SENSO® DPL - develop group

developgroup

SENSO® DPL - develop group

DPL SENSO®

Die Softwarelösung

für die Dienstplanung

develop group

Connect for Competence!


SENSO ist eine feste Größe, wenn es

um Software für den Sozialbereich geht.

Eine Software, die mit Engagement,

Kontinuität und in einem mehr als

10-jährigen Erfahrungsaustausch mit

Anwendern entstanden ist.

Unsere Firmenphilosophie bürgt für

eine zeitgemäße und flexible Lösungskompetenz

und bietet eine hohe

Investitionssicherheit für die Zukunft.

Das wird bestätigt durch die zunehmende

Anzahl großer Häuser in unserem Kundenkreis,

in dem sich auch kleinere und

mittlere Einrichtungen wiederfinden.

Unsere langjährigen Erfahrungen fließen

in die Analyse Ihrer Anforderungen, deren

anschließende Realisierung und die langfristige

Betreuung Ihrer Softwarelösung

ein. Dies gilt für komplexe Strukturen

ebenso wie für einfache Anwendungen.

Kontakte zu Referenzkunden, deren

Anforderungen Ihrer eigenen EDV-Struktur

entsprechen, vermitteln wir Ihnen gern.

2

®

SENSO

Mit Ihrer Entscheidung für SENSO

kommen Ihnen entscheidende Vorteile

zugute:

In der Anfangsphase

• strukturierte Analyse und Realisierung

Ihrer Anforderungen mit individuellen

Anpassungen,

• Installation mit möglicher Altdatenübernahme

und Integration von Fremdprodukten,

• individuell abgestimmtes Schulungsund

Trainingskonzept.

Im Routinebetrieb

• persönliche Unterstützung und online-

Hilfe über Fernwartung (ISDN) durch

unser kompetentes Hotlinepersonal,

• Fax- und Email-Hotline rund um die Uhr,

• Update-Service mit Anpassungen,

Erweiterungen und neuen Funktionen,

• Workshops und Seminare zum

gegenseitigen Erfahrungsaustausch.

der Qualitätsstandard

Die vorliegende Kurzbeschreibung bietet

Ihnen nur einen Überblick über die

wichtigsten Merkmale des SENSO-Dienstplanes

für soziale Einrichtungen der

Eingliederungshilfe für Jugendliche und

Behinderte, für die Wohnungslosenhilfe,

für Alten- und Pflegeheime sowie Senioreneinrichtungen.

Sie soll das persönliche

Gespräch nicht ersetzen. Wenden Sie sich

deshalb bitte an die auf der Rückseite

genannte Kontaktadresse – wir vereinbaren

gerne einen Termin für eine Präsentation

in Ihrem Hause!


®

SENSO

SENSO gliedert sich in mehrere Komponenten,

die eine integrierte Lösung

darstellen. Die SENSO-Module sind auch

einzeln nutzbar.

Das heißt:

• Aufeinander abgestimmte Daten und

Funktionen

• Keine doppelte Datenerfassung und

Datenhaltung

• Automatischer Informationsfluß von

einer Komponente zur nächsten

Zu angrenzenden Produkten existieren

Schnittstellen:

• ODBC-Treiber und Datenübergabe zu

Office-Anwendungen

• Schnittstellen zu

– Finanzbuchhaltungen

– Lohn-/Gehaltabrechnungen

– Zeiterfassungssystemen

– Controlling-/MIS-Programmen

in aller Kürze

Vom Einzelplatz zum Datenverbund 4

Highlights 5

Einsatz des SENSO-Dienstplanes 6

Vorteile des SENSO-Dienstplanes 7

Mitarbeiter 8

Abwesenheitszeiträume 9

Grundlagen der Planung 10

BJH

HBD

WfB

DPL

HMA

AMB

Planerstellung 11

Prüfmechanismen 12

Vergütungsarten und Zeitzuschläge 13

Integration 14

Zeiterfassung 15

Listen, Auswertungen und Statistiken 15

®

SENSO

Dienstplan

Heim-Management

Ambulante Dienste

Produktübersicht

Behinderten-, Jugend- und

Eingliederungshilfe

Hilfebedarfs- und Betreuungsplanung

mit Dokumentation

Werkstätten für Behinderte

3


Ob Einzelplatz-System

in der Verwaltung, …

… Client-Server-Lösung für Verwaltung

und Betreuungsbereiche …

4

… oder Integration im unternehmensweiten Datenverbund –

wir haben die richtige Lösung für Sie.

