Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und ... - Medizin-EDV

AUSGABE 2012
www.medizin-edv.de
ISBN 978-3-932971-14-3
Preis: 17 Euro / 20 CHF
Schmücker/Dujat/Seidel
Dokumentenmanagement,
digitale Archivierung
und elektronische Signaturen
im Gesundheitswesen
Das Standardwerk für Geschäftsführer, CIOs, IT-Leiter, IT-Mitarbeiter, Archivleiter,
Organisatoren, Dokumentare, Datenschutzbeauftragte, Berater und Juristen
Gekürzte
Vorabversion
mit Anbietern und
Lösungen aus dem Markt

„Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und
elektronische Signaturen im Gesundheitswesen“
Ausgabe 2012
Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“
der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik,
Biometrie und Epidemiologie (GMDS) e. V.
Stand: 5. April 2012
Herausgegeben von
Paul Schmücker 1
Carl Dujat 2
Christoph Seidel 3
unter Mitarbeit von
Jörn Erdmann4 , Rüdiger Gruetz3 , Anke Häber5 , Andreas Károlyi6 , Henning Kopp7 ,
Heino Kuhlemann8 , Markus Neumann9 , Alfred Winter10 , Andreas Zimolong6 1 Hochschule Mannheim, Fakultät für Informatik, Institut für Medizinische Informatik
2 promedtheus AG, Erkelenz
3 Städtisches Klinikum Braunschweig gGmbH, Geschäftsbereich IT und Unternehmensentwicklung
4 Charité Facility Management GmbH (CFM), Berlin
5 Westsächsische Hochschule Zwickau, Fachbereich Physikalische Technik / Informatik
6 Synagon GmbH, Beratung für das Gesundheitswesen, Aachen
7 DS DATA SYSTEMS GmbH, Braunschweig
8 eHealthOpen Limited, Zweigniederlassung Deutschland, Schliersee
9 Dr. Neumann & Kindler Ltd. & Co. KG, Bochum
10 Universität Leipzig, Institut für Medizinische Informatik, Statistik und Epidemiologie

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Vorwort zur gekürzten Vorabversion
Im Bereich der klinischen Dokumentation nimmt der Grad originär
digital erstellter Bestandteile immer stärker zu. Dies gilt auch für
den Umfang gescannter Papierdokumente. Für die optimale Verwaltung
der dort entstehenden Dokumente ist eine rechnerunterstützte
Dokumentenverwaltung erforderlich. Ohne solche rechnerunterstützte
Hilfsmittel können Dokumente nur schwer verwaltet,
wiedergefunden und reproduziert werden.
Mit der Zunahme des Digitalisierungsgrades stellt sich die Frage
nach der Einführung einer digitalen Archivlösung. Vor diesem
Schritt stehen derzeit immer noch viele Krankenhäuser, insbesondere
da die konventionelle Archivierung mit einigen Schwachstellen
(Raummangel, Wiederauffindungsraten, Öffnungszeiten der Archive
etc.) verbunden ist. Außerdem wollen viele Krankenhäuser
zukünftig auf den Ausdruck rechnerunterstützt erzeugter Dokumente
möglichst ganz verzichten.
Krankenhäuser und sonstige Einrichtungen des Gesundheitswesens,
die bereits elektronische Archivsysteme unter Routinebedingungen
einsetzen, beabsichtigen in der Regel, diese auszubauen, zu
optimieren oder durch andere Lösungen zu ersetzen.
In dieser Situation sind funktionale, technische, architektonische,
organisatorische und rechtliche Richtlinien und Empfehlungen
für die Vorbereitung und Durchführung der Einführung
oder des Ausbaus von rechnerunterstützten Dokumentenmanagement-
und Archivierungssystemen gefragt. Dieser Informationsbedarf
stellte immer wieder sicher, dass die sogenannten „Archivtage“,
die in der Regel zweimal jährlich von der Arbeitsgruppe
„Archivierung von Krankenunterlagen“ der Deutschen Gesellschaft
für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e. V.
(GMDS) durchgeführt werden, bei jeder Veranstaltung zu einem großen
Erfolg wurden. In der vorliegenden Ausgabe sind die Ergebnisse
der bisherigen 34 Treffen der GMDS-Arbeitsgruppe „Archivierung
von Krankenunterlagen“ zusammengefasst worden.
