20/06/2013 LIC13006 Volunteer Broschuere web (pdf - 3.3 MB)

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013VolunteerBooklet96. Lions Clubs InternationalConvention 2013in HamburgSEITE 1 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013MeetfriendsinHamburg5. - 9. Juli 2013SEITE 2 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Inhalt1. Wozu dient dieses Booklet?2. Code of Conduct für Volunteers(Claus-Dieter Brandt)3. Einverständniserklärung(in doppelter Ausführung zum Unterschreiben)4. Aufgabenbeschreibungen der Volunteer-Teams4.1 Volunteer-Betreuung(Gabriela Schroeder de Zinkeisen)4.2 Board Meeting (Petia Angelrodt)4.3 Convention-Hotels: Hospitality Desks(Mechthild Walterspiel)4.4 Welcome Desk am Flughafen(Dr. Hans-Erhard Sulanke)4.5 Welcome Desk am Bahnhof Dammtor(Dr. Klaus Zinkeisen)4.6 DGE-School (Adriaan van Dijk)4.7 Parade (Frank-Martin Heise)4.8 O 2 World Arena (Constanze Leissling)4.9 Sergeants-at-Arms (Udo Genetsch)4.10 Hamburg Messe (Sybil Kemna)4.11 Flaggenparade (Simone Lühr)5. Information für besondere SituationenSEITE 3 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 20131. Wozu dient dieses Booklet?Liebe Volunteers,bald zehn Jahre ist es her, dass wir zum ersten Malüber Pläne für eine Lions Clubs International Conventionnachgedacht haben. Was wir damals noch alsUtopie, als eine fantastische Idee empfanden, soll nunwahr werden: Die 96. Lions Clubs International Conventionwird in Deutschland, in Hamburg zur Realität.Wir deutsche Lions erwarten viele tausende Lions-Freunde aus aller Welt mit ihren Partnern zu Gast hierin Hamburg. Wir wollen ihnen gute Gastgeber sein. MitStolz können wir ihnen zeigen, wie präsent und kräftig„Lionismus“ heute in Deutschland ist, welche Leistungsfähigkeitunsere Organisation hier erreicht hat,wie stark Lions nach gut 60 Jahren stetiger Aufwärtsentwicklungin Deutschland geworden sind.Sie haben sich bereit erklärt, als Volunteer durch IhrenEinsatz inmitten dieser riesigen Veranstaltung zu derenGelingen mit beizutragen, sich einzubringen, unserenGästen einen freundlichen Empfang zu bereiten undsie hilfreich durch die Convention zu begleiten. Dafürmöchten sich alle Mitglieder des Host Committees beiIhnen sehr herzlich bedanken. Es entspricht dem Geistunserer Lions-Idee, dass wir ehrenamtlich tätig werdenund mit freundschaftlicher Hilfe der Veranstaltung einsympathisches Erscheinungsbild geben wollen: Das istim besten Sinne unser „We Serve“ untereinander, beidiesem großen Ereignis, bei dem Sie und zahlreicheMithelfer mit Begeisterung im Einsatz sind.SEITE 4 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Mit diesem Booklet möchten wir Sie zu Beginn IhresEinsatzes ansprechen und Ihnen Information und Orientierunggeben. Sie erhalten dieses Volunteer-Bookletin Form einer pdf-Datei per E-Mail als Vorabinformationvon Ihren Teamleitern vor Ihrem Einsatz auf der InternationalConvention, um Sie ein wenig auf Ihren Einsatzeinzustimmen und Ihnen schon vorher Information undOrientierung zu geben. Eine gedruckte Version diesesBooklets bekommen Sie in Hamburg zusammen mit Ihrenanderen Ausrüstungsgegenständen für den Einsatz.Zusammen mit Ihrem Namensschild wird Ihnen auchein persönliches Ticket für den Hamburger Nahverkehrausgehändigt werden, das Ihnen Freizügigkeit imStadtgebiet an Ihren Einsatztagen ermöglicht und zwarunabhängig von den Shuttlebussen für den Convention-Verkehr zwischen den Veranstaltungsorten.Dies ist für uns alle die erste und wohl auf längere Sichteinzige Convention in Deutschland, die wir miteinandergestalten dürfen, und wir möchten sie zusammen mitIhnen zu einem