metasonic® Suite Kundenmagazin 01-19

KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
Das Ende des Zahlendrehers
Wer den Datenfluten des 21. Jahrhunderts Herr werden möchte, muss sie professionell kanalisieren. Die
metasonic® Capture Suite erfasst standardisiert Daten auf Dokumenten wie beispielsweise eingehenden
Rechnungen – einfach, schnell, präzise und auf Wunsch als Teil eines kompletten digitalen Prozesses.
Wovon Büroangestellte wohl nachts träumen
Manche Dinge sind einfach, aber aufwändig; auch im
unternehmerischen Umfeld. Man müsse da durch, heißt es
in solchen Fällen oft, das sei einfach so. Und überhaupt,
am Ende winke der Erfolg – ohne Fleiß kein Preis.
Durchhalteparolen in Bezug auf notwendige Fleißarbeiten
sind seit Jahrhunderten fester Bestandteil westlicher
Arbeitsethik. Doch je mehr insbesondere Standardprozesse
digitalisiert werden können, desto überflüssiger
werden sie – selbst in Fragen der Bürokratie.
Eine gute Büroangestellte hat die 22 Stellen einer
IBAN-Nummer in etwa so schnell über die Tastatur eingetippt,
wie andere Menschen sie am Rechner kopiert und
wieder eingefügt haben. Das flößt Respekt ein. Doch wie
oft tut sie das an einem normalen Arbeitstag, ohne dabei
einen Fehler zu übersehen? Fünfmal? Fünfzigmal?
Hundertmal? Öfter? Und was ist mit den einschlägigen
Lieferscheinnummern, Rechnungsnummern, Vorgangsnummern,
Umsatzsteuer-IDs, und so weiter, und so
weiter? Die Zahlenkolonnen reihen sich, wenn man sie
zusammen nimmt, bis an die untergehende Sonne eines
langen Arbeitstages auf. Wovon Büroangestellte wohl
nachts träumen…?
Penibelster Buchhalter macht auch Fehler
Eines ist bei aller Erfahrung und Präzision unbestreitbar:
Auch die geduldigste Büroangestellte wird von der
Menge eingehender Rechnungsdokumente irgendwann
gestresst sein. Und auch der penibelste Buchhalter macht
irgendwann einen Fehler. Und mit etwas Pech auch noch
einen entscheidenden. Das ist menschlich, das ist normal.
Denn diese Tätigkeiten sind zwar einfach, aber eben
auch aufwändig und fehleranfällig. Sie nehmen unseren
Arbeitsspeicher in Beschlag und tragen nur wenig dazu
bei, dass Organisationen erfolgreich sind. Alles an diesen
Aufgaben ist stattdessen darauf ausgerichtet, Fehler zu
vermeiden und Regeln einzuhalten – eine Beschreibung,
wie gemacht für einen digitalen Prozess.
Viel Zeit und Energie sparen
Allgeier IT hat eine Software auf den Markt gebracht, die
den Sachbearbeitern, Buchhaltern und anderen Helden
des Büroalltags helfen kann. Die metasonic® Capture
Suite – bis vor einem Jahr noch als „smart.CAPTURE“
bekannt – hat das Ziel, schnell, standardisiert und fehlerfrei
typische Dokumente wie beispielsweise Eingangsrechnungen
zu erfassen.
Vieles wird heutzutage bereits vollkommen digital abgewickelt,
und doch haben die meisten Unternehmen nach
wie vor einen großen Anteil an postalischen oder als PDF
versandten Dokumenten. Vom guten alten Fax ganz zu
schweigen. Hier kann die Allgeier-Lösung viel Zeit und
Energie sparen: Mit geringem Aufwand wird das Papier
gescannt oder das PDF eingelesen.
Hochgradig kompatibel
Daraufhin erkennt ein Freiform-Engine automatisch
typische Muster wie Rechnungsnummern, IBAN oder
Lieferscheinnummern, liest sie aus und speist sie in das
metasonic® Capture-System ein. Dabei kann die ordnende
Hand eines Mitarbeiters stets korrigierend eingreifen, falls
eine Zuschreibung fehlerhaft vorgenommen wurde.