Häuser b. d. Zentrale

Scoveries, TFT-Bildschirme

Masterbrowser Router/Switch Router/Switch

R/3 Test

EMC2

R/3 Prod

Netzmanagement

Heim-Server

Backbone Zentrale

Terminal-Server

KH Altenstadt

vorhandene PC‘s

Router/Switch

WEB-Server

Sedi-Health

§301/302 Server

externe Wohngruppen

Netzmanagement

Router/Switch

Print-Fileserver


Komplexe Funktionen klar und einfach

strukturiert

Die Masken sind entsprechend der Häufigkeit

ihres Aufrufs ergonomisch angeordnet.

Der Zugriff darauf wird für jeden Mitarbeiter

durch individuelle Zugriffsrechte festgelegt.

Planung

• Dienstplanerstellung

• Dienstplanfixierung/-abzeichnung

• Mitarbeiterpläne

• Ausdruck der Dienstpläne und

Arbeitszeitnachweise

Stammdaten

• Schichtdefinition

• Gesetzliche und tarifliche Bestimmungen

(BAT, AVR, KAT, TVÖD) und

Betriebs-/Dienstvereinbarungen

• Personalbedarf

Parameter für

Sollstunden-Berechnung

• Belastungsprofile

SENSO Dienstplanung

Einrichtungsdaten

Bewohner > Belegung

> Pflegeaufwand

Mitarbeiter > Qualifikation

> Tarif

> Arbeitsbereich

> Arbeitszeit

(gem. AV)

Interne Zeiterfassung

Externe Zeiterfassung

• Bewertung von Abwesenheiten

• Kalender und Monatssollstunden

Ist-Zeiten und Lohn-Abrechnung

• Erfassung von Ist-Zeiten

• Ermittlung von Lohnarten

• Urlaubsberechnung gem. Tarif sowie

erbrachter Schicht- und Nachtdienste

Rahmen- > Personalbedarf

dienstplan > Schichtdefinition

Dienstplan > Planzeiten

> Termine

Ist-Zeiten, Termine

Zuschläge/ > Feiertage

Zulagen/ > Wochenenden

Lohnarten > Nachtarbeit

> Über-/Mehrstunden

> Abwesenheit

Lohn und Gehalt

®

SENSO

Mitarbeiter

• Mitarbeiter-Stammdaten

die Highlights

• Pflegequalifikation und Termine

• Berechtigungen

• Abwesenheiten

• Arbeitszeit- und Urlaubskonto

• Urlaubsplan als Jahresübersicht

• Terminverwaltung

• weitere Informationen für den Pflegeund

Verwaltungsbereich

Schnittstelle Lohn & Gehalt

• Export der Lohnarten

• Wahlweise Export oder Import

der Mitarbeiterstammdaten

Restriktionen > Gesetze

> Tarife

Abwesenheit > Urlaub

> Krank

Besondere > Zu-/Abgänge

Ereignisse > Abwesenheiten

Bewohner

Mitarbeiter > Arbeitszeitkonto

> Urlaubskonto

5


Einsatz des SENSO-Dienstplanes

Der in dieser Broschüre vorgestellte

SENSO-Dienstplan mit dem optional verfügbaren

Modul der Zeiterfassung ist

vollständig innerhalb der SENSO-Produkte

integriert, kann aber selbstverständlich

auch als eigenständiges Produkt installiert

und eingesetzt werden. Soziale Einrichtungen

standen und stehen im Spannungsfeld

zwischen Menschlichkeit und Wirtschaftlichkeit,

die Anforderungen und

Belastungen an die Mitarbeiter im

Gesundheits- und Sozialwesen steigen –

insbesondere in den letzten Jahren –

kontinuierlich an.

