CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA
Consultar - ContralorÃa Municipal de Neiva
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“CREDIBILIDAD EN EL CONTROL FISCAL<br />
CON PREVENCIÓN, PARTICIPACIÓN Y EFECTIVIDAD”<br />
CARTILLA DIDÁCTICA<br />
DE CONTROL INTERNO<br />
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO<br />
Neiva - Huila<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
¿Qué es la Contraloría?<br />
ALBA SEGURA DE CASTAÑO<br />
Contralora Municipal de Neiva<br />
JUAN CARLOS CORTÉS TORRES<br />
Asesor de Control Interno<br />
ADRIANA OSORIO CARDONA<br />
Secretaria General<br />
SONIA CONSTANZA GUTIÉRREZ ANDRADE<br />
Directora Técnica de Fiscalización<br />
SILVIA LEONOR OSORIO GALINDO<br />
Directora Técnica de Responsabilidad<br />
Fiscal y Jurisdicción Coactiva<br />
La Contraloría Municipal de Neiva, es un organismo de Control<br />
Fiscal de orden municipal autónomo e independiente, de<br />
carácter técnico, con autonomía administrativa, presupuestal<br />
y contractual, su objetivo es ejercer el Control Fiscal en<br />
forma posterior y selectiva a la Gestión de la Administración<br />
Municipal y particulares o entidades que manejen bienes o<br />
fondos públicos.<br />
La Contraloría Municipal de Neiva, tiene su representación<br />
en la Doctora Alba Segura de Castaño, Administradora<br />
de Empresas, con especializaciones en Administración<br />
Financiera, Gerencia de Mercadeo y Gerencia de Servicios<br />
de Salud y Seguridad Social, docente universitaria, amplia<br />
experiencia laboral en el sector oficial en las áreas de control<br />
fiscal, educación, salud, alta gerencia, manejos comerciales y<br />
administrativos.<br />
CÉSAR AUGUSTO ACOSTA RICAURTE<br />
Director Técnico de Participación Ciudadana<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
Principios Institucionales<br />
Los principios adoptados por la Contraloría Municipal de Neiva se constituyen en la norma<br />
de vida y soporte de la cultura organizacional, destacándose los siguientes:<br />
CALIDAD: Es una norma, un estilo de vida y de conducta en la Contraloría Municipal y será<br />
un reto, compromiso y obligación para todos los funcionarios en el diario desempeño de sus<br />
labores.<br />
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO: El talento humano que integra la Contraloría<br />
Municipal de Neiva, se caracteriza por su espíritu de colaboración, responsabilidad, respeto<br />
por los derechos ajenos con espíritu de superación y altos niveles de competitividad.<br />
COMPROMISO: El trabajo en equipo, la lealtad y la transparencia frente a la organización<br />
crearán el sentido de pertenencia en los funcionarios de la Contraloría Municipal.<br />
Misión<br />
“La Contraloría Municipal de Neiva, ejerce con efectividad y<br />
celeridad la evaluación y vigilancia de la gestión fiscal de la<br />
Administración Municipal, sus entidades descentralizadas<br />
y de los particulares que administren fondos o bienes de la<br />
Ciudad de Neiva, a partir de la implementación del control<br />
preventivo y el fortalecimiento del control social, con el fin<br />
de evitar el detrimento al erario y contribuir al resarcimiento<br />
oportuno del daño al patrimonio público de nuestra ciudad”.<br />
Visión<br />
“La Contraloría Municipal de Neiva en el año 2015, será<br />
reconocida a Nivel Nacional como la Entidad Fiscalizadora<br />
Territorial modelo para los organismos de Control Fiscal<br />
Colombiano, destacándose por una planta de personal<br />
profesionalizada y altamente comprometida y por unos<br />
procedimientos técnicos, agiles y eficientes soportado en<br />
tecnología de punta y apoyadas en redes de Control Interno<br />
y Contralores comunitarios fortalecidos y capacitados para<br />
reducir los niveles de corrupción en las Entidades de la<br />
Ciudad”.<br />
EFICACIA: Se establece en la medida que los resultados se logren, de manera oportuna y<br />
guarden relación con los objetivos y metas propuestas.<br />
AUTOCONTROL: La Contraloría Municipal de Neiva creará una cultura que genere el ejercicio<br />
de un control interno oportuno y eficaz en los procesos que adelanten cada una de las áreas<br />
básicas o de apoyo, para el cumplimiento de la misión institucional.<br />
RESPONSABILIDAD SOCIAL: Los funcionarios de la Contraloría Municipal brindarán apoyo<br />
a la comunidad, cumpliendo adecuada y oportunamente con las responsabilidades sociales<br />
que por vocación mandato legal y constitucional le corresponden.<br />
EFICIENCIA: Definida como la utilización racional de los recursos disponibles, para obtener<br />
el máximo resultado de sus actividades.<br />
Valores Institucionales<br />
El comportamiento de los funcionarios de la Contraloría Municipal estará enmarcado dentro<br />
de los valores que contribuyen al mejor ambiente laboral, y al cumplimiento efectivo de<br />
nuestra misión para el mejor desarrollo de nuestra sociedad.<br />
HONESTIDAD: Cada funcionario de la Contraloría tiene responsabilidad consigo mismo y<br />
con los demás, en relación con la calidad de su trabajo, el compromiso con la institución y el<br />
desarrollo de sus funciones, dando ejemplo de rectitud ante los demás funcionarios públicos<br />
y ante la comunidad en general.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
RESPETO: La actitud individual de los funcionarios de la Entidad, enmarcada dentro del<br />
reconocimiento del otro diferente a mí, de la honradez y cumplimiento de sus deberes<br />
profesionales.<br />
