance Standard Operating Proceduresfür Dritt-Dienstleister“. Wie in den “Compliance StandardOperating Procedures für Dritt-Dienstleister“ spezifiziert,müssen schriftliche Vereinbarungen mit Dritten, die nichtdie erforderlichen Bedingungen und Konditionenenthalten, vom Compliance Komitee oder RegionalenCompliance Team genehmigt werden.ÜBERWACHUNG & TRAININGDritte der Kategorien I und II müssen ihre Compliance mitden relevanten Regelungen der schriftlichen Vereinbarungenauf jährlicher Basis oder mit einer vom ComplianceKomitee anderweitig festgelegten Regelmäßigkeit zertifizieren.Das Compliance Komitee muss einen Zeitplanfestlegen für Anfragen, Verifizierung und Nachuntersuchungbezüglich aller Fragen, die sich aus einer solchenZertifizierungen ergeben.Dritte werden bezüglich ihrer Verpflichtungen gemäßden zutreffenden Vereinbarungen und gültigen Gesetzenzur Anti-Korruptions-Compliance ausgebildet. DieRegelmäßigkeit und Art des Trainings wird vom ComplianceKomitee festgelegt. Das Compliance Komitee istdafür verantwortlich (in Zusammenarbeit mit angemessenemManagement-Personal) alle Fragen zu klären, diesich aus solch einem Training ergeben und sicherzustellen,dass der Dritte Kopien von Universals Verhaltenskodexund gültigen Compliance-Richtlinien erhalten hat.Der Antragsteller oder eine andere vom ComplianceKomitee oder Regionalen Compliance Team (je nachZuständigkeit) designierte Person ist dafür verantwortlich,die Aktivitäten des Dritten regelmäßig mit Unterstützungdurch das lokale und regionale Compliance-Personal zuüberwachen. Diese Aktivität wird im Einklang mit den„Compliance Standard Operating Procedures für Dritt-Dienstleister“ oder wie anderweitig vom ComplianceKomitee gefordert, das Erstellen eines Berichts zu denAktivitäten des Dritten, eine Überprüfung der Zertifizierungendes Dritten und die Benachrichtigung des ComplianceKomitees oder Regionalen Compliance Teams überFragen, die im Laufe der Inanspruchnahme des Drittenentstehen können, beinhalten.19