Im Bereich der Dienstplan-Gestaltung

fordern die Einhaltung arbeitsrechtlicher

Vorschriften und reduzierte Budgets von

den sozialen Einrichtungen die Umsetzung

innovativer Arbeitszeitmodelle und damit

ein hohes Maß an Flexibilität.

Dabei kann die immer noch weit verbreitete

Praxis der handschriftlichen und teilweise

mehrfachen Erfassung von Daten sicherlich

nicht der Weisheit letzter Schluß sein.

6

®

SENSO

Insbesondere muß bei „händischen“

Dienstplanungssystemen, und dazu zählen

auch die häufig vorzufindenden Tabellenkalkulations-Lösungen,

die Einhaltung

vieler Restriktionen durch den Verantwortlichen

„intuitiv“ überprüft und die Verletzung

arbeitsrechtlicher Bestimmungen

durch aufwendige Prüfmechanismen

ausgeschlossen werden.

SENSO-Dienstplan unterscheidet sich in

nahezu jeder Hinsicht von gängigen Copy/

Paste Planungsprogrammen, angefangen

bei der Datenbasis bis hin zum jahresübergreifenden

automatischen Planungsansatz

und den überaus mächtigen Prüf- und

Plausibilisierungsmechanismen.

Der SENSO-Dienstplan ist für den Einsatz

in den Bereichen Alten- und Pflegeheime,

Sozialstationen und Familienhilfe, Betreutes

Wohnen, Behinderten- und Jugendhilfe

sowie in anderen im sozialen Bereich

tätigen Einrichtungen konzipiert worden.

alles aus einer Hand

Besonderer Wert wurde auf ein hohes Maß

an Integration innerhalb der SENSO-Produktpalette

gelegt.

Die Softwarepakete SENSO-Heimmanagement

und SENSO-iHM unterstützen in

Kombination mit dem SENSO-Dienstplan

die meisten im Tagesgeschäft anfallenden

Arbeiten. Dies gilt von der Verwaltung über

die Abrechnung nach PVG bzw. SGB XII,

die Pflegeplanung und -dokumentation,

die Betreuungplanung und -dokumentation

bis hin zur Dienstplanerstellung und

Dienstplanquittierung mittels der integrierten

Ist-Zeiterfassung der Mitarbeiter.

Er bietet neben der manuellen und automatischen

Dienstplanerstellung auch

Schnittstellen zu Zeiterfassungssystemen

sowie zu Lohn- und Gehaltsprogrammen.


Vorteile des SENSO-Dienstplanes

Der Einsatz des SENSO- Dienstplanes

• erhöht die Kundenorientierung, indem

er den Bedürfnissen der Bewohner weitgehend

entgegenkommt,

• ermöglicht einen Personaleinsatz, der

wirtschaftlich und gesetzeskonform ist,

• erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit,

indem er die Erstellung des Dienstplanes

selbst erleichtert und persönliche

Wünsche der Mitarbeiter so weit wie

möglich berücksichtigt.

• unterstützt die Personalverwaltung in

der rationellen Erledigung ihrer Arbeit

und der exakten Lohnabrechnung,

indem sie von zeitintensiven Routinearbeiten

entlastet wird (z. B. Ermittlung

der Lohnarten und Urlaubsansprüche)

Der SENSO-Dienstplan wurde im ständigen

Gedankenaustausch mit Anwendern aus

der Praxis erstellt und berücksichtigt

natürlich die Forderungen der Gesetzgebung.

Darüberhinaus sind den haus-

®

SENSO

spezifischen Gegebenheiten zur Vereinbarungen

von Arbeitszeitregelung etc.

(Dienstvereinbarungen) keinerlei

Schranken gesetzt.

