Datenbank und .gpn-Datei - Untis Stundenplan Software

MultiUser 

Benutzerhandbuch

MultiUser 

B e n u t z e r h a n d b u c h

Inhalt 

Inhalt 

Einführung ...................................................................................................................... 5 

Technischer Hintergrund ............................................................................................... 6 

Mandantenfähigkeit .................................................................................................... 6 

Datenbank reorganisieren .......................................................................................... 7 

Installation ...................................................................................................................... 8 

Einzel-Installation ....................................................................................................... 8 

Zentral-Installation auf einem Server ..........................................................................10 

Der Login-Dialog ........................................................................................................... 11 

Anlegen einer neuen Schule ..................................................................................... 11 

Anlegen eines Schuljahres ........................................................................................12 

Anlegen einer neuen Version .....................................................................................12 

Einloggen ..................................................................................................................13 

Datenbank und .gpn-Datei ...........................................................................................14 

Übertragen von .gpn-Dateien in die Datenbank ..........................................................14 

Übertragen von Daten in eine .gpn-Datei ...................................................................15 

Datenbank sperren ....................................................................................................15 

Benutzerverwaltung .....................................................................................................16 

Ändern von Passwörtern ...........................................................................................17 

Benutzergruppen und -rechte ....................................................................................17 

Einschränkung auf Schule, Schuljahr, Version... ...............................................23 

Benutzer anlegen ......................................................................................................24 

Dialog „Eingeloggte Benutzer“ ...................................................................................26 

Benutzer abmelden ............................................................................................26 

Gleichzeitiges Arbeiten .............................................................................................27 

Gleichzeitiges Ändern derselben Daten .............................................................27 

Kritische Aktionen ..............................................................................................28 

Arbeiten mit Abteilungen .............................................................................................30 

Optimierung des Stundenplanes über alle Abteilungen ..............................................30 

Abteilungsweise Erstellung der Stundenpläne ...........................................................30 

Zugehörigkeit zur Abteilung .......................................................................................32 

Vertretungsplanung ......................................................................................................33 

Gleichzeitiges Arbeiten in der Vertretungsplanung ....................................................33 

Abteilungsübergreifende Vertretungsplanung .............................................................34 

Vertretungsplanung und Stundenplanung ..................................................................34 

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gp-Untis MultiUser 

Datensicherheit .............................................................................................................35 

Datenbank vor Zugriff schützen .................................................................................35 

Datensicherung .........................................................................................................35 

Sicherung der Daten mittels .gpn-Datei ..............................................................35 

Sicherung der Datenbank ...................................................................................35 

Sonstige Hinweise ........................................................................................................36 

Fensteranordnung .....................................................................................................36 

Fenstergruppen .........................................................................................................36 

Gleichzeitiger Login ..................................................................................................36 

Datenbank-Verbindung unterbrochen .........................................................................37 

Support .....................................................................................................................37 

Index ..............................................................................................................................38

Einführung 

In größeren Schulen ist es üblich, dass mehrere Personen an der 

Stunden- und Vertretungsplanung arbeiten. Zudem sind vor allem 

Berufsschulen und Berufsbildende Höhere Schulen häufig in Abteilungen 

gegliedert, wobei jede Abteilung von einer Person bearbeitet 

wird. 

Ein gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Personen war bisher nicht 

möglich, da auf die .gpn Datei immer nur ein Anwender mit Schreibrechten 

zugreifen konnte. Dadurch kam es immer wieder zu unnötigen 

Zeitverzögerungen oder zu Fehlern beim Austauch der .gpn- 

Dateien - wenn etwa nicht die aktuellste .gpn-Datei weitergegeben 

wurde. 

Mit gp-Untis MultiUser treten derartige Probleme nicht mehr auf, da 

es nun mehreren Benutzern möglich ist, gleichzeitig am selben 

Datenbestand zu arbeiten. Technisch geschieht dies dadurch, dass 

die Daten in einer Datenbank gehalten werden. 

Daraus ergeben sich eine Reihe von Vorteilen: 

� Die Dateneingabe (Stammdaten, Unterricht etc.) kann gleichzeitig 

von mehreren Personen durchgeführt werden. 

� Stammdaten können im Sekretariat gepflegt - beispielsweise 

E-Mail Adressen ergänzt oder Telefonnummern korrigiert - werden, 

während der oder die Stundenplaner am Stundenplan arbeiten. 

� gp-Untis MultiUser verfügt über ein Berechtigungssystem. Anwender 

im Sekretariat können dabei beispielsweise nur die 

Berechtigung haben, gewisse Fenster zu öffnen oder bestimmte 

Funktionen aufzurufen - das minimiert unbeabsichtigte Fehler. 

Welche Benutzergruppe über welche Rechte verfügt, können 

Sie selbst festlegen. 

� Abteilungen können unabhängig voneinander den jeweiligen Abteilungsstundenplan 

erstellen, wobei die Abteilungs-Daten aber 

vollintegrierter Teil des Gesamtdatenbestandes der Schule sind. 

Abteilungsübergreifende Ressourcen (Lehrer, Räume) können 

so wesentlich einfacher verplant und Gesamt-Schulstatistiken 

problemlos erstellt werden. 

Einführung 

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gp-Untis MultiUser- 

Technischer Hintergrund 

� Wesentlich flexibler wird auch die Arbeit mit dem Modul 

Vertretungsplanung. Die Absenzeingabe kann beispielsweise 

unabhängig vom Vertretungsplaner zeitgleich im Sekretariat erfolgen. 

� Zudem kann der Stundenplaner eine Stundenplanänderung in 

einer neuen Periode durchführen, währenddessen der Vertretungsplaner 

im selben Datenbestand die tägliche Vertretungsplanung 

erledigt. Der Import der Vertretungsdaten in den neuen 

Stundenplan entfällt damit. 


gp-Untis MultiUser hat in Version 2007 eine Microsoft Access-Datenbank 

zugrunde liegen, der Zugriff auf die Tabellen erfolgt über 

ODBC. Die Aktualisierung der Daten verläuft asynchron, d.h. alle 

10 Sekunden überprüft gp-Untis automatisch, ob andere Benutzer 

Änderungen durchgeführt haben und aktualisiert ggf. die Information. 

