Informationen des Bundesverbandes Direktvertrieb - REDAKTION21 ...

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Professionelles E-Mail-Management
Maßnahmen gegen die tägliche E­Mail­Flut
Der Stellenwert der E-Mail-Kommunikation wächst in allen Bereichen des gesellschaftlichen
Lebens, insbesondere aber im geschäftlichen Alltag. Mehrere hundert interne und externe
E-Mails prasseln täglich in digitale Postkörbe. Unternehmen, die ihr E-Mail-Management
nicht optimal im Griff haben, sind schnell bei der Bearbeitung der digitalen Post überfordert.
! Eine E­Mail zu verfassen und per
Mausklick zu versenden, ist einfach,
bequem und schnell, selbst wenn sie
oftmals nicht die Sorgfalt und Form eines
Papierbriefes aufweist. Besonders
im Geschäftsleben steigt die nutzung
dieses Kommunikationsmittels. Die
Verlagerung der Kommunikation in
Richtung E­Mail bekommen insbesondere
Unternehmen zu spüren, die mit
der wachsenden Anzahl eingehender
Mails nicht nur gefordert, sondern vielfach
auch schon überfordert sind. Viele
Unternehmen versuchen immer noch,
die Mail­Flut mit konventionellen Methoden
wie beispielsweise mehr Personal
und Standard­Software in den
Griff zu bekommen. Auf Dauer ist dies
allerdings keine effektive Lösung, da
die Tendenz zur E­Mail­Kommunikation
täglich steigt. Unternehmen sollten
daher möglichst frühzeitig sowohl die
interne als auch die externe E­Mail­
Kommunikation optimieren, um nicht
in der Mail­Flut zu ertrinken.
MIT DEM MITARBEITER FäNGT ES AN
Jeder, der täglich mit E­Mails zu
tun hat, weiß, wie viel Zeit man damit
verbringen kann. Aussprüche wie „Die
lieben Kollegen mailen mich zu“ sind
schnell zur Hand. Bevor aber der Finger
auf die Kollegen gerichtet wird,
sollte der eigene Umgang mit E­Mails
geprüft werden. Oftmals sind nämlich
nicht die E­Mails das Problem, sondern
die Art und Weise, wie mit ihnen
umgegangen wird. Durch eine bessere
individuelle Strukturierung und ein
effektiveres Zeitmanagement lassen
sich bereits etliche interne Ressourcen
einsparen. Wer weniger Zeit mit seinen
E­Mails verbringen möchte, kann mit
einfachen Maßnahmen seine E­Mails
effizienter organisieren. Mit den meisten
E­Mail­Clients lassen sich Regeln
und Strukturen einrichten, die die Effektivität
der Bearbeitung erhöhen.
Die wichtigste Regel in der individuellen
E­Mail­Kommunikation ist
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Das Eisenhower-Prinzip ist auch zur Bearbeitung von E-Mails geeignet
das klassische Zeitmanagement. Es
ist zu entscheiden, welche Mails sofort
bearbeitet werden müssen und
welche warten können, welche selbst
bearbeitet werden müssen und welche
sich delegieren lassen. Schließlich gilt
es noch, alle E­Mails auszusortieren,
die überhaupt keine Relevanz haben
und der Ablage P – dem Papierkorb
– zugeführt werden können. Hilfreich
bei diesen Entscheidungen ist das Eisenhower­Prinzip,
benannt nach dem
US­Präsidenten und alliierten General
Dwight David Eisenhower.
Ferner erleichtern folgende Tipps
den täglichen Umgang mit E­Mails:
→ Schalten Sie alle Formen der E­
Mail­Benachrichtigung bei Eingang
einer neuen E­Mail aus.
→ Es ist in der Regel keine sofortige
Reaktion auf eingegangene E­Mails
erforderlich. (Die asynchrone Arbeitsweise
bei E­Mail bietet genug
„Luft“ für Ihr Zeitmanagement.)
→ Arbeiten Sie Ihre E­Mails im Block
ab.
→ Legen Sie sich eine sinnvolle Ordnerstruktur
mit klaren Prioritäten
an.
→ Erstellen Sie erste Textbausteine
für wiederkehrende Inhalte
→
in Ihrem Bereich (z. B. über die
Signatur­ oder Schnellbaustein­
Funktionen Ihres E­Mail­Clients).
Erstellen Sie erste (Routing­)Regeln,
um Ihre E­Mails automatisch
sortieren zu lassen.
Wichtig ist: Fangen Sie einfach an.
Jeden Tag ein neuer Textbaustein, eine
weitere Regel, ein weiterer Organisationsschritt
etc. und im Handumdrehen
haben Sie sich innerhalb weniger Tage
schon erhebliche Erleichterungen aufgebaut.
ohNE INTERNE REGElN
GEhT ES NIchT!
Um den internen Mailverkehr zu
regeln und zu begrenzen, kommt kein
Unternehmen an einer E­Mail­Richtlinie
vorbei. Ziel der unternehmensweiten
Regelung ist es unter anderem, intern
den Zeitaufwand aller Mitarbeiter
und Kollegen so gering wie möglich zu
halten und dadurch letztendlich Kosten
für das Unternehmen einzusparen
sowie extern eine konstant hohe Antwortqualität
zu wahren.
Folgende Punkte sollten in einer
E­Mail­Richtlinie von Unternehmen
definiert werden: