CONVINUS Global Mobility Alert - Week 12.2024

GLOBAL MOBILITY ALERT
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M A R C H 2 0 2 4 | W E E K 1 2
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
Panama - Panama
Romania - Romänien
USA - USA
Weekly Best Practice
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NEWS UPDATE MARCH 21,2024
Panama: Visa renewal deadlines extended to incentivize regularization
Panama: Verlängerte Fristen für die Erneuerung von Visa, um Anreize zur Regularisierung
zu schaffen
The availability of this regularization process for
eligible foreign nationals has been further extended
until June 30, 2024.
Foreign nationals in Panama whose visas expired on or
after March 13, 2020, can regularize their status until
December 31, 2023. However, they will still be subject
to applicable fines for each month they remained in
Panama beyond the authorized period of stay of their
visa and government fees. Foreign nationals in
Panama generally are granted a six-month grace
period beyond their visa expiry date to apply for a
renewal of their visa.
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Die Verfügbarkeit dieses Regularisierungsverfahrens
für berechtigte ausländische Staatsangehörige wurde
jetzt im März 2024 bis zum 30. Juni 2024 weiter
verlängert.
Ausländische Staatsangehörige in Panama, deren
Visum am oder nach dem 13. März 2020 ablief, können
ihren Status bis zum 31. Dezember 2023 regularisieren.
Sie müssen jedoch weiterhin für jeden Monat, den sie
über die genehmigte Aufenthaltsdauer ihres Visums
hinaus in Panama bleiben, Geldstrafen und staatliche
Gebühren entrichten. Ausländischen Staatsangehörigen
in Panama wird in der Regel eine sechsmonatige
Frist über das Ablaufdatum ihres Visums
hinaus gewährt, um eine Verlängerung ihres Visums zu
beantragen.

NEWS UPDATE MARCH 21,2024
Romania: Shortened government reporting deadline for changes to various employee data
Romänien: Verkürzte Meldefrist der Regierung für Änderungen diverser Daten von
Arbeitnehmern
Employers must now notify the authorities of any
changes to an employee's name, address, nationality,
passport details, personal status (including marriage
or births) and employment status (including salary
changes) within 10 calendar days of the change.
Previously, the notification period was 30 days.
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Arbeitgeber müssen den Behörden neuerdings alle
Änderungen in Bezug auf den Namen, die Adresse, die
Staatsangehörigkeit, die Passdaten, den persönlichen
Status (einschließlich Heirat oder Geburten) und den
Beschäftigungsstatus (einschliesslich Gehaltsänderungen)
eines Arbeitnehmers innerhalb von 10
Kalendertagen nach der Änderung mitteilen. Zuvor
war galt ein Zeitraum von 30 Tagen für diese
Meldungen.

NEWS UPDATE MARCH 21,2024
USA: Reminder and «Last call» for FY 2025 H-1B cap lottery
USA: Erinnerung an den Ablauf des Registrierungszeitraums für H-1B Visa für das
Geschäftsjahr 2025
The FY 2025 H-1B cap registration period will close on
Friday, March 22, at 12:00pm ET (US Eastern time).
Employers and their immigration advisors will have
until this time to draft, review, e-sign, and submit their
registrations to U.S. Citizenship and Immigration
Services (USCIS).
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Der Registrierungszeitraum für die H-1B-Beschränkung
für das Geschäftsjahr 2025 endet am Freitag, den 22.
März, um 12:00 Uhr (US Eastern time). Arbeitgeber und
ihre Berater für Arbeitsvisa haben bis zu diesem
Zeitpunkt Zeit, ihre Anmeldungen zu verfassen, zu
überprüfen, elektronisch zu unterzeichnen und bei der
USCIS (U.S. Citizenship and Immigration Services)
einzureichen.

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BEST PRACTICE
CROSS-BORDER COMMUTERS OR
INTERNATIONAL WEEKLY RESIDENTS IN
SWITZERLAND – WHICH REGULATIONS
APPLY?
FRIEDERIKE RUCH, CONVINUS
In practice, one is often faced with the question of whether people who are employed in
Switzerland but reside abroad are cross-border commuters or international weekly residents.
Depending on this, different regulations sometimes apply. The distinction between real and fake
cross-border commuters is also often mentioned in this context.
What does this mean from a tax perspective?