Hinsichtlich Funktionalität und Effizienz

können Sie sich auf die folgende Vorzüge

bei Einsatz des SENSO-Dienstplan

verlassen:

• Bedienerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit

und schnelle Einarbeitung

• Mandantenfähigkeit bzw. Skalierbarkeit

für jede Einrichtungsgröße

• Zeitersparnis durch Rahmendienstplan

auf der Basis von Wochen- und Rollzyklen

sowie manuellen Ergänzungen

• Rahmendienstplan auf Basis des

Nettoarbeitszeitmodells möglich

• Planungssicherheit durch Überprüfung

von Randbedingungen und durch

Führung einer Historie

• Direkter Zugriff auf Mitarbeiterstamm

bzw. automatischer Abgleich mit den

Daten aus Hostsystemen

überzeugend durch Kompetenz

• Automatische Berücksichtigung von

Rolltagen und arbeitsfreien Tagen

• Integrierte stationsübergreifende

Fremdeinsatz-Planung

• Übersichtliche Darstellung am Bildschirm

nach gewohnten Standards

• Erfassung individueller Wünsche zu

Arbeitszeit und Dienstplan sowie

Urlaubsliste

• Schutz Ihrer Investition durch Einsatz

von Spitzentechnologie

• Kontinuierliche Weiterentwicklung im

ständigen Austausch mit den Anwendern

• Freier Lesezugriff auf ausgewählte Daten

über ODBC-Schnittstelle.

Der SENSO-Dienstplan soll der Entlastung

der verantwortlichen Planer dienen und

gewährleisten, daß jegliche Restriktionen

im Umfeld der Thematik Personaleinsatzplanung

automatisch und optimal eingehalten

werden.

7


8

Mitarbeiter

®

SENSO

Die Mitarbeiterstammdaten bilden die

Basis für die Dienstplanung. Insgesamt

steht dafür ein Mitarbeiterinformationssystem

zur Verfügung, in dem neben den

für die Dienstplanung wichtigen Informationen

weitere für das Heimmanagement

(z. B. eine Gehaltsübersicht) und für den

Pflegedienst wichtige Informationen (z. B.

spezielle Pflegebefähigungen und eine

Terminüberwachung für Gesundheitsuntersuchungen)

hinterlegt sind.

Ihr wertvollstes Kapital

Externe Mitarbeiter, Auszubildende und

Zivildienstleistende und Praktikanten

werden ebenfalls geplant und verwaltet.

Für die Dienstplanung sind von Bedeutung

• Qualifikation

• Arbeitsbereich/Station/Abteilung

• persönliche Arbeitszeiten gem.

Arbeitsvertrag, Tarife/Lohngruppen

• Führung des Urlaubs- und

Arbeitszeitkontos

• Terminplan für Mitarbeiter

• persönliche Wünsche


Jeder weiß um die Bedeutung einer

reibungsfreien Urlaubsplanung und um die

flexible Reaktion auf unerwartete

Personalausfälle bzw. Abwesenheiten.

Nur mit einem übersichtlichen und leicht

handhabbaren Werkzeug kann man

Konflikte vermeiden und auf Engpässe

reagieren.

®

SENSO

Abwesenheitszeiträume im Überblick

Freizeit im Plan

Zu Jahresbeginn ermittelt der Dienstplan

für das neue Jahr automatisch den Urlaubsanspruch

aller Mitarbeiter gem. Tarifvereinbarung

zuzüglich des Zusatzurlaubs für

die im Vorjahr geleisteten Schicht- und

Nachtdienste.

Die frühzeitige Erstellung der Urlaubsliste

und die Übernahme in den offiziellen

Urlaubsplan unter Einhaltung aller Rechte

und Pflichten ist die Grundlage für einen

reibungsfreien Dienst zum Wohle der

Bewohner.

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Grundlagen der Planung

1. Schichtdefinition

Die für den Dienstplan grundlegenden

Ausgangsgsdaten sind untergliedert in

Kategorien. All diese Stammdaten können

über eine entsprechende Bereichszuordnung

den Stationen oder Abteilungen der

Einrichtung zugeordnet werden, insbesondere

kann hier zwischen Pflege- und

Verwaltungsbereichen bzw. sonstigen

Dienstleistungsbereichen wie Küche und

Servicepersonal unterschieden werden.

Darüber hinaus besteht für alle relevanten

Planungsdaten auch die Möglichkeit, diese

den einzelnen Mitarbeitern direkt zuzuordnen

und somit zu gewährleisten, daß

auf die Wünsche und Bedürfnisse des Personals

bzgl. der Einsatzplanung optimal

eingegangen werden kann.