OBJETIVIDAD: Todas las actuaciones de los servidores públicos se fundamentan en hechos<br />
verificables que pueden ser controvertidos por los afectados, en igualdad de condiciones<br />
frente a la ley.<br />
TRANSPARENCIA: Comunicamos ampliamente los resultados de nuestra gestión y<br />
estamos dispuestos al libre examen por parte de la comunidad y de las entidades de control,<br />
para lo cual entregamos la información solicitada de manera veraz y oportuna.<br />
INTEGRIDAD: Los funcionarios de la Contraloría están capacitados para cumplir con éxito<br />
las labores encomendadas, caracterizándose por la eficacia y eficiencia, actuando con<br />
prudencia, de manera que buscan construir acuerdos que permitan equilibrar los diversos<br />
intereses expresados por los diferentes sectores de la comunidad, siempre buscando el<br />
interés público y el cumplimiento de los fines sociales del Estado.<br />
TOLERANCIA: Los funcionarios de la Contraloría Municipal deberán tener, aceptación y<br />
aprecio de la diversidad cultural, de las formas de expresión y pensamiento de ser humano,<br />
expresado mediante la libertad de pensamiento, la comunicación, el conocimiento y la actitud<br />
abierta hacia las personas.<br />
RESPONSABILIDAD: Prevemos, asumimos y corregimos las consecuencias negativas<br />
de nuestras actuaciones y omisiones como individuos y como organización, de modo que<br />
contribuyamos a un clima laboral óptimo y a la toma adecuada de decisiones en el ejercicio<br />
de la función fiscalizadora.<br />
CONFIDENCIALIDAD: Tenemos reserva sobre la información del ejercicio fiscal que por<br />
mandato legal no puede ser divulgada, y discreción en el tratamiento de los asuntos internos.<br />
PARTICIPACIÓN: Promovemos el control social como complemento importante del<br />
control fiscal, e internamente impulsamos el trabajo en equipo y la distribución colectiva<br />
de las responsabilidades.<br />
CONOZCAMOS NUESTRO SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
Todos hacemos parte del Sistema de Control Interno – SCI<br />
– de la <strong>CONTRALORIA</strong> <strong>MUNICIPAL</strong> DE <strong>NEIVA</strong>, el cual está<br />
inmerso en nuestras decisiones y el desempeño de las<br />
funciones que nos fueron encomendadas.<br />
JUSTICIA: Entendida como la capacidad de ser equitativo con cada decisión inherente a<br />
las funciones en cada cargo, enmarcada dentro del respeto, fidelidad, rectitud y sentido de<br />
pertenencia.<br />
SOLIDARIDAD: Entendida como el sentimiento que impulsa a los funcionarios de la<br />
Contraloría a prestarse ayuda mutua; adoptando una forma de comportamiento que acarree<br />
beneficios para la vida individual y colectiva.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
¿Qué es el Control Interno?<br />
El Control Interno es un proceso integral que asesora, diseña, revisa y evalúa la gestión de la<br />
CONTRALORÍA <strong>MUNICIPAL</strong> DE <strong>NEIVA</strong>, mediante la actuación de funcionarios públicos de la<br />
misma Administración, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la entidad<br />
y los planes ideados para alcanzarlos, promoviendo la eficiencia, eficacia, transparencia y<br />
calidad total.<br />
Y QUE ES EL MECI?<br />
Es el Modelo Estándar de Control Interno.<br />
Hacemos parte del mismo equipo<br />
El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus<br />
objetivos y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado, enmarcado dentro de<br />
un ambiente ético, la definición de políticas claras y el control de los procesos que realiza la<br />
entidad en su quehacer cotidiano.<br />
Cuál es la estructura del Modelo Estándar de Control Interno-MECI<br />
1000:2005<br />
El Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005, fue diseñado con un enfoque<br />
sistémico de subsistemas, componentes y elementos de control. En el gráfico se observa su<br />
estructura:<br />
No olvide…<br />
...el Control Interno somos todos.<br />
Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005<br />
Normativa que obliga a la Contraloría a implementar el Modelo Estándar de Control Interno –<br />
MECI en la entidad<br />
La Ley 87 de 1993 establece que todas las entidades del Estado deben adoptar el Sistema de<br />
Control Interno y el Decreto 1599 de 2005 adopta el Manual de Implementación del Modelo<br />
Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005. Así mismo, el Decreto 2913 del 31 de julio de<br />
2007 fija como forma de plazo máximo el 8 de diciembre de 2008.<br />
¿Qué es el Modelo Estándar de Control Interno?<br />
El Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005, es una herramienta de gestión que<br />
busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, respetando las<br />
características propias de cada entidad.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
1. Componentes del subsistema de control estratégico<br />
El subsistema de Control Estratégico, es el conjunto de componentes de control, que al<br />
interrelacionarse entre sí, permite el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional<br />
fundamentada en el control y la gestión por procesos, acorde con la identificación e interrelación<br />
de los mismos, en el Mapa de Procesos de la entidad.<br />
2. Componentes del subsistema de Control de Gestión<br />
El subsistema de Control de Gestión es el conjunto de componentes de control, que al<br />
interrelacionarse aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad, orientándolos<br />
a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de la misión.<br />