Aufgrund der Tatsache, dass digitale Archive zunehmend
eine Verbreitung finden, wird der vorliegende Leitfaden auch
einen Ausblick auf erwartete künftige Entwicklungen geben. Rechnerunterstützte
Dokumentation, Archivierung und Organisations -
unterstützung sind Voraussetzungen für wirtschaftliche DV-
Lösungen im Rahmen von medizinischen Kompetenzzentren,
Disease-Management-Programmen, Integrierter Versorgung, Hausarztmodellen
etc. Um die Kommunikation zwischen den verschiedenen
Einrichtungen des Gesundheitswesens zu verbessern,
werden einrichtungs- und sektorenübergreifende Elektronische
Gesundheitsakten eingeführt. Zur Verbreitung der Elektronischen
Gesundheitskarte sind noch Lösungen für den Aufbau Elektronischer
Patientenakten und digitaler Archive zu konzipieren und
zu entwickeln.
Die Herausgabe des Praxisleitfadens war nur möglich, weil
viele Personen Beiträge als Autoren lieferten und fast alle im
Gesundheitswesen tätigen Anbieter von digitalen Archivierungs -
lösungen ihre Produkte präsentieren. Hierfür danken die Herausgeber
allen Beteiligten.
Der vorliegende Praxisleitfaden soll zu einem späteren Zeitpunkt
ein weiteres Mal überarbeitet und an die aktuellen Gegebenheiten
Antares Computer Verlag GmbH 2012
Anmerkung der Redaktion
Die Gesamtausgabe erscheint
in wenigen Wochen
angepasst werden. Dabei soll er u. a. auch verstärkt zu einem Referenzhandbuch
ausgebaut werden. Für Anregungen sind die Herausgeber
sehr dankbar. Den Lesern wünschen die Autoren viel Spaß
beim Lesen und zahlreiche Anregungen für die tägliche Arbeit.
Mannheim, Erkelenz, Braunschweig, im April 2012
Paul Schmücker, Carl Dujat, Christoph Seidel
Partner des GMDS-Praxisleitfadens
37 Authentidate
44 Citrix
13 d.velop
51 eHealthOpen
6-7 DMI
45 EMC
28-29 Frankenraster
46-47 Fujitsu Technology Solutions
48 Heydt Verlag
10-12 HYDMedia Agfa HealthCare
14-15 ITH icoserve
34-35 ID
50 März EDV
18 Marabu
36 Meierhofer
20 Optimal Systems
40 procilon
52 promedtheus
16 SER
38-39 secrypt
8-9 Siemens
24-25 synedra
42-43 timeproof
30 TA Triumph Adler
21-23 Visus
26 Telepaxx
32-33 Zenon

Zusammenfassung
Im deutschen Gesundheitswesen werden durch sich ständig wandelnde
politische Rahmenbedingungen und die rasante technologische
Weiterentwicklung hohe Anforderungen an die Arbeit aller
am Behandlungsprozess Beteiligten gestellt. Dies betrifft auch in
hohem Maße die Prozesse zur Dokumentenerstellung, -verwaltung
und -archivierung, die im Rahmen des gesamten Behandlungsprozesses
eines Patienten in Krankenhäusern und Arztpraxen notwendig
sind. Die zurzeit am Markt verfügbaren Anwendungs -
systeme können in der Regel den gesamten Anforderungen nicht
alleine gerecht werden, da sie entweder vorwiegend auf die Unterstützung
der medizinischen Dokumentation und Organisation
oder auf die Unterstützung der digitalen Archivierung ausgerichtet
sind. Diese beiden Komponenten müssen zukünftig zu einer
Gesamtlösung integriert werden.
Für die Entscheider in Krankenhäusern, Arztpraxen und Versorgungsnetzen
stellt sich dabei die Frage, worauf bei der Beschaffung,
der Einführung und dem Betrieb von Anwendungssystemen für
das rechnerunterstützte Dokumentenmanagement und die digitale
Archivierung geachtet werden muss.
Die vorliegende Ausgabe des Leitfadens soll hier als Orientierung
dienen. Sie beinhaltet notwendige Definitionen und eine
Darstellung der Ist-Situation, beschreibt Grundsätze, rechtliche
Rahmenbedingungen, Zugriffsberechtigungskonzepte, das
Datenmodell, inhaltliche Anforderungen und sinnvolle Standards
und gibt einen Überblick über notwendige Funktionalitäten.