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®

SENSO

2. Arbeitszeit-Bestimmungen

Die Erfassungsmaske erlaubt in standardisierter

Form die Eingabe von nahezu allen

denkbaren Arbeitszeit-Prüfungen. Die Abbildung

der maximalen Tagesarbeitszeit,

der maximalen Anzahl von Schichten innerhalb

eines Zeitraums oder Beschränkungen

bzgl. des Wochenend-Einsatzes und für

Nachtschichten sind folglich erfaßbar.

(ArbZG, MuSchG, JarbschG, SchwbG)

Weiterhin werden tarifliche Bestimmungen

(BAT, AVR u.ä.) sowie Dienst-/Betriebsvereinbarungen

berücksichtigt.

Strukturen deutlich machen

3. Rahmendienstplan

Als Vorlage zur Dienstplanerstellung kann

ein Rahmendienstplan für eine frei

wählbare Anzahl von Wochen entworfen

und hinterlegt werden. Dieser wird auf

gesetzliche und tarifliche Anforderungen

überprüft. Bei der Übernahme in den

aktuellen Planungszeitraum sind lediglich

noch Abwesenheiten und individuelle

bzw. punktuelle Änderungen zu berücksichtigen

und zu besetzen.


Einfache Planerstellung mit vordefinierten Schemata

Neben der manuellen und der automatischen

Dienstplanung auf der Basis des

Rahmendienstplans bildet vor allem die

Personalsuche bei Ausfall einzelner Mitarbeiter

eine Kernfunktion. Hier fließen

alle Informationen des Mitarbeiterstamms

wie auch der Planungsdaten zusammen.

Dabei wird man jederzeit mittels der

Anzeige über den aktuellen Stand für

Urlaubs- und Gleitzeitkonten informiert.

Die Prüfungen überwachen neben der

Einhaltung (Ober- und Untergrenzen) der

arbeitsrechtlichen und mitarbeiterspezifischen

Vorgaben auch die Anforderungen

des Personalbedarfs, wie z.B. einerseits

für Spitzenzeiten, andererseits auch für

Pausenzeiten. Differenzen in wichtigen

Bereichen werden unmittelbar farbig

markiert und bei Anwahl dem Planer in

ausführlicher Form dargestellt.

®

SENSO

verstehen, verwalten, vertrauen

Bis zur Verabschiedung kann mit einer

vorläufigen Version, dem sog. „Probedruck“

der interne Abstimmungsprozeß

durchgeführt werden, so daß erst nach der

Abzeichnung, d.h. der Fixierung, der Dienstplan

seinen offiziellen Status erhält und

damit zum Aushang kommt.

Änderungen in bereits fixierten Dienstplanungen

sind dann nur durch autorisiertes

Personal bei genauer Protokollierung

des Änderungsvorgangs zulässig und

werden in der Historie dokumentiert.

Darüber hinaus werden auch im laufenden

Plan plötzliche Abweichungen infolge

von Änderungen in der Belegung (Zu-/Abgänge,

Abwesenheiten) geprüft und ggf.

gemeldet.

Im Rahmen der Planerstellung sind auch

Vorabberechnungen für Schichtzulagen

unter Berücksichtigung von Ausgleichszeiträumen

möglich, so daß im Sinne

einer Kostenoptimierung prospektiv auf

entstehende Ansprüche von Zuschlägen

reagiert werden kann.

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®

SENSO

Die umfangreichen Prüfmechanismen

In Form von Zeitscheiben kann ein differenziertes

Belastungsprofil mit einem zugehörigen

Personalbedarf an Minimal- und

Durchschnittsbesetzung erfaßt werden.

Dieses Profil wird bei der Planung überprüft,

so daß die Auslastung auf die realen Bedürfnisse

– wahlweise auch durch eine bereichsübergreifende

Personalsuche – für jede

einzelne Zeitscheibe oder auch für die

gesamte Schicht abgestimmt werden kann.

