Ordnung im Archiv: Softwaretest

Test | Dokumenten-Management
Bild: Rudolf A. Blaha
Ordnung im Archiv
Systeme zur privaten und
geschäftlichen Dokumentenverwaltung
Briefe und gescannte Dokumente,
die man elektronisch gespeichert
hat, lassen sich nicht nur besser
gegen Verlust schützen, sondern
mit einem Dokumenten-Manage -
mentsystem auch jederzeit sicher
wiederfinden. Für geschäftliche
Unterlagen ist diese Praxis vorge -
schrieben. Sechs erschwingliche
Programm pakete für diese Aufgabe
haben wir miteinander verglichen.
Von Peter Schüler
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Die jährliche Miet-Nebenkostenabrechnung
kann man unter „W“ wie
„Wohnung“ im Ordner abheften. Dagegen
gehört die Rechnung für die Internet-
Steckdose im Arbeitszimmer in die Rubrik
„Telekom“. Oder doch unter „Wohnung“?
Oder bis zur nächsten Steuererklärung
erst einmal unter „Q“ wie „Quittungen“?
Solche Fragen erübrigen sich, wenn man
alle Unterlagen im PC archiviert.
Dokumenten-Managementsysteme
für Unternehmen kosten meist weit über
1000 Euro. Hier haben wir nur diejenigen
Systeme getestet, die auch für Kleinbetriebe
und Privatleute erschwinglich sind:
CompuDMS Free, Dr. Doc und Windream
jeweils als Einzelplatzversion, ecoDMS,
ELOoffice und Office Manager Pro.
Papierne Dokumente digitalisiert
man mit einem Scanner oder der Smart -
phone-Kamera, die erhaltene Datei speichert
man genau wie einen Word-Brief
oder ein JPG-Foto in einem Dokumenten-
Managementsystem – kurz: DMS – und
weist ihr mehrere Schlagwörter zu. Bei
Bedarf findet man sie später unter jedem
dieser Suchbegriffe. Mehr noch: E-Mails
und selbst geschriebene Briefe kann man
c’t 2016, Heft 23

Dokumenten-Management | Test
automatisch ins Archiv kopieren und mit
Ablagedatum, Urheber und weiteren Metadaten
kennzeichnen.
Mehrere Varianten eines Word-Dokuments
lassen sich so selbst dann ausein -
ander halten, wenn sie denselben Dateinamen
tragen. Außerdem kann der Rechner
auch lange Texte ratz-fatz im Volltext
durchsuchen und mit hervorgehobenen
Fundstellen wiedergeben.
Schlagwörter, nach denen man später
suchen will, trägt man beim Erfassen eines
Dokuments in eine Datenmaske ein,
die je nach Art des Dokuments andere
(Anwender-definierte) Felder enthalten
kann. Einige Systeme kürzen diesen Prozess
ab, indem sie bestimmte Daten schon
von selbst anhand des anvisierten Speicherorts
im Archiv oder nach einer Vor -
lage eintragen.
Den Inhalt eines Office- oder PDF-
Dokuments übernimmt das DMS ohne
Mitwirkung des Anwenders in den indexierten
Volltext-Bestand des Gesamtarchivs.
Bild-Dateien, etwa aus einem Scanner
oder einer Kamera, lassen sich durch
eine OCR (optische Zeichenerkennung)
in maschinenlesbaren Text verwandeln.
Einige DMS-Pakete enthalten bereits eine
OCR-Engine, bei anderen kann man diese
nachrüsten.
Die bloße Erkennung der Buchstaben
und Wörter im Text funktioniert bei normalen
fortlaufenden Texten erfahrungsgemäß
gut. Probleme bereiten indes komplizierte
Layouts, etwa Tabellen. Bei solchen
Dokumenten kann man froh sein,
wenn sich mit einem Rahmen von Hand
vorgeben lässt, in welchem Bereich die
Software zusammengehörenden Text zu
erwarten hat. In der Checkliste auf Seite
116 haben wir diese Fähigkeit mit „sehr
gut“ bewertet.
Für den Fiskus
Geschäftsleute müssen steuerrelevante
Akten – und dazu gehören nach staatlicher
Auffassung sogar Arbeitsanweisungen –
im Einklang mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen
Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff (GoBD) verwalten.
