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Praxis | Personalverwaltung
durchaus verschiedene Mitarbeiter für die einzelnen Inhalte
zuständig sein. Entscheidend ist, dass sie mit dem gleichen
Datenbestand arbeiten und somit keine Redundanzen
entstehen. Im Zusammenhang mit der Dateneingabe
durch die Mitarbeiter erfolgt bei Bedarf die automatische
Generierung von Dokumenten wie etwa eines Arbeitsvertrages.
Über 200 verschiedene Dokumente lassen sich
maschinell aus der Software heraus erstellen, was einen
erheblichen Effizienzgewinn verspricht.
Bei der konkreten Definition und Umsetzung der Prozesse
arbeitet das Projektteam eng mit den Mitarbeitern
der einzelnen Behörden zusammen. Sie wissen aufgrund
ihrer Erfahrung und ihres Know-hows am besten, wie die
Abläufe am Bedarf ausgerichtet werden können. Je nach
Behörde und Berufsgruppe gibt es andere Anforderungen.
So unterscheiden sich manche Vorgänge für die Lehrkräfte
an Schulen deutlich von den Vorgängen in Polizeidienststellen.
Auch gewachsene Strukturen innerhalb der
Personalstellen können so „organisch“ optimiert werden.
Die Mitarbeiter erkennen selbst, wo Abläufe zu verbessern
sind und tragen diese Veränderung in ihren Arbeitsbereichen
mit.
Eine häufige Erfahrung ist es, dass erst die umfassende
Software-Unterstützung neue Vorgangsabläufe möglich
macht. Dies wird den Mitarbeitern meistens erst deutlich,
wenn sie das funktionale Angebot der Software kennen
lernen und mit den Aufgaben ihres Arbeitsplatzes in Verbindung
bringen. Bei durchgängig Software-gestützten
Abläufen entfallen viele schriftliche Benachrichtigungen
innerhalb des Landes, da die Personalstelle ebenso wie die
Beschäftigungsdienststellen über den direkten Zugriff auf
die Daten und Prozesse verfügen. Informationen sind aktuell,
transparent und vollständig in der Lösung verfügbar.
Dies können sich auch die Führungskräfte der Ministerien
zunutze machen, die für Planungen und Entscheidungen
nicht mehr auf eine Zulieferung von Daten aus
den einzelnen Behörden oder Dienststellen angewiesen
sind, sondern ohne Wartezeit direkt zuverlässige und vollständige
Auswertungen erheben können.
Transparente Strukturen
Die Dienstpostenverwaltung und die Zuordnung der
Dienstposten zur Organisationsstruktur erfolgte in vielen
Behörden auf der Basis unterschiedlicher Excel-Listen oder
aber ohne EDV-Unterstützung. Die Dienstposten waren
häufig mit der Bezeichnung der Organisationseinheit verknüpft,
sodass Auswertungen zu gleichartigen Dienstposten
und in hierarchischen Strukturen über die Grenzen
der Organisationseinheit hinaus kaum möglich waren. Im
Rahmen des PMV führt Niedersachsen das Modul
„Dienstposten/Arbeitsplatz“ ein, in dem Behörden und
Dienststellen angelegt werden. Dienstposten wie etwa
„Sachbearbeiter Einsatz- und Streifendienst“ können nun
entsprechend der jeweiligen Funktion unterschiedlichen
Abteilungen und Hierarchieebenen zugeordnet werden.
Das Organigramm einer Dienststelle, Abteilung oder der
gesamten Behörde ist übersichtlich in Form einer Baumstruktur
darstellbar. Die hierarchische Zuordnung und
übersichtliche Darstellung ermöglicht eine transparente
Organisationsplanung. Die Dienstpostenverwaltung steht
auch in enger Beziehung zur Nachfolgeplanung. Mit Auswertungen
über frei werdende Arbeitsplätze und die jeweiligen
Anforderungen an einen künftigen Dienstposteninhaber
lassen sich potenzielle Nachfolger identifizieren und
gezielt auf das neue Aufgabenfeld vorbereiten, etwa indem
frühzeitig Personalentwicklungsmaßnahmen eingeleitet
werden.
Flexible Personaleinsatzplanung
Von Anfang an war auch der Einsatz eines Moduls „Zeitmanagement“
für die Bereiche mit Schicht- und Wechselschichtdienst
eingeplant. Das Zeitmanagement-Modul
kommt voraussichtlich für ca. 15.000 Personalfälle zum
Einsatz – bei der Polizei, im Justizvollzug und im Straßenbau.
Zum Zeitmanagement zählt das PMV-Projektteam die
Personalbedarfsplanung, die Personaleinsatzplanung und die
Produkterfassung/Istzeiterfassung. Bislang wurde das Zeitmanagement
nur teilweise mit EDV-Unterstützung durchgeführt.
Zum Beispiel kamen bei der Personaleinsatzplanung
hauptsächlich Excel-Lösungen zum Einsatz. Mit
farbigen Stiften korrigierte Dienstpläne in Papierform
waren in der Vergangenheit oft die Planungsgrundlage.
Insbesondere kurzfristige Reaktionen bei vermehrtem
Personalbedarf oder krankheitsbedingten Ausfällen waren
ohne eine durchgängige Datenbasis schwierig.
Zunächst war die Software eines weiteren Anbieters vorgesehen,
da die erforderlichen Funktionalitäten in der
P&I-Software fehlten. Nach gründlichem Abwägen aller
Möglichkeiten hat sich das Land Niedersachsen dafür entschieden,
zusammen mit P&I ein neues Modul „Zeitmanagement“
als integrierten Bestandteil von P&I Plus
(e-PersInf) zu entwickeln. Dafür sprach in erster Linie,
dass für die Bedarfs- und Schichtdienstplanung viele Daten
benötigt werden, die bereits in den Kernmodulen vorhanden
sind, wie zum Beispiel Funktionen, Abwesenheiten
oder Zugehörigkeit zu einer Dienstabteilung. „Eine
Schnittstelle zwischen zwei EDV-Verfahren wäre aufwändig
und fehlerträchtig gewesen. Zudem ergab ein Kostenvergleich
Vorteile für die nachhaltigere, integrierte Lösung“,
sagt Ulrike Lemmel. In nur einem Jahr wurden daraufhin
wesentliche Teile eines neues Moduls mit umfangreichen
Funktionen entwickelt und erfolgreich pilotiert.
Das Modul „Zeitmanagement“ bietet heute eine weit reichende
Unterstützung für die flexible Personaleinsatzpla-
20 P&I News | Ausgabe 3_2005