News - Personal & Informatik AG
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AIR BERLIN<br />
Eine Lösung für alle Aufgaben: Neue<br />
<strong>Personal</strong>-Software unterstützt internationales<br />
Wachstum der zweitgrößten deutschen<br />
Fluggesellschaft . . . SEITE 4<br />
NEUER AUFTRITT<br />
P&I erneuert Firmenauftritt und<br />
strukturiert Leistungsangebot neu:<br />
Stärkere Orientierung an<br />
HR-Prozessen . . . SEITE 8<br />
RATGEBER<br />
Gesetzliche Neuerungen zum Jahreswechsel:<br />
Geänderte Vorschriften bei der Sozialversicherungsmeldung<br />
verursachen hohen<br />
Umstellungsaufwand . . . SEITE 28<br />
NEWS<br />
DAS M<strong>AG</strong>AZIN DER P&I <strong>AG</strong><br />
3 2005<br />
HR-REPORTING<br />
MIT PERSONAL KENNZAHLEN ZUM ZIEL
Inhalt<br />
HERAUSGEBER:<br />
REDAKTION:<br />
GESTALTUNG:<br />
DRUCK:<br />
Studie: <strong>Personal</strong>-Software 2005 Seite 05<br />
Mit Kennzahlen zum Ziel Seite 12<br />
Moderne <strong>Personal</strong>verwaltung Seite 18<br />
P&I <strong>AG</strong> | Kreuzberger Ring 56 | D-65205 Wiesbaden | info@pi-ag.com | www.pi-ag.com<br />
September 2005 | Alle Rechte vorbehalten | Die P&I NEWS erscheinen viermal im Jahr<br />
Andrea Ruppel<br />
Steffen Klein | Michael Wagner<br />
Seite 03 | Editorial<br />
Druckvogt | Schmidstraße 6 | 10179 Berlin<br />
Seite 04 | Nachrichten<br />
Neue <strong>Personal</strong>-Software unterstützt Wachstumskurs<br />
Frankfurter Sparkasse – HR-Lösung aus einer Hand<br />
Studie: <strong>Personal</strong>-Software 2005<br />
Lünendonk-Liste: Die Top-25-Software-Häuser<br />
Veranstaltungen 2005<br />
P&I wächst weiter<br />
Die neue P&I Markenarchitektur<br />
Seite 12 | Schwerpunkt<br />
HR-Reporting – Mit Kennzahlen zum Ziel<br />
Praxisbeispiel IDEAL-Versicherung<br />
Praxisbeispiel Burger King<br />
Praxisbeispiel ekom21<br />
Seite 18 | Praxis<br />
Moderne <strong>Personal</strong>verwaltung<br />
Seite 22 | Lösungen<br />
Integration der Zeitwirtschaft<br />
Neues per RSS <strong>News</strong>feed<br />
P&I LOGA-Anwender sind für den TVöD gewappnet<br />
Reisekosten: Neuerungen ab September<br />
Sicherheit ist oberstes Gebot<br />
Seite 28 | Ratgeber<br />
Gesetzliche Neuerungen 2006<br />
Seite 30 | Veranstaltungen<br />
Summer Opening Österreich<br />
Fachmessen im Herbst 2005<br />
2 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
Liebe Leserinnen und Leser,<br />
>><br />
eines der Geheimnisse für dauerhaften Erfolg besteht darin, sich immer wieder neu zu erfinden. Das ist<br />
nicht gerade der bequemste Weg. Einfacher wäre es, das Bestehende zu pflegen, die vertrauten Gleise weiter<br />
zu fahren, solange sie funktionieren und erst zu reagieren, wenn es unbedingt notwendig ist. Dieser Versuchung<br />
wollen wir als P&I widerstehen. Das 1. Quartal des neuen Geschäftsjahres 2005 / 2006 war wieder<br />
sehr erfolgreich und die Perspektiven sind gut. Auf diesem Erfolg ruhen wir uns nicht aus. Wir nutzen unsere<br />
Gewinne, um zu investieren. Unsere Kunden sollen vom Erfolg profitieren, indem sie ab dem kommenden<br />
Jahr eine überarbeitete, verbesserte <strong>Personal</strong>-Software bekommen. Die Oberfläche ist modernisiert<br />
worden, in der Anwendung lässt sich komfortabler navigieren, das Reporting – unser Schwerpunkt in dieser<br />
Ausgabe – wird leichter und nicht zuletzt haben wir die Zeitwirtschaft weiter integriert.<br />
Nicht nur die Software wird erneuert. Ab September<br />
lernen Sie eine P&I mit frischem Design und neuen Markenkonzept<br />
kennen. Neben der Modernisierung ist<br />
Transparenz das Stichwort, das unseren neuen Firmenauftritt<br />
charakterisiert. Dahinter stehen grundsätzliche<br />
Überlegungen: Nachdem unsere Lösungen über viele<br />
Jahre gewachsen sind, immer mehr Module hinzukamen,<br />
ist das Angebot allmählich unübersichtlich geworden.<br />
Wir haben unsere breite Produktpalette deshalb klarer<br />
strukturiert und stellen Ihnen das Ergebnis in dieser<br />
Ausgabe ausführlich vor. Der Grundgedanke ist, dass wir<br />
mehr als ein Software-Hersteller sind. Wir liefern<br />
zukunftsfähige Lösungen für die <strong>Personal</strong>arbeit. Dazu<br />
gehören die Software mit einer Basistechnologie auf dem<br />
neuesten Stand der Entwicklung, aber auch Systemintegration,<br />
Support und Schulungen. Die neue Ausrichtung<br />
spiegelt wider, dass wir in der Produktentwicklung<br />
und Kundenbetreuung weniger in einzelnen Funktionen<br />
wie Abrechnung, Kostenplanung, Zeiterfassung oder<br />
<strong>Personal</strong>entwicklung denken, sondern uns an den HR-<br />
Prozessen der Anwender ausrichten.<br />
Prozessorientierte Lösungen sind gefragt. Das heißt für unser Leistungsangebot: Wir decken alle Abläufe<br />
der <strong>Personal</strong>arbeit in einer integrierten Anwendung ab und beraten die Anwender dabei, ihre Prozesse<br />
möglichst einfach und effizient zu gestalten, sodass sie Prozesskosten senken und gleichzeitig ein noch besserer<br />
Ansprechpartner für die Fachabteilungen und die Geschäftsführung werden. Unser Ziel ist es, ein<br />
guter Partner für alle Fragen rund um Lösungen für die <strong>Personal</strong>wirtschaft zu sein. Dazu gehört auch, dass<br />
wir Entwicklungen in der <strong>Personal</strong>arbeit frühzeitig aufgreifen, unsere Anwender mit künftigen Anforderungen<br />
vertraut machen und gemeinsam über pragmatische Lösungen diskutieren. Dies soll im Rahmen<br />
der P&I Academy geschehen, deren Konzept wir in der nächsten P&I NEWS vorstellen.<br />
Herzliche Grüße<br />
Vasilios Triadis<br />
Vorstandsvorsitzender<br />
P&I <strong>Personal</strong> & <strong>Informatik</strong> <strong>AG</strong>, Wiesbaden<br />
Editorial
Nachrichten<br />
>><br />
>><br />
Neue <strong>Personal</strong>-Software unterstützt Wachstumskurs<br />
Air Berlin führt eine neue, zentrale <strong>Personal</strong>management-<br />
Lösung ein und nutzt dafür die <strong>Personal</strong>-Software LOGA<br />
von P&I. Die Lösung ist international einsetzbar und soll<br />
die Fluggesellschaft bei ihrem Wachstum und bei der<br />
Expansion in Europa unterstützen. Ab 2006 wird Air<br />
Berlin über die Entgeltabrechnung für 2.500 Mitarbeiter<br />
hinaus alle Aufgaben der <strong>Personal</strong>abteilung mit der Software<br />
abdecken. Dazu gehören Stellenverwaltung, Bewerber-<br />
und Trainingsmanagement, Reisekostenabrechnung<br />
und die Zeitwirtschaft mit <strong>Personal</strong>einsatzplanung. Vorgesehen<br />
ist auch ein web-basiertes Mitarbeiterportal, das<br />
unter anderem für elektronische Antragsverfahren genutzt<br />
werden soll.<br />
Gesucht war eine komplexe und stabile Lösung, die mehr<br />
als <strong>Personal</strong>abrechnung leistet und als zentrales Managementsystem<br />
fungiert. Die bisherige Lösung bei Air Berlin<br />
deckte nur die Entgeltabrechnung ab. Andere Abläufe wie<br />
etwa das Bewerbermanagement wurden zum Teil durch<br />
Eigenentwicklungen abgedeckt oder aufwändig manuell<br />
durchgeführt. In dem ab August laufenden Projekt werden<br />
diese Insellösungen zugunsten einer Lösung mit zentraler<br />
Datenhaltung ersetzt. Der wichtigste Vorteile dabei ist,<br />
dass sich Auswertungen auf Basis eines einheitlichen Datenbestandes<br />
automatisiert durchführen lassen. Auch die<br />
Datenpflege wird effizienter. Die Anwender in den Niederlassungen<br />
von Air Berlin erhalten Zugang zum System<br />
und pflegen Daten dezentral. Somit stehen immer aktuelle<br />
Informationen zur Verfügung.<br />
„Wir suchten eine Lösung, von der wir sicher sind, dass sie<br />
ausbaufähig ist und unser internationales Wachstum begleiten<br />
kann. Mit P&I haben wir einen erfahrenen Partner<br />
mit guten Referenzen, der uns Software, Implementierung<br />
und Support aus einer Hand liefern kann“, erklärt<br />
Evelyn Baag, IT-Projektleiterin bei Air Berlin.<br />
Air Berlin ist die zweitgrößte deutsche Fluggesellschaft<br />
mit über 12 Millionen Fluggästen und einem Umsatz von<br />
über 1 Milliarde Euro im Jahr 2004. Für 2005 wird ein<br />
deutliches Wachstum erwartet. Gegründet wurde Air Berlin<br />
1978 in den USA. 1979 startete der erste Flug von Berlin<br />
nach Palma de Mallorca. Sie war die erste überregionale<br />
Fluggesellschaft, die sich nach dem Mauerfall in Berlin<br />
ansiedelte. Air Berlin fliegt die beliebtesten Ferienziele<br />
am Mittelmeer, auf den Kanaren, in Nordafrika sowie<br />
zahlreiche europäische Metropolen an. 2004 beteiligte<br />
sich Air Berlin an der österreichischen Fluglinie NIKI.<br />
Ziel der ersten europäischen Low-Fare-Allianz ist die<br />
Erschließung des österreichischen und osteuropäischen<br />
Marktes. |<br />
Frankfurter Sparkasse – HR-Lösung aus einer Hand<br />
Die Frankfurter Sparkasse hat sich für die HR-Lösung<br />
P&I LOGA der P&I <strong>AG</strong> entschieden. Ab Januar 2006<br />
werden monatlich rund 2.000 Gehaltsabrechnungen sowie<br />
das <strong>Personal</strong>management mit der Software durchgeführt.<br />
Ausschlaggebendes<br />
Argument für das Ressort<br />
<strong>Personal</strong> & Recht<br />
war, dass P&I ein integriertes<br />
System mit den<br />
Komponenten Entgeltabrechnung,<strong>Personal</strong>management<br />
und Zeitwirtschaft<br />
in einer<br />
Anwendung bietet.<br />
Rund 45 Mitarbeiter in den drei Bereichen <strong>Personal</strong>grundsätze<br />
und Gehalt, <strong>Personal</strong>einsatz und -betreuung<br />
und <strong>Personal</strong>qualifizierung und -entwicklung werden mit<br />
P&I LOGA arbeiten. Die Anwendung der Frankfurter<br />
Sparkasse wird im Rechenzentrum der Sparkassen <strong>Informatik</strong><br />
produziert.<br />
Die Einführung der Anwendungen ist in zwei Stufen<br />
geplant. Ab Anfang 2006 laufen die Gehaltsabrechnung,<br />
die Zeitwirtschaft sowie ein Teil der <strong>Personal</strong>managementprozesse<br />
mit P&I LOGA. Dazu gehören die Reisekostenabrechnung<br />
und die <strong>Personal</strong>kostenplanung. Im<br />
Laufe des Jahres 2006 implementiert die Frankfurter Sparkasse<br />
die Module für Stellenmanagement, Bewerbermanagement<br />
und digitale Archivierung.<br />
Damit die Arbeitsabläufe und der Informationsfluss in<br />
der <strong>Personal</strong>arbeit effizient und ohne Redundanzen gestaltet<br />
werden können, kam für die Frankfurter Sparkasse<br />
nur eine integrierte Lösung für alle Aufgaben infrage.<br />
Außerdem wird damit erreicht, dass es nur einen<br />
Ansprechpartner gibt, der Software und Betreuung aus<br />
einer Hand liefert. |<br />
4 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
Studie: <strong>Personal</strong>-Software 2005<br />
Die Forschungsgruppe PERIT an der Fachhochschule<br />
Niederrhein führt seit 2001 jährlich in Zusammenarbeit<br />
mit dem Datakontext-Verlag eine Studie über Entwicklungen<br />
und Trends der IT-gestützten <strong>Personal</strong>arbeit in<br />
Deutschland durch. In diesem Jahr gaben rund 100 Unternehmen,<br />
überwiegend mit einer Größe bis 5.000 Mitarbeiter<br />
(87 %) Auskunft über ihre Erfahrungen, ihre Zufriedenheit<br />
und Pläne beim Einsatz von Software für die<br />
<strong>Personal</strong>wirtschaft.<br />
HR-Softwarestrategie<br />
Die Unternehmen nutzen neben HR-Standard-Software<br />
für einzelne Aufgaben wie Reporting und <strong>Personal</strong>kostenhochrechnung<br />
auch Individuallösungen, oft<br />
auf Basis von Excel. Die Gründe dafür sind, dass viele<br />
HR-Softwarepakete hierfür keine Module bereitstellen<br />
oder die Eigenentwicklungen besser den Bedarf der<br />
Anwender abdecken können. 79 % der Teilnehmer ziehen<br />
den Software-Kauf einer Lösung zur Miete vor.<br />
Gestiegen ist der Einsatz von Software-Tools bei Auswertungen<br />
(97 %, im Vorjahr 68 %) und bei der Kostenplanung<br />
(66 %, im Vorjahr 47 %). Standard-Software wird<br />
vor allem für die Entgeltabrechnung, für Zeiterfassung<br />
und <strong>Personal</strong>stammdatenverwaltung genutzt. HR-Portale<br />
haben sich erst bei 29 % der teilnehmenden Anwender<br />
durchgesetzt. Mit Abstand führt SAP die Rangliste<br />
der am meisten eingesetzten HR-Lösungen an (38 %),<br />
gefolgt von ADP Paisy (24 %) und P&I LOGA (7 %).<br />
Zufriedenheit der Anwender<br />
11 % der Befragten denken über einen Software-Wechsel<br />
nach, wegen Mängeln bei der Funktionalität oder<br />
IT-Vorgaben der Konzernleitung. Beim Funktionsumfang<br />
wurde P&I LOGA am besten bewertet mit 100 %<br />
Zufriedenheit, gefolgt von SAP mit 94 %. Mit der Web-<br />
Fähigkeit von P&I LOGA sind 80 % der Befragten<br />