Demnach muss man Dokumente, die
elektronisch angefallen sind – zum Beispiel
als E-Mail-Anhang oder weil man sie
am Rechner selbst verfasst hat – elektronisch
aufbewahren. Dabei gilt es sicherzustellen,
dass die Unterlagen zeitnah erfasst
werden, und dass sie sich danach
nicht mehr unbemerkt verändern lassen.
Die OCR lässt sich zum Beispiel bei ELOoffice auf relevante Bereiche
beschränken und liefert dann verwertbare Tabellenauszüge, die man in
das Anmerkungsfeld übernehmen kann.
Wenn die Software revisionssicher arbeitet,
lassen sich überholte Dokumente
nicht spurlos löschen, sondern allenfalls
in einen Papierkorb verschieben, der sich
niemals ausleeren lässt. Unterlagen, die
sich noch ändern lassen müssen, kann
man zur Versionierung vorsehen. Dann
lässt das DMS auch Schreibzugriffe auf
eine gespeicherte Unterlage zu, indem es
diese als Kopie zugänglich macht und
nach einer Veränderung zusätzlich als
neuen Versionsstand speichert.
Die meisten Dokumenten-Managementsysteme
sichern sich die exklusive
Kontrolle über gespeicherte Dokumente,
indem sie deren Inhalte gar nicht in Form
der ursprünglichen Dateien verwalten,
sondern als Einträge einer Datenbank.
Dann kommt man auch mit Admin-Rechten
auf dem Archiv-Computer nicht unkontrolliert
an die Inhalte.
Akten aus Akten-Konzentrat
Akteninhalte nur als Datenbank-Records
aufzubewahren hat zwei Nachteile: Erstens
muss das DMS jeden verwaltbaren
Dokumententyp ins systemeigene Record-Format
und zurück in ein exportierbares
Dateiformat umwandeln können.
Für exotische Dokumente, etwa aus ungewöhnlichen
Office- oder Multimedia-
Programmen, verursacht das mitunter
Probleme.
Zweitens lassen sich die Originaldokumente
nicht in jedem Fall bis ins letzte
Detail aus der Datenbank rekonstruieren.
Dann erhält man womöglich statt der
JPG-Datei mitsamt Exif-Daten beim Auschecken
nur eine BMP-Datei ohne Exif.
Außerdem lässt sich eine monoli -
thische Datenbank viel schwerer mit einem
Backup sichern als ein Verzeichnis -
ast aus dem Dateisystem. CompuDMS,
das ohne Datenbank auskommt, sowie
ecoDMS und Windream, bei denen man
Datenbank-Auszüge in handliche Container
exportieren kann, haben da einen
Vorteil.
Für jeden etwas
Jedes der Systeme im Test hat seine speziellen
Stärken. Dr. Doc ist eine mächtige
Universalanwendung für Firmenbüros,
aber für Privatanwender oder als Einzelplatzversion
überdimensioniert. Office
Manager Pro eignet sich vor allem für Geschäftsleute,
die sich selbst um die Archivierung
ihrer Dokumente kümmern, und
die sich nicht von den Kontrollfunktionen
eines DMS abhängig machen wollen.
Besser als die anderen Testkandidaten
ist ecoDMS auf den Einsatz in einem
Unternehmens-Netzwerk mit mehreren
Betriebssystemen vorbereitet. Trotzdem
darf man das einsteigerfreundliche
Mehrbenutzersystem im familiären Umfeld
gratis einsetzen. Wer nur auf Win -
dows baut, findet in Windream das
mächtigste DMS im Testfeld. Es gliedert
sich optimal in die Bedienkonzepte von
Windows ein. Seine Einzelplatzversion
eignet sich für private und geschäftliche
Nutzer. Sie müssen allerdings etwas Zeit
mitbringen, um das System auszureizen.
Ganz anders CompuDMS Free: So
unkompliziert wie dieses Gratis-System,
das sogar auf einem USB-Stick Platz
findet, verwaltet kein anderes Programm
Dateien sicher. In Kombination mit gebührenpflichtigen
Schwester-Anwendungen
taugt es auch für den Unternehmenseinsatz.
ELOoffice bewährt sich vor
allem als Einzelplatz-Anwendung. Mit
seiner üppigen De-luxe-Ausstattung ist
sie zwar die teuerste im Testfeld, doch
wer mit maximal 200 Dokumenten pro
Archiv auskommt, darf sie auch gratis
nutzen.