Architekturansätze, Integrationskonzepte und technische
Lösungen führen schließlich zu Gestaltungsvorschlägen und
Maßnahmen für die Umsetzung. Die letzten Kapitel beschäftigen
sich mit den Nutzen und Kosten von Dokumentenmanagement-
und Archivierungssystemen und geben einen Ausblick
auf erwartete Entwicklungen. Von großem Interesse sind hier vor
allem auch die Entwicklungen im Rahmen der Einführung der
Elektronischen Gesundheitskarte (eGK), sektorenübergreifender
arztgeführter elektronischer Fallakten (eFA), persönlicher
elektronischer Gesundheitsakten (eGA), elektronischer Signaturen
und Zeitstempel, des Outscourcings von elektronischen
Archiven durch Dienstleister sowie von Zugriffsmöglichkeiten
auf Archive mit mobilen Endgeräten.
Besondere Bedeutung in der aktuellen Ausgabe haben die
Beweis- und IT-Sicherheit von digital erzeugten und gescannten
Dokumenten in digitalen Archiven. Die Beweissicherheit kann durch
Elektronische Signaturen und Zeitstempel sichergestellt werden.
Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit dient ein Regelwerk für die
ordnungsgemäße und revisionssichere Aufbewahrung von digital
erzeugten und gescannten Dokumenten und das ersetzende Scannen
von Papierdokumenten.
Die Zahl der Anwendungsgebiete im Gesundheitswesen hat
sich in den letzten Jahren beträchtlich erweitert. Zusätzlich zur
digitalen Langzeitspeicherung von Patientenakten und Bildunterlagen
werden digitale Archive auch im Rechnungs-, Personal-
und Vertragswesen sowie im Qualitätsmanagement, im Rahmen
der eMail-Archivierung und bei Klinischen Studien eingesetzt.
Antares Computer Verlag GmbH 2012
Ferner werden digitale Archive auch im Laborbereich, beim
elektronischen Rechnungs- und Posteingang sowie als Portale
für Ärzte und den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung
(MDK) genutzt.
Ziel aller Entwickler und Nutzer sollte es sein, ein elektronisches
Universalarchiv dergestalt zu entwickeln, in der Praxis
einzuführen oder auszubauen, dass alle Daten, Dokumente,
Bilder, Signale, Filme und anderen digitalen Objekte verwaltet
und aufbewahrt werden können. Das elektronische Archiv sollte
eine Synthese aus Dokumentenarchiv sowie medizinischem
DICOM- und Multimedia-Archiv sein. Es sollte den Anforderungen
des Datenschutzes, der Beweis- und IT-Sicherheit, der
Benutzerfreundlichkeit sowie der klinischen Behandlungsprozesse
gerecht werden. In Zukunft sollte es auch Daten beinhalten,
die im Gegensatz zu den rein dokumentenorientierten Archiven
auch auswertbar sind.
An den produkt- und herstellerneutralen Teil des Praxisleit -
fadens schließen sich Präsentationen der im Gesundheitsmarkt verfügbaren
Produkte und Firmen für die digitale Archivierung an.
Diese Produktübersicht gibt annähernd einen vollständigen Überblick
über die derzeitige Marktsituation im Gesundheitswesen.
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Die promedtheus AG fokussiert seit
nunmehr fast 15 Jahren erfolgreich auf die
neutrale und hersteller-unabhängige IT-
Beratung von Institutionen des Gesundheitswesens,
insbesondere von Krankenhäusern.
Inzwischen wurden von der promedtheus
AG ca. 150 Einrichtungen des
Gesundheitswesens erfolgreich zur IT-
Strategie, zu IT-Konzepten und in IT-Auswahl-Projekten
beraten.
Das Beratungsangebot der promedtheus AG
umfasst dabei eine in der Regel vollständige
IT-Projektbetreuung: Detaillierte Projektplanungen
und -dokumentationen, IT-Strategieplanungen,
Prozessreorganisationen, Systemanalysen
vor Ort, Marktanalysen, die Erstellung
von Pflichtenheften, die Durchführung von
Ausschrei bungen, Produktauswahlprozesse,
Budget planungen und ein/e abschließende/s
Vertragsgestaltung und -controlling gehören
ebenso zu unserem Portfolio wie ein kundenorientiertes
unterstützendes Projektmanagement
bei der Umsetzung von IT-Lösungen und
bei Bedarf ein kompetentes IT-Interims-
Management.