Está integrado por los componentes interrelacionados en el gráfico.<br />
Este subsistema está integrado por los componentes relacionados en el gráfico anterior<br />
y la implementación del mismo es exitosa si la entidad cuenta con:<br />
• Un ambiente de gestión ético que genere confianza en el actuar institucional tanto al<br />
interior como al exterior de la entidad.<br />
• Servidores motivados, comprometidos y alineados con los objetivos de la entidad.<br />
• Un direccionamiento estratégico conocido e interiorizado por todos.<br />
• Conciencia de la importancia de la responsabilidad social de la entidad y del diseño e<br />
implementación de acciones de prevención frente a los riesgos que puedan afectar la<br />
operación y la gestión.<br />
Para garantizar su adecuada implementación, la entidad requiere:<br />
• Políticas de operación claras para hacer eficiente la operación de los procesos definidos<br />
por la entidad.<br />
• Procedimientos estandarizados, a través de los cuales se operativizan las actividades<br />
de los procesos.<br />
• Controles preventivos y correctivos inmersos a los procesos para reducir la ocurrencia<br />
de eventos que impidan el logro de los objetivos del proceso.<br />
• Indicadores cuantitativos y cualitativos que permitan controlar y evaluar la ejecución de<br />
los planes operativos y de los procesos de la entidad.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
• Manual de Procedimientos, documento que consolida las políticas, normograma,<br />
procedimientos y demás documentos necesarios y claves para dirigir las operaciones de<br />
la entidad hacia el logro de sus objetivos.<br />
• Información primaria, secundaria y sistemas de información, confiables, oportunos y<br />
veraces, que faciliten la ejecución de sus operaciones internas, la rendición de cuentas a<br />
la ciudadanía y partes interesadas y la toma de decisiones en tiempo real.<br />
La implementación de este subsistema es exitosa cuando la entidad:<br />
• Dispone de los insumos, elementos e instrumentos descritos en el subsistema.<br />
• Desarrolla las competencias en los servidores y en la organización para evaluar la<br />
efectividad de los controles, a través de autoevaluaciones, evaluaciones independientes y<br />
se implementan planes de mejoramiento.<br />
3. Componentes del subsistema de Control de Evaluación<br />
El subsistema de evaluación es el conjunto de componentes de control que al actuar<br />
interrelacionadamente, permite valorar en forma permanente la efectividad del control interno<br />
de la entidad.<br />
Principios del MECI 1000:2005<br />
• Autocontrol: Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar<br />
desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados.<br />
• Autorregulación: Capacidad institucional de aplicar métodos y procedimientos de<br />
manera participativa que permitan el desarrollo e implementación del control interno, bajo<br />
un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.<br />
• Autogestión: Capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de<br />
manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa.<br />
Beneficios de implementar este Sistema<br />
NIVEL EXTERNO<br />
Permitir que los clientes/usuarios y partes interesadas perciban que la entidad:<br />
• Mejora la satisfacción del cliente/usuario.<br />
• Fortalece la imagen y credibilidad institucional.<br />
• Fortalece la coordinación, cooperación y articulación con otras entidades.<br />
• Cuenta con reconocimiento nacional e internacional.<br />
NIVEL INTERNO<br />
La Contraloría Municipal de Neiva, está en capacidad de:<br />
Este subsistema se estructura en los tres componentes que aparecen en la gráfica anterior.<br />
Permite determinar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución<br />
del plan estratégico y los planes operativos – POA; la detección de desviaciones para tomar<br />
oportunamente acciones correctivas y preventivas, así como acciones de mejoramiento<br />
continuos a nivel de los procesos, dependencias y de la entidad como un todo.<br />
• Optimizar y racionalizar los recursos: humanos, tiempo, técnico, financieros, tecnológicos.<br />
• Adoptar formas más efectivas de trabajo.<br />
• Mejorar la comunicación interna y externa.<br />
• Mejorar la atención a los clientes/usuarios y partes interesadas.<br />
• Mejorar la productividad y competencia de los servidores.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
• Generar una cultura orientada a la mejora continua.<br />
• Disponer de documentación y registros normalizados, controlados, actualizados y<br />
debidamente conservados.<br />
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a información, oportuna, confiable y veraz, para<br />
ejercer su función veedora frente a la gestión pública.<br />
• Generar un clima organizacional basado en los principios y protocolos éticos compartidos<br />
y documentados en el Código de ética y de buen gobierno.<br />
Este modelo genera una expectativa de cambio, de desarrollo y de avance organizacional,<br />
además de haberse convertido en un mandato legal; así mismo, se concibe como un modelo<br />
de gestión que proporciona a los gerentes públicos las herramientas para llevar a cabo su<br />
trabajo de una manera idónea, transparente y ágil.<br />
Sistema de Control Interno en la Contraloría<br />
La Constitución Política de 1991, introdujo la figura del Control Interno para propiciar el<br />
cumplimiento de los fines de las entidades públicas y los principios de la función administrativa.<br />