zufrieden. SAP erreicht hier 63 % Zufriedenheit. Die am<br />
meisten genutzte Web-Funktionalität sind Employee<br />
Self Services (38 %), an zweiter Stelle liegen Online-<br />
Bewerbungen mit 26 %. Beim Preis-Leistungs-Verhältnis<br />
schneidet SAP mit 45 % Zufriedenheit ab, lediglich<br />
P&I LOGA erreicht 100 %.<br />
Beratungsbedarf<br />
Bei 61 % der Unternehmen wird der Beratungsbedarf<br />
beim Einsatz der HR-Software als „eher hoch“ eingestuft.<br />
Das gilt besonders für SAP-Anwender (90 %). Mit den<br />
Beratungsleistungen sind die meisten der Befragten zufrieden.<br />
Den besten Wert erhalten die P&I-Consultants mit<br />
100 %, die SAP-Berater schneiden ebenfalls sehr gut ab mit<br />
80 %. Viele Anwender beklagen jedoch die Intransparenz<br />
der SAP-Beratermarktes. |<br />
Nachrichten
Nachrichten<br />
>><br />
>><br />
Lünendonk-Liste: Die Top-25-Software-Häuser<br />
P&I befindet sich in der aktuellen Lündendonk-Liste der<br />
größten Standard-Software-Unternehmen in Deutschland<br />
erstmals unter den Top 25. Mit einem Jahresumsatz<br />
von 40,1 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2004/2005<br />
belegen die Wiesbadener Platz 24. P&I ist der einzige auf<br />
HR-Software spezialisierte Anbieter in dem jährlich<br />
erscheinenden Ranking der Lünendonk GmbH in Bad<br />
Wörrishofen, einem Marktforschungs-, Beratungs- und<br />
Trainingsdienstleister für IT-Unternehmen.<br />
Nach Rückgängen in den beiden Vorjahren weist der Standard-Software-Markt<br />
in Deutschland im Jahr 2004 wieder<br />
ein Wachstum auf. Nach Ermittlungen des Branchenverbandes<br />
Bitkom stieg der Umsatz mit Standard-Software<br />
um rund 4 Prozent auf 15,4 Milliarden Euro.<br />
Wie aus der aktuellen Erhebung der Lünendonk GmbH<br />
hervorgeht, haben die 25 größten der IT-Unternehmen, die<br />
jeweils mehr als 60 Prozent ihres Umsatzes im Standard-<br />
Software-Geschäft erwirtschaften, in Deutschland 2004<br />
einen Inlandsumsatz von 5,5 Milliarden Euro erzielt. Das<br />
sind im Mittel 9 Prozent mehr als 2003 und entspricht<br />
einem inländischen Marktanteil von rund 36 Prozent. Die<br />
Top 3 im Markt sind erneut SAP, Microsoft und Oracle,<br />
wobei Microsoft beim Inlandsgeschäft (1,8 Milliarden Euro<br />
Umsatz) mit knappem Vorsprung die Nummer eins ist.<br />
Veranstaltungen von und mit P&I<br />
<strong>Personal</strong> Austria<br />
Fachmesse für <strong>Personal</strong>wesen<br />
16. bis 17. November 2005<br />
Austria Center Vienna, Wien<br />
www.personal-austria.at<br />
Kontakt für Informationen und Termine:<br />
Cornelia Kraft, ckraft@pi-ag.com<br />
KomCom Ost 2005<br />
IT-Fachmesse für den öffentlichen Dienst<br />
12. bis 13. Oktober 2005 / Messe Leipzig, Stand A11<br />
Workshop mit P&I, Udo Kybranz, am 13. Oktober,<br />
12 bis 12.45 Uhr in Raum 4 zum Thema:<br />
<strong>Personal</strong>arbeit im Wandel der Zeit<br />
– vom Verwalter zum modernen Dienstleister<br />
www.komcom.de<br />
Kommunale 2005<br />
4. Tagung und Fachmesse für den Kommunalbedarf<br />
19. bis 20. Oktober 2005<br />
Messezentrum Nürnberg, Stand 325<br />
www.kommunale.de<br />
Im Ausland haben die Top 25 der in Deutschland tätigen<br />
Gesellschaften für 6,6 Milliarden Euro Software-Produkte<br />
verkauft. Daraus ergibt sich ein Exportanteil am Gesamtumsatz<br />
dieser Unternehmen, der mit 54 Prozent auf der<br />
Höhe des Vorjahres liegt. Die in Deutschland ansässige<br />
SAP <strong>AG</strong> tätigte 76 Prozent ihres Konzernumsatzes mit<br />
Kunden in anderen Ländern und deckte damit allein rund<br />
87 Prozent des gesamten Exportvolumens der Top 25 ab.<br />
Die Gesamtumsätze der Top 25 mit in- und ausländischen<br />
Kunden stiegen um durchschnittlich 15 Prozent, wobei<br />
einige Übernahmen zu dieser hohen Durchschnittsrate<br />
beigetragen haben. Nachdem 2003 noch jedes zweite<br />
Unternehmen der Top 25 einen Rückgang des Umsatzes<br />
hinnehmen musste, war dies 2004 nur noch bei jedem<br />
vierten Unternehmen der Fall.<br />
Die Zunahme der Umsätze hat bei vielen der in Deutschland<br />
führenden Standard-Software-Unternehmen auch<br />
zu wachsenden Mitarbeiterzahlen geführt. Allerdings stieg<br />
die Gesamtmitarbeiterzahl im Mittel nur um knapp 8 Prozent.<br />
Bei der Hälfte der Top 25 gingen die <strong>Personal</strong>zahlen<br />
auch 2004 noch einmal zurück. Insgesamt beschäftigten die<br />
Top 25 der Standard-Software-Unternehmen in Deutschland<br />
2004 rund 49.000 Mitarbeiter. |<br />
Quelle: Lünendonk GmbH. Download unter www.luenendonk.de<br />
Moderner Staat 2005<br />
9. Fachmesse und Kongress<br />
Impulse für Bund, Länder und Kommunen<br />
29. bis 30. November 2005<br />
Messegelände Berlin, Halle 7.2c, Stand 23<br />
www.moderner-staat.de<br />
Kontakt für Informationen und Termine:<br />
Angelika Stieger, astieger@pi-ag.com<br />
P&I Software live erleben<br />
In 30-minütigen kostenfreien Online-Präsentationen<br />
können Sie im Internet die <strong>Personal</strong>-Softwarelösung P&I<br />
LOGA und P&I HCM kennen lernen. Auf dem Programm<br />
stehen Themen wie Online-Antragsverfahren,<br />
Mitarbeiterportal, Auswertungen oder <strong>Personal</strong>kostenplanung.<br />
Die aktuellen Termine finden Sie im Internet unter<br />
www.pi-ag.com/Veranstaltungen/Logalive.<br />
6 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
P&I wächst weiter<br />
Gewinn und Umsatz gesteigert – Börse honoriert<br />
Unternehmensstrategie<br />
>> P&I verbesserte im Geschäftsjahr 2004/2005 (1. April 2004<br />
bis 31. März 2005) das Konzernergebnis vor Steuern und<br />
Zinsen (EBIT) um 22 Prozent auf 5,2 Millionen Euro<br />
und erreichte damit eine EBIT-Marge von 11,6 Prozent.<br />
Das Ergebnis vor Abschreibungen (EBITDA) wuchs um<br />
rund 12 Prozent auf 9,4 Millionen Euro. Das DFVA/SG-<br />
Ergebnis wurde um 38,1 Prozent auf nunmehr 3,4 Millionen<br />
Euro (Vorjahr: 2,4 Millionen Euro) gesteigert. Der<br />
im Prime Standard notierte Wiesbadener Spezialist für<br />
<strong>Personal</strong>management-Software verzeichnete ein Umsatzwachstum<br />
von 12,3 Prozent auf 45 Millionen Euro und<br />
beschäftigte durchschnittlich 246 Mitarbeiter (FTE). Im<br />
Verlauf des Geschäftsjahres entwickelte sich auch die P&I-<br />
Aktie positiv: Sie startete mit 5,90 Euro und schloss am<br />
31. März 2005 mit 9,60 Euro.<br />
Mehr Lizenzen verkauft<br />
Der Anstieg des Konzernumsatzes ist auf ein Wachstum<br />
in allen Umsatzkategorien zurückzuführen, wobei der<br />
Lizenzumsatz überproportional gesteigert wurde. Das<br />
Lizenzgeschäft hat in der 2. Hälfte des Geschäftsjahres<br />
deutlich angezogen und lag mit 12,2 Millionen Euro<br />
fast 2,8 Millionen Euro über dem Vorjahresergebnis.<br />
Dies entsprach einer Steigerung um 29,7 Prozent gegenüber<br />
dem Vorjahr. Dementsprechend entwickelten sich<br />
die Erlöse aus der Software-Wartung: Mit 16,7 Millionen<br />
Euro war die Wartung stärkste Umsatzkategorie.<br />
Gegenüber dem Vorjahr verbesserte sich der Geschäftsbereich<br />
Consulting nochmals um rund 8 Prozent und<br />
trug mit 15 Millionen Euro zum Konzernumsatz bei.<br />
Produktentwicklung – die Zukunft heißt<br />
„Web-Fähigkeit“<br />
P&I investierte im Berichtsjahr mehr als 20 Prozent der<br />
Umsatzerlöse in die Produktentwicklung. Dazu zählt<br />
zum einen der gesetzliche Änderungsdienst für die Entgeltabrechnung.<br />
Zum anderen legt P&I den Schwerpunkt<br />
auf die Weiterentwicklung der Produkte in Richtung<br />
Web-Fähigkeit. P&I-Lösungen können durch ihre<br />
offene Architektur mit Systemen anderer Hersteller über<br />
so genannte Web-Services kombiniert werden. Anwender<br />
erhalten somit die Möglichkeit, ihre personalwirtschaftlichen<br />
Geschäftsprozesse flexibler zu gestalten.<br />
Außerdem verbessert die Web-Fähigkeit die Einsatzmöglichkeiten<br />
der Lösungen in Rechenzentren, einem<br />
zunehmend wichtigen Marktsegment für P&I.<br />
Q1: Gelungener Start in das neue<br />
Geschäftsjahr<br />
Im ersten Quartal des Geschäftsjahres 2005/2006 (1. April<br />
2005 bis 30. Juni 2005) setzte P&I sein Wachstum fort<br />
und erzielte ein Konzernergebnis vor Steuern und Zinsen<br />
(EBIT) von 1,6 Millionen Euro. Damit wurde eine EBIT-<br />
Marge von 15 Prozent erreicht. Das DFVA/SG- Ergebnis<br />
stieg im Vergleich zum Vorjahres-Quartal von 0,3 Millionen<br />
Euro auf 1,1 Millionen Euro. Die P&I-Aktie legte<br />
noch weiter zu: Sie startete mit 9,60 Euro in das Quartal<br />
und schloss am 30. Juni 2005 mit 12,00 Euro.<br />
Neue Zeitwirtschaftslösung<br />
wird gut angenommen<br />
Die Verbesserung des operativen Ergebnisses wurde von<br />
einer Umsatzsteigerung von 19 Prozent getragen, die vor<br />
allem aus höheren Lizenzumsätzen resultiert. Das Lizenzgeschäft<br />
stieg auf 2,9 Millionen Euro gegenüber 1,8 Millionen<br />
Euro Lizenzumsatz im ersten Quartal des Vorjahres.<br />
Erwartungsgemäß trug die Software-Wartung mit<br />
4,5 Millionen Euro im ersten Quartal den höchsten Anteil<br />
zum Konzernumsatz bei. Die Steigerung der Wartungserlöse<br />
um 0,5 Millionen Euro gegenüber dem Vorjahr ist<br />
einerseits auf die erstmalig konsolidierten Umsätze aus<br />
dem Sektor Zeitwirtschaft zurückzuführen und andererseits<br />
bedingt durch die Lizenzverkäufe im Vorjahr. Gegenüber<br />
dem Vorjahr verbuchte das Dienstleistungsgeschäft<br />
nochmals einen Zuwachs von rund 2 Prozent und lag bei<br />
3,2 Millionen Euro. Bedingt durch die Akquisition des<br />
Anbieters für Zeitwirtschaftslösungen ZHS zu Beginn des<br />
Geschäftsjahres ist die Anzahl der Mitarbeiter auf durchschnittlich<br />
254 Mitarbeiter (FTE) gewachsen. |<br />
Nachrichten
Nachrichten | Neue Markenwelt<br />
Die neue P&I kommt<br />
Mehr Kundennutzen, mehr Transparenz und<br />
mehr Modernität. Die neue Markenwelt mit frischem<br />
Design setzt Akzente.<br />
>><br />
Nur der Wandel hat Bestand: Die P&I als einer der europäischen<br />
Marktführer für personalwirtschaftliche Softwarelösungen<br />
gibt der Zukunft ein Gesicht. Ab September<br />
2005 präsentiert sich das Unternehmen in einem neuen<br />
Design mit einer neuen, klar strukturierten Angebotspalette.<br />
Vasilios Triadis, Vorstandsvorsitzender der P&I <strong>AG</strong><br />
ist überzeugt: „Damit wird P&I den Kundennutzen erhöhen<br />
als ,Your partner for integrated HR-solutions’.“<br />
Abheben von einem unübersichtlichen<br />
Marktumfeld<br />
Der Markt für personalwirtschaftliche Software wird immer<br />
unübersichtlicher. Das große Angebot macht Entscheidungen<br />
schwer. Mit dem Neuauftritt trägt P&I dieser Entwicklung<br />
Rechnung. „Wir haben ein Konzept erarbeitet,<br />
das unser Unternehmen und seine Marken deutlicher nach<br />
außen hin kommuniziert und unser Produktangebot besser<br />
strukturiert darstellt“, so Vasilios Triadis. Mehr Transparenz<br />
gegenüber dem Kunden war dabei ein Grundgedanke.<br />
Durch die Neuaufstellung der Markenfamilie von P&I<br />
wurden sämtliche Module, die P&I mittlerweile entwickelt<br />
hat, vier Submarken zugeordnet.<br />
LOGA und alle Zusatzmodule P&I LOGA<br />
LOGAerm P&I HCM<br />
e-PersInf P&I PLUS<br />
LOGA Smart P&I SMART<br />
Unter dem Dach dieser vier Submarken sind die verschiedenen<br />
Module prozessspezifisch und im Hinblick auf die<br />
HR-Anforderungen zusammengefasst. Insbesondere bei<br />
der LOGA-Produktfamilie war dies aufgrund einer inzwischen<br />
unübersichtlichen Zahl an Zusatzmodulen (LOGA<br />
resy, LOGA archiv, LOGA time, LOGA etatpro etc.) notwendig<br />
geworden. Bei allen vier P&I-Submarken handelt<br />
es sich um integrierte Lösungen, die jeweils auf den gesamten<br />
Informationsbestand einer zentralen Datenbank zugreifen.<br />
Die konsistente und stets aktuelle Datenhaltung und<br />
weitgehend automatisierte Prozesse führen zu einer enormen<br />
Zeit- und Kostenersparnis. Der modulare Aufbau<br />
wurde beibehalten. So können Unternehmen und Behörden<br />
sich entweder für das Gesamtpaket entscheiden oder<br />
wahlweise einzelne Funktionalitäten zukaufen, die ohne<br />
Schnittstellenproblematik in die bestehende IT-Landschaft<br />
integriert und auf die jeweiligen Ansprüche individuell<br />
angepasst werden.<br />
8 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
Das Selbstverständnis der Topmarke P&I<br />
Die neue Markenarchitektur untermauert den prozessund<br />
kundenspezifischen Ansatz von P&I. P&I-Kunden<br />
profitieren sowohl von innovativer Technik, der Unterstützung<br />
bei der Systemintegration und -implementierung<br />
als auch von einer umfassenden Beratung und einem<br />
