Flussdiagramme leicht gemacht: - Cobbex Consulting AG

Flussdiagramme leicht gemacht:
1. Einleitung 2
2. Installation 2
3. Vorbereitung 4
4. Erste Schritte 8
5. Schaltflächen 9
6. Nützliche Tipps 11
7. Deinstallation 11
Sitz Büro Ostschweiz
Sagihalde 2 Schilfweg 10 ���� 11
11
CH-5610 Wohlen CH-9322 Egnach
Tel. 056 611 01 75 Tel. 071 470 01 75
Fax 056 611 01 76 Fax 071 470 01 76 AW-030.C (d)
E-mail: contact@cobbex.ch www.cobbex.ch © 2001-2003 Cobbex Consulting AG

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1. Einleitung
Chart°Witch ist ein einfach zu bedienendes Programm zum Zeichnen von
Abläufen bzw. Flussdiagrammen in Microsoft Word oder Microsoft Power Point
(Version 2000 oder XP bzw. 2002). Chart°Witch ist als COM Add-In
programmiert und funktioniert nicht mit Office 97 oder früheren Versionen.
2. Installation
Die Installation des Chart°Witch ist denkbar einfach:
Starten Sie setup.exe von der CD bzw. öffnen Sie das Archiv Chart°Witch.zip
und starten Sie setup.exe, wenn Sie das Programm vom Internet
heruntergeladen haben (einige unzip-Programme bieten beim Öffnen
automatisch die Option „Installieren“ an). Folgendes Fenster wird angezeigt:
Klicken Sie auf OK, um zum nächsten Fenster zu gelangen::
Klicken Sie auf den grossen bunten Knopf links oben.
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Der Chart°Witch wird nun installiert. Unter Umständen werden Sie
aufgefordert, Ihren Computer neu zu starten. In diesem Fall tun Sie dies und
starten Setup.exe ein weiteres Mal. Am Schluss sollten Sie die Meldung
erhalten, dass das Setup erfolgreich abgeschlossen wurde.
Starten Sie anschliessend Microsoft Word (oder Power Point). Nach dem
Startbildschirm von Word wird Ihnen kurz das folgende Fenster eingeblendet,
welches auf eine erfolgreiche Installation des Chart°Witch schliessen lässt:
Anschliessend wird die Chart°Witch-Symbolleiste aufgebaut, die Sie dann im
oberen Bereich des Word-Fensters finden:
Jetzt können Sie bereits loslegen. Machen Sie sich zuerst mit den diversen
Einstellungen vertraut. Wie Sie diese beeinflussen können, erfahren Sie im
folgenden Abschnitt.
Hinweis:
Der Chart°Witch läuft nach der Installation als „Demo“-Version.
Einige Symbole und Funktionen sowie die Einstellung der Symbolfarbe stehen
Ihnen in diesem Modus nicht zur Verfügung. Um alle Funktionen zu
aktivieren, müssen Sie den Registrierungsccode eingeben, den Sie von
Cobbex erhalten. Wie Sie das tun können, finden Sie im Abschnitt 3.5.
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3. Vorbereitung
Bevor Sie mit dem Zeichnen beginnen, sollten Sie die Grundeinstellungen
vornehmen. Drücken Sie dazu auf die Schaltfläche am rechten Rand in der
Chart°Witch-Menuleiste.
Das Formular für die Einstellungen wird geöffnet:
Die Einstellungen sind in fünf Gruppen gegliedert:
Stellen Sie unter Symbolgrösse die Höhe und Breite ein, die Ihre
Ablaufsymbole haben sollen. Wenn Sie Ihre Flow Charts in Word-Tabellen
zeichnen wollen, sollte die Höhe mit der Zeilenhöhe Ihrer Tabelle
übereinstimmen. Die gelben Felder geben Ihnen an, wie viel Punkten Ihre
Eingabe entspricht (Word rechnet intern nur mit Points).