En desarrollo de ese mandato se expidió la Ley 87 de 1993 y luego la 489 de 1998, que<br />
dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno.<br />
El control interno es concebido desde la Ley 87 de 1993 como el sistema integrado por<br />
el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,<br />
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad,<br />
con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la<br />
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas<br />
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en<br />
atención a las metas u objetivos previstos.<br />
Con el fin de estandarizar una estructura básica necesaria para establecer, documentar,<br />
implementar y mantener un Sistema de Control Interno en todas las entidades obligadas de<br />
conformidad con el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, el Gobierno Nacional adoptó mediante<br />
Decreto 1599 de mayo 20 de 2005 el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado<br />
Colombiano -MECI 1000:2005, este modelo se construyó partiendo de una cooperación<br />
internacional establecida con la USAID, dentro de un programa de transparencia y rendición<br />
de cuenta en Colombia.<br />
Adicionalmente, con el fin de orientar a las entidades en la implementación y desarrollo de<br />
cada uno de los subsistemas, componentes y elementos que conforman el mismo, se adoptó<br />
mediante la Resolución No. 142 de 2006 el Manual de Implementación.<br />
El MECI busca unificar los criterios y parámetros básicos de control interno; garantizando<br />
una implementación uniforme del sistema de control interno, logrando la armonización<br />
de metodologías y herramientas tanto para su implementación como para su evaluación;<br />
produciendo como resultado mayor eficiencia, eficacia y efectividad en la Gestión Pública del<br />
Estado.<br />
El Control Interno en cada dependencia no debe ser un<br />
sistema de autorizaciones y firmas.<br />
Cada funcionario es responsable de sus obligaciones y<br />
deberes.<br />
No es un grupo de funcionarios que hacen revisión y<br />
control a las actitudes realizadas por otros funcionarios<br />
públicos.<br />
Control Interno ayuda a que cada funcionario sea gestor<br />
de sus propios controles.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
¿Cuál es el propósito del Control Interno?<br />
Este instrumento, nos permite fortalecer los procesos, mediante la medición y corrección<br />
de las desviaciones que se presentan en el desarrollo de las actividades que se ejecutan,<br />
todo esto para lograr el mejoramiento continuo, con el fin de que se cumplan los objetivos<br />
establecidos.<br />
El Control Interno lo hacemos todos en el desarrollo de nuestras<br />
funciones, en cada actividad, en cada proceso; presentando sugerencias<br />
y recomendaciones, y así aplicar los correctivos necesarios, buscando la<br />
excelencia.<br />
Sabías que…<br />
El éxito del control interno radica:<br />
1. En el logro de una atmósfera de honestidad individual y colectiva.<br />
2. La habilidad para proveer la asesoría de alta calidad, sin perder el rumbo y la visión de su<br />
función legal.<br />
3. Encontrar objetivos fundamentales que no busquen lo que se encuentra mal, sino<br />
demostrar el éxito de la entidad.<br />
4. Determinar los puntos críticos de la organización, sin emplear estilos “Policivos” o de<br />
“rebusque” de infractores.<br />
TODOS FORMAMOS PARTE<br />
DE CONTROL INTERNO<br />
¿Cuáles son los principios fundamentales del Modelo Estándar de Control<br />
Interno?<br />
Como todo sistema, nuestro control interno requiere de unas bases sólidas que permitan su<br />
efectividad, funcionamiento, apropiación y compromiso por parte de todos los que integramos<br />
la Contraloría Municipal de Neiva.<br />
Esas bases son los FUNDAMENTOS, que sin ellos el Sistema de Control Interno no podría<br />
existir.<br />
AUTOEVALUACION<br />
La base de la Autoevaluación es el Autocontrol, que está<br />
inmerso en todas las acciones, decisiones y actuaciones<br />
que realizamos en procura del logro de los propósitos<br />
personales e institucionales.<br />
Es la capacidad que ostenta cada servidor público, para<br />
controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar<br />
correctivos para el adecuado cumplimiento de los<br />
resultados que se esperan en el ejercicio de su función.<br />
AUTOREGULACIÓN<br />
La Autorregulación permite que se establezca el con qué y<br />
cómo se hace, para el logro de los objetivos institucionales.<br />
Es la capacidad institucional para aplicar de manera<br />
participativa los métodos y procedimientos establecidos en<br />
la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación<br />
del Sistema de Control interno.<br />
AUTOGESTIÓN<br />
La Autogestión es la garantía del cumplimiento de la misión<br />
institucional.<br />
Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar,<br />
aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la<br />
función administrativa delegada por la Constitución, la Ley<br />
y sus reglamentos.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
¿Cuáles son los objetivos del Control Interno en la Contraloría de Neiva?<br />
El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, los<br />
métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento<br />
continuo de la CONTRALORÍA <strong>MUNICIPAL</strong> DE <strong>NEIVA</strong>, que le permitan la autoprotección<br />
