Ordnung im Archiv: Softwaretest

Dokumenten-Management | Test
ecoDMS 16.09
Das mehrbenutzertaugliche Client-Server-System ecoDMS
kann man auch auf einem einzelnen Windows-PC betreiben.
Dann installiert der All-in-one-Installer automatisch alle Komponenten
nacheinander. Schon beim Aufspielen richtet das
System wahlweise eine eher privat oder geschäftlich ausgerichtete,
später noch anpassbare Ordnerstruktur für Dokumente
ein. Für private Zwecke darf man ecoDMS gratis mit
bis zu drei Benutzern verwenden.
Alle Funktionen des ausgesprochen mächtigen Systems
lassen sich über den ecoDMS-Client nutzen. Dessen Programmfenster
ist in viele anpassbare Frames unterteilt, die
man etwas hakelig selbst arrangieren kann. Obwohl sich
manche Frames wie Karteikarten hintereinander stapeln lassen,
quetschen sie zu viel Information ins Programmfenster.
Die Frames lassen sich zwar ausdünnen, weil sie allesamt
auch über Menüs erreichbar sind, doch der erste Eindruck
des Programms suggeriert ein unübersichtliches Informations-Überangebot.
Das ist schade, denn schon nach flüchtiger
Handbuchlektüre erweist sich ecoDMS als sehr gut und
flüssig bedienbar.
Dokumente werden über Office- und E-Mail-Add-ons,
Scanner- oder Druckerschnittstelle erfasst oder per Drag &
Drop. Zielflächen dafür sind das Client-Programmfenster und
das Side-Panel am rechten Bildschirmrand. Anschließend öffnet
sich automatisch der Dialog zum Klassifizieren des Dokuments.
Manche Attribute, etwa für den Bearbeitungsstatus,
lassen sich einzeln vergeben, andere wie Zugriffsrechte und
Mindest-Aufbewahrungsdauer sind fest mit der gewählten
Dokumentenart verknüpft.
Schlagwörter dienen bei ecoDMS nicht als Suchkriterien,
sondern zur Klassifizierung von Dokumenten. Dabei setzt die
Software Dokument-Attribute auf Wunsch gemäß einer Vorlage,
wenn sie darin hinterlegte Schlagwörter im Dokument
entdeckt hat. Außerdem soll ecoDMS Dokumente automatisch
klassifizieren können, indem es Kopf- und Fußbereich
des Dokuments mit gespeicherten Vorlagen vergleicht. Die
Funktion ist allerdings nur vage dokumentiert und lieferte im
Test keine brauchbaren Ergebnisse.
Ä sehr flexibel mit Profi-Features
Ä umfangreiche Gratis-Lizenz
ä unübersichtliches Bildschirm-Layout
ELOoffice 10.5
ELOoffice ist eine Einzelplatz-Anwendung mit eingebetteter
Datenbank, kann aber zwischen mehreren Benutzern mit individuellen
Berechtigungen differenzieren. Sie verwaltet
mehrere, auch im LAN adressierbare Dokumentenarchive,
greift aber immer nur auf eines gleichzeitig zu. Die kostenlose
Testversion lässt pro Archiv höchstens 200 Dokumente zu,
ist ansonsten aber nicht beschränkt.
Das Programmpaket ist dank guter Bildschirmeinteilung
und der Dropzone, einem Bereich für anwenderdefinierte
Kacheln, gut bedienbar. Sein Dokumentenbetrachter stellt
gleich drei unterschiedliche Markierstifte zum Hervorheben
von Details bereit. Außerdem kann man Akten zum Beispiel
als „geprüft“ stempeln, mit verschiedenfarbigen Haftnotizen
versehen und aus ELOoffice heraus als E-Mail-Anhang
verschicken. Die Software stellt sogar ein Werkzeug bereit,
um vertrauliche Passagen in der Dokumentenansicht zu
schwärzen.
Der Viewer zeigt wahlweise zwei Dokumente mit einstellbarer
Vergrößerung nebeneinander an. Dokumente lassen
sich mit individuellen Attributen charakterisieren, die in einer
Verschlagwortungsmaske zusammengefasst sind. Für jedes
erfasste Dokument hat man die Wahl aus einem erweiterbaren
Sortiment unterschiedlicher Masken. Für Recherchen
offeriert ELOoffice mehrere Suchverfahren: Man kann nach
den Attributen aus einer bestimmten oder aus allen Masken
suchen, nach Randnotizen oder nach Kommentaren zu einer
bestimmten Version.
ELOoffice kann auch den Volltext-Datenbestand durchsuchen;
dieser deckt aber nur solche Dokumente ab, bei denen
man das ausdrücklich festgelegt hat. Trotzdem lässt sich
jedes einzelne Dokument im Volltext durchsuchen, wobei
ELOoffice bei Bedarf ebenfalls die eingebaute Zeichenerkennung
für markierte Bereiche bemüht. Durch die Funktion
Click & Find kann man zusammenhängende Wörter auf dem
Bildschirm markieren und über eine Tastenkombination eine
Suchabfrage in ELO auslösen. Das Ergebnis kann man über
die Zwischenablage zum Beispiel in Randnotizen kopieren
und so auch abseits der Volltextsuche danach recherchieren.
Ä üppiger Funktionsumfang
Ä elegant zu bedienen
ä kein Mehrplatz-System
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c’t 2016, Heft 23 111