Erfolg machen, an den wir uns gernerinnern werden. Gestatten Sie uns daher, Ihnen mitdem Booklet vorher einige Hinweise, Leitlinien sowienützliche Informationen für die Aufgabe allgemein zugeben, und Ihnen außerdem die zuständigen Teamleitervor Ort mit ihren Stellvertretern zu benennen.Als Volunteers treten wir in Hamburg in der Doppelrolleals Teilnehmer und gleichzeitig als Mitveranstalter an:Jeder Volunteer steht bei seinem Einsatz mit für die Gesamtheitder deutschen Lions und des Host Committees,ist also zugleich Vertreter der Gastgeber und der Organisatoren.Wir möchten deshalb auch darüber sprechen,was dies für Erwartungen an unser Verhalten und Auftretenstellt und was es diesbezüglich zu beherzigen gilt.Hierzu und auch aus versicherungsrechtlichen Gründenwerden wir von jedem von Ihnen dazu eine schriftlicheErklärung erbitten, siehe Kap. 3 dieses Booklets.SEITE 5 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 20132. Code of Conduct für VolunteersBitte fühlen Sie sich als Volunteer wie ein Gastgeberfür unsere Besucher der Lions Clubs InternationalConvention, die als Freunde zu Freunden kommen unddenen wir – wie bei Lions üblich – unsere freundschaftlicheHilfe und Unterstützung anbieten. Dabei sollenFreundlichkeit, Respekt und Höflichkeit als Selbstverständlichkeitengelten. Internationale Verständigung istbei der Vielfalt von Nationalitäten, Sprachen und Kulturenbei Lions nicht immer einfach, aber bitte denkenSie daran: Ein freundliches Lächeln und eine freundschaftlicheGeste versteht jeder, und oft ist der ersteEindruck prägend. Bitte verbinden Sie Ihren Einsatzals Volunteer mit dem Ziel, dass unsere Lions-Freundeund ihre Partner diese erste und bisher einzige Weltveranstaltungvon Lions Clubs International (LCI) inDeutschland in bester Erinnerung behalten. Seien Sieoffen, herzlich und kommunikativ, praktizieren Sie dasbei Lions übliche „We Serve“!Das Host Committee organisiert bei dieser Veranstaltungdie Aufgaben soweit als möglich ehrenamtlich, sowie es uns Lions zukommt. Daher trägt jeder Volunteermit seinem Einsatz an seinem Platz mit Verantwortungfür das Gelingen des Ganzen bei. Wir erwarten undSEITE 6 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013erbitten von jedem Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein.Bitte halten Sie sich in Fragen zu Aufgabenstellung,Organisation und Verantwortlichkeiten andie von Ihren Teamleitern vor Ort bekanntgegebenenStrukturen und Regeln. Handeln Sie in besonderenSituationen mit Umsicht, aber nicht eigenmächtig, undhalten Sie zur Abstimmung engen Kontakt mit denBetreuern des Einsatzes.Von hoher Bedeutung ist Ihr Informationsverhalten undAuftreten in besonderen Situationen. Beachten Siebitte dazu die Hinweise und Ansagen Ihrer Teamleiteram Einsatzort. Als Volunteers sind wir grundsätzlichnicht zu offiziellen Statements über die Conventionoder Vorkommnissen ermächtigt. Hierfür hat LionsClubs International als der offizielle Veranstalter derConvention eigene Festlegungen getroffen, auf die zuverweisen ist.Bitte bedenken Sie auch, dass spontane organisatorischeMaßnahmen, Verfahrensänderungen oder besondereAktionen stets mit Ihrem Teamleiter abgestimmtsein müssen und nur von einem Vertreter von LionsClubs International als dem rechtlich verantwortlichenVeranstalter veranlasst werden können; dies gilt insbesonderez.B. für kostenwirksame Zusatzleistungendurch Mitarbeiter der Freien und Hansestadt Hamburg.Es gibt für Volunteers der Convention keine strikte Kleiderordnung.Einzig die für jeden bereitgestellte Westeist stets über einer weißen Bluse oder einem weißenHemd, Polo- oder T-Shirt