Der Einkaufsvorgang im Überblick

Der Einkaufsvorgang im Überblick
1. Var.1: Der Einkäufer sucht aus den Katalogen
oder Sonderangeboten Waren aus, die er bestellen
möchte oder die von der GL vorgegeben
werden.
Var.2: Der Einkauf erhält eine Bedarfsmeldung
vom Lager, da eine Nachbestellung eigener
Waren bei Deutscher Balamundi AG notwendig
ist.
2. Der Einkauf schreibt mit Hilfe des Portals
eine Bestellung und legt einen Vorgang (Hängemappe
mit Bestellung-Terminverfolgung
und ggf. Sonderangebot) an. Anschl. leitet er
die Bestellung unterschrieben zum Postausgang
weiter. Der Postausgang trägt die Bestellung
im Portobuch des Portals (Versandkostenabrechnung)
ein und verschickt die Bestellung
an den Lieferer (Postausgang).
3 Der Lieferer schickt eine Auftragsbestätigung.
Vom Posteingang wird sie dem Einkauf
zugeleitet. Der Einkauf vergleicht den Inhalt
der AB mit der Bestellung und trägt die AB
ins Bestellbuch - Terminverfolgung ein.
(Sollte es zu Differenzen zw. Bestellung und
AB kommen, informierst du sofort die Geschäftsleitung)
4 Der Lieferer schickt uns die Ware (Lieferschein,
Empfangsschein und Warenbegleitpapier).
LS und WVP gehen vom Posteingang ans
Lager. Das Lager prüft die Ware (Vgl. Ware
mit Bestellung bzw. AB), trägt den Vorgang im
Bestellbuch – Terminverfolgung ein und ordnet
den Vorgang der Bestellung zu. (Hängemappe).
Der Empfangsschein wird vom Lager unterschrieben
und über den Postausgang (Eintrag
ins PA-Buch) an den Lieferer zurückgesandt
(Natürlich nur wenn LS und WVP vorhanden
Einkauf:
- Auswahl des Lieferanten
- Mindestbestellwert 60 €
- ab 2000 € Warenwert muss bei der GL
eine Genehmigung einholt werden.
Einkauf:
- Bestellung im Portal schreiben
- Anlegen der Hängemappe
- Bestellungskopie (Bestellung-
Terminverfolgung) in die Hängemappe geben
und in den Karteikasten hängen. Originalbestellung
unterschrieben und zum
Postausgang geben.
Postausgang:
- Eintrag ins Postausgangsbuch (Portobuch)
des Portals.
- Einkuvertieren und in den Postausgang geben.
Posteingang:
- Eintrag im Posteingangsbuch (Portal)
- AB mit Posteingangsstempel und KZ versehen
und an EK weiterleiten.
Einkauf:
- Auftragsbestätigung mit Bestellung
überprüfen
- AB in die Terminverfolgung des Portals
(Bestellbuch/Terminverfolgung) eintragen
und in Hängemappe ablegen.
Posteingang:
- Eintrag im Posteingangsbuch
- LS,ES und WVP mit Eingangsstempel und
KZ versehen und ans Lager weiterleiten.
Lager:
- LS und WVP mit Bestellung vergleichen,
überprüfen!
- Eintrag im Bestellbuch/Terminverfolgung
(Portal)
- ES unterschreiben und zum Postausgang
geben (sofern Warenlieferung vollständig!!)
- Restl. Briefe zum Vorgang in die Hängemappe
geben

sind, sonst zur Geschäftsleitung!!!).
5 Die vom Lieferer eingehende Rechnung (ER)
geht vom Posteingang an den Einkauf. Dieser
überprüft die ER (nachrechnen, Vergleich mit
Warenlieferung), trägt sie in das Bestellbuch
– Terminverfolgung ein, und legt sie in die
Hängemappe.
6 Der Einkauf gibt nun den abgeschlossenen
Einkaufsvorgang (Hängemappe) an RW-
Kreditoren. In RW-K wird die ER gebucht.
7 RW-K zahlt durch Überweisung
(Eurobank im Portal)
8 RW-K holt sich nach jeder Überweisung einen
Kontoauszug mit einer Belastung (Soll-Posten)
von der Bank (Portal) oder falls nicht möglich ,
kann ein Auszug aus dem Journal kopiert werden.
9 In RW-K wird der Einkaufsvorgang aufgelöst
und die Belege werden abgelegt.
Posteingang:
- Eintrag im Posteingangsbuch
- ER mit Eingangsstempel und KZ versehen
und an EK geben
Einkauf:
- Eintrag ins Bestellbuch/Terminverfolgung
- ER prüfen (nachrechnen, mit LS vergleichen)
- ER in Hängemappe
Einkauf:
- Weiterreichen der kompletten Hängemappe
- Inhalt der Hängemappe:
Bestellungskopie,
evtl. Sonderangebot des Lieferanten
evtl. AB,
LS,
WVP,
ER
Überprüfe nochmals, ob alles in die TV ein
getragen wurde!!!
RW-K
- Buchen in WinLine
- Beleg mit Stempel „gebucht“ versehen.
RW-K
- Überweisung ausfüllen und ausführen
(TAN bekommst du vom GL)
Beleg mit Stempel “bezahlt“ versehen.
RW-K
- Kontoauszug ausdrucken
- Überweisung buchen
- Beleg mit Stempel „gebucht“ versehen.
RW-K
- Alle Belege aus Hängemappe in einen
Schnellhefter geben und in den Ordner „Ablage
Einkäufe“ alphabetisch einsortieren.
- Auftragsnummer aus der leeren Hängemappe
nehmen und zu den leeren Hängemappen
geben !