Final Report - Department of Computer Engineering

Project Report No. COE2004-02TitleDocument Control SystemByMr.Nuttawut Jurdpongsatorn ID. 443040723-6Mr.Panuwat Khamwan ID. 443040880-0Mr.Yuthachai Kradao ID. 443040898-1This is the report of fourth year project assignment submitted in partialFulfillment of the requirement for the Degree of Bachelor of EngineeringDepartment of Computer EngineeringFaculty of EngineeringKhon Kaen University

เรื่องโปรแกรมระบบควบคุมเอกสารโดย นายณัฐวัตร เจิดพงศาธร รหัส 443040723-6นายภาณุวัฒน คามวัลย รหัส 443040880-0นายยุทธชัย กระเดา รหัส 443040898-1อาจารยที่ปรึกษาโครงการอาจารยผูรวมประเมินโครงการ......................................(อ.กานดา รุณนะพงศา)1.......................................(อ.บุญฤทธิ์ กูเกียรติกูล)2.......................................(อ.วสุ เชาวพานนท)ประเมินผล ณ วันที่ ......../......../........

กบทคัดยอโครงการโปรแกรมระบบควบคุมเอกสารนี้เปนการพัฒนาโปรแกรมประเภทเวบแอพพลิเคชัน ที่ใชในการจัดการกับระบบเอกสาร ซึ่งมีวัตถุประสงคหลักคือ เพื่อนํามาชวยจัดการกับเอกสารใหเปนระบบมากขึ้นตัวโปรแกรมสามารถจะดูเอกสารไดในหลายรูปแบบตัวอยางเชน อาจจะดูเอกสารโดยที่เอกสารนั้นอยูในรูปแบบ PDF หรือ HTML หรือขอดูเฉพาะขอมูลบางสวนของเอกสารได นอกจากนี้ยังสามารถที่จะทําการสรางเอกสารขึ้นใหมไดรวมทั้งแกไขเอกสารไดดวยแนวคิดในการพัฒนาโปรแกรมนี้ขึ้นมาคือตองการที่จะกระตุนใหบริษัทธุรกิจขนาดเล็กที่กําลังขยายตัวไดมีการนําเทคโนโลยีเขามาจัดการกับระบบเอกสาร เพื่อใหงายตอการจัดเก็บและแกไขในภายหลังอีกทั้งยังชวยใหระบบเอกสารของบริษัทมีความเปนมาตรฐานขึ้น

ขAbstractDocument Control System (DCS) is a web application that was developed to control thedocument system. The purpose of the system is to manage the document system effectively.The DCS can view many forms of document such as PDF and HTML or some partial ofdocuments. In addition, it also creates new and edits the existing documents.Deploying DCS in a company not only incurs benefits for that company, but it also setsup an excellent example for other SMEs. This will create an environment when each SMEattempts to exploit ICT technology for the maximum profit that the company can achieve.

คสารบัญบทคัดยอกAbstractขสารบัญคสารบัญรูปภาพจสารบัญตารางฉบทที่ 1 บทนํา 11.1 ความสําคัญและที่มาของโครงการ 11.2 วัตถุประสงคของโครงการ 11.3 ขอบเขตของโครงการ 11.4 แผนการดําเนินงานโครงการ 21.5 ผลที่คาดวาจะไดรับ 2บทที่ 2 งานที่เกี่ยวของ 42.1 Amaya Program 42.2 MASTERControl Program 5บทที่ 3 ความรูพื้นฐานเกี่ยวกับเอกสาร 63.1 ขอมูลของกลุมผูใช (User) 63.2 ขอมูลของระบบเอกสาร (Document) 73.3 ขอมูลของระบบควบคุมเอกสาร (Document Control System) 10บทที่ 4 การออกแบบระบบ 124.1 บทบาทการทํางานของผูใช (User) 124.2 รายละเอียดการทํางานของระบบเอกสาร (Data Flow) 134.3 รายละเอียดการทํางานของโปรแกรม (Program Design) 154.4 การออกแบบสวนติดตอกับผูใช (GUI) 174.5 สวนออกแบบระบบฐานขอมูล (Database Design) 30บทที่ 5 การทํางานของโปรแกรม 325.1 การทํางานสวนของหนาล็อกอิน (Login Procedure) 325.2 การทํางานสวนของหนาสรางเอกสาร (Create Procedure) 335.3 การทํางานสวนของหนาแสดงเอกสาร (Document List Procedure) 34

5.4 การทํางานสวนของหนาแสดงเอกสารสวนตัว (Your Folder Procedure) 35บทที่ 6 บทสรุปและขอเสนอแนะ 366.1 บทสรุปและผลการดําเนินงาน 366.2 ปญหา อุปสรรคในการดําเนินงาน และ แนวทางแกไข 366.3 ขอเสนอแนะ 386.4 แผนการดําเนินงานในภาคปลาย 386.5 แผนการแบงงาน 39งบรรณานุกรม 40

จสารบัญรูปภาพรูปที่ 2.1 แสดงตัวอยางสวนติดตอผูใชของโปรแกรม Amaya 5รูปที่ 3.1 แสดงลําดับชั้นของเอกสาร 9รูปที่ 4.1 การทํางานสรางและปรับปรุงเอกสารใหม (Operation: Create และ New Revision) 13รูปที่ 4.2 การทํางานขอยกเลิกเอกสาร (Operation: Cancel Document) 14รูปที่ 4.3 การทํางานสรางเอกสารที่มาจากภายนอก (Operation: Create External Document) 15รูปที่ 4.4 หนาล็อกอิน (Login) 17รูปที่ 4.5 หนาขอความตอนรับ (Welcome Screen) 18รูปที่ 4.6 หนาแสดงรายการเอกสาร (Document List) 19รูปที่ 4.7 หนาแสดงผลการคนหาเอกสาร (Search Result) 19รูปที่ 4.8 หนาสรางเอกสาร (Originating Menu) 20รูปที่ 4.9 เมนูยอยของการสรางเอกสาร (Creating Menu) 21รูปที่ 4.10 ตัวอยางการสรางเอกสารใหม (Create New Document) 22รูปที่ 4.11 หนาเรียกงานที่ไดทําการบันทึกไว (Open Saved File) 22รูปที่ 4.12 หนาการปรับปรุงเอกสารใหม (New Revision Document) 23รูปที่ 4.13 หนาขอยกเลิกเอกสาร (Cancel Document) 24รูปที่ 4.14 หนาพื้นที่เก็บเอกสารสวนตัว (Your Folder) 25รูปที่ 4.15หนาการปรับแตงระบบ (System Configuration) 26รูปที่ 4.16หนาปรับแตงเอกสาร (Document Configuration) 27รูปที่ 4.17หนาปรับแตงผูใช (User Configuration) 28รูปที่ 4.18หนาปรับแตงคาอื่นๆ (Appearance) 29รูปที่ 5.1 แสดงการทํางานของหนาล็อกอิน (Login) 32รูปที่ 5.2 แสดงการทํางานของหนาสรางเอกสาร (Create Document) 33รูปที่ 5.3 แสดงการทํางานของหนาแสดงเอกสาร (Document List Menu) 34รูปที่ 5.4 แสดงการทํางานของหนาแสดงเอกสารสวนตัว (Your Folder) 35