necesaria para garantizar una función administrativa transparente, eficiente, en cumplimiento<br />
de la constitución, leyes y normas que la regulan, coordinación de actuaciones con las<br />
diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la<br />
finalidad social del Estado.<br />
Para lograrlo, se definen objetivos específicos clasificados según el propósito perseguido por<br />
ellos en la institución pública en objetivos de Cumplimiento, Estratégicos, de Operación, de<br />
Evaluación y de Información.<br />
¿Cuáles son esos Objetivos?<br />
De Cumplimiento<br />
• Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función de la<br />
Contraloría del Municipio de Neiva, bajo los preceptos y mandatos que le impone la<br />
Constitución Nacional, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias.<br />
• Definir las normas administrativas provenientes de la autorregulación que permite la<br />
coordinación de actuaciones de la entidad.<br />
• Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación pertinentes para garantizar que la<br />
entidad cumpla con la reglamentación que rige su hacer.<br />
De Control Estratégico<br />
• Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del Control,<br />
mediante la creación y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus<br />
fundamentos básicos y favorezca la observancia de sus principios.<br />
• Disponer los procedimientos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y<br />
desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, características y<br />
propósitos de la entidad.<br />
• Diseñar los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad pública<br />
proteger sus recursos, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que<br />
los afecten.<br />
De Control de Ejecución<br />
• Determinar los mecanismos de prevención, detección y corrección que permitan mantener<br />
las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de<br />
eficacia, eficiencia y economía.<br />
• Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia el<br />
cumplimiento de su función constitucional.<br />
• Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y registro<br />
de información oportuna y confiable, necesaria a la toma de decisiones internas, el<br />
cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado, la información a los<br />
grupos de interés sobre la forma de conducir la entidad y la Rendición de Cuentas a la<br />
Comunidad.<br />
• Diseñar los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicación interna<br />
y externa a fin de dar a conocer la información de manera transparente, oportuna y<br />
veraz, garantizando que la operación de la entidad pública se ejecute adecuada y<br />
convenientemente, así como el conocimiento por parte de los diferentes grupos de interés<br />
de los resultados de la gestión.<br />
Objetivo de Control de Evaluación<br />
• Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real,<br />
realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad<br />
y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.<br />
• Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno<br />
que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
• Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente del Sistema de Control<br />
Interno y de Auditoría Interna, como mecanismos neutrales y objetivos de verificación del<br />
cumplimiento a la gestión y los objetivos de la institución pública.<br />
• Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su capacidad para<br />
responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.<br />
• Establecer los procedimientos que permiten la integración de las observaciones<br />
provenientes de los órganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad.<br />
• De control de Información<br />
• Disponer de los mecanismos necesarios para garantizar la generación de información base,<br />
para la elaboración de los reportes de información y cumplimiento de las obligaciones de<br />
la entidad ante los diferentes niveles del Estado.<br />
• Establecer los procedimientos que permitan la generación de información legalmente<br />
establecida por los diferentes órganos de control, que tiene a su cargo la vigilancia de la<br />
entidad pública.<br />
• Velar por la generación de informes y elaboración de reportes que en uso de su derecho<br />
de información, soliciten los diferentes grupos de interés.<br />
• Disponer de la información legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulación de<br />
la entidad, que garantice la rendición de cuentas públicas.<br />
¿Quiénes ejercen el Control Interno?<br />
El control interno lo ejerce cada uno de los componentes de la Contraloría Municipal de Neiva.<br />
Para lograrlo contamos con el compromiso de todos<br />
¿Quiénes son responsables del Control Interno?<br />
EL REPRESENTANTE LEGAL. Corresponde a la máxima autoridad, la responsabilidad de<br />
establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado<br />
a la naturaleza, estructura y misión de la entidad.<br />
FUNCIONARIOS DE LA ORGANIZACIÓN. La responsabilidad de cada uno de los jefes es<br />
innegable, pero también cada uno de los empleados, debe ejercer un control en cada una de<br />
sus funciones y actuaciones.<br />
LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Recae sobre esta unidad la verificación, evaluación,<br />
examen y análisis crítico de todo el sistema integral de control interno; así mismo tiene la<br />
responsabilidad de proponer al representante legal las recomendaciones, correctivos, ajustes<br />