zu tragen und macht Sieweithin in Ihrer Funktion erkennbar. Das ist so beabsich-SEITE 7 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013tigt und erleichtert die Kontaktaufnahme für Teilnehmermit Fragen oder Problemen. Weiterhin bekommt jederVolunteer neben seinem Volunteer-Registrierungsbadgeeinen kleinen Notfallpass mit den wichtigsten Kontaktdatenund Telefonnummern für besondere Fälle. Bitteachten Sie darauf, diese Gegenstände sowie Ihr Handybeim Einsatz stets mit dabei zu haben.3. Einverständniserklärung (doppelt):Ich habe den „Code of Conduct“ für Volunteers auf derLions Clubs International Convention 2013 in Hamburgzur Kenntnis genommen und werde ihn bei meinemEinsatz als Volunteer nach bestem Vermögen befolgen.Ich versichere, als Volunteer gemäß den Grundsätzenund Zielen von LCI aufzutreten und nichts zu tun, wasdas Ansehen von LCI und der Veranstaltung in derÖffentlichkeit nachteilig beeinflussen könnte.Als vorgesehene Ausrüstung für den Einsatz habeich erhalten:Das Volunteer Booklet sowie Registrierungsbadgemit HVV-TicketDie Volunteer WesteDas Einsatz-Paket (mit Notfallhinweisen undTelefonnummern)Die geplanten Volunteer-Aufgaben nehme ich an undwerde sie erfüllen.SEITE 8 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Einverständniserklärung(bitte ausgefüllt abgeben)Ich habe den „Code of Conduct“ für Volunteers auf derLions Clubs International Convention 2013 in Hamburgzur Kenntnis genommen und werde ihn bei meinemEinsatz als Volunteer nach bestem Vermögen befolgen.Ich versichere, als Volunteer gemäß den Grundsätzenund Zielen von LCI aufzutreten und nichts zu tun, wasdas Ansehen von LCI und der Veranstaltung in derÖffentlichkeit nachteilig beeinflussen könnte.Als vorgesehene Ausrüstung für den Einsatz habeich erhalten:Das Volunteer Booklet sowie Registrierungsbadgemit HVV-TicketDie Volunteer WesteDas Einsatz-Paket (mit Notfallhinweisen undTelefonnummern)Die geplanten Volunteer-Aufgaben nehme ich an undwerde sie erfüllen.VornameNameOrt, DatumUnterschrift(Bitte Angaben in Druckschrift)

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 20134. Aufgabenbeschreibung derVolunteer-Teams4.1 Volunteer-BetreuungLeitung:PDG GabrielaSchroeder de ZinkeisenMobil: 0163 6988 339Stellvertreter:Dr. Klaus ZinkeisenMobil: 0163 6988 338Im Team:PDG Ulrich Fricke„Betreuung Volunteers“ ist die Koordinierungsstelle fürden Einsatz aller Volunteers während des gesamtenAblaufs der International Convention 2013 in Hamburg.Es ist die zentrale Stelle, an der viele Fäden zusammenlaufenwerden, um einen reibungslosen Ablauf beider Betreuung der internationalen Gäste gewährleistenzu können.Die Koordinierungsstelle steht allen Volunteers – zusätzlichzu ihren Teamleitern – zur Verfügung, die Auskünfteoder Hilfe am Einsatzort benötigen, sich mit unvorhergesehenenSituationen auseinandersetzen müssen,Einsatzschwierigkeiten haben sollten oder z.B. auchMissstände oder Probleme melden möchten.Getreu dem Motto: „We Serve für Volunteers“ stehtdas gesamte Team allen ehrenamtlichen Helfern mitRat und Tat gern zur Verfügung.Einsatztage: 29. Juni bis 09. Juli 2013jeweils von 09.00 bis 18.00 UhrStandort:CCH Congress Centrum HamburgEingang A (CCH-Empfang)Erdgeschoss, Raum 16(Eingang Tiergartenstraße) siehe LageplanSEITE 9 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Unsere Volunteers besetzen fast rund um die Uhr denHospitality Desk, um ständige Ansprechpartner fürunsere Lions-Freunde und deren Partner zu sein.Wir empfangen sie bei Anreise im Hotel, heißen sieherzlich willkommen in Hamburg und sind ihnen mitihrem Gepäck behilflich. Wir stehen ihnen als