SENSO® DPL - develop group

DPL SENSO®
Die Softwarelösung
für die Dienstplanung
develop group
Connect for Competence!

SENSO ist eine feste Größe, wenn es
um Software für den Sozialbereich geht.
Eine Software, die mit Engagement,
Kontinuität und in einem mehr als
10-jährigen Erfahrungsaustausch mit
Anwendern entstanden ist.
Unsere Firmenphilosophie bürgt für
eine zeitgemäße und flexible Lösungskompetenz
und bietet eine hohe
Investitionssicherheit für die Zukunft.
Das wird bestätigt durch die zunehmende
Anzahl großer Häuser in unserem Kundenkreis,
in dem sich auch kleinere und
mittlere Einrichtungen wiederfinden.
Unsere langjährigen Erfahrungen fließen
in die Analyse Ihrer Anforderungen, deren
anschließende Realisierung und die langfristige
Betreuung Ihrer Softwarelösung
ein. Dies gilt für komplexe Strukturen
ebenso wie für einfache Anwendungen.
Kontakte zu Referenzkunden, deren
Anforderungen Ihrer eigenen EDV-Struktur
entsprechen, vermitteln wir Ihnen gern.
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SENSO
Mit Ihrer Entscheidung für SENSO
kommen Ihnen entscheidende Vorteile
zugute:
In der Anfangsphase
• strukturierte Analyse und Realisierung
Ihrer Anforderungen mit individuellen
Anpassungen,
• Installation mit möglicher Altdatenübernahme
und Integration von Fremdprodukten,
• individuell abgestimmtes Schulungsund
Trainingskonzept.
Im Routinebetrieb
• persönliche Unterstützung und online-
Hilfe über Fernwartung (ISDN) durch
unser kompetentes Hotlinepersonal,
• Fax- und Email-Hotline rund um die Uhr,
• Update-Service mit Anpassungen,
Erweiterungen und neuen Funktionen,
• Workshops und Seminare zum
gegenseitigen Erfahrungsaustausch.
der Qualitätsstandard
Die vorliegende Kurzbeschreibung bietet
Ihnen nur einen Überblick über die
wichtigsten Merkmale des SENSO-Dienstplanes
für soziale Einrichtungen der
Eingliederungshilfe für Jugendliche und
Behinderte, für die Wohnungslosenhilfe,
für Alten- und Pflegeheime sowie Senioreneinrichtungen.
Sie soll das persönliche
Gespräch nicht ersetzen. Wenden Sie sich
deshalb bitte an die auf der Rückseite
genannte Kontaktadresse – wir vereinbaren
gerne einen Termin für eine Präsentation
in Ihrem Hause!

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SENSO
SENSO gliedert sich in mehrere Komponenten,
die eine integrierte Lösung
darstellen. Die SENSO-Module sind auch
einzeln nutzbar.
Das heißt:
• Aufeinander abgestimmte Daten und
Funktionen
• Keine doppelte Datenerfassung und
Datenhaltung
• Automatischer Informationsfluß von
einer Komponente zur nächsten
Zu angrenzenden Produkten existieren
Schnittstellen:
• ODBC-Treiber und Datenübergabe zu
Office-Anwendungen
• Schnittstellen zu
– Finanzbuchhaltungen
– Lohn-/Gehaltabrechnungen
– Zeiterfassungssystemen
– Controlling-/MIS-Programmen
in aller Kürze
Vom Einzelplatz zum Datenverbund 4
Highlights 5
Einsatz des SENSO-Dienstplanes 6
Vorteile des SENSO-Dienstplanes 7
Mitarbeiter 8
Abwesenheitszeiträume 9
Grundlagen der Planung 10
BJH
HBD
WfB
DPL
HMA
AMB
Planerstellung 11
Prüfmechanismen 12
Vergütungsarten und Zeitzuschläge 13
Integration 14
Zeiterfassung 15
Listen, Auswertungen und Statistiken 15
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SENSO
Dienstplan
Heim-Management
Ambulante Dienste
Produktübersicht
Behinderten-, Jugend- und
Eingliederungshilfe
Hilfebedarfs- und Betreuungsplanung
mit Dokumentation
Werkstätten für Behinderte
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Ob Einzelplatz-System
in der Verwaltung, …
… Client-Server-Lösung für Verwaltung
und Betreuungsbereiche …
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… oder Integration im unternehmensweiten Datenverbund –
wir haben die richtige Lösung für Sie.