Microsoft Access muss nicht zwingend installiert sein, für die 

Verbindung zur Datenbank reicht auch die Installation des ODBC- 

Treibers. 

In den nächsten Versionen ist eine Erweiterung auf andere Datenbanken 

geplant, sodass z.B. auch MySQL verwendet werden kann. 

Das Verwenden von gp-Untis MultiUser schließt das Arbeiten mit 

.gpn-Dateien nicht aus, das Übertragen von Datenbeständen in eine 

.gpn-Datei ist genauso möglich, wie das Überspielen einer bestehenden 

.gpn-Datei auf die Datenbank. Näheres dazu finden Sie im 

Kapitel „Datenbank und .gpn-Datei“. 

Mandantenfähigkeit 

gp-Untis MultiUser ist mandantenfähig, d.h. auf einer Datenbank 

können mehrere Schulen, pro Schule mehrere Schuljahre und pro 

Schuljahr bis zu 255 verschiedene Versionen gespeichert werden. 

Eine Version eines bestimmten Schuljahres einer bestimmten Schule 

entpricht dabei dem Datenbestand einer bisherigen .gpn-Datei.

Datenbank reorganisieren 

Sollte die Geschwindigkeit von gp-Untis MultiUser nachlassen oder 

die .mdb-Datei zu groß werden, empfiehlt es sich, die Datenbank 

zu reorganisieren. Dafür muss Microsoft Access auf Ihrem Computer 

installiert sein. Öffnen sie die Datei gpUntis.mdb und gehen Sie 

auf den Menüpunkt „Extras | Datenbank-Dienstprogramme | Datenbank 

komprimieren und reparieren“. 


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8 


Installation 

Installation 

gp-Untis MultiUser kann entweder als Einzel-Installation auf jedem 

PC oder als Zentral-Installation auf dem Server erfolgen. 

Einzel-Installation 

Um gp-Untis MultiUser zu installieren, führen Sie folgende Schritte 

durch. 

Punkt � muss nur ein Mal ausgeführt werden, alle weiteren Schritte 

auf jedem Computer. 

� Im Verzeichnis „MultiUser“ der CD befindet sich die Datei 

gpUntis.mdb. Kopieren Sie diese Datei in einen Ordner auf dem 

Server, auf den alle Benutzer Zugriff haben. 

Standardmäßig ist der Benutzer „Administrator“ der gleichnamigen 

Benutzergruppe (kein Passwort gesetzt) angelegt. Dieser 

hat sämtliche zu vergebenden Rechte. 

Nachfolgende Schritte müssen auf jedem Computer durchgeführt 

werden, auf dem mit gp-Untis MultiUser gearbeitet werden soll. 

� Installieren Sie gp-Untis von der CD. 

� Öffnen Sie die Systemsteuerung Ihres Windows-Computers. 

� Doppelklick auf den Punkt „Verwaltung“. 

� Doppelklick auf den Punkt „Datenquellen (ODBC)“.

� Es wird Ihnen nun ein Dialog angezeigt, in dem 

sämtliche bereits angelegte Datenquellen aufgelistet 

sind. Wir wollen nun die Datenquelle 

für gp-Untis hinzufügen. Klicken Sie dazu auf 

die Schaltfläche . 

Soll die ODBC Verbindung nur für den aktiven 

Benutzer angelegt werden, so geschieht dies - 

wie abgebildet - auf der Karteikarte „Benutzer- 

DSN“. Wird die ODBC Verbindung für alle Benutzer 

eingerichtet, so wird dies auf der Karteikarte 

„System-DSN“ durchgeführt. 

� Aus der Liste der nun angebotenen Treiber wählen 

Sie den Treiber „Microsoft Access-Treiber 

(*.mdb)“ und klicken Sie auf . 

Sollte dieser Treiber bei Ihnen nicht zur Auswahl 

angeboten werden, können Sie ihn direkt 

von der Microsoft-Homepage downloaden 

(nach MDAC suchen). 

� Es erscheint ein Dialog, in dem Sie spezifizieren 

können, mit welcher Datenbank diese 

Verbindung verknüpft 

und welchen Namen 

sie tragen soll. Der 

Datenquellenname 

muss „gpUntis“ lauten. 

Über die Schaltfläche 

 

können Sie den Pfad 

angeben, der zu der 

auf dem Server abgelegten 

Datei 

gpUntis.mdb führt. 

� Bestätigen Sie alle 

Dialoge mit . 

Damit ist die Installation abgeschlossen. 

Installation 

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Installation 

Zentral-Installation auf einem Server 

So wie die rein auf .gpn-Dateien basierende gp-Untis Version kann 

auch gp-Untis MultiUser zentral auf einem Server installiert werden, 

sodass das Programm auf den einzelnen Workstations direkt gestartet 

werden kann. 

Installieren Sie dazu gp-Untis wie im vorigen Kapitel beschrieben 

auf Ihrem Server und starten Sie die Applikation einmal mit 

Administratorenrechten auf jedem PC. Damit werden alle notwendigen 

Einträge in der Windows Registry vorgenommen und alle Benutzer 

von Workstations, die Zugriff auf die ausführbare Untis.exe 

haben, können mit dem Programm arbeiten. 

Zusätzlich muss auf jedem PC die ODBC-Verbindung - wie im vorigen 

Kapitel beschrieben - eingerichtet sein.

Der Login-Dialog 

Über den Menüpunkt „Module | MultiUser | Login“ gelangen Sie zum 

Login-Dialog. Wenn Sie diesen Dialog zum ersten Mal mit der leeren 

Datenbank im Hintergrund öffnen, wird er folgender Abbildung 

gleichen: 

Da ein Einloggen erst möglich ist, wenn eine Schule, ein Schuljahr 

und eine Version ausgewählt sind, besteht der erste Schritt darin, 

diese Grunddaten zu definieren. 