ständigerAnsprechpartner während ihres Aufenthalts inHamburg zur Verfügung, ebenso natürlich bei Fragenzu Lions-relevanten Themen im Zusammenhang mitBoard Meeting und Convention, z. B.: Wann findetwelche Veranstaltung wo statt? Welcher Shuttle Busverlässt wo das Hotel mit welchem Ziel? Wie kommeich zur Location eines Länderempfangs?Darüber hinaus empfehlen wir gern Restaurantsund bieten Tischreservierungen an, geben Tipps zuEinkaufsmöglichkeiten in der zu Fuß erreichbarenInnenstadt, stellen Hamburg Tourismus-Unterlagen zurVerfügung und geben Anregungen zu Ausflügen undSehenswürdigkeiten. Gerade die Partner werden währendihrer freien Zeit mit Fragen und Wünschen auf unszukommen. Manchmal muss auch nur Auskunft überdie nächste Apotheke oder Bank gegeben werden.Oder wir versüßen jemandem mit einer Nascherei anunserem Tisch den Tag.Natürlich sind wir gern Ansprechpartner für die Mitarbeitervon LCI, die ebenfalls im Elysee Hotel untergebrachtsind.Wir freuen uns darauf, unseren Gästen ihren Aufenthaltin Hamburg so angenehm wie möglich zu gestaltenund ihnen die Stadt von ihrer schönsten Seite zu präsentieren.Alle sollen sich wohl und gut betreut fühlen.Quintessenz: Unsere Gäste buchen ein exklusivesRundum-Sorglos-Paket bei ihrem Aufenthalt im HotelGrand Elysee automatisch mit!SEITE 11 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 20134.3 Convention-Hotels:Hospitality DesksLeiterin:Mechthild WalterspielMobil: 0163 144 59 90Stellvertreter:Frank GerlingerMobil: 0177 851 70 70Von den über 70 offiziellen Delegationshotels wird inca. 40 Hotels ein Hospitality Desk aufgebaut werden.In den übrigen wird auf die Desks im nächstgelegenenHotel verwiesen.Unsere Volunteers besetzen die Hotel HospitalityDesks in einer Zeit von ca. 08.00 – 18.00 Uhr, abhängigvon den Fahrzeiten der Shuttle-Routen. Sie sindständiger Anlaufpunkt für alle Lions und deren Partner.Die Volunteers beantworten natürlich vor allem Fragenzu Lions-relevanten Themen in Zusammenhang mit derConvention, z.B. wann und wo welche Veranstaltungoder ein Länderempfang stattfindet oder auch welcherShuttle Bus wo mit welchem Ziel das Hotel verlässt.Darüber hinaus empfehlen wir gern Restaurants,geben Tipps zu Einkaufsmöglichkeiten in der fußläufigenStadt, stellen Hamburg Tourismus-Unterlagenzur Verfügung, geben Anregungen zu Ausflügen undSehenswürdigkeiten. Gerade die Partner werdenwährend ihrer freien Zeit mit Fragen und Wünschen anden Hospitality Desk kommen. Manchmal muss auchnur Auskunft über die nächste Apotheke oder Bankgegeben werden.SEITE 12 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Tourleiter werden für jeweils mehrere Hotels eingesetztund damit Ansprechpartner der Volunteers sein. Einegenaue Einweisung erhalten Sie vom Tourleiter.Wir alle freuen uns darauf, unseren Gästen ihrenAufenthalt in Hamburg so angenehm wie möglichzu gestalten und ihnen die Stadt Hamburg von ihrerschönsten Seite zu präsentieren.Sie sollen sich wohl und gut betreut fühlen.Und für alle Volunteers und Gäste gilt:4.4 Welcome Desk am FlughafenGesamtleitung:Dr. Hans-Erhard SulankeMobil: 0151 58711103Ich habe die spannende Aufgabe übertragen bekommen,den Empfang der in- und ausländischen Lionsam Airport Hamburg zu koordinieren. Erfreulicherweisehaben sich weitere Lions-Freunde bereit erklärt, dieLeitung vor Ort für einzelne Abschnitte zu übernehmen:PDG Heiko Dallmann(24.06. – 27.06.2013)Mobil: 0171 6413628Erwartet werden:International Presidents, Board Membersund Mitarbeiter von LCI.SEITE 13 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013PDG Christoph de Greiff(28.06. – 01.07.2013)Mobil: 0172 4375469Erwartet