begleitenden Schulungsangebot (mehr über das Angebot<br />
der P&I Academy finden Sie in der nächsten PIN). Es ist<br />
stets das Ziel, mit zukunftsfähigen Lösungen für den Kunden<br />
die Wertschöpfung der HR-Arbeit zu steigern.<br />
Gemäß der neuen Markenarchitektur gliedern sich die vier<br />
Submarken unter der Topmarke P&I folgendermaßen:<br />
P&I LOGA ist die umfassende <strong>Personal</strong>management- und<br />
Abrechnungssoftware mit integrierter Zeitwirtschaft.<br />
Durch den modularen Aufbau ist P&I LOGA herkömmlichen<br />
Stand-Alone-Produkten überlegen. Sie umfasst die<br />
Module<br />
• <strong>Personal</strong>verwaltung (LOGA 2001)<br />
• Lohn- und Gehaltsabrechnung (LOGA 2001)<br />
• Stellenplanung/-bewirtschaftung (LOGA persinf)<br />
• <strong>Personal</strong>kostenplanung (LOGA etatpro)<br />
• Reisekostenabrechnung (LOGA resy)<br />
• Wechselschichtenplanung (LOGA esex)<br />
• Zeitwirtschaft (LOGA time)<br />
• Seminarverwaltung (LOGA educta)<br />
• Bewerberverwaltung (LOGA kandidat)<br />
• Archivierung (LOGA archiv)<br />
• <strong>Personal</strong>entwicklung (LOGA progress)<br />
• Auswertungen (LOGA scout)<br />
• Organigramme (LOGA Orgchart)<br />
• Internet Krankenkassenkommunikation (LOGA IKS)<br />
P&I LOGA lässt sich leicht in die vorhandene Unternehmens-IT<br />
einbinden – und zwar europaweit. Wie bei allen<br />
P&I Produkten unterstützt die integrierte Struktur von<br />
P&I LOGA eine Implementierung nach Maß.<br />
Die Human Capital Management-Software P&I HCM<br />
ist ein web-basiertes Portal, das im Rahmen des Management-<br />
und Mitarbeiter-Self-Services die Optimierung der<br />
personalwirtschaftlichen Prozesse unterstützt. Die Software<br />
basiert auf dem P&I LOGA-Datenmodell, so dass<br />
in P&I HCM auch alle Daten dieser umfassenden HR-<br />
Lösung zur Verfügung stehen. P&I HCM stellt deshalb<br />
die ideale Ergänzung zu P&I LOGA dar.<br />
Schwerpunkte sind dabei:<br />
• Antrags-/Genehmigungsverfahren<br />
• <strong>Personal</strong>entwicklung<br />
• <strong>Personal</strong>controlling<br />
• Bewerberverwaltung<br />
• ESS und MSS<br />
P&I HCM bindet Führungskräfte und Mitarbeiter individuell<br />
und umfassend in die täglichen personalwirtschaftlichen<br />
Prozesse ein. Über ein webbasiertes Mitarbeiterportal<br />
werden allen Beteiligten alle für sie relevanten<br />
Informationen und Services zur Verfügung gestellt.<br />
Auch P&I HCM ist als integrierte Software-Lösung<br />
konzipiert, die sich je nach den Anforderungen des<br />
Unternehmens zusammenstellen und schrittweise ausbauen<br />
lässt.<br />
P&I PLUS ist eine komfortable und innovative web-basierte<br />
<strong>Personal</strong>managementlösung. Insbesondere bei großen<br />
Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ermöglicht<br />
P&I PLUS die Vernetzung durch geeignete prozessoptimierende<br />
Systeme.<br />
Über eine einheitliche Plattform als Intranetportal können<br />
mit P&I PLUS Informationen schneller und gezielter<br />
an die Mitarbeiter verteilt werden. Jeder Einzelne<br />
kann durch frei definierbare Workflows administrative<br />
Neue Markenwelt | Nachrichten
Nachrichten | Neue Markenwelt<br />
Aufgaben selbst erledigen und entlastet damit die <strong>Personal</strong>abteilung<br />
(Employee Self Service).<br />
Die Funktionsschwerpunkte sind:<br />
• <strong>Personal</strong>verwaltung<br />
• Stellenplan/Stellenbewirtschaftung<br />
• Dienstposten-/Arbeitsplatzverwaltung<br />
• Aus-, Fort- und Weiterbildung<br />
• <strong>Personal</strong>kostenbudgetierung<br />
• Bewerberverwaltung<br />
• <strong>Personal</strong>bedarfsplanung<br />
• <strong>Personal</strong>einsatzplanung/Schichtdienstmanagement<br />
• Produkterfassung<br />
• Zeitwirtschaft<br />
• elektronische Anwesenheitserfassung.<br />
Dieses web-basierte System ist überaus anpassungsfähig<br />
und ohne Veränderung der Programme vom Systembetreuer<br />
an die besonderen Bedürfnisse der Kunden adaptierbar.<br />
Dank der hohen Flexibilität eignet sich P&I<br />
PLUS vor allem für größere Organisationsstrukturen in<br />
Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung.<br />
Es bestehen online-Schnittstellen zu P&I LOGA , KIDI-<br />
CAP u.a.. Der periodische Datenaustausch mit SAP HR<br />
und PAISY wird ebenfalls unterstützt.<br />
10 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
P&I SMART ist eine speziell für kleine und mittlere<br />
Betriebe bis ca. 250 Mitarbeiter entwickelte Software für<br />
Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Reisekostenabrechnung.<br />
P&I SMART ist ein „All-inclusive“-Paket. Bei<br />
Bedarf lässt sich P&I SMART um die Komponente Zeitwirtschaft<br />
erweitern. Über elektronische Anwesenheitszeiterfassungsgeräte<br />
werden Zeiten erfasst, die in den entsprechenden<br />
Zeitkonten der Mitarbeiter verwaltet werden.<br />
Aufgrund der herstellerseitig eingerichteten Grundeinstellungen<br />
ist P&I SMART problemlos zu installieren und<br />
kann innerhalb weniger Tage in Betrieb genommen werden.<br />
Der Einführungsaufwand wird auf ein Minimum<br />
reduziert, so dass der Einsatz trotz der hohen Komplexität<br />
der Aufgabenstellung äußerst wirtschaftlich ist.<br />
Kampagne überzeugt<br />
mit Botschaft und Design<br />
Der neue Auftritt und lösungsorientierte Ansatz von P&I<br />
wird derzeit über eine breite Werbekampagne in den Fachmedien<br />
kommuniziert. Die so genannte „People-Click“-<br />
Kampagne basiert auf der Idee, dass P&I vor allem den Nutzen<br />
individueller Lösungen fokussiert. Symbolisch wird auf<br />
den Kampagnenmotiven per Mausklick die Wirkung für<br />
den Kunden geweckt: mehr Wissen, mehr Zeit, mehr Raum<br />
und mehr Leistung.<br />
Nicht nur in der Werbung, sondern auch auf der Website<br />
www.pi-ag.de wurde das Markendesign modernisiert: Ein<br />
kräftiges Grün hat die alte Farbwelt der P&I abgelöst. Das<br />
neu gestaltete P&I Logo steht für einen leistungsstarken Partner<br />
in der Realisierung maßgeschneiderter HR-Lösungen. |<br />
Neue Markenwelt | Nachrichten
Schwerpunkt | HR-Reporting<br />
Mit Kennzahlen zum Ziel<br />
Software-Unterstützung für HR-Reporting<br />
gewinnt an Bedeutung<br />
>><br />
Nach einer aktuellen Studie von Cap Gemini zu Trends im<br />
<strong>Personal</strong>management in den kommenden Jahren stehen<br />
die Themen <strong>Personal</strong>kosten, Führung und <strong>Personal</strong>entwicklung<br />
im Vordergrund. Damit die Planung und Steuerung<br />
dieser Bereiche nicht zum Glücksfall werden, brauchen<br />
<strong>Personal</strong>abteilungen eine gute Informationsbasis. Sie ist<br />
der Schlüssel zum Erfolg. Nicht umsonst gewinnt das HR-<br />
Reporting an Bedeutung. Die Studie <strong>Personal</strong>-Software<br />
2005 der Fachhochschule Niederrhein hat ergeben, dass<br />
Auswertungen und Reporting im Vergleich zum letzten<br />
Jahr wichtiger geworden sind, betrachtet man die Einsatzbereiche<br />
von HR-Software. Nutzten im Vorjahr noch<br />
68% der Befragten eine Software-Unterstützung für diese<br />
Aufgabe, stieg der Anteil jetzt auf 97 %.<br />
Viele Unternehmen verfügen über Kennzahlensysteme<br />
und vergleichen sich mittels Benchmarking mit anderen<br />
Firmen ihrer Branche. Welche Kennzahlen genutzt werden,<br />
wie sie gewichtet sind und weiterverarbeitet werden<br />
– hier verfolgt jedes Unternehmen seinen eigenen Weg, je<br />
nachdem, welche Ziele verfolgt werden sollen. Auch die<br />
Art der Software-Unterstützung kann sehr verschieden<br />
sein. Zwar ist es üblich, HR-Software-Lösungen einzusetzen,<br />
doch oft nur für Teilbereiche. Das hat den Nachteil,<br />
dass die vielen Daten, die zum <strong>Personal</strong> gesammelt und<br />
gespeichert werden, kaum dazu beitragen, dass die Führungskräfte<br />
und das Management über personalrelevante<br />
Fragen informiert sind. Der Grund: Die Daten sind nicht<br />
einheitlich strukturiert und somit nur schwer auswertbar.<br />
Man kann speziell für Auswertungen im <strong>Personal</strong>bereich<br />
ein integriertes HR-System mit zentraler Datenbank nutzen.<br />
Der Vorteil dabei ist, dass die <strong>Personal</strong>abteilung Berichte<br />
ohne Umwege aus einer einheitlichen Datenbasis heraus<br />
generieren kann.<br />
Das HR-Reporting kann sich auf einzelne Kennzahlen<br />
beziehen, hängt aber grundsätzlich eng zusammen mit<br />
dem systematischen <strong>Personal</strong>controlling, ein Thema, das<br />
seit einigen Jahren eine steigende Aufmerksamkeit in<br />
Unternehmen und Verwaltungen erfährt. Dieser Trend<br />
spiegelt das Bedürfnis nach besseren und frühzeitigeren<br />
Informationen wider. Das <strong>Personal</strong>controlling hat die Aufgabe,<br />
den <strong>Personal</strong>aspekt als einen der wichtigsten unternehmerischen<br />
Gestaltungsfaktoren transparent und über-<br />
schaubar zu machen, mit dem Ziel, die betrieblichen<br />
Abläufe zu verbessern. Ein besonders Kennzeichen des<br />
<strong>Personal</strong>controllings ist, dass es über quantitative Kostenund<br />
Leistungsdaten hinaus auch mit qualitativen Planungsund<br />
Kontrollverfahren arbeiten muss. Mitarbeitergespräche<br />
und -befragungen, Assessmentverfahren, Potenzialanalysen<br />
usw. liefern wichtige Erkenntnisse über<br />
personalwirtschaftliche Erfolgsfaktoren wie etwa Leistungsfähigkeit,<br />
Motivation oder Betriebsklima, die sich durch<br />
quantitative Analysen kaum gewinnen lassen.<br />
Nutzen und Entwicklung von Kennzahlen<br />
Kennzahlen sollen Zusammenhänge in verdichteter, messbarer<br />
Form wiedergeben. Im Hinblick auf die Zukunft<br />
sind Kennzahlen der Ausdruck unternehmerischer Zielsetzungen.<br />
Bezogen auf die Vergangenheit ergeben sich<br />
durch Soll-Ist-Vergleiche wertvolle Hinweise für die Lenkung<br />
und Steuerung des Unternehmens und seiner Bereiche.<br />
Kennzahlen können also ein Frühwarnsystem sein,<br />
der Planung und Kontrolle dienen, Unsicherheiten verringern,<br />
Transparenz schaffen, Potenziale erheben, ungenutzte<br />
Ressourcen aufdecken oder die Grundlage für<br />
gezielte Gegensteuerungsmaßnahmen sein. Wenn die einzelnen<br />
Kennzahlen in einer sinnvollen Beziehung zueinander<br />
stehen, kann man von einem Kennzahlensystem<br />
sprechen.<br />
Doch wie entwickelt man ein Kennzahlensystem? Man<br />
kann sich an den folgenden sieben Stufen orientieren:<br />
1. Definition und Gewichtung der HR-Ziele<br />
2. Festlegung der <strong>Personal</strong>-Kennzahlen<br />
3. Auswahl der Kennzahlenempfänger<br />
4. Sichern der Informationsquellen und Vergleichsgrundlagen<br />
5. Festlegung der Erhebungszeitpunkte und -zeiträume<br />
6. Verantwortung für das Erstellen der Kennzahlen vergeben<br />
7. Darstellung der Ergebnisse festlegen<br />
12 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
Auf dem Weg zum eigenen Kennzahlensystem sind einige<br />
Punkte zu beachten.<br />
• Verfügbarkeit:<br />
Sind die aktuellen Daten, die für die Kennzahlen<br />
benötigt werden, verfügbar? Gibt es neben<br />
Vergangenheitsdaten auch Plandaten? Müssen<br />
zusätzliche Berechnungen durchgeführt werden?<br />
Stehen Vergleichsdaten z. B. von Verbänden für ein<br />
Benchmarking zur Verfügung?<br />
• Aufwand-Nutzen-Relation:<br />
Was kostet die Ermittlung der benötigten Daten?<br />
Welchen Effekt vermutet man für den durch die<br />
Kennzahlen abgebildeten Bereich? Sind Widerstände<br />
gegen die Erhebung und Auswertung zu vermuten?<br />
• Eignung:<br />
Bilden die Kennzahlen den betreffenden Bereich oder<br />
die Situation gut ab? Welche Fehlerquellen bestehen<br />
bei der Kennzahlenermittlung? Sind die Kennzahlen<br />
eindeutig interpretierbar?<br />
• Zweck:<br />
Dient die Kennzahl zur Steuerung oder zur Analyse?<br />
Ist die Kennzahl für die Unternehmensleitung oder<br />
für Fachbereiche? Welcher Analysezweck wird<br />
verfolgt (z. B. Strukturanalyse, Beobachtung von<br />
Entwicklungen, Wirtschaftlichkeitsanalyse,<br />
Leistungsmessung)? Wie oft soll die Kennzahl<br />
ermittelt werden?<br />
• Organisation:<br />
Wer ermittelt die Kennzahlen? Aus welchen<br />
Quellen? Wer wertet sie aus? Wer bekommt die<br />
Ergebnisse? Wie werden sie dokumentiert? Wer<br />
verantwortet die Einhaltung der Kennzahlen?<br />
HR-Reporting mit P&I LOGA<br />
Ein Beispiel, um HR-Reporting mit P&I LOGA durchzuführen,<br />
sind Kostenanalysen. Sie können sich auf konkrete<br />
Maßnahmen, Mitarbeitergruppen, Standorte oder<br />
auf das gesamte Unternehmen beziehen. Die einzelnen<br />
Schritte zur Definition der Datenabfrage in P&I LOGA<br />