Aus dem Markt
Professionell und gut beraten bei allen
Fragen rund um die Archivierung
Dr. Carl Dujat, Vorsitzender des Vorstands
Einen wesentlichen Schwerpunkt unseres
Portfolios stellen seit jeher professionell
umgesetzte Beratungskonzepte und
Auswahlprojekte für die konventionelle
Archiv(re)organisation, ein/e digitale/s
Dokumentenverarbeitung und -management,
die digitale Archivierung, elektronische
Patientenakten sowie seit einigen
Jahren auch verstärkt die Einführung und
Umsetzung digitaler Signaturen dar.
Rund 70 Krankenhäuser wurden von
der promedtheus AG bei der Lösung von
Problemstellungen in den Bereichen
„Archivierung“ und „Dokumentenmanagement“
bereits erfolgreich beraten.
Nachfolgend nur ein kurzer Auszug
aus unserer Kundenliste im Bereich
„Archivberatung“:
● Landeskrankenhaus Andernach
● Klinikum Aschaffenburg
● Krankenhäuser der Barmherzigen
Brüder Bayern
● Städtische Klinikum Braunschweig
● Klinikverbund
„Gesundheit Nord“ Bremen
● Klinikum Bremerhaven
● Kreiskliniken Esslingen
● Landeskrankenhaus Feldkirch/Österreich
● Klinikum Fulda
● Universitätsmedizin Göttingen
● Universitätsklinikum Halle
● Universitätsklinikum Heidelberg
● Hochtaunuskliniken
● Städtisches Klinikum Karlsruhe
● Kreuznacher Diakonie
● Lahn-Dill-Kliniken
● Klinikum der Stadt Ludwigshafen
● Maria Hilf Kliniken Mönchengladbach
● Kliniken im Mühlenkreis AöR /
Klinikum Minden
● Klinikum der LMU München
● Klinikum Rechts der Isar der
TU München
● Kliniken der Stadt München
Antares Computer Verlag GmbH 2012
Prof. Dr. Kurt Becker, Vorstand
● Universitätsklinikum Münster
● Klinikum Offenbach
● Universitätsklinikum des Saarlandes
● Klinikum Stuttgart
● Universitätsklinikum
Frankfurt am Main
● Universitätsklinikum Tübingen
● Universitätsspital Zürich/Schweiz
Kontakt:
promedtheus AG
Dr. Carl Dujat
Vorsitzender des Vorstands
Scheidt 1
D-41812 Erkelenz
Tel. +49 (0)2431 94 84 38-0
Fax +49 (0)2431 94 84 38-9
Mobil +49 (0)172 2571217
dujat@promedtheus.de
www.promedtheus.de

Herausgeber
Prof. Dr. Paul Schmücker
Hochschule Mannheim
Fakultät für Informatik
Institut für Medizinische Informatik
Paul-Wittsack-Straße 10,
D-68163 Mannheim
Mail: p.schmuecker@
hs-mannheim.de
Neben seiner Tätigkeit als Leiter des
Instituts für Medizinische Informatik
und des Studiengangs „Medizinische
Informatik“ an der Hochschule Mannheim
ist Prof. Dr. Paul Schmücker unter
anderem seit 1997 Mitglied im Fachausschuss „Medizinische Informatik“
der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie
und Epidemiologie (GMDS) e.V, seit 2004 Leiter der GMDS-Arbeitsgruppe
„Informationssysteme im Gesundheitswesen (KIS)“ und seit 2008
stellvertretender Leiter der GMDS-Arbeitsgruppe „Archivierung von
Krankenunterlagen“. Von 1993 bis 2007 war er Leiter der GMDS-
Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“. Seit 2009 ist
Prof. Schmücker Vorsitzender des Beirats des Competence Centers für
die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. (CCESigG) und
seit 2011 Mitglied des Präsidiums der conhIT, des jährlichen IT-Branchentreffs
mit Industrie-Messe, Kongress, Akademie und Networking, in
der Messe Berlin. Am 01. Oktober 2011 hat er das Amt des 1. Vizepräsidenten
in der GMDS übernommen. Außerdem war er 23 Jahre in
leitender Funktion für das Informationsmanagement der Universitätsklinika
Gießen und Heidelberg zuständig.