werden:Distrikt Governors Electund LCI-MitarbeiterDirk-Andrew Heil(02.07. – 03.07.2013)Mobil: 0178 6611777Erwartet werden:Past International Presidents,LCI-Mitarbeiter, Convention-TeilnehmerDr. Hans-Erhard Sulanke(04.07. – 06.07.2013)Mobil: 0151 58711103Erwartet werden:Convention-TeilnehmerFür die Board Members, International Presidents (IPs),Distrikt Governor Elect (DGEs), Past International Presidents(PIPs) und LCI-Mitarbeiter erhalten wir die Flugzeitenvon LCI, so dass die Feineinteilung nach Bedarferfolgen kann. Schwierig ist dies bei den Teilnehmern,für die uns die Anreisedaten eher in Ausnahmefällenvorliegen werden. Der Schwerpunkt der Ankünfte wirdsicherlich am 04.07. und 05.07. sein, aber selbst amTag der Parade (06.07.) ist noch mit einzelnen Ankünftenzu rechnen.Wir werden in beiden Terminals im internen Bereichder Koffertransportbänder mit jeweils einem WelcomeDesk vertreten sein. Da die Ankünfte am AirportSEITE 14 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Hamburg bereits um 07.00 Uhr beginnen und erstum 23.00 Uhr enden, wollen wir nach Möglichkeitin 3 Schichten (07.00 - 12.00, 12.00 - 18.00, 18.00- 23.00) mit mindestens jeweils zwei Volunteers proDesk, in Schwerpunktzeiten auch jeweils vier Volunteers,vertreten sein.Die Aufgaben unterscheiden sich je nach den ankommendenPersonen.International Presidents und Board Members:Diese Anreisenden werden von den Volunteers bereitsvor dem Kofferband begrüßt – zur Erkennbarkeit wirdeine Liste mit Fotos zur Verfügung gestellt werden.Sie werden dann mit einem von den Volunteers vorherorganisierten Transportwagen zu den Kofferbändernbegleitet – Achtung: viel Gepäck! Das Gepäck wirdmit vorbereiteten Kofferanhängern des Hotels GrandElysee versehen, auf denen schon die Zimmernummervermerkt ist. Die International Presidents und BoardMembers werden anschließend zur Zollkontrolle unddanach auf den VIP Parkplatz zu den bereitstehendenFahrzeugen begleitet, die sie ins Hotel bringen.Das Gepäck wird jeweils in extra dafür vorgesehenenTransportwagen hinterhergebracht und im Hotel gleichauf die Zimmer transportiert.Mitarbeiter LCI:Die Mitarbeiter von LCI, die sich an den WelcomeDesks melden, erhalten einen „Einkaufschip“ für dieTransportwagen und werden nach Entgegennahmeihres Gepäcks bis zur Zollkontrolle begleitet. Nach derZollkontrolle werden sie von Mitarbeitern der TransportfirmaAMS in Empfang genommen und zu ihrenHotels gebracht.DGEs:Die Distrikt Governors Elect, die sich an den WelcomeDesks melden, erhalten wie die Mitarbeiter LCI den„Einkaufschip“ für die Transportwagen und werdennach Entgegennahme ihres Gepäcks bis zur Zollkontrollebegleitet. Nach der Zollkontrolle werden auch sievon Mitarbeitern der Transportfirma AMS in Empfanggenommen und in Bussen zu ihren Hotels gebracht.SEITE 15 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Die DGEs sollten farbige Kofferanhänger an ihremGepäck haben, welche ausweisen, in welchem Hotelsie untergebracht sind. Am Welcome Desk liegen eineListe der Hotelverteilung nach Delegationen und eineAnzahl an Ersatz-Kofferanhängern, die ggf. angebrachtwerden können.Past International Presidents:Die PIPs werden am Kofferband mit einem von denVolunteers vorher organisierten Transportwagenempfangen und nach Entgegennahme ihres Gepäcksbis zur Zollkontrolle begleitet. Nach der Zollkontrollewerden sie von Mitarbeitern der Transportfirma AMS inEmpfang genommen und zu ihrem Hotel gebracht.Bei allen Ankünften ist die Hauptaufgabe, den anreisendenLions aus aller Welt eine erste Hilfestellung beiden üblichen Fragen (z. B. Wie komme ich zu meinemHotel? Wo bekomme