(hps@ct.de) c
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CompuDMS Free 4.1.3.5
Als einziges System im Test kommt CompuDMS Free ohne
eine integrierte Datenbank-Engine aus. Der CompuDMS-
Client legt ihm anvertraute Dokumente in DMSX-Dateien ab.
Das sind Zip-Archive, welche die Dateien mit einem geheimen
Passwort verschlüsselt enthalten. Zusätzlich schützt die
Software das Archiv auf Wunsch mit einem Anwender-Passwort.
Öffnet man ein solches Repository, gibt der Client dessen
Inhaltsverzeichnis wieder. Ein Doppelklick öffnet das Dokument.
Das heißt, der Client packt es aus, entschlüsselt es,
ergänzt seinen Dateinamen um ein paar Zeichen, kopiert es
in das Verzeichnis „Eigene Checkouts“ und öffnet es mit der
unter Windows festgelegten Anwendung. Schließt man das
Dokument, überträgt es der Client zurück ins Repository.
Alle Arbeiten an den Dokumenten erfolgen mit den regulären
Windows-Anwendungen, dadurch wird sich ein vom
DMS wiedergegebenes Dokument nie vom Original unterscheiden.
Der Ansatz hat außerdem den Charme, dass das
DMS keinerlei Fähigkeiten als Dateibetrachter benötigt. So
belegt der Client weniger als 30 MByte Speicherplatz und
lässt sich bequem auch auf einem USB-Stick installieren.
Andererseits kann die Software die Repositories nicht
nach Volltext durchsuchen, sondern allenfalls nach Anwender-definierten
Stichwörtern, die sie zusätzlich zu den Dokumenten
in jedem Repository verwaltet.
Hersteller CompuKöln bezeichnet das Programm nicht
umsonst als Client: Es agiert nämlich nicht nur als eigenständige
Dateiverwaltung, sondern auch als Frontend für das hier
nicht getestete CompuDMS Professional und dessen gehostete
Variante CompuDMS Cloud. Dieses für mindestens 1000
Euro erhältliche System setzt genau wie die Konkurrenz auf
eine interne SQL-Datenbank und speichert den Inhalt von
Dokumenten nicht in umgewandelten Windows-Dateien, sondern
in Form von Datenbank-Records. Innerhalb der Datenbank
beherrscht CompuDMS auch die Volltextsuche. Unternehmen
können mit CompuDMS fein differenzieren, welche
Dokumente sie im Interesse der besseren Zugänglichkeit in
der Cloud oder je nach Nutzerkreis auf dem eigenen Server
oder in Repositiories zu CompuDMS Free speichern.
Ä genügsam und portabel nutzbar
Ä bewahrt Original-Dokumente
ä keine Volltextsuche in der Gratisversion
Dr. Doc 21.0
Mit der umfassenden Multiuser-Datenbankanwendung Dr. Doc
organisiert man gleichermaßen Dokumente, E-Mails, Adressen,
Termine und Arbeitsabläufe. Auch die hier getestete Einzelplatz-Ausführung
agiert stets als die zentrale Kontroll -
instanz: Mit Hilfe eines automatisch installierten Office-Addins
öffnet man aus Dr. Doc heraus das Textprogramm, um ein
Dokument zu erstellen, per E-Mail zu verschicken und ohne
Umweg in der Dr.-Doc-Datenbank zu erfassen.
Parallel dazu öffnet sich das Bildschirmformular für den
zugehörigen Datenbankeintrag. Dieses enthält auf vier Karteikarten
Felder zum Beispiel für Kontaktdaten des Adressaten,
Buchungsvermerke, Projekt-Angaben und eine ganze Tabelle
für die Freigabehistorie. Man kann das Schriftstück aus
der Textbearbeitung heraus zusätzlich als diskrete Datei speichern,
muss es aber nicht. Umgekehrt vermag Dr. Doc auch
Dateien zu verwalten, die nicht in die Struktur seiner Datenbank
passen. Dann speichert es zwar alle Meta-Informationen,
die man eingibt, bezieht sich aber auf die unangetastete
Datei auf der Festplatte.