y mejoramientos pertinentes.<br />
El Control Interno<br />
proporciona una<br />
estructura para el control<br />
de la planeación, la<br />
gestión, la operación,<br />
la verificación y la<br />
evaluación, orientando a<br />
la Contraloría Municipal<br />
de Neiva hacia el<br />
cumplimiento de la<br />
misión y los objetivos<br />
propuestos.<br />
¿Cuántos tipos de Control Interno Existen?<br />
Existen tres tipos de Control Interno diferenciados y complementarios a la vez, que se ejecutan<br />
antes, durante y después de los procesos o acciones que realiza una municipalidad o entidad<br />
del Estado.<br />
Tipo de Control Interno:<br />
1. Control Previo: Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan antes de la ejecución<br />
de los procesos u operaciones<br />
2. Control Simultáneo: Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan durante la<br />
ejecución de los procesos u operaciones.<br />
3. Control Posterior: Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan después de la<br />
ejecución de los procesos u operaciones<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
En la Contraloría Municipal de Neiva se crea la Oficina Asesora de Control<br />
Interno la cual tiene unas bases para realizar el trabajo<br />
• El análisis de la estructura de la entidad.<br />
• El uso de los sistemas de información.<br />
• Los métodos y procedimientos para el desarrollo de las actividades.<br />
• El análisis de la organización de funciones.<br />
• La elaboración de informes y recomendaciones.<br />
Todos tenemos acceso a ellas<br />
Conozcámoslas para optimizar métodos y procedimientos en los diferentes procesos<br />
CONOZCAMOS LAS HERRAMIENTAS QUE TENEMOS:<br />
• Manual de procedimientos<br />
• Manual de funciones<br />
• Capacitación<br />
• Nos ayudarán a obtener un mejor desempeño y así mismo realizar la gestión de toda la<br />
administración.<br />
¡APLIQUÉMOSLAS!<br />
La Oficina de Control Interno está lista a escuchar:<br />
Cualquier sugerencia para mejorar los controles sin importar el nivel jerárquico del funcionario<br />
público.<br />
SUS OPINIONES TAMBIÉN SON IMPORTANTES<br />
¡APORTEMOS IDEAS!<br />
La misión del Control Interno es cambiar la actitud del funcionario en su trabajo, para lograr<br />
por sí mismo el mayor nivel de eficiencia y eficacia en la actividad que se desempeñe.<br />
CON TU ESFUERZO NINGUNA META SERA IMPOSIBLE<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
Problemas de Implementación del Control Interno<br />
Podemos observar limitadas capacidades institucionales que se expresan de diversas formas<br />
y grados. Entre otras podemos señalar:<br />
• Diseños organizacionales no alineados a la misión.<br />
• Estos diseños se alejan de la misión y terminan generando estructuras e instrumentos de<br />
gestión desarticulados de las estrategias y de los objetivos reales de la institución.<br />
• Desconocimiento y uso inadecuado de los instrumentos de gestión.<br />
• Existe una limitada valoración de los instrumentos de planificación, de medición y<br />
monitoreo, de control gerencial y de planificación de riesgos.<br />
• Ausencia de enfoques y práctica de medición del desempeño institucional.<br />
• Debido a la ausencia de indicadores de desempeño, se generan imprecisiones y<br />
ambigüedades respecto a los logros esperados de la gestión municipal.<br />
• Limitada práctica del control interno preventivo para asegurar el logro de objetivos.<br />
¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad?<br />
El Sistema de Gestión de Calidad (SGC), es una herramienta de gestión sistemática y<br />
transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad<br />
y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad.<br />
Los pasos a seguir son: planificación de la calidad, enfocada al establecimiento de la política<br />
y los objetivos de la calidad, la definición de los procesos necesarios para lo operación, la<br />
disposición de los recursos, la evaluación y seguimiento con el fin de establecer las acciones<br />
de mejora y así cumplir con los objetivos de calidad.<br />
Estructura del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTC GP<br />
1000:2004<br />
El SGC está basado en procesos y estructuras, siguiendo la metodología del ciclo PHVA<br />
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar).<br />
La idea equivocada del control interno asociado únicamente a las funciones del Órgano<br />
de Control Institucional (OCI), ha generado limitaciones en la aplicación y desarrollo de los<br />
controles preventivos.<br />
Estas limitaciones tienen repercusiones negativas en el quehacer diario de las instituciones,<br />
originando una serie de problemas en los procesos que deben llevar a cabo y afectando así<br />
su desempeño.<br />
Casi siempre los planteamientos de solución a estos problemas, terminan apelando a<br />
la necesidad de una mayor disposición de recursos presupuestarios. Estas propuestas<br />
terminan siendo muy parciales y limitadas. Este proceso consta de cinco funciones básicas:<br />
la planeación, la organización, la integración de personal, la dirección y el control y<br />
evaluación.<br />
Una revisión crítica y adecuado desempeño de estas funciones solucionaría los problemas<br />
antes mencionados.<br />
En general, las instituciones públicas del país aún presentan limitaciones en el desarrollo<br />
óptimo de estas funciones. Se identifican prácticas de planeamiento, de organización, de<br />
integración de personal y de dirección en mayor o menor grado de calidad.<br />