ich Euro?), aber auch bei eventuellenKofferproblemen zu geben.Bereitgestellt werden dazu als Hilfsmittel:• Gebrandete „Einkaufschips“ für die Transportwagen,die die Gäste behalten dürfen,• Pläne des HVV und• eine Liste mit ungefähren Preisen von Taxifahrtenzu den Delegationshotels.Wie fast immer: Der erste Eindruck ist entscheidend.Und wir wollen den Lions zeigen, welch tolle Gastgeberwir Deutschen sein können, getreu unseremMotto:SEITE 16 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 20134.5 Welcome Desk am BahnhofDammtorLeitung:Dr. Klaus ZinkeisenMobil: 0163 698 83 38Stellvertreter:PDG Ulrich FrickeMobil: 0173 376 40 21Hamburg Dammtor ist der drittgrößte FernbahnhofHamburgs mit 2 Fernbahn- und 2 S-Bahn-Gleisen. DieAnkunftshalle ist im Jugendstil gebaut und steht unterDenkmalschutz.Das Congress Centrum und das imposante HotelgebäudeRadisson Blue liegen in unmittelbarer Nähe. DieHamburg Messe ist nur einen kurzen Fußweg entfernt..Im Eingangsbereich werden wir unseren Informationsstandhaben. Bedingt durch den Platzmangel, wird derStand nicht allzu groß ausfallen.Der Stand soll von 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr mit jeweilszwei Volunteers besetzt sein. Treffpunkt für den jeweiligenEinsatz ist die Volunteers-Einsatzzentrale im CCH,Saal 16, siehe 4.1.Am Stand werden City-Stadtpläne der Hamburg Touristikvorhanden sein, so dass die gewünschten ZieleSEITE 17 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013darauf gezeigt und angekreuzt werden können. Dasgleiche gilt für Pläne mit Nahverkehrsverbindungen desHamburger Verkehrsverbunds (HVV).Die Volunteers sollen sich zu Beginn ihres Einsatzesmit den Fahrkartenautomaten und Preisen des HVVvertraut machen.Das Personal am Stand weist sich durch die Volunteerswestenerkennbar aus. Der Stand selbst wirddurch Lionssymbole sichtbar markiert.Da es an Bahnhöfen, so auch hier am Dammtor,gelegentlich zugig ist, sollte zweckmäßige Kleidungeingeplant werden.SEITE 18 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 20134.6 DGE-School(District Governor Elect) SchoolLeitung:Adriaan van DijkMobil: 0152 29139686Stellvertreter:Peter HinrichsMobil: 0172 511 28 74Die folgenden Bereiche werden von Volunteers betreutund von der Teamleitung entsprechend begleitet:• HoteldeskBesetzung des Lions Clubs Informationstandesan den 3 District Governor Elect Hotels: RadissionBlu Hotel, Hamburg Marriott Hotel, RenaissanceHamburg Hotel• DGE GroupsBetreuung der zukünftigen Gouverneure und derenPartner/Innen während der 3 Schulungstageim CCH• Class Room SetupVorbereiten der Schulungsräume für die dreitägigeSchulung der zukünftigen Gouverneure• Briefcase packenAufbereiten und Zusammenstellen der Unterlagenfür die zukünftigen Gouverneure• Taschen packenPacken der Taschen für die Teilnehmer der LCICmit Informationsmaterial• Gift District/Photo SessionVerteilen der Unterlagen und Aufmerksamkeitenan die zukünftigen Gouverneure und Begleitenzum Fototermin mit dem internationalen PräsidentenSEITE 19 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013• Opening, Closing, LunchBetreuung der zukünftigen Gouverneure bei derEröffnung, beim Lunch und beim Schließen desjeweiligen Schulungstages während der dreitägigenSchulungen• Spouse OrientationInformationsveranstaltung für die Partner/Innender zukünftigen Gouverneure.