I had a dream... Wir hatten vor 20 Jahren bereits die ... - d.velop AG

Das Unternehmen
ISTA Deutschland GmbH
Die ISTA Deutschland GmbH ist
weltweit führender Spezialist für die
verursachungsgerechte Erfassung von
Energie- und Wasserverbrauch und
dessen Abrechnung. Die angebotenen
Dienstleistungen für Hausverwalter,
Hauseigentümer oder Energieversorgungsunternehmen
reichen von der
Lieferung und Installation von Messgeräten
über die Verbrauchserfassung
und deren verbrauchsabhängige
Abrechnung bis hin zur Abwicklung
des Zahlungsverkehrs von Betriebskosten.
Ein Name und ein Anspruch, die verpflichten…
Um dem Anspruch auf wachsende
Qualität, stärkere Kundenorientierung
und mehr Innovation gerecht
zu werden, steht ISTA die 100-jährige
„I had a dream... Wir hatten vor 20 Jahren bereits die
Idee, Listen zu verfichen, Posteingang zu verfilmen und
zu jacketieren, dadurch die Aktenablage zu verkleinern,
um unsere Niederlassungsgebäude nicht mehr nach den
Aktenvolumina planen zu müssen. Jetzt wird der Traum
wahr: Zentrale Caches und Jukeboxes sind weltweit
parallel von jedem Standort aus nutzbar.“
Erfahrung zur Seite: Die Geschichte
des Unternehmens reicht bis zu der
Gründung von CLORIUS zurück,
Pionieren für verursachungsgerechte
Abrechnung von Energie und Wasser.
In dieser Tradition wurzelt auch das
Know-how, das die Voraussetzung für
den Erfolg von ISTA darstellt: hochwertige
und langlebige Produkte, ein
vielfältiges Dienstleistungsangebot,
ein dichtes Standortnetz, zuverlässiger
Lieferservice und kompetente wie
freundliche Beratung durch die
geschulten Mitarbeiter.
Projektbericht – Success Story
Zu lösende Aufgaben
Standortunabhängigkeit des Systems
Kein Aktentransport mehr: Bisher
dauerte der LKW-Transport der Akten
in die Abrechnungszentren und
zurück zwei Wochen bei jährlichen
Speditionskosten von 350.000 Euro.
Keine manuelle (Falsch-)Ablage
mehr – allein in Deutschland 400.000
Akten. Kein manuelles Suchen der
Dokumente. Gebäudeplanung: Die
Maße der Niederlassungsgebäude
wurden bisher nach Aktenaufkommen
im Papierarchiv geplant.
Projektteam
Horst Laske, Geschäftsführer für Operations,
Pate und Auftraggeber des Projektes
Detlev Bruns, Leiter Customer Support und
Mitglied des Projektlenkungsausschusses
Michael Friggemann, Konzern-Datenschutzbeauftragter sowie
Projektleiter und Processowner Archivierung
Rainer Dartmann, stv. Projektleiter und Programmentwickler d.3
Heiko Voigt, Programmentwickler d.3
Peter Lakmann, Customer Support Deutschland
Norbert De Jong, Customer Support Operations
Matthias Schween, Customer Support SAP

Warum gerade d.velop?
Die d.velop AG realisiert ganzheitlich
revisionssichere digitale Geschäftsprozesse
auf Basis des integrierten Systems
d.velop/d.3 und der Kompetenz der
d.velop-Mitarbeiter und -Partner. Als
Hersteller des digitalen Archiv-,
Dokumenten- und Workflow-
Management-Systems d.velop/d.3 hat
das Unternehmen inzwischen mehr als
350 Server-Installationen weltweit
erfolgreich im Einsatz. d.velop verfügt
über ein „westfälisches Team direkt vor
der Tür“, hoch motivierte Mitarbeiter,
mit denen man kurzfristig planen
kann – und bietet ein gutes Preis-
Leistungs-Verhältnis.
Technische Entscheidungskriterien
Know-how in AFP, Massenscan,
Individualscan, SAP-Anbindung sowie
ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept.