A cross-border commuter is, in the truest sense, an employee who is employed in a country but does
not live in that country. But lives in a neighboring country and commutes to his place of work every
day. Depending on the existing double taxation agreement, it is possible to claim a certain number
of days on which the person can spend the night in the country of work without being denied crossborder
commuter status. If the number of these overnight stays is exceeded or if the person does
not commute every day or lives outside the relevant distance between home and work, one speaks
of a false cross-border commuter.
An international weekly resident is a person who is employed in a country and who also has their
main residence not in this country but in another country, but who stays in the country of
employment from Monday to Friday during the week and rents an apartment there.
The above-mentioned distinction is based on the tax perspective; the other areas of law (including
licensing and social security law) do not follow this distinction in the same way.
Situation
Lars van der Varten lives with his partner and their two children in Hamburg (Germany). He is a
Dutch citizen. Lars works at Swiss Pharma AG in Zug (Switzerland). His total annual compensation is
CHF 240,000. His employer keeps trying to convince him that he should move to Switzerland with his
family. His partner works as a lawyer in a German law firm in Hamburg and does not want to give up
her job there. For this reason, moving to Switzerland is out of the question.
Lars and his partner bought a house in Hamburg two years ago for EUR 3 million, which they own
equally. The house is rented, and the rental income generated is EUR 120,000 annually.
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BEST PRACTICE
Lars has therefore rented an apartment in Zug and usually flies to Switzerland on Monday mornings
and back to Hamburg on Friday evenings. He works from home every now and then, but it's not
regular. Due to his role, he also works for the branch in the Netherlands. To do this, he must be onsite
in the Netherlands for at least 2 to 3 days every month.
What is the assessment of this matter?
Work Permit
From a permit perspective, Swiss Pharma AG has obtained a cross-border commuter permit for Lars
because he lives in Germany and works in Switzerland. As an EU citizen, he only has to commute
between the country of employment and the country of residence once a week, even within the
framework of the cross-border commuter permit. However, it may be that the municipality “takes
away” the cross-border commuter permit when registering and issues a B permit instead. The
reason for this is that he has to register in Switzerland as he regularly stays in Switzerland during
the week. Depending on the municipality involved, the handling of the question of whether the
cross-border commuter permit can be kept or not varies.
Health insurance
If he can keep his cross-border commuter permit, he can choose from a health insurance
perspective whether he would like to insure himself in Switzerland or Germany. If he prefers
German health insurance, he must make this decision within three months. The three-month period
begins when you start working as a cross-border commuter.
Social security
Due to his employment in Switzerland, he is subject to social security contributions in Switzerland.
For him to remain subject to social security contributions in Switzerland, he is not allowed to work
more than 24.9% in Germany. The reason why the new teleworking regulation (max. 49.9% home
office activity) does not come into effect is that he regularly works on-site in the Netherlands.
Tax
Lars' salary is subject to withholding tax in Switzerland. The regular withholding tax rate applies
here. However, Swiss withholding tax may only be deducted on days of work physically performed
in Switzerland. Either Lars presents his working days to his employer every month, with a note in
which country he worked and when so that the employer can take this into account when
calculating the withholding tax, or Lars must independently correct the withholding tax about the
non-payment in the following year. Apply for Swiss working days.
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BEST PRACTICE
German home office days and working days in the Netherlands are subject to taxation in Germany.
The employer is not responsible for this, but Lars must declare these days himself in his German
income tax return so that they can be taxed in Germany.
Only if Lars earns more than 90% of his income plus half of his children's income in Switzerland can
he submit a tax return in Switzerland, including his costs (such as travel costs between Germany
and Switzerland). the housing costs in Switzerland). The 90% rule is based on family income; since
Lars is not married to his partner, her income is not taken into account. Despite everything, Lars
cannot file a tax return in Switzerland because, as a non-Swiss income, the German and Dutch
working days as well as half of the rental income from the German property count. He can only
deduct the housing costs in Switzerland and the travel costs between Germany and Switzerland in
the German tax return.
Moving to Switzerland
If the family were to potentially move to Switzerland, there would be no change to the licensing
and social security regulations; there would only be a change in terms of tax treatment. On the one
hand, there would no longer be any German home office days, but the Dutch working days would
also be subject to Swiss taxation when moving to Switzerland. He could also save on travel costs
and double housing costs.
CONCLUSION
In practice, international weekly residents involve a lot of additional work for the company's payroll
departments, provided that the non-Swiss working days are correctly delineated each month.