• Runners & GuidesLogistische Unterstützung der Mitarbeiter von LCIwährend der dreitägigen Schulungen der zukünftigenGouverneure• Tear DownNachbereitung der Schulungsräume nach derdreitägigen Schulung4.7 ParadeLeitung:Frank-Martin HeiseMobil: 0172 402 29 96Stellvertreter:Thomas GuseMobil: 0171 570 15 59Die Parade wird betreut von Volunteers des TechnischenHilfswerks und der Feuerwehr, denen wir sehrherzlich für ihre Unterstützung danken.SEITE 20 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 20134.8 O 2 World ArenaLeitung:Constanze LeisslingMobil: 0171 86 24 140Stellvertreterin:Silke MeyerMobil: 0171 270 45 02Für den Dienst in der O 2 World Arena sind folgendeAufgaben vorgesehen:• Begrüßung der Teilnehmer in der O 2 World Arena• Hilfestellung bei Fragen vor Ort• Einweisung der Teilnehmer• „Ordnerdienste“• Verabschieden der Teilnehmer• Kommunikation, Abreise der Teilnehmer (Shuttle-Busse)Zu beachten:Jeder Volunteer ist für die An- und Abreise zur/von derO 2 World Arena selbst verantwortlich.Es fahren am frühen Morgen noch keine Shuttle-Busse,wenn unser Dienst bereits in der O 2 World Arenabeginnt.Jeder Volunteer der O 2 World Arena erhält in der Koordinierungsstellefür Volunteers ein HVV-Ticket für dieAn- und Abreise zur O 2 World Arena.Einsatzzeiten :• Samstag, 06.07.2013 / 17.30 - 21.00 Uhr• Sonntag, 07.07.2013 / 8.30 - 14.00 Uhr• Montag, 08.07.2013 / 8.30 - 13.30 Uhr• Dienstag, 09.07.2013 / 8.30 - 14.30 UhrSEITE 21 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Host Committee DeskDer Host Committee Desk ist ein Messestand, derdirekt im Foyer der Messehalle steht. Hier können sichdie Lions-Freunde aus aller Welt über Ausflugsmöglichkeitenin und um Hamburg informieren.Als Volunteers sind wir für die Informationen über kulturelleund touristische Highlights in Hamburg sowie füralle wichtigen Informationen rund um die Conventionzuständig. Dank einiger Sponsoren wird es am Standauch Freikarten oder reduzierte Karten für besonderePoints of Interest und Sightseeingtouren geben.Alle notwendigen Informationen werden am Standschriftlich hinterlegt oder in den morgendlichenBriefings mitgeteilt, so dass der Stand nicht nur mitHamburger Lions besetzt sein muss.Lions – GuidesDiese größte in den Messehallen tätige Gruppe vonVolunteers wird sich an allen strategisch wichtigenPunkten positionieren. Einige Volunteers stehen z. B.an den beiden Haupteingängen und heißen die Gästewillkommen. Andere helfen bei der Registrierung, umden Ansturm in den ersten Tagen zu bewältigen. Siesorgen für ein geregeltes „Queue-up“ und ermöglichenso eine schnelle Abwicklung der Formalitäten durch dieMitarbeiter von LCI.Weitere Volunteers werden noch an den Treppen undAufzügen benötigt, um dort ggf. Hilfestellung zu leistenoder um nur den Weg zu weisen. Eine andere Gruppewird sich an den Eingangstüren zu den beiden Messehallenaufstellen und Auskunft darüber geben, welcheStände sich in welcher Messehalle befinden.Weitere Infos in Kurzform• Treffen der Vormittagsschicht 30 Minuten vorHallenöffnung zum Aufbau der Stände und denBriefings über die Veranstaltungen, die an demTag in der Messehalle stattfinden.• Die Nachmittagsschicht sollte nach Schließungder Messehallen um 17.00 Uhr noch die Ständeaufräumen. Dafür haben wir rund 30 Minutenkalkuliert.SEITE 23 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 20134.11 FlaggenparadeLeitung:Simone LührMobil: 0151 11 30 32 93Stellvertreterin:Martina ScheerMobil: 0177 27 88 168Die Flaggenparade ist der Höhepunkt der ersten Plenarsitzung,in der die Flaggen aller Mitgliedsländer (ca.210) einzeln zu Musik gezeigt werden. Sie findet stattin der O 2 World Arena am Sonntag, 7. Juli, eintreffendum 10.00 Uhr.Die Flaggen werden von Leos und anderen Volunteersgetragen. Hierfür ist eine Probe erforderlich, die durchgeführtwird am Donnerstag, 4. Juli, 15.00 - 18.00Uhr, ebenfalls in der O 2 World Arena. Sowohl bei