Mit dem Wert Abstand können Sie festlegen, welchen (horizontalen und
vertikalen) Abstand Ihre Symbole voneinander haben sollen; der Wert
Abstand definiert somit auch die Länge der Verbindungspfeile (waagerecht
und senkrecht).
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Positionierung: Mit den Werten Ursprung X und Ursprung Y können Sie
festlegen, wo das erste Symbol platziert werden soll; die Werte beziehen sich
auf die in der Seiteneinrichtung festgelegten Seitenränder links (X) und oben
(Y).
Operationen: Der Wert Schieben bestimmt, um welche Distanz ein Symbol
(oder eine Gruppe von markierten Objekten) mit einem Schiebebefehl
verschoben wird.
Mit dem Parameter HL+/HL- können Sie festlegen, um wie viel ein Pfeil mit
den entsprechende Tasten verlängert/verkürzt oder ein Symbol in der Höhe
variiert wird.
Schriftart/Schriftgrösse: Hier können Sie definieren, mit welcher Schriftart
und welcher Schriftgrösse der Text in den Ablaufsymbolen dargestellt werden
soll (Ausnahme: Anschlusspunkte und Seitenverbinder haben feste
Schriftgrössen). Sie können unter 6 vordefinierten Schriftarten und 7
Schriftgrössen auswählen; verwenden Sie in Ihrem Unternehmen eine andere
(nicht aufgeführte) Standardschriftart, so können Sie deren Namen in das
leere Feld eingeben. Ihre Schriftart wird dann auch für die Symbole
verwendet. Die Eingabe muss genau mit der Bezeichnung der Schriftart im
Office-Menu übereinstimmen (inklusive Leerzeichen etc.), da anderenfalls
zwar der Name übernommen wird, Ihr Office-Programm aber mit einer
Ersatzschriftart operiert.
Die eingestellte Schriftart und –grösse wird für alle Symbole verwendet, die
Sie neu zeichnen. Wenn Sie ein Symbol markierten, können Sie über die
Formatleiste in Word die Schriftart nachträglich ändern oder den Text unterstreichen
oder fett darstellen.
Füllfarbe der Symbole: Sie können für die Ablaufsymbole eine (Füll-) Farbe
festlegen oder diese weiss lassen (in der DEMO-Version ist nur hellgelb
verfügbar).
3.1. Speichern der Einstellungen
Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Einstellungen zu speichern:
• Schaltflächen: Klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche (mit dem
Disketten-Symbol), so werden Ihre Einstellungen in der Windows-
Registrierung gesichert; sie werden beim nächsten Start von Word oder
Power Point wieder übernommen. Klicken Sie auf OK, wird das Fenster
geschlossen und Ihre Einstellungen zum Zeichnen verwendet. Haben Sie
diese zuvor nicht gesichert, werden beim nächsten Start vom Word oder
Power Point wieder die „alten“ Einstellungen geladen.
• Menu: Wählen Sie aus dem Menu Datei den Befehl Speichern und
Schliessen; Ihre Einstellungen werden damit in der Windows-
Registrierung gesichert und das Fenster wird geschlossen (diese
entspricht den Schaltflächen Sichern und OK).
• Abbrechen: Wenn Sie die vorgenommenen Änderungen verwerfen
wollen, klicken Sie auf Abbrechen oder wählen Sie aus dem Menu Datei
den Befehl Abbrechen und Schliessen.
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3.2. Sprachwahl
Im Menu können Sie unter dem Punkt Sprache die Menusprache wählen:
Es stehen Ihnen drei Sprachen zur Auswahl. Die Einstellung wirkt sich auch
auf die Sprache der Symboltexte und auf die Hilfetexte der Schaltflächen von
Chart°Witch in Word oder Power Point aus.
3.3. Registrierung
Wenn Sie das Programm gekauft haben, erhalten Sie von Cobbex einen
Registrierungsschlüssel. Um das Programm „freizuschalten“ (Wechsel von der
DEMO- zur Vollversion), wählen Sie aus dem Menu Info den Befehl
Registrieren. Das folgende Fenster wird angezeigt:
Geben Sie den Namen Ihrer Firma/Organisation in das obere Feld und den
Keycode in das untere Feld ein. ACHTUNG: Beide Einträge genau so
vornehmen, wie von Cobbex angegeben; Gross- und Kleinschreibung
beachten.