Häuser b. d. Zentrale
Scoveries, TFT-Bildschirme
Masterbrowser Router/Switch Router/Switch
R/3 Test
EMC2
R/3 Prod
Netzmanagement
Heim-Server
Backbone Zentrale
Terminal-Server
KH Altenstadt
vorhandene PC‘s
Router/Switch
WEB-Server
Sedi-Health
§301/302 Server
externe Wohngruppen
Netzmanagement
Router/Switch
Print-Fileserver

Komplexe Funktionen klar und einfach
strukturiert
Die Masken sind entsprechend der Häufigkeit
ihres Aufrufs ergonomisch angeordnet.
Der Zugriff darauf wird für jeden Mitarbeiter
durch individuelle Zugriffsrechte festgelegt.
Planung
• Dienstplanerstellung
• Dienstplanfixierung/-abzeichnung
• Mitarbeiterpläne
• Ausdruck der Dienstpläne und
Arbeitszeitnachweise
Stammdaten
• Schichtdefinition
• Gesetzliche und tarifliche Bestimmungen
(BAT, AVR, KAT, TVÖD) und
Betriebs-/Dienstvereinbarungen
• Personalbedarf
Parameter für
Sollstunden-Berechnung
• Belastungsprofile
SENSO Dienstplanung
Einrichtungsdaten
Bewohner > Belegung
> Pflegeaufwand
Mitarbeiter > Qualifikation
> Tarif
> Arbeitsbereich
> Arbeitszeit
(gem. AV)
Interne Zeiterfassung
Externe Zeiterfassung
• Bewertung von Abwesenheiten
• Kalender und Monatssollstunden
Ist-Zeiten und Lohn-Abrechnung
• Erfassung von Ist-Zeiten
• Ermittlung von Lohnarten
• Urlaubsberechnung gem. Tarif sowie
erbrachter Schicht- und Nachtdienste
Rahmen- > Personalbedarf
dienstplan > Schichtdefinition
Dienstplan > Planzeiten
> Termine
Ist-Zeiten, Termine
Zuschläge/ > Feiertage
Zulagen/ > Wochenenden
Lohnarten > Nachtarbeit
> Über-/Mehrstunden
> Abwesenheit
Lohn und Gehalt
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SENSO
Mitarbeiter
• Mitarbeiter-Stammdaten
die Highlights
• Pflegequalifikation und Termine
• Berechtigungen
• Abwesenheiten
• Arbeitszeit- und Urlaubskonto
• Urlaubsplan als Jahresübersicht
• Terminverwaltung
• weitere Informationen für den Pflegeund
Verwaltungsbereich
Schnittstelle Lohn & Gehalt
• Export der Lohnarten
• Wahlweise Export oder Import
der Mitarbeiterstammdaten
Restriktionen > Gesetze
> Tarife
Abwesenheit > Urlaub
> Krank
Besondere > Zu-/Abgänge
Ereignisse > Abwesenheiten
Bewohner
Mitarbeiter > Arbeitszeitkonto
> Urlaubskonto
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Einsatz des SENSO-Dienstplanes
Der in dieser Broschüre vorgestellte
SENSO-Dienstplan mit dem optional verfügbaren
Modul der Zeiterfassung ist
vollständig innerhalb der SENSO-Produkte
integriert, kann aber selbstverständlich
auch als eigenständiges Produkt installiert
und eingesetzt werden. Soziale Einrichtungen
standen und stehen im Spannungsfeld
zwischen Menschlichkeit und Wirtschaftlichkeit,
die Anforderungen und
Belastungen an die Mitarbeiter im
Gesundheits- und Sozialwesen steigen –
insbesondere in den letzten Jahren –
kontinuierlich an.