ฉสารบัญตารางตารางที่ 1.1 แสดงแผนการดําเนินงาน 3

1บทที่ 1บทนํา1.1 ความสําคัญและที่มาของโครงการเนื่องจากในปจจุบันบริษัทตางๆยังไมไดมีการนําเอาระบบสารสนเทศมาใชจัดการกับระบบเอกสารภายในองคกรอยางเต็มที่ ทําใหเกิดปญหาความลาชา เกิดการสูญหายของเอกสารบางอยาง เมื่อมีขอผิดพลาดการสืบคนและแกไขทําไดยาก อีกทั้งบริษัทสวนใหญมักจะมีการติดตอกันดวยระบบอีเมลดังนั้นแนวคิดการนําเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใชจัดการระบบเอกสารจึงเปนวิธีการที่นาจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด เพราะทําใหงายตอการแกไขเอกสาร การสืบคน สามารถที่จะตรวจสอบความถูกตองไดอยางรวดเร็ว ในกรณีที่ตองมีการตรวจสอบเอกสารสามารถที่จะคนหาและแกไขโดยไมตองเสียเวลาแกไขทั้งหมดนอกจากนี้หากบริษัทใดตองการที่จะไดรับมาตรฐาน ISO 9001:2000 จําเปนอยางยิ่งที่บริษัทนั้นจะตองมีการจัดการกับเอกสารอยางมีระบบ เพื่อใหเปนไปตามมาตรฐานของขอกําหนด ISO 9001:2000ทําใหเปนแนวคิดสําคัญในการทําโครงการนี้ขึ้นมา1.2 วัตถุประสงคของโครงการ1. เพื่อพัฒนาโปรแกรมที่สามารถจัดการกับเอกสารในองคกรตางๆ ใหเปนระบบ2. เพื่อใหเอกสารภายในบริษัทถูกแกไขไดงาย ทุกคนไดใชขอมูลชุดเดียวกัน และเปนชุดที่มีการปรับปรุงขอมูลลาสุด3. เพื่อเพิ่มศักยภาพของระบบงานของ SMEs1.3 ขอบเขตของโครงการสามารถพัฒนาโปรแกรมประเภทเว็บแอพพลิเคชันที่จะนําไปใชงานจริงในบริษัทได โดยที่ตัวโปรแกรมจะตองมีความสามารถดังนี้• สรางและแกไขเอกสารได• อนุมัติเอกสารได• เก็บขอมูลเอกสารลงในฐานขอมูลและสามารถเรียกดูได

21.4 แผนการดําเนินงานโครงการ1. ทําการศึกษาระบบการควบคุมเอกสารในบริษัท2. ทําการศึกษาถึงรูปแบบของเอกสารทั้งหมดที่บริษัทตองการจัดเก็บและแกไข3. พัฒนาโปรแกรมที่สามารถจะจัดเก็บและแกไขไดเฉพาะตัวหนังสือ4. พัฒนาโปรแกรมที่สามารถจะจัดการกับตารางและรูปภาพได5. พัฒนาระบบฐานขอมูล6. ทดลองใชโปรแกรมและหาขอผิดพลาดเพื่อทําการปรับปรุงแกไขสามารถที่จะแสดงเปนแผนการดําเนินงานไดดังตารางที่ 1.1 ในหนาถัดไป1.5 ผลที่คาดวาจะไดรับ1. ไดโปรแกรมประเภทเวบแอพพลิเคชันที่สามารถจะจัดระบบเอกสารขององคกรไดโดยที่องคกรนั้นไมเสียคาใชจายใดในการไดโปรแกรมไปใช2. สามารถที่จะนําเวบแอพพลิเคชันที่พัฒนาเพื่อนําไปใชงานไดจริงในบริษัทตางๆ3. เปนการพัฒนาระบบเอกสารของธุรกิจ SMEs โดยใชเทคโนโลยีสารสนเทศเขามาชวย

3ตารางที่ 1.1 แสดงแผนการดําเนินงานแผนการดําเนินงาน Jul-47 Aug-47 Sep-47 Nov-47 Dec-47 Jan-48 Feb-481.ศึกษาคนควาระบบเอกสาร+tool ที่ใช2. ออกแบบระบบ3.เขียนโปรแกรมOriginatorApproverDCCTrainer4.ออกแบบฐานขอมูล5.รวมงานทั้งหมดเขาดวยกัน6.ทดลองใชงานและแกไข7.จัดทําคูมือการใชงาน8.อบรมพนักงานในองคกรเพื่อใชงานระบบควบคุมเอกสาร

4บทที่ 2งานที่เกี่ยวของงานที่เกี่ยวของกับโปรแกรมระบบควบคุมเอกสาร คือ โปรแกรม อมายา (Amaya Program) และโปรแกรม มาสเตอรคอนโทรล (MASTERControl Program) ซึ่งสามารถเปรียบเทียบไดดังนี้2.1 Amaya Program2.1.1 ลักษณะของโปรแกรมAmaya คือโปรแกรมประเภท Web Editor สามารถที่จะทําการสรางและแกไขเอกสารบนเว็บไดโดยตรง รวมทั้งสามารถทําหนาที่เปน Web browser ไดในตัวเองจากการศึกษาโปรแกรม Amaya พบวาสามารถที่จะนําโปรแกรม Amaya มาประยุกตใชกับโครงการโปรแกรมระบบควบคุมเอกสารไดโดยอาศัย Open Source ของโปรแกรม Amaya ซึ่งสามารถดาวนโหลดไดจากเวบ http://www.w3.org/Amaya2.1.2 ขอแตกตางเมื่อเปรียบเทียบกับโครงการ• โปรแกรมอมายา (Amaya) พัฒนาโดยใชภาษา C และสามารถใชไดกับระบบปฏิบัติการทั้ง Windows, Unix platforms และ Mac OS X• โปรแกรมอมายา (Amaya) พัฒนาเพื่องานสรางเอกสารทั่วๆไปแตโปรแกรมระบบควบคุมเอกสาร (DCS) ใชกับงานเอกสารตามความตองการของผูใชงานในวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดยอม (SME)• โปรแกรมระบบควบคุมเอกสาร (DCS) ไมสามารถที่จะทําหนาที่เปนบราวสเซอร (Browser)ไดเหมือนกับ โปรแกรมอมายา (Amaya)• โปรแกรมอมายา (Amaya) ใชยาก เนื่องจากสวนติดตอกับผูใชมีความสลับซับซอนและยุงยากในการใชงาน

52.1.3 ตัวอยางสามารถที่จะแสดงสวนติดตอผูใชของ Amaya Program ไดดังรูปที่ 2.1รูปที่ 2.1 แสดงตัวอยางสวนติดตอผูใชของโปรแกรม Amaya2.2 MASTERControl Program2.2.1 ลักษณะของโปรแกรมMASTERControl คือโปรแกรมที่ใชควบคุมเอกสารอีกโปรแกรมหนึ่งที่มีจุดประสงคในการแกปญหางานดานเอกสารหลักๆ คือ• จัดการเกี่ยวกับดานคุณภาพของระบบเอกสารใหมีการทํางานที่มีความเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น• ทําใหเอกสารเปนไปตามความตองการที่ไดมีการกําหนดเปนขอตกลงหรือกฎไวและทําใหระบบเอกสารเปนไปตามมาตรฐาน2.2.2 ขอแตกตางเมื่อเปรียบเทียบกับโครงการโปรแกรม MASTERControl ไมใชโปรแกรมที่เปน Open Source ยากที่จะนํามาประยุกตใชงานกับโปรแกรมระบบควบคุมเอกสารที่ทําหมายเหตุ เนื่องจากยังไมสามารถที่จะหาตัวอยางของโปรแกรมไดดังนั้นจึงไมมีตัวอยางโปรแกรมแตสามารถที่จะเขาไปดูไดที่เวบไซต http://www.mastercontrol.com/