Sind die Einträge korrekt, erhalten Sie die Meldung „Vielen Dank“ und der
Vermerk „[DEMO]“ in der Titelzeile des Eigenschaftsfensters verschwindet.
Stattdessen wird unten links der Firmenname angezeigt und der Menubefehl
Registrieren deaktiviert.
Der Registrierungscode muss nur einmal eingegeben werden, beim nächsten
Start von Word läuft Chart°Witch automatisch als Vollversion. Die Eingabe
muss jedoch bei jeder Installation (bei jedem PC) einmal erfolgen.
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3.4. Splashscreen anzeigen
Im Menu Info finden Sie einen Punkt, mit dem Sie die Anzeige des Startbilds
(„Splashscreen“) steuern können:
Befindet sich ein Häkchen vor dem Eintrag, wird bei Start von Word oder
Power Point das Startbild von Chart°Witch angezeigt. Wenn Sie dies nicht
wünschen, können Sie diese Funktion deaktivieren (nicht möglich in der
DEMO-Version).
3.5. Info-Screen
Zuunterst im Menu Info finden Sie den Punkt Über...
Dieser Menupunkt öffnet ein ähnliches Fenster wie für die Registrierung,
welches Ihnen die installierte Programmversion, den Lizenzvertrag und
Informationen zu Cobbex anzeigt.
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4. Erste Schritte
Sie können einen Ablauf immer mit einem „blauen“
Symbol beginnen. Starten Sie Ihren Ablauf z.B. mit
dem allgemeinen Startsymbol:
Tragen Sie ggf. den gewünschten Text ein (Sie können
dies auch später nachholen) und achten Sie darauf,
dass das Element markiert ist bzw. bleibt.
Klicken Sie anschliessend auf das Pfeil-Abwärts-
Symbol:
Schliessen Sie nun das erste Tätigkeitssymbol an:
Klicken Sie nochmals auf das Pfeil-Abwärts-Symbol:
Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte mit einem
Prüfungssymbol statt der Tätigkeit.
Fügen Sie jetzt (als Beispiel) eine Entscheidung hinzu:
Und jetzt zeichnen Sie einen Pfeil zurück:
Wir möchten nun den Pfeil bis zur ersten Tätigkeit ziehen;
klicken Sie dazu einige Male auf das Symbol Verlängern,
bis der Pfeil an das gewünschte Ort zeigt (im
Beispiel nebenan gestrichelt gezeichnet).
Sie können den Ablauf nun beliebig fortsetzen. Achten Sie darauf, dass das
Element, bei dem der Ablauf fortgesetzt werden soll, immer markiert ist; am
schnellsten kommen Sie voran, wenn Sie zuerst den ganzen Ablauf zeichnen
und anschliessend die Texte in die Symbole eingeben. Ein Symbol wird
gegenüber dem markierten Symbol immer zentriert gezeichnet.
Einige Symbole können nur verwendet werden, wenn ein bestimmtes
anderes Symbol markiert ist (siehe nächster Abschnitt). Einige Symbole
werden abhängig vom markierten Objekt auch unterschiedlich gezeichnet
oder positioniert. Der Seitenverbinder oder die Sprungmarke (Kreis) können
ohne vorgängige Markierung verwendet werden, sie werden dann nach
Vorgaben positioniert.
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5. Schaltflächen
Hinweis: mit den blauen Schaltflächen können Sie ein Flussdiagramm
beginnen oder auf einer nächsten Seite fortsetzen. Für die
grünen Tasten muss immer zuerst ein Startobjekt markiert werden.
Die grauen Schaltflächen sind Funktionstasten.