Anlegen einer neuen Schule 

Klicken Sie im Login-Dialog im Eingabeblock „Schulnummer“ 

auf die Schaltfläche , um eine neue 

Schule anzulegen. 

Die Schulnummer muss in der Datenbank eindeutig sein, 

d.h. es ist nicht möglich, beispielsweise zwei Schulen 

mit der Nummer 1 zu versehen. Sie können im Feld Schul- 


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nummer auch einen Text eingeben, beachten Sie allerdings, dass 

dieser Text eine eindeutige Nummer beinhalten muss und max. 20 

Zeichen lang sein darf (z.B. Waldschule1). Im Feld Text können Sie 

einen frei wählbaren Text eingeben. 

Anlegen eines Schuljahres 

Pro angelegter Schule können beliebig viele Schuljahre gespeichert 

werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche im Eingabeblock 

„Schuljahr“ des Login-Dialoges können Sie ein neues Schuljahr 

anlegen. 

Die Form des Schuljahres sollte 

[Jahr1]/[Jahr2] sein. Ausgehend 

vom eingestellten Schuljahr 

der momentan geladenen 

Datei macht gp-Untis Ihnen 

dabei einen Eingabevorschlag. 

Ist keine .gpn Datei geladen, leitet 

sich der Vorschlag vom 

Systemdatum ab. 

Anlegen einer neuen Version 

Pro angelegtem Schuljahr können bis zu 255 verschiedene 

Stundenplanversionen in der Datenbank abgelegt werden, eine Version 

entspricht dabei einer .gpn-Datei. 

Klicken Sie auf die Schaltfläche 

im Eingabeblock 

„Version“ und geben Sie 

der neuen Version eine eindeutige 

Nummer innnerhalb 

des Schuljahres, sowie 

optional einen beschreibenden 

Text ein.

Einloggen 

Sobald mindestens eine Schule, ein Schuljahr und eine Version 

angelegt sind, können Sie sich in den Datenbestand einloggen. In 

der von Gruber&Petters bereitgestellten, leeren Datenbank ist 

standardmäßig der Benutzer „Administrator“ angelegt (Passwort 

nicht gesetzt). Dieser ist mit allen zu vergebenden Benutzerrechten 

ausgestattet und kann nicht gelöscht werden. 

Bei einem erstmaligen Login einer neu angelegten Schule öffnet 

sich automatisch das Fenster mit den Lizenzdaten. Sind diese eingegeben 

und mit bestätigt, können Sie so, wie Sie es gewohnt 

sind, mit gp-Untis arbeiten. 

HINWEIS: 

Zum Übertragen einer bereits bestehenden .gpn Datei auf die Datenbank 

lesen Sie nachfolgendes Kapitel. 


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Datenbank und .gpn Datei 

Datenbank und .gpn-Datei 

Sie können sowohl die Daten der .gpn-Datei auf die Datenbank übertragen, 

als auch die in der Datenbank gespeicherten Informationen 

als .gpn Datei abspeichern. 

Übertragen von .gpn-Dateien in die Datenbank 

Um eine bestehende .gpn Datei in die Datenbank zu übertragen, 

tragen Sie zunächst über „Einstellungen | Lizenzdaten“ die Lizenzdaten, 

in denen gp-Untis MultiUser freigeschalten ist ein, speichern 

die Datei ab und gehen anschließend wie folgt vor: 

� Öffnen Sie diese Datei und gehen Sie auf den Menüpunkt „Module 

| MultiUser | Schuldaten überschreiben“. 

� Wählen Sie Schule, Schuljahr und Version aus, in die die Datei 

übertragen werden soll. Analog der Beschreibung im Kapitel 

„Der Login-Dialog“ können 

Sie eine neue Version 

anlegen. Wenn Sie eine 

Version auswählen, in der 

bereits Daten abgelegt 

sind, werden diese Daten 

überschrieben. 

� Wählen Sie Benutzer und 

Passwort aus. Nach der Bestätigung 

mit werden 

die Daten übertragen und 

Sie werden automatisch 

eingeloggt. 

HINWEIS: 

Über diese Verarbeitung werden die Daten, die sich gerade im Speicher 

befinden, auf die Datenbank geschrieben. Wenn Sie daher 

gerade in einer bestimmten Version eingeloggt sind und den derzeitigen 

Zustand als „Sicherheitskopie“ in der Datenbank speichern

möchten, können Sie die Daten der .gpn-Datei in eine neue Version 

überspielen und nur mehr dort weiterarbeiten. 

Übertragen von Daten in eine .gpn-Datei 

Über „Datei | Speichern unter“ können Sie die Daten der Version, in 

der Sie eingeloggt sind, in eine .gpn-Datei speichern. Damit können 

Sie an einem PC der keine Datenbankanbindung hat (z.B. 

Notebook) weiterarbeiten und die Daten anschließend wie beschrieben 

wieder in die Datenbank übertragen. 

Sie können auch die Daten in eine .gpn-Datei übertragen, um eine 

Datensicherung anzulegen (siehe dazu auch Kapitel „Datensicherheit“). 

Datenbank sperren 

Stellen Sie sicher, dass nicht an den Daten der Datenbank gearbeitet 

wird, während Sie an der .gpn-Datei arbeiten. Wenn Sie die 

geänderte.gpn-Datei wieder auf die Datenbank in dieselbe Version 

übertragen, werden die zwischenzeitlich getätigten Änderungen 

in der Datenbank überschrieben. 

Um zu verhindern, dass in der Zwischenzeit 

Änderungen am Datenbestand vorgenommen 

werden, können Sie etwa die Datei 

gpUntis.mdb zwischenzeitlich umbenennen 

(z.B. gpUntis1.mdb). Es kann 

damit von gp-Untis nicht mehr auf die Datenbank 

zugegriffen werden. 

In der nächsten Programmversion wird es einen Datenabgleich geben, 

so dass Sie bei widersprüchlichen Daten selbst bestimmen 

können, welche Daten übernommen und welche gelöscht werden 

sollen. Zusätzlich wird es auch eine Möglichkeit geben, dass der 

Administrator eine Version für einen Zugriff sperren kann. 