Sind die Daten einmal korrekt extrahiert worden, können
sie, falls gewünscht, zur Kontrolle und Genehmigung an
eine Entscheidungsperson weitergeleitet werden. Diese
überprüft beispielsweise die zu überweisende Rechnungssumme
und gibt sie dann frei.
Nun können die Daten exportiert werden. Hierbei ist die
metasonic® Capture Suite multichannel-fähig und zu
verschiedenen Anschlusssystemen hochgradig kompatibel.
Exportziele können dabei sowohl klassische ERPs von
beispielsweise SAP, aber auch Allgeier-eigene Software
wie die ECM-Lösung metasonic® Doc Suite sein.
Zeitalter der Zahlendreher vorbei
Den Aufbau dieses Prozesses darf man sich von Anfang bis
Ende ganzheitlich digital vorstellen: Ein Dokument wird
mit der metasonic® Capture Suite eingelesen, relevante
Daten werden extrahiert, genehmigt und danach in
bspw. ein ERP-System exportiert. Von hier erfolgt nun die
Weiterleitung an ein Finanzbuchhaltungs-Tool. Innerhalb
dieses Programms kann die Verarbeitung der Daten bis hin
zur Rechnungslegung vorangetrieben werden, ohne dass
zwischendurch viel Raum für menschliche Fehler bliebe
oder Zeitverlust ent stünde. Das Zeitalter der Zahlendreher
wäre damit fürs Erste vorbei.
Christoph Mattler, der die metasonic® Capture Suite maßgeblich
mit programmiert hat und sie seit Jahren weiterentwickelt,
formuliert es so: „Diese Software ist absolut
skalierbar und zu fast allen Systemen anschlussfähig.
1.
Input
Formulare
Digitale Rechnungen
Lieferscheine
Post, Fax, E-Mail
Digitalisierung
Scanner
Multifunktionsgerät
Qualitätskontrolle
Papier-Originale
Kontrolle
Ersatz/Austausch
Diese Software ist
absolut skalierbar und
zu fast allen Systemen
anschlussfähig.
Das ist bei der Weiterverarbeitung von eingehenden Daten
eine wirklich entscheidende Hilfe, besonders für Organisationen,
die täglich mehr als fünfzig Rechnungseingänge
zu verzeichnen haben.“
Vom kleinen Mittelständler bis zum großen Konzern
Tatsächlich setzen verschiedenste Kunden die metasonic®
Capture Suite in ganz individueller Intensität ein: Vom
kleinen Mittelständler bis zum großen Konzern werden
von einzelnen Nutzern zwischen 2.500 und einer halben
Million Seiten monatlich erfasst. Dazu bietet Allgeier IT
ein flexibles Preismodell an. Kunden erwerben Seiten-
Kontingente, die sie in einem bestimmten Zeitraum zur
freien Verfügung haben. Diese Kontingente können
beliebig aufgestockt werden – so können auch stark
wachsende Organisationen ihren Bedarf skalieren und
anpassen.
Um noch schneller an die zu erfassenden Daten zu kommen,
extrahiert die Software Werte bei Standardformaten
wie „ZUGPFeRD 1.0“ direkt aus der XML-Datei. Ab Sommer
2019 wird diese Technik auch für den Nachfolgestandard
„ZUGPFeRD 2.0“ verfügbar sein. Ende 2019, so Mattler, ist
damit zu rechnen, dass es die metasonic® Capture Suite
auch als klassische Web-Anwendung geben wird. Bis dato
ist sie als Client-Server-Modell aufgesetzt.
Klassifikation Extraktion Verteilung
Korrespondenz
Verträge
Bestellungen
Rechnungen
Datenextraktion
Name
Feld X
Feld Y
DMS
ERP
CRM
Fibu
Andere Anwendungen
Archivierung
Ablage in einem zentralen
digitalen Archiv
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