Im Bereich der Dienstplan-Gestaltung
fordern die Einhaltung arbeitsrechtlicher
Vorschriften und reduzierte Budgets von
den sozialen Einrichtungen die Umsetzung
innovativer Arbeitszeitmodelle und damit
ein hohes Maß an Flexibilität.
Dabei kann die immer noch weit verbreitete
Praxis der handschriftlichen und teilweise
mehrfachen Erfassung von Daten sicherlich
nicht der Weisheit letzter Schluß sein.
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®
SENSO
Insbesondere muß bei „händischen“
Dienstplanungssystemen, und dazu zählen
auch die häufig vorzufindenden Tabellenkalkulations-Lösungen,
die Einhaltung
vieler Restriktionen durch den Verantwortlichen
„intuitiv“ überprüft und die Verletzung
arbeitsrechtlicher Bestimmungen
durch aufwendige Prüfmechanismen
ausgeschlossen werden.
SENSO-Dienstplan unterscheidet sich in
nahezu jeder Hinsicht von gängigen Copy/
Paste Planungsprogrammen, angefangen
bei der Datenbasis bis hin zum jahresübergreifenden
automatischen Planungsansatz
und den überaus mächtigen Prüf- und
Plausibilisierungsmechanismen.
Der SENSO-Dienstplan ist für den Einsatz
in den Bereichen Alten- und Pflegeheime,
Sozialstationen und Familienhilfe, Betreutes
Wohnen, Behinderten- und Jugendhilfe
sowie in anderen im sozialen Bereich
tätigen Einrichtungen konzipiert worden.
alles aus einer Hand
Besonderer Wert wurde auf ein hohes Maß
an Integration innerhalb der SENSO-Produktpalette
gelegt.
Die Softwarepakete SENSO-Heimmanagement
und SENSO-iHM unterstützen in
Kombination mit dem SENSO-Dienstplan
die meisten im Tagesgeschäft anfallenden
Arbeiten. Dies gilt von der Verwaltung über
die Abrechnung nach PVG bzw. SGB XII,
die Pflegeplanung und -dokumentation,
die Betreuungplanung und -dokumentation
bis hin zur Dienstplanerstellung und
Dienstplanquittierung mittels der integrierten
Ist-Zeiterfassung der Mitarbeiter.
Er bietet neben der manuellen und automatischen
Dienstplanerstellung auch
Schnittstellen zu Zeiterfassungssystemen
sowie zu Lohn- und Gehaltsprogrammen.

Vorteile des SENSO-Dienstplanes
Der Einsatz des SENSO- Dienstplanes
• erhöht die Kundenorientierung, indem
er den Bedürfnissen der Bewohner weitgehend
entgegenkommt,
• ermöglicht einen Personaleinsatz, der
wirtschaftlich und gesetzeskonform ist,
• erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit,
indem er die Erstellung des Dienstplanes
selbst erleichtert und persönliche
Wünsche der Mitarbeiter so weit wie
möglich berücksichtigt.
• unterstützt die Personalverwaltung in
der rationellen Erledigung ihrer Arbeit
und der exakten Lohnabrechnung,
indem sie von zeitintensiven Routinearbeiten
entlastet wird (z. B. Ermittlung
der Lohnarten und Urlaubsansprüche)
Der SENSO-Dienstplan wurde im ständigen
Gedankenaustausch mit Anwendern aus
der Praxis erstellt und berücksichtigt
natürlich die Forderungen der Gesetzgebung.
Darüberhinaus sind den haus-
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SENSO
spezifischen Gegebenheiten zur Vereinbarungen
von Arbeitszeitregelung etc.
(Dienstvereinbarungen) keinerlei
Schranken gesetzt.
