SUPPLYspezial e-Vergabe

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tel(…)“, heißt es dort. Auch in Paragraf 9 der nationalen Vergabeverordnung findet sich die Formulierung. Was die technische Umsetzung angeht, scheinen die Lösungen gefunden. Die Kommunikation zwischen Bieter und Vergabestelle läuft über Vergabeplattformen, auf denen das elektronische Verfahren implementiert worden ist. Seit mehreren Jahren halten mehrere Softwareanbieter entsprechende Lösungen bereit. Vergabestellen und Bieter müssen entsprechende Schnittstellen einrichten, in der Regel ist das technisch kein Problem mehr. Die Schnittstellen braucht es, um die unterschiedlichen eVergabe-Programme an die jeweiligen Plattformen anbinden zu können. Ein öffentlicher Auftraggeber ist frei in seiner Entscheidung, welche Software er verwendet. Über die Plattformen können die Bekanntmachung, die Abgabe des Angebots, die Kommunikation in der Angebotsphase und der Zuschlag abgewickelt werden. Es gibt sowohl öffentliche als auch kommerzielle Anbieter für Plattformen, die auch eVergabe-Lösungen beinhalten. Darunter ist zum Beispiel „eVergabe“, die elektronische Vergabeplattform des Bundes. Dort waren Ende April 872 Vergabestellen registriert, die insgesamt etwas mehr als 2.500 Vergabeverfahren eingestellt hatten – angefangen beim Amt für Neckarausbau in Heidelberg über das Ministerium für Landwirtschaft, Umwelt und Verbraucherschutz in Mecklenburg-Vorpommern bis hin zum Zentrum für Osteuropaund Internationale Studien. Auch lokale Anbieter wie die „HAD - Hessische Ausschreibungsdatenbank“ bieten den kompletten Prozess an. Hinzu kommen kommerzielle Auftragsdatenbanken, die für sich teilweise in Anspruch nehmen, mehr Ausschreibungen anzubieten als andere und die ihr Angebot um die elektronische Abwicklung ebenfalls schon längst erweitert haben. Und auch in noch kleineren Einheiten wird die eVergabe umgesetzt. An vielen Stellen in Deutschland haben sich die Verantwortlichen auf kommunaler Ebene oder in Landkreisen zusammengetan, um die elektronische Vergabe im Verbund umzusetzen. Lediglich ein Beispiel ist der Landkreis Peine in Niedersachsen. Dort wickeln inzwischen fünf Gemeinden die eVergabe zusammen ab. Die gemeinsame Wahrnehmung der Beschaffungsaufgaben in einer zentralen Vergabestelle von Landkreis und Gemeinden unterstütze so die kleineren Gemeinden bei dieser Herausforderung, erläutert Arno Kruse, Leiter der Zentralen Vergabestelle beim Landkreis Peine. Die eVergabe könnte mit Blick auf die technische Umsetzung neue Auseinandersetzungen im juristischen Bereich eröffnen. Denn die elektronische Abwicklung führt zu neuen Fragestellungen für Vergabekammern und in der Folge auch für Oberlandesgerichte, wenn es zu Nachprüfungsanträgen und zu Klagen durch Bieter kommt. So ist jetzt schon absehbar, dass Gerichte die Frage klären müssen, wer bei einer Störung der elektronischen Abwicklung am Ende tatsächlich Recht behält. War es die Vergabestelle, die nicht dafür gesorgt hat, dass die Plattform einwandfrei funktioniert hat? War es der Bieter, der nicht genügend einkalkuliert hat, dass er mit Störungen rechnen muss? Oder war es am Ende sogar der Softwarehersteller, der die technischen Probleme zu verantworten hat, weil der Support nicht funktioniert hat. Einen ersten Vorgeschmack darauf gibt eine aktuelle Entscheidung der Vergabekammer Südbayern. Sie hatte sich im März dieses Jahres damit zu beschäftigen, ob das Angebot eines Bieters zum Neubau einer Mensa zu Recht ausgeschlossen worden war. Der Bieter hatte telefonisch mitgeteilt, dass er technische Probleme habe, das Angebot wie in der Ausschreibung vorgegeben, elektronisch zu übermitteln. Andere Bieter hatten das geschafft. In der Folge schickte der ausgeschlossene Bieter sein Angebot per Fax und wurde ausgeschlossen. In der Auseinandersetzung stellte sich heraus, dass der betroffene Bieter wohl ein Update der Software nicht vorgenommen hatte und deshalb die Probleme entstanden 6