63.1 ขอมูลของกลุมผูใช (User)ผูใชในระบบสามารถแบงออกเปนกลุมดังนี้บทที่ 3ความรูเบื้องตนเกี่ยวกับเอกสาร3.1.1 General User : กลุมผูใชที่มีสิทธินอยสุด เปนพนักงานระดับลางทั่วไปในบริษัทไดแกพนักงานทั่วไปที่มีตําแหนงต่ํากวา supervisor ยกเวนวิศวกร (Engineer)ทุกตําแหนงAction : ดูเอกสาร, พิมพเอกสาร ได3.1.2 Originator : กลุมผูใชที่มีตําแหนงสูงกวาผูใชทั่วไป (General User) ไดแก บุคลากรที ่มีตําแหนงสูงกวาหรือเทากับ Supervisor ยกเวนวิศวกร (Engineer) ทุกคนจะสามารถเปน Originator ไดAction : สราง, สรางเวอรชันใหม, ยกเลิกเอกสาร โดยมีขั้นตอนการทํางานตามที่ออกแบบไวตามแผนภูมิการไหล3.1.3 Reviewer : เปนหัวหนาแผนกแตละแผนก (ระดับผูจัดการ)Action : สามารถดูเอกสารได3.1.4 Approver : ระดับผูบริหาร เปนบุคคลที่ถูกกําหนดไว โดยปกติแลวตําแหนงตองเทากับหรือสูงกวาผูจัดการ (Manager) ขึ้นไปแตก็ยังไมสามารถระบุตําแหนงแนนอนได เพราะอาจเปนใครก็ไดที่ไดรับความไววางใจAction : อนุมัติเอกสาร, ดูเอกสารได3.1.5 Trainer : ผูที่นําเอกสารที่ไดรับการอนุมัติแลวไปใหการอบรมแกพนักงาน(Training)Action : พิมพเอกสาร

73.1.6 DCC : Document Controller เปนผูควบคุมระบบเอกสารทั้งหมดAction : ดูแลระบบเอกสารทั้งหมด, ปรับแตงผูใชตางๆ ในระบบ,กําหนดสิทธิการใชงานเอกสารของตําแหนงตางๆ3.2 ขอมูลของระบบเอกสาร (Document)เอกสารในระบบสามารถแบงออกเปนประเภทตางๆ ดังนี้3.2.1 Quality Manual หมายถึง คูมือคุณภาพ ซึ่งผูที่สามารถออกเอกสารประเภทนี้ได ก็คือ ผูบริหารตั้งแตระดับผูจัดการฝายขึ้นไปการกําหนดหมายเลขเอกสาร คือ QM-XXX-YYYQM Quality ManualXXX Document NumberYYY Revision Number3.2.2 Procedure หมายถึง ระเบียบการปฏิบัติงาน ซึ่งผูที่สามารถออกเอกสารประเภทนี้ได ก็คือ ผูบริหารตั้งแตระดับผูจัดการฝายขึ้นไป หรือผูที่ไดรับมอบหมายจากผูจัดการฝายนั้นการกําหนดหมายเลขเอกสาร คือ QP-XXX-YYYQP Quality ProcedureXXX Document NumberYYY Revision Number3.2.3 Instruction หมายถึง วิธีการทํางาน ซึ่งผูที่สามารถออกเอกสารประเภทนี้ได ก็คือวิศวกร (Engineer)และ Supervisor ขึ้นไป เอกสารประเภท Instruction แบงไดดังนี้3.2.3.1. Quality Process Instruction หมายเลขเอกสาร คือ QI-PI-XXX-YYYQI Quality InstructionPI Process InstructionXXX Document NumberYYY Revision Number

83.2.3.2. Inspection Instruction หมายเลขเอกสาร คือ QI-II-XXX-YYYQI Quality InstructionII Inspection InstructionXXX Document NumberYYY Revision Number3.2.3.3. Process Control Flow หมายเลขเอกสาร คือ QI-PCF-XXX-YYYQI Quality InstructionPCF Process Control FlowXXX Document NumberYYY Revision Number3.2.3.4. Specification หมายเลขเอกสาร คือ QI-Spec-XXX-YYYQI Quality InstructionSpec SpecificationXXX Document NumberYYY Revision Number3.2.3.5. Other หมายเลขเอกสาร คือ QI-Other-XXX-YYYQI Quality InstructionOther Other DocumentXXX Document NumberYYY Revision Number3.2.4 Support document หมายถึง เอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวของ ดังนี้3.2.4.1. Rule หมายถึง เอกสารที่อางอิงมาจาก Instruction โดยยกเนื้อหาสวนใดสวนหนึ่งมาเพื่อใชติดหนางาน ซึ่งผูที่สามารถออกแบบเอกสารประเภทนี้ได ก็คือวิศวกร(Engineer) และ Supervisor ขึ้นไปการกําหนดหมายเลขเอกสาร คือ Rule-XXX-YYYRule RuleXXX Document NumberYYY Revision Number

3.2.4.2. External document หมายถึง เอกสารจากภายนอกการกําหนดหมายเลขของเอกสาร External document จะตองแบงกลุมตามประเภทของเอกสาร กอนจึงจะทําการกําหนดหมายเลขเอกสาร9ประเภทของเอกสาร (Type of Document) มีดังนี้1. SOO 6. QCF2. Instruction 7. Specification3. GIP 8. PM4. II 9. Drawing5. Rule 10. Otherการกําหนดหมายเลขเอกสาร คือ QI-EXT-XXX (______)QI Quality InstructionEXT External DocumentXXX Document Number(____) Document Typeลําดับชั้นของเอกสาร เปนดังแสดงในรูปที่ 3.1ManualProcedureInstructionSupport Document (Rule, External Document)รูปที่ 3.1 แสดงลําดับชั้นของเอกสาร

3.3 ขอมูลของระบบควบคุมเอกสาร (Document Control System)ระบบเอกสารประกอบดวยสวนการดําเนินงาน(Operation) ตางๆ ดังนี้3.3.1. Create: คือการสรางเอกสารใหมที่ยังแบงลงไปไดอีกตามชนิดของการสราง- Create Documents : คือการสรางตัวเอกสารจะมีฟอรม (Form) แนบหรือไมก็ได- Create Forms : เปนฟอรม (Form) แนบในเอกสาร- Create Rules : เปนเอกสารที่สรางจากการดึงบางสวน (บางบรรทัด)ออกมาจากตัวเอกสารเพื่อความสะดวกในการใชงานเอกสาร103.3.2. New Revision: การแกไขเอกสารเดิมที่ผานการตรวจสอบแลว (Effective) แลวการแกไขเอกสารเปนการสรางเอกสารตัวใหมที่ระบุเลขเอกสารตัวเดิมใชชื่อเอกสารตัวเดิมแตเปลี่ยนเลขของเอกสารที่ไดรับการแกไข (Revision) และเมื่อเอกสารที่ไดรับการแกไขผานการตรวจสอบแลว(Effective) ก็จะตองถูกนําไปใชงานแทนที่ตัวเดิมซึ่งถือวาเปนตัวเกาการแกเอกสาร (NewRevision) ยังมีการดําเนินงานเหมือนการสรางเอกสารนั่นก็คือ- Create Documents คือ สรางเอกสารปรับปรุงใหม (Revision) ขึ้นมา ซึ่งปรับแกเนื้อหาของเอกสารจากของเดิม และสามารถเปลี่ยนแปลงฟอรม (Form) ไดดวย- Create Forms คือ การสรางฟอรม (Form) ตัวใหมแทนตัวเกาโดยถามีการเปลี่ยนเอกสารปรับปรุงใหม (Revision) ของฟอรม (Form) ตัวใดตัวหนึ่งแลว ก็จะตองเปลี่ยนแปลงหมายเลขของเอกสารปรับปรุงใหม (Revision) ของเอกสารดวย- Create Rules คือ การเปลี่ยนแปลงเนื้อหาภายในเอกสารชนิด Rule และจากการที่ Ruleไดมาจากบางสวนของเอกสาร ดังนั้นถามีการบรับปรุงเอกสารชนิด Rule (New RevisionRule) ตัวนั้นผานการตรวจสอบ (Effective) จะตองทําการออกเอกสารปรับปรุงใหม (NewRevision) ของเอกสารตามดวย3.3.3. Cancel Document: คือ การขอยกเลิกเอกสารที่ไมตองการใชงานแลว (เกาเกินไป, ไมมีการใชงานอีกตอไป) โดยไมมีการสรางเอกสารปรับปรุงใหม (New Revision) แทนตัวเดิม การทําการขอยกเลิกเอกสารนี้สามารถทําไดโดยตองเขียนคํารองขอยกเลิกเอกสาร (Cancel Document) และรอการอนุมัติเชนเดียวกับการสรางเอกสารหรือการทําเอกสารปรับปรุงใหม (New Revision)