Hinsichtlich Funktionalität und Effizienz
können Sie sich auf die folgende Vorzüge
bei Einsatz des SENSO-Dienstplan
verlassen:
• Bedienerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit
und schnelle Einarbeitung
• Mandantenfähigkeit bzw. Skalierbarkeit
für jede Einrichtungsgröße
• Zeitersparnis durch Rahmendienstplan
auf der Basis von Wochen- und Rollzyklen
sowie manuellen Ergänzungen
• Rahmendienstplan auf Basis des
Nettoarbeitszeitmodells möglich
• Planungssicherheit durch Überprüfung
von Randbedingungen und durch
Führung einer Historie
• Direkter Zugriff auf Mitarbeiterstamm
bzw. automatischer Abgleich mit den
Daten aus Hostsystemen
überzeugend durch Kompetenz
• Automatische Berücksichtigung von
Rolltagen und arbeitsfreien Tagen
• Integrierte stationsübergreifende
Fremdeinsatz-Planung
• Übersichtliche Darstellung am Bildschirm
nach gewohnten Standards
• Erfassung individueller Wünsche zu
Arbeitszeit und Dienstplan sowie
Urlaubsliste
• Schutz Ihrer Investition durch Einsatz
von Spitzentechnologie
• Kontinuierliche Weiterentwicklung im
ständigen Austausch mit den Anwendern
• Freier Lesezugriff auf ausgewählte Daten
über ODBC-Schnittstelle.
Der SENSO-Dienstplan soll der Entlastung
der verantwortlichen Planer dienen und
gewährleisten, daß jegliche Restriktionen
im Umfeld der Thematik Personaleinsatzplanung
automatisch und optimal eingehalten
werden.
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Mitarbeiter
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SENSO
Die Mitarbeiterstammdaten bilden die
Basis für die Dienstplanung. Insgesamt
steht dafür ein Mitarbeiterinformationssystem
zur Verfügung, in dem neben den
für die Dienstplanung wichtigen Informationen
weitere für das Heimmanagement
(z. B. eine Gehaltsübersicht) und für den
Pflegedienst wichtige Informationen (z. B.
spezielle Pflegebefähigungen und eine
Terminüberwachung für Gesundheitsuntersuchungen)
hinterlegt sind.
Ihr wertvollstes Kapital
Externe Mitarbeiter, Auszubildende und
Zivildienstleistende und Praktikanten
werden ebenfalls geplant und verwaltet.
Für die Dienstplanung sind von Bedeutung
• Qualifikation
• Arbeitsbereich/Station/Abteilung
• persönliche Arbeitszeiten gem.
Arbeitsvertrag, Tarife/Lohngruppen
• Führung des Urlaubs- und
Arbeitszeitkontos
• Terminplan für Mitarbeiter
• persönliche Wünsche

Jeder weiß um die Bedeutung einer
reibungsfreien Urlaubsplanung und um die
flexible Reaktion auf unerwartete
Personalausfälle bzw. Abwesenheiten.
Nur mit einem übersichtlichen und leicht
handhabbaren Werkzeug kann man
Konflikte vermeiden und auf Engpässe
reagieren.
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SENSO
Abwesenheitszeiträume im Überblick
Freizeit im Plan
Zu Jahresbeginn ermittelt der Dienstplan
für das neue Jahr automatisch den Urlaubsanspruch
aller Mitarbeiter gem. Tarifvereinbarung
zuzüglich des Zusatzurlaubs für
die im Vorjahr geleisteten Schicht- und
Nachtdienste.
Die frühzeitige Erstellung der Urlaubsliste
und die Übernahme in den offiziellen
Urlaubsplan unter Einhaltung aller Rechte
und Pflichten ist die Grundlage für einen
reibungsfreien Dienst zum Wohle der
Bewohner.
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Grundlagen der Planung
1. Schichtdefinition
Die für den Dienstplan grundlegenden
Ausgangsgsdaten sind untergliedert in
Kategorien. All diese Stammdaten können
über eine entsprechende Bereichszuordnung
den Stationen oder Abteilungen der
Einrichtung zugeordnet werden, insbesondere
kann hier zwischen Pflege- und
Verwaltungsbereichen bzw. sonstigen
Dienstleistungsbereichen wie Küche und
Servicepersonal unterschieden werden.
Darüber hinaus besteht für alle relevanten
Planungsdaten auch die Möglichkeit, diese
den einzelnen Mitarbeitern direkt zuzuordnen
und somit zu gewährleisten, daß
auf die Wünsche und Bedürfnisse des Personals
bzgl. der Einsatzplanung optimal
eingegangen werden kann.