sind als Reiter angeordnet. Es gibt jeweils einen Reiter für<br />
Tabellen, Felder, Sortierungen, Beziehungen, Kriterien<br />
und Aktionen. Bei einer Kostenanalyse sieht die Vorgehensweise<br />
so aus: Man wählt die Tabellen aus, in denen<br />
sich die relevanten Informationen befinden. Danach wird<br />
die Abfrage auf bestimmte Felder eingegrenzt. In diesem<br />
Beispiel, in dem eine Kostenanalyse zum 1. Quartal 2004<br />
dargestellt ist, sind es die Kostenstelle, die Bezeichnung<br />
der Kostenstelle, die <strong>Personal</strong>nummer, der Nachname des<br />
Mitarbeiters, das Zuordnungsdatum und der Betrag.<br />
Danach werden die Kriterien definiert – hier kann z. B.<br />
auf bestimmte Lohnarten und Zeiträume eingeschränkt<br />
werden - und unter dem Reiter Aktionen wird die Abfrage<br />
gestartet. Es gibt viele Möglichkeiten, sich die Abfrage<br />
darstellen zu lassen, häufig wird Excel als Ausgabeformat<br />
gewählt. Ist die Abfrage in Excel übertragen, kann der<br />
Anwender mit dem Pivot-Assistenten das Layout verfeinern.<br />
Man kann z.B. einzelne Felder ausblenden, damit die<br />
Abfrage übersichtlicher wird. Die Daten sind dabei weiterhin<br />
im Hintergrund vorhanden und können nach Bedarf<br />
gruppiert oder recherchiert werden.<br />
HR-Reporting | Schwerpunkt
Schwerpunkt | HR-Reporting / Praxisbeispiele<br />
IDEAL Lebensversicherung: Auswertungen<br />
sind wichtige Planungsgrundlage<br />
Die IDEAL Gruppe hat sich ein klares Profil gegeben<br />
als der Spezialist für Senioren. Ein wichtiger Erfolgsfaktor<br />
für das Versicherungsunternehmen ist das <strong>Personal</strong>.<br />
Die Mitarbeiter setzen sich engagiert und qualifiziert<br />
für die Bedürfnisse der Makler und Vertriebspartner ein.<br />
Durch Serviceorientierung, Schnelligkeit und Innovationsfähigkeit<br />
tragen die Mitarbeiter maßgeblich zum<br />
Wachstum der Gruppe bei. Um die Qualität der Mitarbeiter<br />
sicherzustellen, kommt der <strong>Personal</strong>arbeit eine<br />
wichtige Rolle zu. Seit Anfang 2001 hat die IDEAL die<br />
Software P&I LOGA im Einsatz. Vierzehn Mitarbeiter<br />
aus insgesamt drei Teams des Bereichs <strong>Personal</strong> und<br />
Recht arbeiten mit der Lösung. Monatlich führen sie<br />
1.200 Mitarbeiter-Abrechnungen durch, ab 2006 werden<br />
es 1.800 sein, da die Mitarbeiterdaten eines Tochterunternehmens<br />
ebenfalls in P&I LOGA integriert werden.<br />
Darüber hinaus steuert die IDEAL auch die<br />
<strong>Personal</strong>kosten, die Stellenplanung und die Zeitwirtschaft<br />
mit P&I LOGA. „Der Vorteil der Lösung ist, dass<br />
alle Module mithilfe des integrierten Reportingtools<br />
auswertbar sind“, sagt Susanne Bergau, Bereichsleiterin<br />
<strong>Personal</strong> und Recht bei der IDEAL. „Wir erhalten somit<br />
in kürzester Zeit konsolidierte Reports ohne manuelles<br />
Zusammentragen und Auswerten von Daten aus verschiedenen<br />
Quellen.“<br />
Auswertungen aus P&I LOGA werden auf drei Ebenen<br />
in der IDEAL Gruppe benötigt: Im Vorstand, von den<br />
Führungskräften und im <strong>Personal</strong>bereich. Einmal jährlich<br />
erhält der Vorstand einen umfassenden <strong>Personal</strong>bericht.<br />
Das Reporting umfasst Übersichten über Tarifgruppen,<br />
die Altersstruktur, Fehlzeiten, Jubiläen und<br />
vieles mehr. Außerdem werden die <strong>Personal</strong>kosten einmal<br />
jährlich berichtet und eine Planung für das nächste<br />
Jahr erstellt. Für die Kostenplanung steht ein in P&I<br />
LOGA integriertes Modul zur Verfügung. Das Auswertungstool<br />
wird eingesetzt, wenn beispielsweise <strong>Personal</strong>kosten<br />
gezielt für eine bestimmte Mitarbeitergruppe,<br />
zum Beispiel eines Tarifs, hochgerechnet werden<br />
sollen. In diesem Fall selektiert die <strong>Personal</strong>betreuung<br />
zunächst die Mitarbeiterdaten mit dem Auswertungs-<br />
Tool nach bestimmten Kriterien und übergibt das Ergebnis<br />
an das Kostenplanungsmodul zur Hochrechnung.<br />
Wenn der Betriebsrat Daten anfordert, ist das durch das<br />
Auswertungstool mittlerweile eine der „leichten Übungen“<br />
geworden.<br />
Der <strong>Personal</strong>bereich der IDEAL nutzt das Auswertungstool<br />
auch, um für die Bereichsleiter monatlich Reports<br />
bereitzustellen. Diese Berichte enthalten Informationen<br />
unter anderem zu den <strong>Personal</strong>kosten, zu Fehlzeiten,<br />
zum Altersdurchschnitt der Mitarbeiter sowie ein Benchmark<br />
mit Kennzahlen aus der Versicherungsbranche, die<br />
der Arbeitgeberverband bereitstellt. Bereichsleiter haben<br />
somit ein Führungsinstrument zur Verfügung, um Tendenzen<br />
in ihrem Bereich zu erkennen und wenn nötig<br />
Maßnahmen zu entwickeln.<br />
Auswertungen aus P&I LOGA helfen dem <strong>Personal</strong>bereich<br />
bei der Planung einer vorausschauenden <strong>Personal</strong>arbeit.<br />
Für einen generellen Überblick über die Entwicklung<br />
der wichtigsten Kennzahlen, wird mit der<br />
Software quartalsweise ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt.<br />
Um Stellenbesetzungen zu planen, wertet die <strong>Personal</strong>betreuung<br />
beispielsweise aus, welche Mitarbeiter<br />
wann in Rente gehen. So kann die IDEAL frühzeitig<br />
geeignete Nachfolger suchen. Mit dem Auswertungs-<br />
Tool können außerdem Listen der offenen Stellen oder<br />
Fluktuationslisten erstellt werden. „Auswertungen über<br />
das Ausscheiden von Mitarbeitern und über offene Stellen<br />
sind die Basis für das Bewerbermanagement und die<br />
<strong>Personal</strong>entwicklung“, berichtet Susanne Bergau. „Wir<br />
legen besonderen Wert auf Aus- und Weiterbildung und<br />
fördern interne Entwicklungsmöglichkeiten. Für unsere<br />
Weiterbildungsplanung und <strong>Personal</strong>förderung ist es<br />
sehr effektiv, dass wir die <strong>Personal</strong>informationen zentral<br />
gespeichert haben. Sonst hätten wir kaum die Möglichkeit,<br />
frühzeitig Tendenzen und den Bedarf an Nachwuchs<br />
in den Bereichen zu erkennen.“ Zusätzliche<br />
Auswertungs- und Steuerungsmöglichkeiten, beispielsweise<br />
in Bezug auf den Umgang mit Mehrarbeitszeiten,<br />
werden sich ergeben, wenn bis Ende 2005 auch die Zeitwirtschaft<br />
in das Datenmodell von P&I LOGA vollständig<br />
integriert ist.<br />
14 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
Burger King: Mit <strong>Personal</strong>kennzahlen<br />
Trends rechtzeitig erkennen<br />
Die Restaurantkette Burger King mit Hauptsitz in München<br />
steuert seit 2004 die <strong>Personal</strong>arbeit für ca. 5.000<br />
Beschäftigte in fast 150 Restaurants mit P&I LOGA. Zwei<br />
Ziele wurden bei der Einführung der Software miteinander<br />
verknüpft. Zum einen die Effizienzsteigerung in der<br />
<strong>Personal</strong>verwaltung. Bei Aufgaben wie Einstellungen sollen<br />
automatisierte Prozesse die Mitarbeiter im Backoffice<br />
entlasten und die <strong>Personal</strong>arbeit so gestaltet werden, dass<br />
sich die Servicequalität in den Restaurants immer weiter<br />
verbessert. Somit will Burger King weitere Marktpotenziale<br />
erschließen. Im Wesentlichen wird dies mit einer gästeorientierten<br />
Einsatzplanung erreicht, sodass immer genügend<br />
<strong>Personal</strong> zur Verfügung steht und wenig Wartezeiten<br />
für die Kunden entstehen. Es geht jedoch auch um den<br />
wirtschaftlichen Einsatz des <strong>Personal</strong>s. Das bedeutet: ein<br />
optimaler Mitarbeitereinsatz bei niedriger Fluktuation<br />
durch eine beständige Stammbelegschaft.<br />
Automatisierte Auswertungen<br />
Für diese und andere Steuerungsaufgaben braucht Burger<br />
King regelmäßig aktuelle personalwirtschaftliche Kennzahlen.<br />
Die <strong>Personal</strong>daten aus der Gehaltsabrechnung, dem<br />
<strong>Personal</strong>management und der Zeitwirtschaft stehen in P&I<br />
LOGA in einem integrierten System zur Verfügung, somit<br />
sind automatisierte Abfragen möglich. Mit dem Auswertungsmodul<br />
von P&I LOGA kann Burger King Trends<br />
und Bewegungen im gesamten Unternehmen erkennen<br />
und entsprechend die <strong>Personal</strong>arbeit ausrichten.<br />
Operatives Controlling<br />
Auf der Ebene der einzelnen Restaurants unterstützt das<br />
Auswertungsmodul von P&I LOGA das operative Controlling<br />
im Tagesgeschäft. Es werden eine Reihe von Standardlisten<br />
wie etwa Gehaltszahlungen oder Kostenübersichten<br />
benötigt, auch Ad-hoc-Berichte werden häufig<br />
durchgeführt. Die Kennzahlen fließen in eine Scorecard<br />
ein, sodass auch die Führungskräfte auf der Bezirksebene<br />
die Auswertungen für die <strong>Personal</strong>steuerung in ihrem Verantwortungsgebiet<br />
nutzen können. Ein Beispiel sind Aus-<br />
wertungen zur Fluktuationsrate. Sie möglichst niedrig zu<br />
halten ist im Interesse des Ziels, den Service für die Kunden<br />
und die Qualität der Produkte auf hohem Niveau zu halten.<br />
Beispiel: Kontrolle der Fluktuation<br />
HR-Reporting / Praxisbeispiele | Schwerpunkt
Schwerpunkt | HR-Reportimg / Praxisbeispiele<br />
ekom21: Individuelle Auswertungen<br />
gehören zum Service für Kommunen<br />
Strategie-Beratung für E-Government-Lösung sowie die<br />
Bereitstellung von IT-Infrastrukturen und Software-Lösungen<br />
für Verwaltungen – das sind die Spezialgebiete der<br />
ekom21 GmbH. Sie wurde 2001 als ein Gemeinschaftsunternehmen<br />
der Kommunalen Informationsverarbeitung<br />
in Hessen (KIV) und des Kommunalen Gebietsrechenzentrums<br />
Kassel mit rund 400 Mitarbeitern gegründet.<br />
Ein Kerngeschäftsfeld ist das personalwirtschaftliche Verfahren<br />
P&I LOGA, das im Application Service Providing<br />
(ASP) angeboten wird. Das Rechenzentrum betreut rund<br />
900 Payroll-Mandanten und erstellt monatlich etwa<br />
104.000 <strong>Personal</strong>abrechnungen, vorwiegend für hessische<br />
Städte, Gemeinden, Landkreise, kommunale Betriebe,<br />
Krankenhäuser und andere öffentliche Einrichtungen. Die<br />
<strong>Personal</strong>daten der Kunden sind auf sieben Datenbanken<br />
gespeichert. Etwa ein Drittel der Kunden nutzt auch das<br />
P&I LOGA-Auswertungsmodul zur Ermittlung personalwirtschaftlicher<br />
Kennzahlen und zur Steuerung besonders<br />
der <strong>Personal</strong>kosten, die in Kommunalverwaltungen<br />
einen großen Teil des Haushalts ausmachen.<br />
Kaum Standard-Auswertungen<br />
Die Auswertungen sind Maßarbeit. „Man muss die Daten<br />
während der Abfragen im Blick behalten und gute Kenntnisse<br />
in Excel und Access mitbringen“, sagt Bettina Baptistella<br />
vom Kunden- und Produktmanagement <strong>Personal</strong>wesen<br />
der ekom21 und P&I LOGA-Expertin. Sie<br />
erstellt fast alle Auswertungen für die Kunden. „Es gibt<br />
kaum Standard-Abfragen, für jeden Kunden erstelle ich<br />
individuelle Auswertungen. Viele Kunden nutzen diesen<br />
Service, um die <strong>Personal</strong>-/Finanzabteilungen mit<br />
individuellen Auswertungen zu unterstützen und zu<br />
entlasten.“<br />
Beispiel: Kostenartenabfragen<br />
Ein typisches Beispiel für eine Auswertung, die <strong>Personal</strong>abteilungen<br />
in Kommunen anfordern, ist die Kostenartenabfrage<br />
aus P&I LOGA. Für die kamerale Verbuchung<br />
werden Abfragen auf die Haushaltsstellen generiert. Dabei<br />
können sowohl Ist- wie auch Soll-Werte ausgewertet<br />
werden. Haushaltsstellen setzen sich zusammen aus Sachgebieten,<br />
Unterabschnitten (Kostenstellen) und Gruppierungen<br />
– zum Beispiel Beamtenbesoldung, Angestelltenvergütung,<br />
Arbeiterlöhne, Aushilfslohn, Zusatzversorgung<br />
oder Sozialversicherung. Für eine bessere Übersichtlichkeit<br />
wird auf Wunsch der Kunden oft nur auf die Gruppierung<br />
der Haushaltsstelle abgefragt. Im Formeleditor wird<br />
dafür eine Formel generiert.<br />
Für die kaufmännische Buchung werden Kostenartenabfragen<br />
für Konten benötigt, um zum Beispiel monatlich<br />
oder jährlich einen Überblick über Lohn- und Gehaltskonten<br />
oder über Konten für Sozialversicherung oder<br />
Zusatzversorgungskassen zu erhalten.<br />
Beispiel: Fehlzeitenabfragen<br />
Für Fehlzeitenabfragen wurden Infolohnarten (die nicht<br />
für Abrechnungen dienen) eingerichtet und mit den<br />
Zeitsymbolen wie etwa Urlaub oder Krank mit Entgeltfortzahlung<br />
verknüpft. Unter Einbeziehung der Fehlzeitentabelle<br />
lassen sich Auswertungen auf die Infolohnarten<br />
durchführen. Einfache Abfragen sind beispielsweise:<br />
Wer hatte im ausgewählten Monat Urlaub, wer ist im<br />