3.3.4. Create External: External Documents คือ เอกสารจากภายนอก (เปนเอกสารจากทางบริษัทอื่น เชนบริษัทของลูกคา) ที่ตองการใหบริษัทเราใชงาน การสรางเอกสารที่มาจากภายนอก(Create External) คือ การลงทะเบียนหมายเลขภายนอก (External Documents) แกเอกสารภายนอก โดยจะไมมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเอกสาร ดังนั้นจึงไมมีการอนุมัติ เอกสารภายนอกเขามาจะถูกเก็บ ลงฐานขอมูลโดย DCC113.3.5. Approve: เปนขั้นตอนสําหรับ Approver และ Reviewer ในการตรวจดูเอกสาร และทําการอนุมัติหรือไมอนุมัติ3.3.6. Use: คือ การใชเอกสาร สามารถแบงเปน 2 วิธี คือ- การขอดูเอกสาร- การพิมพเอกสารโดยมีเงื่อนไขดังนี้3.3.6.1. การขอดูเอกสารทําไดโดยการดู (View) จากตัวโปรแกรม ซึ่งจะแสดงเนื้อหารายละเอียดตางๆของโปรแกรม3.3.6.2. การพิมพเอกสาร (Print) สามารถพิมพ (Print) ไดทุกคนแตจะไมเปนเอกสารควบคุมจนกวาจะให DCC ทําการประทับตราวาเปนเอกสารควบคุม*เอกสารควบคุม : เอกสารที่ไดการรับรองจาก DCC วาเปนเอกสารที่ถูกตองและนําไปใชงานไดและ DCC จะรับผิดชอบถาเกิดเหตุการณตาง ๆ ขึ้นจากการนําเอกสารควบคุมไปใชงาน

12บทที่ 4การออกแบบระบบ4.1 บทบาทการทํางานของผูใช (User)รายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับผูใช บทบาททั้งหมดที่เปนไปไดมี ดังนี้1. General User2. General User + Originator3. General User + Originator + Reviewer4. General User + Originator + Approver5. General User + DCC6. General User + DCC + Originator7. General User + DCC + Reviewer8. General User + DCC + Approver9. General User + Trainer10. General User + Trainer + Reviewer11. General User + Trainer + Approver12. General User + Trainer + Originator( * อาจมีการเพิ่ม-ลด บทบาทได )ขอกําหนดตางๆ เพิ่มเติมเกี่ยวกับ User- อนุญาตใหทุกคนพิมพเอกสารที่ยังไมพรอมใชได- เอกสารจะใชได (มีการรับรอง) ก็ตอเมื่อมีการประทับตราจาก DCC- เอกสารที่รับรองแลว เรียกวา เอกสารควบคุม- ถามีขอผิดพลาดตางๆ จากการนําเอกสารควบคุมไปใชงาน ผูรับผิดชอบอันดับแรกคือ DCC- Approver จะตองมีอยางนอยที่สุด 2 คน ในการอนุมัติเอกสารทุกฉบับ- ในกรณีที่ Reviewer เปนคนเดียวกับ Approver จะตองเปลี่ยน Approver นั้นเปน คนอื่นโดยผูที่ทําได คือ DCC ซึ่งจะเลือกวาใครจะเปน Approver แทน (จะเกิดกรณีนี้ก็ตอเมื่อ มีการกําหนดApprover เปน คาเริ่มตน สําหรับอนุมัติเอกสารกลุมนั้นหรือ ทุกกลุมไวกอนถาให Originator เปน

คนเลือก Approver เองตอนสรางเอกสารจะไมเกิดกรณีนี้ แตจะมีปญหาอื่นตามมา คือ เลือกApprover ไดไมตรงกับความเหมาะสมในการใชงานอาจเปนการสูญเปลา ถา สรางเอกสารแตละฉบับแลวตองมาเลือก Approver โดย Approver ก็เปนคนเดิม)4.2 รายละเอียดการทํางานของระบบเอกสาร (Data Flow)4.2.1. การทํางานของการสรางเอกสารใหม(Create) และการปรับปรุงเอกสารใหม (New Revision)13OriginatorOngoingDCCrejectrejectSign loopReviewerrejectApproversWait for trainingTrainersFinishedDCCEffectiveรูปที่ 4.1 Operation: Create and New Revisionจากรูปที่ 4.1 แสดงการทํางานของการสรางเอกสารใหม (Create) และการปรับปรุงเอกสารใหม(New Revision) สามารถอธิบายไดคือเริ่มตนผูสราง สรางเอกสารจากที่ใดก็ตาม เอกสารจะยังไมเขาสูระบบจนกวา Originatorจะสรางเสร็จสมบูรณและสงไปยัง DCC เรียบรอย เอกสารก็จะเขาสูระบบ และมีสถานะเปน Signloop จากนั้นถึงขั้นตอนในการ Review , Approve โดยถามีการไมผานที่ขั้นตอนใด จะตองทํา การ

Reject เอกสารกลับไปหา Originator โดยตองมีการใหเหตุผลดวย และตองทราบวาผูใดเปนคนไมอนุมัติเอกสารโดยสถานะ (status) ของเอกสารจะเปน Ongoing จน Originator แกไขเอกสารเสร็จ จึงจะสงไปที่ DCC และยอนลงมาตามแผนภูมิการไหลและถาอนุมัติเสร็จแลว เอกสารจะตองนําไปรออบรมพนักงาน (Train) โดยผูอบรม (Trainers) จะตองพิมพเอกสารตัวนั้นไปสอนผูใชงาน และตองนําใบรับรองการเขาอบรม (Training Attendance) มาใหแก DCC เพื่อเปนการบอกวาไดอบรมเสร็จแลว และเอกสารจะมีสถานะเปน Finish เพื่อรอการผานการตรวจสอบ(Effective) แตถาในตัวเอกสารไมกําหนดวันที่เอกสารผานการตรวจสอบ (Effective) ไว ก็จะทําใหผานการตรวจสอบทันที144.2.2. การทํางานของการขอยกเลิกเอกสาร (Cancel Document)OriginatorOngoingDCCrejectrejectSign loopReviewerrejectApproversFinishedDCCEffectiveรูปที่ 4.2 Operation: Cancel Documentจากรูปที่ 4.2 แสดงการทํางานของการขอยกเลิกเอกสาร (Cancel Document) สามารถอธิบายไดคือ

เนื่องจากการการขอยกเลิกเอกสาร (Cancel Document) เปนเพียงการสงใบคํารองเพื่อขอยกเลิกเอกสารดังนั้นไมจําเปนตองผาน Trainer แผนภูมิการไหลจึงคลายกับ การทํางานของ การสรางเอกสารใหม (Create) และ การปรับปรุงเอกสาร (New Revision) เพียงแตไมมีขั้นตอนของTrainer154.2.3 การทํางานของการสรางเอกสารที่มาจากภายนอก(Create External Document)OngoingOriginatorEffectiveDCCรูปที่ 4.3 Operation: Create External Documentจากรูปที่ 4.3 แสดงการทํางานของ การสรางเอกสารที่มาจากภายนอก (Create ExternalDocument) สามารถอธิบายไดคือเนื่องจาก External Document ไมมีการแกไขหรือตรวจสอบใดๆ จาก Approve หรือReviewer ดังนั้นเมื่อเอกสารถูกสรางโดย Originator เสร็จแลวก็จะถูกสงมาให DCC ทําการเก็บลงฐานขอมูลไดทันที4.3 รายละเอียดการทํางานของโปรแกรม (Program Design)จากขอมูลที่เราทําการสํารวจมาไดแลว ขั้นตอนตอไป คือการออกแบบโครงสรางและองคประกอบตางๆ ของโปรแกรม ดังนี้4.3.1.ลักษณะและความสามารถตางๆของโปรแกรม- เปนโปรแกรมประเภทเวบแอพพลิเคชันที่มีการติดตอกับฐานขอมูล- สามารถใชงานจากที่ใดก็ได ที่เชื่อมตออินเตอรเน็ต โดยไมตองลงโปรแกรมใดๆเพิ่มเติม- ตองมีความสามารถที่จะเขียนเอกสาร,อนุมัติ,แกไข และการทํางานอื่นๆของระบบเอกสารได