waren. Die Vergabekammer kam zu dem Schluss, dass von einem „durchschnittlich versierten Bieter“ erwartet werden könne, dass er die Softwareprogramme selbst aktuell halten könne. So wie er für die gesamte Ausstattung im Unternehmen selbst verantwortlich sei, sei er auch für eine funktionsfähige IT zuständig. Deshalb müsse der Bieter in regelmäßigen Abständen prüfen, ob aktuellere Versionen einer Software existierten und diese dann auch installieren. Der Hinweis der Plattform „Auf neue Version prüfen“ sei aber unberücksichtigt geblieben. In ähnlichem Stil könnten in den Anfangsjahren der eVergabe weitere Auseinandersetzungen folgen. Der Vorteil: Die Entscheidungen und Urteile werden mittelfristig – ähnlich wie bei den anderen neuen Bestimmungen der Vergaberechtsreform – bei der praktischen Umsetzung der eVergabe helfen. Aufmerksame Vergabestellen und Bieter werden versuchen, Fehler von anderen nicht zu wiederholen. In den kommenden Jahren rechnen eVergabe-Experten auf Seiten der Hersteller damit, dass sie mit zunehmender Dauer ihr Knowhow so weit vertiefen, dass sie der öffentlichen Hand noch passgenauere und individuellere Software anbieten können. Sogar die an anderer Stelle höchst problematischen Bot-Technologien könnten irgendwann zum Einsatz kommen. Wo automatisierte Kommunikation in sozialen Netzwerken zu einer unzulässigen Meinungsbeeinflussung führen kann, sind Bots in diesem Fall möglicherweise eine Unterstützung in der Kommunikationsphase zwischen Auftraggeber und Bieter. Obwohl die eVergabe kein neues Instrument ist und von öffentlichen Auftraggebern wie von Bietern schon seit einigen Jahren erfolgreich praktiziert wird, bleiben überschwängliche Bewertungen aus. Die verbindliche Einführung der eVergabe sei für alle Vergabestellen ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung, meint Felicia Muffler, beim IT- Branchenverband Bitkom zuständig für den Bereich „Öffentlicher Sektor“. Bei der Umsetzung gebe es allerdings Kommunikationsdefizite. „Unser Eindruck ist, dass sich Handwerkskammern, IHK und Branchenverbände wie etwa Bauverbände mit dem Thema nicht oder nur unzureichend beschäftigt haben“. Es hätten kaum Informationsveranstaltungen stattgefunden. Dies gelte insbesondere für die öffentliche Hand. Viele Vergabestellen wüssten nicht, wie sie die eVergabe umsetzen sollen, auch der 18. Oktober als Stichtag sei oft kein Begriff, glaubt Felicia Muffler. Problematisch sei, dass es jenseits der Bundesebene keine zentralen Zuständigkeiten gebe bei diesem Thema. Auch die Kommunikation der Länder gegenüber den Kommunen sei oft unzureichend. Die Bitkom-Vertreterin kommt zur nüchternen Erkenntnis: „Vergabestellen, die sich jetzt noch nicht mit dem Thema beschäftigt haben, werden die eVergabe bis Oktober nicht umsetzen können.“ Die spannende Frage werde aber sein, was passiere, wenn Vergabestellen bis Oktober keine eVergabe haben? Gebe es dann Sanktionen? Tendenziell besser aufgestellt seien Unternehmen aus dem Straßenbau oder dem Reinigungssektor, die häufiger mit öffentlichen Auftraggebern zu tun hätten. „Kritisch sieht es dagegen zum Beispiel bei kleinen Handwerksunternehmen aus“. Der Eindruck bestätigt sich: der Deutsche Handwerkskammertag in Berlin lässt eine entsprechende Anfrage lieber unbeantwortet. Begründung: zu diesem Thema könne man gar nicht so viel sagen, meint eine Sprecherin. Dennoch sieht die Bitkom- Expertin für den öffentlichen Sektor 7
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