5.1. Zeichnungssymbole
Zeichnet ein Rechteck mit runden Kanten (Start oder Ende)
Zeichnet ein schattiertes Rechteck mit runden Kanten (Start oder
Ende aus/in einen anderen Prozess)
Zeichnet ein Seitenverbindungssymbol mit der Zahl 1
Wird verwendet, um den Ablauf auf der nächsten Seite fortzusetzen bzw.
um den Ablauf auf der Folgeseite zu beginnen.
Zeichnet einen Anschlusspunkt mit dem Buchstaben „A“
Wird verwendet, um an eine andere Stelle im Ablauf zu „springen“; wenn
vor dem Zeichnen kein Symbol markiert war, wird der Kreis rechts oben
positioniert (in der zweiten Ablaufspalte).
Zeichnet einen Pfeil von links nach rechts
Spezialfall: war vor dem Zeichnen ein Pfeil abwärts markiert, so wird ein
Pfeil von rechts nach links für einen Anschlusspunkt gezeichnet.
Zeichnet einen Pfeil von oben nach unten
Zeichnet einen Pfeil nach rechts und nach unten
(wird für Verzweigungen/Entscheide verwendet)
Zeichnet einen Pfeil nach unten und nach links
(wird für Verzweigungen/Entscheide als Rückführung verwendet)
Zeichnet einen Pfeil nach rechts und aufwärts
(wird für Verzweigungen/Entscheide verwendet)
Zeichnet einen Pfeil nach oben und nach links
(wird für Verzweigungen/Entscheide als Rückführung verwendet)
Zeichnet ein Rechteck (= Tätigkeit)
Zeichnet ein schattiertes Rechteck (= Subprozess)
Zeichnet ein Dokumentensymbol (z.B. für Ausdruck, Aufzeichnung
etc.)
Zeichnet ein Sechseck (Symbol für Prüfung)
Zeichnet einen Pfeil retour auf der linken Seite
(die Länge bzw. Höhe des Pfeils kann mit den Funktionstasten HL+ und HL-
angepasst werden)
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Zeichnet eine Raute (Entscheidung) mit den Textfeldern „Ja“ und
„Nein“. Hinweis: Sie können die Ja/Nein-Elemente frei verschieben,
sie sind nicht gruppiert.
Zeichnet einen Pfeil retour
(die Länge bzw. Höhe des Pfeils kann mit den Funktionstasten HL+ / HL-
angepasst werden)
Zeichnet ein Und-Symbol
Wird verwendet, um zwei Pfade zusammenzuführen (wenn beide Bedingungen
erfüllt sein müssen, damit der Ablauf fortgesetzt wird)
5.2. Funktionstasten
Zeigt Programmname und Version an. Wurde zuvor ein Grafiksymbol
markiert, erhalten Sie Angaben über Name und Position des Elements.
Wird kein Name angezeigt, handelt es sich nicht um eine
Grafik, die Sie mit Chart°Witch verwenden können.
Setzt das markierte Objekt in den Grundzustand (Linien durchgezogen,
Symbole hell bzw. weiss).
Hebt das markierte Objekt hervor (Linien werden gestrichelt, Symbole
dunkel bzw. grau eingefärbt).
Dreht das markierte Element um 90° im Uhrzeigersinn. Damit lassen
sich (verbunden mit dem Schiebebefehl) zum Beispiel Pfeile
nach links zeichnen oder die Pfeile retour spiegeln.
Verlängert einen Pfeil um eine Einheit (HL+/HL-) bzw. erhöht die
Symbolhöhe um diesen Wert.
Verkürzt einen Pfeil um eine Einheit (HL+/HL-) bzw. verkleinert die
Symbolhöhe um diesen Wert.
Vergrössert die Breite eines Symbols um 50% bzw. macht die Änderung
rückgängig. Bei den Pfeilen nach oben links oder unten rechts
wird die Breite so angepasst, dass der Pfeil bis zum vertikalen Pfeil
oder bis zum Tätigkeitssymbol geht.
Schiebt die markierten Elemente um eine Einheit nach links (um die
Distanz, die als „Schieben“ bei den Eigenschaften festgelegt wurde).
