Handbuch zur Einhaltung der Antikorruptionsgesetze - Universal ...

Geschenke, Reisen und Unterbringungdiese Ausgaben decken. Die Lohnbuchhaltung ist dafürverantwortlich sicherzustellen, dass Mitarbeiter Zahlungenoder Erstattungen von Ausgaben ordnungsgemäß dokumentieren,einschließlich des Zwecks und Ausgabebetragssowie der Namen und Funktionen der Beteiligten.GESCHENKE, REISEN & UNTERBRINGUNG FÜRREGIERUNGSMITGLIEDERDas Angebot von Geschenken, Reisen oder Bewirtung anStaatsbeamte birgt ein höheres Maß an Compliance-Risikenals an Individuen, die nicht im Dienste des Staatesstehen. Aufgrund dieser erhöhten Risiken unterliegenVergünstigungen für Staatsbeamte zusätzlichen Anforderungenund Einschränkungen:A. Allgemeine Anforderungen. Jedes Unternehmenmuss beim Angebot von Geschenken, Reisen undBewirtung an Staatsbeamte die schriftlichen Compliance-Standardarbeitsanweisungen(SAA) einhalten,die vom Richmond Compliance Komitee genehmigtwurden. Jedes Angebot von Geschenken, Reisen undBewirtung an Staatsbeamte muss:1. Auf einem rechtmäßigen geschäftlichen Zweckberuhen;2. Einen vernünftigen und angemessenen Werthaben;3. Soweit von den Compliance-Standardarbeitsanweisungen(SAA) gefordert, im Vorfeld vonzuständigen Compliance-Mitarbeitern genehmigtwerden;4. Unterbleiben, wenn es als Bestechung gesehenwerden oder den Anschein von Unangemessenheitwecken könnte;5. Mit allen einschlägigen Gesetzen und Regelungenübereinstimmen.B. Geschenke. Alle Geschenke an Staatsbeamte müssenauf einen Nominalwert begrenzt sein. Geschenkedürfen nicht in Form von Bargeld oder Äquivalenten(wie Darlehen oder Geschenkkarten) gegeben werden.Nach Maßgabe der SAA müssen bestimmte Geschenkeoder Vergünstigungen für Staatsbeamte im Vorfeldgenehmigt werden. Um eine solche Genehmigung zuerhalten, muss der Antragsteller von Universal einausgefülltes GTH-Antragsformular gemäß den SAAeinreichen. Die SAA legen den Grenzwert für Genehmigungenfest und bestimmen, wem der Antrag zurGenehmigung vorgelegt werden muss.C. Reisebezogene Ausgaben. Unter besonderen Umständenist es Mitarbeitern von Universal gestattet, einemStaatsbeamten Reise und Unterkunft anzubieten,um den Standort eines Unternehmens von Universalzu besuchen, um an einer Universal-Geschäftsbesprechungteilzunehmen oder Produkte und Dienstleistungenvon Universal zu vermarkten. Die SAA erfordern,dass bestimmte reisebezogenen Ausgaben im Vorfeldgenehmigt werden müssen. Um eine solche Genehmigungzu erhalten, muss der Antragsteller von Universalein ausgefülltes GTH-Antragsformular gemäßden SAA einreichen. Die SAA legen den Grenzwertfür Genehmigungen fest und bestimmen, wem derAntrag zur Genehmigung vorgelegt werden muss.D. Bewirtung. In besonderen Ausnahmefällen könnenUniversal-Mitarbeiter Staatsbeamten Mahlzeiten undUnterhaltung anbieten. Ein solcher Ausnahmefallliegt beispielsweise vor, wenn einem Beamten, deran einem Standort eine Inspektion durchführt, eineMahlzeit angeboten wird oder wenn Mitarbeiter vonstaatseigenen Kunden nach einem Tag mit Geschäftsbesprechungenzum Abendessen eingeladen werden.Die SAA erfordert, dass bestimmte Mahlzeiten undUnterhaltungsmaßnahmen für Staatsbeamte im Vorfeldgenehmigt werden oder eine zuständige Compliance-Stellevon Universal benachrichtigt werdenmüssen. Um eine solche Genehmigung zu erhalten,muss der Antragsteller von Universal ein ausgefülltesGTH-Antragsformular gemäß den SAA einreichen.Die SAA legen den Grenzwert für Genehmigungenfest und bestimmen, wem der Antrag zur Genehmigungvorgelegt werden muss. Wenn StaatsbeamtenMahlzeiten oder andere Unterhaltung angebotenwird, sollte mindestens ein Mitarbeiter von Universalanwesend sein.Zusätzlich zu den oben angeführten allgemeinen Anforderungengilt für reisebezogene Ausgaben für Staatsbeamtefolgendes:32