Datenbank und .gpn Datei 

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Benutzerverwaltung 


gp-Untis MultiUser verfügt über ein hierarchisches Berechtigungssystem, 

das folgendermaßen aufgebaut ist: 

� Benutzergruppen 

Jede Benutzergruppe hat genau definierte Rechte, beliebig viele 

User können ihr zugeteilt werden. 

� Benutzer 

Jeder Benutzer ist genau einer Benutzergruppe zugewiesen. 

Wenn Sie gp-Untis mit einer leeren Datenbank das erste Mal im 

Datenbank-Modus starten, wird automatisch eine Benutzergruppe 

„Administrator“ angelegt, die mit allen Rechten ausgestattet ist. 

Gleichzeitig wird auch ein Benutzer „Administrator“ angelegt, welcher 

dieser Gruppe angehört. Sowohl der Benutzer als auch die 

Benutzergruppe können weder 

gelöscht noch verändert 

werden. 

Der automatisch angelegte 

Benutzer „Administrator“ hat 

zu Beginn noch kein Passwort. 

Bitte weisen Sie ihm 

eines zu!

Ändern von Passwörtern 

Im Login-Dialog finden Sie die Schaltfläche . Wenn Sie diese betätigen, öffnet sich ein Dialog, 

in welchem Sie ein neues Passwort für den aktuell 

ausgewählten Benutzer festlegen können. 

Geben Sie in das oberste Feld das bisherige Passwort 

des Benutzers ein. Ist noch kein Passwort vergeben, 

ist keine Eingabe des alten Passwortes möglich. Um 

Tippfehlern vorzubeugen müssen Sie das neue Passwort 

zweimal eingeben. 

Wenn Sie fertig sind, bestätigen Sie mit . 

Benutzergruppen und - 

rechte 

Über den Menüpunkt „Module | MultiUser 

| Benutzerverwaltung | Benutzerrechte“ 

können Sie sämtliche 

Benutzergruppen und die damit verbundenen 

Rechte verwalten. 

Benutzer, die nicht über die Berechtigung 

„Benutzerverwaltung“ verfügen, können den Dialog 

öffnen, um sich über ihre Benutzerrechte zu informieren. Ihnen 

wird nur die eigene Benutzergruppe angezeigt, an der sie keine 

Änderungen vornehmen können. 

Bei einigen Berechtigungen gibt es drei Abstufungen: 

� Keine Rechte 

Funktionen dürfen nicht durchgeführt, Daten nicht angezeigt 

werden. Es sind entweder die entsprechenden Menüpunkte ausgegraut, 

oder es kommt eine Meldung beim Versuch eine Aktion 

durchzuführen (siehe Abbildung nächste Seite). 


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� Ansehen 

Dialoge und Fenster dürfen geöffnet und Daten angezeigt werden, 

allerdings sind keine Änderungen erlaubt (z.B. Stundenplan 

ansehen). 

� Bearbeiten 

Änderungen an den Daten können vorgenommen werden. 

Im Beispiel sind neben der nicht 

veränderbaren Benutzergruppe 

„Administrator“ zwei weitere Gruppen 

angelegt, eine für den Stundenplaner 

und eine für den Vertretungsplaner. 

Die im Folgenden beschriebenen 

Rechte können den Benutzergruppen 

mit dem Setzen eines 

Häkchens zugeteilt werden.

� Schule anlegen / Schuljahr anlegen / Version anlegen 

Diese drei Berechtigungen kommen zum Tragen, wenn im Login- 

Dialog neue Datensätze (Schule, Schuljahr und Version) angelegt 

werden sollen. 

Die Berechtigung Version anlegen ist außerdem erforderlich, wenn 

Sie (über den Menüpunkt „Module | MultiUser | Schuldaten überschreiben“) 

eine Datei in die Datenbank, bzw. die Daten einer Version 

in eine andere übertragen wollen. 

� Benutzerverwaltung 

Diese Berechtigung bezieht sich auf das Anlegen und Verwalten 

von Benutzern und Benutzergruppen. 

Ein Benutzeradministrator kann nicht die Berechtigungen Administrator, 

Schule anlegen, Schuljahr anlegen und Version anlegen 

vergeben! 

� Administrator 

Eine Gruppe mit der Berechtigung Administrator hat immer auch 

die Berechtigung Benutzerverwaltung. Umgekehrt muss aber nicht 

jede Gruppe mit der Berechtigung Benutzerverwaltung gleichzeitig 

Administrator sein. 

Diese Berechtigung ermöglicht das Ausführen folgender Aktivitäten: 

� Die Berechtigung Administrator vergeben 

� Die Berechtigungen Schule, Schuljahr bzw. Version anlegen 

vergeben 

Diese Berechtigungen werden auch automatisch mit der Berechtigung 

Administrator vergeben, können auf Wunsch jedoch 

wieder entfernt werden. 

� Lizenzdaten bearbeiten 

� Die Daten der Version, in der Sie eingeloggt sind, in eine Datei 

speichern 


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� Datenimporte und -exporte im Menü „Datei | Import/Export“ 

durchführen 

� Abteilungsimport und -export durchführen 

� Optimierung 

Diese Berechtigung ermöglicht das Ausführen folgender Aktivitäten: 

� Stundenplanoptimierung 

� Stundenplanoptimierung für mehrere Perioden (sofern Sie berechtigt 

sind, in den gewünschten Perioden zu arbeiten) 

� Raumoptimierung 

� Gewichtungseinstellungen 

� Diagnose 

� Totaldiagnose 

� CCC-Analyse 

� Stundenplan löschen 

� Drucken 

Mit dieser Berechtigung können Statistiken und Berichte angesehen 

und ausgedruckt werden. 