4.3.2. เครื่องมือตางๆ ที่ใชในการพัฒนาโปรแกรม- ใชภาษา HTML สรางรายละเอียดตางๆ ของหนา- ใชภาษา PHP และ Java script ในการสรางหนาเวบแบบไดนามิคและใชติดตอกับฐานขอมูล- ใช MySQL เปนฐานขอมูล- ใช IIS หรือ Apache เปน Web Server- ใชโปรแกรม Appserv ชวยในการติดตั้ง PHP, MySQL, Apache Web Server รวมทั้งการกําหนดคาของโปรแกรมเหลานี้164.3.3. รายละเอียดของการออกแบบโปรแกรมโปรแกรมนี้ใชฐานขอมูลหลักในการเก็บสถานะของเอกสารเปนตัวกําหนดตําแหนงตางๆในแผนภูมิการไหล และโปรแกรมจะมีการสงคาที่ใชเพื่อเปลี่ยนสถานะของเอกสาร ซึ่งจะเปนการเปลี่ยนตําแหนงของเอกสารนั้นๆ ในแผนภูมิการไหลของระบบดวยดวยวิธีการนี้ ไฟลเอกสารจะไมไดถูกสงไปจริงๆ จากการทํางานหนึ่งไปยังอีกการทํางานหนึ่ง แตจะเปนเพียงแคการเปลี่ยนสถานะของเอกสารในฐานขอมูลหลัก โดยสวนนี้ผูใชจะไมรู และอาจมองเห็นวาไฟลเอกสารนั้นไดสงมาถึงตนจริงๆ

174.4 การออกแบบสวนติดตอกับผูใช (GUI)4.4.1 หนาล็อกอิน (login)เปนหนาแรกที่ผูใชงานทุกคนตองผาน เพื่อตรวจสอบสถานะของผูใชวาสามารถใชระบบไดระดับใด เชน ดูเอกสารไดอยางเดียว, สรางเอกสาร แกไขเอกสารและดูเอกสารได, อนุมัติเอกสารไดเปนตน หนาล็อกอิน ก็จะมีลักษณะดังรูป 4.4รูปที่ 4.4 หนาล็อกอิน (Login)

184.4.2 หนาตอนรับ (Welcome Screen)หลังจากที่ผูใชระบบ ทําการล็อกอินเขาสูระบบแลว ก็จะมีขอความตอนรับแสดงใหเห็นดังรูปที่ 4.5 ใชอธิบายการทํางานของเมนูตางๆ ของโปรแกรม เพื่อใหผูใชสามารถเขาใจระบบการทํางานของโปรแกรมชวยใหใชงานโปรแกรมไดงายยิ่งขึ้นรูปที่ 4.5 หนาขอความตอนรับ (Welcome Screen)4.4.3 หนารายการเอกสาร (Document list)เปนหนาแสดงเอกสารในระบบ ผูใชงานระบบที่ล็อกอินเขามา สามารถที่จะคนหาเอกสารตาง ๆ ในระบบ โดยสามารถคนหาไดจากกลุมของเอกสาร, สถานะของเอกสาร, ชื่อคนสรางเอกสาร, ชื่อเอกสาร, หมายเลขเอกสาร และหมายเลขการปรับปรุงเอกสารใหม ดังแสดงในรูปที่ 4.6โดยที่สามารถจะ แสดงผลการคนหาเอกสารไดตามรูปที่ 4.7 และมีการทํางานดังนี้ เมื่อระบุขอมูลของเอกสารที่ตองการคนหาแลวกดปุม “OK” จะแสดงรายการที่ไดจากการคนหาทางดานขวามือของเมนู ซึ่งเอกสารที่แสดงนี้สามารถเปดขึ้นมาดูไดเทานั้นไมสามารถทําการแกไขใดๆ ไดนอกจากนี้จากผลการคนหาเอกสารยังสามารถที่จะทําการจัดเรียงเอกสารใหม (sort) เพื่อชวยใหคนหาเอกสารที่ตองการไดเร็วยิ่งขึ้น

19รูปที่ 4.6 หนาแสดงรายการเอกสาร (Document List)รูปที่ 4.7 หนาแสดงผลการคนหาเอกสาร (Search Result)

204.4.4 หนาการสรางเอกสาร (Originating)เปนสวนที่คนสรางเอกสาร ใชในการจัดการเกี่ยวกับเอกสาร โดยจะมีเมนู ดังรูปที่ 4.8 คือCreate, New Revision, Cancel Document และจะกลาวถึงรายละเอียดของเมนูยอยตอไปรูปที่ 4.8 หนาสรางเอกสาร (Originating menu)4.4.4.1 Menu Createหลังจากที่เราไดทําการคลิกที่เมนู Create แลว ก็จะมีหัวขอยอย ๆ ขึ้นมา ซึ่งจะประกอบดวยView sample document – จะเปนการแสดงตัวอยางเอกสารCreate New Document – จะเปนการสรางเอกสารใหมCreate New Form – จะเปนสวนของการสรางฟอรมOpen File – ในกรณีที่ผูสรางเอกสารไดทําการสรางเอกสาร แตยังไมเสร็จแตไดทําการบันทึกไว ก็จะสามารถเปดงานเดิมมาทําตอไดโดยที่เมนูยอยของ Create ก็จะเห็นไดดังรูปที่ 4.9

21รูปที่ 4.9 เมนูยอยของการสรางเอกสาร (Creating menu)จากเมนูยอยขางตนสามารถอธิบายการทํางานในแตละเมนูยอยไดดังนี้View Sample Documentsเปนเมนูยอยที่ใชในการดูตัวอยางของเอกสารCreate new documentsเปนเมนูยอยที่ใชในการสรางเอกสารใหมดังที่แสดงในรูป 4.10Open save Fileกรณีที่ผูสรางเอกสาร ทํางานคางเอาไว และทําการบันทึกงานเก็บเอาไว ก็สามารถที่จะทําการเปดงานขึ้นมาทําตอ โดยจะแสดงไฟล ที่ทําการบันทึกไว ดังรูปที่ 4.11Create new formเปนเมนูยอยที่ใชในการสรางเอกสารในรูปแบบของฟอรม (Form) ใหม

22รูปที่ 4.10 ตัวอยางการสรางเอกสารใหม (Create New Document)รูปที่ 4.11 หนาเรียกงานที่ไดทําการบันทึกไว (Open saved file)

234.4.4.2 Menu New Revisionใชในการแกไขเอกสารตัวเดิมที่ไดถูกสรางขึ้นมาใชงานแลว โดยจะไมทําการบันทึกทับเอกสารตัวเดิม แตจะทําการใสหมายเลขของการ Revision กํากับไวแทน โดยในรูปที่ 4.9 เมื่อเราคลิกที่เมนู New Revision ก็จะมีหนาคนหา เพื่อความสะดวกแกผูใชงานโดยเลือกคนหาไดจาก ชื่อเอกสาร, กลุมของเอกสาร ซึ่งแสดงไดดังรูปที่ 4.12รูปที่ 4.12 หนาการปรับปรุงเอกสารใหม (New Revision Document)

244.4.4.3 Cancel Documentsในกรณีที่เอกสารที่ถูกสรางขึ้นมา ไมถูกตองหรือไมเปนไปตามรูปแบบที่กําหนดไวจะสามารถขอยกเลิกเอกสารไดโดยทําผานเมนู Cancel Document ดังแสดงในรูปที่ 4.13และในการยกเลิกเอกสาร จะตองมีการใหเหตุผลประกอบดวยวา เอกสารชุดนั้นเกิดขอผิดพลาดอะไร และผลที่ไดแสดงดังรูปที่ 4.13รูปที่ 4.13 หนาขอยกเลิกเอกสาร (Cancel Document)