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AUS DER PRAXIS
GRENZGÄNGER ODER INTERNATIONALE
WOCHENAUFENTHALTER IN DER SCHWEIZ
– WELCHE REGELUNGEN KOMMEN ZUR
ANWENDUNG?
FRIEDERIKE RUCH, CONVINUS
In der Praxis steht man oft vor der Frage, ob es sich bei Personen, die in der Schweiz angestellt sind,
aber im Ausland ihren Wohnsitz haben, um Grenzgänger oder internationale Wochenaufenthalter
handelt. Je nach dem kommen teilweise unterschiedliche Regelungen zum Tragen. Auch die
Unterscheidung zwischen echten und unechten Grenzgängern wird in diesem Zusammenhang
häufig erwähnt.
Was bedeutet das aus steuerlicher Sicht?
Ein Grenzgänger ist im eigentlichen Sinne ein Mitarbeiter, der in einem Land angestellt ist, aber in
diesem Land nicht wohnt. Sondern in einem Nachbarland wohnt und tagtäglich zu seinem
Arbeitsort pendelt. Je nach vorhandenen Doppelbesteuerungsabkommen besteht die Möglichkeit
der Inanspruchnahme von einer gewissen Anzahl an Tagen, an welchen die Person im Arbeitsland
übernachten darf, ohne dass dieser die Grenzgängereigenschaft abgesprochen wird. Wird die
Anzahl dieser Übernachtungen übertroffen oder pendelt die Person nicht tagtäglich oder wohnt
ausserhalb der massgeblichen Entfernungsdistanz zwischen Wohn- und Arbeitsort, spricht man von
einem unechten Grenzgänger.
Ein internationaler Wochenaufenthalter ist eine Person, die in einem Land angestellt ist und
ebenfalls den Hauptwohnsitz nicht in diesem Land hat, sondern in einem anderen Land, aber sich
unter der Woche von Montag bis Freitag im Anstellungsland aufhält und hierfür dort eine Wohnung
mietet.
Die oben genannte Unterscheidung basiert auf der steuerlichen Sichtweise, die anderen
Rechtsgebiete (unter anderem das Bewilligungs- und Sozialversicherungsrecht) folgen dieser
Unterscheidung nicht gleichermassen.
Situation
Lars van der Varten wohnt mit seiner Partnerin und den beiden gemeinsamen Kindern in Hamburg
(Deutschland). Er ist niederländischer Staatsangehöriger.
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AUS DER PRAXIS
Er ist niederländischer Staatsangehöriger. Lars arbeitet bei der Swiss Pharma AG in Zug (Schweiz).
Seine jährliche Gesamtvergütung beträgt CHF 240'000. Sein Arbeitgeber versucht ihn immer wieder
davon zu überzeugen, dass er mit seiner Familie in die Schweiz umziehen soll. Seine Partnerin
arbeitet als Rechtsanwältin in einer deutschen Anwaltskanzlei in Hamburg und möchte ihre dortige
Anstellung nicht aufgeben. Aus diesem Grund kommt ein Umzug in die Schweiz nicht in Frage.
Lars und seine Partnerin haben sich vor zwei Jahren ein Haus in Hamburg für 3 Millionen EUR
gekauft, welches ihnen zu gleichen Teilen gehört. Das Haus ist vermietet und die erzielten
Mieteinkünfte betragen jährlich 120'000 EUR.
Lars hat sich daher in Zug eine Wohnung gemietet und fliegt in der Regel Montag morgens in die
Schweiz und am Freitagabend wieder nach Hamburg zurück. Ab und zu arbeitet er von zu Hause,
aber das ist nicht regelmässig. Auf Grund seiner Funktion ist er auch noch für die Niederlassung in
den Niederlanden tätig. Hierfür muss er jeden Monat mindestens 2 bis 3 Tage vor Ort in den
Niederlanden sein.
Wie sieht die Beurteilung dieses Sachverhalts aus?
Bewilligung
Aus bewilligungsrechtlicher Sicht hat die Swiss Pharma AG eine Grenzgängerbewilligung für Lars
eingeholt, da er in Deutschland wohnt und in der Schweiz arbeitet. Als EU-Staatsangehöriger muss
er auch im Rahmen der Grenzgängerbewilligung nur einmal pro Woche zwischen Anstellungs- und
Wohnsitzland pendeln. Allerdings kann es sein, dass die Gemeinde bei der Anmeldung ihm die
Grenzgängerbewilligung «abnimmt» und stattdessen eine B-Bewilligung aushändigen würde. Der
Grund hierfür ist, dass er sich in der Schweiz anmelden muss, da er sich regelmässig unter der
Woche in der Schweiz aufhält. Je nach involvierter Gemeinde ist die Handhabung der Fragestellung,
ob die Grenzgängerbewilligung behalten werden kann oder nicht, unterschiedlich.