� Stundenplan 

Ansehen Bearbeiten 

� Stundenpläne ansehen � Stundenpläne bearbeiten 

� Diagnose � Planungsdialog 

� CCC-Analyse � Planungsstundenplan 

� Totaldiagnose � Stundenplan löschen

� Stammdaten 


� Stammdaten einsehen � Stammdaten bearbeiten 

� besondere Daten 

� Hilfsfunkion „Fachgruppe zu 

Alias“ (Datei / Hilfsfunktionen) 

� Hilfsfunktion „Lehrer nummerieren“ 

(Datei / Hilfsfunktionen) 

Diese Berechtigung ermöglicht das Einsehen bzw. Bearbeiten folgender 

Daten: 

� Abteilungen 

� Ferien 

� Die Punkte im Menü „Einstellungen“ 

Unter „Einstellungen | Diverse“ gibt es auch Punkte, die nicht 

in die Datenbank, sondern auf die lokale Festplatte in der Datei 

„Untis.ini“ gespeichert werden (z.B. der Pfad für die Sicherungsdateien). 

Diese Punkte stehen immer - unabhängig von den 

Benutzerrechten - zur Verfügung. 

� Info-Stundenplan 

� Anrechnungen + Anrechnungsgründe 

� Fenstergruppen 

� Ansichten (Stammdaten, Unterricht, Stundenpläne; sofern bei 

dem entsprechenden Punkt zumindest die Berechtigung „ansehen“ 

vorhanden ist) 


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� Unterricht 


� Unterricht Die Berechtigung umfasst alle 

� Unterrichtsgruppen Funktionen des Moduls „Unterrichts- 

� Unterrichtsfolgen planung und Wertrechnung“, wie z.B.: 

� Stundentafel � Teamoptimierung 

� Fach-Engpässe � Lehrerzuordnung 

� Perioden 

� Unterricht aus Stundentafel bilden 

� etc. 

sowie die Hilfsfunktionen 

� „Koppl. in Unt.-Folge“ 

� „Stud.-Zahlen in Unt“ 

� „Unt. in Einzelstd. aufspalten“ 

Im Modul Vertretungsplanung 

� Bereitschaften in Unterricht übertragen 

Diese Berechtigung ermöglicht Ihnen das Ansehen bzw. Bearbeiten 

und Neuanlegen von Perioden. 

� Periodenstundenplan 

� Finnische Periodenplanung 

� Jahres- Perioden - Planung 

� Hilfsfunktion „U-Gru in Perioden umwandeln“ 

� Vertretungsplanung 

� Ansehen / Bearbeiten der Daten des Moduls Vertretungsplanung 

(mit Ausnahme von Absenzen) 

� Absenzen 

� Ansehen / Bearbeiten von Absenzen

� Kursplanung 

� Diese Berechtigung ermöglicht das Ansehen / Bearbeiten der 

Daten in den Modulen „Studentenstundenplan“ und „Kursplanung“. 

Einschränkung auf Schule, Schuljahr, Version... 

Im unteren Teil des Benutzergruppen-Dialogs können die 

Berechtigungen auf bestimmte Schulen, Schuljahre, Versionen, 

Perioden und Abteilungen beschränkt werden. Dabei müssen die 

Felder jedoch von links nach rechts „freigeschalten“ werden. Das 

heißt, Sie können erst eine Einschränkung auf ein Schuljahr eingeben, 

wenn es auch eine Einschränkung auf eine Schule gibt. 

Sie können entweder einen Eintrag mit der Combobox auswählen, 

oder auch mehrere (durch Beistrich getrennt) eingeben. 

Die Abbildung stellt die Berechtigungen der Benutzergruppe „Demo- 

Gruppe“ dar. Diese Gruppe hat in der Schule mit der Nr. 123 im 

Schuljahr 2006/2007 auf alle Daten Zugriff, im Schuljahr 2007/2008 

ist der Zugriff jedoch auf die Versionen 1 und 2, und dort auf die 

Periode „Periode1“ beschränkt. 

Ein Benutzeradministrator kann einer Benutzergruppe immer nur 

Berechtigungen für jene Schulen vergeben, für die er auch selbst 

die Berechtigung hat. 

Alle Eingaben, die Sie im Dialog „Benutzergruppen“ vornehmen, 

sind temporär und werden erst mit einem Klick auf in die 

Datenbank geschrieben. Wenn Sie auf klicken, werden 

alle Eingaben verworfen. 


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Benutzer anlegen 

Benutzer, die über die Berechtigung Benutzerverwaltung verfügen, 

können über „Module | MultiUser | Benutzerverwaltung | Benutzer“ 

die angelegten Benutzer verwalten bzw. neue hinzufügen. 

Jeder Benutzer ist genau einer Benutzergruppe zugewiesen. 

Bei bereits vorhandenen Benutzern haben Sie zwei Eingabemöglichkeiten: 

� Mittels einer Combobox, die erscheint, wenn Sie in das entsprechende 

Feld in der Tabelle klicken, können Sie den Benutzer 

einer anderen Benutzergruppe zuordnen.

� Falls der Benutzer sein Passwort vergessen hat, kann es der 

Benutzeradministrator im Fenster Benutzerverwaltung löschen. 

Der Benutzer sollte anschließend über die Schaltfläche 

im Login-Dialog ein neues Passwort eingeben 

(siehe folgende Abbildung). 

Achtung: Benutzergruppen, die über die Berechtigung Administrator 

verfügen, können nur von solchen Benutzern zugewiesen werden, 

die selbst über das Benutzerrecht Administrator verfügen. 

Falls in der gleichen Datenbank mehrere Schulen angelegt wurden, 

kann ein Benutzerverwalter nur Benutzergruppen der eigenen Schule 

zuweisen. 

Wie bei den Benutzergruppen sind auch hier alle Eingaben temporär, 

und werden erst dann in die Datenbank geschrieben, wenn Sie 

sie mit bestätigen. Eine Ausnahme ist das Anlegen neuer 

Benutzer. Diese werden sofort in die Datenbank geschrieben. 


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Dialog „Eingeloggte Benutzer“ 

Alle Benutzer können einsehen welche Benutzer gerade eingeloggt 

sind und welche Tätigkeit sie im Moment vornehmen. Dazu sind 

keine besonderen Rechte erforderlich. 