254.4.5 หนาเอกสารสวนตัวของผูใช (Your Folder)เปนหนาที่แสดงไฟล ของผูใชงานระบบแตละคน ที่ไดทําการบันทึกเก็บไวภายในระบบงานโดยภายใน Your Folder ก็จะแสดงรายชื่อไฟล ดังที่เห็นในรูป 4.14 และยังสามารถที่จะจัดเรียงตามลําดับของ ชื่อไฟล, ชนิดของเอกสาร, กลุมของเอกสาร งานที่ถูกบันทึก ไวใน Your Folder จะสามารถถูกเรียกขึ้นมาดูสถานะหรือลบ ออกไปไดรูปที่ 4.14 หนาพื้นที่เก็บเอกสารสวนตัว (Your Folder)

264.4.6 หนาปรับแตงระบบ (System Configuration)เปนหนาที่ใชในการจัดการเกี่ยวกับการปรับแตงระบบ ซึ่งแยกเปนการจัดการเกี่ยวกับเอกสาร (Document Configuration) หนาจัดการเกี่ยวกับผูใช (User Configuration) และหนาที่ใชในการจัดการอื่นๆ (Appearance) เพื่อชวยใหตรวจดูเอกสารไดงายขึ้นหรือชวยเนนขอความที่สําคัญๆได เชนการกําหนดสีของขอความที่สําคัญ เปนตน สามารถแสดงหนา SystemConfiguration ไดดังรูปที่ 4.15 ภายในหนา System Configuration ก็จะมีเมนูยอยใหเรียกใชในการจัดการระบบอีก คือรูปที่ 4.15 หนาการปรับแตงระบบ (System Configuration)

274.4.6.1 หนาปรับแตงเอกสาร (Document Configuration)ในหนานี้จะสามารถคนหาเอกสารที่ตองการจะปรับแตงได และจะมีเมนูที่เกี่ยวกับการจัดการเอกสาร เชน กําหนดหมายเลขใหเอกสาร (run number) ทําการยกเลิกการใชงานเอกสารนั้น (disable document) เปนตน สามารถแสดงไดดังรูปที่ 4.16รูปที่ 4.16 หนาปรับแตงเอกสาร (Document Configuration)

284.4.6.2 หนาปรับแตงผูใช (User Configuration)ในหนานี้จะสามารถคนหาเอกสารที่เกี่ยวของกับผูใชได รวมทั้งจะมีเมนูที่เกี่ยวกับการจัดการกับผูใช เชน เพิ่ม (add) ลบ (delete) กําหนดสถานะของผูใช (user status) ซึ่งสามารถแสดงไดดังรูปที่ 4.17รูปที่ 4.17 หนาปรับแตงผูใช (User Configuration)

294.4.6.3 หนาปรับแตงคาอื่นๆ (Appearance)ในหนานี้จะมีเมนูอื่นๆที่ใชจัดการเกี่ยวกับผูใช (user) หรือ เอกสาร (document)เชน สีของตัวอักษร ภาพพื้นหลัง การเนนประโยคเปนตน ดังแสดงไดดังรูปที่ 4.18รูปที่ 4.18 หนาปรับแตงคาอื่นๆ (Appearance)

304.5 สวนออกแบบระบบฐานขอมูล (Database Design)สามารถแสดงรายละเอียดไดดังนี้4.5.1 Table: Approving*EmpNum varchar(10) หมายเลขประจําตัวพนักงาน*DocNo smallint (3) หมายเลขของเอกสาร*DocRev smallint (3) หมายเลขการเปลี่ยนแปลงเอกสาร*DocGroup varchar (15) กลุมของเอกสารIsApproved varchar (10) สถานะของการยืนยันเอกสาร*Date timestamp (14) วันที่เอกสารผานการตรวจสอบReason varchar (200) เหตุผลการแกไข4.5.2 Table: DefApprover*EmpNum varchar (10) หมายเลขประจําตัวของ Approver เริ่มตน4.5.3 Table: Ongoingdoc*DocNo smallint (3) หมายเลขของเอกสาร*DocRev smallint (3) หมายเลขการเปลี่ยนแปลงเอกสาร*DocGroup varchar (15) กลุมของเอกสารDocTitle varchar (30) ชื่อของเอกสารOrigEmpNum varchar (10) หมายเลขประจําตัวของผูสรางเอกสารStatus varchar (15) สถานะของเอกสาร4.5.4 Table: Reviewer*Department varchar (20) ชื่อแผนกEmpNum varchar (10) หมายเลขประจําตัวพนักงาน4.5.5 Table: Reviewing*EmpNum varchar (10) หมายเลขประจําตัวพนักงาน*DocNo smallint (3) หมายเลขของเอกสาร*DocRev smallint (3) หมายเลขการเปลี่ยนแปลงเอกสาร*DocGroup varchar (15) กลุมของเอกสาร

31IsApproves varchar (10) สถานะของการยืนยันเอกสาร*Date timestamp (14) วันที่ Reviewver สงเอกสารReason varchar (200) เหตุผลการแกไข4.5.6 Table: User*EmpNum varchar (10) หมายเลขประจําตัวพนักงานCodeName varchar (5) ชื่อยอของพนักงานPassword varchar (10) รหัสผานของพนักงานFirstName varchar (30) ชื่อของพนักงานLastName varchar (30) นามสกุลของพนักงานPosition varchar (20) ตําแหนงของพนักงานSection varchar (20) สวนที่พนักงานสังกัดDepartment varchar (20) แผนกที่สังกัดUserStatus tinyint (2) สถานะของผูใชงาน4.5.7 Table: Userstatus*Id tinyint (2) หมายเลขประจําตัวของผูใชGenUser boolean รายชื่อของผูใชทั่วไปOriginator boolean รายชื่อของ OriginatorDCC boolean รายชื่อของ DCCTrainer boolean รายชื่อของ TrainerReviewer boolean รายชื่อของ ReviewerApprover boolean รายชื่อของ Approverหมายเหตุ * = Primary Key

32บทที่ 5การทํางานของโปรแกรม5.1 การทํางานสวนของหนาล็อกอิน (Login Procedure)รูปที่ 5.1 แสดงการทํางานของหนาล็อกอิน (Login)จากรูปที่ 5.1 สามารถอธิบายการทํางานของหนาล็อกอิน (Login) ไดดังนี้1. เปนสวนรับขอมูลที่เปนชื่อผูใช (User Name) ซึ่งระบุไวใหเปนตัวอักษรยอ2. เปนสวนรับขอมูลที่เปนรหัสผาน (Password)3. เปนปุมที่ทําการสงชื่อผูใชและรหัสผานไปประมวลผล เพื่อตรวจสอบสิทธิการเขาใชงาน4. เปนปุมที่ทําการรีเซตชื่อผูใชและรหัสผานที่กรอกลงไปแลว5. เปนสวนอธิบายการทํางานของหนา Login เพื่อใหงายตอการใชงาน

335.2 การทํางานสวนของหนาสรางเอกสาร (Create Procedure)รูปที่ 5.2 แสดงการทํางานของหนาสรางเอกสาร (Create Document)จากรูปที่ 5.2 สามารถอธิบายการทํางานไดดังนี้1. เปนสวนการดูตัวอยางของเอกสารกอนที่จะทําการสรางเอกสาร มีลักษณะเปนตัวเลือก (ListMenu) ใหเลือกตามกลุม (Group) ของเอกสาร2. เปนสวนการสรางเอกสาร มีลักษณะเปนตัวเลือก (List Menu) เชนเดียวกับการดูตัวอยางเอกสารโดยสามารถที่จะสรางเอกสารไดจากการเลือกกลุมของเอกสาร3. สวนของการสรางเอกสารชนิดที่เปนฟอรม (Form) สามารถที่จะเลือกตามกลุมของเอกสารไดเชนเดียวกัน4. สวนของการเปดดูเอกสาร ใชเมื่อมีการสรางเอกสารไวแลวแตยังทํางานไมเสร็จ ก็สามารถที่จะมาเปดไฟลเหลานี้เพื่อทํางานตอ5. ปุมตกลง (OK) ใชในการสงการทํางานที่เลือก (ขอ 1 2 หรือ 3) ไปประมวลผล6. ปุมปด (Close) ใชในการปดหนาตางการสรางเอกสาร โดยจะกลับไปยังหนา Originator

