Uw evenement in het Sint-Felixpakhuis - Felix Archief

Tijdens de openingsuren van de leeszaal kan het
nodige materiaal alleen via de publiekslift naar
boven gebracht worden.
Dit moet geconcentreerd gebeuren zodat het
gebruik van de lift door bezoekers zo weinig
mogelijk verstoord wordt. De gebruiker moet
zich aanmelden aan de balie vóór dat hij de
lift gebruikt. De lift mag nooit stilgelegd of
geblokkeerd worden.
Materiaal mag nooit in de inkomzone blijven
staan en moet zo snel mogelijk in de ruimte die
voor het evenement werd gehuurd, geplaatst
worden. Er mag geen onnodige of overdreven
lawaaihinder zijn op de zesde verdieping of aan
het onthaal op de gelijkvloerse verdieping.
Er kan geen exclusiviteit op de eetzaal
worden gegeven tijdens de werktijden van
het FelixArchief. Omdat het FelixArchief een
doorlopende dienstverlening verzekert, zijn
de lunchpauzes van het personeel ingepland
over een langere periode tussen 12 en 13.30
uur. Gedurende die periode zullen er steeds
medewerkers van het FelixArchief in de eetzaal
aanwezig zijn. Het moet voor hen mogelijk
blijven hun lunch te verbruiken en steeds
toegang te hebben tot warme dranken en
de koelkast.
Bij het gebruik van het auditorium en de
vergaderzalen kan voor de formule “koffiepauze”
worden gekozen met koffie, thee, water
en koekjes. Dit kost 3 euro per persoon en
is mogelijk van dinsdag tot vrijdag tijdens
de kantooruren en beperkt ’s avonds of op
zaterdagen.
Wanneer de huurder van de zalen een lunch of
receptie wil aanbieden tijdens de openingsuren
van de leeszaal :
• zorgt de huurder zelf voor de catering
• zal met de verhuurder besproken worden
waar de lunch kan doorgaan
• kunnen pauzes enkel plaatsvinden in
de receptieruimte
Buiten de openingsuren van de leeszaal kunnen
de receptieruimte, de tentoonstellingsruimte en
bij mooi weer de atria gebruikt worden.
Artikel 5. Inrichting van de zalen
Bij het opstellen van evenementen moet er
zeer zorgvuldig worden omgesprongen met de
infrastructuur. Geen enkele opstelling mag
voor de duur van het evenement wijzigen;
in alle zalen moet de bestaande indeling
behouden blijven. Receptietafels kunnen worden
opgesteld aansluitend bij de eetzaal tot in de
receptieruimte en buiten de openingstijden
van de leeszaal in de tentoonstellingsruimte.
Bij opstelling van receptietafels moet altijd een
ruime vrije doorgang gerespecteerd worden.
De zitbanken en tentoonstellingskasten mogen
niet verplaatst worden en mogen niet gebruikt
worden om glazen, drankjes, etenswaren of
gerechten op te plaatsen. Wanneer bijkomende
inrichting nodig is, valt dit geheel ten laste van
de huurder. De huurder is verantwoordelijk
voor de volledige opbouw en afbraak van de
gewenste faciliteiten zoals vestiaire, catering,
tafels, podia,… volgens de richtlijnen in
de hierna volgende artikels. Er mag geen
sfeerverlichting met open vuur, zoals kaarsen,
petroleumlampen of fakkels aangebracht
worden. Gemakkelijk brandbare materialen zoals
rietmatten, stro, karton, boomschors, papier en
gemakkelijk brandbare textiel en kunststoffen
mogen niet als versiering noch als inrichting
voor de activiteit worden gebruikt. Losse
plafonddoeken zijn niet toegelaten. Tafellinnen
mag wel gebruikt worden. De gebruikte zalen
moeten in de oorspronkelijke staat worden
achtergelaten. Daarbij moeten de strikte
onderhoudsvoorwaarden worden gerespecteerd.
Voor en na elk gebruik kan het FelixArchief een
staat van bevinding opmaken in aanwezigheid
van de huurder.
Artikel 6. Gebruik van de vergaderzalen
In de vergaderzalen mag niet gegeten worden.
Ze kunnen ook niet gebruikt worden als
verkleedruimte, noch als keuken of als ruimte
om maaltijden voor te bereiden, af te ruimen of
tijdelijk te stapelen, e.a.
Omdat de grote en kleine vergaderzaal niet
volledig kunnen worden afgesloten, zijn dit vrij
gehorige ruimtes. Gelijktijdig gebruik van beide
zalen kan interferentie veroorzaken.
De organisator van simultane besprekingen of
workshops dient hiermee rekening te houden.
Archiefmedewerkers moeten de eetzaal en
de keuken kunnen blijven gebruiken tijdens
vergaderingen of workshops, ondanks de
mogelijke hinder die het heen en weer lopen
van de archiefmedewerkers veroorzaakt.
Artikel 7. Gebruik van de keuken en eetzaal
Op de zesde verdieping is een basiskeuken
aanwezig, met een microgolfoven, een
vaatwasser en twee kookplaten. Dit betekent
dat deze keuken niet geschikt is om grote
en uitgebreide maaltijden te bereiden. Als
de huurder voor het goede verloop van de
activiteit extra elektrische toestellen nodig
heeft, moet dit op voorhand gemeld worden.