PROMIKON Handbuch 2022|2023

Veranstaltungensorganisation
10 wertvolle Aspekte:
eranstaltung!
Ziele definieren
Was möchten wir mit der Veranstaltung erreichen? „Die Gemeinde bekannt machen“ ist kein ausreichend
definiertes Ziel. Am genauesten kann man Ziele mit der SMART-Formel definieren (specific/spezifisch,
measurable/messbar, achievable/erreichbar, reasonable/angemessen, time-bound/terminiert).
Zielgruppe festlegen
Die „ältere Generation“ hat eine ganz andere Vorstellung von einer guten Veranstaltung als die „Jugend“.
Man sollte sich bewusst sein, auf welche Gruppe man das Event hauptsächlich „zuschneidern“ möchte.
Die Aussage der Veranstaltung
Welche Aussagen möchten wir kommunizieren? Wie möchten wir dadurch von außen wahrgenommen
werden? Jedes Event enthält eine Botschaft, die von den Besuchenden auf die Gemeinde übertragen
wird.
Event Marketing
Könnte es sich lohnen auch außerhalb des „Gemeindeblättchens“ Werbung zu machen? Social Media,
Internet, Plakate, Flyer, Zeitungen, Gewinnspiele, persönliche Einladungen? Das Ziel der Werbung ist
dann erreicht, wenn die Zielgruppe mehrfach auf das Event aufmerksam gemacht worden ist.
Teilnehmermanagement
Die Teilnehmer-Reise geht vom Lesen der Headline, über die Ticketreservierung (Hotline, Internet, etc.)
bis zum Event selbst und seinen (persönlichen und öffentlichen) Nachwirkungen und sollte für die Teilnehmenden
möglichst angenehm und eindrucksvoll gestaltet werden.
Ablauf
Besteht das Event ausschließlich aus dem Programm des*der Gastkünstler*in? Könnte eine (nicht zu
ausführliche) Begrüßung/Verabschiedung durch ein Gemeindemitglied sinnvoll sein? Gibt es eine Pause?
Wird Essen/Trinken verkauft?
Sind erkennbare Mitarbeitende für die Besuchenden ansprechbar?
Künstler*innen
Ist für Anreise, Unterbringung, Verpflegung (vegetarisch o.ä.), Soundcheck, Backstage, Ansprechpartner,
Kooperation in der Bewerbung d. Events und für die Bezahlung gesorgt?
Serviceanisatio
Mitarbeitende:
Welche und wie viele Mitarbeitende werden vor und während dem Event benötigt (Einlasskontrolle, Besucherlenkung,
Verkauf von Essen/Trinken/Merch etc., Aufbau, Abbau, Technik)? Verantwortlichkeiten
sollten festgelegt werden, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.
Sicherheit und Genehmigungslage
Wer ist der Veranstalter des Events (Verträge, Versicherungen), wer der Betreiber der Location (Sicherheitskonzept,
Fluchtwege)?
Wird ein Hygienekonzept benötigt?
Erfolgsmessung
Was hat gut geklappt, was noch nicht? Sind die Ziele erreicht worden? Ist ein Feedback der Teilnehmenden
eingeholt? Werden die Erkenntnisse bei der zukünftiger Planung berücksichtigt?
Dies sind nur einige Gedanken aus der Wissenschaft der Veranstaltungskonzeption. Bei Fragen wendet
euch gerne an das Promikon-Team.
Tara Josina Matthäus
WÜRDE
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