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SENSO
2. Arbeitszeit-Bestimmungen
Die Erfassungsmaske erlaubt in standardisierter
Form die Eingabe von nahezu allen
denkbaren Arbeitszeit-Prüfungen. Die Abbildung
der maximalen Tagesarbeitszeit,
der maximalen Anzahl von Schichten innerhalb
eines Zeitraums oder Beschränkungen
bzgl. des Wochenend-Einsatzes und für
Nachtschichten sind folglich erfaßbar.
(ArbZG, MuSchG, JarbschG, SchwbG)
Weiterhin werden tarifliche Bestimmungen
(BAT, AVR u.ä.) sowie Dienst-/Betriebsvereinbarungen
berücksichtigt.
Strukturen deutlich machen
3. Rahmendienstplan
Als Vorlage zur Dienstplanerstellung kann
ein Rahmendienstplan für eine frei
wählbare Anzahl von Wochen entworfen
und hinterlegt werden. Dieser wird auf
gesetzliche und tarifliche Anforderungen
überprüft. Bei der Übernahme in den
aktuellen Planungszeitraum sind lediglich
noch Abwesenheiten und individuelle
bzw. punktuelle Änderungen zu berücksichtigen
und zu besetzen.

Einfache Planerstellung mit vordefinierten Schemata
Neben der manuellen und der automatischen
Dienstplanung auf der Basis des
Rahmendienstplans bildet vor allem die
Personalsuche bei Ausfall einzelner Mitarbeiter
eine Kernfunktion. Hier fließen
alle Informationen des Mitarbeiterstamms
wie auch der Planungsdaten zusammen.
Dabei wird man jederzeit mittels der
Anzeige über den aktuellen Stand für
Urlaubs- und Gleitzeitkonten informiert.
Die Prüfungen überwachen neben der
Einhaltung (Ober- und Untergrenzen) der
arbeitsrechtlichen und mitarbeiterspezifischen
Vorgaben auch die Anforderungen
des Personalbedarfs, wie z.B. einerseits
für Spitzenzeiten, andererseits auch für
Pausenzeiten. Differenzen in wichtigen
Bereichen werden unmittelbar farbig
markiert und bei Anwahl dem Planer in
ausführlicher Form dargestellt.
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SENSO
verstehen, verwalten, vertrauen
Bis zur Verabschiedung kann mit einer
vorläufigen Version, dem sog. „Probedruck“
der interne Abstimmungsprozeß
durchgeführt werden, so daß erst nach der
Abzeichnung, d.h. der Fixierung, der Dienstplan
seinen offiziellen Status erhält und
damit zum Aushang kommt.
Änderungen in bereits fixierten Dienstplanungen
sind dann nur durch autorisiertes
Personal bei genauer Protokollierung
des Änderungsvorgangs zulässig und
werden in der Historie dokumentiert.
Darüber hinaus werden auch im laufenden
Plan plötzliche Abweichungen infolge
von Änderungen in der Belegung (Zu-/Abgänge,
Abwesenheiten) geprüft und ggf.
gemeldet.
Im Rahmen der Planerstellung sind auch
Vorabberechnungen für Schichtzulagen
unter Berücksichtigung von Ausgleichszeiträumen
möglich, so daß im Sinne
einer Kostenoptimierung prospektiv auf
entstehende Ansprüche von Zuschlägen
reagiert werden kann.
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SENSO
Die umfangreichen Prüfmechanismen
In Form von Zeitscheiben kann ein differenziertes
Belastungsprofil mit einem zugehörigen
Personalbedarf an Minimal- und
Durchschnittsbesetzung erfaßt werden.
Dieses Profil wird bei der Planung überprüft,
so daß die Auslastung auf die realen Bedürfnisse
– wahlweise auch durch eine bereichsübergreifende
Personalsuche – für jede
einzelne Zeitscheibe oder auch für die
gesamte Schicht abgestimmt werden kann.