Como se observa en la gráfica, el SGC es la herramienta que satisface las necesidades de<br />
los usuarios a través de la gestión óptima de los recursos, el desarrollo de las competencias<br />
del talento humano, la adecuación, documentación y estandarización de los procesos para<br />
la prestación del servicio su constante medición, análisis y mejora y el compromiso de<br />
la alta dirección, evidenciado en la definición de la política y objetivos de la calidad en la<br />
CONTRALORÍA DE <strong>NEIVA</strong>.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
Principios en los que se basa el Sistema de Gestión de la Calidad<br />
El Sistema de Gestión de la Calidad se enmarca, complementa y desarrolla dentro de diez<br />
principios de calidad, cuyo fin es conducir la entidad hacia la mejora en su desempeño,<br />
convirtiéndose en los pilares fundamentales para todos los servidores de la entidad, así:<br />
1. Enfoque hacia el cliente.<br />
2. Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de<br />
cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y<br />
manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o<br />
particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrase totalmente en el<br />
logro de los objetivos de la entidad.<br />
3. Participación activa de los servidores: Es el compromiso de los servidores públicos y/o<br />
particulares que ejercen funciones públicas en todos los niveles, que permite el logro de<br />
los objetivos de la entidad.<br />
4. Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos y<br />
subprocesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado<br />
deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados<br />
se gestionan como un proceso.<br />
5. Enfoque del sistema de gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y,<br />
en general, gestionar los procesos y subprocesos y sus interrelaciones como un sistema<br />
contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.<br />
6. Mejora Continua: Consiste en identificar e implementar mejores prácticas en la realización<br />
de las actividades propias de la entidad para la prestación del servicio.<br />
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la<br />
entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no<br />
simplemente en la intuición.<br />
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes y servicios: Las<br />
entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en<br />
el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.<br />
9. Coordinación, cooperación y articulación: El trabajo en equipo, en y entre entidades es<br />
importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan<br />
emplear de una manera racional los recursos disponibles.<br />
10. Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las<br />
decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la<br />
información pertinente de sus procesos facilitando de esta manera el control social.<br />
Aspectos claves para la implementación del Sistema de Gestión de la<br />
Calidad<br />
Identificación y establecimiento de:<br />
• Los requisitos y necesidades de los usuarios / clientes.<br />
• Los procesos que le permitan a la entidad cumplir con la misión asignada (mapa de<br />
procesos).<br />
• La secuencia e interacción de los mismos.<br />
• Los recursos necesarios para que la operación y control de los procesos sean eficaces y<br />
eficientes.<br />
• Las competencias del talento humano con base en la educación, formación, habilidades<br />
y experiencia apropiada.<br />
Documentación de:<br />
• La política de calidad.<br />
• Los objetivos de calidad.<br />
• El manual de calidad.<br />
• Los seis procedimientos obligatorios requeridos por la norma.<br />
• Los manuales, procedimientos, protocolos, guías, instructivos y formatos requeridos para<br />
asegurar la eficaz operación y control de los procesos.<br />
• Los registros requeridos por la norma que evidencian el actuar institucional.<br />
Implementación: Hace referencia a que todos los servidores día a día apliquen los requisitos<br />
de la norma documentados en el manual de calidad.<br />
Mantenimiento: Significa que a través del seguimiento y control a los procesos se detecten y<br />
ejecuten acciones preventivas o correctivas para corregir desviaciones potenciales o reales,<br />
según corresponda.<br />
Mejora: Con base en los resultados de los indicadores de gestión que arroje los procesos, los<br />
objetivos de la calidad, las auditorías internas y en general todo el SGC, se deben proponer<br />
acciones con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos de los usuarios y de<br />
la entidad, optimizando así el desempeño institucional.<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
Soporte Legal.<br />
La Constitución Política en los artículos 209 y 269 establece que la administración tendrá un<br />
sistema de control interno en los términos que señale la ley y que la autoridad competente<br />
en cada entidad pública está obligada a aplicar métodos y procedimientos de control interno.<br />
CONOZCAMOS QUE ES EL COMITÉ<br />
INTERINSTITUCIONAL DE CONTROL<br />
INTERNO<br />
La Contraloría Municipal, en su Plan Estratégico 2012-2015, planteó como una de las acciones<br />
estratégicas Liderar la conformación del Comité Interinstitucional de Control Interno de la<br />
Ciudad de Neiva, para fortalecer y comprometer a los jefes de control interno de los sujetos<br />
vigilados, en el cumplimiento de sus responsabilidades de vigilancia previa de la gestión<br />