Die Liste der eingeloggten Benutzer kann über „Module | MultiUser 

| Benutzerverwaltung | Eingeloggte Benutzer“ aufgerufen werden. 

Benutzer abmelden 

Falls Sie über die Berechtigung Benutzerverwaltung verfügen, 

können Sie in diesem Dialog über die gleichnamige Schaltfläche 

auch eingeloggte Benutzer abmelden. In diesem Fall bekommt der 

unfreiwillig abgemeldete Benutzer eine entsprechende Benachrichtigung.

Gleichzeitiges Arbeiten 

Der folgende Abschnitt bezieht sich nur auf Benutzer, die in der 

gleichen Version eingeloggt sind. D. h. sie haben im Login-Dialog 

die gleiche Schulnummer, das gleiche Schuljahr und die gleiche 

Version gewählt. 

Gleichzeitiges Ändern derselben Daten 

Viele Aktionen mehrerer Benutzer können parallel ausgeführt werden. 

So stellt es beispielsweise kein Problem dar, wenn zwei Benutzer 

gleichzeitig an den Stammdaten und am Unterricht arbeiten. 

gp-Untis überprüft alle 10 Sekunden automatisch, ob Änderungen 

am Datenbestand durchgeführt wurden und aktualisiert ggf. die Information. 

Verändern zwei (oder mehrere) Benutzer gleichzeitig dieselben Daten 

(z.B. Änderung des Langnamens, Verplanen einer Unterrichtsstunde 

auf zwei verschiedene Positionen), so „gewinnt“ jener Benutzer, 

dessen Daten als erstes auf die Datenbank geschrieben wurden. 

Der andere Benutzer bekommt eine Meldung, dass die Änderung 

nicht durchgeführt werden konnte. Folgende Grafik veranschaulicht 

diesen Vorgang: 

Eingaben des Benutzers 2 werden beim Benutzer 1 mit einer Zeitverzögerung 

von max. 10 Sekunden gelesen und angezeigt. 


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Es gibt jedoch Aktionen, die nicht gleichzeitig mit bestimmten anderen 

Aktionen ausgeführt werden dürfen. Diese werden im Folgenden 

als „kritische Aktionen“ bezeichnet. Für einige dieser Aktionen 

muss der Benutzer sogar alleine im System sein, d.h. in der Version, 

in der er arbeiten will, darf kein anderer Benutzer eingeloggt 

sein. 

Die Vertretungsplanung hat wegen der sensiblen Daten, die in ihr 

verwaltet werden, eine Sonderstellung inne (siehe dazu Kapitel 

„Vertretungsplanung und Stundenplanung“). 

Kritische Aktionen 

Die folgende Tabelle soll Ihnen in einen Überblick bieten, welche 

Aktionen nicht gleichzeitig von verschiedenen Benutzern durchgeführt 

werden können. 

Der Buchstabe „P“ zeigt Ihnen, dass die Sperrung der Aktion sich 

auf die Periode beschränkt, in welcher der Benutzer gerade arbeitet, 

während der Buchstabe „G“ bedeutet, dass es sich um eine 

generelle Sperrung handelt.

Beachten Sie, dass in vielen Fällen gleichartige Aktionen von verschiedenen 

Benutzern gleichzeitig durchgeführt werden können, 

während dies bei anderen nicht möglich ist (so können z. B. zwei 

Benutzer gleichzeitig Unterricht bearbeiten, jedoch nicht gleichzeitig 

die Stundenplanoptimierung durchführen). 

Für folgende Tätigkeiten muss der Benutzer alleine im System sein: 

� Datenimport 

� Abteilungsimport 

� Bearbeiten der Lizenzdaten 

� Einstellungen (Schuldaten, Zeitraster, usw.) 

� „Datei | Neues Schuljahr“ 

� Perioden bearbeiten oder anlegen 

� Optimierung für mehrere Perioden 

� Eingeben und Bearbeiten von Ferien 

� Eingabeassistent 

In einigen Fällen (z. B. bei den Ferien) können die betroffenen Fenster 

und Dialoge auch dann geöffnet werden, wenn der Benutzer nicht 

alleine im System ist, jedoch ist es dann nicht möglich, Daten zu 

verändern. 

Um exklusiven Zugriff auf die Datenbank zu erhalten, können eingeloggte 

Benutzer abgemeldet werden (siehe dazu Kapitel „Benutzer 

abmelden“). 


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Arbeiten mit Abteilungen 


Für Schulen mit abteilungsübergreifenden Ressourcen bietet gp- 

Untis MultiUser völlig neue Möglichkeiten des Planens. 

Optimierung des Stundenplanes über alle Abteilungen 

Wird der Stundenplan der Schule gleichzeitig für alle Abteilungen 

erstellt (Optimierung über alle Abteilungen), so bietet gp-Untis 

MultiUser die Möglichkeit, dass die Abteilungen gleichzeitig im 

selben Datenbestand ihre Daten eingeben können. Es entfällt damit 

der Ex- und Import der Abteilungsdaten. 

Zusätzlich kann jederzeit die aktuelle Verwendung abteilungsübergreifender 

Ressourcen eingesehen werden (z.B. die Belegungsstatistik 

der Räume). 

Über das Berechtigungssystem kann geregelt werden, welcher 

Benutzer welche Abteilung bearbeiten darf. In der Combo-Box in 

der Symbolleiste ist dies auch ersichtlich (siehe dazu auch Kapitel 

„Einschränkungen auf Schule, Schuljahr, Version...“). 

Abteilungsweise Erstellung der Stundenpläne 

Werden die Stundenpläne abteilungsweise erstellt, so bietet gp- 

Untis MultiUser im Vergleich zur bisherigen Arbeitsweise folgende 

Vorteile: 

Bei abteilungsübergreifenden Ressourcen (z.B. Räumen) wurde 

bisher in der Regel vor der Stundenplanerstellung abgesprochen, 

wer zu welcher Zeit über diese Ressource verfügen darf. Dies ist 

mit gp-Untis MultiUser nicht mehr notwendig, da jede Abteilung ständig 

über den aktuellen Planungsstand Bescheid weiß und eine Ressource 

auch nicht versehentlich öfters zur selben Zeit verplant wird, 

da ja in diesem Fall eine Kollision entstehen würde.

