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„Sauber: Jahresputz 2009 für die Buchhaltung!“ Eine „saubere“ und ordnungsgemäßeBuchhaltung ist die Grundlage einer jeden untern e h m e r i s ch e n Tätigkeit. Der Unternehmer ist verpflichtet, alle Geschäftsvorfäl- Natalie Hintner le vollständig, wahr, klar, ordentlich und leicht nachprüfbar aufzuzeichnen. Tut er das nicht, so können unangenehme Nachzahlungen im Rahmen von Betriebsprüfungen die Folge sein. Die folgenden Erörterungen sollen Ihnen dabei helfen, Ihre Buchhaltung richtig und ordentlich zu führen, und somit das Risiko einer unangenehmen Überraschung bei einer Betriebsprüfung möglich gering zu halten. Formelle Ordnungskriterien der Buchhaltung Die Buchführung ist in einer lebenden Sprache zu führen. Die Eintragungen in die Bücher sind der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorzunehmen. Bareinnahmen und Barausgaben sind täglich einzeln aufzuzeichnen. Gemachte Eintragungen dürfen nicht unkenntlich gemacht werden, Änderungen müssen so vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Inhalt ersichtlich bleibt. Wichtig: Im Excel geführte Buchhaltungen sind niemals formell ordnungsgemäß, da Änderungen jederzeit vorgenommen werden können und der ursprüngliche Inhalt nicht ersichtlich bleibt. Excel-Files können daher zwar als Voraufzeichnungen dienen, sind aber als Ersatz für ein ordentliches Buchhaltungsprogramm nicht geeignet. Tipp: Sortieren Sie Ihre Belege nach Belegkreise (Eingangsrechnungen,Ausgangsrechnungen, Kassa, Bank, etc.) chronologisch ab. Für Fragen an den Berater und deren Beantwortung empfiehlt es sich, ein eigenes Register im BH-Ordner anzulegen. Ausgangs-, Eingangsrechnungen und Kassabelege sind fortlaufend zu nummerieren. Bei der Bank bildet die Bankauszugsnummer die fortlaufende Nummerierung. Zu den Buchhaltungsunterlagen gehören auch die Arbeitspapiere der Lohnverrechnung, sowie die Finanzamt-Buchungsmitteilungen und Verträge. Eine gute Buchhaltungsorganisation hat folgende Vorteile: Schnelles Finden von Belegen. Übersichtlichkeit und gute Kontrollmöglichkeit. Weniger Ärger bei der Betriebsprüfung mit nicht auffindbaren Belegen. Erfolgsmagazin von Unternehmerweb Ausgabe 01-2009 • • • Coverstory Wichtig: Belege und Aufzeichnungen sind sieben Jahre aufzubewahren! Rechnungslegung und Rechnungsbestandteile Eine Rechnung ist eine Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Rechnungen können neben der postalischen Zusendung auch – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – auf elektronischem Weg übermittelt werden. Darunter fällt die Übermittlung per Telefax und per E-Mail. Allerdings müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet sein. Diese Kriterien sind nur dann erfüllt, wenn eine Rechnung mit elektronischer Signatur und im EDI-Verfahren übermittelt wird. Rechnungen, die daher per E-Mail ohne elektronische Signatur versendet werden, gelten daher als nicht ordnungsgemäße Rechnungen. Rechnungen, die per Telefax versendet wer-
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