fiscal para advertir las irregularidades y hechos de corrupción en la entidad a sus cargo;<br />
por lo cual mediante Resolución 040 de 2012 creó el COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DE<br />
CONTROL INTERNO, en el Municipio de Neiva, asumiendo los lineamientos y regulaciones<br />
señalados en la Ley 87 de 1993, Decreto 2145 de 1999 y el Decreto 2539 del 2000.<br />
Quiénes conforman el Comité Interinstitucional de Control Interno en el<br />
Municipio de Neiva?<br />
CICI<br />
Este Comité lo integran los Jefes de Control Interno y/o representantes legales de los sujetos<br />
vigilados de la Contraloría Municipal de Neiva: Municipio de Neiva, Empresas Públicas de<br />
Neiva E.S.P., Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina, Personería Municipal de<br />
Neiva, Curadurías Urbanas de Neiva y la Sociedad Mercasur Ltda. en Reestructuración.<br />
Cuál es la Misión, Visión y Objetivos del Comité Interinstitucional de Control Interno en el<br />
Municipio de Neiva?<br />
Conforme al reglamento del Comité Interinstitucional de Control Interno en el Municipio de<br />
Neiva, a continuación se relaciona su Misión, Visión y Objetivos.<br />
ARTICULO 2o. MISION. Propender por desarrollar en el entorno de la Contraloría Municipal de<br />
Neiva y sus entes vigilados, la cultura de Autocontrol a través de la correcta implementación<br />
del Sistema de Control Interno basado en procesos sistemático y continuo para evaluar los<br />
productos, servicios y procesos de trabajo de las entidades, comparándolas con las que<br />
son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar<br />
cambios revolucionarios en las estructuras, con base en las experiencias compartidas y en la<br />
unidad de criterio que allí se desprenda.<br />
ARTICULO 3o. VISION. Lograr que en el año 2015 el desarrollo del Control Interno en la<br />
Contraloría Municipal de Neiva y sus entes vigilados, se convierta en una herramienta gerencial<br />
vital en la eficiencia y eficacia de la función público; mediante calificados servicios de apoyo<br />
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<strong>CONTRALORIA</strong><br />
<strong>MUNICIPAL</strong><br />
<strong>NEIVA</strong><br />
“El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS”<br />
y asesoría de cada uno de los miembros del Comité a través del mejoramiento continuo del<br />
ejercicio del Control.<br />
ARTICULO 4o. OBJETIVOS. Para el logro de su misión el Comité cumplirá principalmente con<br />
los siguientes objetivos:<br />
a) Crear al interior de la alta dirección de los entes, la cultura de Control como actividad<br />
de gran rentabilidad para el logro de los objetivos de la gestión administrativa y una<br />
responsabilidad indelegable dentro de sus funciones.<br />
b) Crear un ámbito de reflexión e intercambio de experiencias que permita conocer las<br />
amenazas, las debilidades, las fortalezas y las oportunidades del Sistema de Control Interno,<br />
en sus procesos de estructuración, implementación, evaluación y perfeccionamiento.<br />
c) Aportar elementos de análisis que permitan la unificación de criterios, modelos y técnicas<br />
para el mejoramiento de las condiciones y metodología de trabajo en las Oficinas de<br />
Control Interno.<br />
Actividades que desarrolla el Comité Interinstitucional de Control Interno<br />
en el Municipio de Neiva.<br />
A partir del mes de marzo del año 2012, los integrantes de este comité han venido interactuando<br />
en las reuniones programadas en las que se promueven actividades de capacitación y<br />
actualización en temas de Control Interno, del Plan Anticorrupción, de la misma forma se<br />
impulsa el seguimiento por parte de las Oficinas de Control Interno frente a los memorandos<br />
de advertencia expedidos por la Contraloría Municipal de Neiva a sus auditados, por otra<br />
parte se realiza entrega de material con temas de control interno que remite el Departamento<br />
Administrativo de la Función Pública.<br />
Igualmente el CICI – Neiva ha logrado interactuar con el CICI Nacional, a través de la sesión<br />
que se realizó en el mes de agosto de 2013 en la ciudad de Neiva y la participación en la<br />
sesión plenaria llevada a cabo en la ciudad de Bogotá en el mes de septiembre de 2013.<br />
d) Fomentar el apoyo de la alta Dirección hacia la obtención de niveles de eficiencia, eficacia<br />
y economía, con el ejercicio del Control Interno en todas las entidades que forman parte<br />
de éste comité.<br />
e) Divulgar y fomentar la capacitación de los servidores públicos, sobre la implementación<br />
de los Sistemas de Control Interno mediante la adopción de técnicas que permitan de<br />
manera estratégica evidenciar el desarrollo y evolución del sistema mediante la generación<br />
de un proceso de mejoramiento continuo basado en cinco aspectos fundamentales.<br />
• Evaluación y estado actual del sistema.<br />
• Formulación del plan de acción.<br />
• Diseño de metodología para la implementación del Sistema.<br />
• Preparación de programas específicos.<br />
• Formulación de procedimientos y documentación del Sistema.<br />
f) Fomentar en los miembros del comité iniciativas a fin de estandarizar las normas y<br />
procedimientos para el adecuado cumplimiento de las funciones encomendadas a las<br />
Oficinas de Control Interno.<br />
g) Promover el desarrollo y la actualización de la normatividad de Control Interno.<br />
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El Control Interno un compromiso<br />
y responsabilidad de TODOS.