Für die einzelnen Abteilungen gibt es damit wesentlich mehr Möglichkeiten 

bei der Stundenplanerstellung, da die zeitlichen Restriktionen 

der Absprache unter Umständen unnötige Einschränkungen 

für die Verplanung nach sich ziehen können. 

Beispiel: 

Die Turnhalle1 (Th1) steht drei Abteilungen zur Verfügung. Nach 

Absprache verfügt Abteilung 1 Montag und Mittwoch, Abteilung 2 

Dienstag und Donnerstag und Abteilung 3 am Freitag über die Turnhalle 

1. 

Die Verfügbarkeit des Raumes sieht damit folgendermaßen aus: 

Durch gp-Untis MultiUser ist die vorherige Absprache nicht mehr 

nötig und bspw. Abteilung 1 beginnt mit der Planung, es folgt Abteilung 

2 und anschließend Abteilung 3. 

Die Verfügbarkeit des Raumes sieht damit folgendermaßen aus: 


31

32 



Alle drei Abteilungen profitieren von dieser Regelung, selbst die Abteilung 

3 die als letztes zu Planen beginnt. 

Zugehörigkeit zur 

Abteilung 

Da alle Abteilungen in einem 

Datenbestand gesammelt 

sind, muss eindeutig definiert 

sein, welcher Unterricht 

zu welcher Abteilung gehört. 

Dies wird durch den Eintrag 

bei den Stammdaten der 

Klassen bestimmt . 

Sind mehrere Klassen in einem Unterricht gekoppelt, so bestimmt 

die erste eingetragene Klasse in der Kopplung die Zugehörigkeit 

zur Abteilung. Welcher Abteilung der Unterricht angehört ist im 

Unterrichtsfenster in der Spalte Abteilung klar ersichtlich.

Ein Lehrer kann mehreren Abteilungen 

zugeordnet werden, so dass er 

auch in mehreren Abteilungen eingesetzt 

werden kann. 

Vertretungsplanung 

Mit gp-Untis MultiUser ist es einerseits möglich, dass mehrere Personen 

gleichzeitig an der Vertretungsplanung arbeiten, andererseits 

kann auch gleichzeitig an der Vertretungs- und der Stundenplanung 

gearbeitet werden - unter der Voraussetzung dass sich die Zeitbereiche 

nicht überschneiden. 

Gleichzeitiges Arbeiten in der Vertretungsplanung 

Wie bei der Dateneingabe oder bei der Stundenplanung, ist es auch 

in der Vertretungsplanung möglich, dass mehrere Personen zeitgleich 

an einem Datenbestand arbeiten. So kann etwa eine Person 

die Absenzen eingeben, während eine zweite Person die offenen 

Vertretungen abarbeitet. 


33

34 



Abteilungsübergreifende Vertretungsplanung 

Auch eine abteilungsübergreifende Vertretungsplanung ist nun leicht 

möglich, da jede Abteilung immer den aktuellen Planungsstand einsieht 

und damit die Gefahr, dass Ressourcen, die abteilungsübergreifend 

sind, versehentlich zwei mal zur selben Zeit eingesetzt 

werden, nicht mehr gegeben ist. 

Zudem kann jede Abteilung - wenn in der Benutzerverwaltung die 

entsprechenden Rechte gesetzt wurden - nur auf die abteilungseigenen 

Ressourcen zugreifen. 

Vertretungsplanung und Stundenplanung 

Arbeitet ein Benutzer mit Änderungsrechten in der Vertretungsplanung, 

so ist es allen anderen Benutzern nicht möglich den Stundenplan 

in der selben Periode zu ändern. Der Stundenplaner bekommt 

folgende Meldung: 

Es ist allerdings möglich, dass der Vertretungsplaner im aktuellen 

Stundenplan die Vertretungsplanung durchführt und der Stundenplaner 

zeitgleich in einer nachfolgenden Periode bereits an einer 

Stundenplanänderung arbeitet. 

Mit der Einstellung „Vertretungsplanung auf Perioden beschränken“, 

die Sie unter „Einstellungen | Diverse“ auf der Karteikarte „Perioden“ 

finden, schränken Sie die Vertretungsplanung auf die aktuell 

ausgewählte Periode ein. Dadurch werden Benutzer im Untis-Modus 

nicht mehr durch Vertretungsplaner in anderen Perioden blockiert.

Datensicherheit 

Die Datensicherheit betrifft sowohl den Schutz vor unbefugtem Zugriff, 

als auch das Anlegen von Sicherungskopien für den Fall eines 

Systemabsturzes bzw. Beschädigung der Datenbank. 

Datenbank vor Zugriff schützen 

Um die in der Regel auf dem Server befindliche Datenbank vor unbefugtem 

Zugriff zu schützen, muss der Netzwerkadministrator den 

Ordner, in dem die .mdb Datei liegt, sperren. D.h. der Ordner wird 

nur für jene PCs freigegeben, auf denen mit gp-Untis MultiUser gearbeitet 

wird. 

Datensicherung 

Wie bei der Arbeit mit den .gpn-Dateien, empfiehlt es sich auch bei 

der Arbeit mit gp-Untis MultiUser, in regelmäßigen Abständen die 

Daten zu sichern. Sie haben dazu folgende Möglichkeiten: 

Sicherung der Daten mittels .gpn-Datei 

Speichern Sie die Daten, die auf der Datenbank liegen, in einer .gpn 

Datei ab (siehe Kapitel „Datenbank und .gpn-Datei“) und legen Sie 

die .gpn Datei auf einem sicheren Platz (lokale Festplatte, CD-Rom 

etc.) ab. 

Sicherung der Datenbank 

Komprimieren Sie die Datenbank (.mdb-Datei) in Access über „Extras 

| Datenbank-Dienstprogramme | Datenbank komprimieren und 

reparieren“ und evtl. zusätzlich über WinZip und legen Sie die .mdb- 

Datei auf einem sicheren Platz (lokale Festplatte, CD-Rom etc.) 

ab. 