Erziehungsurlaub oder im Mutterschutz. Als eine komplexe<br />
Auswertung ist die Berechnung von Fehlzeitenquoten<br />
möglich.<br />
Der Screenshot (Seite 17) zeigt beispielhaft eine umfangreiche<br />
Fehlzeitenauswertung. Es handelt sich um eine<br />
Abfrage für das Jahr 2004. Zum Beispiel betrug die regelmäßige<br />
Arbeitszeit (RMA) in einer Dienstgruppe 8.202<br />
Stunden, sie wurde mit 49 Stellen erbracht. Daneben ist<br />
aufgeführt, wie viele davon bezahlte Stunden (BZS Std.)<br />
und Stellen (BZS VK) sind. Die Spalte „Art“ gibt darüber<br />
Auskunft, um welche Fehlzeit es sich handelt,<br />
Urlaub (URL), Krank mit Lohnfortzahlung (KRKML)<br />
oder Erziehungsurlaub (ERZIE). Die Fehlzeiten (FZ<br />
Std.) in der Dienstgruppe betrugen 438 Stunden, das<br />
entspricht 2,62 Stellen (FZ VK). Bezogen auf die 49<br />
Stellen in der Dienstgruppe ergibt das eine Fehlzeitenquote<br />
von 5,35 Prozent oder 5,41 Prozent bezogen auf<br />
die bezahlten 48,44 Stellen.<br />
16 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
Kennzahlen für die Krankenhausstatistik<br />
Krankenhauskunden brauchen für ihre Statistiken Abfragen<br />
zum Beschäftigungsquotienten (BQU). Darunter versteht<br />
man die Umrechnung von Stellen auf eine Vollzeitstelle.<br />
Ein Mitarbeiter, der halbtags arbeitet, hat<br />
beispielsweise den BQU 0,5. Der BQU wird in P&I LOGA<br />
als Lohnart in die Einzellohnartendatei (Elad) geschrieben.<br />
Es können zum Beispiel der vertraglich vereinbarte BQU<br />
(über das Feld „Tage“) oder der tariflich vereinbarte BQU<br />
(über das Feld „Wert“) ausgewertet werden.<br />
Auswertungen mit Serienbriefen verknüpfen<br />
Das Auswertungsmodul wird häufig für das Starten von Serienbriefen<br />
genutzt. Eine Auswertung wird dabei mit einem<br />
Serienbrief-Dokument verknüpft. Die Kunden können so<br />
bei Neueintritten oder bei Änderungen ein neues <strong>Personal</strong>stammblatt<br />
erzeugen. Weitere Anwendungsmöglichkeiten<br />
sind Serienbriefe an Mitarbeiter oder Urlaubsanträge.<br />
Stellenpläne auswerten<br />
Die Kommunen und öffentlichen Einrichtungen werten<br />
ihre Stellenpläne mit dem P&I LOGA-Auswertungs-Tool<br />
aus. In separaten Stellenbesetzungsplänen, die im Stellenplan-Modul<br />
von P&I LOGA geführt sind, wird auf Stellen<br />
und Stellenbesetzungen in den Organisationseinheiten<br />
wie etwa Dezernaten oder Ämtern abgefragt. Die ekom21<br />
erstellt diese individuell anpassbaren Auswertungen in der<br />
Regel in Zusammenarbeit mit dem Kunden. Spezielle<br />
Auswertungen in diesem Bereich sind beispielsweise Abfragen<br />
auf KW/KU-Vermerke.<br />
Ausgefeilter Datenschutz<br />
im Rechenzentrum<br />
Die <strong>Personal</strong>daten der einzelnen Kunden sind im Rechenzentrum<br />
durch ein von der ekom21 entwickeltes Benutzergruppen-Konzept<br />
geschützt. Für einen Kunden können<br />
mehrere Benutzergruppen eingerichtet sein, für die genau<br />
definiert ist, welche Daten aus P&I LOGA sie sehen oder<br />
bearbeiten und welche Auswertungen sie ausführen können.<br />
Die Kunden setzen entweder das Modul in jeder<br />
HR-Reporting / Praxisbeispiele | Schwerpunkt
Praxis | <strong>Personal</strong>verwaltung<br />
Moderne <strong>Personal</strong>verwaltung<br />
Projekt PMV (<strong>Personal</strong>management-Verfahren)<br />
beim Land Niedersachsen zeigt erste Effizienzgewinne<br />
bei den Polizeidienststellen<br />
18 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
Vor zwei Jahren hat sich das Land Niedersachsen entschlossen,<br />
mit der Software P&I Plus (bislang e-PersInf) ein landeseinheitliches<br />
Verfahren für <strong>Personal</strong>management einzuführen.<br />
Dafür wurde das Projekt PMW unter der Leitung<br />
von Ulrike Lemmel ins Leben gerufen. Inzwischen ist die<br />
Software im Echtbetrieb bei der Polizeidirektion Hannover<br />
im Einsatz und wird im Laufe des Jahres 2005 weitestgehend<br />
auf alle Behörden der Polizei „ausgerollt“.<br />
Insgesamt wird das PMV für 170.000 Beschäftigte zum<br />
Einsatz kommen. Mit der Einführung des neuen PMV<br />
werden mehrere Ziele verfolgt: „Der Einsatz der Kernmodule<br />
im Bereich <strong>Personal</strong>verwaltung, Stellen- und<br />
Dienstpostenbewirtschaftung ist die Basis für alle Tätigkeiten<br />
innerhalb einer modernen <strong>Personal</strong>verwaltung“,<br />
sagt Ulrike Lemmel, Leiterin der Projektgruppe PMV.<br />
Die durchgehende EDV-Unterstützung ermöglicht eine<br />
weitgehende Optimierung der Abläufe. Der Einsatz unterschiedlicher,<br />
teilweise selbstentwickelter Insellösungen<br />
verhinderte bislang eine einheitliche Datenstruktur. Papiergestützte<br />
Abläufe und das Mehrfacherfassen von Informationen<br />
erforderten einen hohen Zeit- und Kostenaufwand.<br />
Durchgängige Prozesse im <strong>Personal</strong>management, etwa bei<br />
<strong>Personal</strong>entwicklungsmaßnahmen oder dem Bewerbermanagement,<br />
gab es nur in Ansätzen.<br />
Schlüssel zu mehr Effizienz:<br />
Gemeinsame Datenbasis für alle Module<br />
Die P&I-Software wird über 30 verschiedene Anwendungen<br />
für Stellenbewirtschaftung, Fortbildungsplanung,<br />
Bewerber- und <strong>Personal</strong>verwaltung, Zeitmanagement und<br />
<strong>Personal</strong>kosten-Budgetierung ablösen. Im Rahmen des<br />
neuen PMV werden zunächst einheitliche Datenstrukturen<br />
geschaffen. Sie sind die Grundlage dafür, dass vergleichbare<br />
Informationen zu <strong>Personal</strong>struktur und -einsatz<br />
gewonnen werden, auf deren Basis das Land<br />
Niedersachsen eine Ressourcenplanung aufsetzen kann.<br />
Dies ist zum Beispiel in den personalstarken Bereichen<br />
der Lehrkräfte (81.000 Beschäftigte) und innerhalb der<br />
Polizei (22.000 Beschäftigte) von besonderer Bedeutung,<br />
um auch kurzfristig eine flexible <strong>Personal</strong>einsatzplanung<br />
zu gewährleisten.<br />
In dem aktuellen Prozess der Verwaltungsreform in Niedersachsen<br />
zeigt sich, dass eine hohe Datenqualität für<br />
gezielte organisatorische Veränderungen unabdingbar ist.<br />
In etlichen Bereichen müssen <strong>Personal</strong>informationen heute<br />
teilweise aus einer Vielzahl von einzelnen Dateien gewonnen<br />
werden – mit allen Risiken und Ungenauigkeiten,<br />
die der unterschiedliche Aufbau der Datensätze mit sich<br />
bringt. Um beispielsweise einen Überblick über vorhandene<br />
Förderkonzepte zu erhalten, muss das niedersächsische<br />
Innenministerium, das für die <strong>Personal</strong>entwicklung<br />
zuständig ist, einen Fragebogen an die einzelnen Ministe-<br />
rien verschicken. Der Bogen muss dann von den Verantwortlichen<br />
ausgefüllt und zurückgeschickt werden. Zeitnahe<br />
Auswertungen und Planungen sind auf dieser Basis<br />
bislang kaum möglich gewesen.<br />
Ein integriertes <strong>Personal</strong>management-Verfahren ermöglicht<br />
es dagegen, alle Mitarbeiterinformationen in einer<br />
zentralen Datenbank zu speichern. So können Auswertungen<br />
aus dem Datenbestand durchgeführt werden. Das<br />
Zusammenführen von Teilerhebungen oder Teilauswertungen<br />
ist nicht mehr notwendig. Im Zuge der Einführung<br />
werden nach und nach die Mehrfacherfassung von<br />
Daten auf unterschiedlichen Ebenen und das Ausdrucken<br />
von Papierformularen entfallen. Alle Behörden der Landesverwaltung<br />
werden jederzeit auf die Daten der eigenen<br />
Beschäftigten innerhalb des zentralen Datenbestandes<br />
Zugriff haben. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, insgesamt<br />
etwa 15 Prozent des bisherigen administrativen Verwaltungsaufwandes<br />
bei personalwirtschaftlichen Abläufen<br />
einzusparen.<br />
Ein weiteres Ziel ist es, die Daten möglichst bereits dort zu<br />
erfassen, wo sie anfallen. Daher legte die Landesverwaltung<br />
bei der Auswahl der Software Wert auf eine Intranet-basierte<br />
Lösung. Auch in kleinen Dienststellen werden<br />
künftig Daten wie Abwesenheiten direkt via Intranet eingepflegt.<br />
Die bisher oft übliche schriftliche Meldung an<br />
die vorgesetzte Organisationseinheit entfällt. Ein rollenbasiertes<br />
Berechtigungskonzept regelt dabei, welche Mitarbeiter<br />
Zugriff auf welche Informationen haben. Die<br />
Mitarbeiter müssen sich mit ihrer persönlichen Benutzerkennung<br />
in das <strong>Personal</strong>management-System einloggen.<br />
Die Software erkennt dann automatisch, welche Vorgänge<br />
oder Daten ein Mitarbeiter bearbeiten darf oder muss,<br />
denn für jeden Anwender wird zuvor ein Rollenprofil<br />
definiert und im System hinterlegt.<br />
Durchgängige Abläufe definieren<br />
– Know-how der Mitarbeiter ist gefragt<br />
Der nächste Schritt bei der Modernisierung des <strong>Personal</strong>managements<br />
in Niedersachsen ist es, Prozesse für alle<br />
Bereiche zu definieren und diese Software-gestützt abzubilden.<br />
Im Vordergrund steht die Idee der durchgängigen<br />
Bearbeitung – von der Bewerberauswahl über die Einstellung<br />
bis zur Abwicklung unterschiedlicher <strong>Personal</strong>maßnahmen.<br />
Hier definiert die Projektgruppe Vorgänge, in<br />
denen die logisch zusammenhängenden Arbeitsschritte,<br />
beispielsweise bei einer Einstellung, verknüpft werden.<br />
Über die Erfassung der Grunddaten wie persönliche<br />
Stammdaten und Informationen zum Beschäftigungsverhältnis<br />
hinaus wird der Vorgang vom Arbeitsvertrag über<br />
Dienstausweise, von der arbeitsmedizinischen Vorsorgekartei<br />
bis zur Übertragung eines konkret beschriebenen<br />
Arbeitsplatzes aus einem Guss abgewickelt. Dabei können<br />
<strong>Personal</strong>verwaltung | Praxis
Praxis | <strong>Personal</strong>verwaltung<br />
durchaus verschiedene Mitarbeiter für die einzelnen Inhalte<br />
zuständig sein. Entscheidend ist, dass sie mit dem gleichen<br />
Datenbestand arbeiten und somit keine Redundanzen<br />
entstehen. Im Zusammenhang mit der Dateneingabe<br />
durch die Mitarbeiter erfolgt bei Bedarf die automatische<br />
Generierung von Dokumenten wie etwa eines Arbeitsvertrages.<br />
Über 200 verschiedene Dokumente lassen sich<br />
maschinell aus der Software heraus erstellen, was einen<br />
erheblichen Effizienzgewinn verspricht.<br />
Bei der konkreten Definition und Umsetzung der Prozesse<br />
arbeitet das Projektteam eng mit den Mitarbeitern<br />
der einzelnen Behörden zusammen. Sie wissen aufgrund<br />
ihrer Erfahrung und ihres Know-hows am besten, wie die<br />
Abläufe am Bedarf ausgerichtet werden können. Je nach<br />
Behörde und Berufsgruppe gibt es andere Anforderungen.<br />
So unterscheiden sich manche Vorgänge für die Lehrkräfte<br />
an Schulen deutlich von den Vorgängen in Polizeidienststellen.<br />
Auch gewachsene Strukturen innerhalb der<br />
<strong>Personal</strong>stellen können so „organisch“ optimiert werden.<br />
Die Mitarbeiter erkennen selbst, wo Abläufe zu verbessern<br />
sind und tragen diese Veränderung in ihren Arbeitsbereichen<br />
mit.<br />
Eine häufige Erfahrung ist es, dass erst die umfassende<br />
Software-Unterstützung neue Vorgangsabläufe möglich<br />
macht. Dies wird den Mitarbeitern meistens erst deutlich,<br />
wenn sie das funktionale Angebot der Software kennen<br />
lernen und mit den Aufgaben ihres Arbeitsplatzes in Verbindung<br />
bringen. Bei durchgängig Software-gestützten<br />
Abläufen entfallen viele schriftliche Benachrichtigungen<br />
innerhalb des Landes, da die <strong>Personal</strong>stelle ebenso wie die<br />
Beschäftigungsdienststellen über den direkten Zugriff auf<br />
die Daten und Prozesse verfügen. Informationen sind aktuell,<br />
transparent und vollständig in der Lösung verfügbar.<br />
Dies können sich auch die Führungskräfte der Ministerien<br />
zunutze machen, die für Planungen und Entscheidungen<br />
nicht mehr auf eine Zulieferung von Daten aus<br />
den einzelnen Behörden oder Dienststellen angewiesen<br />
sind, sondern ohne Wartezeit direkt zuverlässige und vollständige<br />
Auswertungen erheben können.<br />
Transparente Strukturen<br />
Die Dienstpostenverwaltung und die Zuordnung der<br />
Dienstposten zur Organisationsstruktur erfolgte in vielen<br />
Behörden auf der Basis unterschiedlicher Excel-Listen oder<br />
aber ohne EDV-Unterstützung. Die Dienstposten waren<br />
häufig mit der Bezeichnung der Organisationseinheit verknüpft,<br />
sodass Auswertungen zu gleichartigen Dienstposten<br />
und in hierarchischen Strukturen über die Grenzen<br />
der Organisationseinheit hinaus kaum möglich waren. Im<br />
Rahmen des PMV führt Niedersachsen das Modul<br />
„Dienstposten/Arbeitsplatz“ ein, in dem Behörden und<br />
