DSGVO-Handbuch_Leseprobe

Kapitel I · Einführung und Übersichten
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Step-by-Step – technisch-organisatorische Übersicht
Hier finden Sie die wichtigsten technisch-organisatorischen Themen, die zu beachten und umzusetzen
sind. Die entsprechenden Hintergründe sind nachfolgend entsprechend erläutert.
Allgemeine Punkte, für alle Betriebe:
q Aktualisieren Sie Ihre (Online-) Datenschutzerklärung mit Hilfe eines entsprechenden Generators. Geben
Sie im Impressum an, wer bei Ihnen für den Datenschutz verantwortlich ist. (Link in Kapitel IV)
q Prüfen Sie alle (Daten-) Verarbeitungsprozesse Ihres Unternehmens (anhand der beschriebenen
Grundlagen) auf Korrektheit und Zulässigkeit. (Kapitel II, III, IV, V)
q Erstellen Sie Ihr Datenschutz-Konzept, wie im Leitfaden beschrieben. (Kapitel II, III, VI)
q Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen alle Anforderungen an die technisch-organisatorische Sicherheit der
personenbezogenen Daten erfüllt bzw. „rüsten Sie nach“. (Kapitel II, III, IV, V)
q Wenn Sie mit sensiblen Daten zu tun haben (siehe Definition in Kapitel II), sind Sie nach Art. 37 c) DSGVO
evtl. dazu verpflichtet, einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu beauftragen oder einen internen
Mitarbeiter zu benennen und zu schulen. Prüfen Sie, ob Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung
benötigen und holen Sie sich ggf. dafür fach liche Unterstützung. (Anleitung in Kapitel II)
q Prüfen Sie, ggf. mit Hilfe Ihres Datenschutzbeauftragten, ob alle genutzten Datenübermittlungsprozesse
zulässig sind und alle notwendigen Auftragsdatenverarbeitungsverträge vor liegen. Passen
Sie ggf. die Prozesse den neuen Vorschriften an. (Kapitel II, III, IV, V)
q Überwachen Sie fortlaufend, ob Ihre Datenschutzprozesse ausreichend (hoch) sind und (noch) den
gesetzlichen Anforderungen entsprechen. (Kapitel II, V, VI)
Wichtig: Änderungen sind sofort einzupflegen. Darüber hinaus sollte mindestens einmal jährlich eine
(Selbst-) Überprüfung („Selbstaudit“) des Datenschutz-Konzeptes erfolgen.
Spezielle Punkte für Betriebe mit Mitarbeitern:
q Wenn Sie mind. 10 Mitarbeiter haben, die auf personenbezogene Daten zugreifen, benennen Sie
einen Datenschutzbeauftragten, lassen diesen schulen, (siehe Links zu weiterführenden Angeboten)
und melden diesen bei der Datenschutzbehörde. Alternativ können Sie einen externen Datenschutzbeauftragten
für diese Aufgabe in Anspruch nehmen. (Siehe auch Kapitel II)
q Lassen Sie auch Ihre Mitarbeiter professionell zum Thema Datenschutz nach DSGVO und seiner
praktischen Umsetzung bei den jeweiligen Tätigkeitsbereichen schulen, ggf. mittels Infobroschüren.
(Siehe auch Links zum Bestellen von Schulungsunterlagen).
q Lassen Sie alle Ihre Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben, eine entsprechende
Vertraulichkeitserklärung unterschreiben. (Siehe auch Kapitel III)
q Lassen Sie von Ihren Mitarbeitern alle datenschutzrechtlichen Vorfälle (schriftlich) dokumentieren,
also alles, was nicht ordnungsgemäß läuft. Dies betrifft vor allem die betriebseigenen Verarbeitungsprozesse,
relevante Datenschutzvorfälle intern und extern sowie (An-) Weisungen gegenüber den von
Ihnen beauftragten datenverarbeitenden Unternehmen.
q Bei größeren Unternehmen: Richten Sie ein (Online-) Beschwerdemanagement ein für die Bearbeitung
von Betroffenenrechten. Der wichtigste Schritt hierzu ist, online die Stelle und / oder den
Ansprechpartner für Beschwerden anzugeben. Der Ablauf des Beschwerdemanagements muss dann
intern geregelt und dokumentiert werden.
© Ina Gutsch