Projektverlauf
Die knappe Aussage des Projektleiters
und Datenschutzbeauftragten Michael
Friggemann sagt mehr als 1.000
Worte: „Am 9.12.2002 – da hat die
Freundschaft angefangen. Der
Geschäftsführer der d.velop AG,
Christoph Pliete, hat uns mit seiner
westfälischen Mannschaft das Blaue
vom Himmel versprochen – und alles
gehalten.“
ISTA – d.velop
Zahlen und Fakten
ISTA Deutschland GmbH –
international erfolgreich
Neben dem starken Heimatmarkt in
Deutschland (19 NDL, zwei Abrechnungszentren)
ist ISTA in weiteren 27
Ländern vertreten, darunter in den
USA, China und Skandinavien. An über
65 Standorten kümmern sich die Mitarbeiter
weltweit um mehr als 300.000
Kunden in 600.000 Objekten. Pro Jahr
werden von ISTA über 38 Mio. Messgeräte
abgelesen. Mit ca. 3.700 Mitarbeitern
erzielte ISTA im Jahr 2002
einen Umsatz von rund 463 Mio. Euro.
Projektstatus und Ausblick
In Verbindung mit dem selbst programmierten
Abrechnungssystem
werden von d.3 die Module d.cold,
d.scan, d.view (mit AFP Viewer),
d.office und d.explorer eingesetzt.
CI-Dokumente werden als AFP abgelegt
und als TIFF konvertiert angezeigt.
NCI (Posteingangs)- oder Mail-
Vorgänge werden prozessorientiert
dem Sachbearbeiter über Workflow
mit Eskalationsverfolgung vorgelegt;
durch diesen wird eine konsequente
Vorgangssteuerung bei der Vorbereitung
der Heizkostenabrechnung
aus den Dokumenten der elektronischen
Liegenschaftsakte durchgeführt.
Seit Dezember 2003 wurde
die elektronische Akte erweitert, so
dass elektronische Ablesedaten automatisch
einfließen können. Es erfolgt
ein Abgleich mit dem SAP-System,
die Niederlassung übergreifende
Attributierung der Indices und danach
die Übergabe von zu bearbeitenden
Vorgängen an SAP. Aus SAP
heraus werden die Archivierung und
eine Kennzeichnung im Produktionssystem
per Button angestoßen,
eine Recherche kann jederzeit aus
beiden Systemen erfolgen. Das
Projekt ist ab 18. November 2003 in
den Niederlassungen Münster und
Duisburg pilotiert und ab 17.12.2003
bundesweit produktiv eingeführt
worden. Für 2004 wird die Konsoli-
Projektzahlen
• Projektlaufzeit: August – März 2004
• Anzahl User ca. 1.800
• Gesamtanzahl Archivdokumente
ca. 70 Mio.
• Täglicher Zulauf an Dokumenten:
1.500 per Posteingang und Mail,
50.000 per AFP-Output, 20.000
per Prozessautomation (Ablesung)
• DB-Struktur wurde übernommen –
somit konnte mit den alten Dokumenten
weitergearbeitet werden
• Suchzeiten: Recherchezugriff
binnen zwei-drei Sekunden
dierung aller Dokumentenarten und
der internationale Ausrollprozess geplant
(Start in Luxemburg und der
Schweiz). Eine Öffnung durch Internetzugriff
für den Kunden ist geplant.
Die Ausweitung des elektronischen
Ablagemediums von den operativen
auf die administrativen Bereiche wird
ebenso eine Aufgabe sein wie die
Erweiterung des Dokumentenmanagements
um die Automatisierung der
Prozesse via Workflow-Management.
Nutzen – bei der Archivierung
und Erfassung:
• Verbesserung der Erreichung der
Serviceziele: Schneller Zugriff bei
Rückfragen auf jedes Dokument
• Keine Falschablage durch Barcode-
Indexierung
• Jeder Anwender verfügt über das
gleiche Ablagemedium für alle
Archivdokumente
• Kein Postversand bei Abrechnungs-
Sonderfällen, Kundennotizen (30 %)
• Auskunftsfähig von jedem Standort
über alle Dokumente
• Marketingaspekt eines Kundenzugriffs
auf das Archiv über Internet-
Portal
• Durch Zentralerfassung von Massendokumenten
werden die Saisonabrechnungen
binnen 24 Stunden
produziert
• Die einmaligen Projektkosten
amortisieren sich in einem jährlich
doppelten Nutzen