Die Anwendung beherbergt in ihrem Programmfenster
zunächst einmal ihren eigenen Desktop mit großflächigen
Kacheln. Einige dieser Kacheln finden sich auch in einem
zweiten Programmfenster, dem sogenannten Extra-Desktop
wieder. So stehen deren Funktionen elegant und intuitiv auch
dann zur Verfügung, wenn das Hauptfenster gerade etwas
anderes anzeigt oder minimiert ist. Erst in den weiteren Arbeitsschritten
erschließt sich in stereotypen Datenmasken,
wie detailliert Dr. Doc alle Zusammenhänge zwischen den
Daten und Abläufen eines Unternehmens verwaltet. Allein für
Recherchen gibt es diverse Vorgehensweisen: nach Volltext,
Datenfeldern und Vorlagen. Die Optionen sind so vielfältig,
dass man ohne Einarbeitung kaum vorankommt.
Das unverzichtbare, aber hoffnungslos veraltete 600-
seitige Programm-Handbuch beschreibt die Programmversion
von vor rund 15 Jahren mit Screenshots aus Zeiten von
Windows 98. Alles, was sich seitdem getan hat, muss man
gedanklich aus den gesonderten jährlichen Neuerungs-
Dateien zusammentragen.
Ä extrem mächtige Universal-Anwendung
ä schwierige Einarbeitung
ä keine kostenlose Ausführung
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ecoDMS 16.09
Das mehrbenutzertaugliche Client-Server-System ecoDMS
kann man auch auf einem einzelnen Windows-PC betreiben.
Dann installiert der All-in-one-Installer automatisch alle Komponenten
nacheinander. Schon beim Aufspielen richtet das
System wahlweise eine eher privat oder geschäftlich ausgerichtete,
später noch anpassbare Ordnerstruktur für Dokumente
ein. Für private Zwecke darf man ecoDMS gratis mit
bis zu drei Benutzern verwenden.
Alle Funktionen des ausgesprochen mächtigen Systems
lassen sich über den ecoDMS-Client nutzen. Dessen Programmfenster
ist in viele anpassbare Frames unterteilt, die
man etwas hakelig selbst arrangieren kann. Obwohl sich
manche Frames wie Karteikarten hintereinander stapeln lassen,
quetschen sie zu viel Information ins Programmfenster.
Die Frames lassen sich zwar ausdünnen, weil sie allesamt
auch über Menüs erreichbar sind, doch der erste Eindruck
des Programms suggeriert ein unübersichtliches Informations-Überangebot.
Das ist schade, denn schon nach flüchtiger
Handbuchlektüre erweist sich ecoDMS als sehr gut und
flüssig bedienbar.
Dokumente werden über Office- und E-Mail-Add-ons,
Scanner- oder Druckerschnittstelle erfasst oder per Drag &
Drop. Zielflächen dafür sind das Client-Programmfenster und
das Side-Panel am rechten Bildschirmrand. Anschließend öffnet
sich automatisch der Dialog zum Klassifizieren des Dokuments.
Manche Attribute, etwa für den Bearbeitungsstatus,
lassen sich einzeln vergeben, andere wie Zugriffsrechte und
Mindest-Aufbewahrungsdauer sind fest mit der gewählten
Dokumentenart verknüpft.
Schlagwörter dienen bei ecoDMS nicht als Suchkriterien,
sondern zur Klassifizierung von Dokumenten. Dabei setzt die
Software Dokument-Attribute auf Wunsch gemäß einer Vorlage,
wenn sie darin hinterlegte Schlagwörter im Dokument
entdeckt hat. Außerdem soll ecoDMS Dokumente automatisch
klassifizieren können, indem es Kopf- und Fußbereich
des Dokuments mit gespeicherten Vorlagen vergleicht. Die
Funktion ist allerdings nur vage dokumentiert und lieferte im
Test keine brauchbaren Ergebnisse.
Ä sehr flexibel mit Profi-Features
Ä umfangreiche Gratis-Lizenz
ä unübersichtliches Bildschirm-Layout
ELOoffice 10.5
ELOoffice ist eine Einzelplatz-Anwendung mit eingebetteter
Datenbank, kann aber zwischen mehreren Benutzern mit individuellen
Berechtigungen differenzieren. Sie verwaltet
mehrere, auch im LAN adressierbare Dokumentenarchive,
greift aber immer nur auf eines gleichzeitig zu. Die kostenlose
Testversion lässt pro Archiv höchstens 200 Dokumente zu,
ist ansonsten aber nicht beschränkt.