345.3 การทํางานสวนของหนาแสดงเอกสาร (Document List Procedure)รูปที่ 5.3 แสดงการทํางานของหนาแสดงเอกสาร (Document List Menu)จากรูปที่ 5.3 สามารถอธิบายการทํางานไดดังนี้1. เปนตัวเลือก (List Menu) ใหเลือกหาเอกสารตามกลุม (Group) ของเอกสาร2. เปนตัวเลือก (List Menu) ใหเลือกหาเอกสารตามสถานะ (Status) ของเอกสาร3. เปนสวนรับขอมูลที่เปนชื่อผูสรางเอกสาร (Originator Name) เพื่อใหแสดงรายการเอกสารตามชื่อผูสรางเอกสาร (Originator Name)4. เปนสวนรับขอมูลที่เปนชื่อเอกสาร (Document Title) เพื่อใหแสดงรายการเอกสารตามชื่อเอกสาร(Document Title)5. เปนสวนรับขอมูลที่เปนหมายเลขของเอกสาร (Document Number) เพื่อใหแสดงรายการเอกสารตามหมายเลขของเอกสาร (Document Number)6. เปนสวนรับขอมูลที่เปนหมายเลขการแกไขเอกสาร (Document Revision Number) เพื่อใหแสดงรายการเอกสารตามหมายเลขการแกไขเอกสาร (Document Revision Number)7. ปุมตกลง (OK) ใชในการสงตัวเลือกในการคนหาเอกสารที่เลือกไวขางตน ไปประมวลผล

358. เปนปุมที่ทําการรีเซต (Reset) เพื่อยกเลิกคาที่เราทําการกําหนดไปขางตน9. เปนพื้นที่แสดงรายการเอกสารที่มีอยู ตามเงื่อนไขการคนหาทางซายมือ จากนั้นทําการเลือก(Select) เอกสารที่ตองการ10. ปุมเปดเอกสาร (Open) เพื่อทําการเปดเอกสารที่เลือก (Select)11. ปุมปดหนาการแสดงเอกสาร (Close) เพื่อทําการปดหนาการแสดงเอกสาร5.4 การทํางานสวนของหนาแสดงเอกสารสวนตัว (Your Folder Procedure)รูปที่ 5.4 แสดงการทํางานของหนาแสดงเอกสารสวนตัว (Your Folder Menu)จากรูปที่ 5.4 สามารถอธิบายการทํางานไดดังนี้1. เลือกเอกสารที่ตองการ จากนั้นเลือกวาตองการจะทําอะไรกับเอกสารนั้น ๆ โดยมีตัวเลือก ดังนี้2. เปดเอกสาร (Open) เพื่อทําการแกไขเอกสารนั้น ๆ เพิ่มเติมจากที่ไดทํากอนหนานี้แลว3. เปลี่ยนชื่อของเอกสาร (Rename)4. ลบเอกสารที่ทําการเลือกไว (Delete) เพื่อทําลายเอกสารนั้น ๆ ไปโดยขอมูลจะถูกลบออกจากระบบทันที

36บทที่ 6บทสรุปและขอเสนอแนะ6.1 บทสรุปและผลการดําเนินงาน6.1.1 ขอดีขอเสียของวิธีการคิด (Algorithm) ที่เลือกใชวิธีการคิดที่เลือกใชคือเก็บขอมูลบางอยางในรูปแบบของไฟล เนื่องจากขอมูลบางอยางไมสามารถกําหนดขนาดความยาวที่จะเก็บไดแนนอนขอดี- เปนการประหยัดพื้นที่หนวยความจําที่จะตองสํารองไวเก็บขอมูล เนื่องจากวาขอมูลบางอยางอาจจะใชเนื้อที่ในการเก็บเพียงเล็กนอยขอเสีย- ขอมูลบางอยางที่ใชบอยๆ เชน ขอมูลที่จะเรียกใหแสดงในสวนของการแสดงรายชื่อเอกสาร ถาเราเก็บในฐานขอมูลจะเรียกใชไดเร็วกวา- ในกรณีที่มีการเรียกใชขอมูลจากผูใชหลาย ๆ คนพรอมกัน ทําใหมีการเรียกใชขอมูลในสวนนั้นมากเกินไป อาจจะไมสามารถเรียกใชได (เกิด Transaction)6.1.2 สรุปการดําเนินงานจากการดําเนินงานในตอนตน งานหลัก ๆ ก็จะเปนการออกแบบในสวนของการติดตอกับผูใชงานระบบ นั่นก็คือ สวนหนาตาของโปรแกรม โดยมีแนวคิดหลักในการออกแบบวา ตองการใหผูใชงานระบบเกิดความสะดวกสบาย และงายตอการใชงานใหมากที่สุด และไดทําการออกแบบสวนของฐานขอมูลเพื่อทําใหโปรแกรมมีฟงกชั่นการทํางานและความสามารถเพิ่มเติม เนื่องจากวาการทํางานในบางสวนตองมีการติดตอกับฐานขอมูลเพื่อดึงขอมูลออกมาแสดง สวนงานที่จะตองทําตอไปนั่นก็คือ ในสวนของการจัดทําคูมือการใชงานโปรแกรมควบคุมระบบเอกสารและทดสอบโปรแกรมควบคุมระบบเอกสารในสวนที่ไดพัฒนาไปแลว เพื่อที่จะหาจุดบกพรองตอไป6.2 ปญหา อุปสรรคในการดําเนินงาน และแนวทางแกไข1. ปญหาการนัดประชุมกันระหวางสมาชิกภายในกลุม เนื่องจากสมาชิกในกลุมมีเวลาวางไมตรงกันทําใหตองเลือกหาที่ทุกคนวางพรอมกันแนวทางแกไข คือ พยายามหาเวลาวางในชวงวันหยุด เชน วันเสาร – อาทิตย มาคุยกันเกี่ยวกับขั้นตอนในการทํางาน

2. การที่จะเขาใจในรายละเอียดในโครงสรางของงานทั้งหมดนั้นยากพอสมควร เพราะเปนระบบที่มีขนาดใหญแนวทางแกไข คือ พยายามเขาพบอาจารยที่ปรึกษาบอย ๆ เพื่อขอคําชี้แนะ3. การทํางานยังไมลงตัวมากนัก เนื่องจากไมมีการแบงหนาที่การทํางานออกเปนสวน ๆ อยางชัดเจนแนวทางแกไข คือ จัดทําตารางการทํางานของระบบขึ้นมา เพื่อเปนการกําหนดขอบเขตระยะเวลาในการทํางาน4. การทํางานบางชวงไมไดเปนไปตามแผนงานที่ไดทําการปรึกษากันไวในชวงแรก เปนผลใหงานที่ทําออกมาลาชาบางแนวทางแกไข คือ พยายามเนนหรือกระตุนเพื่อนรวมงานเปนระยะ เพื่อใหงานสําเร็จตามระยะเวลาที่ไดกําหนดไว5. เนื่องจากวายังไมเคยใชงานโปรแกรม PHP,MySQL มากอนจึงตองใชเวลาในการทําความเขาใจอยูพอสมควรแนวทางแกไข คือ พยายามถามเพื่อนที่มีความชํานาญอยูแลวก็จะชวยไดประหยัดเวลาไดมากถาหากเพื่อนไมสามารถชวยใหคําปรึกษาไดจึงจะนําปญหาไปปรึกษากับอาจารยตอไปภายหลัง6. ในการเขียนโปรแกรม จะมีบางสวนของโปรแกรมที่จะตองติดตอกับฐานขอมูลแตเนื่องจากยังไมไดมีการทําความเขาใจกับระบบฐานขอมูล จึงทําใหไมสามารถที่จะเรียกขอมูลออกมาไดแนวทางแกไข คือ เขียนโปรแกรมใหแสดงคาตัวแปรที่จะใชสงคาออกมาแลวบอกรายละเอียดเกี่ยวกับตัวแปรนั้นเพื่อใหงายในการติดตอกับฐานขอมูล7. เกิดปญหาเนื่องจากในการวางแผนการดําเนินงานในตอนแรกนั้นไมไดคํานึงถึงในสวนของการทํารายงานสรุปผลการดําเนินงานและเว็บเพจแสดงผลการดําเนินงาน รวมทั้งระยะเวลาในชวงของการสอบกลางภาค ดังนั้นจึงทําใหงานที่วางไวไมเปนไปตามเปาหมายที่กําหนด เชน การออกแบบฐานขอมูล เปนตนแนวทางการแกไข ในชวงแรกจะทําการเลื่อนงานออกไปกอน หลังจากนั้นจะทําการทํางานใหเปนไปตามแผนการดําเนินงานที่วางไว(เรงงานในชวงหลัง)8. ไมไดคํานึงถึงการทําคูมือการใชงานและการทดลองใชงานโปรแกรมในการกําหนดตารางการทํางานแนวทางการแกไข ทําการปรับเปลี่ยนตารางแสดงผลการดําเนินงานใหม ซึ่งไดทําการแกไขแลว9. เนื่องจากงานที่เกี่ยวของมีมาก แตก็มีทั้งที่จะสามารถนํามาประยุกตใชกับงานที่ทําและไมสามารถที่จะนํามาประยุกตไดทําใหไมสามารถที่จะศึกษาทั้งหมดได37