Datensicherheit 

35

36 


Sonstige Hinweise 

Sonstige Hinweise 

Fensteranordnung 

Jeder Benutzer erhält nach dem Login jene Fensteranordnung, die 

beim Verlassen des Programmes aktuell war. D.h. jeder Benutzer 

kann sofort mit seiner gewohnten, individuellen Fensteranordnung 

beginnen. 

Fenstergruppen 

Es können auch verschiedene Benutzer dieselbe Fenstergruppe 

verwenden, die Größe und Position der Fenster aber individuell (z.B. 

bei unterschiedlichen Bildschirmgrößen) gestalten. 

Gleichzeitiger Login 

Das Beispiel zeigt dieselbe Fenstergruppe 

in der Vertretungsplanung bei 

zwei verschiedenen Benutzern. Die 

Fensteranordnung und -größe wurde individuell 

gestaltet. 

Wenn sich zwei Benutzer gleichzeitig einloggen, kann es passieren, 

dass zur selben Zeit auf denselben Datensatz geschrieben 

wird. In diesem Fall erscheint nachfolgender Dialog. Wenn Sie mit

estätigen, wird dieselbe Aktion 

noch einmal durchgeführt. Es gehen 

dabei keine Daten verloren. 

Datenbank-Verbindung unterbrochen 

Die Verbindung mit der Datenbank läuft über ein von gp-Untis 

separates Programm. Sollte es mit diesem Programm Probleme 

geben, erhalten Sie eine Status-Meldung. 

Die Felder Status, Status1 und Table geben an, wo genau im 

Programmcode der Fehler aufgetreten ist, diese Information 

ist für die Entwickler von gp-Untis MultiUser unabdingbar, um das 

Problem zu beheben. 

Sollte bei Ihnen während der Arbeit die Verbindung unterbrochen 

werden, notieren Sie sich bitte diese Felder und schreiben Sie ein 

E-mail an helpdesk@grupet.at, in dem Sie neben diesen Daten 

eine möglichst genaue Beschreibung angeben, nach welchen Aktionen 

die Verbindung unterbrochen wurde. 

Support 

Da Microsoft Access-Datenbanken in einer einzigen Datei (.mdb) 

gespeichert werden, können eingerichtete Support-Strukturen problemlos 

aufrecht erhalten werden. 

Eine gezippte *.mdb Datenbank ist in etwa so groß wie eine dem 

gleichen Inhalt entsprechende .gpn-Datei und daher für einen E- 

Mail Versand keinesfalls zu groß. 

Vor dem Zippen der .mdb-Datei kann die Datenbank noch komprimiert 

werden, um die Dateigröße zu vermindern. Öffnen sie dazu 

die Datei gpUntis.mdb und gehen Sie auf den Menüpunkt „Extras | 

Datenbank-Dienstprogramme | Datenbank komprimieren und reparieren“. 

Support 

37

gp-Untis MultiUser 

38 Index 

Index 

Symbole 

.gpn Datei 

Daten übertragen in eine 15 

Datensicherung 35 

übertragen in Datenbank 14 

A 

Absenzen 

Benutzerrecht 22 

Abteilungen 30 

abteilungsweise Stundenpläne 30 

Berechtigung 30 

Dateneingabe 30 

Zugehörigkeit des Unterrichts zu 32 

Abteilungsimport 20 

abteilungsübergreifende Ressourcen 30 

Access-Datenbank 6 

Admin 

Benutzergruppe 18 

Administrator 16, 19 

Benutzerrecht zuweisen 25 

Ansehen 


B 

Bearbeiten 18 

Benutzer 16 

abmelden 26 

Benutzer anlegen 24 

Benutzer-DSN 9 

Benutzergruppen 16, 17 


Ansehen 18 

Bearbeiten 18 

Benutzerverwaltung 16 


Berechtigungssystem 16 

besondere Daten 


D 

Datenbank 

.gpn Datei 14 

Geschwindigkeit 7 

komprimieren 7 

reorganisieren 7 

reparieren 7 

Sicherung 35 

sperren 15 

Verbindung unterbrochen 37 

vor Zugriff schützen 35 

Datenimporte 20 

Datenquellen (ODBC) 8 

Datensicherheit 35 

Datensicherung 35 

Drucken 


E 

Eingeloggte Benutzer 26 

Einloggen 13 

Einschränkung auf Schule, Schuljahr, 

Version... 23 

F 

Fensteranordnung 30 

Fenstergruppe 36 

G 

Geschwindigkeit 7 

Gleichzeitiges Ändern 33 

Gleichzeitiges Ändern derselben Daten 

27 

Gleichzeitiges Arbeiten 27 

gpUntis.mdb 8, 9

I 

Installation 8 

Einzel-Installation 8 

Server 10 

Zentral-Installation 10 

K 

Keine Rechte 17 

Kritische Aktionen 30 

Kursplanung 


L 

Lizenzdaten 13, 19 

Login 

gleichzeitiger 36 

Login-Dialog 11 

M 

Mandantenfähigkeit 6 

Microsoft Access-Treiber 9 

MySQL 6 

O 

ODBC 8, 9 

Optimierung 


P 

Passwort 17 

ändern 17, 25 

löschen 25 

Perioden 


S 

Schuldaten überschreiben 14 

Schule anlegen 11 


Schulen 


Schuljahr anlegen 12 


Schulnummer 11 

Server 10 

Sicherheitskopie 14 

Stammdaten 


Status-Meldung 37 

Stundenplan 


Support 37 

System-DSN 9 

Systemsteuerung 8 

T 

Table 37 

U 

Unterricht 


V 

Version 12 

Version anlegen 


Vertretungsplanung 33 

abteilungsübergreifend 34 

und Stundenplanung 34 

Verwaltung 8 

Z 

Zippen 37 

Index 

39

Datenbank und .gpn-Datei - Untis Stundenplan Software

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