derProbe als auch bei der Flaggenparade unterstützt derTeamleiter die erfahrenen Mitarbeiter von LCI.5. Information für besondereSituationenEinige Faustregeln, um den Ernstfallzu vermeiden:Vor Veranstaltungsbeginn die Veranstaltungsorte undHotels begehen und ein einheitliches „Wording“ inBezug auf die Örtlichkeiten (z. B. „Tor 1“, „Saal 1“,„Haupteingang“) festlegen;Wichtige Telefonnummern im Handy speichern (Teamleiter,Sanitäter, Arzt, Veranstaltungsorganisation etc.);Zugewiesenen Sicherungs-/Zuständigkeitsbereichnicht ohne Ablösung verlassen; besondere Vorkommnisse/Informationenan diese weitergeben;SEITE 24 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Im zugewiesenen Bereich besonderes Augenmerk aufältere Teilnehmer, Kinder und Behinderte legen; Hilfeanbieten bzw. herbeiholen;Notausgänge und Fluchtwege in Veranstaltungsortenmüssen immer frei und jederzeit begehbar sein (aufPersonenansammlungen in den Gängen, auf Treppenund vor den Türen achten. Falls nötig, Personen höflichdarauf hinweisen, den Bereich frei zu machen);Nächstgelegenen Notausgang in Veranstaltungsorteneinprägen, um diesen im Falle einer Räumung schnellöffnen zu können;Notausgangstüren vor Veranstaltungsbeginn zu zweitnach 4-Augen-Prinzip auf einwandfreies Öffnen hinprüfen;Einprägen des nächstgelegenen Sammelplatzes, umdie Besucher gezielt zu leiten;Freundliches, höfliches, aber auch bestimmtes Auftretengegenüber den Gästen;Sich bei unklaren Lagen sofort an den Teamleiterwenden;Im Falle von Störungen (Stromausfall, Brandgeruchetc.) ruhig bleiben und auf Anweisungen warten; ggf.Polizei und Rettungsdienst, danach unbedingt Teamleiterinformieren; beruhigend auf das unmittelbareUmfeld einwirken;Ungewöhnliches Verhalten ist oftmals krankheitsbedingtund weniger auf übermäßigen Drogen oderAlkoholkonsum zurückzuführen.• Versuchen Sie verletzte oder sich in Not befindlichePersonen anzusprechen• Fragen Sie nach möglichen Ursachen• Bieten Sie Ihre Hilfe an• Melden Sie den Vorfall umgehend dem Sicherheitsteam• Halten Sie Schaulustige von der Person fern• Bleiben Sie bis zum Eintreffen von Einsatzkräften vorOrtSEITE 25 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Und wie verhalte ich mich im Ernstfall, wenn erdoch eintritt?Verhalten beim Umgang mit Störern(Einzelpersonen)• Informieren Sie einen Kollegen• Sprechen Sie die Person ruhig und besonnen an• Bieten Sie Ihre Hilfe an• Vermeiden Sie jede Art von Aggression• Versuchen Sie, die Person in einen nicht stark frequentiertenBereich zu bringen• Falls die Person ihr Verhalten nicht ändert, erläuternSie die Konsequenzen darausVerhalten im Umgang mit AktivistengruppenZiele dieser Gruppen sind oftmals, durch spektakulärePR-Aktionen Aufmerksamkeit zu erregen.• Achten Sie auf Ansammlungen von Personen, dieggf. Transparente oder Fahnen mit sich führen• Melden Sie den Vorfall umgehend an denTeamleiter• Informieren Sie Kollegen und begeben Sie sich dannzur Aktivistengruppe (Teamleiter)• Sprechen Sie die Gruppe ruhig und besonnen an(Teamleiter)• Äußern Sie sich jedoch nicht zu kritischen Fragen(Teamleiter)• Vermeiden Sie jede Art von Aggression (Alle)Nicht identifizierbare Gegenstände• Lassen Sie die eigene Ausrüstung nicht achtlosliegen• Melden Sie festgestellte, nicht identifizierbare Gegenständedem Teamleiter, dem Sicherheitsdienstoder direkt der Polizei• Nehmen Sie den Gegenstand nicht auf und/oderbringen Sie ihn nicht weg• Melden Sie Personen mit Gegenständen, die sichu. U. auffällig/unauffällig verhaltenSEITE 26 von 28

VOLUNTEER-BOOKLET LCIC HAMBURG 2013Notizen:SEITE 27 von 28

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