DSGVO-Handbuch_Leseprobe

8 Kapitel I · Einführung und Übersichten
Checkliste: In welchen Bereichen ist mein Unternehmen betroffen?
Mit dieser Checkliste können Sie stichpunktartig überprüfen, welche Bereiche Ihres Unternehmens
von den Vorschriften der DSGVO betroffen sind.
Die DSGVO trifft auf mich / mein Unternehmen zu, wenn z. B.
q ich oder mein(e) Mitarbeiter Mails von Interessenten oder Kunden erhalte / n oder an diese versende
/ n oder
q ich in meinem Unternehmen EC-Kartenzahlung anbiete oder
q in meinem Betrieb oder auf (m)einem PC Daten von Interessenten oder Kunden elektronisch gespeichert
werden oder
q wenn ich die Daten von Interessenten oder Kunden elektronisch im System eines externen Unternehmens
speichere / speichern und / oder verarbeite / verarbeiten lasse oder
q ich eine Website betreibe / betreiben lasse, in der Kundendaten erfasst werden, z. B. über ein Kontaktformular
oder eine Anmeldung zum Newsletter oder
q ich einen Online-Shop betreibe oder
q ich Daten meiner Interessenten oder Kunden zur Weiterverarbeitung an ein anderes Unternehmen
weitergebe, z. B. zum Versenden von Post, zur Erstellung von (Ab-) Rechnungen, bei der
EC-Cash-Zahlung oder
q mein Unternehmen in einem Online-Adressverzeichnis gelistet ist, das Anfragen für mich entgegennimmt
oder
q wenn Kollegen, Mitarbeiter oder andere Personen berechtigt oder unberechtigt Zugang zu elektronischen
oder handschriftlichen Dokumenten oder anderen personenbezogenen Daten erhalten
(könnten), die ich nutze oder
q ich Apps oder Soziale Medien nutze, in denen ich mit Kunden oder Interessenten vernetzt bin
und / oder Informationen mit ihnen austausche
q und diese Art von Daten regelmäßig erfasst, genutzt oder verarbeitet wird.
Folgende Fälle zählen bereits zur regelmäßigen Verarbeitung:
Websites, die Daten sammeln (z. B. über ein Kontaktformular), CRM-Systeme (ein Datenspeichersystem,
das für die Mailverarbeitung mittlerweile fast schon lebensnotwendig ist), ein Web-Shop,
Lohnabrechnungssysteme etc., soweit diese Programme regelmäßig genutzt werden (= aktiv sind),
also nicht nur gelegentlich.
Wenn mindestens einer der genannten Punkte und der letzte Punkt zutreffen, findet die DSGVO
auch auf Ihr Unternehmen Anwendung, unabhängig von der Größe des Betriebes und der Menge der
Daten, die verarbeitet werden.
Tipp: Wenn Sie eine Website nutzen, die Ihres Wissens nach keine Daten erhebt, klären Sie
trotzdem (z. B. mit Ihrem Webmaster) ab, welche Faktoren im Sinne der DSGVO relevant
sein könnten. Die Nutzung von Cookies gehört bereits dazu und auch der Einsatz von Proxies
(das erklärt Ihnen Ihr Webmaster).
Wichtig: In jedem Fall benötigen Sie auf Ihrer Website eine aktuelle Datenschutzerklärung,
siehe Kapitel V, auch wenn keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
In diesem Fall geben Sie in der Datenschutzerklärung an „Diese Seite verwendet keine personenbezogenen
Daten“.
© Ina Gutsch