Dabei werden die erforderlichen Qualifikationen

und Arbeitstage des Mitarbeiters

mit berücksichtigt.

mehr Zeit für das Wesentliche


®

SENSO

Vergütungsarten und Zeitzuschläge

Die Arbeitszeiten und die Zuschläge für

Sonntags-, Feiertags-, Nachtarbeit und

sonstige Überstunden werden in Form von

Lohnarten gem. der gültigen Tarifregelung

erfaßt. Selbstverständlich können neben den

normalen Zeitzuschlägen auch spezielle

Vergütungen und Zuschläge für ausgezeichnete

Tage (Silvester, Heiligabend usw.)

hinterlegt werden.

Nach Übernahme bzw. Erfassung der Ist-

Zeiten werden für die einzelnen Mitarbeiter

die Lohnarten ermittelt und minutengenau

ausgedruckt. Gleichzeitig werden die Übergabedaten

für die einzelnen Zuschlagskategorien

zur Übernahme in ein Lohn- und Gehaltsprogramm

aufbereitet. Somit stehen sie

zur weiteren Lohnberechnung zur Verfügung.

Zusätzlich werden die Zulagen für Wechselschicht

und geschlossene Abteilungen aus

den erfaßten Arbeitszeiten ermittelt.

Weiterhin werden Ausgleichszeiträume,

z. B. 13 Wochen, für die Ermittlung von

Überstundenzuschlägen ausgewertet.

wenn es stimmen muß

13


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®

SENSO

wenn alles ineinandergreift

Hohes Maß an Integration

Der Dienstplan ist in ein Gesamtsystem

eingebettet, das durch die Einrichtung und

die in den Stationen bzw. Bereichen für

jeden einzelnen Bewohner festgelegte

Pflegeplanung und die darauf fußenden

täglich zu erbringenden Pflegemaßnahmen

gegeben ist.

Werden diese mit genauen Pflegedurchführungszeitpunkten

und einer praxisgerechten

Durchführungs- bzw. Behandlungsdauer

versehen, kann daraus das für den

Dienstplan zugrundeliegende Belastungsprofil

abgeleitet werden.

Ebenso werden auch spontane Hinweise

generiert, wenn sich auf Grund von Zu-/Abgängen

bzw. Abwesenheiten unter Berücksichtigung

des Pflegeschlüssels Änderungen

in der Personalanforderung ergeben, so daß

auch in solchen Situationen die Möglichkeit

besteht, schnellstmöglich auf geänderte

Anforderungen reagieren zu können.


®

SENSO

Die integrierte Zeiterfassung

Zur Erfassung der Dienstzeiten gibt es

prinzipiell die folgenden drei Möglichkeiten:

• Manuelle Erfassung im

SENSO-Dienstplan durch Setzen von

Ist-Zeit = Plan-Zeit und Eingabe der

davon abweichenden Änderungen.

(Zusätzliche Investitionen für Zugangssysteme,

Kartenleser etc. sind dann

nicht erforderlich.)

• Erfassung der Zeitpunkte für Kommen

und Gehen innerhalb des

SENSO-Programmes

• Übernahme der Daten von einem extern

installierten Zeiterfassungssystem

Alle drei Varianten sind in SENSO realisiert,

z.B. für Standardschnittstellen SAP R/3 HR

oder DATEV. Bei Übernahme der Daten von

derzeit nicht realisierten Zeiterfassungssystem

ist die Offenlegung der Schnittstelle

erforderlich.

Listen, Auswertungen und Statistiken

• Analyse von Schichtverteilungen pro

Mitarbeiter und in Summe je Bereich

und die Einrichtung

• Analyse von Fehlzeiten pro Mitarbeiter

und in Summe je Bereich und die

Einrichtung

• Jahresübersicht für Urlaub, ausbezahlte

Überstunden, Fortbildungsstatistik,

Qualifikationsstatistik

• Stellenplan für Pflegebereiche

• Stellenplan für Gesamtunternehmen

mit Anpassungsmöglichkeiten auf

Grund geänderter Vorgaben durch das

Management

Kennzahlen im Lot

15


SIGMA

Gesellschaft für Systementwicklung

und Datenverarbeitung mbH

Ein Unternehmen der develop group

Am Weichselgarten 4

D-91058 Erlangen

Fon +49 (0) 9131-777-30

Fax +49 (0) 9131-777-325

senso@develop-group.de

www.develop-group.de

PB/DP 10.2005

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