Das Programmpaket ist dank guter Bildschirmeinteilung
und der Dropzone, einem Bereich für anwenderdefinierte
Kacheln, gut bedienbar. Sein Dokumentenbetrachter stellt
gleich drei unterschiedliche Markierstifte zum Hervorheben
von Details bereit. Außerdem kann man Akten zum Beispiel
als „geprüft“ stempeln, mit verschiedenfarbigen Haftnotizen
versehen und aus ELOoffice heraus als E-Mail-Anhang
verschicken. Die Software stellt sogar ein Werkzeug bereit,
um vertrauliche Passagen in der Dokumentenansicht zu
schwärzen.
Der Viewer zeigt wahlweise zwei Dokumente mit einstellbarer
Vergrößerung nebeneinander an. Dokumente lassen
sich mit individuellen Attributen charakterisieren, die in einer
Verschlagwortungsmaske zusammengefasst sind. Für jedes
erfasste Dokument hat man die Wahl aus einem erweiterbaren
Sortiment unterschiedlicher Masken. Für Recherchen
offeriert ELOoffice mehrere Suchverfahren: Man kann nach
den Attributen aus einer bestimmten oder aus allen Masken
suchen, nach Randnotizen oder nach Kommentaren zu einer
bestimmten Version.
ELOoffice kann auch den Volltext-Datenbestand durchsuchen;
dieser deckt aber nur solche Dokumente ab, bei denen
man das ausdrücklich festgelegt hat. Trotzdem lässt sich
jedes einzelne Dokument im Volltext durchsuchen, wobei
ELOoffice bei Bedarf ebenfalls die eingebaute Zeichenerkennung
für markierte Bereiche bemüht. Durch die Funktion
Click & Find kann man zusammenhängende Wörter auf dem
Bildschirm markieren und über eine Tastenkombination eine
Suchabfrage in ELO auslösen. Das Ergebnis kann man über
die Zwischenablage zum Beispiel in Randnotizen kopieren
und so auch abseits der Volltextsuche danach recherchieren.
Ä üppiger Funktionsumfang
Ä elegant zu bedienen
ä kein Mehrplatz-System
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Test | Dokumenten-Management
Office Manager Pro 2016 (Vorabversion)
Office Manager Pro verwaltet Metadaten zu Dokumenten und
außerdem Internet-Links und Aufgaben in Archiven mit dem
Tabellenformat von Microsoft Access oder SQLite. Die für
den Herbst angekündigte, hier vorab getestete Version 16
spielt laut Hersteller auch mit einer Firebird-SQL-Datenbank
zusammen. Jedes Archiv ist auch übers LAN erreichbar, eine
SQLite-Datenbank aber vorzugsweise nur für einen Nutzer
gleichzeitig.
Das Programm verzichtet auf modische Bedienelemente
und gibt sich als bodenständige Datenbankanwendung. Sein
Menüband ist in allen Tabs sehr überschaubar, lässt sich aber
komfortabel anpassen. Alle Dokumente des aktuellen Archiv-
Verzeichnisses erscheinen in einer beliebig gruppierbaren
und im Layout anpassbaren Tabellenansicht.
Um ein Dokument für ein Archiv zu erfassen, lässt man
es in dessen Tabellenansicht fallen. Dabei sowie beim Erstellen
eines Dokumentes aus dem DMS heraus werden in einem
Dialog alle für dieses Archiv festgelegten Metadaten erfasst.
Außerdem wird das Dokument im Ablageverzeichnis auf
der Festplatte abgelegt und die Software errechnet einen
Hash – im Jargon des Herstellers heißt das Verschlüsselung,
obwohl keine Kryptografie im Spiel ist. Da sich bei einer Veränderung
am Dokument auch der Hash ändert, kann man jederzeit
prüfen, ob ein Dokument seit der Erfassung manipuliert
worden ist.
Klickt man einen Tabelleneintrag an, wird die Datei mit
der zuständigen Anwendung geöffnet. Wenn man diese nach
der Erfassung mit dem Windows Explorer gelöscht hat, erhält
man aber nur eine Fehlermeldung. Für eine revisionssichere
Archivierung muss man daher entweder auf Office Manager
Enterprise mit eingebautem Archiv aufrüsten oder die Unterlagen
zusätzlich auf einem optischen Datenträger sichern.