Dienststellen angelegt werden. Dienstposten wie etwa<br />
„Sachbearbeiter Einsatz- und Streifendienst“ können nun<br />
entsprechend der jeweiligen Funktion unterschiedlichen<br />
Abteilungen und Hierarchieebenen zugeordnet werden.<br />
Das Organigramm einer Dienststelle, Abteilung oder der<br />
gesamten Behörde ist übersichtlich in Form einer Baumstruktur<br />
darstellbar. Die hierarchische Zuordnung und<br />
übersichtliche Darstellung ermöglicht eine transparente<br />
Organisationsplanung. Die Dienstpostenverwaltung steht<br />
auch in enger Beziehung zur Nachfolgeplanung. Mit Auswertungen<br />
über frei werdende Arbeitsplätze und die jeweiligen<br />
Anforderungen an einen künftigen Dienstposteninhaber<br />
lassen sich potenzielle Nachfolger identifizieren und<br />
gezielt auf das neue Aufgabenfeld vorbereiten, etwa indem<br />
frühzeitig <strong>Personal</strong>entwicklungsmaßnahmen eingeleitet<br />
werden.<br />
Flexible <strong>Personal</strong>einsatzplanung<br />
Von Anfang an war auch der Einsatz eines Moduls „Zeitmanagement“<br />
für die Bereiche mit Schicht- und Wechselschichtdienst<br />
eingeplant. Das Zeitmanagement-Modul<br />
kommt voraussichtlich für ca. 15.000 <strong>Personal</strong>fälle zum<br />
Einsatz – bei der Polizei, im Justizvollzug und im Straßenbau.<br />
Zum Zeitmanagement zählt das PMV-Projektteam die<br />
<strong>Personal</strong>bedarfsplanung, die <strong>Personal</strong>einsatzplanung und die<br />
Produkterfassung/Istzeiterfassung. Bislang wurde das Zeitmanagement<br />
nur teilweise mit EDV-Unterstützung durchgeführt.<br />
Zum Beispiel kamen bei der <strong>Personal</strong>einsatzplanung<br />
hauptsächlich Excel-Lösungen zum Einsatz. Mit<br />
farbigen Stiften korrigierte Dienstpläne in Papierform<br />
waren in der Vergangenheit oft die Planungsgrundlage.<br />
Insbesondere kurzfristige Reaktionen bei vermehrtem<br />
<strong>Personal</strong>bedarf oder krankheitsbedingten Ausfällen waren<br />
ohne eine durchgängige Datenbasis schwierig.<br />
Zunächst war die Software eines weiteren Anbieters vorgesehen,<br />
da die erforderlichen Funktionalitäten in der<br />
P&I-Software fehlten. Nach gründlichem Abwägen aller<br />
Möglichkeiten hat sich das Land Niedersachsen dafür entschieden,<br />
zusammen mit P&I ein neues Modul „Zeitmanagement“<br />
als integrierten Bestandteil von P&I Plus<br />
(e-PersInf) zu entwickeln. Dafür sprach in erster Linie,<br />
dass für die Bedarfs- und Schichtdienstplanung viele Daten<br />
benötigt werden, die bereits in den Kernmodulen vorhanden<br />
sind, wie zum Beispiel Funktionen, Abwesenheiten<br />
oder Zugehörigkeit zu einer Dienstabteilung. „Eine<br />
Schnittstelle zwischen zwei EDV-Verfahren wäre aufwändig<br />
und fehlerträchtig gewesen. Zudem ergab ein Kostenvergleich<br />
Vorteile für die nachhaltigere, integrierte Lösung“,<br />
sagt Ulrike Lemmel. In nur einem Jahr wurden daraufhin<br />
wesentliche Teile eines neues Moduls mit umfangreichen<br />
Funktionen entwickelt und erfolgreich pilotiert.<br />
Das Modul „Zeitmanagement“ bietet heute eine weit reichende<br />
Unterstützung für die flexible <strong>Personal</strong>einsatzpla-<br />
20 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
nung. Das Software-gestützte Vorgehen mit der einheitlichen<br />
Datenbasis ermöglicht nicht nur eine exaktere Planungsgrundlage.<br />
Die Führungskräfte, die für die <strong>Personal</strong>bedarfsplanung<br />
verantwortlich sind, können mit der<br />
elektronischen Lösung viel Zeit einsparen, weil die Software<br />
dem Planer auf einen Blick den aktuellen <strong>Personal</strong>bedarf<br />
und die verfügbaren Mitarbeiter liefert.<br />
Eine noch bessere, bedarfsgerechtere <strong>Personal</strong>planung<br />
ergibt sich aus der Auswertung von Produkt- und Leistungsdaten,<br />
die im Rahmen der Istzeiterfassung in das<br />
System eingegeben werden. Einsatzschwerpunkte, Zusammenhänge<br />
mit Witterungslagen, Tageszeiten oder Sonderaufgaben<br />
geben Auskunft über die Aufgabenstruktur<br />
und dienen als Grundlage für die zukünftige Bedarfsplanung<br />
und Aufgabensteuerung. In der Praxis hat sich herausgestellt,<br />
dass die Polizeidienststellen das PMV als „Einsatzleitstand“<br />
nutzen, um ständig über die Einsatzorte und<br />
-dauer der Mitarbeiter auf dem Laufenden zu sein. Die<br />
flächendeckende Einführung im Polizeibereich im Laufe<br />
des nächsten Jahres wird zeigen, welche Einsparpotenziale<br />
und Effizienzgewinne die Lösung landesweit bringt.<br />
Im kommenden Jahr 2006 soll auch der Self-Service für<br />
Urlaubsplanung und Wunschdienste für die Beschäftigten<br />
im Einsatz- und Streifendienst erprobt werden. Damit<br />
könnten 11.000 Kolleginnen und Kollegen aus dem Polizeibereich<br />
bei der Dienstplanung direkt beteiligt werden.<br />
Von dort aus rückt auch das Mitarbeiterportal für alle<br />
Beschäftigten des Landes näher – eine Form von<br />
E-Government für die interne Verwaltung des Landespersonals.<br />
Plattform für umfassende Reform<br />
im <strong>Personal</strong>bereich<br />
Die Gesamteinführung der neuen Software in Niedersachsen<br />
wird sich voraussichtlich bis ins Jahr 2007 erstrecken.<br />
Obwohl bisher erst Teile des Gesamtpakets „PMV“<br />
in einigen Pilotfeldern im Einsatz sind, zeigt sich bereits<br />
jetzt, so Projektleiterin Lemmel, welche Möglichkeiten<br />
sich mit der Software verbinden. Darüber hinaus bietet<br />
der Einsatz der Software eine Plattform für weiter gehende<br />
Optimierungen in der Aufbau- und Ablauforganisation.<br />
Angesichts des tief greifenden Reformprozesses<br />
in Niedersachsen besteht für die Ressorts damit die<br />
Chance, die nötigen Veränderungen für eine effizientere<br />
Aufgabenerledigung im <strong>Personal</strong>bereich in Angriff<br />
zu nehmen. |<br />
<strong>Personal</strong>verwaltung | Praxis
Lösungen | Zeitwirtschaft<br />
>><br />
Integration der Zeitwirtschaft<br />
Mehr Effizienz durch einheitliche Datenstruktur<br />
und Single-Sign-On<br />
Einheitlicher Schlüsselaufbau<br />
Die Zeitwirtschaft verfügt jetzt über den gleichen Schlüsselaufbau<br />
wie die übrigen Module von P&I LOGA. Dies<br />
gilt sowohl für die Steuerungstabellen der Zeitwirtschaft als<br />
auch die zeitbezogenen Personentabellen. Somit besteht<br />
eine gleiche Mandanten- und Abrechnungskreis-Struktur<br />
in allen Modulen. Der Vorteil dieser Synchronisation<br />
ist, dass Anwender den Komfort der Überladungstechnik<br />
von Installations-, Mandanten- und Abrechnungskreisebene<br />
auch im Umfeld der Zeitwirtschaft nutzen können.<br />
Damit lassen sich Definitionen wahlweise auf den differenzierten<br />
Ebenen festlegen bzw. bei Bedarf auch überladen,<br />
was den Wartungsaufwand verringert.<br />
Gemeinsame Datenbank<br />
Bei einer Neueinführung von P&I LOGA wird eine<br />
gemeinsame Datenbank für die gesamte Lösung ausgeliefert.<br />
Anwender, die bereits mit der Software arbeiten, können<br />
sich entscheiden, ob sie zwei Datenbanken für die Zeitwirtschaft<br />
und die übrigen Module verwenden wollen oder<br />
ob die Zeit-Tabellen transferiert werden sollen in eine einheitliche<br />
Datenbank. Für diese Umstellung stellt P&I ein<br />
Programm bereit, mit dem die Mandanten, Abrechnungskreise<br />
und die Hardware-Definitionen übertragen werden.<br />
Zusätzlich werden mit dem Programm, welches aus<br />
dem Admin-Dialog heraus gestartet wird, die Schlüsselanpassungen<br />
durchgeführt.<br />
Hardware-Standorte flexibel definierbar<br />
Die angepasste Datenstruktur auf den verschiedenen Ebenen<br />
der Zeitwirtschaft hat noch einen weiteren Vorteil:<br />
Die Hardware-Standorte sind dadurch flexibel definierbar.<br />
Auf Installationsebene kann bestimmt werden, welche<br />
Zutrittsberechtigungen die Ausweise der Mitarbeiter<br />
enthalten. Bei Mandanten, für die andere Regelungen gelten<br />
sollen, lassen sich die Zutrittsrechte gesondert steuern.<br />
Zeitdaten minutengenau auswerten<br />
Daten aus der Zeitwirtschaft können zusammen mit allen<br />
anderen Daten aus den Abrechnungs- und <strong>Personal</strong>management-Modulen<br />
von P&I LOGA mit dem Reporting-Tool<br />
(Scout) ausgewertet werden. Es gibt einen<br />
gemeinsamen Felder-Katalog für die Abfragen. Die Zeitdaten<br />
werden häufig minutengenau gespeichert. Damit<br />
bei Abfragen die Summen automatisch korrekt gebildet<br />
werden, stellt P&I ein neues Format auf 60-er Basis bereit.<br />
Web-Applikation zusammengeführt<br />
Das Portal für die Zeitwirtschaft ist jetzt in die Frame-<br />
Technik des Mitarbeiter- und Führungskräfteportals P&I<br />
HCM (Human Capital Management) integriert. Der Vorteil<br />
für die Nutzer: Anwender müssen sich nur noch einmal<br />
im Single-Sign-On-Verfahren anmelden und es gibt<br />
einen einheitlichen Dialog für alle Module. |<br />
22 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
VON LASTEN ENTLASTEN<br />
Wer kümmert sich bei Ihnen um Lohn- und Gehaltsabrechnungen,<br />
erstellt Bescheinigungen, ist der Ansprechpartner<br />
für Mitarbeiter und Pensionäre, wer bringt Ordnung in die<br />
Aktualisierung von <strong>Personal</strong>stammdaten und das Chaos im<br />
Reisekosten-Management ...?<br />
Für Routineaufgaben ist die Zeit von hochqualifizierten<br />
<strong>Personal</strong>ern einfach zu schade. Lassen Sie Energie und<br />
Kreativität in Ihrer <strong>Personal</strong>abteilung nicht weiter zwischen<br />
Aktendeckeln und Ablagesystemen verschwinden.<br />
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Lösungen | RSS-Feeds<br />
Neues per RSS <strong>News</strong>feed<br />
Service für Kunden: Benachrichtigungsdienst<br />
über Software-Updates<br />
>><br />
Um sich über Aktualisierungen in P&I LOGA auf dem<br />
Laufenden zu halten, können Anwender einen Benachrichtigungsdienst<br />
nutzen. Ein so genannter RSS-<strong>News</strong>feed<br />
(bedeutet übersetzt etwa Nachrichteneinspeisung) liefert<br />
Informationen über Release-Updates. Anwender erhalten<br />
über diesen Dienst automatisch eine Benachrichtigung,<br />
wenn Neuerungen in P&I LOGA zu bestimmten<br />
Themen im geschlossenen Kundenbereich der P&I-Website<br />
verfügbar sind. RSS ist ein XML-basierendes Austauschformat<br />
und bedeutet „Really Simple Syndication“.<br />
Ein <strong>News</strong>feed besteht aus einer XML-Datei, die den Inhalt<br />
oder Auszüge von Artikeln oder Nachrichten auf Websites<br />
liefert.<br />
P&I LOGA-Anwender, die diesen Dienst nutzen möchten,<br />
können einen so genannten Feedreader installieren.<br />
Einmal konfiguriert, versendet das Tool eine Nachricht,<br />
sobald ein Update auf der P&I-Kundenseite bereitsteht.<br />
Die Nutzer haben direkt Zugriff auf die Update-Informationen<br />
und können neue P&I LOGA-Update downloaden.<br />
Anwender können anhand der Informationen des<br />
RSS-Dienstes entscheiden, ob ein verfügbares Update für<br />
sie relevant ist. Man kann den <strong>News</strong>feed so einstellen, dass<br />
alle Release-Updates mithilfe von RSS auf Neuerungen hin<br />
beobachtet werden oder man lässt sich nur über Updates<br />
zu speziellen Releases informieren. Auch die Häufigkeit der<br />
Nachrichtenüberwachung können die Nutzer einstellen.<br />
Der RSS-Dienst wird auf der P&I User Conference vom<br />
14. bis 16. September in Berlin erstmals vorgestellt. Danach<br />
finden Sie Informationen zur Nutzung des RSS-<strong>News</strong>feed<br />
im geschlossenen Kundenbereich. |<br />
24 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
>><br />
P&I LOGA-Anwender sind für den TVöD gewappnet<br />
Die Programme zur Umsetzung des ersten Meilensteins<br />
der Tarifreform im öffentlichen Dienst – die Überleitung<br />
der Beschäftigten in den TVöD – stehen in P&I LOGA zur<br />
Verfügung. Die Anwender sind bereits in bundesweit<br />
angebotenen Seminaren von P&I für diese neue Aufgabe<br />
geschult worden, damit sie Simulationen durchführen<br />
können und zum Start der neuen Tarifstruktur im Oktober<br />
in der Anwendung geübt sind.<br />
Für die Überleitungsphase sind separate Tarifverträge<br />
abgeschlossen worden, der TVÜ-VKA und der TVÜ-<br />
Bund. Diese regeln das gesamte Überleitungsverfahren,<br />
insbesondere auch die Weitergewährung von Zulagen vor<br />
dem Hintergrund einschlägiger Besitzstandsregelungen.<br />
Die Überleitung der Mitarbeiter in die neuen Entgeltgruppen<br />
setzt voraus, dass die umzustellenden Tarife vom<br />
Anwender in der Software gekennzeichnet werden.<br />
Auf Basis der bestehenden Eingruppierung werden die<br />
