News - Personal & Informatik AG

Vor zwei Jahren hat sich das Land Niedersachsen entschlossen,
mit der Software P&I Plus (bislang e-PersInf) ein landeseinheitliches
Verfahren für Personalmanagement einzuführen.
Dafür wurde das Projekt PMW unter der Leitung
von Ulrike Lemmel ins Leben gerufen. Inzwischen ist die
Software im Echtbetrieb bei der Polizeidirektion Hannover
im Einsatz und wird im Laufe des Jahres 2005 weitestgehend
auf alle Behörden der Polizei „ausgerollt“.
Insgesamt wird das PMV für 170.000 Beschäftigte zum
Einsatz kommen. Mit der Einführung des neuen PMV
werden mehrere Ziele verfolgt: „Der Einsatz der Kernmodule
im Bereich Personalverwaltung, Stellen- und
Dienstpostenbewirtschaftung ist die Basis für alle Tätigkeiten
innerhalb einer modernen Personalverwaltung“,
sagt Ulrike Lemmel, Leiterin der Projektgruppe PMV.
Die durchgehende EDV-Unterstützung ermöglicht eine
weitgehende Optimierung der Abläufe. Der Einsatz unterschiedlicher,
teilweise selbstentwickelter Insellösungen
verhinderte bislang eine einheitliche Datenstruktur. Papiergestützte
Abläufe und das Mehrfacherfassen von Informationen
erforderten einen hohen Zeit- und Kostenaufwand.
Durchgängige Prozesse im Personalmanagement, etwa bei
Personalentwicklungsmaßnahmen oder dem Bewerbermanagement,
gab es nur in Ansätzen.
Schlüssel zu mehr Effizienz:
Gemeinsame Datenbasis für alle Module
Die P&I-Software wird über 30 verschiedene Anwendungen
für Stellenbewirtschaftung, Fortbildungsplanung,
Bewerber- und Personalverwaltung, Zeitmanagement und
Personalkosten-Budgetierung ablösen. Im Rahmen des
neuen PMV werden zunächst einheitliche Datenstrukturen
geschaffen. Sie sind die Grundlage dafür, dass vergleichbare
Informationen zu Personalstruktur und -einsatz
gewonnen werden, auf deren Basis das Land
Niedersachsen eine Ressourcenplanung aufsetzen kann.
Dies ist zum Beispiel in den personalstarken Bereichen
der Lehrkräfte (81.000 Beschäftigte) und innerhalb der
Polizei (22.000 Beschäftigte) von besonderer Bedeutung,
um auch kurzfristig eine flexible Personaleinsatzplanung
zu gewährleisten.
In dem aktuellen Prozess der Verwaltungsreform in Niedersachsen
zeigt sich, dass eine hohe Datenqualität für
gezielte organisatorische Veränderungen unabdingbar ist.
In etlichen Bereichen müssen Personalinformationen heute
teilweise aus einer Vielzahl von einzelnen Dateien gewonnen
werden – mit allen Risiken und Ungenauigkeiten,
die der unterschiedliche Aufbau der Datensätze mit sich
bringt. Um beispielsweise einen Überblick über vorhandene
Förderkonzepte zu erhalten, muss das niedersächsische
Innenministerium, das für die Personalentwicklung
zuständig ist, einen Fragebogen an die einzelnen Ministe-
rien verschicken. Der Bogen muss dann von den Verantwortlichen
ausgefüllt und zurückgeschickt werden. Zeitnahe
Auswertungen und Planungen sind auf dieser Basis
bislang kaum möglich gewesen.
Ein integriertes Personalmanagement-Verfahren ermöglicht
es dagegen, alle Mitarbeiterinformationen in einer
zentralen Datenbank zu speichern. So können Auswertungen
aus dem Datenbestand durchgeführt werden. Das
Zusammenführen von Teilerhebungen oder Teilauswertungen
ist nicht mehr notwendig. Im Zuge der Einführung
werden nach und nach die Mehrfacherfassung von
Daten auf unterschiedlichen Ebenen und das Ausdrucken
von Papierformularen entfallen. Alle Behörden der Landesverwaltung
werden jederzeit auf die Daten der eigenen
Beschäftigten innerhalb des zentralen Datenbestandes
Zugriff haben. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, insgesamt
etwa 15 Prozent des bisherigen administrativen Verwaltungsaufwandes
bei personalwirtschaftlichen Abläufen
einzusparen.
Ein weiteres Ziel ist es, die Daten möglichst bereits dort zu
erfassen, wo sie anfallen. Daher legte die Landesverwaltung
bei der Auswahl der Software Wert auf eine Intranet-basierte
Lösung. Auch in kleinen Dienststellen werden
künftig Daten wie Abwesenheiten direkt via Intranet eingepflegt.
Die bisher oft übliche schriftliche Meldung an
die vorgesetzte Organisationseinheit entfällt. Ein rollenbasiertes
Berechtigungskonzept regelt dabei, welche Mitarbeiter
Zugriff auf welche Informationen haben. Die
Mitarbeiter müssen sich mit ihrer persönlichen Benutzerkennung
in das Personalmanagement-System einloggen.
Die Software erkennt dann automatisch, welche Vorgänge
oder Daten ein Mitarbeiter bearbeiten darf oder muss,
denn für jeden Anwender wird zuvor ein Rollenprofil
definiert und im System hinterlegt.
Durchgängige Abläufe definieren
– Know-how der Mitarbeiter ist gefragt
Der nächste Schritt bei der Modernisierung des Personalmanagements
in Niedersachsen ist es, Prozesse für alle
Bereiche zu definieren und diese Software-gestützt abzubilden.
Im Vordergrund steht die Idee der durchgängigen
Bearbeitung – von der Bewerberauswahl über die Einstellung
bis zur Abwicklung unterschiedlicher Personalmaßnahmen.
Hier definiert die Projektgruppe Vorgänge, in
denen die logisch zusammenhängenden Arbeitsschritte,
beispielsweise bei einer Einstellung, verknüpft werden.
Über die Erfassung der Grunddaten wie persönliche
Stammdaten und Informationen zum Beschäftigungsverhältnis
hinaus wird der Vorgang vom Arbeitsvertrag über
Dienstausweise, von der arbeitsmedizinischen Vorsorgekartei
bis zur Übertragung eines konkret beschriebenen
Arbeitsplatzes aus einem Guss abgewickelt. Dabei können
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