Dr. Carl Dujat
promedtheus Informationssysteme
für die Medizin AG
Scheidt 1,
D-41812 Erkelenz
Mail: dujat@promedtheus.de
Nach über 10-jährigen leitenden Tätigkeiten
im Informationsmanagement
der Universitätsklinika Heidelberg und
Aachen ist Dr. Carl Dujat seit 1999 als
Senior Berater und seit 2000 als Vorstandsvorsitzender
der promedtheus
AG beratend im Gesundheitswesen
tätig. Seine Schwerpunkte liegen in
der strategischen und operativen Beratung von Institutionen des
Gesundheitswesens, insbesondere Krankenhäusern, zu den Themen
„Archivierung / Elektronische Patientenakte“, „Krankenhausinformationssysteme“,
„Strategische und operative IT-Planung“, „IT-Organisation“,
„IT-Interimsmanagement“ und „IT-Ausschreibungsmanagement“.
Dr. Dujat war u. a. von 1995 bis 2007 stellvertretender Leiter der GMDS-
Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“. Seit 2008 ist er
Antares Computer Verlag GmbH 2012
Präsident des Berufsverbandes Medizinischer Informatiker e.V. (BVMI),
seit 2009 1. stellvertretender Vorsitzender des Competence Centers für
die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. (CCESigG), seit
2009 Vizepräsident des conhIT-Kongresses, seit 2010 stellvertretender
Vorsitzender des Lenkungskreises der "Gesellschaft für Unternehmensführung
und IT im Gesundheitswesen" (GuiG, "Entscheiderfabrik") und
seit 2011 stellvertretender Vorsitzender des Fachverbandes „Health care“
im Bund Deutscher Unternehmensberater e.V. (BDU).
Dr. Christoph Seidel
Städtisches Klinikum
Braunschweig gGmbH
Geschäftsbereich IT und
Unternehmensentwicklung
Geschäftsbereichsleiter und CIO
Freisestraße 9/10,
D-38118 Braunschweig
Mail: c.seidel@klinikumbraunschweig.de
Nach 16-jähriger Tätigkeit als Wissenschaftlicher
Angestellter und Akademischer
Rat am Klinikum der Universität
Göttingen ist Dr. Christoph
Seidel seit 2001 als CIO und seit 2007 als Geschäftsbereichsleiter „IT und
Unternehmensentwicklung“ am Städtischen Klinikum Braunschweig
tätig. Seit 2004 ist er Lehrbeauftragter am Peter L. Reichertz Institut für
Medizinische Informatik der Technischen Universität Braunschweig und
der Medizinischen Hochschule Hannover und seit 2006 stellvertretender
Leiter der Arbeitsgruppe "Archivierung von Krankenunterlagen" der
Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und
Epidemiologie e.V. (GMDS). Von 2009 bis 2011 war er Sprecher des
Arbeitskreises „Informationstechnologie“ der Arbeitsgemeinschaft kommunaler
Groß-Krankenhäuser (AKG). Seit 2009 ist er Vorsitzender des
Competence Centers für die Elektronische Signatur im Gesundheits wesen
e.V. (CCESigG) und Vizepräsident des Berufsverbandes Medizinischer
Informatiker e.V. (BVMI) sowie Mitglied des Beirats "eHealth" des
Niedersächsischen Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr.
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Impressum
(gekürzte Vorabversion, analog zur endgültigen Fassung)
GMDS Praxisleitfaden Dokumentenmanagement,
digitale Archivierung und elektronische Signaturen im Gesundheitswesen
Ausgabe 2012
ISBN 978-3-932971-14-3
Herausgeber
Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie
und Epidemiologie e. V. (GMDS), Arbeitsgruppe „Archivierung
von Krankenunterlagen“
Vorsitzender des Herausgebergremiums
Prof. Dr. Paul Schmücker, Institut für Medizinische Informatik,
Hochschule Mannheim
p.schmuecker@hs-mannheim
Verlag
Antares Computer Verlag GmbH
Geschäftsführung: Hartmuth Wehrs
Giessener Straße 4, D-63128 Dietzenbach
Tel.: +49 60 74 / 253 58
Fax: +49 60 74 / 247 86
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Objektleitung
und verlagsseitige Realisierung
Michael Reiter M.A.
reiter@medizin-edv.de
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b.daimer@medizin-edv.de
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