Krankenversicherung
Sollte er die Grenzgängerbewilligung behalten können, kann er aus Krankenversicherungssicht
wählen, ob er in der Schweiz oder in Deutschland sich versichern möchte. Sollte er die deutsche
Krankenversicherung vorziehen, muss er diese Entscheidung innerhalb von drei Monaten treffen.
Die drei-Monatsfrist beginnt mit der Aufnahme der Tätigkeit als Grenzgänger.
Sozialversicherung
Auf Grund der Anstellung in der Schweiz ist er in der Schweiz sozialversicherungspflichtig. Damit er
in der Schweiz sozialversicherungspflichtig bleiben kann, darf er in Deutschland nicht mehr als
24.9% arbeiten. Der Grund dafür, dass die neue Teleworking-Regelung (max. 49.9% Homeoffice-
Tätigkeit) nicht zum Tragen kommt ist, weil er regelmässig in den Niederlanden vor Ort arbeitet.
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AUS DER PRAXIS
Steuern
Das Salär von Lars unterliegt in der Schweiz der Quellensteuer. Es kommt hierbei der reguläre
Quellensteuertarif zum Tragen. Allerdings darf die Schweizer Quellensteuer nur auf den in der
Schweiz physisch erbrachten Arbeitstagen in Abzug gebracht werden. Entweder legt Lars seinem
Arbeitgeber monatlich seine Arbeitstage vor, mit der Anmerkung in welchem Land er wann
gearbeitet hat, so dass der Arbeitgeber dies bei der Berechnung der Quellensteuer entsprechend
berücksichtigen kann, oder Lars muss im darauffolgenden Jahr eigenständig eine Korrektur der
Quellensteuer bezüglich der Nicht-Schweizer Arbeitstage beantragen.
Die deutschen Homeoffice-Tage sowie die Arbeitstage in den Niederlanden unterliegen der
Besteuerung in Deutschland. Hierfür ist nicht der Arbeitgeber verantwortlich, sondern Lars muss
diese Tage in seiner deutschen Einkommenssteuererklärung selbst angeben, so dass diese in
Deutschland besteuert werden können.
Lediglich in dem Fall, dass Lars mehr als 90% seines Einkommens zuzüglich des hälftigen
Einkommens seiner Kinder in der Schweiz erwirtschaftet, kann er in der Schweiz eine
Steuererklärung einreichen, und in dieser seine Kosten (wie zum Beispiel die Reisekosten zwischen
Deutschland und der Schweiz sowie die Wohnungskosten in der Schweiz) geltend machen. Bei der
90%-Regelung wird das Familieneinkommen zur Grundlage genommen, da Lars mit seiner Partnerin
nicht verheiratet ist, wird ihr Einkommen nicht berücksichtigt. Trotz allem kann Lars keine
Steuererklärung in der Schweiz einreichen, da als Nicht-Schweizer Einkommen, die deutschen und
niederländischen Arbeitstage sowie die Hälfte der Mieteinkünfte aus der deutschen Liegenschaft
zählen. Er kann die Wohnungskosten in der Schweiz und die Reisekosten zwischen Deutschland
und der Schweiz lediglich in der deutschen Steuererklärung in Abzug bringen.
Umzug in die Schweiz
Bei einem potenziellen Umzug der Familie in die Schweiz würde sich an den bewilligungs- und
sozialversicherungsrechtlichen Regelungen nichts ändern, lediglich im Bezug auf die steuerliche
Behandlung käme es zu einer Änderung. Zum einen gäbe es keine deutschen Homeoffice-Tage mehr,
aber auch die niederländischen Arbeitstage würden, mit dem Umzug in die Schweiz, der Schweizer
Besteuerung unterliegen. Er könnte zudem die Reisekosten und die doppelten Wohnungskosten
sparen.
SCHLUSSFOLGERUNG
Die Homeoffice Tätigkeit von Grenzgängern beinhaltet nach wie vor gewisse Herausforderungen
und in der Praxis hat sich die Komplexität, auch mit den neuen Teleworking Regelungen, nicht
reduziert.
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