แนวทางการแกไข ทําการศึกษางานที่เกี่ยวของไปเรื่อยๆ แลวศึกษาใหลึกลงไปในสวนที่คิดวานาจะสามารถนํามาประยุกตใชกับโครงงานได10. ในการทํางานแตละครั้ง มีการแบงงานกันทําในแตละสวนและทํางานหลายเครื่อง ทําใหเกิดปญหาวาไฟลแตละไฟลมีการเปลี่ยนแปลงไปในแตละเครื่อง เกิดความลาชาในตอนที่ทําการรวมไฟลเพื่อปรับปรุงใหไฟลในแตละเครื่องเหมือนกันแนวทางการแกไข เลือกใชเครื่องหนึ่งเครื่องใหเปนเครื่องหลักในการทํางาน จากนั้นทําการปรับปรุงไฟลที่ทําการเปลี่ยนแปลงเสร็จแลวไวที่เครื่องหลักและในการทํางานกับไฟลอื่น ๆ ก็จะนําเอาไฟลจากเครื่องหลักเทานั่นไปทําการพัฒนาตอ เพื่อใหแนใจวาเปนไฟลที่ถูกปรับปรุงครั้งลาสุด11. ในการออกแบบฐานขอมูลของระบบทั้งหมดคอนขางยาก ดังนั้นจึงตองใชเวลาในการออกแบบนานทําใหกินเวลาในการพัฒนาสวนอื่น ๆ ออกไปเล็กนอยแนวทางการแกไข ทําการออกแบบฐานขอมูลของระบบทั้งหมด จากนั้นก็นําไปใหอาจารยที่ปรึกษาพิจารณา วาเหมาะสมหรือไม และควรปรับปรุงในสวนไหน6.3 ขอเสนอแนะในชวงครึ่งแรกนี้โปรแกรมระบบควบคุมเอกสารจะยังไมสามารถที่จะใชงานไดอยางสมบูรณเนื่องจากตัวโปรแกรมยังพัฒนาไมเสร็จ ในสวนที่ทําเสร็จไปแลวก็คือการออกแบบสวนติดตอกับผูใช(GUI)และสวนฐานขอมูลของระบบ ทําใหสามารถใชงานฟงกชั่นการคนหาขอมูลบางอยางในระบบได แตตองมีการพัฒนาในบางสวนเพื่อเติมเพื่อใหโปรแกรมระบบควบคุมเอกสาร มีความสมบูรณยิ่งขึ้น และตองมีการจัดทําคูมือการใชงานไปพรอม ๆ กับการพัฒนาตัวโปรแกรม6.4 แผนการดําเนินงานในภาคปลายจากตารางแสดงแผนการดําเนินงานในตารางที่ 1.1 สามารถอธิบายงานที่วางแผนการดําเนินงานในภาคการศึกษาปลาย ดังนี้1.ทําการศึกษาเกี่ยวกับเครื่องมือที่ใชในการพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม2.ทําการวิเคราะหและออกแบบฐานขอมูลใหมบางสวน ใหสามารถใชกับโปรแกรมไดอยางเหมาะสม3.พัฒนาสวนของเมนู System Configuration ใหสามารถทํางานได4.พัฒนาสวนของการทํางานอื่นๆ ที่นาจะเพิ่มเติมเขามาในภาคปลาย5.รวมงานทั้งหมดเขาดวยกัน6.ทดลองใชงานและวิเคราะหเพื่อหาแนวทางแกไขขอบกพรอง38

397.จัดทําคูมือการใชงาน6.5 แผนการแบงงานจากงานทั้งหมดในแผนการดําเนินงานในภาคปลายสามารถแบงงานใหกับกลุมไดดังนี้ณัฐวัตร เจิดพงศาธร- ทําการวิเคราะหและออกแบบฐานขอมูลใหมบางสวน- วิเคราะหงานที่จะทําในแตละขั้นตอน จากนั้นแบงงานยอยๆ ใหแตละคน- รวมงานยอยที่ไดทําในแตละขั้นตอนเขาดวยกันภาณุวัฒน คามวัลย และ ยุทธชัย กระเดา- พัฒนาสวนของเมนูสวนปรับแตงระบบ (System Configuration) ใหสามารถทํางานได- พัฒนาโปรแกรมตามสวนที่ไดรับจากการแบงงานยอย- ทดลองใชงานและวิเคราะหเพื่อหาแนวทางแกไขขอบกพรองงานที่ทํารวมกัน- วางแผนในการพัฒนาสวนของการทํางานอื่นๆ ที่นาจะเพิ่มเติมเขามาในภาคปลาย- จัดทําคูมือการใชงาน- ทําการศึกษาเกี่ยวกับเครื่องมือที่ใชในการพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม

40บรรณานุกรม1. สมประสงค ธิตินิลนิธิ. เรียนลัด php 4 ครอบคลุมเวอรชัน 4.2. กรุงเทพมหานคร : โปรวิชัน, 2545.2. วงศประชา จันทรสมวงศ. คัมภีร Photoshop 7 สี่สีทั้งเลม. กรุงเทพมหานคร : โปรวิชัน, 2545.3. กิติศักดิ์ เจริญโภคานนท. คัมภีรการสราง E-Commerce Application PHP4 ฉบับสมบูรณครอบคลุมPHP เวอรชัน 4.0.6. กรุงเทพมหานคร : บริษัท ซัคเซส มีเดีย จํากัด.4. กิตติ ภักดีวัฒนกุล. คัมภีร PHP. พิมพครั้งที่ 4. กรุงเทพมหานคร : เคทีพี คอมพ แอนด คอนซัลท, 2547.5. Supin Wanna. PHP Web Application Development. กรุงเทพมหานคร : บริษัท เบนมารค วิชันจํากัด.6. พันจันทร ธนวัฒนเสถียร. Macromedia Dreamweaver MX ฉบับเรียนลัด. พิมพครั้งที่ 5.กรุงเทพมหานคร : บริษัท ซัคเซส มีเดีย จํากัด.7.วรรณวิภา ติตะถะสิริ. คูมือเรียน SQL ดวยตนเอง.กรุงเทพมหานคร : โปรวิชัน, 2545.8. www.php.net9. www.w3.org/Amaya/10. www.mysql.com11. www.mysqlfront.de/12. www.appservnetwork.com