Mitarbeiter mit den für sie zum 1. Oktober 2005 maß-<br />
Reisekosten: Neuerungen ab September<br />
Zum 1. September tritt ein neues Bundesreisekostengesetz<br />
in Kraft. Es betrifft alle Reisen, die ab diesem Datum angetreten<br />
werden. Damit verbunden ist auch eine Änderung<br />
der Auslandsreisekostenverordnung, der Trennungsgeldverordnung<br />
und der Umzugskosten. Die Neuerungen sind in<br />
P&I LOGA im August-Release 5.8 umgesetzt.<br />
Reisen, die vor dem 1. September begonnen, aber erst danach<br />
beendet werden, rechnet man nach dem bisherigen Bundesreisekostenrecht<br />
ab. Diese Variante ist in P&I LOGA<br />
standardmäßig für Reisen bis 30. September begrenzt, kann<br />
aber bei Bedarf bis zum September 2006 genutzt werden.<br />
Zu den wichtigsten Neuerungen zählen folgende Punkte:<br />
Nur Inlandsreisen dürfen elektronisch genehmigt werden:<br />
Anwender des Mitarbeiterportals P&I HCM (Human Capital<br />
Management) sollten ihre Online-Workflows für die<br />
Reisegenehmigung anpassen, da Auslandsreisen jetzt schriftlich<br />
zu genehmigen sind.<br />
Keine Abrechnung von Dienstgängen: Dienstgänge sind<br />
jetzt als Dienstreisen zu behandeln.<br />
Mehrkostenberechnung für Hotelübernachtung fällt weg:<br />
Die Mehrkosten werden nicht mehr ermittelt, denn es<br />
sind nur die „notwendigen Hotelkosten“ zu erstatten. Bei<br />
Inlandsreisen dürfen pro Reisetag 60 Euro (abzüglich<br />
geblichen Daten automatisch einer der neuen Entgeltgruppen<br />
zugeordnet. Vor dem Hintergrund von zeit- und<br />
laufbahnabhängigen Aufstiegen ist im Einzelfall die vorgeschlagene<br />
Gruppe zu überarbeiten. Dies kann bereits während<br />
der Prüfphase durchgeführt werden.<br />
Zur Einstufung innerhalb einer Entgeltgruppe ermittelt<br />
P&I LOGA automatisch das so genannte Vergleichsentgelt,<br />
das aus den bisherigen Vergütungsbestandteilen gebildet<br />
wird. Hierbei wird zwischen Arbeitern und Angestellten<br />
unterschieden. Für Angestellte lässt sich mit der Software<br />
eine individuelle Zwischenstufe für einen Übergangszeitraum<br />
von 2 Jahren ermitteln. Arbeiter werden primär auf<br />
Basis der Beschäftigungszeit eingestuft, nur in Ausnahmefällen<br />
wird ein Vergleichsentgelt herangezogen.<br />
In P&I LOGA sind die Entgelttabellen für die 15 Vergütungsgruppen<br />
mit jeweils 6 erfahrungs- und leistungsabhängigen<br />
Aufstiegsstufen seit dem Juli-Release 5.7 umgesetzt.<br />
Auch die abweichenden Gruppen und Stufen für<br />
die Sparte Krankenhaus sind darin enthalten. |<br />
Frühstück) erstattet werden, sofern keine Begründung für<br />
Mehrkosten vorliegt.<br />
Frühstückskürzungen: Sie werden nicht mehr vom Hotelbeleg<br />
gekürzt, sondern vom Tagesgeld einbehalten. Die<br />
Abrechnungsroutine in P&I LOGA wurde entsprechend<br />
geändert.<br />
Nur bei Nutzung eines PKW mit erheblichem dienstlichem<br />
Interesse darf die Erstattung (30 Cent pro km) ohne<br />
Beschränkung gezahlt werden, ansonsten werden in der<br />
Regel maximal 130 Euro gezahlt.<br />
Öffentlicher Dienst: Bei Fahrten ohne besonderen Grund<br />
dürfen nur die Kilometer bis zu einem maximalen Betrag<br />
erstattet werden, der in der Software hinterlegt wird.<br />
Ausschlussfrist auf 6 Monate nach Reiseende: Die Software<br />
zeigt nach diesem Zeitraum eine Meldung „Reise verjährt“.<br />
Das Speichern und Abrechnen der Reisen ist dennoch möglich.<br />
Diese Plausibilität wurde exklusiv für den Client-Server-Dialog<br />
von P&I LOGA realisiert.<br />
Anwender von P&I LOGA Reisekostenabrechnung finden<br />
die vollständigen Informationen zu den Änderungen in der<br />
Release-Dokumentation im Kundenbereich der P&I-<br />
Homepage. |<br />
Lösungen
Lösungen | Sicherheit<br />
>><br />
Sicherheit ist oberstes Gebot<br />
Rechenzentren treffen strenge Vorkehrungen, um die<br />
<strong>Personal</strong>daten ihrer Kunden zu schützen<br />
<strong>Personal</strong>akten sind ein Ort ausgesprochener Sicherheit:<br />
So dürfen persönliche Informationen über Mitarbeiter nur<br />
in Ausnahmefällen an Dritte weitergegeben werden. Nach<br />
dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) muss dafür entweder<br />
eine Rechtsgrundlage oder die Einwilligung des<br />
Betroffenen vorliegen. Für Outsourcing gibt es entsprechende<br />
Rechtsgrundlagen. Nach Paragraf 11 BDSG bleibt<br />
auch nach der Weitergabe der <strong>Personal</strong>akte an den Outsourcing-Partner<br />
der Arbeitgeber für die Einhaltung der<br />
Datenschutzvorschriften verantwortlich. So hat er die<br />
Tätigkeit des Dienstleisters sorgfältig zu überwachen und<br />
zu kontrollieren. Der Umgang mit <strong>Personal</strong>akten ist nur ein<br />
Beispiel für Datenschutz- und Sicherheitsfragen rund um<br />
das Outsourcing. Wesentliche Aspekte sind die Absicherung<br />
der IT-Infrastruktur, in die die <strong>Personal</strong>-Software<br />
eingebunden ist, und das Sicherheitswissen und -bewusstsein<br />
der Mitarbeiter.<br />
Sicherer Transfer der <strong>Personal</strong>daten<br />
Gerade bei vertraulichen Informationen ist darauf zu achten,<br />
dass der Übertragungsweg vom Unternehmen zum Dienstleister<br />
sicher ist. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz hat<br />
der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass „personenbezogene<br />
Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt<br />
sind“. Um dieser Vorschrift gerecht zu werden, bieten sich<br />
mehrere Methoden an. Eine vergleichsweise günstige und<br />
sichere Variante sind Virtual Private Networks<br />
VPN ist ein (VPNs). Der Übertragungsweg verläuft in der<br />
sicherer Weg der Regel über das Internet, was eine niedrigere<br />
Bandbreite und damit einen längeren Übertra-<br />
Datenübertragung<br />
gungsweg zur Folge hat als beispielsweise bei<br />
zwischen einer Standleitung. Für die Übertragung von<br />
Rechenzentrum <strong>Personal</strong>daten eignet sich diese Methode den-<br />
und Kunde<br />
noch sehr gut, da die Datenmengen vergleichsweise<br />
gering sind. Aus Sicherheitsgründen wird<br />
das VPN-fähige Gerät zumeist in eine Firewall integriert.<br />
Diese wird so definiert, dass nur VPN-Geräte mit einer<br />
bestimmten IP-Adresse miteinander kommunizieren können.<br />
Eine weitere Option, Daten über das Internet zu transportieren,<br />
bieten Web-Schnittstellen. Der Zugriff auf das<br />
System erfolgt dabei über einen standardmäßigen Internet-<br />
Browser mittels HTTPS-Verbindungen, die auch beim<br />
Online-Banking zum Einsatz kommen.<br />
Sicherheitsinfrastruktur im Rechenzentrum<br />
Wer ein Rechenzentrum von innen sieht, beschreibt es<br />
oft als eine Mischung aus Physikraum und Tresoranlage<br />
einer Bank. Mit ihren Sicherheitsschleusen, Infrarot-<br />
Kameras und speziell ausgebildetem Sicherheitspersonal<br />
gleichen Rechenzentren in vielem modernen<br />
Hochsicherheitstrakten – nur dass da, wo in einer Bank<br />
das Gold aufbewahrt wird, endlose Reihen von modernen<br />
Serveranlagen und Hochleistungsrechnern stehen.<br />
Unternehmensdaten und speziell <strong>Personal</strong>daten gehören<br />
heute zu den wertvollsten und sensibelsten Wirtschaftsgütern.<br />
Und so müssen sie auch behandelt werden.<br />
Die Beispiele von Hackern, die sich inzwischen Zutritt<br />
bis in die Zentralen von Groß-Konzernen verschafft<br />
haben, machen deutlich, dass die größten Gefahren für<br />
die Datensicherheit heute nicht mehr physischer, sondern<br />
virtueller Natur sind. Denn während Unternehmen<br />
schnell und hochverfügbar auf Daten noch im letzten<br />
Winkel ihrer Netzwerkumgebung zugreifen müssen,<br />
dürfen Unbefugte keine Chance für den Zugang zu den<br />
IT-Systemen erhalten. Das ist eine der zentralen Sicherheits-Herausforderungen<br />
für IT-Dienstleister. Die TDS<br />
hat dafür eigens ein Spezialisten-Team gegründet, das<br />
sich täglich mit nichts anderem beschäftigt als mit allen<br />
möglichen Formen von Hacker-Attacken, Viren, Trojanischen<br />
Pferden und anderen digitalen Schädlingen. Sie<br />
liefern den Netzwerksicherheitsspezialisten wichtige<br />
Hinweise, die sie bei der täglichen Optimierung ihrer<br />
hochverfügbaren Firewall-Umgebungen brauchen.<br />
Zusätzlich schützen tägliche vollautomatische Backups<br />
sowie die Auslagerung und Bereitstellung von Reservesystemen<br />
vor möglichem Datenverlust.<br />
Das mehrstufige Sicherheitskonzept der TDS fängt beim<br />
umfassenden Objektschutz an. Die Gebäude sind so<br />
gebaut, dass den Daten selbst bei einem Blitzeinschlag,<br />
Erdbeben oder Hochwasser nichts geschieht. Die<br />
Rechenzentren der TDS liegen in drei verschiedenen<br />
Brandschutzzonen und zwei verschiedenen Gebäudeteilen.<br />
So kann durch Spiegelung der Daten in getrennten<br />
Rechenzentren Sicherheit noch im hypothetischsten<br />
aller Fälle – zum Beispiel bei einem Flugzeugabsturz<br />
– garantiert werden.<br />
26 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
Zudem sichert eine aktive Systemüberwachung den Rundum-die-Uhr-Betrieb<br />
der Anwendungen. Hoch qualifizierte<br />
Systemingenieure kümmern sich permanent um<br />
den reibungslosen Betrieb. Über eine durchgängige Rufbereitschaft<br />
während der üblichen Geschäftszeiten erreichen<br />
die Kunden zusätzlich Mitarbeiter, die speziell auf Programme<br />
wie P&I LOGA geschult sind und so bei allen<br />
Anwendungsfragen qualifiziert Auskunft geben können.<br />
Unsicherheitsfaktor Mensch<br />
Bei Fach-Anwendungen wie der Software P&I LOGA<br />
lässt sich der unbefugte Zugang zu <strong>Personal</strong>daten mit einem<br />
eigens vom Hersteller bereitgestellten Datenschutz-Konzept<br />
sichern. Der Zugriff auf Tabellen, auf <strong>Personal</strong>stammdaten,<br />
digitale <strong>Personal</strong>akten oder Gehaltsabrechnungen<br />
ist dadurch geregelt, dass Berechtigungen personenbezogen<br />
oder rollenspezifisch definiert werden können. Das<br />
schützt die Anwendung vor Missbrauch innerhalb von<br />
Unternehmen, verhindert aber auch, dass Rechenzentrums-Kunden<br />
Daten anderer Kunden einsehen können,<br />
auch wenn diese auf einer Datenbank gespeichert sind.<br />
Was IT-Systeme jedoch vor allem anfällig macht, ist nicht<br />
etwa die Genialität einzelner Internet-Piraten, sondern<br />
die alltägliche Nachlässigkeit, die schnell eklatante Sicherheitslöcher<br />
entstehen lässt. Sicherheitsmaßnahmen werden<br />
durchaus vom Anwender als hinderlich empfunden,<br />
wenn beispielsweise Passwörter erforderlich sind oder diese<br />
im regelmäßigen Turnus geändert werden müssen. Ein<br />
hohes Sicherheits-Bewusstsein der Mitarbeiter ist jedoch<br />
zentral, um Sicherheitslecks zu vermeiden. Soziale Attakken<br />
sind ein inzwischen häufig genutzter Weg, um die<br />
Datensicherheit zu knacken. Dabei werden menschliche<br />
Schwächen für Angriffe auf Systeme ausgenutzt. Informationen<br />
werden von Mitarbeitern erschwindelt, die diese<br />
normalerweise nicht weitergeben würden. So ruft beispielsweise<br />
ein vermeintlicher Servicetechniker bei einem<br />
Mitarbeiter an und fragt nach dem Passwort für sein Benutzerkonto.<br />
Schulung, aber auch Kontrolle der Mitarbeiter<br />
sind also wesentliche Aspekte einer umfassenden IT-Sicherheitsstrategie.<br />
Eine Vielzahl von bekannten Schäden könnten<br />
ausgeschlossen werden, wären sich Mitarbeiter der<br />
konkreten IT-Sicherheitsprobleme bewusst und wüssten<br />
sie mehr darüber, wie sie sich vor drohenden Gefahren<br />
schützen können. Häufig ist zu beobachten, dass eine Vielzahl<br />
von Sicherheitsverfahren vorhanden sind, diese aber<br />
durch sorglosen Umgang mit der Technik wieder ausgehebelt<br />
werden. Abhilfe schaffen oftmals schon Unternehmensleitlinien<br />
mit Informationen darüber, wie mit Viren<br />
und Würmern umgegangen wird und wie schnell Patches<br />
installiert werden müssen.<br />
Höherer Sicherheitsstandard<br />
im Rechenzentrum als Inhouse<br />
Die Einhaltung von Sicherheitsstandards im Rechenzentrum<br />
wird regelmäßig von unabhängigen Sachverständigen<br />
wie Wirtschaftsprüfern oder Auditoren des BSI (Bundesamt<br />
für Sicherheit in der Informationstechnik) überprüft<br />
und dokumentiert. Im Rechenzentrum sind die Daten<br />
somit insgesamt sehr sicher, man kann sogar sagen, dass<br />
sie wegen der geschilderten, häufig vorkommenden Lücken<br />
in der Unternehmens-IT besser als bei einer Inhouse-<br />
Lösung vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind.|<br />
Sicherheit | Lösungen
Ratgeber | Jahreswechsel<br />