Zum Wiederfinden von Dokumenten gibt es im Office
Manager eine Feldsuche, die elementare Angaben wie
Dokumenttyp, Dateiname oder Buchungsnummer als Suchkriterien
anbietet. Immer ist auch ein Feld „Volltext“ nutzbar,
das nicht nur den Volltext der Dokumente abfragt, sondern
ganz elegant auch Stichwörter, die man bei der Erfassung in
dieses Feld eingetippt hat.
Ä pragmatische, einsteigerfreundliche Bedienung
Ä sehr anpassungsfähig
ä bloße Dateiverwaltung, trotzdem gebührenpflichtig
Windream solo 6.5
Windream solo ist die auf einen Arbeitsplatz limitierte Version
des Mehrbenutzer-DMS Windream. Gegenüber der deutlich
teureren Vollversion fehlen einige Features, darunter die eingebaute
Zeichenerkennung. Zur Einrichtung des DMS muss
man mühevoll der Reihe nach Microsofts SQL Server (Express),
den Windream Server und dann den Windream Client
installieren. Bei den unzähligen Rückfragen kann man es bei
den Default-Einstellungen belassen. Bei uns wurden die Installationen
mehrfach unterbrochen, weil wir zum Beispiel
Microsofts .NET-Framework 3.5,SP1 herunterladen, installieren
und dann neu booten mussten.
Im Betrieb präsentiert sich Windream als virtuelle Festplatte,
die im Windows Explorer standardmäßig als Laufwerk
W: auftaucht. Die neu eingeführte Windream Sidebar bietet
zudem permanent sichtbaren Zugriff auf die Volltextsuche
und eine Reihe weiterer wählbarer Windream-Funktionen.
Um ein Dokument zu erfassen, speichert oder kopiert
man es auf dem Windream-Laufwerk. Die dort angezeigten
Dokumente sind in Wirklichkeit Datenbank-Einträge, lassen
sich aber wie gewöhnliche Windows-Dateien ansprechen, soweit
die Windream-Einstellungen das zulassen. Das Bedienkonzept
ist genial eingängig. Andererseits baut Windream
auf recht komplexe Datenmodelle für den Einsatz in größeren
Betrieben, sodass man zum Ausreizen des Systems durchaus
etwas Zeit einplanen sollte.
Wie viele Begleitinformationen Windream für die Dateien
auf seinem Laufwerk verwaltet, zeigt sich in deren Kontextmenüs:
Die Dokument-Eigenschaften füllen bis zu zehn Karteikarten
mit Angaben über dokumenteigene Details wie Exif-
Daten in JPG-Dateien, erfasste Dateiversionen und deren Historie,
Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte, anwenderdefinierte
Merkmale und den Volltext des Dokuments.
Die Windream-Suche ist ein eigenständiges Programm,
mit dem man Dokumente über kombinierte Vorgaben nach
Volltext, Systemattributen und Benutzer-definierten Merkmalen
wiederfinden kann. Letztere lassen sich in gesonderten
Indizes für verschiedene Dokumenttypen verwalten. Jeder
Index kann individuelle Zugriffsrechte für verschiedene
Benutzer aufweisen.
Ä äußerst elegantes Bedienkonzept
Ä sehr umfangreiche Verwaltungsfunktionen
ä keine Gratis-Ausführung
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Test | Dokumenten-Management
Dokumenten-Managementsysteme im Vergleich
Produkt Compu.DMS Free Dr.Doc ecoDMS ELOoffice OfficeManager Pro Windream solo
Version 4.1.3.5 21 eleanor (16.09) 10.5 2016 (vorab) 6.5
Hersteller CompuKöln Dr.Doc ecoDMS ELO Softwarebüro Krekeler Windream
URL www.compukoeln.de www.drdoc.de www.ecodms.de www.elo.com www.officemanager.de www.windream.de
Systemanforderung Windows 7bis 10 Windows Vista bis 10 Windows 7 bis 10, Server
2008 bis 2012, angekündigt:
macOS, Debian, ubuntu,
Raspberry Pi, Docker-Container
für QNAP und Synology
Windows Vista bis 10 oder
Terminalserver
Windows Vista bis 10,
Windows Server 2008 bis
2012