Schiebt die markierten Elemente um eine Einheit nach rechts.
Schiebt die markierten Elemente um eine Einheit nach oben.
Schiebt die markierten Elemente um eine Einheit nach unten.
Überträgt die eingestellte (Füll-) Farbe, Schriftart und Schriftgrösse
auf alle markierten Objekte.
Blendet die „Zeichnen“-Symbolleiste von Word bzw. Power Point ein
oder aus.
Öffnet das Fenster mit den Einstellungen (siehe Abschnitt 3).
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6. Nützliche Tipps
• Verwenden Sie zum Zeichnen von Abläufen eine Word-Tabelle. Stellen
Sie die Zeilenhöhe der Tabelle so ein, dass Sie genau der Symbolhöhe
entspricht (Sie können die Zeilenhöhe in cm spezifizieren); stellen Sie
den Ursprung des Systems so ein, dass das erste Symbol genau in die
zweite (oder dritte) Zeile Ihrer Tabelle passt (ggf. etwas ausprobieren).
In die nächste Spalte lässt sich dann der zugehörige Text eintragen.
• Wenn Sie viel Erklärungstext zu den Tätigkeiten hinterlegen müssen,
wählen Sie eine grössere Symbolhöhe und einen kleineren Abstand.
Erstellen Sie dazu eine Tabelle, bei der die Zeilenhöhe alterniert (höhere
Zeilen für die Symbole, jede 2. Zeile niedriger für die Verbindungspfeile
(Abstand).
• Gestalten Sie Ihre Abläufe so einfach wie möglich. Flussdiagramme
sagen am meisten aus, wenn sie gut überblickbar sind. Mehrseitige
Abläufe haben meist eine eher abschreckende Wirkung.
• Sie können zusätzliche Symbole „von Hand“ hinzufügen. Lassen Sie sich
die Word-Symbolleiste „Zeichnen“ anzeigen und wählen Sie irgendein
Symbol aus den „AutoFormen“ aus (z.B. ein Symbol aus der Rubrik
„Flussdiagramm“). Positionieren Sie das Element durch Verschieben an
die richtige Stelle; um das Symbol genau positionieren zu können,
ändern Sie im Eigenschaftsmenu den Wert von Schieben z.B. auf 0.1
cm. Wenn Sie dieses Element anschliessend markieren und im FlowTool
auf den Pfeil-nach-unten-Knopf drücken, wird dieser zentriert an das
neue Symbol angehängt. Mit dem „Format“-Knopf können Sie dem
Symbol Ihre Standardschriftart und -Farbe zuordnen.
7. Deinstallation
Chart°Witch können Sie wie andere Programme über die Systemsteuerung
deinstallieren. Öffnen Sie die Systemsteuerung und dann den Ordner
„Software“. Markieren Sie in der Liste den Eintrag „Cobbex Chart°Witch“
und klicken Sie auf „Hinzufügen/Entfernen“. Wenn Sie gefragt werden, ob
Sie dieses Programm deinstallieren möchten, klicken Sie auf „Ja“.
Die Chart°Wizard-Symbolleiste wird in Word auch nach der Deinstallation
noch angezeigt, hat aber keine Funktion mehr. Um diese zu entfernen öffnen
Sie in Word das Menu „Ansicht“, „Symbolleisten“ und klicken auf „Anpassen...“;
im folgenden Fenster sind alle Symbolleisten aufgelistet. Markieren
Sie den Eintrag „Chart°Witch“ in der Liste und klicken Sie auf „Löschen“
- die Symbolleiste wird daraufhin entfernt.
Wir wünschen Ihnen viel Spass mit unserem Chart°Witch!
Wenn Sie Anregungen, Ergänzungs- oder Änderungswünsche haben, oder (trotz unserer
umfangreichen Tests) noch Fehler feststellen sollen, freuen wir uns über ihr E-Mail an
contact@cobbex.ch
Ihre Cobbex Consulting AG.
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