Dabei werden die erforderlichen Qualifikationen
und Arbeitstage des Mitarbeiters
mit berücksichtigt.
mehr Zeit für das Wesentliche

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SENSO
Vergütungsarten und Zeitzuschläge
Die Arbeitszeiten und die Zuschläge für
Sonntags-, Feiertags-, Nachtarbeit und
sonstige Überstunden werden in Form von
Lohnarten gem. der gültigen Tarifregelung
erfaßt. Selbstverständlich können neben den
normalen Zeitzuschlägen auch spezielle
Vergütungen und Zuschläge für ausgezeichnete
Tage (Silvester, Heiligabend usw.)
hinterlegt werden.
Nach Übernahme bzw. Erfassung der Ist-
Zeiten werden für die einzelnen Mitarbeiter
die Lohnarten ermittelt und minutengenau
ausgedruckt. Gleichzeitig werden die Übergabedaten
für die einzelnen Zuschlagskategorien
zur Übernahme in ein Lohn- und Gehaltsprogramm
aufbereitet. Somit stehen sie
zur weiteren Lohnberechnung zur Verfügung.
Zusätzlich werden die Zulagen für Wechselschicht
und geschlossene Abteilungen aus
den erfaßten Arbeitszeiten ermittelt.
Weiterhin werden Ausgleichszeiträume,
z. B. 13 Wochen, für die Ermittlung von
Überstundenzuschlägen ausgewertet.
wenn es stimmen muß
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SENSO
wenn alles ineinandergreift
Hohes Maß an Integration
Der Dienstplan ist in ein Gesamtsystem
eingebettet, das durch die Einrichtung und
die in den Stationen bzw. Bereichen für
jeden einzelnen Bewohner festgelegte
Pflegeplanung und die darauf fußenden
täglich zu erbringenden Pflegemaßnahmen
gegeben ist.
Werden diese mit genauen Pflegedurchführungszeitpunkten
und einer praxisgerechten
Durchführungs- bzw. Behandlungsdauer
versehen, kann daraus das für den
Dienstplan zugrundeliegende Belastungsprofil
abgeleitet werden.
Ebenso werden auch spontane Hinweise
generiert, wenn sich auf Grund von Zu-/Abgängen
bzw. Abwesenheiten unter Berücksichtigung
des Pflegeschlüssels Änderungen
in der Personalanforderung ergeben, so daß
auch in solchen Situationen die Möglichkeit
besteht, schnellstmöglich auf geänderte
Anforderungen reagieren zu können.

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SENSO
Die integrierte Zeiterfassung
Zur Erfassung der Dienstzeiten gibt es
prinzipiell die folgenden drei Möglichkeiten:
• Manuelle Erfassung im
SENSO-Dienstplan durch Setzen von
Ist-Zeit = Plan-Zeit und Eingabe der
davon abweichenden Änderungen.
(Zusätzliche Investitionen für Zugangssysteme,
Kartenleser etc. sind dann
nicht erforderlich.)
• Erfassung der Zeitpunkte für Kommen
und Gehen innerhalb des
SENSO-Programmes
• Übernahme der Daten von einem extern
installierten Zeiterfassungssystem
Alle drei Varianten sind in SENSO realisiert,
z.B. für Standardschnittstellen SAP R/3 HR
oder DATEV. Bei Übernahme der Daten von
derzeit nicht realisierten Zeiterfassungssystem
ist die Offenlegung der Schnittstelle
erforderlich.
Listen, Auswertungen und Statistiken
• Analyse von Schichtverteilungen pro
Mitarbeiter und in Summe je Bereich
und die Einrichtung
• Analyse von Fehlzeiten pro Mitarbeiter
und in Summe je Bereich und die
Einrichtung
• Jahresübersicht für Urlaub, ausbezahlte
Überstunden, Fortbildungsstatistik,
Qualifikationsstatistik
• Stellenplan für Pflegebereiche
• Stellenplan für Gesamtunternehmen
mit Anpassungsmöglichkeiten auf
Grund geänderter Vorgaben durch das
Management
Kennzahlen im Lot
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SIGMA
Gesellschaft für Systementwicklung
und Datenverarbeitung mbH
Ein Unternehmen der develop group
Am Weichselgarten 4
D-91058 Erlangen
Fon +49 (0) 9131-777-30
Fax +49 (0) 9131-777-325
senso@develop-group.de
www.develop-group.de
PB/DP 10.2005