Ordnung im Archiv: Softwaretest

Dokumenten-Management | Test
automatisch ins Archiv kopieren und mit
Ablagedatum, Urheber und weiteren Metadaten
kennzeichnen.
Mehrere Varianten eines Word-Dokuments
lassen sich so selbst dann ausein -
ander halten, wenn sie denselben Dateinamen
tragen. Außerdem kann der Rechner
auch lange Texte ratz-fatz im Volltext
durchsuchen und mit hervorgehobenen
Fundstellen wiedergeben.
Schlagwörter, nach denen man später
suchen will, trägt man beim Erfassen eines
Dokuments in eine Datenmaske ein,
die je nach Art des Dokuments andere
(Anwender-definierte) Felder enthalten
kann. Einige Systeme kürzen diesen Prozess
ab, indem sie bestimmte Daten schon
von selbst anhand des anvisierten Speicherorts
im Archiv oder nach einer Vor -
lage eintragen.
Den Inhalt eines Office- oder PDF-
Dokuments übernimmt das DMS ohne
Mitwirkung des Anwenders in den indexierten
Volltext-Bestand des Gesamtarchivs.
Bild-Dateien, etwa aus einem Scanner
oder einer Kamera, lassen sich durch
eine OCR (optische Zeichenerkennung)
in maschinenlesbaren Text verwandeln.
Einige DMS-Pakete enthalten bereits eine
OCR-Engine, bei anderen kann man diese
nachrüsten.
Die bloße Erkennung der Buchstaben
und Wörter im Text funktioniert bei normalen
fortlaufenden Texten erfahrungsgemäß
gut. Probleme bereiten indes komplizierte
Layouts, etwa Tabellen. Bei solchen
Dokumenten kann man froh sein,
wenn sich mit einem Rahmen von Hand
vorgeben lässt, in welchem Bereich die
Software zusammengehörenden Text zu
erwarten hat. In der Checkliste auf Seite
116 haben wir diese Fähigkeit mit „sehr
gut“ bewertet.
Für den Fiskus
Geschäftsleute müssen steuerrelevante
Akten – und dazu gehören nach staatlicher
Auffassung sogar Arbeitsanweisungen –
im Einklang mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen
Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff (GoBD) verwalten.
Demnach muss man Dokumente, die
elektronisch angefallen sind – zum Beispiel
als E-Mail-Anhang oder weil man sie
am Rechner selbst verfasst hat – elektronisch
aufbewahren. Dabei gilt es sicherzustellen,
dass die Unterlagen zeitnah erfasst
werden, und dass sie sich danach
nicht mehr unbemerkt verändern lassen.
Die OCR lässt sich zum Beispiel bei ELOoffice auf relevante Bereiche
beschränken und liefert dann verwertbare Tabellenauszüge, die man in
das Anmerkungsfeld übernehmen kann.
Wenn die Software revisionssicher arbeitet,
lassen sich überholte Dokumente
nicht spurlos löschen, sondern allenfalls
in einen Papierkorb verschieben, der sich
niemals ausleeren lässt. Unterlagen, die
sich noch ändern lassen müssen, kann
man zur Versionierung vorsehen. Dann
lässt das DMS auch Schreibzugriffe auf
eine gespeicherte Unterlage zu, indem es
diese als Kopie zugänglich macht und
nach einer Veränderung zusätzlich als
neuen Versionsstand speichert.
Die meisten Dokumenten-Managementsysteme
sichern sich die exklusive
Kontrolle über gespeicherte Dokumente,
indem sie deren Inhalte gar nicht in Form
der ursprünglichen Dateien verwalten,
sondern als Einträge einer Datenbank.
Dann kommt man auch mit Admin-Rechten
auf dem Archiv-Computer nicht unkontrolliert
an die Inhalte.
Akten aus Akten-Konzentrat
Akteninhalte nur als Datenbank-Records
aufzubewahren hat zwei Nachteile: Erstens
muss das DMS jeden verwaltbaren
Dokumententyp ins systemeigene Record-Format
und zurück in ein exportierbares
Dateiformat umwandeln können.
Für exotische Dokumente, etwa aus ungewöhnlichen
Office- oder Multimedia-
Programmen, verursacht das mitunter
Probleme.
Zweitens lassen sich die Originaldokumente
nicht in jedem Fall bis ins letzte
Detail aus der Datenbank rekonstruieren.
Dann erhält man womöglich statt der
JPG-Datei mitsamt Exif-Daten beim Auschecken
nur eine BMP-Datei ohne Exif.
Außerdem lässt sich eine monoli -
thische Datenbank viel schwerer mit einem
Backup sichern als ein Verzeichnis -
ast aus dem Dateisystem. CompuDMS,
das ohne Datenbank auskommt, sowie
ecoDMS und Windream, bei denen man
Datenbank-Auszüge in handliche Container
exportieren kann, haben da einen
Vorteil.
Für jeden etwas
Jedes der Systeme im Test hat seine speziellen
Stärken. Dr. Doc ist eine mächtige
Universalanwendung für Firmenbüros,
aber für Privatanwender oder als Einzelplatzversion
überdimensioniert. Office
Manager Pro eignet sich vor allem für Geschäftsleute,
die sich selbst um die Archivierung
ihrer Dokumente kümmern, und
die sich nicht von den Kontrollfunktionen
eines DMS abhängig machen wollen.
Besser als die anderen Testkandidaten
ist ecoDMS auf den Einsatz in einem
Unternehmens-Netzwerk mit mehreren
Betriebssystemen vorbereitet. Trotzdem
darf man das einsteigerfreundliche
Mehrbenutzersystem im familiären Umfeld
gratis einsetzen. Wer nur auf Win -
dows baut, findet in Windream das
mächtigste DMS im Testfeld. Es gliedert
sich optimal in die Bedienkonzepte von
Windows ein. Seine Einzelplatzversion
eignet sich für private und geschäftliche
Nutzer. Sie müssen allerdings etwas Zeit
mitbringen, um das System auszureizen.
Ganz anders CompuDMS Free: So
unkompliziert wie dieses Gratis-System,
das sogar auf einem USB-Stick Platz
findet, verwaltet kein anderes Programm
Dateien sicher. In Kombination mit gebührenpflichtigen
Schwester-Anwendungen
taugt es auch für den Unternehmenseinsatz.
ELOoffice bewährt sich vor
allem als Einzelplatz-Anwendung. Mit
seiner üppigen De-luxe-Ausstattung ist
sie zwar die teuerste im Testfeld, doch
wer mit maximal 200 Dokumenten pro
Archiv auskommt, darf sie auch gratis
nutzen.
(hps@ct.de) c
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c’t 2016, Heft 23 109