>><br />
Gesetzliche Neuerungen 2006<br />
Sozialversicherung verursacht gravierenden<br />
Umstellungsaufwand<br />
Wie zu jedem Jahreswechsel treten auch ab Januar 2006<br />
diverse gesetzliche Änderungen in Kraft. Die Sozialversicherung<br />
verursacht dabei nach derzeitigem Kenntnisstand,<br />
den wir im Folgenden darlegen, einen gravierenden<br />
Umstellungsaufwand.<br />
Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge<br />
ab 2006<br />
Das Gesetz zur Änderung des Vierten und Sechsten Buches<br />
Sozialgesetzbuch, mit dem zum 1. Januar 2006 die Fälligkeit<br />
der Sozialversicherungsbeiträge vom 15. des Folgemonats<br />
auf den drittletzten Bankarbeitstag des Abrechnungsmonats<br />
vorverlegt wird, ist im Bundesgesetzblatt<br />
Teil I Nr. 47 verkündet worden. Das Gesetz tritt zum<br />
1. Januar 2006 in Kraft.<br />
Die vorverlegte einheitliche Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge<br />
zum Monatsende, ohne Rücksichtnahme<br />
auf den Abrechnungsstermin, greift in die <strong>Personal</strong>abrechnungsabläufe<br />
jedes Unternehmens ein.<br />
Unternehmen, die die <strong>Personal</strong>abrechnung bis spätestens<br />
25. des Abrechnungsmonats abgeschlossen haben, müssen<br />
nur die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge verlegen.<br />
In der Regel vorverlegen, es sei denn, man hatte<br />
zuvor wegen Abrechnung bis 15. bis zum 25. des Abrechnungsmonats<br />
zu überweisen.<br />
Wer seine <strong>Personal</strong>abrechnung nicht bis spätestens 25. des<br />
Abrechnungsmonats abgeschlossen hat, muss nicht nur<br />
die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge verlegen. Vielmehr<br />
ist ein Weg zu finden, um die Sozialver-<br />
Unternehmen sicherungsbeiträge rechtzeitig zu ermitteln und<br />
sollten sich auf zu überweisen, wobei eine Vorverlegung des<br />
eigentlichen Abrechnungstermins in der Regel<br />
den Umstellungs-<br />
nicht möglich sein wird. Gefordert ist, die Soziaufwand<br />
und auf alversicherungsbeiträge in voraussichtlicher Höhe im<br />
die Liquidität Entstehungsmonat zu zahlen und den verbleibenden<br />
einstellen<br />
Differenzbetrag im Folgemonat zu verrechnen. Es ist<br />
zudem zu entscheiden, ob die Sechstelung des<br />
Januarbeitrags 2005 genutzt wird (Übergangsregelung),<br />
womit je ein Sechstel dieses eigentlichen voraussichtlichen<br />
Januarbeitrags von Februar bis Juli 2005 zu zahlen wäre.<br />
Was unter der „voraussichtlichen Beitragshöhe“ zu verstehen<br />
ist, wird in einem Rundschreiben der Spitzenverbände<br />
der Sozialversicherungsträger noch näher bestimmt<br />
werden. Wie die gezahlten Vorab-Beiträge in Beitragsnachweis<br />
und Beitragsabrechnung nachzuweisen sind,<br />
muss hier vorgegeben werden, auch wie es mit Beitragsnachweis<br />
und Beitragsabrechnung in der eigentlichen<br />
Abrechnung aussieht. Nach jetzigem Stand ist je Monat<br />
nur ein Beitragsnachweis und eine Beitragszahlung<br />
erwünscht, also kein Vorabbeitragsnachweis mit Vorabzahlung<br />
und Korrekturbeitragsnachweis mit Differenzzahlung.<br />
Erst auf Basis der Ausführungsbestimmungen<br />
entscheidet sich, ob betroffene Unternehmen eine Art SV-<br />
Abschlagslauf durchführen müssen oder ob ein einfacherer<br />
Vorab-SV-Zahlungslauf möglich ist.<br />
Ein SV-Abschlagslauf wäre nötig wenn je Beschäftigtem die<br />
voraussichtlichen SV-Beiträge zu ermitteln wären, womöglich<br />
auf Basis der zu dem Zeitpunkt bekannten Entgelte<br />
oder aber auf Basis schematisch ermittelter fiktiver Entgelte.<br />
Bspw. für Stundenlöhner Stundenlohn multipliziert<br />
mit den regelmäßigen Stunden des Monats. Die Differenz<br />
zwischen den bei der Echtabrechnung ermittelten SV-<br />
Beiträgen und den vorab fiktiv ermittelten und gezahlten<br />
SV-Beiträgen wäre dann bei der nächsten Vorab-Zahlung<br />
zu berücksichtigen.<br />
Ein Vorab-SV-Zahlungslauf wäre denkbar, wenn eine<br />
Schätzung auf Basis des Vormonats akzeptiert wird. Hier<br />
könnte der Vormonatsbeitragsnachweis Basis sein und ein<br />
Prozentsatz jeder Beitragsgruppe könnte vorab überwiesen<br />
werden. Die Differenz zwischen dem Beitragsnachweis<br />
der Echtabrechnung und der Vorabzahlung wäre wieder<br />
bei der nächsten Vorabzahlung zu berücksichtigen.<br />
LOGA wird erforderliche Programmerweiterungen (vorab<br />
SV-Zahlungslauf) rechtzeitig zur Verfügung stellen. Unternehmen<br />
sollten sich auf den Umstellungsaufwand und auf<br />
die Auswirkungen auf die Liquidität einstellen.<br />
Beitragsnachweis ab Januar 2006<br />
Ab Januar 2006 verändert sich der Beitragsnachweis und es<br />
wird generell die Übermittlung per Datenfernübertragung<br />
28 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
erwartet, entweder aus dem Abrechnungssystem oder über<br />
eine manuelle Ausfüllhilfe (Verwaltungsvereinfachungsgesetz).<br />
Der Einsatz von IKS (Dakota-Verfahren) oder KKS<br />
(Coconet-Verfahren) und die parallele Nutzung von SV-<br />
Net (kostenlose Ausfüllhilfe, über Krankenkassen zu beziehen)<br />
wird damit für LOGA-Anwender zwingend.<br />
An wichtigen Änderungen des Beitragsnachweises sind<br />
vorgesehen:<br />
Zahlung der SV-Beiträge mit Weiterleitung der dazu passenden<br />
Beitragsnachweisdatei generell zum Monatsende.<br />
Es kann sich hier entweder um den Beitragsnachweis der<br />
Abrechnung des Monats handeln oder um einen Beitragsnachweis,<br />
der die Schätzung für den laufenden Monat und<br />
die Differenz zwischen Schätzung Vormonat zu Zahlung<br />
Vormonat und ggf. Sechstel des Januarbeitrags enthält.<br />
Bei Anwendung der Sechstelung des Januarbeitrags muss<br />
Ende Januar ein Nuller-Beitragsnachweis erzeugt werden.<br />
Die Beitragsnachweisdatei wird durch einen Kommunikationsdatensatz<br />
DSKO ergänzt. Dieser ist aus der DEÜV-<br />
Datei bereits bekannt.<br />
Sozialversicherungsmeldung<br />
ab Januar 2006<br />
Ab Januar 2006 wird generell die Übermittlung der<br />
DEÜV-Meldungen per Datenfernübertragung erwartet,<br />
entweder aus dem Abrechnungssystem oder über eine<br />
manuelle Ausfüllhilfe (Verwaltungsvereinfachungsgesetz).<br />
Der Einsatz von IKS (Dakota-Verfahren) oder KKS (Coconet-Verfahren)<br />
und die parallele Nutzung von SV-Net<br />
(kostenlose Ausfüllhilfe, über Krankenkassen zu beziehen)<br />
wird damit für LOGA-Anwender zwingend.<br />
Laufende Entgelte in Ausfallzeiten<br />
In Zeiten ohne Sozialversicherungstage werden unter<br />
Umständen laufende Entgelte weitergezahlt, beispielsweise<br />
<strong>AG</strong>-Anteil zur Vermögensbildung, geldwerte Vorteile<br />
Firmenwagen/Job-Ticket, Krankengeldzuschüsse usw.<br />
Wird das wirklich so gehandhabt, werden für diese Entgel-<br />
te keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt. Bisher galt,<br />
dass die SV-Tage weiterlaufen sollen und eine DEÜV-<br />
Meldung nicht erforderlich ist. Die laufenden Entgelte<br />
würden so verbeitragt werden. Eine Ausnahmeregelung<br />
gab es nur für den <strong>AG</strong>-Anteil zur Vermögensbildung, der<br />
durfte quasi SV-frei ohne SV-Tage gezahlt werden.<br />
Jahreswechsel | Ratgeber
Veranstaltungen | Summer Opening<br />
Summer Opening<br />
„Der Zeit voraus“ – Vorstellung der neuen<br />
Zeitwirtschaftslösung<br />
>><br />
23. Juni – ein warmer, sonniger Tag auf der Donauinsel in<br />
Wien. Ideal zum Entspannen. Im Restaurant Sabito empfing<br />
P&I Kunden aus Österreich zu einem Nachmittag<br />
mit Informationen, kulinarischen Köstlichkeiten und einer<br />
sportlichen Herausforderung beim Tretboot-Wettrennen<br />
gegen die Zeit auf der Donau.<br />
Zur Begrüßung gab es zunächst eine frische Frucht-Bowle,<br />
bevor Hermann Vogel von P&I erstmals in Österreich die<br />
neue Zeitwirtschaft von P&I LOGA vorstellte. Die Lösung<br />
umfasst mehr als bloß Zeiterfassung und die dazugehörige<br />
Hardware in Form von Terminals. Zeitkontenführung,<br />
Zutrittskontrolle, <strong>Personal</strong>einsatzplanung und weitere<br />
zukunftsweisende Features sorgen dafür, dass die Anwender<br />
ihre <strong>Personal</strong>arbeit noch besser steuern und sich Wettbewerbsvorteile<br />
verschaffen können, beispielsweise, indem<br />
sie ihre Mitarbeiter konsequent bedarfsorientiert einplanen<br />
oder mithilfe von Zeitkonten Auslastungen steuern. Bis<br />
zum Jahresende 2005 wird die neue Zeitwirtschaft voll-<br />
ständig in das Datenmodell von P&I LOGA integriert<br />
sein, sodass alle HR-Prozesse mit einer einzigen Anwendung<br />
abgedeckt werden können, ohne Datenredundanzen<br />
und ohne dass mehrere Lösungen im Unternehmen<br />
gepflegt werden müssen. Die <strong>Personal</strong>arbeit wird somit<br />
noch effizienter und die Anwender können ihre Zeit für<br />
andere Aufgaben nutzen.<br />
Im Anschluss an die Vorträge wurden die Besucher mit<br />
einem mediterranen Grillbüfett verwöhnt. Derart gestärkt<br />
lud P&I zum Tretboot-Wettrennen „Gegen die Zeit“ auf<br />
der Donau ein. Im K.-o.-System traten Zweier-Teams<br />
gegeneinander an. Gewonnen hat Marion Kügerl von<br />
ÖAMTC Österreichischer Automobil-Motorrad und Touring<br />
Club, die im Team mit Markus Fandler von P&I das<br />
Finale für sich entschied. Sie erhielt als Preis ein Wellnesswochenende<br />
im Relaxressort Kothmühle für 2 Personen.<br />
Nach dem Rennen saßen alle noch lange beisammen und<br />
genossen den schönen Abend an der Donau. |<br />
30 P&I <strong>News</strong> | Ausgabe 3_2005
Fachmessen im Herbst 2005<br />
Neue Generation von P&I LOGA erstmals auf den<br />
HR-Fachmessen Zukunft <strong>Personal</strong> und <strong>Personal</strong> Austria<br />
>><br />
P&I stellt bei der Messe Zukunft <strong>Personal</strong> vom 13. bis<br />
14. September in Köln zum ersten Mal die neue Generation<br />
der <strong>Personal</strong>-Software P&I LOGA mit neuer Oberfläche<br />
und vielen neuen Funktionen der Fachöffentlichkeit<br />
vor. In Österreich präsentiert P&I die Lösung auf der<br />
<strong>Personal</strong> Austria vom 16. bis 17. November in Wien.<br />
Die Version 6.0 wird ab Mitte Dezember dieses Jahres<br />
ausgeliefert. Die gesamte Produktfamilie ist im „Look<br />
and Feel“ von Office 2003 gestaltet. Die Benutzerführung<br />
wird in der neuen Version komfortabler und<br />
erleichtert das aufgabenorientierte Arbeiten. Anwender<br />
können zum Beispiel mehrere Mitarbeiterdatensätze in<br />
einer Maske öffnen und parallel bearbeiten. Innerhalb<br />
der Datensätze ist es möglich, über Kontextmenüs weitere<br />
Informationen zu Mitarbeitern und Funktionen der<br />
Software aufzurufen. Hinzu kommen funktionale Erweiterungen.<br />
Zu den Highlights gehören eine verbesserte<br />
Oberfläche für den Auswertungsgenerator und die <strong>Personal</strong>einsatzplanung<br />
als Ergänzung<br />
der inzwischen vollständig<br />
integrierten Zeitwirtschaft.<br />
Der Auswertungsgenerator<br />
enthält einen Abfrage-Assistenten,<br />
sodass Anwender<br />
schneller und fehlerfrei Auswertungen<br />
definieren können.<br />
Der neue Abfrage-Assistent<br />
führt den Anwender durch den<br />
Prozess der Abfragedefinition.<br />
Bei komplexen Abfragen können<br />
sich Anwender mithilfe<br />
eines Suchmechanismus die<br />
relevanten Tabellen anzeigen<br />
lassen. Anschließend lassen sich<br />
die benötigten Tabellen per<br />
„drag & drop“ in die Auswertung<br />
einbinden. Darüber hinaus<br />
umfasst das Modul einen<br />
Formeleditor für wieder verwendbare<br />
Formeln, die in<br />
mehreren Auswertungen<br />
benutzt werden können. Es<br />
besteht auch die Möglichkeit, auf der Basis von ausgewählten<br />
Datenmengen Prozesse zu starten. Beispielsweise<br />
lässt sich nach der Selektion der Mitarbeiter in<br />
Altersteilzeit direkt eine Abrechnung für diese Gruppe<br />
durchführen.<br />
Die <strong>Personal</strong>einsatzplanung wurde als Bestandteil der<br />
Portalsoftware P&I HCM völlig neu auf Basis der Anforderungen<br />
zweier Pilotkunden entwickelt. Es handelt<br />
sich dabei um eine Schnell-Restaurantkette und ein großes<br />
Klinikum.<br />
Zudem hat P&I das durchgängige, rollenbasierte Benutzerkonzept<br />
für die Module Entgeltabrechnung, <strong>Personal</strong>management,<br />
Zeitwirtschaft und Mitarbeiterportal erweitert.<br />
Anwender melden sich pro Arbeitssitzung nur noch<br />
einmal mittels Single-Sign-On-Verfahren an und können<br />
je nach Berechtigung die Services, Module und Daten von<br />
P&I LOGA nutzen. |<br />
Messen | Veranstaltungen
P&I LOGA P&I HCM P&I PLUS P&I SMART<br />
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