Datenbanksystem keins proprietär PostgreSQL Jet MS Access, SQLite
oder Firebird
Lizenzkontrolle – 2 Lizenzschlüssel per erweiterbaren
Lizenzschlüssel
Seriennummer +
Online-/Telefon-Aktivierung
Lizenzschlüssel
Windows Vista bis 10,
Windows Server 2008 bis
2012
MS SQL
Lizenzschlüssel
Anzahl Benutzer unbegrenzt 1 3 (kostenlos) oder beliebig 1 / Lizenz 1 / Lizenz 1
Rechtevergabe – rollenbezogen, nach
Dokumenten, Ordnern
rollenbezogen, nach
Verzeichnissen und Nutzern
nach Dokumenten, Ordnern,
Aktivitäten
nach Dokumenttypen nach Dokumenten und
Ordnern
und Datenfeldern
Funktionen
mehrere Archive anlegbar v – 1 v v bis zu 4 v
Markiermöglichkeiten
im Dokument
Verknüpfungen zwischen
Dokumenten / mit
angehängten Dateien
Merkmale zur
Revisionssicherheit
Archivierungsmethoden
Ablage auf verteilten
Datenträgern
Wiedervorlage /
Workflow-Gestaltung
Versand von Serien-E-Mail /
Serienbriefen
Datenimport
– Stempel, Anmerkungen, Textmarker,
Rahmen-Werkzeug
– mehrere Highliner, Haft -
notizen, Randbemerkungen,
Stempe, Text- und Audio -
notizen
– / – – / v v / v v / v – / – v / v
Versionskontrolle, festlegbare
Mindest-Aufbewahrungsfrist
über das Betriebssystem
oder auszugsweise in
Datencontainer
Versionskontrolle, Zugriffs -
protokolle, digitale Signatur
Auslagerung auf optische
Speicher
Versionskontrolle und
-historie, festlegbare
Mindest-Aufbewahrungsfrist,
PDF/A-Export
als Datenbank-Image oder
aufgeteilt in Datencontainer
bis 500 MByte
Versionskontrolle und -historie,
digitale Signatur, auto -
matische Prüfsummenüber -
wachung, PDF/A-Export
Notizen
Versionskontrolle und -historie,
Prüfsummenüberwachung
Anmerkungen
Versionskontrolle und
-historie, einstellbare
Aufbewahrungsdauer,
Prüfsummenüberwachung,
digitale Signatur, Gutachten
zur Revisionssicherheit
über das Betriebssystem über das Betriebssystem Auslagerung auf
optische Speicher, auch als
eigenständiges, selbsttragendes
Archiv
– – – v v (Metadaten) v
– / – v / v v/– v / v v / v v / v 2
– / – v / v – / – v / – – / – v / v 2
Scanner-Schnittstellen – TWAIN, Kofax TWAIN, SANE, WIA TWAIN TWAIN, WIA –
HTTP / FTP / E-Mail – / – / – v 2 / – / v v / – / v – / – / v – / – / v v / v / v
Drag & Drop v v v v v v
Texterkennung – Transym Tesseract Finereader Tessernet v 2
Strichcode-Erkennung – v v v – v 2
Anwendungs-Schnittstellen MS Office MS Office, Lotus Notes,
Tobit InfoCenter, dBase,
dokumentiertes API
Suchfunktionen
Wildcards / Verknüpfungen /
SQL
MS Office, OpenOffice,
LibreOffice, Thunderbird,
dokumentiertes API
MS Office, OpenOffice,
LibreOffice, Thunderbird,
Internet Explorer, Firebird
automatische Integration der
registrierten Anwendungen,
dokumentiertes API, Assistenten
für AutoCAD, MegaCAD
und Inventor
v / v / – v / v / v v / v / – v / v / v v / v / – v / v / –
fehlertolerante Suche – v v – – v
Volltextsuche in
Dokumenten / Metadaten
Bewertung
v / v v / v v / v v / v siehe Text v / v
Funktionsumfang - ++ + + + ++
Bedienbarkeit + + + + + ++
Texterkennung n. a. ++ + ++ n. a. n. a.
Archivierung - ± + ++ ± ++
Dokumentation ± - ++ 3 + + +
Preis kostenlos 300 e 70 e pro gleichzeitigem
Serverkontakt 4 345 e 4 200 e 300 e
1
einfaches Einstiegsarchiv alternativ installierbar
2
gegen Aufpreis
3
bewertet anhand der Vorgängerversion
4
kostenlos bei privatem Einsatz
++ˇsehr gut +ˇgut ±ˇzufriedenstellend -ˇschlecht --ˇsehrˇschlecht vˇvorhanden –ˇnichtˇvorhanden n. a. nicht anwendbar
Windows Explorer, Outlook
114
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